Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документооборота актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Степень научной разработанности проблемы. Проблемы организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом нашли отражение в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.

Объект исследования - ОАО ЦТД «Диаскан».

Предмет исследования - система документооборота ОАО ЦТД «Диаскан».

Целью выпускной квалификационной работы является изучение системы документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан» и выработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать теоретические и правовые основы системы документационного обеспечения управления и определить его место и роль в системе управления персоналом.

2. Провести анализ системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан».

3. Дать оценку состояния системы документационного обеспечения управления персоналом организации в ОАО ЦТД «Диаскан».

4. Выявить актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом в организации.

5. Разработать программу и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан».

6. Дать экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в ОАО ЦТД «Диаскан».

7. Спрогнозировать организационно-управленческую результативность совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в ОАО ЦТД «Диаскан».

Методологической базой исследования послужили работы отечественных и зарубежных ученых по проблемам документационного обеспечения систем управления персоналом в организациях, а также нормативные документы и правовые акты, действующие на территории Российской Федерации.

Научная новизна данной работы заключается в комплексном анализе эффективных методов и средств совершенствования документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан» и выработке рекомендаций для повышения эффективности деятельности организации через совершенствование системы документооборота, которая позволит организации эффективно реализовывать стратегические цели.

Практическая значимость исследования состоит в том, что разработанные рекомендации могут быть использованы для совершенствования документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан», что позволит оптимизировать работу в данном направлении.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложения.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, степень изученности проблемы, определяется объект, предмет исследования, цель, задачи исследования, научная новизна, практическая значимость и структура работы.

В первой главе анализируются теоретико-методологические аспекты формирования системы документооборота в современной организации.

Во второй главе дается общая характеристика производственной деятельности ОАО ЦТД «Диаскан», выявляются особенности и недостатки существующей системы документооборота.

В третьей главе определены мероприятия по совершенствованию системы документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан».

На защиту выносятся следующие положения:

1. После внедрения ИС ДОУ в ОАО ЦТД «Диаскан» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удастся снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

2. Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу. Поэтому предлагается для внедрения программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан».

3. Информационная система, предлагаемая к внедрению, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Система документационного обеспечения управления; её место в системе управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления Козлов М. Совершенствуем Делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies - http://devbusiness.ru/startup/docman/improved_dm.htm (дата обращения 23.10.2014)..

Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы Энциклопедия делопроизводства - http://www.termika.ru. (дата обращения 23.10.2014)..

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2008. - № 3. - С. 54..

По мнению Т.В. Кузнецовой Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2009. - С. 24. ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения Доскова Л. Управление персоналом - М.: ЛитРес, 2009. - С. 14..

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

1) документирование;

2) организация работы с документами (управление документацией предприятия).

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документовРогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: "Юстицинформ", 2009. - С. 58. .

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации. Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Таким образом, ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. - ДОУ и его важнейшие составляющие

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Схематично место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией представлено на рисунке 2.

Согласно логике декомпозиции системы управления организацией, представленной на рисунке 2, подсистема документационного обеспечения управления могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом Петров А., Мамед-заде Г. Регламентация управленческой деятельности //Кадровик. Кадровый менеджмент. 2008. - № 12. - С. 89.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2. - Место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:

- наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;

- наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

- расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

- наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

По мнению специалистов консалтинговых фирм «Евроменеджмент» Документационное обеспечение управления / Евроменеджмент - http://opros.emd.ru/business. (дата обращения 23.11.2013). и «Термика» Документопоток - www.termika.ru (дата обращения 23.11.2014). ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

- руководство теряет целостную картину происходящего;

- структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

- это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

- приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

- для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

- оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

2) Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Нормативно-методическая основа системы документооборота - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база системы документооборота регулирует: правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

- законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами;

- общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» -- содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» -- устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне» -- определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ) -- содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) -- устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 -- определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

- упорядочение документооборота;

- сокращение количества документов;

- повышение качества документов;

- нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

- совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- расположение реквизитов на листе бумаги;

- требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

- новый состав реквизитов;

- обновленные требования к оформлению документов;

- требования к тексту и бланкам документов. Минюст России отказал в государственной регистрации данного стандарта.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998 № 28.

