Роль номенклатуры дел в организации документационного процесса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности, древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена

П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя¹.

Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х - библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» дает определение классификации (classification) как: «Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе».

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Специальным классификационным справочником, устанавливающим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел, определяемая в ГОСТ Р 51141-98 как - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Другими словами, номенклатура дел - это классификатор позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам), для оперативного их поиска и использования.

Актуальность темы дипломной работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации, учреждения, предприятия упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценнейшей ретроспективной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.

Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.

Целью данной дипломной работы является изучение номенклатуры дел как классификационного справочника, играющего особую роль в организации всего документационного процесса.

Для ее реализации поставлены следующие задачи:

- ознакомиться с понятием и назначением номенклатуры дел;

- изучить виды номенклатур дел,

- правила заполнения номенклатуры дел,

- порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел;

- рассмотреть номенклатуру, как основу формирования дел.

Для решения поставленных задач были изучены нормативные документы по ДОУ и специальная литература.

В учебных пособиях по делопроизводству Кузнецовой Т.В.¹, Быковой Т.А., Вяловой Л.М., Санкиной Л.В.², Галахова В.В.³ авторы рассматриваю вопросы регламентирующие делопроизводство, правила документирования, организации документооборота и хранения документов. Была использована статья Б.В. Альбрехта посвященная роли номенклатуры дел в организации работы с документами.

1. Понятие и назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или БД.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами (СЭД) позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения¹.

Это позволяет, при истечении срока хранения документов, после рассмотрения Экспертной комиссией соответствующего годового раздела описей и акта на выделение документов к уничтожению и подписания их руководством организации параллельно с выделением к уничтожению бумажных документов произвести уничтожение и резервных копий электронных документов на внешнем носителе (обычно DVD±R диске).

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - в бумажных (ручных) системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа.

Номенклатура дел используется и как вспомогательный справочник:

- при изучении структуры учреждения;

- вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно;

- основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

В делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет ряд функций:

- используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год. Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел;

- по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;

- используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства.

Наиболее значимой функцией номенклатуры дел - она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы.

Номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.

Итак, номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

2. Составление номенклатуры дел

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел

Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Разработка номенклатуры дел предусматривает:

- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях - его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.п.;

- предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);

- предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;

- уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;

- составление и оформление проекта номенклатуры дел;

- согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;

- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

При составлении номенклатуры дел прежде всего необходимо определить состав документов.

При определении круга для включения в номенклатуру дел можно использовать перечень типовых документов с указанием сроков хранения¹.

Первая из них - «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).

Документы в Перечне расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:

- содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т.п.) и специфика ее документирования;

- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;

- сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;

- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.

При составлении номенклатуры дел организации необходимо изучение состава, содержания и числа документов, образующихся в процессе реализации учреждением или организацией своих задач. Изучаются уставы и положения об организации и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации.

При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, - в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.

В соответствии с Перечнем документов со сроками хранения производится предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный - при наличии на то соответствующих оснований.

Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.

Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.

После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:

- уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;

- уточнение заголовков дел, их индексов;

- включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования);» уточнение сроков хранения дел.

Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения.

2.2 Основные требования к составлению номенклатуры дел

Составление и оформление номенклатуры дел - одна из функций службы документационного обеспечения управления организации или предприятия.

Хранение документов относятся к той части делопроизводства, которая в наибольшей степени регламентирована законодательными и нормативными актами. Кроме того, при составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия.

Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составление и систематизации заголовков дел и т.д. В документе содержатся также требования к оформлению номенклатуры дел.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, ведомственные перечни и перечни документов, надлежащих на государственное хранение является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.

Правила делопроизводства в федеральных органов исполнительной власти и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти определили, что номенклатура дел является основой формирования документального фонда федеральных органов и закрепили основные требования к составлению номенклатуры дел и работе с ней в органах исполнительной власти.

При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Порядок разработки, составления и оформления номенклатуры дел, структурные подразделения, которые участвуют в ее составлении, сроки разработки и введения в действии определяются в инструкции по делопроизводству. Кроме того, инструкция закрепляет порядок расположения разделов в свободной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательность их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о числе и крайних датах дел (томов, частей дела), внесение отметок

в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о числе и категориях дел, сформированных в делопроизводстве.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в организации не было изменений структуры, реорганизации, в ходе которой перераспределялись функции и направления деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практике работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случаях коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново. Для федеральных органов исполнительной власти установлено, что один раз в пять лет номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в которой сдаются документы на постоянное хранение.

