Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

58

МЕСТО И ЗНАЧЕНИЕ ОФИС - МЕНЕДЖЕРА В

СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Дипломная работа

Содержание

Список сокращений и условных обозначений…………………………..

Введение …………………………………………………………………...

Глава 1. Профессия - офис-менеджер……………………………………

1.1 Офис-менеджмент как специфическая разновидность

управленческой деятельности…..……………………………………………

1.2 Отечественные и зарубежные образовательные

программы требований к подготовке офис-менеджера……..……………...

1.3 Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера……………………………………………………………………..

1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру

и профессиональные качества……………………………………………….

Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)……………………………

2.1 Компетенция офис-менеджера……………………………………….

2.2 Административный функциональный блок………………………....

2.3 Обеспечивающий функциональный блок…………………………....

2.4 Управление персоналом офиса…………………………………….....

2.5 Организация повседневной работы

офис-менеджера………………………………………………………………

Заключение………………………………………………………………...

Список использованных источников…………………………………….

Приложение 1………………………………………………………

Введение

АКТУАЛЬНОСТЬ. В соответствии с содержанием офисной деятельности и структу-рой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала:

инженерно-технический персонал;

персонал информационного и документационного обеспечения;

организационный персонал.

Деятельность офисного инженерно-технического персонала на-правлена на обеспечение эффективного функционирования техничес-ких средств офисных технологий, что и определяет его квалификаци-онный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.

Офисный персонал информационного и документационного обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упоря-дочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его со-став входят специалисты служб документационного обеспечения уп-равления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а так-же работники, обеспечивающие функционирование автоматизиро-ванных информационных систем (администраторы баз данных и си-стем, прикладные программисты, операторы ЭВМ).

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координа-цию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:

руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни-
ков информационного и документационного обеспечения;

секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;

координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работни-ков офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей ос-новной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной организации офисной работы требуются про-фессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.

Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.

НАУЧНАЯ ПРОБЛЕМА. Отсутствие обобщённых образовательных стандартов и требований к специальности офис-менеджера.

РАБОЧАЯ ГИПОТЕЗА. Данная проблема может быть решена путём изучения и анализа программ подготовки и повышения квалификации офис-менеджера в различных образовательных организациях оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности, а также изучения требований работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджера.

ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ: офис-менеджера.

ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ: функции и задачи офис-менеджера

ЦЕЛЬ: сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.

ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ:

1. Выявить литературу по теме исследования.

2. На основе анализа литературных источников изучить задачи и функции офис-менеджера, выявить основные требования к деловым и личным качествам офис-менеджера, а также основные виды документов, регламентирующие его работу.

3. Проанализировать деятельность (название фирмы) и выявить место офис-менеджера в организации работы этой фирмы.

4. Разработать и предложить для внедрения должностную инструкцию офис-менеджера.

МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ:

- метод работы с документами;

- метод анализа информации;

- метод синтеза информации;

-метод опроса.

НАУЧНАЯ НОВИЗНА: Выявлена роль офис-менеджера в управлении и организации работы современного предприятия; разработана должностная инструкция офис-менеджера.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ: Результаты исследования могут быть использованы в работе офис-менеджеров, а также студентами обучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ», «Менеджмент организации», «Управление персоналом»; разработанная должностная инструкция может быть применена в работе офис-менеджеров различных предприятий и организаций.

Глава 1. Профессия - офис-менеджер

1.1 Офис-менеджмент как специфическая

разновидность управленческой деятельности

Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:

1) служба, место, должность, пост;

2) нахождение у власти, на посту;

3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);

4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);

5) контора, канцелярия;

6) служебное помещение, кабинет;

7) служащие;

8) обязанность, долг, функция;

9) сведения;

10) наконец, служба при доме (при офисе).

Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:

1) правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);

2) умение справляться с работой;

3) бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае - к персоналу).

Менеджер (manager) - это:

1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;

2) управляющий имуществом;

3) в некоторых случаях - лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:

- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;

- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».

С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.

