Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Совершенствование информационного обеспечения организационно-функциональной структуры ГТРК "Дальневосточная"

Совершенствование информационного обеспечения организационно-функциональной структуры ГТРК "Дальневосточная"

Описание, анализ деятельности, структуры и функций ГТРК "Дальневосточная". Характеристика службы документационного обеспечения данной организации. Выбор наиболее подходящей по требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 04.02.2011
Размер файла 222,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

53

Введение

Актуальность темы. Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованных автоматизированной системы документационного обеспечения, применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке информационного обеспечения существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Особенное внимание проблеме автоматизации уделяют на предприятиях, объединенных в холдинговую структуру (территориально-распределенные предприятия), где необходимо сокращать временные, трудовые затраты и увеличивать скорость обмена информацией.

Филиал ВГТРК ГТРК «Дальневосточная» является таким предприятием, где в настоящее время происходит разработка и внедрение автоматизированной системы информационного обеспечения «1 С: Предприятие» версия 8.0. Но так как ГТРК «Дальневосточная» самостоятельно занимается разработкой корпоративной системы, не используя услуги компаний, которые их оказывают, то регулярно возникают проблемы и вопросы при работе с системой, сбои в работе, дублирование операций с документами.

Цель исследования. Целью данного дипломного проекта является анализ документационного обеспечения управления ГТРК «Дальневосточная» и выбор автоматизированной системы информационного обеспечения, которая бы интегрировалась с «1 С: Предприятие» версии 8.0.

Задачами проекта являются:

- описание, анализ деятельности, структуры и функций ГТРК «Дальневосточная»;

- характеристика службы документационного обеспечения организации;

- описание уровня автоматизации ДОУ, характеристика внедренной системы «1 С: Предприятие», выявление достоинств и недостатков в ее функционировании;

- выбор, оценка и анализ программных продуктов, способных интегрироваться с программой «1С: Предприятие» версии 8.0.;

- выбор наиболее подходящей по функциональным и системно - техническим требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления;

- анализ работы службы ДОУ ГТРК «Дальневосточная» после внедрения системы автоматизации.

Объектом исследования является Филиал ФГУП ВГТРК ГТРК «Дальневосточная».

Предмет исследования - информационное обеспечение автоматизированных систем в управлении компании.

Хронологические рамки исследования - период с 2005 по 2009 гг.

Анализ изученных источников и литературы. Вопросы информационного обеспечения в сфере информационного обеспечения управления достаточно широко освещены в научной литературе и периодической печати. Методологические основы формирования политики информационного обеспечения нашли отражение в работах Аладина Н.С., Глотовой Л.М., Калянова Г.Н., Микиной Р.О., Мироненко Д.И., Соминой Л.П., Тищенко Д.Т. и ряда других авторов.

Источниковую базу исследования можно (условно) разделить на три группы. Первая группа включает в себя Федеральные законы, Указы Президента, Постановления Правительства РФ Об информации, информатизации и защите информации : федер. закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609; Об основах государственной политики в сфере информатизации : федер. закон // Собр. законодательства РФ. 1995. № 42. Ст. 3921; О концепции правовой информатизации России : федер. закон // Собр. законодательства РФ. 1999. № 26. Ст. 3178., которые регламентируют общие положения информационного обеспечения. Ко второй группе относятся Государственные стандарты, определяющие теоретическое и практическое описание элементов структуры информационного обеспечения. В третью группу входят научные и периодические издания Анисимов С. А. Некоторые аспекты формирования информационных ресурсов в России // Информационные ресурсы России. 2001. № 1; Закупень Т. Качественные аспекты информации в органах государственного управления // Проблемы теории и практики управления. 1997. № 6. С. 38-42.; Королев Ю. Комплексное управление территориями // Business. 2001. № 4. С. 25.; Кристальный Б. И. Об основных положениях Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» // Информационные ресурсы России. 1995. № 15. С. 15-20.; Миронов В. Информатизация России: региональный и федеральный аспекты // Деловой мир. 1993. № 7. С. 9 - 10..

Эмпирической базой исследования явилась техническая литература, законодательные и нормативные документы в области информатизации, изучение деятельности органов государственной власти в этой сфере, исследования, проведенные по данной теме на объекте исследования.

При исследовании данной темы применялись методы: описательный, сравнительный, юридический, статистический и метод анализа документов, что позволило автору сделать определенные выводы и выработать практические рекомендации.

