Соціальна документно-комунікаційна система. Її специфіка

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ГУМАНІТАРНИЙ ІНСТИТУТ

КАФЕДРА УКРАЇНОЗНАВСТВА

СОЦІАЛЬНА ДОКУМЕНТНО-КОМУНІКАЦІЙНА СИСТЕМА.

ЇЇ СПЕЦИФІКА

Курсова робота

студентки 206 групи

Гуманітарного інституту

Денисенко Вероніки Володимирівни

Науковий керівник:

канд. філол. наук,

в.о. доцента кафедри

українознавства

Литвинська Світлана Віталіївна

Київ - 2009

ЗМІСТ

ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

ВСТУП

Розділ 1. Документна комунікація як підсистема соціальної комунікації

1.1 Документна комунікація

1.2 Співвідношення документної та недокументної комунікації. Комунікаційні бар'єри

1.3 Функції документа у соціальній комунікації

Розділ 2. Документна комунікаційна система. Документні потоки та масиви як складові ДКС

2.1 Документно-комунікаційна система та її підсистеми

2.2 Роль документних потоків та масивів у документній комунікації

Розділ 3. Документна діяльність як ВАЖЛИВА складова документної соціальної комунікації

3.1 Документ в соціальній комунікації

3.2 Документування та організація роботи з документами

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

ДКС - документно - комунікаційна система.

ДМ - документний масив.

ДП - документний поток.

ДР - документний ресурс.

ДС - документна система.

ДФ - документний фонд.

ВСТУП

Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально - комунікаційна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами неможливі інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, збагачення соціальної пам'яті, нові досягнення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезису доводять, що соціальна комунікація - це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогрессу будь-якого виду суспільного устрою. Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

Над питанням дослідження соціальної документно-комунікаційної системи працювали такі відомі науковці як Ю.Н. Столяров, А.В. Соколов, А.А. Солянник, Н.Б. Зиновьєва. Великий внесок в розроблення цієї проблеми внесли Н.М. Кушнаренко, Г.М. Швецова - Водка.

Актуальність теми зумовлюється тим, що документні комунікації дедалі помітніше характеризують суть невпинної глобалізації, котра охоплює сферу політики, торгівлі, промисловості, массової культури тощо. Соціальні документно-комунікаційні системи впливають на сучасний стан суспільства та зміни в ньому вцілому, тому їх вивчення є дуже важливим на сучасному етапі.

Мета цієї роботи - вивчення соціальної документно - комунікаційної системи та аналіз ії специфіки.

Поставлена мета зумовила необхідність розв'язання наступних конкретних завдань:

- з'ясувати поняття соціальної комунікації;

- проаналізувати особливості документної комунікації як окремого виду комунікації;

- охарактеризувати документ як об'єкт та предмет комунікації;

Такими чином, об'єкт нашого дослідження - соціальна документно - комунікаційна система.

Предметом вивчення є дослідження документної комунікаційної системи, як підсистеми соціальної; дослідження документних потоків та масивів як складових документної комунікації; з'ясування специфіки документної діяльності.

Для розв'язання завдань у роботі застосовано комплексну методику дослідження. В роботі застосовано підвиди логічного методу дослідження (класифікаційний, моделювання), а також такий спеціальний метод дослідження, як джерелознавчий.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків і списку використаної літератури. Список використаної літератури становить 21 найменування. Загальний обсяг курсової роботи складає 29 сторінок, з них основного тексту 25 сторінок.

РОЗДІЛ 1.

ДОКУМЕНТНА КОМУНІКАЦІЯ

1.1 Документна комунікація як підсистема соціальної

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє інформація. Вона поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить комунікації.

Комунікація - обмін інформацією (ідеями, знаннями, повідомленнями) між людьми. Інформація - це відомості, призначені для передачі в процесі соціальної комунікації [17, c.46].

Сучасні автори теорії комунікації К. Шеннон та У. Вівер дають таке визначення комунікації: "Це всі дії, коли один розум впливає на інший". Розглядаючи комунікацію як явище, ми можемо виділити такі складники комунікації: суб'єкт комунікації, предмет комунікації, комунікативні засоби, комунікативний процес тощо [11, c. 26].

