Теорія документно-інформаційних потоків

Загальні риси художньої та наукової творчості виявляються в їх документному оформленні. Головним у створенні соціально-значимої інформації є процес надання результату творчої праці знакової та матеріальної форм, що забезпечить можливість його адекватного сприйняття членами суспільства. Тексти словесних творів документуються знаками сучасних систем письма: букв, цифр, умовних позначок та ін. Багато інформації фіксується за допомогою графічних або художніх зображень, звукозапису тощо.

Особливості життєвого циклу документа зумовлені не лише характером інформації, що в ньому зафіксовано, але й її матеріальним носієм, яким може бути або речовина, або енергія. Поняття матеріального носія охоплює основу запису, матеріал запису інформації та інші компоненти. Знаки наносяться на матеріальний носій або речовиною, що відрізняється від речовини носія (фарбою, чорнилами на папері, полотні та ін.), або способом зміни його фізичної або хімічної структури (вирізування, випалювання, продряпування, перфорування, травління, гравірування; фотохімічні, електромагнітні та ін. зміни).

Розмаїття способів втілення накопиченої інформації на матеріальному носії та необхідність її тиражування для широкого розповсюдження у суспільстві зумовили формування різних видів генезисних документних систем, до яких належать видавництва, видавничі організації, редакції засобів масової інформації, фото-кіностудії, студії звукозапису, генератори баз і банків даних та ін. Ці підприємства і установи здійснюють підготовку та випуск у світ потоків видавничої продукції, забезпечують контроль за якістю, вірогідністю, цінністю документованої інформації.

Найпоширенішим документом є видання - твір, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, виготовлений друкуванням, тисненням або іншим способом, містить інформацію, призначену для поширення, і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативно-правових актів щодо видавничого оформлення, поліграфічного і технічного виконання. Технологія створення видання складається з додрукарських, друкарських та післядрукарських процесів. На кожному з цих технологічних процесів утворюються масиви документів, які є об'єктами видавничої діяльності.

Додрукарські процеси розпочинаються з моменту прийому видавництвом рукопису від автора та його рецензування. Наступними процесами є наукове, літературне та стилістичне редагування (від лат. гесіаспдз - упорядкований) - процес обробки редактором авторського твору для його публікації та макетування - складання принципового або повнооб'ємного макета (попереднього зразка) видання, тобто визначення його формату, шрифту та кеглю для тексту і заголовків, способу набору тексту і тону друкарського паперу, ілюстрування видання, проектування його зовнішнього виду: матеріалу та малюнків для оправи, книжкових прикрас, ін.

Макет видання втілюється у друкарській формі - носії інформації, призначеному для друкування. Його поверхня містить зображення, що може давати відбиток на папері або іншому матеріалі. Друкарська форма може бути плоскою або циліндричною, цільною або складеною, зробленою з дерева, металу, пластику та ін. Друкарську форму виготовляють складанням, яке здійснюється на спеціальному обладнанні і передбачає створення з друкувальних та проміжних елементів форматованих рядків та полос.

У поліграфічній практиці застосовують різні способи виготовлення друкарських форм: ручний, машинний, фотографічний, лазерний. Наприклад, машинне літеровідливне складання - це процес лиття окремих літер, проміжного матеріалу з друкарського сплаву та формування з них форматованих рядків на спеціальних машинах. Лазерне гравіювання -це виготовлення друкарської форми лазерним променем на спеціальному автоматі. При складанні друкарської форми необхідно зважати на вид друку: високий, глибокий, плоский. Так, плоский друк - це друк, коли зображення передається на задрукований матеріал з друкарської форми, друкувальні та проміжкові елементи якої розміщені практично в одній площині.

Із впровадженням у поліграфічну справу сучасного обладнання та новітніх технологій формні процеси значно удосконалюються. Широкого розповсюдження набуває автоматизоване складання, яке здійснюється на базі комп'ютерної техніки за спеціальними програмами.

Найважливішим серед додрукарських процесів є верстання - формування сторінок майбутнього видання зі складених рядків, заголовків, ілюстрацій відповідно до макета. Складені по сторінках полоси монтують у друкарську форму і роблять пробний відбиток, який коректується. Коректування - це процес виготовлення та виправлення помилок, неточностей та недоліків, допущених під час підготовки оригіналу для розмноження або виготовлення друкарської форми. За результатами коректування необхідні виправлення - усунення у складеному тексті помилок, відзначених на коректурному відбитку, а також звірення - перевірка виправлення помилок, відзначених на попередньому коректурному відбитку, та зведення - коректування за контрольним відбитком перед розміщенням форми в друкарській машині чи перед матрицюванням.

З застосуванням у поліграфії комп'ютерного обладнання та автоматизованих технологій значно зменшується питома вага рутинних операцій, удосконалюються традиційні формні процеси та процеси роботи з рукописами. Основною формою текстового оригіналу стає дискета, з якої можна одразу виготовити репродукований оригінал-макет - оригінал зі складеними та зверстаними полосами, готовий для друкованого відтворювання - виготовлення друкованої форми та наступного друку. Комп'ютер, що управляє складальним автоматом або цифровою друкарською машиною, якщо в нього введений запис з дискети, дозволяє одержати діапозитиви полос майбутнього видання або віддруковані його аркуші. Це скорочує виробничий цикл, зменшує трудозатрати, дозволяє розвантажити поліграфпідприємства від додрукарських процесів, зосередити їх у редакторів-операторів видавництв.