1.2 Отечественные и зарубежные

образовательные программы требований к

подготовке офис-менеджера

Должность офис-менеджера отсутствует в “Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и разрядов работ”, а также в “Квалификационном справочнике руководителей, специалистов и других служащих”. Однако за последние годы на рынке труда сформировался спрос на офис-менеджеров, накопилась определённая статистическая информация по требуемым характеристикам, которая нашла обобщённое выражение в аналитических обзорах организаций, занимающихся поиском и наймом работников по запросам фирм и предприятий. [7]

Программы подготовки и повышения квалификации

Образование офис-менеджера	В России(%)	За рубежом(%)
Высшее техническое	25%	0%
Высшее экономическое	15%	20%
Психологическое или гуманитарное	6%	50%
Высшее любое	49%	30%
Среднее специальное	5%	0%
Не оговаривается	0%	0%
Знание иностранных языков	В России	За рубежом
Английский разговорный	0%	0%
Английский свободный	10%	60%
Английский базовый	10%	0%
Немецкий	10%	40%
Другие языки	5%	0%
Два языка	5%	0%
Не оговаривается	60%	0%
Возраст, лет	В России	За рубежом
20 - 23	5%	0%
23 - 25	20%	0%
25 - 30 30 - 35	60%	70%
	15%	25%
Другой	0%	5%
Пол	В России	За рубежом
Мужчина	20%	50%
Женщина	80%	50%
Другое	В России	За рубежом
Внешние данные	21%	0%
Прописка	14%	3%
Знание бухгалтерии	5%	0%
Делопроизводство	37%	0%
Подбор персонала	4%	25%
Управление младшим персоналом	5%	23%
Обеспечение работы офиса	7%	26%
Организация семинаров, встреч	7%	23%

Представление о квалификационных требованиях к офис-менеджеру даёт анализ программ подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности. Программы различаются объёмом подготовки, составом изучаемых дисциплин, требованиями к уже имеющейся подготовке слушателей. При всём их разнообразии они достаточно полно характеризуют необходимые для офис-менеджера представления, знания и навыки. Это иллюстрирует следующая примерная курсовая программа, в наибольшей степени отражающая содержание осуществляемой профессиональной подготовки офис-менеджера. [7]

Примерная курсовая программа профессиональной подготовки офис-менеджера

Название раздела программы	Содержание раздела программы
Современный офис. Служебные обязанности офис-менеджера	· современный офис, назначение и задачи работы офиса; · виды современных организаций и место офис-менеджера в них; · личные качества офис-менеджера; · современные принципы управления; · функции менеджмента “планирование”; · методы стратегического и тактического планирования; · функции менеджмента “контроль”; · цели, способы, признаки и последствия контрольных мероприятий
Организация, технология и психология управления персоналом офиса	· функции менеджмента “организация”; · виды, достоинства и недостатки организационных структур; · построение организационной структуры офиса; · функции (основные направления деятельности) офис-менеджера; · зонирование офиса; · функция менеджмента “управление”; · норма управляемости; · сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса; · делегирование полномочий и ответственности; · этика деловых взаимоотношений в рабочей группе
Сопровождение персонала офиса: кадровое планирование, подбор, расстановка и сопровождение персонала	· определение потребности в персонале, кадровое планирование; · штатное расписание и другие организационные документы; · разработка требований к персоналу, должностные инструкции; · методика поиска, набора и отбора персонала; · определение психотипов; · учёт личностных характеристик при подборе и расстановке кадров; · задачи и способы адаптации, ориентации и социализации сотрудников; · обучение персонала; · управление карьерой персонала
Мотивация персонала. Управление конфликтами	· функция менеджмента “мотивация”; · структура мотивационного процесса; · классификация потребностей; · классификация стимулов; · мотивационные методы и мотивационные стратегии; · потребности, мотивирующие руководителя; · типы менеджеров и их место в современном управленческом поле; · стили взаимоотношений в рабочей группе; · стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; · классификация конфликтов; · реальные конфликты, их причины и способы разрешения и предупреждения; · нонреальные конфликты; черты характера, их провоцирующие; способы их предупреждения; · стили поведения в конфликтной ситуации; выбор оптимального стиля; · стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; · признаки образования и способы деструктуризации негативно ориентированной группы
Документационное обеспечение управления. Основы делопроизводства	· цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства; · роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме; · классификация документов; · общие требования к оформлению документов, реквизиты документов, бланки документов; · ГОСТ Р 6.30-2003
Оформление документов. Организация документооборота в фирме	· особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов: докладная записка, приказ, протокол, акт, служебное письмо; · основные принципы организации документооборота в фирме; · номенклатура дел; · регистрация документов; · контроль исполнения документов; · организация текущего и архивного хранения документов; · эффективность документооборота; · конфиденциальное делопроизводство
Хозяйственная работа офис-менеджера	· организация снабжения офиса; · анализ предложения, структура цены товара, система скидок; · организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда; · полная материальная ответственность, передача товароматериальных ценностей от одного материально ответственного лица другому; · инвентаризация хозяйства офиса; · материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций; · участие офис-менеджеров в этих мероприятиях
Практика договорной работы офис-менеджера	· понятие договора, виды договоров, заключаемых с участием офис-менеджера; · форма договора на примере договора купли - продажи; · документальное подтверждение исполнения договорных обязательств; · виды ответственности за неисполнение обязательств, понятие и виды сделок; · обязательная письменная форма сделок - цель и способы: доверенность - накладная, гарантийное письмо; · договор и соглашение; · договор поставки и договор купли-продажи, форма договора на примере договора купли-продажи; · преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственности на товар от продавца к покупателю; · момент исполнения стороной договорных обязательств · способы принудительного исполнения договоров; · последствия недействительности договоров; · виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба, выплата неустойки, формы и разновидности неустойки; · форс-мажор: понятие, механизм действия, последствия возникновения форс-мажорных обстоятельств для всех контрагентов.
Основы бухгалтерских знаний для офис-менеджера	· методы бухучёта; · порядок получения товароматериальных ценностей; · правила оформления и методика проверки доверенности; · денежные средства на расчётном счёте; безналичные платежи; · денежные средства в кассе, первичные кассовые операции, наличные платежи; · денежные средства на валютном счёте; · документы, сопровождающие эти операции; · составление авансовых отчётов
Деловой этикет	· общение и этика; · приоритеты этикета; · правила поведения в офисе; · офисный стиль одежды; · вербальный этикет; · встреча гостей и партнёров; · оформление и использование визитных карточек
Технические оснащения современного офиса	· факс, автоответчик, телефон; · ксерокс; · мини-АТС; · диктофон; · устройство ПК; · операционные системы; · начало и завершение работы с операционной системой Windows 2000/Me/XP; · работа с клавиатурой и манипулятором «мышь»
Организация хранения информации. Работа с офисными приложениями и Интернетом	· рабочий стол и его структура; · работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»; · открытие папок и файлов, создание папок, переименование папок и файлов, перемещение и копирование папок и файлов, удаление файлов, восстановление файлов, поиск файлов; · запуск программ, обзор вспомогательных программ; · операция с файлами и прикладными программами; · создание ярлыков и использование ярлыков; · общие сведения о других программах MS Office 2000; · обзор возможностей мультимедиа, использование справочной системы; · исправление ошибок файлов структуры (Scan Disk); · архивация файлов в операционной системе Windows, запуск программ в командной строке; · борьба с компьютерными вирусами и профилактика «заражения» ПК; · особенности системы Windows 2000/Me/XP; · организация совместного доступа к устройствам и папкам; · использование электронной почты в локальной сети (MS Exchange), приём и отправка простых писем по электронной почте; · создание сложных писем; · присоединение файлов к электронному письму

