3) документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов. На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ОАО ЦТД «Диаскан» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению дело производства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Поэтому в рамках выпускной квалификационной работы были представлены программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан» на основе двух подходов:

1) через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

2) и использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ЭЛЕКТРОННЫХ РЕСУРСОВ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации - СПС "Гарант", 2010.

2. Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" СПС "Гарант", 2010.

3. Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" - СПС "Гарант", 2010.

4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) - СПС "Гарант", 2010.

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" / утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 - СПС "Гарант", 2010.

6. Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов: Официальное издание (вторая редакция) / Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ, ГК по строительству, архитектуре и жилищной политике № ВК477 от 21.06.1999г. - М: ОАО НПО "Экономика". 2000.- 421 с.

7. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2001, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 06.11.2001 № 454-1 - СПС "Гарант", 2010.

8. Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир …// Стандарты и качество. - 2007. - № 6. - С. 52. - 56.

9. Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. - 2009.- № 8. С. - 52. - 56.

10. Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006. - 346 с.

11. Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы Финансовая газета. 2008. - № 16.

12. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2009. - 432 с.

13. Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10. - С. 56 - 59.

14. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2008. - 560 с.

15. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. -СПб.: Питер, 2008. -219 с.: ил.

16. Доскова Л. Управление персоналом - М.: ЛитРес, 2009. - 561 с.

17. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации / О.А. Ефимова // Секретарское дело.-2010.- №4.- С. 37-42.

18. Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2008. - № 3. - С. - 56. - 59.

19. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - М.: Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2010. - 436с.

20. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) Т. В. Кузнецова. - 3-е изд. испр. - М.: Интел-Синтез, 2009.-328 с.

21. Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации// Управление человеческим потенциалом. - 2008. - № 2. - С. - 88. - 92.

22. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 592с.

23. Петров А., Мамед-заде Г. Регламентация управленческой деятельности Кадровик. Кадровый менеджмент. 2008. - № 12. - С. - 89 - 92.

24. Подолина О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело.-2008.- №12. - С.26-28

25. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие /А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. -- 304 с.

26. Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2011. - 224 с.

27. Серова Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43.

28. Храмцовская Н.А., Документооборот 2010: что год грядущий нам готовит?//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 12. - С. 34. - 38.

29. Храмцовская Н.А. Ужесточение требований к документам коммерческих организаций//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 3. - С.68-82;

30. Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 7. - С.66-78.

31. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - № 7. - С. - 45 - 49.

32. Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - № 12. - С. - 56 - 60.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Алгоритм оценки и совершенствования построения системы ДОУ

Размещено на Allbest.ur