Найефективніші настільні видавничі системи - апаратно-програмний комплекс, який поєднує персональну ЕОМ, програми складання, верстання та обробки ілюстрацій, сканера та вивідного пристрою. Ці системи дозволяють на письмовому столі редактора розмістити одразу і складальний, і верстальний, і репродукційний центри. Такі видавничі системи базуються на комп'ютерах, пов'язаних локальною мережею, зі спеціальним видавничим і графічним програмним забезпеченням. Для архівного зберігання ДМ підготовлених оригіналів застосовують зйомні оптичні диски, є цифрова фотокамера для оперативного отримання кольорових зображень. Приєднання до робочих станцій дисководів СD-ROM надає можливість використовувати готові бібліотеки графічних і фотографічних зображень. Лазерні принтери дозволяють отримувати оригінал-макети на папері для наступного виготовлень неметалічних офсетних форм (на плівці). За допомогою спеціальних формних автоматів з паперових оригінал-макеті можна протягом 20-30 секунд виготовити недорогі електростатичні або "срібні" друкарські форми на паперовій або поліефірній основі.

Друкарські процеси - це підготовка друкарської машини до друкування та друкування тиражу. Друкування тиражу розпочинається після одержання від замовника одного примірника верстки (ксерокопії, рукопису, оригінал-макета чи відбитку) видання, що оформлений до друку - на титульному аркуші, обкладинці є підпис до друку видавця або редактора (для періодичних видань) чи керівника організації. Найновітніші методи виготовлення друкованої продукції - це методи "з комп'ютера на папір". Такий друк здійснюють за допомогою цифрової друкарської машини, яка не потребує формних процесів, рідких фарб, оскільки їх замінюють відповідні кольорові тонери, а друк є електрографічним. У разі необхідності невеликих тиражів застосовують аркушеві друкарські офсетні машини, які забезпечують автоматичний цикл роботи на паперових офсетних формах, зокрема автоматизацію основних друкарських процесів: встановлення форми, друк заданої кількості відбитків, зняття форми, змивання офсетного полотна.

До післядрукарських процесів виготовлення видання належать брошуровально-палітурні та оздоблювальні процеси.

Брошуровально-палітурні процеси - комплекс процесів отримання з віддрукованих аркушів готових видань у палітурці чи обкладинці. Віддруковані аркуші майбутнього видання проходять такі основні процеси: розрізування і фальцювання (згинання паперових аркушів у певному порядку), комплектування книжкового блока з зошитів або аркушів, скріплення скомплектованих зошитів у блок, обрізування книжкового блока та обтискування його кінця, покриття книжкового блока обкладинкою, або виготовлення палітурки та вставляння книжкового блока в палітурку. Готові видання піддають процесам упакування та складування - здавання друкованої продукції на склади - внаслідок цих процесів ДП осідає у ДМ як товар, призначений для реалізації.

Важливим процесом є оформлення видання на випуск у світ. Видавець перевіряє готове видання та дає вказівку виготівникові про розсилку обов'язкових примірників видань. Це здійснюється за рахунок загального тиражу видання, до оформлення видання на випуск у світ, а газет - у день виходу кожного номеру. Згідно з "Положенням про порядок друкування видань" тираж видання слід видавати замовникові після розсилки обов'язкових примірників. За законом України "Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) всі поліграфічні підприємства, установи і організації, які мають розмножувальну техніку, зобов'язані розсилати обов'язкові примірники виготовлених ними нетаємних творів друку безоплатно до оформлення видань на випуск у світ згідно зі списком установ і організацій, які мають право на їх одержання. Не підлягають розсилці обов'язкові примірники службових видань, нетаємної технічної документації на військову продукцію та бланків. Обов'язкові примірники періодичних видань пересилаються поштовими каналами безплатно в порядку, передбаченому для пересилки службових відправлень Міністерства зв'язку України. Розсилка інших видів видань здійснюється за кошти видавців, які витрати за розсилку відносять на собівартість друкованої продукції.

Завдяки функціонуванню потоків обов'язкового примірника документів здійснюється комплектування та збереження у провідних бібліотеках вичерпного національного документного фонду України як частини світового культурного надбання, державна бібліографічна та статистична реєстрація вітчизняних видань, оперативне інформування про них користувачів.

Однією з головних установ, що має право одержувати безплатний обов'язковий примірник творів друку, є Книжкова палата України, яка на його основі здійснює державну бібліографічну реєстрацію та централізовану каталогізацію всіх без винятку видів видань, виданих в Україні, а також веде державну статистику друку, яка характеризує динаміку та тенденції розвитку ДП вітчизняних видань, комплектує та зберігає повний і недоторканий фонд Державного архіву друку - головного сховища всіх видань України.

З 1996 р. Книжкова палата України розпочала роботу над створенням інформаційно-бібліографічної системи "Книги в продажу" (книги, що є в наявності на книжковому ринку та що друкуються). Ця система розроблена по аналогії з відомою у світі книгорозповсюджуючою системою "Вооks in Print", яка успішно функціонує у високорозвинутих країнах (СІЛА, Великої Британії, Німеччини, Франції) і є організаційною основою книжкового ринку. Функціонування автоматизованої інформаційно-бібліографічної системи "Книги в продажу" передбачає: збір інформації видавців і видання тематичного плану випуску продукції видавництв України, що планується до випуску у світ; збір попередніх замовлень на книги, передача їх видавцям; збір інформації від видавців і книгорозповсюджувачів про книги, що є в наявності і що друкуються; видання на її основі каталогу "Книги в продажу" в традиційній та електронній версіях. Система виконує інформаційну, координаційну, рекламну функції і завдяки комплексу електронних засобів може оперативно інформувати всі зацікавлені сторони про книговидання в Україні для повнішого обліку потреб ринку, задоволення читацького попиту та потреб держави.

Крім того, в структурі Книжкової палати створено Національне агентство ISBN, яке присвоює книжковим виданням Міжнародний стандартний книжковий номер, що дає можливість ідентифікувати кожне видання, де б воно не знаходилось. Для автоматичного зчитування ISBN у світовій видавничій практиці широко використовується метод штрихового кодування. Міжнародна асоціація по товарній нумерації - ЕАN - розробила і ввела штрих-код для книг, який складається з коду ISBN і спеціального коду 978 для ідентифікації книг у загальній товарній масі. Штрих-код уявляє собою чергування темних і світлих cveu різної ширини, які зчитуються спеціальними електронними оптичними пристроями. На світовому книжковому ринку розповсюдження видань без ISBN і штрихових кодів ускладнено, оскільки на їх основі в розвинених країнах функціонують автоматизовані системи телезамовлення видань, що суттєво вдосконалює процес їх реалізації.