1.3 Документы, регламентирующие

деятельность офис-менеджера

Основные правовые документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, это трудовой договор и должностная инструкция.

Как следует из содержания ст. 56 Трудового кодекса РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем. В соответствии с трудовым договором работодатель и работник принимают на себя ряд обязательств. В частности работодатель обязуется: [18]

а) предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;

б) обеспечить работнику условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

в) своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Работник в свою очередь, обязуется:

а) выполнять определённую соглашением трудовую функцию;

б) соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

См. Приложение 1.

Трудовой договор, как бы тщательно он ни был составлен, не может отражать во всех деталях вопросы компетенции (служебной ответственности) офис-менеджера. Но функциональное назначение трудового договора состоит отнюдь не в этом. Для регламентации подобных вопросов существует другой документ - должностная инструкция, в соответствии с которой офис-менеджер и осуществляет свою деятельность.

Порядок и правила подготовки должностной инструкции регламентируются положениями Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов.

Как следует из содержания указанных документов, в общем случае в инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений нормативно-правовых актов.

Соответственно, в должностной инструкции офис-менеджера излагается порядок осуществления им повседневной административно-хозяйственной деятельности. Этот документ применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается разработчиком, утверждается руководителем предприятия (в форме грифа утверждения или путём издания распорядительного документа о его утверждении) и имеет следующую структуру.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, преимущественно с использованием следующих конструкций: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, например: «(Должностная инструкция) офис-менеджера - помощника руководителя предприятия».

Последующий текст документа можно условно разделить на констатирующую и основную части. Констатирующей (вводной) частью должностной инструкции обычно служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных в нём требований и т.п.

Основной текст должностной инструкции служит для последовательного изложения порядка и правил осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий с учётом специфики организационного устройства и содержания деятельности предприятия, может делиться на главы, пункты и подпункты. При этом главы должны иметь названия и порядковую нумерацию римскими цифрами. В свою очередь, нумерация пунктов и подпунктов должна производиться арабскими цифрами.

Примерный текст разработанной должностной инструкции

офис-менеджера

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер является руководителем аппарата управления предприятия. Он является непосредственным начальником для всех сотрудников офиса.

