Совершенствование электронного документооборота

Основными целями национального проекта в здравоохранении являются:

- Укрепление здоровья населения России, снижение уровня заболеваемости, инвалидности, смертности.

- Повышение доступности и качества медицинской помощи.

- Укрепление первичного звена здравоохранения, создание условий для увеличения объема оказания медицинских услуг на догоспитальном этапе.

- Развитие профилактической направленности здравоохранения.

- Удовлетворение потребности населения в высокотехнологичных видах медицинской помощи.

Основные направления Приоритетного национального проекта:

- Развитие первичной медицинской помощи.

- Подготовка и переподготовка врачей общей (семейной) практики, участковых врачей - терапевтов и педиатров.

- Увеличение заработной платы медицинским работникам первичного звена, фельдшерско-акушерских пунктов и отделений скорой медицинской помощи.

- Укрепление материально-технической базы диагностической службы первичной медицинской помощи, скорой медицинской помощи.

- Профилактика ВИЧ-инфекции, гепатитов В, С, выявление и лечение больных с вирусом иммунодефицита.

- Дополнительная иммунизация населения в рамках национального календаря прививок.

- Введение новых программ обследования новорожденных детей.

- Дополнительная диспансеризация работающего населения.

- Оказание медицинской помощи женщинам в период беременности и родов в государственных и муниципальных учреждениях здравоохранения.

Обеспечением населения высокотехнологической медицинской помощью является:

- Увеличение объема оказания высокотехнологичной медицинской помощи.

- Строительство новых центров высоких медицинских технологий, подготовка для этих центров высококвалифицированных врачей, средних медицинских работников.

За 2009 год закуплено необходимое дополнительное медицинское оборудование для межтерриториального неонатального центра, что позволяет оказывать качественную специализированную помощь новорожденным города и 12 районов области. Приобретен электроэнцефалограф - анализатор, до этого времени отсутствующий в детской больнице, обновлено устаревшее физиотерапевтическое оборудование, и лабораторное оборудование.

Таблица 1

Наименования исследований	2008 г.	2009 г.
Урографические исследования	67	85
Эндоскопические исследования	293	433
УЗИ - исследования	6813	11002
Лабораторные исследования	126 119	235 212
Электроэнцефалографические исследования	С марта 2009 г. - 67 исследований

2.2 Совершенствования электронного документооборота

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности.

В основе описания экономической эффективности лежат сопоставление существующего в внедряемого технологических процессов.

В данном случае под существующим процессом подразумевается та методика занесения в базу данных, которую использовал бы бухгалтер, если не было бы автоматизированного решения задачи.

Бухгалтеру необходимо было бы брать накладные и счета-фактуры в договорном отделе и вручную заносить информацию из этих документов в бухгалтерскую программу. Хотя штат бухгалтерии невелик, эта работа всё равно занимает значительное количество времени. С помощью автоматизации эта выполняется за несколько минут.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем будем понимать под экономической эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования.

Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:

- прямой эффект;

- косвенный эффект.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы.

К трудовым показателям относятся следующие:

1. абсолютное снижение трудовых затрат ( Т)

Т=T2-T1 (1)

Где Т1-трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

Т2-трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;

2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К)

К=Т/Т2 *100% (2)

3. индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Y):

Y=T1/T2. (3)

На рынке автоматизированных систем для крупных организаций и финансово-промышленных групп на сегодня можно выделить два основных субъекта: это рынок автоматизированных банковских систем (АБС) и рынок корпоративных информационных систем промышленных предприятий. Не смотря на сильную взаимосвязь этих двух рынков систем автоматизации, предлагаемые на них решения, пока еще не достаточно интегрированы между собой, чего следует ожидать в недалеком будущем. Создавая свои отделы и управления автоматизации, предприятия и банки пытались обустроиться своими силами. Однако периодическое «перетряхивание» инструкций, сложности, связанные с разными представлениями пользователей об одних и тех же данных, непрерывная работа программистов по удовлетворению все новых и новых пожеланий отдельных работников и как следствие - недовольство руководителей своими программистами несколько остудило пыл как тех, так и других. Итак, первый подход к решению этой проблемы сводился к проектированию «снизу-вверх». В этом случае, при наличии квалифицированного штата программистов, вполне сносно были автоматизированы отдельные, важные с точки зрения руководства рабочие места. Общая же картина «автоматизированного предприятия» просматривалась недостаточно хорошо, особенно в перспективе. Быстрый рост числа акционерных и частных предприятий и банков позволил некоторым компаниям увидеть здесь будущий рынок и инвестировать средства в создание программного аппарата для этого растущего рынка. Из всего спектра проблем разработчики выделили наиболее заметные: автоматизацию ведения бухгалтерского аналитического учета и технологических процессов (для банков это в основном - расчетно-кассовое обслуживание, для промышленных предприятий - автоматизация процессов проектирования и производства, имеется в виду не конкретных станков и т.п., а информационных потоков). Учитывая тот факт, что ядром АИС безусловно является аппарат, обеспечивающий автоматизированное ведение аналитического учета, большинство предприятий начали с детальной проработки данной проблемы. Системы были спроектированы «сверху», т.е. в предположении, что одна программа должна удовлетворять потребности всех пользователей.

