Размещено на http://www.allbest.ru/

4

Размещено на http://www.allbest.ru/

Комплексная курсовая работа

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Современный офис и его техническое оснащение

Оглавление

Ведение

1. Техническое оснащение современного офиса

2. Концепции офисных технологий

2.1 Офис как информационная система

2.2 Офис как коммуникативная система

2.3 Офис как социально техническая система

3. Офисные средства организационной техники

3.1 Копировально-множительная техника

4. Технические средства офиса и организация рабочих мест

4.1 Организация автоматизированных рабочих мест

4.2 Рациональные условия труда

Заключение

Список используемой литературы

Введение

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно - к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т. е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.

В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.

Длительное время с начала 1970-х гг. в отечественной литературе используется понятие "средства организационной техники" как средства механизации и автоматизации управленческого труда. Традиционно понятие "офис" обозначает место, где проходит работа управленческого персонала организации. Словарь иностранных слов переводит слово "офис" как "контору", "канцелярию", причем применительно к зарубежной практике. Термины офис и офисная деятельность применительно к отечественной практике появляются в литературе в середине 1990-х гг. В этот же период предлагается весьма важное для классификации деление современного офиса на три составляющих: офисные помещения, технические средства и программное обеспечение, базовым из которых является офисное помещение, или офисное здание.

1. Техническое оснащение современного офиса

После аренды помещения возникает вопрос его технического оснащения. Каковы сегодня требования технического оснащения современного офиса? Что обязательно должно присутствовать в офисе и без чего все-таки можно обойтись (сэкономить)? Об этом мы и поговорим. Приведем лишь краткий список необходимого для оснащения конторского помещения:

ь столы по количеству персонала. Бухгалтеру желательно выделить самый большой стол. Хорошо иметь стол для клиентов, особенно если их ожидается много;

ь стулья для персонала и посетителей;

ь компьютеры (минимум одна штука);

ь принтер. Возможен один на офис при использовании сетевого варианта;

ь факс;

ь копировальный аппарат. До определенного момента может быть заменен факсом либо принтером с приставкой копирования, либо сканером с соответствующей программой;

ь вместо факса, принтера, копира и сканера можно использовать многофункциональный центр (подробнее далее по тексту);

ь кассовый аппарат (по потребности);

ь настольный бухгалтерский калькулятор;

ь часы настенные (обязательно!);

ь канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, ластики, линейки, клей канцелярский, корректор текста, текста выделитель (маркер), скрепки канцелярские, стиплер, скобы к стиплеру;

ь бумага офисная (формат А4), бумага для факса, тетради для записей.

Это список действительно необходимого назван кратким, так как все вышеуказанное действительно должно быть в офисе. Далее список можно расширять до бесконечности.

Продумать оснащение офиса и сумму затрат на него надо уже во время составления бизнес-плана. В нем вы должны предусмотреть величину вложений на оборудование конторы. От нее и отталкивайтесь. Планируйте и покупайте только то, что вам нужно. Не стесняйтесь покупать б/у. Это касается, прежде всего, оргтехники и мебели. Определитесь, для чего вам необходимы компьютеры и сколько. Не пытайтесь купить самые лучшие. Возьмите самые подходящие. Компьютеры устаревают так быстро, что можно купить весьма хорошую машину за относительно небольшие деньги. А самая новая крутая машина через полгода станет самой обычной. Учитывая, что на основной части компьютеров только печатают письма и приказы и установлена программа серии «1С» (наиболее распространенная программа бухгалтерского и складского учета), покупать надо самый простой. Ни в коем случае не берите компьютеры с мультимедиа. Звук только будет отвлекать вас от работы (доказано, в тишине работается гораздо эффективнее). Дополнительно появится соблазн поставить игрушку, и все, делами заниматься уже некогда. Наиграетесь дома, когда появятся деньги. А персонал вообще до конца проконтролировать невозможно, поэтому не вводите его в искушение!