Нині в Україні здійснюється робота по введенню ISBN і системи штрихового кодування, що дозволить повністю автоматизувати процес руху документів від моменту їх видання до продажу. Тому в книжковій торгівлі будуть впроваджуватися системи автоматизації на основі касових комп'ютерних систем, що дадуть можливість оперативно контролювати продаж книг, диференційовано зважати на зміни товарних запасів, автоматично дозамовляти товар від оптовиків чи видавництв, забезпечити належний торгово-технологічний процес на основі оптимізації функціонування ДП та М.

6. Особливості функціонування документних потоків та масивів на етапах документорозповсюдження та документовикористання

Значення документорозповсюдження важко переоцінити - завдяки функціонуванню систем транспортування та постачання документів вони мають змогу рухатися в інформаційному середовищі, знаходячи адресатів.

На етапі документорозповсюдження особливе значення слід приділяти захисту матеріальної та інформаційної складових документа, тому що в умовах розширення доступу до документа зростає імовірність його пошкодження чи втрати в цілому або окремих його частин (додатків, екземплярів тощо), їх розкрадання, несанкціонованого ознайомлення та копіювання документа, його підміна з метою фальсифікування або приховування факту втрати (крадіжки), порушення прав автора та ін.

Ефективна система захисту документа повинна включати правові, організаційні, технічні заходи. Правові заходи передбачають прийняття законів, що захищають права власника на документовану інформацію та документ як товар, формування механізму відповідальності за інформаційне піратство та шпигунство. Організаційна підсистема захисту документа - це заходи управлінського та обмежувального характеру, що примушують персонал та користувачів дотримуватися правил роботи з документами обмеженого доступу, використовувати спеціальні технології документування та використання інформації, яка є державною, службовою або комерційною таємницею. В межах цих заходів слід забезпечувати належне обладнання приміщень, їх протипожежну безпеку, охорону території, транспорту, регламентацію перепусткового режиму, ідентифікування персоналу та вантажів, ін.

Підсистема технічного захисту поєднує як засоби зміцнення матеріальної складової документа (оправлення, конвертування, ламінування тощо), так і різноманітні засоби захисту інформаційної складової документа, серед яких розрізняють апаратні та програмні. До апаратних належать: засоби захисту технічних каналів витоку інформації, що виникають при роботі ЕОМ, засобів зв'язку, копіювальних апаратів та ін. приладів; засоби виявлення пристроїв технічної розвідки та ін. До програмних засобів захисту інформаційної складової документа належать парольний доступ, криптографічні методи захисту (шифрування тексту документа при передаванні його по каналах зв'язку). При захисті електронних документів від несанкціонованого доступу широко використовують також новітні сучасні досягнення: компресування - стиснення документованої інформації з її подальшим розпаковуванням за допомогою конкретного алгоритму; стеганографія - приховування документованої інформації у мультимедійних файлах графіки, відео та музичних фрагментах.

Мета розповсюдження видавничої продукції - доведення її до споживачів через торговельну мережу або іншими способами. Безоплатне розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися з науковою, культурно-просвітницькою, благодійною, рекламною метою тощо через дарунки, обов'язковий примірник, документообмін.

Крім безплатних способів розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися через її реалізацію (продаж) у роздрібній та оптовій торгівлі. При цьому способі розповсюдження ДП утворюються між видавництвом, що випускає книги та цілою низкою установ: оптові бази, рекламні агентства, книжкові магазини, які об'єднує спільна мета - допомогти читачам придбати необхідні документи, а собі забезпечити максимум прибутку. Ці установи є власниками значних за обсягом ДМ - основи їх виробничої діяльності.

Реалізація видавничої продукції в умовах ринку залежить від ефективності маркетингової діяльності - комплексу видів діяльності видавництва щодо виявлення потреб потенційних користувачів та їх задоволення.

Рекламування видавничої продукції - це найважливіший процес, від якого залежить майбутній шлях документів. З метою створення оптимальних умов для книгообороту в Україні видавці та книгорозповсюджувачі, зацікавлені в реалізації своєї книжкової продукції, повинні використовувати національний каталог "Книги в продажу" як засіб просунення товару на книжковий ринок та його рекламу. Важливо, щоб книга мала ISBN, наявність якого максимально спрощує пошук та замовлення потрібного видання.

Рекламування видань здійснюється також через телебачення та радіомовлення, виставки та ярмарки друкованої продукції, прайс-аркуші та каталоги видавництв, спеціальні видання: газети "Нові видання України", "Книжковий клуб", "Літературна Україна", "Книжное обозрение" "Книготорговий бюллетень", журнали "Палітра друку", "Поліграфіст", "Бібліотечний вісник", "Вісник Книжкової палати", "Літопис книг", "Каталог періодичних видань України", каталог "Книги поштою" та ін.

Здавання тиражів видань до книготорговельної мережі або замовникові оформлюється приймально-здавальними документами або розпискою в одержанні друкованої продукції книготорговельною організацією чи замовником. Рух готової книжкової продукції до споживача розпочинається, як звичайно, з оптової книжкової торгівлі. її завдання - з найменшими затратами і в максимально стислі строки доставити випущені видання роздрібним книготорговельним підприємствам. На цьому напрямі слідування книжкового потоку документі масиви утворюються в оптових структурах видавництв, центральних оптових фірмах, регіональних оптових підприємствах, а потім у різноманітних підсистемах роздрібної торгівлі. Ці структури належать до транзитних документних систем, які є посередниками між виробниками та користувачами видань. Діяльність транзитних документних систем активно впливає на виробництво документів, прискорюючи або стримуючи його розвиток.

