Контроль в системе управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский государственный аграрный заочный университет

Экономический факультет

Кафедра «Менеджмент и социология труда»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Контроль в системе управления

Тула 2014



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы изучения контроля

1.1 Контроль как обратная связь в управлении, его сущность и задачи

1.2 Области применения контроля и проблемы его осуществления

1.3 Виды контроля

1.4 Эффективность контроля

2. Контроль в системе управления администрации поселка городского типа Грицовский Тульской области

2.1 Характеристика администрации

2.2 Система контроля в администрации

2.3 Совершенствование процесса контроля в администрации

Заключение

Список литературы



ВВЕДЕНИЕ

Успех любой организации, несомненно, зависит от правильной разработки, принятия и исполнения управленческих решений. В связи с этим, возрастает роль контроля за исполнение данных решений, который по праву является одним из наиболее важных управленческих процессов.

Так что же такое контроль? Ответ на этот вопрос не однозначен, поскольку данный термин в разное время трактовался по-разному.

В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. Исходя из этого, в течение длительного времени контроль связывался только с проверкой правильности составления и написания различных текстов, документов.

Со временем понятие контроля изменилось, его стали определять как соответствие действий поставленным целям и полученному результату, и начали применять в области производства и управления. В связи с этим сфера использования контроля значительно расширилась. И в настоящее время контроль играет огромную роль в системе управления организации.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим еще на начальном этапе для выявления и устранения возникающих проблем до того, как они смогут принести серьезные потери для организации. Поэтому функцию контроля необходимо начинать сразу после формулировки цели и постановки задач для ее достижения. Это поможет снизить возможные экономические потери повысить уровень социальных возможностей организации.

Исходя из этого, основная цель работы - анализ и совершенствование контрольной деятельности в организации.



1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ КОНТРОЛЯ

1.1 Контроль как обратная связь в управлении, его сущность и задачи

Контроль - одна из сложных и наиболее значимых функция управления. Его сложность состоит в том, что это не единичный процесс, а целый комплекс взаимосвязанных действий, поскольку эффективный контроль обязательно является всеобъемлющим. В прямые обязанности каждого руководителя, независимо от его должностного статуса, должен входить контроль как неотъемлемая часть профессиональной деятельности, даже если это не прописано в должностных инструкциях.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни один из управленческих процессов невозможно рассматривать обособленно от контроля, поскольку все они являются неотъемлемыми частями общей системы управления в данной организации (5).

Контроль является важным элементом стратегического планирования, потому что главная цель контроля заключается не в исправлении полученного результата, а в предотвращении возникающих ошибок, что обходится гораздо дешевле. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно.

В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов (9).

Контроль выступает посредником обратной связи между объектом и субъектом управления, он передает информация о состоянии объекта управления к вышестоящим органам. Качество системы управления во многом определяется качеством работы механизма контроля. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования объекта управления. Всем этим и определяется важное место контроля в системе государственного управления (1).

В системе управления контроль решает следующие задачи:

Во-первых, он способствует выявлению факторов, оказывающих негативное или позитивное влияние на функционирование и благоприятное развитие организации. Это помогает своевременно реагировать на изменяющиеся условия во внешней и внутренней среде предприятия.

Во-вторых, контроль помогает принять необходимые меры по устранению своевременно обнаруженных нарушений, ошибок и промахов.

В-третьих, результаты контроля выступают критериями при оценке деятельности организации и работе ее сотрудников, и позволяют определить степень эффективности любого управленческого процесса (7).

1.2 Области применения контроля и проблемы его осуществления

Контроль применяется во всех областях деятельности организации, которые существенно могут повлиять на достижение поставленных целей.

В области финансовых ресурсов контроль представляет собой анализ финансового состояния организации в виде финансового плана, который отображает поступление и расходование денежных средств по статьям затрат. Проблемой осуществления контроля в данной области является социально-экономическое развитие региона и страны в целом, а именно риск наступления финансово-экономического кризиса и потеря инвестиций извне (6).

В области человеческих ресурсов - контроль представляет собой перечень и анализ профессиональных компетенций персонала, необходимых для осуществления им своих непосредственных обязанностей и отбора наиболее квалифицированных работников. Контроль здесь может столкнуться с такой проблемой, как неудовлетворенность персонала и вследствие чего повышение текучести кадров.

В области управления материально-сырьевыми ресурсами контроль выступает в роли критерия соответствия поступающих материалов стандартам минимально допустимых значений качества. Также контроль способствует своевременному обеспечению запасами материально-сырьевых ресурсов для успешного функционирования организации в необходимом для этого количестве. Преградой на пути осуществления контроля может стать недостаток финансовых средств и прекращение поставок необходимых ресурсов (3).

Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях: стратегическом и оперативном.

На стратегическом уровне контроль определяет эффективность работы каждого отдела и всей организации в целом, участвует в рациональном использовании ресурсов, осуществляет планирование экономического развития организации на несколько лет вперед. На данном уровне успешность контроля напрямую зависит от стабильности организации.

На оперативном уровне контроль следит за экономически-хозяйственной деятельностью и технологическим процессом, а также проводит проверку на соответствие качества продукции и участвует в разработке пошаговых операций в непродолжительном периоде. Самую главную проблему здесь могут представить конкуренты организации (10).

1.3 Виды контроля

Выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Перед всеми данными видами контроля стоит одна и та же цель - максимально приблизить получаемые результаты к наиболее желательным последствиям для организации. Различает их только время проведения.

Предварительный контроль, как правило, осуществляется для того, чтобы проверить готовность организацию к выполнению необходимых действий. Это делается для того, чтобы избежать возможных финансовых и временных затрат. В основе этого вида контроля лежит не создание определенных правил и процедур, а их реализации. Поэтому, чтобы убедиться в правильности выполнения работ, необходимо строго соблюдать разработанные для этого правила и процедуры.

Текущий контроль, как правило, применяется в человеческих, материальных и финансовых областях. В области человеческих ресурсов контроль осуществляется путем оценки и анализа профессионально важных качеств работника, необходимых для выполнения своей деятельности и достижения поставленных целей для организации. В области материальных и финансовых ресурсов текущий контроль устанавливает соответствие между требуемым и фактическим количеством средств, необходимых для успешного выполнения заданной цели. В случае нехватки ресурсов данный вид контроля подает сигнал руководству о необходимости привлечения дополнительных единиц сырья, материалов, денежных средств и т.п. (4).

Исходя из названия, нетрудно догадаться, что текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Данный вид контроля обычно выражается в форме наблюдения непосредственного начальника за работой подчиненного.

Однако следует отметить, что текущий контроль не осуществляется параллельно с выполнением самой работы. Он скорее основан на измерении фактических результатов по окончанию работы. Текущий контроль основывается на обратных связях.

Заключительный контроль проводится после завершения работы или по окончанию времени, отведенного на ее выполнение. Несмотря на то, что заключительный контроль не позволяет определять возникшие проблемы в ходе выполнения работы и соответственно реагировать на них, данный вид контроля выполняет две важных функции. Во-первых, заключительный контроль дает исчерпывающую информацию о результатах работы, которая необходима для планирования выполнения аналогичных работ в будущем. Во-вторых, результаты заключительного контроля способствуют повышению мотивации среди исполнителей и заказчиков работы (2).

1.4 Эффективность контроля

Для достижения целей организации контроль должен обладать необходимыми свойствами, т. е. быть эффективным.

Эффективным является контроль стратегического характера, нацеленный на достижение заданных результатов, осуществляемый своевременно и с достаточной простотой, при этом в нужной степени мобильный и финансово экономичный. Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом (3).

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

2. Ориентация на результаты. Главной целью эффективного контроля является не сбор информации и выявление возникающих проблем, а конкретное решение задач, стоящих перед организацией. В итоге такой контроль помогает организации не только достигнуть заданных сейчас целей, но и формулировать новые, которые помогут обеспечить успешное функционирование и развитие организации в будущем.

3. Соответствие делу. Для того, чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно (11).

4. Своевременность контроля заключается в уменьшении времени между проведением измерений и оценок для того, чтобы продолжить процесс достижения цели как можно быстрее и начать ее контроль уже на другом этапе выполнения.

5. Гибкость контроля. Эффективный контроль должен быть максимально гибким, чтобы быстро реагировать на изменяющиеся условия во внешней и внутренней среде организации.

6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это контроль, обладающий самыми простейшими методами для достижения цели, которые требуют минимальный затрат усилий, времени и денежных средств.

7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем полученный результат не обладает эффективностью, скорее наоборот ведет к исчезновению контроля как вида деятельности.

8. Важным критерием контроля является самоконтроль. Поэтому для повышения его эффективности необходимо вовлекать весь персонал с возможным расширением границ полномочий каждого сотрудника (8).

управленческий стратегический контроль администрация



2. КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ПОСЕЛКА ГОРОДСКОГО ТИПА ГРИЦОВСКИЙ ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Характеристика администрации

Администрация муниципального образования «Поселок городского типа Грицовский Веневского района Тульской области» является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления Грицовского сельского поселения и осуществляет свои функции в интересах жителей поселения по решению вопросов местного значения. Администрация поселка является юридическим лицом, имеет свою печать, счета в банках и другие реквизиты. Административно-правовая форма - муниципальное учреждение (казенное).

