Особенности составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 09.11.2012
Размер файла 109,8 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например:

"О создании филиала общества в г. Твери"

"Об увеличении уставного капитала общества"

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

"В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности: (см. приложение).

Распоряжение

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АППАРАТЕ МИРОВЫХ СУДЕЙ УЧАЛИНСКОГО РАЙОНА И г.УЧАЛЫ

2.1 Общая характеристика деятельности Аппарата Мировых судей Учалинского района и г.Учалы

Мировые судьи Республики Башкортостан (далее - мировые судьи) являются судьями общей юрисдикции и входят в единую судебную систему Российской Федерации. При осуществлении правосудия мировые судьи независимы и подчиняются только Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Башкортостан и закону. В своей деятельности по осуществлению правосудия они никому не подотчетны (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з).

2. Мировые судьи осуществляют правосудие именем Российской Федерации. Вступившие в законную силу постановления мировых судей, а также их законные распоряжения, требования, поручения, вызовы и другие обращения являются обязательными и подлежат неукоснительному исполнению всеми без исключения органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями, должностными лицами, другими физическими и юридическими лицами (в ред. Законов РБ от 30.12.2000 № 141-з, от 16.07.2004 № 93-з).

Статус мировых судей (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з)

1. Статус мировых судей определяется федеральными законами, регулирующими правовое положение мировых судей, а в случаях ими предусмотренных, - также настоящим Законом.

2. На мировых судей в полной мере распространяются установленные законодательством гарантии независимости судей, их неприкосновенности, а также материального обеспечения и социальной защиты.

Компетенция мирового судьи (в ред. Закона РБ от 01.10.2007 № 466-з)

Мировой судья рассматривает в первой инстанции дела, отнесенные к его компетенции Федеральным законом «О мировых судьях в Российской Федерации», Законом Республики Башкортостан «Об административных правонарушениях», а также другие дела, отнесенные к его компетенции федеральным законодательством.

Избрание на должность мирового судьи (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з)

1. Мировые судьи избираются на должность Государственным Собранием - Курултаем Республики Башкортостан по представлению Президента Республики Башкортостан (в ред. Законов РБ от 16.07.2004 № 93 з, от 07.11.2006 № 371-з).

2. Мировой судья, впервые избранный на должность судьи, приносит в торжественной обстановке присягу следующего содержания: (в ред. Закона РБ от 16.07.2004 № 93-з)

«Торжественно клянусь честно и добросовестно исполнять свои обязанности, осуществлять правосудие, подчиняясь только закону, быть беспристрастным и справедливым, как велят мне долг судьи и моя совесть».

Утратил силу. - Закон РБ от 03.02.2006 г. № 279-з.

Срок полномочий мирового судьи (в ред. Закона РБ от 03.02.2006 г. № 279-з)

1. Мировой судья в первый раз избирается на должность на три года.

2. При повторном и последующих избраниях на должность мирового судьи мировой судья избирается на пять лет. В случае если в течение указанного срока мировой судья достигнет предельного возраста пребывания в должности судьи, он избирается на должность мирового судьи на срок до достижения им предельного возраста пребывания в должности мирового судьи - 70 лет.

3. Мировой судья, полномочия которого прекращены в связи с истечением их срока, в случае, если он в установленном порядке не обратился в соответствующую квалификационную коллегию судей с заявлением о назначении на должность мирового судьи, либо если соответствующая квалификационная коллегия судей отказала ему в рекомендации на должность мирового судьи, или мировой судья, срок полномочий которого истек в связи с достижением им предельного возраста пребывания в должности мирового судьи, продолжает осуществлять свои полномочия до окончания рассмотрения по существу дела, начатого с его участием, либо до избрания нового мирового судьи данного судебного участка. Утратила силу. - Закон РБ от 03.02.2006 г. № 279-з.

Прекращение, приостановление полномочий мирового судьи и замещение временно отсутствующего мирового судьи (в ред. Закона РБ от 03.02.2006 г. № 279-з)

1. Полномочия мирового судьи прекращаются в случаях и порядке, установленных Законом Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации».