Сейчас все большее распространение начали получать так называемые многофункциональные устройства. Это один аппарат, который совмещает в себе в различных сочетаниях функции факса, принтера, сканера, копировального аппарата. Бывшие в употреблении экземпляры пока редкость. Недостатком можно считать только то, что дешевые модели оснащаются струйным печатающим устройством. Фактически это струйный принтер. При большом количестве печатаемых (копируемых, получаемых) документов затраты на картриджи с чернилами будут велики. При большом документообороте выгоднее становится лазерная печать. С лазерной печатью они уже ощутимо дороже. Все это необходимо будет сравнить и посчитать вам самостоятельно. Что лучше, удобнее, выгоднее. И, конечно, кроме вас, никто не может решить, что наиболее подходит вашему делу: отдельные устройства или многофункциональный центр. Бывшую в употреблении мебель подобрать можно, только необходимо этим заниматься. Из канцелярии покупайте только необходимое и в необходимом количестве.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям. С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг. Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа. В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой. Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, изограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертов скрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку и др.

2. Концепции офисных технологий

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые, - можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять.

Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фраз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствуют увеличению объема производства и повышению его эффективности.

Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедрять и функционировать только на базе рациональной организации все офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.

Современный офис - это сложная комплексная система, синтезирующая в себе несколько компонентов:

Рабочие помещения

Оргтехнические средства;

Документационное и информационное обеспечение;

Кадры служащих.

ь В традиционном офисе всегда имеется тенденция сжатия рабочего места

ь Ограниченность площадей часто разбрасывает связанные отделы по этажам и зданиям в условиях традиционного офиса

ь Люди, сидящие, в одной комнате часто находятся в чрезмерном контакте, не всегда нужном для работы, что сказывается на производительности

ь Иногда, когда необходим рабочий контакт, на пути стоит разделительная стена, что влияет на коммуникацию

ь Отдельные кабинеты в традиционном офисе делались исходя из расположения стен, и часто ранг должности не соответствовал размеру кабинета. В дело вступали политические факторы, что не шло на пользу корпоративной морали

ь Традиционный офис отражает организационную структуру компании, которая в пирамиде иерархии предполагает в основном контакты по вертикали и расширение контактов по горизонтали на уровне менеджеров отделов. Планировщики офисов в этой связи стремятся объединить руководителей в одном блоке, часто отрывая их от подчиненного персонала. Однако реальная эффективная работа не всегда укладывается в рамки корпоративной иерархической структуры. Работники различных отделов должны контактировать по горизонтали с целью обслуживания клиентов. Традиционный офис блокирует данную реальность, стимулируя неразумную бюрократию.

ь Традиционные офисы не стимулируют быстрые изменения в организации. Динамика сегодняшнего бизнеса достаточно высока, организационные изменения постоянно имеют место. Данные изменения выражаются в сокращениях и найме новых людей. В результате заполнение офисных помещений носит хаотичный характер, когда человека, ввиду дефицита площадей в данном секторе, сажают на свободное место в другом секторе.

ь Необходимость дополнительных площадей для хранения бумаг в традиционном офисе. Каждый отдел имеет свою информационную базу, т.к. находится в отдельной комнате.

ь Все вышеизложенное вело к одному результату: переполненные офисные помещения с плохим освещением, высоким уровнем шума и претензией на необходимость конфиденциальности, которую даже в этих условиях трудно соблюсти.

ь В основу принципа открытого офиса были положены следующие исходные правила.

1. Планирование открытого офиса не является эстетическим упражнением. Данный подход - есть средство достижения практических целей повышения эффективности работы

2. Открытый офис является центром коммуникации и обработки информации. Рабочие отношения не следует понимать в терминах административной структуры, ранга или статуса, а только в части технологий коммуникаций и течения рабочих процессов.

3. Реальные модели рабочих взаимосвязей должны являться основой непосредственного планирования помещения. Те, кто нуждается в более частых контактах, должны быть размещены близко к другу. Рабочие группы и команды должны визуально выделяться.

4. Рассмотрение моделей коммуникации для планирования офиса требует вовлечения персонала для сбора требований к офису и анализа информации по коммуникациям.

5. Результаты анализа коммуникаций должны быть представлены в графической форме, а затем наложены на имеющиеся площади. Это фактически исходная планировка офиса.

6. Открытый офис наиболее эффективен, когда речь идет о размещении не менее 100 человек.

7. Рабочие места должны быть укомплектованы мебелью, необходимой только для фактической работы. Разделители не должны использоваться вообще. Менеджеры имеют право на большие территории, с более дорогой мебелью, но не более того. Их рабочие места должны быть частью всего открытого офиса.

8. Должна быть создана система централизации хранения бумаг, чтобы на рабочих местах находился минимум документов.

9. Оборудование, являющееся источником шума, следует перемещать в специальные секции, изолированные от основного помещения.