Комунікація є явище системне, структурне, соціальне, історичне, психологічне й т. д. Так, предметом комунікації є комунікат. Комунікативними засобами можуть бути знакові системи. Комунікативний же процес є, власне, суттю спілкування; у нашому визначенні це безпосередньо процес встановлення й підтримання контактів. Але погляди на природу й структуру комунікативного процесу (комунікативної взаємодії) у науці різні. Ці погляди представлені у моделях комунікації [3, c.16].

У процесі комунікації виділяють п'ять основних елементів:

· комунікант - відправник документного повідомлення, з якого саме і починається акт комунікації

· комунікат - документне повідомлення (фіксована інформація, закодована певним чином за допомогою символів, знаків, кодів).

· канал (спосіб передачі інформації).

· реципієнт - отримувач повідомлення (особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її, реагує на неї).

· зворотний зв'язок - реакція реципієнта на отримане повідомлення.

Елементарна модель комунікації подана на рис. 1.

Рис.1 Модель комунікації

Найчастіше інформація передається за допомогою мови - природної (мова людського спілкування) чи штучної (мова машинного програмування). Комунікант кодує інформацію за допомогою знаків, символів, кодів, а реципієнт декодує (розшифровує, перекладає) інформацію [9, c.32].

Комунікація відбувається лише за умови, що мова повідомлення зрозуміла реципієнту [11, c. 29].

Між комунікантом та реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого неможливий зв'язок (спосіб обміну, передачі інформації). Це - зустрічі, конференції, радіо, і телебачення, Internet, видавництво, редакція журналу, бібліотека та інші канали, що забезпечують можливість безпосередньої чи опосередкованої комунікації [12, c.48].

Комунікація функціонує ефективно за умови існування зворотного зв'язку - реакції реципієнта на отримане повідомлення. Інтерес до повідомлення залежить від багатьох чинників: мають значення зміст повідомлення, доступність інформації, місце, час видання, тираж, мова, рівень і стиль публікації [17, c.44].

Модель персвазійного акту (акту переконання), або модель Лассвелла. Американський політолог та дослідник пропаганди Гарольд Лассвелл розуміє процес спілкування як акт, що складається з п'яти основних складників: “Хто говорить, що, яким засобом, до кого і з яким результатом?”

Модель Лассвелла стосується таких актів спілкування, під час яких комунікант чітко формулює комунікативну мету, знає, що він хоче від комуніката, яких змін позицій чи поведінки. Комунікативний процес при цьому розглядається як одновекторний опосередкований акт впливу на комуніката[12, c. 43].

Є багато підходів до класифікації комунікації. Її поділяють на пряму (безпосереднє спілкування) і опосередковану (комунікація між людьми черезпевні документи); вертикальну (наприклад, між науковим керівником і дисертантом) і горизонтальну (пов'язує здобувача з представниками наукової школи) та ін. За формою представлення інформації соціальні комунікації поділяються на документні та недокументні [7, c. 29].

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів.

ДК виникла на певному єтапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя. Поширенню середовища функціонування ДК сприяє інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного життя - виробництво, кредитно - фінансову сферу, постачання, управління, науку, освіту та зумовлює зростання обсягів техніко-економічної, фінансової, технологічної, наукової та іншої документованої інформації, що циркулює в межах підприємств та організацій, між ними та між різними країнами. Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документні ресурси суспільства [3, c. 21].

Найпоширенішим є поділ соціальних комунікацій на формальні і неформальні. Цей поділ здійснюється за каналом передачі повідомлень.

Формальна комунікація - обмін інформацією через спеціально створені суспільством структури та організації. Це - видавництва, редакції газет і журналів, науково-дослідні установи, вищі навчальні заклади, бібліотеки, інформаційні центри.

Неформальна комунікація - це комунікація, що встановлюється між комунікантом (відправником) і реципієнтом (отримувачем) шляхом особистих контактів, зустрічей, бесід, телефонних розмов, листування тощо. Позитивним аспектом такої комунікації є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння [9, c.36].

Вся документна інформація рухається формальними каналами комунікації. До основних офіційних каналів документної комунікації належать: видавнича, книго-торгівельна, бібліографічна та інформаційна діяльність, а також бібліотечна, музейна та архівна справи.

В залежності від кількості тих, хто спілкується, виділяють такі види комунікації:

· двустороння;

· групова;

· масова.

В двусторонній комунікації учасники почерзі виступають то в ролі комуніканта, то в ролі реципієнта.