Стандарт устанавливает толкование терминов:

- по делопроизводству;

- по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт ввел:

- новые реквизиты;

- небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми. В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) -- содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 -- содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 - устанавливает сроки хранения документов. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений Кадровое делопроизводство/ Эксперт - http://www.staffexpert.ru /content /Kadrovoe_deloproizvodstvo/(дата обращения 23.11.2014)..

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- предоставление отпуска;

- увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

- локальных нормативных актов,

- документов по управлению персоналом и охране труда,

- первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

- учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела Кадровое делопроизводство: постановка, ведение, восстановление - http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/ (дата обращения : 21.11.2014)..

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

1.2 Методика оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать.

Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или "руководителя". Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Если постараться выявить основные функциональные составные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, то можно представить следующую картину (рисунок 3).

Человеческие Ресурсы
Экономика	Маркетинг
Структуры и подразделения	Учет
Взаимодействие Структур и Подразделений	Финансы
Прикладные Информационные Системы
Делопроизводство (Документационное Обеспечение Управления)
Программно-технические Платформы и Коммуникации

Рис. 3. - Компоненты управления предприятиями и организациями



На Рис. 3 видно, что прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на ДОУ, являющегося основной функцией делопроизводства.

Таким образом, перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

1) Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма ДОУ.

2) Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

Для решения второй - необходимо обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима новая методическая основа, учитывающая данные требования к построению системы документационного обеспечения управления персоналом. В связи с этим первым этапом совершенствования системы документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом:

- правовые,

- организационно-распорядительные,

- планово-финансовые,

- внешние нормативные,

- внутренние нормативные,

- технические.

Проблема состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, "работают" каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность: "Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе".

Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

Системный подход к менеджменту основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

Процессный подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, т.е. постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, т.к., согласно ему, "все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы" Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир …// Стандарты и качество. - 2007. - № 6. - С. 52.. Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

Следовательно, к документированию деятельности организации, основанной на таких принципах, необходимо подходить соответствующим образом.

Процессный подход способствует:

- представлению процессов в виде документированных процедур, в результате чего процессы приобретают формализованное представление;

- обозначению всех входов и выходов каждого процесса;

- установлению взаимосвязей между документами, их создателями и контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;

- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Системный подход к управлению предполагает:

- представление всей организации как системы взаимодействующих динамических процессов;

- распределение ответственности;

- координацию всех аспектов деятельности организации;

- механизм перманентного процесса планирования и доведения планов до каждого рабочего места.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

По мнению Л.Н.Санкиной, объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный промежуток времени. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники Санкина Л. Система документационного обеспечения в системе управления персоналом // Библиотека журнала Справочник кадровика -http://www.termika.ru. (дата обращения : 21.11.2014)..

Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - С.192.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2008. - С. 39. .

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- регистрация документов;

- организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;

- обработка исполненных и отправляемых документов.

Поэтому основными задачами при оценке и совершенствовании системы ДОУ являются:

- повышение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- уменьшение трудоемкости обработки документов;

- определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

- наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

- определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования системы ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления персоналом находиться в равновесии.

Основываясь на вышеизложенных принципах, Д.О.Сонин и А.А. Белов Сонин Д.О., Белов А.А. Системные принципы оценки и построения документационного обеспечения управления // ГОУВПО "Ивановский государственный энергетический университет имени В.И. Ленина" - "Вестник ИГЭУ" Вып. 1. - 2009. - С. 6. предлагают алгоритм оценки и совершенствования системы документационного обеспечения, представленный в Приложении 1.

Первый этап представляет собой анализ текущей системы управления, а также ее формализацию. Исследование процессов организации с точки зрения теории систем основывается на принципе декомпозиции функций. При построении функционально-алгоритмической модели ДОУ необходимо отталкиваться от структуры протекающих процессов, которая строится при помощи методологии IDEF0, позволяющей отразить как входы и выходы процессов, так и их взаимосвязь, а также осуществить привязку документационного обеспечения. Это позволяет получить иерархическую структуру, на основе которой можно осуществить классификацию процессов.

Определение потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении способствует постановке целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система), в соответствии с которыми прорабатываются требования к системе ДОУ.

Данные принципы не противоречат международным стандартам в сфере ДОУ, поэтому такие стандарты, как ГОСТ Р ИСО 15489-2001: «Информация и документация. Управление документами», ИСО/ТО 10013 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества», используются для формирования требований.