10. Рабочие места следует располагать так, чтобы избегать прямого визуального контакта лицом к лицу. Целесообразно применение зеленых насаждений.

11. Обязательно использование мягких ковровых покрытий для гашения шума.

12. Акустические условия должны быть выдержаны на уровне не превышения нормы уровня отвлекающего шума на расстоянии 5, 5 м от его источника.

13. Следует избегать при планировании прямых геометрических подходов, отдавая предпочтение круглым формам

14. Должны быть выделены территории отдыха для использования всеми без исключения членами коллектива.

2.1 Офис как информационная система

С позиции этого «технократического» подхода офис рассматривается только как производственная система, основной продукт который - информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате управления состоит из четырех основных видов деятельности: генерировании информации, её хранение, распространение и восприятие. Таким образом, учреждение, это совокупность элементарных информационных процессов. Основными показателями, которые влияют на формы и методы организации труда в офисе, являются скорость и создание документов, совершенные системы хранение и поиск документационной информации, подготовки документов к распространению и само их распространение.

Главными целями документационного обеспечения учрежденческой деятельности с позиций информационного подхода являются:

ь Создание общей атмосферы понимания важности делопроизводственных проблем;

ь Продуманная организация документационного обеспечения процессов принятия решений;

ь Рационализация и интеграция информационных и документационных процессов;

ь Устранения дублирования документационной информации;

ь Улучшения организационной структуры;

ь Повышения эффективности работы в целом.

2.2 Офис как коммуникативная система

Офис в целом может рассматриваться как иерархия взаимосвязанных коммуникативных процессов, в которой человек, естественно, является основным элементом, тем более что статистика показывает, что от 50 до 90% своего рабочего времени сотрудники тратят на проведения совещаний, встреч, переговоров, чтение корреспонденции., т.е. на процессы коммуникаций.

При анализе работы офиса необходимо учитывать не столько качество системы документационного обеспечения, сколько возникающую в процессе общений систему взаимных взаимоотношений в организации, а часто становится и основой одобрения или отклонения руководителями каких-либо решений.

Главная цель работы офиса, с точки зрения коммуникативной модели, - это контроль за процессами, которые обеспечивают существование и функции организаций как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом.

Однако коммуникации в офисе могут быть неофициальными, неформальными, основанные на личных отношениях; горизонтальными и вертикальными независимо от иерархической организационной структуры управленческого аппарата. Коммуникации могут быть и формальными, т.е. происходить между людьми, занимающими те или иные официальные должности: в виде приказов, инструкций и отчетов. Кроме внутренних коммуникаций большое значение в деятельности организации имеют и внешние. Наиболее характерными внешними коммуникациями являются взаимодействие с клиентами, банком, налоговыми органами, реклама и т.д., осуществляющиеся в формальном виде.

2.3 Офис как социально техническая система

Само создание документа невозможно без применения технических средств. В этом процессе как минимум учувствуют три оргтехнических изделия: средство письма (чернила, краска и т.п.), носитель письма (бумага) и средство записи (ручка, принтер). Поэтому организационная техника всегда была непременной и важнейшей частью делопроизводства.

Внедрение в практику деятельности офиса различных средств организационной техники, в том числе и информационных технологий, имеют целью, прежде всего, сокращение трудозатрат на обработку информации, создание комфортных условий работы сотрудников. Средства оргтехники должны максимально облегчать, механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе.

К средствам организационной техники относиться достаточно большой перечень технических средств, устройств приспособлений, начиная от ластиков и карандашей и заканчивая сложными компьютерными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д.

Применение средств оргтехники в офисе связанно с конкретными операциями по обработке информации или иного конторского труда. Поэтому наиболее удобной является её классификация по функциональному признаку, позволяющие связать технологические процедуры обработки документов с характеристиками и возможностями средств оргтехники.

1. Носители информации:

ь носители информации на бумажной основе (несветочувствительные);

ь носители для репрографический процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька);

ь микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, микрофиши, магнитные ленты, CD диски);

2. Средства составления и изготовления документов:

ь ручные пишущие средства;

ь пишущие машинки;

ь диктофонная техника;

ь компьютерные печатающие устройства.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:

ь средства фотокопирования;

ь средства дизокопиравания;

ь средства электрофотографического копирования;

ь средства электрофотографического копирования;

ь машины электронно-искрового копирования;

ь средства микрокрографии;

4. Средства обработки документов:

ь бумагорезательные машины;

ь машины для нанесения защитных покрытий на документы;

ь адресованные, штемпелевые и франкированные машины;

ь машины для уничтожения документов (шредеры);

ь агрегатированные лини для обработки корреспонденции.