Групова комунікація об'єднує порівняно невелику кількість людей таким чином, що коммунікант може врахувати особливості і реакцію кожного з реципієнтів. Вона являє собою систему найчастіше міжособистісних нерегульованих зовнішніми факторами стосунків, завдяки чому кожен комунікант може виступити в ролі комуніката.

Масова комунікація - процес передачі інформації групі людей одночасно за допомогою спеціальних засобів - мас-медіа (ЗМК).Документ в масовій комунікації виконує дуже важливу роль: він є одночасно засобом соціального спілкування, кумулювання знань та соціального досвіду, а також регламентування суспільного життя [13, c. 33-34].

Соціальна комунікація за Чарльзом Кулі це механізм, завдяки якому забезпечується існування та розвиток людських відносин, який включає в себе всі розумові символи, засоби їх передачі у просторі та збереження у часі. Можна говорити про існування двох підходів до визначення сутності комунікації - механістичного та діяльнісного.

Механістичний підхід розглядає комунікацію як однонаправлений процес передачі та прийому інформації.

Діяльнісний підхід розглядає комунікацію як процес спілкування, обміну думками, знаннями, почуттями, схемами поведінки, а також як спільну діяльність учасників комунікації, в ході якої виробляється спільний погляд на речі та дії з ними.

Теорія комунікації розглядає соціальне значення комунікації, яке означає та характеризує різноманітність зв'язків та відносин, що виникають у людському суспільстві (комунікаційні процеси у суспільстві).

Документальне повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації: телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації. Документ постає перед людиною - споживачем інформації - як певна річ, матеріальний об'єкт. З погляду реципієнта саме цей об'єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов'язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. Саме тому документні комунікації є дуже важливими в наш час.

1.2 Співвідношення документної та недокументної комунікації

Документна комунікація існує паралельно з недокументною соціальною комунікацією. У недокументній комунікації інформація (повідомлення) передається в незакріпленій на речовинному носії формі -- в усному мовленні, радіо- або телевізійній передачі і т.п. [20].

Те саме повідомлення може бути передано різними каналами -- телебачення, радіо, особиста зустріч, публічний виступ, вуличний щит, газета, журнал і т.п. Звідси та сама інформація (повідомлення) може бути представлена як у документній, так і недокументній формі. Для глядача, що спостерігає пряму трансляцію з місця події, телебачення здатне створити «ефект присутності» більше, ніж радіо або книга.

Однак недокументні комунікації мають істотний недолік -- інформація не може зберігатися і використовуватися в незмінному виді в майбутньому. Цей недолік практично відсутній у виникших пізніше документних комунікаціях, що зберігають і передають у просторі і в часі документну (фіксовану) інформацію [20].

Недоліки нефіксованого способу передачі інформації, складність, а то і неможливість збереження і передачі її в просторі і часі поставили людство перед необхідністю документування, тобто фіксування інформації на матеріальних носіях, що мають іншу природу і здатних зберігати інформацію більш довгий час [10, c. 147].

Просторовий бар'єр. Діапазон пересування недокументованої інформації в просторі обмежений. Наприклад, звукові хвилі усного мовлення поширюються в дуже обмеженому просторі біля джерела їхнього виникнення -- людини, що говорить. Просторовий бар'єр починається там, де вухо співрозмовника вже не в змозі уловити мову, те що говорять. Але якщо той хто говорить візьме рупор або мікрофон, він значно уменьшить просторовий бар'єр, що ще більш скоротиться при наявності засобів зв'язку, радіо, телефону, телевізора. Однак така інформація може розглядатися як умовно документна, оскільки існує можливість її відтворення.

Різні технічні засоби фіксування і відтворення, тиражування документів дозволяють перебороти просторовий бар'єр. Наявність спеціального носія дозволяє переміщати документну інформацію в просторі відповідно до потреб суспільства.

Часовий бар'єр. Матеріальний носій із закодованою інформацією поширюється не тільки в просторі, але і в часі. Передавальну інформацію документ і сприймаючий суб'єкт повинні зістиковуватися в часі. Але в реальному світі об'єкти розділені простором.

Подальше удосконалювання знакової системи, методів і способів фіксування інформації (механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, електронний), а також матеріальної основи і форми носія (картковий, стрічковий, дискової) привело до того, що документ став одним з основних засобів передачі інформації, каналом комунікації між відправником інформації (автором) і споживачем (читачем, слухачем, глядачем).