2. Полномочия мирового судьи приостанавливаются решением квалификационной коллегии судей Республики Башкортостан в случаях и порядке, установленных Законом Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации» (в ред. Закона РБ от 29.10.2010 № 325-з).

3. При прекращении или приостановлении полномочий мирового судьи, а также в случае временного отсутствия мирового судьи (болезнь, отпуск и иные уважительные причины) исполнение его обязанностей возлагается на мирового судью другого судебного участка того же судебного района постановлением председателя соответствующего районного суда. Если в данном судебном районе создана одна должность мирового судьи, то при прекращении или приостановлении полномочий мирового судьи, а также в случае временного отсутствия мирового судьи (болезнь, отпуск и иные уважительные причины) исполнение его обязанностей постановлением председателя вышестоящего суда или его заместителя возлагается на мирового судью, осуществляющего свою деятельность в ближайшем судебном районе.

Формы объединения мировых судей

Мировые судьи входят в судейское сообщество Республики Башкортостан и пользуются всеми правами его членов.

Аппарат мирового судьи

1. Аппарат мирового судьи обеспечивает его работу. Структура и штатное расписание аппарата мирового судьи определяются уполномоченным республиканским органом исполнительной власти в сфере кадрового, организационного и ресурсного обеспечения деятельности мировых судей (в ред. Законов РБ от 23.05.2000 № 71-з, от 16.07.2004 № 93-з, от 03.02.2006 № 279-з) Положение об аппарате мирового судьи утверждается уполномоченным республиканским органом исполнительной власти в сфере кадрового, организационного и ресурсного обеспечения деятельности мировых судей.          (часть введена Законом РБ от 30.05.2011 № 401-з).

2. Работники аппарата мирового судьи являются государственными гражданскими служащими Республики Башкортостан (в ред. Законов РБ от 23.05.2000 № 71-з, от 03.02.2006 № 279-з).

Обеспечение деятельности мировых судей (в ред. Закона РБ от 23.05.2000 № 71-з)

1. Финансирование расходов на заработную плату мировых судей и социальные выплаты, предусмотренные для судей законодательством, осуществляются Управлением Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Республике Башкортостан в порядке, установленном законодательством (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з).

2. Финансирование аппарата и материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей осуществляются за счет средств бюджета Республики Башкортостан (в ред. Закона РБ от 16.07.2004 № 93-з).

Абзац утратил силу. - Закон РБ от 03.02.2006 г. № 279-з.

3. Кадровое, организационное и ресурсное обеспечение деятельности мировых судей осуществляется уполномоченным республиканским органом исполнительной власти (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з).

2.2 Анализ составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

Анализ служебного письма № 264 от 15 ноября 2009 года.

Деловое или служебное письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

1. Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.

Реквизит 05 - основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

Реквизит 06 - ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 09 - справочные данные об организации;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 15 - адресат;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись.

2. Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 анализируемого документа:

2.1. Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

Обязательные реквизиты письма:

Реквизит 04 - ОКПО (код организации);

Реквизит 05 - ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица);

Реквизит 06 - ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);

Реквизит 07 - код формы документа.

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 09 - справочные данные об организации (среди справочных данных обычно указывают юридический адрес, телефон, факс, адрес интернет-сайта и электронной почты);

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Реквизит 15 - адресат;

Реквизит 18 - заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах);

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

2.2. Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.

Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В нашем документе стандарту соответствует все поля.

б) Реквизиты расположены на угловом бланке документа организации, на формате А4.

в) Письмо оформлено на общем бланке организации. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.

Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 - ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет) расположен в соответствии с ГОСТом. И входит в состав реквизита 09. Оформлен следующим образом: ИНН 0112220000/01177000

Реквизит 08 - наименование организации. Расположение не соответствует ГОСТу, так как полное наименование Общество с ограниченной ответственность «АВТОКАР»

Реквизит 09 - справочные данные об организации содержат
сведения, необходимые при информационных контактах. В справочные данные об организации в нашем документе входит: почтовый адрес; место нахождения; номера телефонов; номер телефакса.