Следующим шагом является анализ документационного обеспечения. Последовательность шагов является относительной, поскольку исследование системы управления и системы ДОУ проходит параллельно. Основной задачей на данном этапе является определение степени соответствия существующей системы ДОУ предъявленным требованиям. Для этого необходимо сопоставить документацию, сопровождающую процессы, с теми потребностями и целями, которые выявлены на предыдущем шаге.

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления может включать в себя следующие работы:

- анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

- анализ существующего документооборота предприятия;

- анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

- анализ номенклатуры дел предприятия;

- анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

- интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;

- подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей "как есть", подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

При этом также осуществляется формализация процессов документационного обеспечения путем построения функционально-алгоритмической модели. Исходя из поставленных целей, а также с учетом требований определяются функции документной системы, и осуществляется построение ее функционально-алгоритмической модели. Сопоставление этой модели с предъявленным требованием определяет сильные и слабые стороны документационного обеспечения и позволяет выработать направления его совершенствования.

Затем осуществляется определение (прогноз) эффективности выбранного направления (приведет ли данное совершенствование к достижению требуемых результатов), оценка рисков при неудачном выборе (вероятность). Для оценки эффективности используется системная методология обоснования совершенствования.

После проведенного анализа начинается непосредственно разработка мероприятий по совершенствованию системы ДОУ. Разрабатывается структура системы, в рамках которой определяются элементы подсистем, информационные составляющие документов, а также определяются взаимосвязи всех элементов системы. Проектируемая документная система обеспечения управления должна включать в себя следующие документы: "Политика и цели в области управления персоналом", а также документированные процедуры, рабочие инструкции, записи, формы и другие документы, необходимые для управления персоналом.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы:

- разработка положения о документационном обеспечении управления;

- разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;

- разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;

- разработка альбома форм документов предприятия;

- разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления.

Кроме того, разработка технологии документационного обеспечения включает в себя:

- построение классификатора,

- определение метаданных,

- разработку механизма индексирования,

- разработку процедур контроля,

- разработку регламента документационного обеспечения.

Мероприятия по совершенствованию системы документационного обеспечения персоналом должны привести к:

- сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

- исключению потерь документов;

- оптимизация процесса согласования документов;

- централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов;

- контроль прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

- контроль исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

Во-первых, ДОУ - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

Во-вторых, ДОУ - это учет и контроль результатов деятельности;

В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

В-пятых, это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. - 2009.- № 8. - С. 52..

Поэтому, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Выводы к главе 1

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Между данными терминами существуют некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума; обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность: "Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе". Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

документооборот управленческий персонал

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО ЦТД «ДИАСКАН»

2.1 Общая характеристика организации

ОАО ЦТД «Диаскан» основано в апреле 1991 г. Юридический адрес: 140501 г. Луховицы Московской обл., ул. Куйбышева, 7. ОАО ЦТД «Диаскан» сегодня является крупнейшим отечественным поставщиком качественных услуг по технической диагностике трубопроводов и резервуаров на территории СНГ. По основным показателям ОАО ЦТД «Диаскан» удерживает одно из лидирующих мест в мире среди компаний, занимающихся внутритрубной диагностикой. Абсолютный лидер среди российских диагностических компаний - ОАО ЦТД «Диаскан» - оснащен самыми современными внутритрубными диагностическими приборами собственного производства. Высокая точность определения параметров дефектов позволяет при обработке результатов диагностики применять эффективные методы расчетов на прочность и долговечность по нормативным методикам. С 1991 года ОАО ЦТД «Диаскан» накоплен значительный опыт внутритрубной инспекции магистральных трубопроводов в России и за рубежом.

Основными видами деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» являются: диагностика и оценка технического состояния магистральных, межпромысловых и нефтесборных трубопроводов, нефтепродуктопроводов, оборудования нефтеперекачивающих станций, резервуаров вертикальных стальных, экспертиза промышленной безопасности, проектирование и изготовление устройств для внутритрубной очистки и диагностики магистральных трубопроводов, проведение испытаний объектов оборудования трубопроводного транспорта и средств внутритрубной очистки и диагностики Официальный сайт ОАО ЦТД «Диаскан» - http://ctd.diascan.ru (дата обращения 03.11.2014)..

Высшим органом управления является один Учредитель, доля которого в уставном капитале составляет 100 %. Все решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания Участников Общества, принимаются Учредителем Общества единолично и оформляются в письменном виде.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, который назначается Учредителем на срок до 5 лет и подотчетен Учредителю Общества.