Таким чином, документна комунікація є однієї з ведучих підсистем соціальної, що найбільше повно передає інформацію, зафіксовану в документах. Один раз виникнувши, документні комунікаційні канали постійно модернізуються (збагачуються новими технічними засобами, матеріальними носіями, знаковими системами, новими способами запису і відтворення інформації). Розвиток електронної комунікації веде до модернізації документної, їх взаємозалежному існуванню і розвиткові в майбутньому як головних підсистем соціальної комунікації [20].

1.3 Функції документа у соціальній комунікації

Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе лише за допомогою інформаційних зв'язків, які частенько знаходять матеріальне втілення в документованій інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію про процеси, що протікають в суспільстві. В той же час документ, будучи продуктом суспільного розвитку, одночасно і сам робить певний вплив на формування і характер суспільних стосунків, гальмує або, навпаки, стимулює їх розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливе поза тим соціальним середовищем, в якому цей документ з'явився і де він функціонує.

Саме ідентифікація соціальної суті документа, що став історичним джерелом, лежить, зокрема, в основі історичної науки і такої найважливішої її галузі як джерелознавство. Соціальна природа документа найтіснішим чином пов'язана з функціями документа.

Під функцією (від латів. “functio” - виконання) документа розуміється внутрішньо властиве йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. Інакше кажучи, функції документа зумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, є похідними від них. Функції документа безпосередньо пов'язані з функціями інформації, які документ переймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носієві [18, c.76].

Оскільки соціальна інформація орієнтована на задоволення різних людських потреб, тобто багатофункціональна, то і документ також поліфункционален. Сукупність функцій є засобом досягнення мети і реалізації завдань, для вирішення яких документ призначений. Функції безпосередньо впливають на види, різновиди, структуру документів.

Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого глибшого їх вивчення. Різні функції документа тісно взаємозв'язані і переплетені між собою, тому вивчення їх можливо лише за допомогою загальнонаукового методу абстрагування, тобто уявного розмежування і тимчасового виділення яких-небудь окремих функцій [18, c.78].

Функції документа можна розділити на загальні і спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи яку-небудь певну потребу, тобто реалізовуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність в документі інших функцій [16, с.92].

Виникнення документа, як вже наголошувалося, було обумовлене конкретними суспільними потребами, а саме - необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими в документі і властиві всім документам.

Названі функції, у свою чергу, тісно пов'язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з характером матеріального носія інформації тощо. Часто документознавці об'єднують їх в єдину інформаційну функцію. Однєю з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, збереження інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається “зупинити мить”.

В процесі реалізації цієї функції відбувається так би мовити матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій. Комунікативна функція призначена не лише для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, впорядкування і підтримки інформаційних зв'язків в суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль [16, с.94].

Передача інформації охоплює всі рівні соціальної системи і різних її підсистем. Вона може бути інтерактивною, тобто вестися в діалоговому режимі; може здійснюватися в якому-небудь одному напрямі: зверху - вниз або знизу - вгору. Відповідно виникають і різні категорії документів: двосторонньої дії (ділове і особисте листування, договірні документи і так далі) багатобічної дії, розраховані на інформування всього суспільства; документи, орієнтовані зверху вниз, тобто від законодавця до виконавця, від керівника до підлеглого (закони, укази, постанови, розпорядження, накази, інструкції і так далі); документи, орієнтовані від низу до верху, - від виконавця і підлеглого до керівника (скарги, донесення, доповідні записки, рапорти і так далі).

Виникнення і широке поширення в останні десятиліття комп'ютерних, телекомунікаційних і космічних мереж зв'язку і передачі інформації (системи “Інтерспутник”, “Інтернет”, електронна пошта і ін.) різко збільшили швидкість і об'єми передачі інформації і, як наслідок, комунікативні можливості документа.

Зафіксована на матеріальному носієві інформація може стати потрібною багато разів. Тому збереження інформації є одній з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значне число спеціальних установ і організацій - архівів, інформаційних центрів, музеїв і ін.

Збережена документована інформація, виявившись в ретроспективному середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. В результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, яка є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов'язана виключно з ретроспективним середовищем існування документів, тому належить до функцій вторинного порядку.

Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій або іншій мірі рівень матеріальної, наукової, технічної, мовної культури, що відображає, рівень освіти, морально-етичного стану суспільства. За допомогою документа здійснюється не лише закріплення, але і передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, етичних норм.