5. Средства электросвязи:

ь средства и системы стационарной мобильной телефонной связи;

ь средства и системы телеграфной связи;

ь средства и система максимальной передачи информации.

6. Другие средства оргтехники:

ь сканеры, компьютерные проекторы, демонстрационные экраны;

ь компьютерные аксессуары.

3. Офисные средства организационной техники

офис организационный рациональный информационный

Современные средства связи (телефонное общение)

Сейчас телефонная коммуникация - важнейшая часть человеческого общения вообще. Но особо важное значение она приобретает в деловом мире. Подсчитано, что деловые люди тратят на телефонные переговоры от четырех до двадцати пяти процентов своего рабочего времени. Благодаря телефонным беседам повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другие учреждение, на предприятие или фирму. Эта связь обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути заключения договора является именно телефонный разговор.

При эффективном использовании телефон становиться важнейшим компонентом создания имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциалу партнеру на другом конце провода, от того, как сложиться предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последнем. От умения офис-менеджера вести телефонные переговоры в конечном свете зависит репутация фирмы.

Телефон налагает на того, кто им пользуется, определенные требования: ведь при телефонном разговоре ваш собеседник никак не может оценить ни того, во что вы одеты, ни выражения вашего лица при тех или иных словах, ни интерьера офиса, в котором вы сидите, ни других невербальных аспектов, которые очень помогают судить о характере общения. Поэтому от умения говорить по телефону во многом зависит ваш личный имидж. Культура общения по телефону давно стала частью делового этикета. Она характеризует человека не меньше, чем одежда и манеры.

3.1 Копировально-множительная техника

Существует большое количество разновидностей копировально-множительных аппаратов, но по принципу действия они разделяются на несколько классов: светокопировальные аппараты, электрографические и трафаретной печати.

Диазокопировальный аппарат, средство оргтехники, применяется для оперативного копирования и размножения документов (преимущественно чертежей) на основе диазотипии. Технологический процесс получения светокопий осуществляется в 2 этапа: экспонирование и проявление.

4. Технические средства офиса и организация рабочих мест

Офис -- искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся, таким образом, основными условиями охраны здоровья. В широком понимании эргономичность офисного пространства строится из различных элементов -- от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха, офисные перегородки. Большое значение имеет и планировка помещений.

Современный офис немыслим без современного оснащения. Интегрированные инженерные системы становятся неотъемлемой частью практически любого - крупного или небольшого, но главное - эргономичного офиса.

Рабочее место обязательно должно быть удобным, эргономичном и соответствовать общему стилю фирмы. Основу рабочему месту составляет стол. Кроме того, необходимо так же удобное кресло, тумбочки, шкафы, оргтехника (телефон, факс, компьютер) и прочие приспособления (настольная лампа, канцелярский пресс-набор, контейнер для сортировки поступающий корреспонденции и т.д.) Площадь размещения рабочего места секретаря должна составлять не менее 6 м², а объем помещения, в котором оборудовано это рабочее место - не менее 20 м³.

Желательно, чтобы рабочий стол секретаря имел достаточное количество ящиков для размещения документов и рабочих аксессуаров, один из этих ящиков обязательно должен запираться на ключ. Рабочая поверхность стола должна иметь удобную форму и достаточный для размещения всех необходимых технических средств и приспособленный размер. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах 68-80 см, а в идеале - составлять 72,5 см. Кроме того, рабочий стол секретаря должен иметь свободное пространство для ног высотой не менее 60 см, шириной - не менее 50 см, глубиной на уровне колен - не менее 45 см и на уровне вытянутых ног - не менее 65 см.

Непосредственно на рабочей поверхности стола следует расположить:

ь Монитор компьютера (возможно с клавиатурой и мышью);

ь Настольный офис набор канцелярских принадлежностей, который включает в себя ручки, карандаши, ластик, линейку, маркеры, скотч, скрепки, бумагу для записей, закладки-наклейки, нож для разрезки бумаги, степлер, дестеплер, ножницы и др.;

ь Табель-календарь на текущей год;

ь Календарь-ежедневник для ведения текущих записей;

ь Лотки-контейнеры для сортировки, поступающей корреспонденции;

ь вертикальные накопители для наиболее часто используемой документации;

ь держатель для документов;

ь визитницу;

ь коробку дискет и подставку для CD-дисков;

ь При необходимости - настольную лампу.