Оптові підприємства вивчають попит і кон'юнктуру книжкового ринку, збирають замовлення роздрібних підприємств згідно з ними закуповують книжкову продукцію у постачальників, здійснюють рекламно-інформаційні заходи, транспортно-експедиційні роботи. Відповідно до своїх функцій вони мають оптові бази і склади, власні транспортні засоби. Без налагодженої оптової торгівлі книжковий ринок не може працювати ефективно.

Стара система оптової книжкової торгівлі в Україні, яка була основана на централізованому плануванні, адміністративному розміщенні тиражів, економічно необґрунтованих цінах відійшла в минуле. Це усунуло перешкоди на шляху розвитку підприємницької ініціативи, ліквідувало необхідність розповсюджувати книги, що не користуються попитом.

Динамічного розвитку останнім часом набула книжкова торгівля "Книга - поштою", яка складає 10% загального товарообігу, а по окремих видавництвах - до 40% - 50% тиражу книг. Цей канал книгорозповсюдження дозволяє використовувати переваги поштового експедування одиничних екземплярів або невеликого комплекту видань, забезпечує оперативність їх доставки в регіони, можливість вручення замовлення безпосередньо індивідуальному покупцеві. Економічні розрахунки свідчать, що витрати на оплату поштових тарифів складають в середньому 35% вартості видання і фактично у 1,5-2 рази менше торгових націнок посередників, які доставляють книги у віддалені райони іншими шляхами. У зв'язку з цим особливо вигідний поштовий продаж коштовних видань, оскільки тут транспортні витрати складають 10 - 15% вартості видання. Переваги поштового каналу можуть використовуватися для розповсюдження малотиражної (500 -1000 прим.) і спеціальної науково-технічної літератури, видань мовами етнічних меншин.

Останнім часом поширюються власні книжкові магазини при видавництвах, які ведуть за готівку роздрібну та дрібнооптову торгівлю книжковою продукцією. їх ДМ майже повністю відбивають асортимент видавництва, формуючись з його ДП.

Спеціальним каналом розповсюдження книг є мережа бібліотечних колекторів. Бібліотечний колектор - це спеціалізоване книготорговельне підприємство, призначене для планомірного постачання бібліотек з урахуванням їхнього типу, культурно-економічного профілю регіону, національного складу населення.

До 1990-х рр. обласні бібліотечні колектори були основним джерелом документопостачання бібліотек, зокрема масових, забезпечуючи їм до 80% нових надходжень. Товарообіг бібколекторів складав близько 20% загального книготоргового обігу країни. Серед функцій бібліотечних колекторів обслуговування діючих бібліотек згідно з укладеним договором; вивчення потреб бібліотек і надання пропозицій видавничим та книготорговим підприємствам щодо видання та перевидання необхідної літератури; надання методичної та консультаційно-бібліографічної допомоги бібліотекам та ін.

Централізована система документопостачання бібліотек, основана на бібколекторах, мала свої переваги, забезпечуючи можливість замовлення та отримання більшої частини необхідної літератури через один канал, що спрощувало технологію комплектування. Але це була жорстка система, що контролювала репертуар та обсяги надходжень до бібліотечних фондів, не завжди зважаючи на інтереси бібліотек. Часто книготорги збували через бібколектори нереалізовані залишки непотрібної бібліотекам літератури.

У ринкових умовах бібліотечний колектор уже не може існувати як установа, в основі діяльності якої не закладено раціонального економічного механізму. З виникненням конкуренції з боку посередницьких комерційних фірм та приватних бібколекторів, які гнучко реагують на потреби бібліотек, пропонуючи їм широкий перелік якісних послуг, державні бібколектори почали виходити з підпорядкування книготоргам, набуваючи юридичну самостійність та змогу перебудовувати свою роботу на принципах економічної зацікавленості.

Крім універсальних установ документоторговельна мережа має в своїй структурі профільні підприємства, що спеціалізуються на розповсюдженні картографічних, ізографічних, аудіовізуальних документів. Наприклад, науково-виробниче підприємство "Картографія" реалізує свою продукцію через власні спеціалізовані магазини.

Періодичні видання розповсюджуються через державне підприємство Преса та Українське державне підприємство поштового зв'язку Укрпошта, що забезпечують організацію передплати, збір замовлень на газети і журнали та функціонування регіональних експедиційних підприємств, які згідно з графіком приймають тиражі у видавців та здійснюють їх доставку передплатникам. Ще один канал розповсюдження періодики - роздрібна торгівля з лотків, розносна та розвізна торгівля.

Електронні документи мають суттєві особливості, що впливають на структуру їх життєвого циклу, технології створення, розповсюдження та використання. Комп'ютерні технології обробки даних у сукупності з технологіями електронних комунікацій впроваджують нові механізми роботи з документом, які не лише розширюють можливості швидкого доступу, економічності, інформаційної ємності, скільки перетворюють саму сукупність інформаційних процесів у цієї галузі. Так, з фізичної точки зору компоненти електронного документа можна територіально розділити. Розбиття на компоненти визначається базисними форматами, які використовують при електронному зберіганні об'єктів різних видів (текстових, графічних, аудіо, відео та ін.).

Гнучкість електронного надання інформації забезпечується тим, що з тією або іншою структурою даних можуть бути співвіднесені відповідні програми обробки. Між різними компонентами електронного документа формуються зв'язки, що індукують семантичні мережі типу динамічних гіпертекстів. Такі специфічні особливості електронних документів як інтегрованість, гнучкість та інтерактивність (наявність діалогового режиму користування документами) дозволяють користувачам працювати з ними в режимі маніпулювання даними, здійснювати колективне створення документів на основі автоматизованих робочих місць, поєднаних засобами комунікації.

Специфіка електронного документа відбивається на всіх етапах його життєвого циклу, впливаючи на функціонування ДП та М. Так, на етапі створення електронного документа здійснюється розробка родової логічної структури документа, його макетної структури, стилів показу. В процесі макетування документа створюється специфічна макетна структура, яка може використовуватися процесом зображення для показу документа в прийнятній для людини формі на носії показу. Сам процес макетування складається з автоматичного створення конкретної макетної структури для документа і розміщення вмісту базових логічних об'єктів у блоках.