Глава администрации - Кипиани Владимир Ильич. Глава сельского поселения руководит администрацией сельского поселения на принципах единоначалия.

Администрация расположена по адресу: 301318, Тульская область, Веневский район, п. Грицовский, ул. Первомайская, д. 24.

Администрация выполняет следующие виды деятельности:

· Государственное управление и обеспечение военной безопасности; социальное страхование;

· Государственное управление общего и социально-экономического характера;

· Государственное управление общего характера;

· Деятельность органов местного самоуправления по управлению вопросами общего характера;

· Деятельность органов местного самоуправления районов, городов, внутригородских районов (Основной вид деятельности).

Структуру органов местного самоуправления сельского поселения составляют:

1. Собрание представителей сельского поселения;

2. Глава сельского поселения;

3. Администрация сельского поселения;

4. Контрольный орган сельского поселения.

Структура численности персонала администрации сельского поселения Грицовский представлена в таблице 1.

Таблица 1

Год	Штатное расписание (чел.)	Штатное замещение (чел.)
2010	12	12
2011	15	14
2012	16	15
2013	15	14
2014	15	15

Из таблицы видно, что среднесписочная численность персонала соответствует штатному расписанию. Также заметно прослеживается увеличение численности работников. Только в 2013 году штатное расписание сократилось на одну единицу, что связано с уходом работника отдела отчетности на пенсию.

Также по данным таблицы можно рассчитать коэффициенты обеспеченности и постоянства кадров за 5 лет.

Коэффициент обеспеченности кадров рассчитывается по формуле:

Коб = (Чз/Чср),

где Чз- численность замещения,

Чср-среднесписочная численность (рис. 1).

Коб 2010=1

Коб 2011=0,93

Коб 2012= 0,94

Коб 2013=0,93

Коб 2014=1

Исходя из данных расчетов, видно, что обеспеченность администрации человеческими ресурсами в течение 5 лет не сильно варьируется.

Коэффициент постоянства кадров рассчитывается по формуле:

Кп = (Р/Чср),

где Р - численность работников, проработавших год.

Кп 2010= 1

Кп 2011=1,1

Кп 2012=1,1

Кп 2013=1,1

Кп 2014= 1

Коэффициент постоянства кадров определяет, насколько стабильное положение рабочих предприятии. Численность работников по всем категориям за анализируемый период стабильна.

Основные показатели социально-экономического развития поселения представлены в таблице 3.

Таблица 3

Наименование показателя	Ед. измерения	2010 год	2011 год	2012 год	2013 год
Объем сельскохозяйственной продукции в хозяйствах всех категорий	тыс. руб.	-	-	-	-
Инвестиции в основной капитал (без организаций малого предпринимательства)	тыс. рублей	-	-	-	-
Ввод в действие жилых домов	кв. м. общей площади	0,101	0,102	0,109	0,671
Оборот розничной торговли на душу населения	тыс. руб.	8900	11200	11200	12500
Среднемесячная номинальная начисленная заработная плата (по кругу крупных и средних организаций)	рублей	2750	3500	3700	4900
Зарегистрированное число безработных (на конец года)	человек	28	29	20	24
Количество общеобразовательных школ	единиц	1	1	1	1

Согласно данной таблице можно сделать вывод о повышении качества жизни жителей поселка Грицовский. Увеличивается количество жителей в поселении, при этом уменьшается количество безработных, а также растет среднемесячная заработная плата. Все это, несомненно, свидетельствует об активной деятельности администрации, трудящейся на благо своих односельчан.

2.2 Система контроля в администрации

Все направления деятельности администрации обязательно подвергаются контролю. Особое внимание следует уделить контролю исполнения управленческих решений, т.к. от этих решений зависит жизнь и благосостояние жителей поселка.

Для того, чтобы осуществить контроль исполнения управленческих решений, необходимо провести анализ документов. Данный вид контроля имеет своей целью обеспечить своевременное и качественное исполнение всех поручений, прямо прописанных в документах.

Контролю подвергаются не все документы, а только те, исполнение которых в огромной степени влияет на жителей сельского поселения.

Осуществляют проведение контроля и организацию исполнения документов заместитель главы администрации и руководители структурных подразделений администрации.

В осуществлении контроля принимают участие общий и юридический отделы. Общий отдел проверяет сроки исполнения и рассмотрения, перечень исполнителей, качество обратной связи и т.д., а юридический отдел проверяет грамотность составления документов и устанавливает обязательства двух сторон, необходимых при исполнении разработанных управленческих решений.