В ящиках рабочего стола следует расположить:

ь Бланки документов;

ь Бумагу (отдельно для черновиков и чистую);

ь записную книжку, ежедневник для записи поручений руководителя и участия в работе совещаний;

ь Портфель или папку для бумаг;

ь конверты, файлы, папки уголки;

ь Датер-нумератор, штемпели «Исх. №___», Вх. №___», « На контроль» и др.,

ь Дырокол.

Выделяют следующие основные системы планировки помещений.

1. Кабинетная, структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком -- увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2. Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток -- невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

При распределении помещений рекомендуем соблюдать следующие правила:

ь В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

ь Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

ь Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой.

ь Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

ь Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

ь общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;

ь число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;

ь нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

4.1 Организация автоматизированных рабочих мест

Вырастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяют увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

В настоящее время большое распространение получила концепция распределенных распределительных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации, это позволяет организовать разделения труда управленческого персонала и автоматизировать выполнения своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

Автоматизированное рабочие место (АРМ) - комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудникам и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

Автоматизированные рабочие места должны создаваться строго в соответствии с их предполагаемым функциональным назначением. Однако общие принципы создания АРМ остаются незаменимыми, к ним относятся.

ь системность;

ь гибкость;

ь устойчивость;

ь эффективность;

Под принципом системности понимается следующее: автоматизированное рабочие место должно представлять собой систему взаимосвязанных компонентов. При этом структура АРМ должна четко соответствовать тем функциям, для выполнения которых создается данное автоматизированное рабочие место.

Практический опыт использования АРМ как одного из элементов распределенных систем управления позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному рабочему месту:

ь Современное удовлетворении информационных потребностей пользователя;

ь Минимальное время ответа на запросы пользователя;

ь адаптация к уровню подготовки пользователя и специфики выполняемых им функций;

ь Возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;

ь Надежность и простата обслуживания;

ь Дружественный интерфейс;

ь Возможность работы в составе вычислительной сети.

Размещено на http://www.allbest.ru/

4

Размещено на http://www.allbest.ru/

АРМ состоит из технических и программных средств вычислительной техники, а так же необходимой методической документации, позволяющей пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.

4.2 Рациональные условия труда

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

1. «Современная мебель -- дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, в крайнем случае те подразделения, где сотрудники работают с клиентами предприятия. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.

2. «Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70-75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.

3. «Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя или специалиста, заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке.

4. «Каждой вещи -- свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (Один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит -- само в руки бежит», -- гласит пословица.

5. «Используйте органайзер». Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе или в компьютере -- органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.

6. «Чисто там, где не сорят». Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в Правилах внутреннего трудового распорядка курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания. В противном случае вас ждут мыши, тараканы, мухи, грязь и снижение производительности труда сотрудников на 15-20%.

7. «Да будет свет!». Правильная освещенность помещений -- фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.

8. «Чистый воздух -- здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 ч.

9. «Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, труд которых монотонен, предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит. Как быть? Эти вопросы должны быть согласованы внутри коллектива и регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник или другой источник музыки в течение всего рабочего времени негативно действует на психику всех работников.

10. «Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера или электрокамина.

Заключение

Проанализировав работу «Современный офис и его техническое оснащение» можно сделать вывод, что бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. Современный офис немыслим без современного оснащения. Интегрированные инженерные системы становятся неотъемлемой частью практически любого - крупного или небольшого, но главное - эргономичного офиса. Главная цель работы офиса, с точки зрения коммуникативной модели, - это контроль за процессами, которые обеспечивают существование и функции организаций как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом.

Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедрять и функционировать только на базе рациональной организации всей офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.

Список используемой литературы

1. Степанов Е.Е., Хмелева Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: М ФОРУМ: ИНФА-М, 2004. - 154 с. (Серия «профессиональное образование»)

2. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса6 Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Министерство, 2012. - 176 с.

3. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря / Сост. И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 2012. - 400 с.

4. Офис-менеджемент / Серия "Учебники, учебные пособия", - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 224 с.

5. Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред. Г.Ю. Касьяновой. - М.: Абак, 2006. - 252 с.

6. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие.- М.: Альфа-Пресс, 2009.- 267 с

Размещено на Allbest.ru