Реквизит 11 - дата документа. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Данный реквизит расположен ниже реквизита 09 и после реквизита 12. В нашем случае дата оформлена словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, оформлено правильно.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. В нашем случае регистрационный номер состоит из порядкового номера, что соответствует ГОСТу.

Реквизит 15 - адресат. Данный реквизит состоит из: указания должности получателя « Министерству юстиции Аппарат Мировых судей по Учалинскому району и г.Учалы» (в дательном падеже), инициалы и фамилия «Р.Д. Валееву.» (в дательном падеже). Элементы адресата разделены знаками препинания.

Реквизит 20 - текст документа. Текст документа составлен на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст письма построен по схеме: введение (приведены мотивы составления письма, ссылки на решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (изложены выводы, предложены решения).

Реквизит 22 - подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица «Главный бухгалтер», подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) - «В.В.Сивков». Оформлено в соответствии с ГОСТом.

При оформлении документа не достает такого реквизита как:

ь Реквизит 07 - код формы документа.

ь Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.

Реквизит 08 - наименование организации. Количество печатных знаков - 21, шрифт - Times New Roman, кегль 12, интервал - 1.

Реквизит 09 - справочные данные об организации. Количество печатных знаков самой длиной строки - 31, шрифт - Times New Roman, кегль 12, интервал - 1.

Реквизит 11 - дата документа. Количество печатных знаков - 13, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1. Напечатан с 0 положения табулятора.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Количество печатных знаков - 4, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1.

Реквизит 15 - адресат. Количество печатных знаков - 19, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1.

Реквизит 20 - текст документа. Количество печатных знаков - 59, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5. Напечатан с 0 положения табулятора, а абзацы в тексте печатаются с 1 положения табулятора.

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 0 положения табулятора (данный реквизит печатается с 0 положения табулятора). Количество печатных знаков 16, шрифт - Times New Roman, кегль 14, обычный, отступ от текста на 2 междустрочных интервала.

2.3. Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.

Данных ошибок в тексте не обнаружено.

3. Принадлежность к определенному комплексу документов по различным классификационным признакам.

3.1.По виду деятельности: справочно-информационный.

3.2.По наименование: служебное письмо.

3.3.По способу фиксации информации: письменный.

3.4.По месту составления документа: внешний.

3.5.По степени сложности: простой

3.6.По степени гласности: открытый.

3.7.По сроку исполнения: срочный.

3.8.По юридической силе: подлинный.

3.9.По стадиям подготовки: подлинник.

3.10.По происхождению: служебный.

3.11.По сроку хранения: временный.

3.12.По степени обязательности: информационный.

3.13.По степени унификации: индивидуальный.

3.14.По характеру содержания: первичный

3.15.По периодичности формирования: дневной.

3.16.По полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов

3.17.Характеристика документа по ОКУД:

02531012 - Письмо по вопросам основной деятельности

02 53 101 2

02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации.

53 - документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

101 - регистрационный номер документа: название документа "Письмо по вопросам деятельности".

2 - контрольное число

Анализ приказа по личному составу № 521 от 12 декабря 2009 года.

Приказ - широко применяемый в управлении правовой распределительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

1. Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 09 - справочные данные об организации;

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати;

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

2. Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 анализируемого документа:

2.1. Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

Обязательные реквизиты приказа:

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 14 - место составления или издания документа;

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати;

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

2.2. Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.

а) Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое поле;

20 мм - правое поле;

20 мм - верхнее поле;

20 мм - нижнее поле.

В нашем документе стандарту соответствуют все поля.

б) Реквизиты расположены на продольном бланке документа организации, на формате А4.

в) Приказ оформлен на бланке приказа (бланк конкретного вида документа). Да, для оформления приказа можно использовать общий бланк организации, дополнив его названием документа (ПРИКАЗ). Но можно и разработать специальный бланк приказа. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.