В целом такой порядок должен действовать и в других организациях, сдающих документы в государственные архивы на постоянное хранение.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

- номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

- формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;

- дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Таким образом, в номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает от других организаций и лиц или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются не только управленческие документы, но и все регистрационные формы - картотеки, журналы (книги) учета. При ведения дела в электронном виде это указывается при составлении номенклатуры в графе «Примечания».

В номенклатуру должны быть внесены также документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращение ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Кроме того, номенклатура может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера.

Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т.д.).

В организациях могут составлять номенклатуру дел структурных подразделений и организации в целом или сводную номенклатуру дел. Служба делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений составляет номенклатуру дел организации (сводную номенклатуру). Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив и экспертная комиссия организации.

При разработке номенклатуры дел необходимо определить внутреннюю структуру этого документа, наличие разделов и последовательность расположения.

Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. Организации, в которых разработана организационная структура, обычно закрепляют ее в штатном расписании, где содержатся наименования всех структурных подразделений и их код. При разработке номенклатуры дел количество и наименование ее разделов должно соответствовать наименованию подразделений и их последовательности, установленной в штатном расписании. Код подразделения, присвоенный ему в штатном расписании, указывается перед наименованием каждого раздела и является частью индекса каждого дела. Первый раздел номенклатуры - название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т.д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.

В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность, Документационное обеспечение и т.п.

В конце года номенклатура закрывается, т.е. заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой «ЭПК».

Таким образом, номенклатура дел становится учетным документам и содержит данные о фактическом количестве дел, заведенных в истекшем году.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, должны сообщаться архивному учреждению. В номенклатуре дел организации об этом проставляется отметка, которая включает указание должности лица, передавшего сведения, его личную подпись, расшифровку подписи и дату.

Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве организации или учреждения, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел в виде выписок (соответствующих разделов номенклатуры) направляется в структурные подразделения, которые на их основе заводят и формируют дела. Рабочий экземпляр номенклатуры может вестись в службе делопроизводства в электронном виде. В частности, такой порядок установлен для федеральных органов исполнительной власти. В организациях, не передающих свои документы в государственный архив, номенклатура дел оставляется в трех экземплярах.

2.3 Виды номенклатуры дел

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе ее деятельности.

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации), примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого ее структурного подразделения. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупной организации номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений или вопросов деятельности.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы архивов организаций указывают, что «Типовая номенклатура дел» устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Конкретная номенклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

При оформлении примерной номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма должна соответствовать формам конкретных номенклатур организаций, на которые она распространяется.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Гриф утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов, титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита «подпись составителя».

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии и др. - это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

2.4 Правила заполнения номенклатуры дел

номенклатура дело систематизированный перечень

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел в случае их появления.

Заполнение каждой графы номенклатуры дел производится с учетом требований, закрепленных в нормативно-методических документах.

Каждому делу, заголовок которого включен в номенклатуру дел, присваивают свой индекс. Индексы имеют большое значение для практического использования номенклатуры.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения (кода) структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03 - 02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02). При обозначении индексов дел используются арабские цифры.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например: заголовок дела «Приказы по основной деятельности», имеющий в разделе «Канцелярия» индекс 01-04, в разделе «Финансовый отдел» должен иметь индекс 02-04, в разделе «Планово-экономический отдел» - 03-04 и т.д.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. В графу в которую включаются заголовки дел (томов).

Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Она основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью.

Вначале располагают заголовки дел, включающих организационные документы, которые относятся к деятельности организации в целом (например, устав, штатное расписание и т.д.) или структурного подразделения, если составляется его номенклатура (например, положение и должностные инструкции работников); затем заголовки дел с организационно-распорядительными документами вышестоящих органов.

Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другую документацию.

Внутри перечисленных категорий документации заголовки также систематизируют с учетом их важности. Например, вначале располагают заголовки дел с годовыми плановыми и отчетными документами, затем - с квартальными и месячными. Заголовки дел, содержащие переписку, следует располагать в такой последовательности: переписка с вышестоящими органами власти и управления, переписка с не соподчиненными организациями, переписка с подведомственными организациями, филиалами или представительствами.

Если дела сформированы по корреспондентскому или географическому признакам, их заголовки вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел - составление заголовков дел. Основное требование - заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку ведется поиск необходимых документов. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются: название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.).

Далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:

- наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);

- адресат или корреспондент (наименование организации - куда направлены документы или от кого получены);

- обобщенное краткое содержание документов дела;

- указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);

- даты, к которым относятся документы дела;

- указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

Заголовки должны быть конкретными. При их составлении такие формулировки, как «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п., не употребляются. Также не применяются вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Степень конкретизации, детализации заголовков дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Термин «дело» употребляется в заголовках, если дела содержат различные по видам документы по решению конкретного вопроса, связанные последовательностью делопроизводства.