К единовременным затратам разработчика относятся затраты на теоретические исследования, постановку задачи, проектирование, разработку алгоритмов и программ, отладку, опытную эксплуатацию, оформление документов.

В смету затрат на разработку ПО включаются:

материальные затраты;

основная и дополнительная зарплаты;

отчисления на социальные нужды;

стоимость машинного времени на подготовку и отладку программ;

стоимость инструментальных средств;

накладные расходы.

Таблица 2. Содержание стадий разработки программного обеспечения

Стадии	Содержание работ	Трудоемкость
		дни	%
Техническое задание	Изучение и анализ предметной области, изучение и анализ области внедрения, работа с консультантами, постановка задачи, составление и согласование технического задания с руководителем.	20	13,33
Эскизный проект	Построение концептуальной модели системы, описание входных и выходных данных, способов их преобразования. Разработка структур данных.	25	20,00
Технический проект	Разработка технического проекта. Построение структуры классов и определение способов их взаимодействия.	25	20,00
Рабочий проект	Написание программ, утилит и дополнительных модулей информационной системы, отладка программного обеспечения, тестирование.	60	33,34
Внедрение	Разработка справочной и технической документации, подготовка и защита отчета. Регистрация.	20	13,33
Итого:	150	100

Материальные затраты.

Под материальными затратами понимают стоимость всех материалов, использующихся в процессе разработки и внедрения ПО (в том числе стоимость бумаги, дискет, картриджа или красящей ленты и прочих материалов) в действующих ценах.

В процессе работы использовались материалы и принадлежности, представленные в таблице 3.

Таблица 3. Материалы и принадлежности, использованные в процессе разработки

Наименование	Количество, шт.	Цена, руб.	Стоимость, руб.
Дискеты	5	14	70
Бумага	400	0,4	160
Ватман	5	10	50
Ручка	2	5	10
CD-RW диск	2	30	60
Папка	2	15	30
Картридж	1	150	150
Итого:	530

Основная и дополнительная заработные платы

Основная заработная плата при выполнении проекта включает зарплату всех сотрудников, принимающих непосредственное участие в разработке ПО. В данном случае необходимо учитывать основные зарплаты разработчика (студента), руководителя дипломного проекта, консультанта по экономической части. Таким образом, основная заработная плата З_осн при выполнении рассчитывается по формуле:

, (4)

где З_ср.дн.j - среднедневная зарплата j-го сотрудника, руб./день; Т_об.j - общая трудоемкость проекта j-го сотрудника, дни; n - количество сотрудников, принимающих непосредственное участие в разработке ПО.

Основная зарплата разработчика определена из расчета 7000 руб. в месяц при среднем количестве рабочих дней, равных 20:

. (5)

Дополнительная заработная плата равна 10% от основной:

.

Итого основная и дополнительная заработная плата составляют:

.

Отчисления на социальные нужды.

Отчисления на социальные нужды составляют на сегодняшний день 26% от общего фонда заработной платы, следовательно:

.

Стоимость машинного времени на подготовку и отладку программ.

Стоимость машинного времени З_омв зависит от себестоимости машино-часа работы ЭВМ С_МЧ, а также времени работы на ЭВМ Т_ЭВМ, и включает амортизацию ЭВМ и оборудования, затраты на электроэнергию, зарплату обслуживающего персонала.

Себестоимость машино-часа ЭВМ и принтера равны соответственно:

,

.

Время работы на ЭВМ и принтере равны соответственно:

.

Затраты на оборудование.

,

где А_М - амортизационные отчисления, руб.; О_ф - стоимость ЭВМ и оборудования, руб.; Н_ам - норма амортизации, %; Т_м - время использования оборудования, дни

Затраты на электроэнергию.

,

Затраты на обслуживающий персонал.