1.2. Приказы и распоряжения офис-менеджера по организации повседневной деятельности офиса являются обязательными для исполнения всеми его сотрудниками. Кроме того, распоряжения офис-менеджера от имени руководителя (во исполнение указаний и решений руководителя) предприятия являются обязательными для исполнения другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

1.4. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия на основании решения аттестационной комиссии предприятия по представлению заместителя начальника службы персонала.

1.5. Офис-менеджер отвечает

1.5.1. За работу аппарата управления предприятия, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.

1.5.2. За исполнительную и трудовую дисциплину подчинённых.

1.5.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

1.5.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях офиса.

1.6. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.

В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться

1.7.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими деятельность аппарата управления предприятия.

1.7.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения работ в офисе.

1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.7.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.7.6. Приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также других должностных лиц предприятия.

1.8. Офис-менеджер должен знать

1.8.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам управления деятельностью предприятия.

1.8.2. Цели, стратегию развития и бизнес-план (программу оргразвития) предприятия.

1.8.3. Профиль, специализацию, организационную структуру предприятия, схему организационного взаимодействия аппарата управления с должностными лицами и структурными подразделениями (в т.ч. филиалами и представительствами) предприятия.

1.8.4. Менеджмент, в том числе передовой отечественный и зарубежный опыт в области офис-менеджмента.

1.8.5. Задачи офиса по обеспечению управления предприятием и деятельности руководителя предприятия, возможности офиса по решению указанных задач.

1.8.6. Порядок и правила планирования и отчётности по вопросам деятельности офиса, требования к подготовке документов.

1.8.7. Нормы времени и выработки на основные операции и процессы, а также нормы обеспечения офисного труда канцпринадлежностями, оборудованием, оргтехникой и расходными материалами к ней.

1.8.8. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, коммуникации и связи.

1.8.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.8.10. Правила и нормы охраны труда, требования производственной эргономики, санитарии и гигиены.

2. Общие должностные обязанности

2.1. Офис-менеджер обязан

2.1.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руководить им.

2.1.2. Обеспечить своевременное и качественное выполнение офисом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утверждённым порядком работы.

2.1.3. С получением дополнительных указаний и поручений руководителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.

2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению.

2.1.5. Обеспечить надёжную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

2.1.6. Руководить обучением подчинённых, создавать им условия для повышения квалификации.

2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчинёнными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

2.1.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.1.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предварительное планирование работы руководителя предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всестороннему обеспечению.

2.1.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппарата управления.

2.1.11. Представлять на утверждение руководителю предприятия графики дежурств сменных администраторов офиса, графики уборки помещений и выхода автомашин в рейс.

2.1.12. Организовывать ведение отчётности офиса по установленной форме и требуемом объёме.

3. Специальные должностные обязанности

3.1. Офис-менеджер обязан

3.1.1. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функционирование технологии офисной работы.

3.1.2. Распределять служебные полномочия между сотрудниками офиса.

3.1.3. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством исполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.

3.1.4. Обеспечивать координацию и взаимодействие между аппаратом управления и структурными подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства), в том числе посредством использования технических средств и каналов коммуникации и ведения приёма посетителей.

3.1.5. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне документационного обеспечения офисной деятельности, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надёжное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.

3.1.6. Принимать участие в организации маркетинговой деятельности предприятия и осуществлять с этой целью управление корпоративным Интернет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных мероприятий, вести бизнес-консультирование руководителя предприятия в пределах своей компетенции.

3.1.7. Осуществлять управление финансовыми ресурсами аппарата управления.

3.1.8. Организовывать текущее жизнеобеспечение деятельности офиса, принимать меры по поддержанию в нём порядка в течение дня, а также по устранению неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и оргтехники.

3.1.9. Своевременно принимать меры по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), препятствующих нормальному функционированию офиса.

3.1.10. Осуществлять управление персоналом аппарата управления.

3.1.11. Принимать меры к повышению эффективности офисной работы, сокращению сроков и совершенствованию качества её выполнения.

3.1.12. Представлять руководителю предприятия предложения по обеспечению надлежащих эргономических и санитарно-гигиенических условий труда в офисе, рационализации рабочих мест его сотрудников.

4. Права офис-менеджера

4.1. Офис-менеджер имеет право

4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности аппарата управления предприятия - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

4.1.2. Представлять руководителю предприятия свои предложения по комплектованию офиса квалифицированным персоналом, а также по поощрению (привлечению к ответственности) подчинённых - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.