Можливості безпаперової обробки та користування електронним документом часто дозволяють уникнути процесу його друку та традиційного транспортування по каналах розповсюджування. Для введення документа в обіг достатньо розташувати його на серверу, зареєструвати у пошукових системах і забезпечити можливість віддаленого доступу до документа через телекомунікаційні мережі. Використання технологій електронної доставки породжує потоки електронних документів, що функціонують між власниками та користувачами електронних документних ресурсів. Організація масивів електронних документів як основи цифрових бібліотек дає змогу знизити витрати часу на опублікування, пошук і доставку документа, розширити аудиторію потенційних користувачів.

Таким чином, до транзитних документно-комунікаційних систем, що забезпечують розповсюдження видавничої продукції, належать не лише традиційні системи транспортування документів (експедиційні підприємства), оптові та роздрібні торговельні установи, пошта, але й центри електронної доставки документів, електронна пошта, глобальні комп'ютерні мережі та інші засоби забезпечення дистанційного доступу до віддалених БД. Характерні ознаки транзитних документних систем: інтенсивне, динамічне, безперервне змінювання складу документних масивів; призначеність для короткочасного зберігання документів з моменту їх надходження до моменту їх збуту.

Транзитні документні системи - стабільне джерело поповнення термінальних документних систем, до яких належать власні та суспільні бібліотеки, органи науково-технічної інформації, архіви, музеї. Вони призначені для кумуляції, тривалого або постійного зберігання документів з метою надання їх у користування споживачам інформації, забезпечення наступного етапу життєвого циклу документа - документовикористання.

Необхідною умовою документовикористання є правильна організація документних фондів, тобто створення умов, які б забезпечували рух, пошук і зберігання документів у термінальних документних системах. Наданню документа користувачам передують такі важливі процеси: відбір, замовлення, приймання, облік, наукова та технічна обробка, розміщення і зберігання. Зміст цих процесів детально вивчається в межах документного фондознавства.

Форми надання документів у користування різноманітні. Основні з них: видача для вивчення у читальному залі; видача для тимчасового користування за межами документної установи; дистанційний доступ; копіювання документів; експонування цінних документів у музеях, відділах рідких книг наукових бібліотек, проведення екскурсій.

Інтенсивність функціонування внутрішніх ДП у документних фондах термінальних документних систем, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються кількісними показниками: документовидача, читаність, оборотність. Ці показники є основними критеріями оцінки якості документних фондів, орієнтованих на задоволення поточних інформаційних потреб користувачів (більшість публічних та спеціальних низових бібліотек, органів НТІ, служб документаційного забезпечення управління).

Так, оборотність (О) визначається відношенням кількості видач (В) документів за певний час (наприклад, протягом року) до загального обсягу фонду (Ф): О = В:Ф. Оборотність дає змогу з'ясувати, скільки разів у середньому видавався кожний документ користувачам. Цей показник може бути загальним (фонд в цілому) і частковим (окремі види документів, мова, галузь знання тощо). Оптимальний показник оборотності свідчить про високий ступінь відповідності складу фонду інформаційним потребам користувачів. Так, для фонду місцевих публічних бібліотек є оптимальним, коли 0=2, тобто протягом року кожний документ фонду було видано в середньому два рази.

Термінальні документні системи, що призначені для довічного зберігання окремих категорій документів (музеї, центральні державні та відомчі архіви, національні та центральні бібліотеки-депозитарії), оцінюють якість своїх документних фондів не за інтенсивністю їх використання у певний період, а за рівнем повноти кумулювання в них профільних документів.

Технологія організації та правила користування документами залежать від типу документної установи та видів документів. Найсуворіші вимоги існують при організації доступу користувачів до музейних предметів, архівних документів, документів з грифом обмеження доступу ("для службового користування", "секретно", "комерційна таємниця" та ін.). У наукових бібліотеках розроблені спеціальні правила користування рідкісними та цінними виданнями, дисертаціями, періодичними виданнями, що придбано за валюту. Видання, що існують у єдиному примірнику, видають в користування лише у читальному залі.

Роз'яснення та контролювання правил користування документами - це важливі процеси, що мають свої особливості в різних типах термінальних документних установ. Так, для роботи у читальному залі архіву потрібно мати допуск - його дає керівник архіву на підставі письмового клопотання установи або суспільної організації, яке діє по існуючих правилах протягом року. Копії та виписки, зроблені відвідувачами читального залу архіву, можуть бути перевірені його співробітниками стосовно їх співвідношення тематиці досліджень та оригіналам архівних документів. Видача архівних справ у тимчасове користування організаціям оформляється спеціальним актом, який підписують керівник архіву й організації-одержувача.

Серед термінальних документних систем найдемократичніші правила користування документами та форми їх контролю існують у бібліотеках. Вони є найдоступнішими документними установами суспільства.

Використання документа - це сенс та результат його життєвого циклу. Після замовлення документ розшукують у фондосховищах, доставляють та видають користувачеві. Наступні процеси - це сприймання інформаційної складової документа, її розуміння, засвоєння, фіксація, аналіз та синтез, перетворення набутої інформації у новий замисел і новий документ.

Нові документи, що поповнюють документні потоки й масиви, збагачують суспільні знання, але об'єктивно знижують інформаційну цінність документів попередніх років. Тому більшість документів, що користуються попитом протягом певного часу (від 3 до 15 років), вважаються застарілими та вилучаються з фондів, призначених для задоволення поточних інформаційних потреб. Кілька примірників найцінніших видань передаються на депозитарне зберігання, інші можуть реалізовуватися населенню через канали книжкової торгівлі. Нереалізовані населенню видання, застарілі неопубліковані документи, а також управлінські документи, що не пройшли експертизу цінності і не прийняті на постійне зберігання у державні архіви, підлягають утилізації - переробленню з метою використання як сировини.