Данный вид затрат отсутствует.

Таким образом, стоимость машинного времени на подготовку и отладку программ равно: .

Стоимость инструментальных средств.

Стоимость инструментальных средств включает стоимость системного программного обеспечения, использованного при разработке проекта в размере износа за этот период. Расчет производить аналогично расчету амортизационных отчислений оборудования, представим его в таблице 4.

Таблица 4. Стоимость системного программного обеспечения

Программное обеспечение	Стоимость, руб.
MS WINDOWS 2000 Prof	2420.00
Delphi 7	12400.00
Microsoft Office XP Professional	6311.00
Итого:	21131

Затраты на амортизацию инструментальных средств:

руб.

Расчет стоимости машинного времени

;

руб./ч.

Накладные расходы.

Накладные расходы составляют 30% от основной заработной платы разработчиков ПО, а значит:

.

Итак, смета затрат на разработку приведена в таблице 5.

Таблица 5. Смета затрат на разработку ПО

Элемент затрат	Стоимость, руб.
Материальные затраты	530.00
Основная и дополнительная зарплата	57750
Отчисления на социальные нужды	15015
Оплата машинного времени	1652,18
Стоимость инструментальных средств	1454,56
Накладные расходы	16245
Итого:	94975,22

2.3 Анализ документационного оборота в ГУЗ Областная детская клиническая больница

Основным направлением отдела документационного обеспечения при организации документационного оборота является информационное обеспечение аппарата управления учреждения здравоохранения.

Отдел является структурным подразделением учреждения здравоохранения и непосредственно подчиняется заместителю главного врача по медицинскому обслуживанию населения района.

Отдел документационного обеспечения имеет круглую печать с обозначением наименования учреждения здравоохранения и штамп с полным наименованием учреждения с почтовым адресом и контактными телефонами.

Основной задачей отдела документационного обеспечения является организация и осуществление грамотного делопроизводства, документооборота и архивного дела в учреждении здравоохранения.

Отдел документационного обеспечения в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Обеспечение организации делопроизводства в учреждении здравоохранения в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива в учреждении здравоохранения;

2. Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

3. Осуществление контроля своевременного прохождения, исполнения и качественного оформления документов, анализ исполнительской дисциплины;

4. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности учреждения здравоохранения, их оперативное хранение, а также организация работы экспертной комиссии по экспертизе документов, в том числе подведомственных учреждениях здравоохранения;

5. Организация методической помощи в работе с документами, в том числе и нижестоящих учреждениях здравоохранения;

6. Обеспечение режима доступа и использования документной информации;

7. Для выполнения возложенных функций в отделе документационного обеспечения предусмотрены следующие должности:

- секретарь главного врача;

- секретарь-стенографистка;

- секретарь-машинистка;

- делопроизводитель.

Проанализируем процесс формирования документооборота Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница: документооборот состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (главным врачом, заместителями главного врача, врачами-специалистами, заведующими отделениями, начальниками отделов и т.д.) и пунктами технической обработки документов: отделом документационного обеспечения управления.

Поступающий в Областную детскую клиническую больницу документы образуют поток входящей корреспонденции, которая проходит необходимые стадии обработки (поступление документации; регистрация или отправка поступившей документации: почтой, по факсимильной и электронной связи, лично на руки; передача документации на рассмотрение руководства: главного врача или его заместителей; передача документов непосредственным исполнителям или в подразделения; ведение контроля исполнения документов).

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организации циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этого организуется вся работа отдела документационного обеспечения, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.

Для передачи документов учреждения используются: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры. В некоторых случаях информация поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя отдел документационного обеспечения. Одним из сдерживающих факторов массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции являются проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота.

Обработка поступивших документов проводится в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.

Корреспонденция, не вскрывающаяся при поступлении и обработке, сразу же сортируется по адресатам. При распределении документации по исполнителям для большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. Делопроизводитель или секретарь главного врача самостоятельно распределяет документы на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При распределении документов учитывается:

- важность содержания;

- вид документа: закон, распоряжение, приказ, письмо, отчет и т.д.;

- сложность и новизна поставленных вопросов;

- авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

- реальная срочность исполнения документа.

Главный врач, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае, отдел документационного обеспечения должен быть уведомлен, кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документа.

Главный врач не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (в исключительных случаях - на следующий день) возвращены в отдел документационного обеспечения.