Окрім розглянутих вище загальних функцій, спочатку властивих практично всім документам, існує ряд функцій, якими документи наділяються в рамках тієї або іншої конкретної сфери людської діяльності [18, c.114].

До їх числа перш за все слід віднести управлінську функцію документа. Цією функцією володіє значний масив документів, що спеціально створюються як інструмент управлінської праці. Оскільки процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, остільки і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різні: організаційно-розпорядні, планові, звітні тощо.

З управлінською тісно пов'язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин в суспільстві. Цією функцією володіють перш за все документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити певні юридичні наслідки.

Історично однією з перших стала потрібною функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних стосунків викликали вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, урожаю, худоби, боргів і тому подібне.

Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива перш за все науковій документації, оскільки метою наукового пізнання є здобуття нової інформації.

Ряд документів володіє політичною функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики відноситься в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління. Політична функція знаходить своє вираження перш за все в документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур.

До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, етичних, естетичних, філософських і інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його відношення до навколишньої дійсності, знаходили віддзеркалення інтереси різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудових пам'ятників людської думки, духовних шукань наших далеких предків. В той же час добре відомо, що документи, що виконують ідеологічну функцію, можуть робити вельми істотний вплив на умонастрої і на соціальну поведінку значних мас людей [18, c.115-116].

У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв'язків, актуалізації окремих напрямів людській діяльності, а також в процесі поглиблення документоведчеських досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояву функцій, що вже діють, або виявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом вельми актуальною стала проблема захисту інформації. В результаті деякі документоведи не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації.

Аналіз основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості. По-перше, деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі і бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, залежно від конкретних соціальних потреб. По-друге, як вже наголошувалося, будь-який документ є багатофункціональним, тобто володіє одночасно декількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємозв'язані. Проте при цьому зазвичай переважає якась одна функція. По-третє, функції документа можна розділити на:

1. функцій оперативного характеру, час дії яких обмежений (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функція захисту інформації);

2. функцій що постійно діють (всі інші), які забезпечують історичну і соціокультурну спадкоємність. Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному і інформаційному середовищі, а оперативна інформація стає ретроспективною [18, c. 117].

Документ завжди вміщує у собі одночасно декілька функцій, які тісно пов'язані одна з одною. Але поліфункціональність документа не виключає домінування однієї його функції над іншою. Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове та читацьке призначення документа, що дає можливість найбільш ефективно використовувати його потенціальні можливості.

РОЗДІЛ 2.

Документна комунікаційна система.

дОКУМЕНТНІ ПОТОКИ ТА МАСИВИ ЯК ЇЇ СКЛАДОВІ

2.1 Документно - комунікаційна система та її підсистеми

Велику увагу документознавство приділяє вивченню документних комунікаційних систем, тобто систем, які складаються з документів.

Документна комунікаційна система (ДКС) - це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання і розповсюдження документної інформації в суспільстві [6, c.49].

Її завданнями є:

Ш обслуговувати і контролювати діяльність редакційно-видавничої, бібліографічної, науково-інформаційної сфери (робота бібліотек, органів науково-технічної інформації, інформаційних центрів, редакцій газет, журналів, видавництв, архівів тощо);

Ш забезпечити функціонування документування, обробки, розповсюдження, зберігання, використання, утилізації документів.

Система ДКС складається з 3-х підсистем:

· атрибутивна;

· функціональна;

· управлінська.

Атрибутивна підсистема - сукупність відносно самостійних рівнів доку-ментної комунікації, створених за тою чи іншою ознакою документа.

Атрибутивна система має 2 рівні:

§ первинно-документний рівень (галузь бібліотечної архівної і музейної діяльності);

§ вторинно-документна діяльність (документно-графічний: бібліографічна, бібліотечна, інформаційна діяльність).

Залежно від ознак документа можна виділити й інші канали ДКС:

– канал рукописів;

– поліграфічний канал;

– канал машинопрочитуваних патентних документів.

Функціональна підсистема - сукупність відносно самостійних рівнів ДКС, утворених за видами документної діяльності.

Виділяють такі контури даної підсистеми:

– рівень узагальнення або документування;

– рівень обробки, розповсюдження, зберігання, використання, утилізації документів.