Таким чином, життєвий цикл документа забезпечується функціонуванням ДП та М, що формуються у спеціалізованих документно-комунікаційних системах, зорієнтованих на виробництво документів (генезисні документні системи), їх транспортування та розповсюдження (транзитні документні системи), організацію зберігання з метою використання споживачами інформації (термінальні документні системи).

Завдання для самоперевірки

1. Довести наявність циклічності функціонування
документа.

Охарактеризувати документогенез як початковий етап життєвого циклу документа.

Визначити транзитні документні системи, що забезпечують етап документорозповсюдження.

Навести у вигляді блок-схеми послідовність основних процесів етапу документовикористання.

Визначити особливості життєвого циклу документа у різних видах термінальних документних систем.

РОЗДІЛ 3. ОСНОВНІ ЗАКОНОМІРНОСТІ ФУНКЦІОНУВАННЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ

7. Загальні та специфічні закономірності функціонування документних потоків та масивів. Закономірності їх росту

У теоретичному знанні про систему ДК особливе місце посідають закономірності її існування. їх значення в тому, що вони відбивають суттєві, сталі, необхідні зв'язки між документно-комунікаційними явищами. Закономірність указує на загальний характер процесу, який є не хаотичним скупченням випадковостей, а підкорюється необхідній послідовності, певному порядку, який не залежить від свідомості людини. Якщо явище наступає закономірно, а не випадково, то воно відповідає певному закону. Поняття "закон" та "закономірність" - однопорядкові, тобто суттєвих відмінностей між ними не існує.

Закономірності функціонування ДП та М - це найстійкіші тенденції їх розвитку та використання у суспільстві. Вони зумовлені наявністю у документів об'єктивних властивостей, що забезпечують їх значущість та необхідність у системі соціальних комунікацій. За ступенем узагальнення та функціональної роллю розрізняються загальні й специфічні закономірності. Загальні закономірності є відносно незалежними один від одного й рівноправні за значенням, формуються під впливом зовнішнього середовища на ДП та М як систему.

Основну загальну закономірність, що є методологічною основою теорії розвитку документних комунікацій, відбиває закон відповідності складу та обсягу ДП та М зовнішньому середовищу - інформаційним потребам членів суспільства, завданням різних видів документних систем на кожному конкретному історичному етапі.

З розвитком суспільного прогресу, ускладненням та диференціацією інформаційних потреб постійно зростають обсяги ДП та М та темпи їх доведення до користувачів. Досягнення науково-технічного прогресу сприяють ускладненню структури ДП та М виникненням документів на новітніх носіях інформації та спеціалізованих документних установ по їх розповсюдженню та кумулюванню. Функціонування "закону відповідності" детально вивчено як теоретичну базу розвитку бібліотечного та архівного фондознавства.

З ускладненням та збільшенням обсягів ДП та М постає необхідність в його ущільненні через впровадження нових знакових засобів та способів документування інформації, винахід новітніх носіїв інформації та видів документів. Цю тенденцію можна охарактеризувати як закономірність ущільнення ДП та М під час його історичного розвитку. Класичними прикладами її дії можуть бути перехід писемності від ідеографічних до літерно-звукових (алфавітних) знакових систем, перехід від рукописів до друкування, а від них - до електронних технологій документування інформації. Взагалі цю закономірність підтверджує вся еволюція документа від глиняних табличок до СD-ROM.

З попередньою закономірністю тісно пов'язана інша тенденція розвитку ДП та М, яку можна охарактеризувати як закономірність зберігання й спеціалізації різних видів документів. Зміст в тому, що попередні й нові види і форми документів взаємодоповнюють один одного, спеціалізуючись на виконанні певних функцій, поряд із новітніми використовуються й минулі досягнення технологій документування інформації. Так, широке розповсюдження великої кількості ідентичних примірників поліграфічних документів не ліквідувало рукописи, аудіовізуальні документи використовують поряд з текстовими та фотографічними. Еволюція функціонування документних комунікацій свідчить, що попередні види документів, віддавши частину своїх функцій новим видам, як правило, не відмирають, а зберігаються й починають ефективно виконувати порівняно обмежені функції.

Ця закономірність зумовлена тим об'єктивним фактором, що потреби у нових засобах комунікації не ведуть до повного усунення тих потреб, які задовольнялися попередніми засобами. Вона свідчить, що документно-комунікаційні засоби характеризуються великою стабільністю, оскільки призначені для матеріального втілення суспільної свідомості, їх використання в різних галузях людської діяльності означає створення стійкого каналу зв'язку між членами певного об'єднання.

Закономірність зберігання й спеціалізації різних видів документів має виключно важливе значення, її знання допомагає краще зрозуміти роль та значення документних систем суспільства, вести аргументовану критику щодо "концепцій" відмирання та заміни друкованих документів машинопрочитуваними, традиційних бібліотек - органами НТІ, комп'ютерними базами даних, глобальними мережами та віртуальними бібліотеками. Фахівці документно-комунікаційної сфери мають усвідомлювати, що нові електронні технології, що призначені більш ефективно забезпечити рух інформації на її конкретних стадіях, лише доповнюють та збагачують вже існуючу систему документних комунікацій, а не призводять до її відмирання.

Специфічні закономірності пов'язані з окремими властивостями інформаційної складової документів, що впливають на динаміку росту ДП та М, приводять до розсіювання та концентрації, старіння або актуалізації документів. Необхідність вивчення цих закономірностей з позицій документознавчого підходу потребує їх детального висвітлення.

Важливою тенденцією розвитку ДП та М як специфічної закономірності є постійне зростання кількості документів, що їх утворюють.