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, а также средствами оргтехники. Исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности, например, при группировании различных опросов, отчетов, заявлений, жалоб граждан, других документов. Но в отделе данная последовательность составления дел обычно не применяется.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

В отделе документационного обеспечения создается своя номенклатура дел, которая составляется на следующий год в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается главным врачом и приобретает статус нормативного акта. Утвержденная номенклатура дел в отделе действует в течение года. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный главным врачом, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный делопроизводителем и архивариусом Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, является документом постоянного срока хранения организации.

Передача документов в архив

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности учреждения здравоохранения, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

В своей практической деятельности архивы органа или учреждения здравоохранения руководствуются законодательством Российской Федерации, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положениями об архивах учреждения здравоохранения.

Архивы учреждения здравоохранения хранят документы аппарата указанных органов, а также организаций - предшественников.

В архивы учреждения здравоохранения передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

После окончания делопроизводственного года (оперативного хранения документов в отделе документационного обеспечения) к номенклатуре дел отделом документационного обеспечения (делопроизводителем) составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

- дела со сроками хранения до 10 лет;

- дела со сроком хранения свыше 10 лет;

- дела со сроком хранения «постоянно».

К ним так же относятся «переходящие» дела и дела, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭПК».

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Прием и регистрация обращений граждан

Прием и регистрация обращений граждан осуществляется одним из сотрудников отдела документационного обеспечения. В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение учреждения здравоохранения он должен быть передан в отдел документационного обеспечения или соответствующему ответственному лицу для регистрации.

При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Работа с документами для служебного пользования

Гриф «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

Документы (издания) с грифом «Для служебного пользования»:

Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы (издания) с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного пользования» происходит в том случае, если они утратили практическое значение и не имеют исторической ценности.

3. Оценка эффективности реализации проекта совершенствования электронного документооборота

3.1 Проблемы, существующие в отделе документационного обеспечения

Обучение и повышения квалификации работников

В отделе документационного обеспечения работают специалисты со следующим образованием:

- среднее специальное юридическое образование с незаконченным высшим образованием по государственному и муниципальному управлению (опыт работы в данном учреждении - 7 лет);

- среднее техническое образование по обслуживанию электронно-вычислительных машин (опыт работы в данном учреждении - 3,5 года). Специалист начал обучение по среднему специальному образованию «Государственное и муниципальное управление»;

- среднее специальное образование по специальности «Социальный работник» (специалист временно принятый на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком до трех лет) (опыт работы 0,7 года).

Делая вывод из вышесказанного, можно сказать, что работа в отделе документационного обеспечения строится в основном не на базовых знаниях, а на опыте работы. У большинства работников отдела существует необходимость пройти повышение квалификации по специальности «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

По договоренности с руководством учреждения здравоохранения данная проблема решаема. В декабре 2009 года один специалист прошел повышение квалификации по данной специализации.

Отсутствие качественного контроля деятельности отдела;

Около семи лет назад, когда создавался отдел документационного обеспечения, должностной инструкцией были предусмотрены следующие должности (таблица 6).

Таблица 6. Список должностей, предусмотренных должностной инструкцией

Структурное подразделение	Наименование должности	Количество должностей	Основание
1	2	3	4
Отдел документационного обеспечения	Заведующий канцелярией - начальник отдела	0,25	п. 1.1.11 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165
Канцелярия	Секретарь главного врача	1,00	Вместо 1,00 (одной) должности секретаря - машинистки п. 1.1.13 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165
	Делопроизводитель	0,50	п. 1.1.12 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165
	ИТОГО:	1,75
Машбюро	Секретарь - машинистка	1,00	п. 1.1.13 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165

Начальник документационного отдела фактически совмещал должности заведующего канцелярией, делопроизводителя и секретаря главного врача. В машбюро 2 ставки - секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка, а также оператор копировальных и множительных машин и 2 архивариуса. В связи с частой сменой работников в отделе возникла сложная ситуация. Работник в должности начальника документационного отдела перевелся в отдел кадров, а на его месте остался секретарь главного врача с совмещением должности делопроизводителя. Фактически отдел остался без начальника. Не ведется отчетность по ведению документационного оборота, нет качественного контроля по ведению документации. Хотя документационный отдел и подчиняется заместителю главного врача по организационно-методической работе, он не в состоянии вести качественный контроль работы отдела.

К тому же в связи с сокращением в отделе остались следующие должности:

- секретарь главного врача 1,0 ставка;

- секретарь-машинистка 1,0 ставка;

- секретарь-стенографистка 1,0 ставка;

- делопроизводитель (0,5 ставки);

- архивариус 1,0 ставка.

