Пути совершенствования административных контроля в управлении

Анализ внутренней среды Хойникского райпо требует анализа персонала по различным признакам. Так, можно провести анализ персонала по уровню образования.

Таблица 2.2 Структура персонала Хойникского райпо по уровню образования за 2012 - 2014 гг. (человек)

Показатели	на 01.12.2012 г.	на 01.12.2014г.	Отклонение(+,-)
	по числ.раб.	по уд.весу	по числ.раб.	по уд.весу	по числ.раб.	по уд.весу
Всего работников	721	100,0	631	100,0	-90	-
в том числе имеют образование:	-	-	-	-	-	-
высшее	46	6,4	44	7,0	-2	0,59
средне-специальное	156	21,6	131	20,8	-25	-0,88
профессиональная подготовка	444	61,6	380	60,2	-64	-1,36
общее среднее	72	10,0	73	11,6	1	1,58
общее базовое	3	0,4	3	0,5	0	0,06

Источник:См.приложение 6-т кадры

Данные таблицы 2.2 позволяют сделать вывод о том, что уменьшение численности работников в Хойникском райпо в 2014 году по сравнению с 2012 годом в значительной степени связано с уменьшением численности работников по всем его подразделениям. Так, численность работников в целом за два последних года уменьшилась на 90 человек.

При этом в наибольшей степени сокращается численность работников, имеющих профессиональную подготовку. Так, удельный вес этой категории работников сократился в 2014 году по сравнению с 2012 годом на 1,36% или на 64 человек. Также сокращается число работников со средне - специальным образованием и высшим .

Далее можно провести анализ персонала Хойникское райпо по возрастному признаку. (таблица 2.3.)

Таблица 2.3 Структура персонала Хойникское райпо по возрастному признаку за 2015-2016гг. (человек)

Показатели	на 01.12.2012г.	на 01.12.2014г.	Отклонение(+,-)
	по числ.раб.	по уд.весу	по числ.раб.	по уд.весу	по числ.раб.	по уд.весу
Всего работников	721	100,0	631	100,0	-90	-
из них :
18 - 24	93	12,9	65	10,3	-28	-2,60
25 - 29	90	12,5	64	10,1	-26	-2,34
Продолжение таблицы 2.3 30	14	1,9	18	2,9	4	0,91
31	18	2,5	15	2,4	-3	-0,12
32 - 39	151	20,9	140	22,2	-11	1,24
40 - 49	182	25,2	150	23,8	-32	-1,47
50 - 54	109	15,1	94	14,90	-15	-0,22
55 - 59	50	6,9	64	10,14	14	3,21
60 лет и старше	14	1,9	16	3,00	2	1,10

Источник: См.приложение 6-т кадры

На основании данных таблицы 2.3 можно сделать вывод о том, что сокращение работников Хойникского райпо в 2014 году по сравнению с 2012 годом произошло по большинству группам. При этом в наибольшей степени произошло сокращение работников в возрасте от 18 до 30 лет и от 55 до 40. Так, в 2014 году по сравнению с 2012 годом численность первых уменьшилась на 54 человека а вторых на 47 человек.

Сокращение лиц пенсионного возраста не наблюдается в 2014 году а наоборот увеличивается на 2 человек или на 1,10 % в общей численности работников. В 2014 году по сравнению с 2012 произошло незначительное увеличение данной группы работников.

Рассмотрим должностной состав работников Хойникского райпо за 2012-2014 гг. представленной в таблице 2.4

Таблица 2.4 - Динамика и структура должностного состава работников Хойникского райпо за 2012-2014 гг.