Динаміка росту ДП та М - це тенденція збільшення з часом їх річного обсягу. Вивчати можна динаміку зміни світового, національного, регіонального, галузевого, проблемно тематичного ДП та М або динаміку росту однорідної за будь-якою ознакою частини потоку, наприклад, потік патентних документів, потік видань українською мовою та ін. Базою для отримання даних про динаміку росту ДП є вторинні джерела: літописи та статистичні довідники Книжкової палати, відомості про надходження до неї обов'язкових примірників, база даних "Книги в наявності та друці" тощо.

Явище постійного приросту кількості документів у потоці виявили ще в минулому столітті завдяки стеженню за ДП наукових журналів. Так, на початку XIX ст. у світі налічувалося близько 100 наукових періодичних видань, у 1850 р. їх було вже більше 1000, а нині - майже 8000 назв.

Кількість книжкових видань подвоюється кожні 50 років, кількість серіальних видань, що вийшли друком за останні 20 років еквівалентна кількості, виданій за всі роки існування книгодрукування. Кількість електронних видань за назвами в останні 20 років зросла з 300 до 9000, тобто у ЗО разів. Фахівці вважають, що обсяг інформації, виробленої за останні 30 років, у 9 тис. разів перевищує сукупність даних, накопичених за п'ять попередніх тисячоліть.

Перші спроби експериментального вивчення тенденцій росту ДП у 50-60-ті рр. XX ст. здійснили наукознавці Д. Прайс, Г.М. Добров, В.В. Налімов, З.М. Мульченко, відкривши стабільно високі темпи зростання обсягу ДП у часі.

Найвідомішою концепцією росту ДП є експоненційна модель, запропонована й теоретично обґрунтована в 1956 р. Д. Прайсом, який визначив надзвичайно високі темпи екстенсивного росту науки: кількість наукових працівників та обсяг потоку наукових документів подвоюється кожні 10 - 15 р. Д. Прайс вважав, що наукова продукція аналогічно розвитку науки в цілому зростає відповідно до закону складних процесів із постійним для кожного періоду коефіцієнтом.

Суть закону експоненційного росту в тому, що в певний момент часу темпи росту будь-якої величини пропорційні її значенню в цей момент, тобто швидкість збільшення публікацій визначається їх кількістю за попередній період.

Експоненційний ріст ДП та М пов'язують з тим, що експонента відбиває основний механізм генерації документованої інформації, який має зворотний зв'язок, тобто нова інформація на виході подається знову на вхід, поповнює загальний масив документованої інформації та бере участь у новому процесі генерації документованої інформації.

Висновки Д. Прайса про прискорений ріст світового потоку наукових документів зумовили введення до наукового обігу понять "інформаційний вибух" та "інформаційна криза". Суть цих понять полягає в тому, що у зв'язку з постійним збільшенням обсягу ДП вчені втрачають можливість стежити за новими науковими документами зі спеціальності, тим більш безпосередньо ознайомитися з їх змістом.

Експоненційний ріст ДП підтверджено для багатьох галузей науки, техніки, виробництва. Однак вже в 60-ті рр. XX ст. виявлено ДП окремих галузей та тематичних напрямів, для яких він не був характерним. Планомірніше дослідження цього явища наприкінці 60-х - початку 70-х рр. дозволило внести суттєві корективи в концепцію експоненційного росту і зробити висновок, що темпи росту ДП та М окремих галузей, різних тематичних напрямів значно розрізняються - від прискореного до згасаючого, а також змінюються із плином часу. Сам Д. Прайс наприкінці 60-х рр. висловив думку, що експоненційний ріст поступово сягає певної межі, потім сповільнюється і припиняється, не набуваючи абсурдних значень.

Теоретичне усвідомлення неможливості безмежного росту ДП привело до розробки експоненційно - логістичної концепції його розвитку. Найважливіше в цій концепції - визнання неминучості переходу ДП в процесі росту від стадії експоненційного розвитку до стадії насичення.

Закон експоненційно-логістичного росту ДП и М підтримує значна кількість фахівців, які розвивають та збагачують його. Так, В.В. Налімов та З.М. Мульченко в своїх працях теоретично виводять експоненційно-логістичну криву і як один із факторів, що стримує прискорений ріст ДП та переводить його у логістичну фазу, називають обмежені можливості редакційно-видавничої діяльності й поліграфічної бази.

Деякі фахівці вважають, що експоненційний ріст потоку характерний тільки для дуже короткого проміжку часу - 10 -- 15 рр. Між двома періодами експоненційного росту ДП діє інший механізм. Деякі фахівці підтримують концепцію лінійного росту ДП, яка припускає збільшення його річного обсягу з постійною у часі швидкістю.

Загалом проблему достовірності концепції росту світового потоку не можна вирішити теоретично, без обробки повних статистичних даних. За думкою дослідників теорія не спроможна дати нині задовільне виведення експоненти, логісти або будь-якої іншої кривої росту ДП.

Вивчення теоретичних концепцій росту ДП та емпіричних даних різної тематики доводить, що жодна із запропонованих моделей не може претендувати на універсальність, оскільки динаміка росту ДП різна для різних галузей знань та певних тематичних напрямів; для різних етапів їх розвитку; різних видів документів, різних країн. Ці висновки підтверджені дослідженнями мікропотоків гуманітарної та суспільствознавчої проблематики.

Для характеристики темпів росту ДП використовують кількісні показники. Найважливіший з них - період подвоєння обсягу потоку - це час, протягом якого обсяг річного мікро-потоку збільшується удвічі. Він визначається роками, протягом яких кількість документів базового року подвоюється. Методика визначення періоду подвоєння наводиться у працях Г.Ф. Гордукалової, яка на прикладі ДП суспільно-політичної літератури поділяє його за цим показником на чотири основні групи:

1 - ДП прискореного розвитку, період подвоєння обсягу потоку триває менше 10 років (до цієї групи належать мікропотоки документів економічної, юридичної тематики);

ДП середніх темпів розвитку, з періодом подвоєння обсягу від 10 до 20 років (мікропотоки документів філософської тематики, краєзнавчої та етнографічної проблематики);

ДП повільних темпів розвитку, з періодом подвоєння обсягу більше 20 років (мікропотоки документів історичної, педагогічної, літературознавчої тематики);

ДП, що згасають - обсяг річного потоку яких не зростає, а зменшується (ДП класичних та маловикористовуваних мов, літератури з марксизму-ленінізму та ін.).