В начале года главным врачом Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница было подано ходатайство о пересмотре штатного расписания отдела документационного обеспечения со следующими данными:

- Вывести из штатного расписания общебольничного персонала 1,0 штатную единицу секретаря.

- Ввести в штатное расписание общебольничного персонала 1,0 штатную единицу секретаря-машинистки.

- Утвердить в штатном расписании общебольничного персонала следующие штатные единицы:

- Секретарь-машинистка - 2,0 штатные единицы.

В итоге получается следующее штатное расписание (таблица 7):

Таблица 7. Список должностей по штатному расписанию

1	Секретарь-машинистка	4 разряд	2,0	2,0
2	Секретарь-стенографистка	5 разряд	1,0	1,0
3	Делопроизводитель	3 разряд	1,0	1,0

Должность заведующего архивом теперь относится к отделу статистической информации.

В связи с этим общий контроль за отделом условно переходит секретарю главного врача, у которого самый большой объем работы, самая нервная и ответственная работа, а оклад остается таким же, как у секретаря-машинистки.

Трудности в переходе на электронную систему документационного обеспечения управления.

В настоящее время многие организации перешли на электронную систему документационного обеспечения управления. В Государственном учреждении здравоохранения Областная детская клиническая больница этому препятствуют несколько причин. Среди них такие, как финансовые и технические трудности в оборудовании средствами компьютерной техники, лицензирование компьютерных программ, а также некоторая боязнь полного перехода на электронную систему документооборота.

Но после улучшения финансовой ситуации учреждения планируется установка внутренней компьютерной сети и переход на электронную систему документационного обеспечения управления. Перехода на полную электронную систему документооборота не получится, т.к. некоторая часть документов только в печатном виде имеет юридическую силу.

Заключение

Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами учреждения здравоохранения, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.

Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри учреждения, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.

Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству.

Правила создания документов и данных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.

Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.

Библиографический список

1. Конституция Российской Федерации. 1993 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1 - 2.

3. Трудовой Кодекс Российской Федерации. 2002 г. С изменениями, 2007 г.

4. Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» с изменениями.

5. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

6. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

7. Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2005 №125-ФЗ.

8. Федеральный закон Российской Федерации от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании». Стандарт по оптимизации процесса документирования.

9. Федеральный закон Российской Федерации от 20.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Утратил силу с 27.07.2007.

10. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2007 №149-ФЗ.

11. Федеральный закон Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2007 №152-ФЗ. Вступил в силу с 16.10.2007 года.

12. Закон Российской Федерации от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).

13. Закон Российской Федерации от 23.09.1992 №5520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» с изменениями.

14. Закон Российской Федерации от 01.06.2006 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

15. Постановление Совмина-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. №191.

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного Герба РФ» с изменениями.

17. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 №1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

18. Постановление Госстандарта России от 30.03.99 №97. Введен в действие с 1 января 2000 г.

19. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002-2010 гг.)

20. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ 7.70 - 2004. Система стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу. Вступил в силу с 1994 года.

21. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

22. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Издательство стандартов, 1998.

23. ГОСТ Р 1.5 - 2002. «Стандарты. Общие требования к построению изложения, оформлению, содержанию и обозначению».

24. ГОСТ Р 6.30-2004. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

25. ГОСТ Р 1.0-2005 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения». Правила применения национальных стандартов.

26. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования». Дата введения 2008-07-01.

27. Приказ Федерального агентства Российской Федерации по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2008 г. №28-ст «Национальный стандарт Российской Федерации. Управление документами». Введен с 01 июля 2008 г. впервые.

28. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2008 №1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Зарегистрирован в Минюсте №10194 от 27.09.2008. Вступил в действие с 23.11.2008 г.

29. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Главное архивное управление при Совете Министров СССР. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). М., 1991. Действие прекращено в 2006 г.

30. «Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2006 №452 (редакция от 15.10.2008).

31. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказ министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2006 №536. Зарегистрирована в Минюсте 27.01.2007 №7418.

32. «Унификация текстов управленческих документов». Методические рекомендации. ДР191-98.

33. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Дата введения 1 июля 1994 года.

34. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. ВНИИДАД, М. 2000.

35. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. М. 2000.

36. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Постановление Минтруда Российской Федерации от 25.11.94 №72. - М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995.

37. Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления. Ежеквартальный журнал «Делопроизводство» №4, 2007 г.

38. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

39. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002, 152 с.

Размещено на Allbest.ru