Контроль осуществляется:

· за качественным решением вопросов, поставленных в документах;

· за своевременностью рассмотрения и принятия документа к исполнению, а также за сроком самого исполнения;

· за исполнением документов, адресованных конкретным должностным лицам;

· за ходом рассмотрения и получения обратной связи на письма, направленные в вышестоящие органы.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции Главы администрации). В случае, когда истекает срок исполнения документа, исполнитель за три дня до окончания срока должен в письменном виде, с указанием конкретных причин отсрочки, попросить о продлении срока исполнения документа. Данная просьба должна быть адресована главе администрации или его заместителям.

Все поступившие в администрацию документы изначально попадают в общий отдел, где проходят первичную обработку и затем отправляются, непосредственно, к главе администрации для успешного их исполнения.

На Законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, обращения, запросы депутатов Областной Думы, постановления, распоряжения губернатора и администрации Тульской области, иные документы вышестоящих органов исполнительной власти Тульской области, в случае постановки их на контроль заполняется контрольная карточка, на которую переносится резолюция (указание), проставляется отметка о контроле «К» и исполнителе.

Кроме этого, существует отметка об особом контроле «ОК» , которая ставится на документах и контрольных карточках в случае указания на них даты предоставления информации в вышестоящие органы.

Если же главой администрации в резолюции отмечена необходимость составления по данным документам проекта постановления или распоряжения, то в определенный срок необходимые материалы должны быть переданы исполнителем вышестоящему руководству, а именно заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, ответственным за выполнение указаний Главы администрации.

Резолюция Главы администрации с пометками «Для сведения», «Для исполнения», «Для руководства» четко дает понять, кому именно адресован документ и меры по его исполнению. На общий отдел в таком случае возлагается обязанность в течение двух дней осведомить исполнителей о поручении им документа и ознакомить с его содержанием. И только после этого общий отдел имеет право сделать отметку в контрольной карточке о дополнении к поручению Главы администрации.

Контрольная карточка хранится в общем отделе постоянно вместе с документом, а затем сдается в архив Тульской области

В ходе подготовки постановлений и распоряжений возникает вопрос о контроле их исполнения. Об этом делается запись с указанием сроков и конкретного исполнителя. Но проект решения не может вступить в силу без согласования с общим и юридическим отделами.

Все материалы по исполнению дела, взятого под контроль, хранятся в специальных папках с одноименными названиями, которые создает общий отдел. За соблюдением всех правил организации контроля за исполнением решений и снятия решений с контроля следят заместители главы администрации в соответствии с распределением обязанностей.

В случае принятия к исполнению особо значимых решений по жизненно важным вопросам социально-экономической жизни сельского поселения в течение десяти дней должен быть разработан план мероприятий по осуществлению контроля за исполнением данных решений с указанием сроков исполнения и ответственных лиц. Разработкой данного плана занимаются заместители главы администрации совместно с руководителями структурных подразделения, а утверждает его глава администрации. Один экземпляр передается в общий отдел.

В последнее время глава администрации много внимания начал уделять вопросам благоустройства поселка и обеспечения благосостояния его жителей. В связи с этим заметно увеличилось количество документов, принятых к исполнению и нуждающихся в контроле. А поскольку документооборот в администрации осуществляется ручным способом, то встает острая нехватка времени и рабочей силы. Таким образом, процесс налаживания и ускорения документооборота является одной из главных проблем администрации поселка Грицовский, требующая незамедлительного решения.

2.3 Совершенствование контроля в администрации

Для решения выявленной проблемы сначала необходимо определить, что наиболее выгодно: модернизация процесса документооборота или увеличение численности персонала. Второй вариант категорически не выгоден для нашей администрации, т.к. ее штат полностью укомплектован и введение дополнительной штатной единицы чревато финансовыми затратами. В связи с этим, необходимо автоматизировать систему документооборота, что повлечет за собой совершенствование контроля над исполнением необходимых документов. Усовершенствованная система контроля должна включать: автоматизированный учет, проверку исполнения на местах, анализ оперативной деятельности подразделений, выработку рекомендаций и принятие мер для устранения причин, снижающих эффективность управления, и др.

Такой контроль будет содействовать исполнению решений на высоком уровне и в строго отведенные сроки и обеспечит получение аналитической информации, необходимой для оценки управленческой деятельности государственного аппарата, госорганов, структурных подразделений, конкретных госслужащих.