4.1.3. Готовить и представлять руководителю предприятия свои предложения по совершенствованию работы аппарата управления предприятия (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

4.1.4. Участвовать в работе совещаний руководства предприятия при рассмотрении вопросов, касающихся работы аппарата управления.

5. Взаимоотношения (связи по должности) офис-менеджера

5.1. В целях эффективного осуществления своих полномочий офис-менеджер взаимодействует

5.1.1. С руководителем предприятия - в порядке подчинённости.

5.1.2. С другими должностными лицами предприятия - при решении вопросов деятельности, отнесённых к компетенции аппарата управления предприятия.

5.1.3. С руководителями других структурных подразделений предприятия - при решении совместных задач по обеспечению управления предприятием.

5.2. Офис-менеджер имеет право вести внутреннюю служебную переписку по вопросам, отнесённым к компетенции аппарата управления предприятия, в том числе с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

6. Ответственность и порядок оценки работы офис-менеджера

6.1. Офис-менеджер несёт административную, дисциплинарную и материальную ответственность

6.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам деятельности аппарата управления предприятия.

6.1.2. За невыполнение указаний руководства предприятия, касающихся работы офиса.

6.1.3. За несохранение государственной и служебной тайны.

6.1.4. За неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

6.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется

6.2.1. Руководителем предприятия - регулярно, в процессе повседневного осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий.

6.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже одного раза в год на основании документированных итогов деятельности аппарата управления предприятия за оценочный период.

6.3. Основным критерием оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и заключённым с офис-менеджером трудовым договором.

При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные с осуществлением офис-менеджером своих должностных полномочий, - настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего офис-менеджера могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.

1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру

и профессиональные качества

Помимо функциональных требований следует упомянуть и об отличиях в требованиях работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджеров. Эти требования можно разделить (условно) на общие (базовые), дополнительные и специальные.

Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:

1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности - помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).

2. Высшее образование (предпочтительно - по профилю предприятия, объявившего конкурс на соответствующую вакансию, в области управления или техническое).

3. Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предприятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностранных граждан - знание второго иностранного языка).

4. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр.

5. Знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer).

Указанные требования являются минимальными.

В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решений о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие у него практического опыта работы, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.

В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодателями наиболее часто упоминаются следующие требования.

1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / или работы с персоналом.

2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента и т.п.).

3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменные и / или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.

4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале - умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.

5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия - AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и т.п.), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.

Что касается специальных требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность офис-менеджера, то их спектр необычайно широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может по меньшей мере существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно скажется на организации работы аппарата управления предприятием в целом.

Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиболее типичные из них.

1. Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.

2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент - от полугода и более).

3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.

4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера).

5. Профессиональное владение специальным программным обеспечением либо умение самостоятельно программировать (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic и т.п.).

Работодатели предъявляют и довольно суровые требования к деловым качествам соискателей на должность «офис-менеджер». Как и в случае с требованиями к профессиональным знаниям и умениям, начнём с наиболее общих, минимальных. Среди них (в порядке убывания):

1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинёнными сотрудниками;

2) представительная внешность (в других вариантах также - презентабельная, располагающая);

3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;

4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому - субординации) и корпоративной культуры;

5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).

В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких «плюсах» офис-менеджера, как: [19]

1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;

2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;

3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;

4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных»;

5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.

Заключительная «пятёрка» критериев, характеризующая деловые достоинства офис-менеджера, по мнению работодателей, выглядит так:

1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;

2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;

3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;

4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямством;

5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).

Таковы наиболее общие ожидания работодателя в отношении способностей офис-менеджера.

Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)

2.1 Компетенция офис-менеджера

Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия). Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.

Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее.

1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.

В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.

С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выделить следующий ряд функций:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчётная);

в) контрольная (оценочно-учётная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными).

Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).

58

Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента

2.2 Административный функциональный блок

В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса в повседневном режиме;

в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);

е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции - плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.

д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).

В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:

а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);

б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);

в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);

г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);

д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности - об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.

В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:

а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

г) оценку состояния офисной оргтехники;

д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;

е) оценку состояния документации офиса.

Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:

а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);

г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);

д) учёт состояния работы по договорам;

е) учёт состояния офисной документации.

2.3 Обеспечивающий функциональный блок

Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.

Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;

б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);

в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);

г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;

д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.);

е) организация приёма посетителей (ресепшнс).

В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

а) организация эффективного документооборота офиса;

б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;

в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;

г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;

д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;

е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:

а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;

б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;

в) организация внутрикорпоративных мероприятий;

г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.

Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.

Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.

1. Финансовое обеспечение.

2. Материальное обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:

а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);

б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);

в) контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.

1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.

2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.

В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:

а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;

б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;

в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);

г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;