Категории персонала	2012 год	2014 год	Отклонение (+;-)	Темп роста, %
	чел.	уд. вес., %	чел.	уд. вес., %	чел	уд. вес., %	чел.
Всего работников, в том числе :	721	100	631	100	-90	-	87,52
Рабочие	481	66,71	423	67,04	-58	0,32	87,94
Служащие:	120	16,64	104	16,48	-16	-0,16	86,67
Руководители	32	4,44	28	4,44	-4	0,00	87,50
Специалисты	70	9,71	63	9,98	-7	0,28	90,00
Другие служащие	18	2,50	13	2,06	-5	-0,44	72,22

Источник: См.приложение 6-т кадры

По данным таблицы 2.4 в Хойникском райпо за 2012-2014 гг. наблюдается снижение численности персонала по всем категориям , так в 2014году в сравнении с прошлым периодом численность персонала снизилась на 90 человек или на 12.48%, меньше всех потерпели сокращения руководители , а именно на 4 человека или на 12.5% ,а больше всех рабочие 58 человек или 12.06% .

2.2 Характеристика процесса административного контроля в Хойникском Райпо

В Хойникском райпо различают пять основных способов административного воздействия: организационные воздействия, распорядительные воздействия, материальная ответственность и взыскания, дисциплинарная ответственность и взыскания, административная ответственность.

Организационные воздействия Хойникского райпо основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала райпо. К ним относятся устав, коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом.

Правила внутреннего трудового распорядка, организационная структура управления, штатное расписание предприятия, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников и организация рабочих мест. Эти документы (кроме устава) оформляются в виде стандартов предприятия и вводится в действие приказом руководителя райпо. Эти документы обязательны для всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой применение дисциплинарных взысканий.

Указания и инструкции являются локальным видом организационного воздействия и чаще всего направлены на оперативное регулирование управленческого процесса в короткие сроки и для ограниченного числа сотрудников. Если указания или инструкции даются в устной форме, то они нуждаются в чётком контроле исполнения или должны быть основой высокого доверия в схеме отношений «руководитель-подчинённый». Кроме того, при их реализации выше степень исполнения решений. Инструктирование и координация работы - это методы руководства, основанные на передаче подчинённому правил выполнения трудовых операций.

Наставление - метод однократного применения со стороны руководителя, когда он пытается, аргументировано объяснить целесообразность трудового задания для подчинённого. В случае отказа подчинённого повторная попытка нецелесообразна, т.к. приведёт к потере авторитета руководителя.

В Хойникском райпо трудовая деятельность работников не доведена до стандартов и регламентов, поэтому нуждается в постоянном оперативном распорядительном воздействии, и на них.

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления предприятием в заданных параметрах путём прямого административного регулирования. К применяемым способам распорядительного воздействия Хойникского райпо следует отнести приказы, распоряжения, указания, инструкции, целевое планирование, нормирование труда, координацию работ и контроль исполнения.

Наиболее категоричной формой распорядительного воздействия является приказ. Он обязывает подчинённых точно выполнить принятое решение в установленные сроки, а его неисполнение влечёт за собой соответствующую санкцию (наказание). Приказ обычно состоит из пяти частей: констатация ситуации или события, меры по устранению недостатков или обеспечению административного регулирования, выделенные ресурсы для реализации решения, сроки исполнения решения, контроль исполнения. Распоряжение выступает в качестве второго основного вида распорядительного воздействия. Оно обязательно для исполнения в пределах конкретной функции управления и структурного подразделения. Распоряжение может содержать все перечисленные выше части приказа и так же, как и приказ, обязательно для исполнения перечисленными в нём подчинёнными. Отличие распоряжения от приказа заключается в том, что оно не охватывает все функции предприятия и обычно подписывается заместителями руководителя предприятия.

Материальная ответственность работников Хойникского райпо выражается в их обязанности возместить ущерб, причинённый виновным действием или бездействию предприятию, на котором они работают. Материальная ответственность возлагается на работников за ущерб, причинённый предприятию, с которым они состоят в трудовых отношениях, а также за ущерб, возникший в связи с возмещением им ущерба, причинённого его работниками третьим лицам, если этот ущерб возмещён предприятием. В этом случае по заявленному иску на работника может быть в порядке регресса возложена обязанность возместить этот ущерб предприятию в пределах, предусмотренным гражданским законодательством. Чаще всего к видам ущерба, который необходимо возмещать, относятся следующие случаи: уничтожение или порча имущества по небрежности рабочего; утрата документов, оборудования; вынужденный простой на предприятии по вине работника и др.