Між атрибутивною і функціональною підсистемами існує тісний зв'язок і розглядати їх окремо можна тільки теоретично.

Управлінська підсистема - постійне упорядкування атрибутивної і функціональної підсистем (регулювання, зміна знакової системи, способів запису, сприйняття і відтворення інформації, підвищення рівня якості матеріальної основи і форми документів).

2.2 Роль документних потоків та масивів у документній комунікації

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди. Функціонування документних комунікацій передбачає постійний рух документів по комунікаціним каналам від комуніканта (створювача документної інформації) до реципієнта (споживача документної інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюдження та використання у суспільстві створює документний потік (ДП). ДП - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаціним каналам від створювачів та виробників до користувачів [1, с.4].

Найфундаментальніша дефініція ДП належить Г.Ф.Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображення у формі докуметів результатів соціальної діяльності суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та інші види діяльності [2, с.6].

Функціонування документних комунікацій у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання, використання. Перший досвід класифікації цих ситем належить Ю.М.Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи - авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле- та радіокомпанії, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні (транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агенства, центри електронної доставки документів, документоторгівельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують використання документів - архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо- та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.) [14, с.8].

Проходячі через названі документні системи, ДП створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабоструктурні сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, транспортуванню) - це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності докуменів, що комплектуються відповідно завдань документної ситеми по обслуговуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди (ДФ). Тобто документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних ДС, а документні фонди - в термінальних ДС.

Фонд - це фундаментальніше утворення ніж масив. Масив - це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення. Фонд - це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допо-могою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовими або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою ДФ є його відбиття у довідково-пошуковому апараті [14, с.9].

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси (ДР) - сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. ДР забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього, існують і внутрішні ДП, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства [14, с.10].

Якщо розглядати ДП та ДМ як мезосистему, то вони розглядаються як сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації. Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та ДМ як систему безпосередньо та опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

· економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

· політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийняття законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання справ людини;

· науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовується, рівень комп'ютеризації та ін.;

· соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

· демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.

· природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін [14, с.14 - 15].

Зовнішнє середовище прямого впливу - це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, кумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу - це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища.

Функції ДП та ДМ - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування документної комунікації.

Базисною функцією є інформативна - забеспечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві.

Основна функція ДМ - комунікативна - забеспечення зосередження руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція ДМ - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання людьми.

Перелічені функції належать до зовнішніх.

Внутрішніми функціями є:

1. соціально-орієнтувальна - забезпечення спадкоємності розвитку суспільства.

2. управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження документованої інформації у суспільстві.

3. утилітарна - використання ДП та ДМ у процесі соціально-комунікативної діяльності [14, с. 21 - 22].

Таким чином, ДП та ДМ відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізнити ДП та ДМ від інших підсистем ДК, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

РОЗДІЛ 3.

ДОКУМЕНТНА ДІЯЛЬНІСТЬ ЯК НЕВІД'ЄМНА СКЛАДОВА ДОКУМЕНТНОЇ СОЦІАЛЬНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

3.1 Документ в соціальній комунікації

З погляду теорії комунікації найбільш виправданим є визначення документа як каналу передачі інформації в елементраному процесі соціальної інформаційної комунікації. Але цей канал невідривно пов'язаний із повідом-ленням, що міститься в ньому. Від інших каналів (наприклад в усній комунікації) документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається в формі, зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії, що не змінюється в часі.

Документ - це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації [10, c.115].

Оскільки кінцева мета соціальної комунікації - передача знань, емоцій, вольових стимулів від комуніканта до реципієнта, то умовно можна сказати, що в документах, як і в повідомленнях, містяться знання, емоції, вольові дії. Але насправді в документі міститься тільки набір сигналів, знаків, що можуть стати знанням у свідомості реципієнта. Тому правильним є й таке твердження: у документі немає знань (емоцій, вольових дій), а є тільки інформація [15, c.5].

Інформація - це абстрактне поняття, яке свідчить про „рух ідеального в суспільстві”, про застосування комунікаційно-інформаційного підходу до аналізу тих чи інших явищ дійсності. В соціальній комунікації документ використовується як канал передачі інформації. Уся соціальна інформація є семіотичною і семантичною, бо може передаватися від людини к людині тільки в знаковій формі і є інформацією тільки в тому випадку, коли має значення, смисл, який може бути розшифрований (декодований) [4, с.48].