Ще один важливий кількісний показник - швидкість зростання ДП - визначається відносною кількістю документів поточного року порівняно з кількістю документів базового року. Його доцільно використовувати з метою встановлення кількості публікацій для певної галузі науки і техніки.

Відносна швидкість росту ДП - показник, який визначається співвідношенням швидкостей росту двох або більше порівнюваних потоків документів з двох або більше тематичних напрямів. Цей показник дозволяє не лише порівнювати швидкості росту, але й визначити абсолютну кількість документів у році, що прогнозується.

Результати численних досліджень свідчать, що на швидкість росту ДП та М впливають такі фактори:

- соціально-демографічні (динаміка росту населення; кількість фахівців, наукових керівників, винахідників; періоди соціальної нестабільності; інтерессуспільства до певної проблематики та ін.);

- економіко-географічні (тенденції розвитку оптового та роздрібного товарообігу; наявність виробництва паперу; вклади населення в банки; різке збільшення або зменшення кількості періодичних видань тощо);

- фактори культурного середовища (грамотність і загальний культурний рівень населення, важливі відкриття або зміна фундаментальних концепцій у науці, літературі, мистецтві).

Сучасний моніторинг щодо обсягів ДП та М не дає фактів постійного збільшення мікропотоків документів, тому можна стверджувати про їх певну стабілізацію. Однак досліджуючи потоки традиційних видів документів - видань та неопублікованих документів, необхідно зважати на те, що в останній час у загальному ДП все більшого значення починають набувати електронні документи.

Загалом на результати досліджень темпів росту ДП та М фахівці мають зважати при прогнозуванні тенденцій збільшення кількості документів у подальші роки та віддалену перспективу. У практичній діяльності ці дані дають можливість визначити зростання обсягів документних масивів транзитних документних систем, а також документних фондів бібліотек, органів НТІ, архівів, встановити пропорції їх активних і пасивних частин у майбутньому.

8. Старіння та актуалізація документів у документних потоках та масивах

Серед специфічних закономірностей, що впливають на розвиток ДП та М, є старіння документів.

Старіння документів - це складний процес, який залежить від багатьох факторів і стосується як інформаційної складової документа, так і його фізичної основи.

Старіння фізичної основи документа обумовлене зміною з часом властивостей речових матеріалів, використаних при виробництві носія інформації та засобів її документування. Ці зміни відбуваються як внаслідок взаємодії складових елементів основи один з одним, так і внаслідок впливу факторів зовнішнього середовища (температури й вологості повітря, ступеня його забруднення домішками газів, наявності спектрів ультрафіолетового та інфрачервоного випромінювання, та ін.).

Процес старіння фізичної складової документа є необоротним і належить до нерівномірних процесів, у якому одночасно відбуваються декілька явищ, що можуть накладатися одне на одне. Тому в межах закономірності старіння матеріальної основи документа діє багато феноменологічних законів, наприклад, закон Фур'є про пропорційність теплового потоку градієнту температури, закон Фіка про пропорційність потоку компонента суміші градієнта концентрації, закон про пропорційність швидкості хімічної реакції градієнту хімічного потенціалу. З метою виявлення інтенсивності процесу старіння матеріальних носіїв документованої інформації використовують закон збереження маси, закон збереження енергії, другий закон термодинаміки та ін.

Основна параметрична характеристика фізичного старіння - довговічність матеріальної основи документа, яка залежить від хімічних та фізичних властивостей носія інформації: виду та хімічного складу волокнистих матеріалів, які застосовують при його виготовленні, наявності кислот, солей металів, речовин, якими фарбують, клеять основу та ін. Загальний показник довговічності паперу залежить від таких складових, як кількість целюлози, показник кислотності, ступінь полімеризації, мідне число, опір зламу та розривання. З часом характер поведінки цих складових змінюється.

Процес старіння матеріальної складової документа відбиває закон зниження з часом основних фізико-хімічних параметрів довговічності Швидкість падіння показника довговічності залежить від умов зберігання документа. Визначаючи показник довговічності матеріальної складової документа, слід зважати на параметри, які умовно характеризують склад сировини і технологію виробництва матеріальної основи документа, а також на температуру та відносну вологість повітря у сховищі, освітлення, довжину хвиль спектра випромінювання, зміст шкідливих домішок у повітрі.

Процес старіння інформаційної складової документів обумовлений тим, що документи навіть одного тематичного напряму, різнорідні не тільки за фізичним та інформаційним обсягом, але й за змістовною цінністю та корисністю для споживачів. Тому швидкість і характер їх просування до користувачів неоднакові. Більшим попитом користуються документи, що містять нову і, як правило, більш актуальну й цінну інформацію. Зі збільшенням "віку" документів попит на них спочатку сягає певного максимуму, а потім поступово зменшується і може навіть зовсім припинитися. Явище знижування з часом попиту на документ одержало назву "старіння", хоча за думкою багатьох фахівців поняття "старіння" не точно відбиває зміст цього процесу: якщо документ містив об'єктивну істину, то він ніколи не може застаріти.

Найпоширенішим у науковому обігу є визначення, запропоноване В.А. Мінкіною: старіння - це об'єктивний процес втрати ціннісних властивостей документів з часом у зв'язку з появою у потоці нових документів з більш оригінальною, повною, вірогідною інформацією про об'єкт. Так, за даними бібліотечної статистики близько 62% запитів припадає на журнали, "вік" яких не перевищує 1,5 роки, 31% - на журнали "віком" 1,5-5 років, 6% - на журнали віком від 6 до 10 років, 7% - на журнали більш ніж 10-річного віку.