Материальная ответственность может быть полной и ограниченной, индивидуальной и коллективной.

Дисциплинарная ответственность и взыскания в Хойникском райпо применяются в случае нарушения трудового законодательства, когда имеет место дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работником. Невыполнение работником трудовых обязанностей существует тогда, когда доказана его личная вина и он действовал умышленно и неосторожно. Если же работник нарушил свои трудовые обязанности по причине от него не зависящей (отсутствие нормальных условий труда, недостаточная квалификация для выполнения порученной работы и др.), то он не может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности необходимо наличие трёх условий: неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых (служебных) обязанностей; противоправные действия или бездействие работника; нарушение правовых норм по вине работника. Дисциплинарные взыскания налагаются руководителем райпо, а также другими должностными лицами, которым делегированы в установленном законном порядке соответствующие права. Право налагать дисциплинарные взыскания могут иметь начальники цехов, руководители отделов и служб, руководители самостоятельных структурных подразделений, начальники участков.

Увольнение могут осуществлять только руководители Хойникскогорайпо, руководители же структурных подразделений могут ходатайствовать о применении этих взысканий.

За проступки в сфере трудовых правоотношений могут также применяться наказания, которые по своему статусу не являются дисциплинарными взысканиями и которые могут применяться одновременно с дисциплинарными взысканиями. К таким мерам можно отнести лишение провинившегося сотрудника премий, предусмотренных Положением об оплате труда. Руководство райпо вправе лишить провинившегося работника вознаграждения по итогам за год, не предоставлять ему льготные путёвки в санатории и дома отдыха, перенести очередь на получение жилой площади. В ряде случаев допускается одновременное наложение административного и дисциплинарного взыскания. Так, работник за появление на работе в нетрезвом виде, может быть подвергнут, мерам дисциплинарного наказания и административному штрафу.

Административная ответственность и взыскания в райпо применяются в случаях совершения административных правонарушений. Применяются такие виды административного взыскания, как предупреждения, штрафы, административный арест, исправительные работы, конфискация или возмездное изъятие предметов.

Административный контроль является мощным рычагом достижения поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления.

Идеальным условием их эффективности является высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах управления, к которым относятся крупные предприятия.

Демократизация управления и развитие рыночных отношений в стране, развал централизованной административной системы и деформация Морального кодекса строителя коммунизма понизили роль административных контроля на предприятиях. Ряд противоречивых процессов в обществе также препятствует использованию административных методов. К ним относятся рост безработицы и частичная занятость на предприятиях, значительная инфляция в течение последних лет, превышение темпов роста цен на потребительные товары над темпами роста заработной платы, нарушение привычного уклада жизни в семье.



3. Пути совершенствования административного контроля в организации Хойникского Райпо в современных условиях.

3.1 Оценка эффективности деятельности Хойникского райпо

Понятие эффективность предполагает сопоставление затрат и результатов. Повысить эффективность означает с меньшими затратами получить большие и лучшие результаты.

Критерий эффективности управления определяется не только оптимальностью функционирования объекта управления, он также должен характеризовать качество труда в управляемой системе, экономическую и социальную эффективность. Критерии экономической эффективности управления многообразны и их нельзя свести к какому-то одному показателю. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации задания, надёжности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

Для оценки эффективности управления Хоникского райпо используются как обобщающие показатели, так и частные: фондоотдача(ФО), фондоёмкость(ФЕ), фондовооружённость(ФЕ).

- ФО = розничный товарооборот/ основные средства

- ФЕ = основные средства / розничный товарооборот

- ФВ= основные средства / среднесписочная численность работников

Расчёт вышеперечисленных показателей представлен в таблице 3.1.