Реквизит 08 - наименование организации. Расположение соответствует ГОСТу, так как приведено полное наименование: «Аппарат мировых судей по Учалинскому району и г.Учалы». Данный реквизит обязателен для всех бланков организации. Реквизит необходим для идентификации автора документа, обеспечивает юридическую силу документа. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Реквизит 10 - наименование вида документа (ПРИКАЗ), составленного организацией, должно быть определено уставом и соответствует наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Располагается после реквизита 08 (наименование организации). Соответствует ГОСТу.

Реквизит 11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. В нашем случае дата оформлена словесно-цифровым способом: 12 декабря 2009 год.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Регистрационный номер приказа (распоряжения) Аппарата состоит из знака «№» и его порядкового номера в пределах календарного года.

Реквизит 14 - место составления документа оформлено в соответствии с ГОСТом.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа. Заголовок располагается слева над текстом документа. Заголовок отвечает на вопрос: о чем? Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено: «Об утверждении инструкции».

Реквизит 20 - текст документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся факты или события, послужившие основанием для издания распорядительного документа, раскрываются причины и цели его издания.

Реквизит 22 - подпись расположена после текста, отступ на 2 межстрочных интервала. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В нашем случае подпись оформлена по ГОСТу.

Реквизит 25 - оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.

Реквизит 08 - наименование организации. Количество печатных знаков 27, шрифт - Arial, кегль 16, отступ от верхнего поля 2 междустрочный интервал.

Реквизит 10 - наименование вида документа. Количество печатных знаков - 5, шрифт - Times New Roman, кегль 26, полужирный, интервал - 1,5.

Реквизит 11 - дата документа. Количество печатных знаков - 15, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Напечатан с 1 положения табулятора (должен быть напечатан с 13 положения табулятора).

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Количество печатных знаков - 4, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Этот реквизит напечатан от 0 положения табулятора.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Количество печатных знаков - 25, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1.

Реквизит 20 - текст документа. Количество печатных знаков - 53, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5. Напечатан от 1 положения табулятора, что является неверным, должен быть напечатан от 0 положения табулятора (кроме абзацев - они печатаются с 1 положения табулятора).

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 0 положения табулятора. Количество печатных знаков - 23, шрифт - Times New Roman, кегль 12, отступ от текста на 2 междустрочный интервал.

Реквизит 25 - оттиск печати, проставлена печать.

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 0 положения табулятора. Количество печатных знаков - 11, шрифт - Times New Roman, кегль 12, оформлено в левом нижнем углу.

2.3. Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.

Таких ошибок не выявлено.

3. Принадлежность к определенному комплексу документов по различным классификационным признакам.

3.1.По виду деятельности: организационно-распорядительный.

3.2.По наименование: приказ.

3.3.По способу фиксации информации: письменный.

3.4.По месту составления документа: внутренний.

3.5.По степени сложности: сложный.

3.6.По степени гласности: документ для служебного пользования.

3.7.По сроку исполнения: срочное.

3.8.По юридической силе: подлинный.

3.9.По стадиям подготовки: подлинник.

3.10.По происхождению: служебный.

3.11.По сроку хранения: постоянный.

3.12.По степени обязательности: директивный.

3.13.По степени унификации: индивидуальный.

3.14.По характеру содержания: первичный

3.15.По периодичности формирования: дневной.

3.16.По полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов.

3.17. Характеристика документа по ОКУД:

02511511 -приказ по вопросам основной деятельности

02 51 151 1

02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации.

51 - документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

151 - регистрационный номер документа: название документа "Приказ по вопросам основной деятельности".

1 - контрольное число.

Анализ распоряжения от 13 октября 2009 года.

Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствие с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

Используются руководителями государственных органов власти, руководители местных администраций на местах, организации, учреждения.

Оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации.

1. Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.

Реквизит 09 - справочные данные об организации.

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 14 - место составления документа.

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

2. Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 анализируемого документа:

2.1. Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

Обязательные реквизиты распоряжения:

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 14 - место составления или издания документа;

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати.

2.2. Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.

Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое поле;

20 мм - правое поле;

20 мм - верхнее поле;

20 мм - нижнее поле.

В нашем документе стандарту соответствуют все поля.

б) Реквизиты расположены на продольном бланке документа организации, на формате А4.