С помощью автоматизация документооборота администрации повысится исполнительная дисциплина и заметно сократятся временные затраты на разработку, принятие, исполнение, и контроль управленческих решений.

Изучив несколько автоматизированных систем делопроизводства, мы пришли к выводу, что для нашей администрации наиболее оптимальной является автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО». Рассмотрим ее подробнее.

Система «ДЕЛО» представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению автоматизации делопроизводства и замене печатного документооборота на электронный.

Данная система обладает рядом преимуществ: предназначена для руководителей разных уровней; обеспечивает оперативный поиск документов; отлеживает движение документа с начала разработки до его принятия; проводит эффективный контроль за исполнением и предоставляет полную отчетность; снижает временные затраты; предоставляет возможность делегирования полномочий; имеет удобный и доступный своей простотой интерфейс и т.д.

Система «ДЕЛО» настолько универсальна, что быстро адаптируется к специфике любой организации.

Автоматизированная система «ДЕЛО»:

- Обеспечивает конфиденциальность документов, помещенных в базу системы, с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств.

- Снижает трудоемкость процесса массовой замены бумажных документов на электронные с помещением их в базу системы путем выполнения функции «Поточное сканирование».

- Может осуществлять все виды работы над документами без каких-либо ограничений.

- Позволяет осуществлять удаленный доступ к документам через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

- Может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими программными средствами.

Таким образом, система «ДЕЛО» в настоящее время является самым покупаемым и завершенным продуктом, поскольку она может осуществлять свои функции в полной мере без каких-либо доработок и поправок.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе написания данной контрольной работы мы определили, что контроль представляет собой особый это вид управленческой деятельности, благодаря которому осуществляется количественная и качественная оценка результатов хозяйственной деятельности организации и анализ полученной информации. Но любой контроль напрямую зависит от постановки цели организации, ведь если нет цели, то и нечего контролировать. Исходя из этого, контроль можно определить как процесс по обеспечению качественного и оперативного решения желаемой цели.

Контроль обеспечивает успешное функционирование и развитие организации. Без осуществления контроля невозможно добиться нужных результатов, поскольку в организации начнется хаос.

Контроль бывает трех видов: предварительный, текущий и заключительный, каждый из которых осуществляется на разных этапах достижения цели соответственно их названиям.

Также мы провели анализ контроля в администрации поселка городского типа Грицовский Веневского района Тульской области, уделив при этом особое внимание контролю за исполнением управленческих решений. В ходе исследования мы определили, что осуществлением контроля занимаются заместители главы администрации совместно с руководителями структурных подразделений. Также было установлено, что в последнее время увеличилось количество документов по благоустройству поселка, в связи с чем повысилась нагрузка исполнителей и возросла нехватка времени для осуществления контроля за исполнением данных документов. Исходя из этого, была выявлена необходимость во введении автоматизированного документооборота в администрации. Для этого мы предложили использовать автоматизированную систему «ДЕЛО», которая позволит оптимизировать процесс документооборота и усовершенствовать систему контроля.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Абрамова В.И. Менеджмент и маркетинг: учеб. пособие / В.И. Абрамова. - М.: РИОР, 2009. - 161с.

2. Большаков А.С. Менеджмент: учеб. пособие / А.С. Большаков. - СПб.: Питер, 2000.-156с.

3. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - 5-е изд., стер. - М.: Экономистъ, 2010.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник для вузов / И.Н. Герчикова. - 4-е изд., перераб. и доп.- М: ЮНИТИ, 2007. - 499с.

5. Гулин В.Н. Информационный менеджмент: учебный комплекс / В. Н. Гулин. - Минск: Соврем. Шк., 2009. - 320 с.

6. Друкер П.Ф. Энциклопедия менеджмента / П.Ф. Друкер. - М.: Вильямс, 2004. - 421с.

7. Ивасенко А.Г. Инновационный менеджмент: учеб. пособие / А.Г. Ивасенко, Я.И. Никонова, А.О. Сизова - М.: КНОРУС, 2009, - 416 с.

8. Кибанов А.Я. Экономика и социология труда: учебник / А.Я. Кибанов. - М.: Инфра-М, 2009, - 584с.

9. 13.Никитин А.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем: учебное пособие / А.В. Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко. - М.: ИНФРА-М, 2009, 188 с.

10. Семенов А.К. Основы менеджмента: учеб. для вузов и ссузов / А.К. Семенов, В.И. Набоков. - 7-е изд. перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2010. - 575с.

11. Смирнов Э.А. Управленческие решения: учебник / Э.А. Смирнов. - М.: РИОР. 2010. - 362 с.

Размещено на Allbest.ru