Также для характеристики мобильности оборотных активов необходимо изучить коэффициенты ликвидности текущей (Кл.т) и абсолютной(Кл.аб) Источник: См.приложение (бух.баланс)



1. Кл.т = оборотные активы/ краткосрочные обязательства

Кл.т 2014 =38567 / 39252 = 0,982

Кл.т 2015 =35938 / 36437 = 0,986

2. Кл.аб= денежные средства/( краткосрочные обязательства- доходы будущих периодов- резервы предстоящих расходов)

Кл.аб 2014 = 1775 / 39252=0,045

Кл.аб 2015 = 1313 / 36437=0,036

Расчёт основных экономических показателей оценки эффективности представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Расчёт основных экономических показателей оценки эффективности

Показатели	Годы	Отклонение (+,-)	Темп роста, %
	2014	2015
1.Розничный товарооборот	31167	26330	-4837	84,48
2.Выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг (за вычетом налогов и сборов, включаемых в выручку)	318403	301 204	-17199	94,60
3.Среднегодовая стоимость основных средств	46818	52821	6003	112,82
4.Среднесписочная численность работников, чел.	721	631	-90	87,52
5.Прибыль от реализации продукции	1476	1349	-127	91,40
6.Фондоотдача, р.	6,8	5,7	-1,1	83,82
7.Фондовооруженность	64,93	83,70	18,77	128,91
8.Фондоёмкость, р.	0,14	0,17	0,03	121,43
9.Производительность труда по товарообороту	43,22	41,72	-1,5	96,53

Источник: См.приложение 6-т кадры ,отчёт о прибылях и убытках ,баланс.



Проведённый анализ данных показал, что основной показатель деятельности Хойникского райпо, выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг в отчётном году по сравнению с предшествующим сократилась на 17199 или на 5,4%, в том числе за счёт снижения численности работников на 12,48% и уменьшения производительности труда на 3,47%.

Стоимость основных средств по организации в 2014 году по сравнению с 2015 возросла на 6003 млн руб.

Отрицательной тенденцией в деятельности предприятия является снижение такого показателя, как фондоотдача. Так, в отчётном году по сравнению с предшествующим фондоотдача снизилась на 16,18%, следовательно, увеличилась фондоемкость - на 21,43%. Однако показатель фондовооружённость возрос на 28,91%.

Что касается показателей ликвидности, то коэффициент текущей ликвидности в отчетном году составил 0,036, а в предшествующем 0,045. Это свидетельствует о достаточном уровне мобильности оборотных активов. Та же тенденция наблюдается и по коэффициентам абсолютной ликвидности.

3.2 Основные направления совершенствования административных методов контроля в управлении

В последнее время понизилась роль административных методов на предприятиях. Ряд противоречивых процессов в обществе также препятствуют использованию административных методов: это рост безработицы и частичная занятость на предприятиях, значительная инфляция в течение последних лет и несвоевременная выплата заработной платы, развитие бартерных сделок и низкая дисциплина поставок ресурсов, превышение темпов роста цен на потребительские товары над темпами роста заработной платы, утрату заводских традиций и нарушение привычного уклада жизни в семье.

Негативное отношение части директорского корпуса к работе в новых условиях хозяйствования, отсутствие чёткой стратегии развития предприятия, современного маркетинга и высокой корпоративной культуры привели к появлению негативным методов административного воздействия на коллектив и снижению общего эффекта от применения административных методов воздействия на коллектив и снижению общего эффекта от применения административных методов.

Основные направления совершенствования административных методов управления в Хойникского райпо представим в таблице 3.2.

Таблица представляет собой соотношение действующих административных методов контроля с оптимальными.