Термин «дело» включают в заголовки судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью его решения, употребляют термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляют основные виды документов, которые должны быть в деле.

Этот же термин применяется, если в деле содержатся документы, которые являются приложением к какому-либо другому документу.

Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. Особенности имеют заголовки дел, включающих разные группы (виды) документов.

При группировке в деле распорядительных документов, в том числе протоколов, в заголовке указывают вид документа во множественном числе, автора и год.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, период за который составлены планы или отчеты.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

В заголовках дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. При составлении заголовков нужно учитывать следующее.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, в заголовке дела указываются название организации и вопрос, по которому ведется переписка.

В заголовки дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, включают их обобщенное название, каждый корреспондент отдельно не называется.

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке.

В случае переписки с разнородными корреспондентами заголовок должен содержать лишь вопрос переписки. Корреспонденты в заголовке дела не перечисляются.

При включении в номенклатуру дел электронных документов в их заголовки включается указание «Электронные документы».

Если предполагается, что дело - например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, - будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем - при необходимости - заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т.д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.

Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (1, 3, 5, 10, 15 лет и т.д.).

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы с разными сроками хранения - один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет - по наибольшему сроку.

Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков их хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и реализация продукции и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.

При определении сроков хранения документов могут использоваться Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения¹ и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-методической и производственной деятельности организации с указанием сроков хранения и др.

Перечень типовых управленческих архивных документов, введенный в действие в 2010 г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений. Нормативные сроки хранения запрещается уменьшать. Правда, в отдельных случаях сроки хранения могут быть увеличены самой организацией, если это вызвано спецификой ее деятельности.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней федеральными органами исполнительной власти разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственными перечнями, а при их отсутствии - типовыми перечнями.

В Российской Федерации действует также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное ФКЦБ России в 2003 г. Это нормативный акт, действие которого распространяется на документы всех открытых и закрытых акционерных обществ на территории Российской Федерации.

Положение содержит список документов акционерных обществ с указанием сроков их хранения. В список включены документы, которые либо

соответствуют Закону «Об акционерных обществах», либо образуются в деятельности предприятий и организаций только данной организационно-правовой формы, например: проспекты эмиссии ценных бумаг, протоколы общих собраний акционеров, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров и т.п.

В ряде случаев Положение конкретизирует типовые сроки хранения документов акционерных обществ. Впервые установлен срок хранения списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, как отдельного вида документа, а не как приложения к протоколу собрания. Кроме того, в Положении уточнен срок хранения бюллетеней для голосования: с 2003 г. они хранятся постоянно.

Что касается временных сроков, то акционерным обществам предоставлено право их изменять, но только в сторону увеличения. Такие изменения обязательно должны быть зафиксированы либо в уставе, либо в иных внутренних документах общества. Срок временного хранения документов может быть также увеличен в случае проведения проверок, возникновения разногласий, следственных и судебных дел, если документы имеют к этому отношение. В этих случаях они хранятся до принятия окончательного решения, если решение принимается после истечения установленного срока хранения.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются экспертным путем ведущими специалистами организации. В графе «Срок хранения» могут быть проставлены и такие отметки, как «ДЗН» (До замены новыми), «ДМН» (До минования надобности), «ЭК» (Экспертная комиссия), «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия). Отметки «ДЗН» и «ДМН» используются для определения длительности хранения дел, содержащих копии документов или инструктивные, нормативные документы, разработанные органами власти и управления и хранящиеся в делах организации временно - до замены их новыми. Отметки «ЭК» и «ЭПК» означают, что часть документов дела может иметь научное или историческое значение. После окончания срока хранения таких дел они обязательно проходят экспертизу.

Нормативно установлено, что электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2010 г., исчисляется с 1 января 2011 г.

При указании в номенклатуре срока хранения дела нужно указывать и статью конкретного перечня, в соответствии с которой этот срок определен. Название типового или ведомственного перечня, который был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в графу «Примечание».

Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.



Рис. 1 Оформление номенклатуры дел структурного подразделения

Рис. 2 Оформление сводной номенклатуры дел

2.5 Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив, и должна быть одобрена Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией организации или предприятия. Если организация или предприятие сдает свои документы на хранение в государственный архив, номенклатура дел направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.

В организациях, которые не передают свои документы на государственное хранение (это, в основном, негосударственные организации), номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, одобряется экспертной комиссией организации и подписывается руководителем службы ДОУ. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения после ее согласования с архивом организации.

Итак, при разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.

3. Номенклатура как основа формирования дел

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Заключение

На основании изложенного в данной дипломной работе материала можно сделать следующие выводы

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.