в) Распоряжение оформлено на общем бланке организации. Да, для оформления приказа можно использовать общий бланк организации, дополнив его названием документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ). Но можно и разработать специальный бланк приказа. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.

Реквизит 08 - наименование организации. Расположение не соответствует ГОСТу, так как полное наименование Министерство юстиции Аппарат Мировых судей по Учалинскому району и г.Учалы закреплено в учредительных документах организации, в нашем случае это устав.

Реквизит 09 - справочные данные об организации содержат
сведения, необходимые при информационных контактах. В справочные данные об организации в нашем документе входит: почтовый адрес; место нахождения; номера телефонный номер.

Реквизит 10 - наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), составленного организацией, должно быть определено уставом и соответствует наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Располагается после реквизита 08 (наименование организации). Соответствует ГОСТу.

Реквизит 11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. В нашем случае дата оформлена словесно-цифровым способом: 13 октября 2009 года

Реквизит 12 - регистрационный номер документа состоит из порядкового номера.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа. Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его превышает 5 строк с длиной каждая в 28 знаков, наша самая длинная строка 26 печатных знака. Оформлен с прописной буквы. Заголовок отвечает на вопрос: о чем? Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено: «В связи с аварийным состоянием…..»

Реквизит 20 - текст документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся факты или события, послужившие основанием для издания распорядительного документа, раскрываются причины и цели его издания. Констатирующая часть начинается со слов «В связи с увольнением…». В распорядительной части перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения поручений. Распорядительная часть приказа начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ (без кавычек) печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ОБЯЗЫВАЮ ставиться двоеточие. Текст состоит из двух пунктов. Каждый пункт начинается с изложения предписываемого действия (начинается с глаголов в неопределенной форме: произвести, назначить, ознакомить). Пункты пронумерованы арабскими цифрами (1,2).

Реквизит 22 - подпись расположена после текста, отступ на 2 межстрочных интервала. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В нашем случае подпись оформлена по ГОСТу.

Реквизит 25 - оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами

Реквизит 27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.

Реквизит 08 - наименование организации. Количество печатных знаков 27, шрифт - Arial, кегль 16, отступ от верхнего поля 2 междустрочный интервал.

Реквизит 10 - наименование вида документа. Количество печатных знаков - 12, шрифт - Times New Roman, кегль 16, прописные буквы, интервал - 1,5.

Реквизит 11 - дата документа. Количество печатных знаков - 14, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Напечатан с 13 положения табулятора.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Количество печатных знаков - 3, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Этот реквизит напечатан от 0 положения табулятора.

Реквизит 14 - место составления документа. Количество печатных знаков - 7, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Количество печатных знаков - 26, шрифт - Times New Roman, кегль 10, интервал - 1.

Реквизит 20 - текст документа. Количество печатных знаков - 58, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5. Напечатан от 1 положения табулятора, что является верным, так как это начало абзаца.

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 2 положения табулятора (данный реквизит печатается с 0 положения табулятора). Количество печатных знаков 23, шрифт - Times New Roman, кегль 14, отступ от текста на 2 междустрочный интервал.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе. Количество печатных знаков - 11, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5.

2.3. Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.

1) В реквизит 20 слово РАСПОРЯЖАЮСЬ, следует печатать от 0 положения табулятора и сразу начать писать текст документа без интервалов.

3. Принадлежность к определенному комплексу документов по различным классификационным признакам.

3.1.По виду деятельности: организационно-распорядительный.

3.2.По наименование: распоряжение.

3.3.По способу фиксации информации: письменный.

3.4.По месту составления документа: внутренний.

3.5.По степени сложности: сложный.

3.6.По степени гласности: документ для служебного пользования.

3.7.По сроку исполнения: срочное.

3.8.По юридической силе: подлинный.

3.9.По стадиям подготовки: подлинник.

3.10.По происхождению: служебный.

3.11.По сроку хранения: постоянный.

3.12.По степени обязательности: директивный.

3.13.По степени унификации: индивидуальный.

3.14.По характеру содержания: первичный

3.15.По периодичности формирования: дневной.

3.16.По полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов.