Таблица 3.2 - Основные направления совершенствования административных методов контроля управления Хойникского райпо

Хойникское райпо и возможные негативные административные методы контроля	Направления совершенствования - позитивные методы воздействия
Организационное воздействие на персонал
1.1. Типовой устав предприятия, хранящийся за «семью печатями».	1.1 Наличие хорошо проработанного устава предприятия со свободным доступом к нему работников.
1.2. Принятие формальных коллективных договоров (или отсутствие их на предприятии) и конфронтация с профсоюзами.	1.2 Развитие партнерских отношений администрации и профсоюзов через коллективный договор.
1.3. Использование типовых или устаревших Правил внутреннего трудового распорядка, работа с персоналом с нарушением КЗоТ и ГК.	1.3 Разработка чётких Правил внутреннего трудового распорядка и работа с персоналом в соответствии с ГК и КЗоТ РБ.
1.4. Отсутствие или пользование устаревшей организационной структурой, наличие в штатном расписании «подснежников».	1.4 Наличие чёткой организации и штатных структур и их ежегодная корректировка в связи с изменениями условий производства.
1.5. Отсутствие или пользование устаревшими положениями о подразделениях, не отвечающими условиям производства.	1.5 Разработка чётких положений о подразделениях, регламентирующих административные и функциональные связи внутри предприятия.
1.6. Отсутствие должностных инструкций, ориентация на устные указания руководства, использование устаревших инструкций.	1.6 Наличие чётких должностных инструкций с определением функциональных особенностей работника и нормированием труда.
1.7. Отсутствие или ликвидация контрактной системы организации и оплаты труда.	1.7 Развитие контрактной системы организации и оплаты труда и увеличение удельного веса сотрудников, имеющих контракты.
Распорядительное воздействие
2.1 Расплывчатые или противоречивые приказы с констатацией состояния вопроса и без чётких мероприятий.	2.1 Чёткие приказы с указанием состояния вопроса, мероприятий, ресурсов, сроков и ответственных.
2.2 Расплывчатые или противоречивые распоряжения заместителей директора.	2.2 Чёткие распоряжения заместителей директора с указанием оперативных поручений.
Продолжение таблицы 3.2 2.3 Нечёткие и противоречивые устные указания руководства.	2.3 Чёткие устные указания руководства на всех уровнях управления.
2.4 Отсутствие системы контроля исполнения документов на предприятии или её низкая эффективность.	2.4 Применение системы контроля исполнения документов на предприятии.
Баланс между административными методами наказания и поощрения
3.1 Рост текучести персонала, отсутствие анализа причин увольнения.	3.1 Сокращение текучести персонала, анализ причин увольнения и разработка мер по их устранению.
3.2 Безразличное отношение к увольнению сотрудников, расправа с неугодными и т. д.	3.2 Увольнение работников по инициативе администрации только в случае грубого нарушения внутренних нормативных документов.
3.3 Частое и не всегда обоснованное использование методов наказания сотрудников для острастки других.	3.3 Исключительное и редкое использование методов наказания сотрудников (строгий выговор и выговор).
3.4 Отсутствие связи административного поощрения с достигнутыми сотрудником результатами (объявление выговора и затем повышение в должности).	3.4 Эффективное применение методов административного поощрения сотрудников за достигнутые результаты (повышение по должности, увеличение оплаты труда, направление на стажировку).
3.5 Отсутствие чётких правил наказания и поощрения.	3.5 Использование японского правила: упущения записываются, достижения поощряются.

Представленные мероприятия являются основными направлениями по совершенствованию административных методов управления, внедрение которых позволит упорядочить деятельность организации и методы управления ею.

Заключение

Объектом исследования выступает административный контроль в управлении Хойникского райпо. По итогам анализа можно сделать следующие выводы и представить систему мероприятий по совершенствованию административных методов контроля управления.

В целом, по результатам анализаможно отметить, что в отчетном году в организации снизилась эффективность деятельности организации. Руководству следует совершенствовать управление организацией.

Также сокращается число работников со средне - специальным и высшим образованием а также профессионально подготовкой.

Сокращение работников впроизошло по большинству группам. При этом в наибольшей степени произошло сокращение работников в возрасте от 18 до 30 лет и от 55 до 40.

Сокращение лиц пенсионного возраста не наблюдается а наоборот увеличивается на 2 человек .

Снижение численности персонала произошло по всем категориям , меньше всех потерпели сокращения руководители .

Выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг в отчётном году по сравнению с предшествующим сократилась за счёт снижения численности работников на и уменьшения производительности труда

Стоимость основных средств по организации в 2014 году по сравнению с 2015 возросла на 6003 млн руб.