З таких міркуваннь визначення документа як „семантичного повідомлення, фіксованого знаковою системою на матеріальному носії для передачі його в часі та просторі” не суперечить наданному вище визначенню документа як каналу соціальної комунікації.

Документ є результатом практичної документної діяльності, яка включає в себе:

· документування - створення змістового повідомлення. Документування буває інтелектуальне та технічне;

· обробку - змістову і формальну оцінку документа;

· розповсюдження - доведення до споживача, яке здійснюється через книжкову торгівлю і передплату та за допомогою бібліотек, архівів, музеїв;

· зберігання - забезпечення довготривалого фізичного зберігання, захист від пошкоджень;

· використання необхідної інформації з документа;

· утилізація (переробка).

3.2 Документування та організація роботи з документами

Важливе місце в документній діяльності займає процес створення документа (документування). Документування - це складний процес, в якому приймають участь автор, видавник, редактор, поліграфіст та інші [5, с.67].

Етапи документування:

Ш підготовчий (авторський) - створення моделі документа;

Ш редакційний - від прийняття рукопису редактором до передання у виробництво;

Ш виробничий - від технічного редагування (маркетування) рукопису, підписання документа до випуску;

Ш заключний - від отримання тиражу до розповсюдження.

Таким чином, в процесі створення документа утворюється декілька продуктів: авторське повідомлення, видавниче повідомлення, поліграфічне повідомлення і останнім створюється документ [4,с.62].

Якщо розглядати документ не як повідомлення і не як канал передачі інформації, а як матеріальний об'єкт, що функціонує у суспільстві, то для його передачі потрібні певні матеріальні канали чи суспільні інститути: книжкова торгівля, бібліотечна справа тощо.

Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. При цьому з терміном „документування” безпосередньо пов'язано поняття „документ”[6, c. 41].

Документ є результатом документування і визначається як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм при цьому може виступати будь-який матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В даний час в якості носія використовується папір, поряд з яким також широко застосовуються магнітні носії, що дозволяють використовувати для документування комп'ютерну техніку [5, C.35].

При документуванні необхідно пам'ятати, що даний процес запису інформації на папері або іншому носії є строго регламентованим, що в свою чергу, забезпечує юридичну силу документа. Юридична сила - це властивість офіційного документу, повідомляється йому чинним законодавством [21].

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення офіційного документа [6, c.34].

При підготовці документа звичайно спочатку створюють його проект, який проходить процедуру редагування та узгодження. Проекти готуються на стандартних аркушах паперу. Після узгодження проекту документа усіма зацікавленими особами, документ остаточно оформлюється і підписується. При цьому більшість організаційно-розпорядчих документів: листи, довідки, протоколи, накази, розпорядження, положення, інструкції і т.д. - повинні проходити процедуру остаточного оформлення на бланках документів [8, c. 85].

Бланк документа - це набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа, або іншими словами, можна сказати, що бланк документа являє собою аркуш паперу стандартного формату, на якому різними технічними засобами нанесені реквізити, що містять постійну для даного виду документа інформацію. Існує декілька способів виготовлення бланків документів: типографським друк, застосування засобів оперативної поліграфії або комп'ютерної техніки безпосередньо при виготовленні документа [21].

Питання документування та організації роботи з документами завжди були важливими в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і всього суспільства вцілому. Від організації документної діяльності залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їхня оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Взагалі будь-яка сфера діяльності так чи інакше пов'язана з документною інформацією і не може існувати без неї.

ВИСНОВКИ

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє інформація. Вона поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить комунікації. Теорія комунікації передбачає, що ті чи інші явища дійсності розглядаються людиною (суб'єктом пізнання) як складові певного комунікаційно-інформаційного процесу чи „комунікаційної системи”. Комунікація, яка відбувається між людьми, тобто в суспільстві, зветься „соціальною”. У процесі соціальної комунікації передається „соціальна інформація”. Інакше кажучи, соціальна інформація - це та інформація, що функціонує в суспільстві, коли комунікаторами, тобто особами, що перебувають у комунікаційній взаємодії, є люди.

Частіше за все в процесі соціальної комунікації виділяють 3 головні елементи: комунікант (тобто того, хто передає інформацію), реципієнт (тобто одержувача інформації) і канал, що забезпечує між ними і передачу повідомлення. Комунікант і реципієнт разом називаються комунікаторами.