3.17. Характеристика документа по ОКУД

02511511 -распоряжение по вопросам основной деятельности

02 51 151 1

02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации.

51 - документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

151 - регистрационный номер документа: название документа "Приказ по вопросам основной деятельности".

1 - контрольное число.

2.3 Рекомендации по совершенствованию составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

3.1 Использование современных технологий в системе управлении документации организации

Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов -- это упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, признанной обеспечить документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечить защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие требования, которые в определенной степени гарантируют решение последней задачи:

1. централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2. операционный учет всех технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;

3. учет всех без исключения конфиденциальных документов;

4. обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;

5. учет и обеспечение сохранности не только документов.

Указанная технологическая система распространяется не только на управленческие (деловые), но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителей информации.

При использовании технологической системы следует помнить, что лица, проектирующие и модернизирующие систему, контролирующие и анализирующие ее работу, не могут быть пользователями этой системы.

Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.

Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы с документами и является наиболее универсальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной, а не автоматизированной системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и машиночитаемыми, факсимильными и электронными документами.

Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации.

Однако при этом следует иметь в виду, что данная система, earn она создается в службе КД, должна в принципе обеспечивать:

· сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом службы ручными методами;

· реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;

· достаточную гарантию сохранности и целостности информации регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, программный продукт "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· подписание или утверждение проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.
Направления совершенствования документов

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального делопроизводства и документооборота на предприятии.

В современных условиях нет ничего важнее разработки новых идей, изучения опыта отечественных и зарубежных предприятий. Здесь очень важно вырабатывать целостное представление о многоаспектной системе управления, обеспечивающее поисковую роль и интеграцию результатов теоретических и практических разработок.

Этому отвечает проектировочное - конструктивный подход к управлению и концепция интеллектуальных систем. В соответствии с ее положениями коллектив специалистов и средства интеллектуальной деятельности интегрируются как единое целое на почве, какой либо проблемы хозяйственного управления и образуют интеллектуальную систему.

Подобный подход к инновациям в управлении на современном этапе предполагает рассмотрение нововведений с учетом парадигмальных изменений образа управления, что связано с пересмотром системы ценностей и взглядов на адаптационные возможности субъекта управления, позволяющее ему генерировать образцы деятельности по мере изменения обстановки. Это предопределяет необходимость решения проблем, связанных с функционированием человека в управленческих системах и разработки конструктивной методологии эффективного его включения в такие системы.

Важным моментом решения подобных проблем является мотивационный механизм, позволяющий повышать отдачу человеческого фактора, трудового потенциала, которым располагает строительное предприятие. Его основой выступает активизация распределительных отношений, в тесной связи с которыми сосуществуют преобразования в труде. С позиций мотивации коллектива к внедрению управленческих инноваций действие указанного механизма, прежде всего, должно быть направлено на формирование работника, адекватного рыночным отношениям и сложившемуся типу экономики. Одновременно он должен способствовать созданию условий для повышения трудовой активности на основе роста профессионально-квалификационного и образовательного уровня работника. В целом, мотивационный механизм такого типа обеспечивает налаживание эффективного взаимодействия материально-вещественного и личностного факторов строительного производства, что можно рассматривать в качестве эффекта управленческой деятельности на предприятии.


Подобные документы

  • Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

    курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014

  • Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.

    контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.2014

  • Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

    контрольная работа [24,0 K], добавлен 24.03.2014

  • Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

    контрольная работа [43,3 K], добавлен 21.10.2010

  • Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

    учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010

  • Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

    дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013

  • Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

    контрольная работа [26,7 K], добавлен 26.05.2013

  • Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.

    контрольная работа [40,5 K], добавлен 20.08.2015

  • Организационно-распорядительная управленческая документация, ее классификация, процедуры составления, требования к оформлению. Подготовка приказа, внесение изменений и дополнений. Виды распоряжений, их реквизиты. Право издания указания в организациях.

    реферат [22,9 K], добавлен 30.03.2015

  • Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

    дипломная работа [179,7 K], добавлен 10.02.2009

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.