Отрицательной тенденцией в деятельности предприятия является снижение такого показателя, как фондоотдача и увеличение фондоёмкости. Однако показатель фондовооружённость возрос .

Что касается показателей ликвидности, то коэффициент текущей ликвидности в отчетном году составил 0,036, а в предшествующем 0,045. Это свидетельствует о достаточном уровне мобильности оборотных активов. Та же тенденция наблюдается и по коэффициентам абсолютной ликвидности.

Идеальным условием для эффективности административных методов эффективности является высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления.

Для решения этой проблемы выработываются основные направления совершенствования методов воздействия на персонал.

1. Повышение уровня регламентации управления (организационное воздействие). Для этого необходимо обеспечить:

1) наличие хорошо проработанного устава общества со свободным доступом к нему работников;

2) развитие партнерских отношений администрации и коллектива сотрудников;

3) наличие четкой организационной и штатной структур и их ежегодная корректировка в связи с изменениями масштабов деятельности корпорации;

4) разработка четких положений о подразделениях, регламентирующих административные и функциональные связи внутри предприятия;

5) наличие четких должностных инструкций;

6) развитие контрактной системы организации и оплаты труда.

2. Повышение эффективности видов распорядительных воздействий.

В этих целях необходимы:

1) четкие приказы с указанием состояния вопроса, мероприятий, ресурсов, сроков и ответственных;

2) четкие распоряжения заместителей директора с указанием оперативных поручений;

3) четкие устные указания руководства на всех уровнях управления.

3. Создание баланса между административными методами наказания и поощрения.

В целях этого необходимо осуществить ряд мероприятий:

1) анализ причин увольнения и разработка мер по их устранению;

2) эффективное применение методов административного поощрения сотрудников за достигнутые результаты (повышение в должности, увеличение оплаты труда, направление на стажировку).



Список использованных источников

1. Азаренко А.В. Организация труда и заработной платы/ А.В. Азаренко. - Мн.: Амалфея, 2006. - 240с.

2. Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам/ А.А. Брасс. - Минск: Соврем.шк., 2006. - 348с.

3. Генкин Б.М. Экономика и социология труда: учебник/ Б.М. Генкин, 7-е изд., доп. - М.: Норма, 2007. 448с.

4. Гизатуллина В.Г., Липатова О.В., Метлушко С.К. Теория анализа хозяйственной деятельности: Учебное пособие для студентов дневной и заочной формы обучения.- Гомель: БелГУТ, 2007 г.503с.

5.Грехем Х.Т. Управление человеческими ресурсами: учеб.пособие для вузов/ пер. с англ. под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 201. - 596с.

6.Емельянова Т.В. Организация труда/ Т.В. Емельянова, С.И. Лебедева, Л.В. Мисникова; под общ.ред. Л.В. Мисникова. - Минск: Выш. шк., 2009. - 302с.

7.Зубик В.Б.,Ильин А.И., Кожекин, Г.Я. Основы менеджмента и маркетинга: Учеб. Пособие. Под общ.ред. Р.С. Седегова. - Мн.: Выш. шк., 1995. - 382с.

8.Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник. - Мн.: БГЭУ, 1996. - 284с.

9.Кошелев А.Н. Основы менеджмента: учебник/ А.Н.Кошелев, Н.Н. Иванникова. - М.: Издательство «Экзамен», 2007. - 510с.Лебедева, С.О. Методика маржинального анализа эксплуатационной деятельности железных дорог // Бухгалтерский учет и анализ, №5,2003г.

10.Лемешевский И.М. Макроэкономика. (Экономическая теория. Часть 3). Учебное пособие для студентов экономических специальностей высших учебных заведений. - Мн.: ООО «AEFинформ», 2004. - 576с.

11.Маренков Н.Л. Управление трудовыми ресурсами: учеб.пособие/ Н.Л. Маренков, Е.А. Алимарина. -Минск, 2010. - 448 с.

Размещено на Allbest.ru