В курсовій роботі визначено і доведено, що документ є особливою формою каналу комунікації, такою, де повідомлення невідривне від свого матеріального носія. З погляду комунікаційно-інформаційного підходу документ - це особлива форма каналу передачі соціальної інформації, яка характеризується фіксацією (закріпленням) інформації на матеріальному (речовинному) носії. У комунікаційному процесі документ може розглядатися також як повідомлення, або як джерело інформації, її передавач чи сховище.

В роботі також розглянуто функції документа. А знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове та читацьке призначення документа, що дає можливість найбільш ефективно використовувати його потенціальні можливості.

В другому розділі детально охарактеризовано документні потоки та масиви. З'ясовано, що в системі документних комунікацій різні документні фонди (бібліотечні, інформаційні, архівні, музейні) доповнюють один одного, вони можуть найбільш повно й оперативно задовольнити документні потреби суспільства. ДКС обслуговує всі без виключення сфери людської діяльності. ЇЇ значення в сучасному світі неможливо переоцінити.

В третьому розділі розглянуто питання існування документа в соціальній комунікації, а також досліджено процес документування. Визначено важливість документування та організації роботи з документами в діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і всього суспільства в цілому. Від організації документної діяльності залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їхня оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Взагалі будь-яка сфера діяльності так чи інакше пов'язана з документною інформацією і не може існувати без неї.

Таким чином, документна комунікація є однією з провідних підсистем соціальної комунікації, оскільки найбільш повно передає інформацію, зафіксовану в документах, а також зберігає та поширює її. Документні комунікаційні канали постійно модернізуються (з'являються нові технічні засоби, матеріальні носії, знакові системи, нові способи запису та відтворення інформації). Розвиток електронної комунікації веде до модернізації документної, їх взаємопов'язанному існуванню та розвитку в майбутньому як головних підсистем соціальної комунікації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т.17. - №1. - 16с.

2. Гордукалова Г.Ф. Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности: Учеб. пособие. - Л., 1990. - 120с.

3. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу "Документоведение" / Зиновьева Н.Б., и др. - Краснодар, 1995. - 58 с.

4. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учеб.-метод. пособие. - М.: ИПО Профиздат, 2001. - 208 с.

5. Ілюшенко М.П., Кузнєцова Т.В., Лівшиц Я.З. Документознавство. Документ і системи документації. - К, 1998. - 327c.

6. Комова М.В. Документознавство. Навчальний посібник/Національний університет "Львівська політехніка", Інститут гуманітарних і соціальних наук. Серія: "Українські Студії". - Львів 2007. - 292 с.

7. Коренной А. Информация и коммуникация. - К.: Наукова думка, 1986. - 143 с.

8. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД; Держ. акад. керів. кадрів культури і мистецтв. - К., 2000. - 162 с.

9. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М., 2004. - 273c.

10. Палеха Ю.И, Леміш Н.О. Загальне документознавство. Навч. посібник: К.: Ліра-К, 2008. - 395с.

11. Соколов А.В. Введение в теорию социальной коммуникации: Учеб. пособие для студентов высш. учеб, заведений, обучающихся по специальности "Культурология" / СПб. гуманитар. ун-т профсоюзов. - СПб., 1996. - 319с.

12. Соколов А.В. Коммуникационные каналы: Лекция 2-я // Науч. и техн. б-ки. - 1994, - № 11. - С. 43-50.

13. Соколов А.В. Эволюция социальных коммуникаций. - СПб., 1995. - 163с.

14. Соляник А.А. Документні потоки та масиви: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв. - Х.: ХДАК, 2000. - 109 с.

15. Столяров Ю.Н. Соціальні комунікації: розвиток в інформаційному просторі // Вісн. ХДАК: Зб. наук. пр. - Харьков, 2000. - Вип. 2. - С. 4-7.

16. Швецова-Водка Г. Документ і книга в системі соціальних комунікацій. - Рівне, 2001. - 438с.

17. Швецова-Водка Г. Документознавство: Навч.посіб. - К: Знання, 2007.-398 с.

18. Швецова-Водка Г. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций // Книга: Исслед. и материалы. - 1994. - Сб. 69. - 425с.

19. ДСТУ 3017 - 95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1995. - 45с.

20. Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. - Спосіб доступу: http://www.termika.ru/dou/resh/index3.php