Практическая значимость дипломного проекта. Данная тема является значимой, так как информационное обеспечение ДОУ является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией» в «1С: Предприятие». Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям. Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации ДОУ ГТРК «Дальневосточная», необходимо получить наиболее полное представление о состоянии ДОУ на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное исследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение - непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; узнать мнение работников о существующей системе ДОУ; было проведено интервью с начальником отдела автоматизированных систем управления, в котором выяснились недостатки существующей АС ДОУ, проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией». Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне службы ДОУ.

1. Нормативно-правовое регулирование в сфере информатизации

1.1 Основные законодательные документы в сфере информатизации

Мировая практика с очевидностью доказывает, что без совершенного, отвечающего интересам граждан и отражающего их потребности законодательства невозможно обеспечивать и охранять права и свободы человека и гражданина, эффективно регулировать рыночные отношения. Своевременность, полнота и точность законодательных решений, качество законов становится, во многом, определяющим фактором рыночных отношений, политического, социального и духовного развития России. В настоящее время, когда политические и экономические реформы, проводимые в России, потребовали преобразования нормативно-правовой базы, как никогда становится ясно, насколько важен сам процесс создания закона, его планирование, выработка первоначальной концепции будущего нормативного правового акта, составление и обсуждение проекта, учет мнений и интересов различных социальных групп. Однако, процесс становления, как федерального законодательства, так и законодательства субъектов федерации идет крайне сложно и противоречиво. Довольно часто законы оказываются несовершенными с точки зрения законодательной техники, содержат как противоречия иным федеральным законам, так и внутренние противоречия, зачастую прослеживается в законодательстве изобилие декларированных норм, отсутствует четкий механизм их реализации. Это обусловлено комплексом причин экономического, социального, политического характера. Орехова Н.Л. Законотворчество: теоретико-правовые аспекты. Хабаровск : Изд-во ДВАГС, 2005. С. 165.

Информационное законодательство Российской Федерации представляет собой совокупность норм права, регулирующих общественные отношения в информационной сфере Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собр.е законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609..

Информационное законодательство в настоящее время формируется на основе разработки и принятия федеральных законов, законов субъектов Российской Федерации, регулирующих отношения, непосредственно касающиеся сферы информатизации - порядка создания, сбора, хранения, обработки и передачи информации; отношения по владению и распоряжению информационным ресурсом конкретных субъектов права; отношения по созданию рынка информационных ресурсов и предоставлению информационных услуг.

Фундаментом законодательства в сфере информации и информатизации является Конституция Российской Федерации, принятая всенародным голосованием в декабре 1993 г. Конституция определила основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации. Это, в частности, норма, обязывающая органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. М. : Приор, 2001. С. 32., а также норма, возлагающая на должностных лиц ответственность в соответствии с федеральным законом за сокрытие фактов и обстоятельств, создающих угрозу для жизни и здоровья людей Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. М. : Приор, 2001. С. 32..

Развитие рыночных отношений в информационной деятельности, внедрение автоматизированных информационных систем и новых технологий, формирование информационного общества в России, единого информационного пространства поставило вопрос о защите информации как объекта интеллектуальной собственности и имущественных прав на нее.

В Российской Федерации принят ряд законов, указов, постановлений, программ, регулирующих эту сферу, таких как:

- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, №8 ст. 609) Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; вопросы создания и использования информационных технологий и средств их обеспечения; вопросы защиты информации, права субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации;Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

- Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, №28, ст. 3347) Он обеспечивает создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене;Об участии в международном информационном обмене : федер. закон от 23.08.1996 г. № 125-ФЗ // Российская газета. 1996. № 129.

- Указ Президента РФ №966 от 28.06.93 «О концепции правовой информатизации России».

- Доктрина информационной безопасности Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 9 сентября 2000 г. №Пр-1895;

- Постановление Правительства Российской Федерации №608 от 26.06.95 «О сертификации средств защиты информации».

- Постановление Правительства РФ №226 от 28.02.96 «О государственном учете и регистрации баз и банков данных»; Федеральным органом исполнительной власти, проводящим государственную политику и осуществляющим управление в области информатизации Постановлением Правительства РФ от 28 марта 2000 г. №265 «Об утверждении Положения о Министерстве Российской Федерации по связи и информатизации» определено Министерство Российской Федерации по связи и информатизации.

- Межведомственная научно-техническая «Программа развития отечественных интеллектуальных технологий двойного назначения на 2000-2005 годы».

Основной ее целью является создание организационно-экономического механизма, обеспечивающего ускоренное внедрение перспективных информационных технологий в приоритетную сферу применения (министерства и ведомства, обеспечивающие обороноспособность и безопасность страны) и условий для замещения импорта в области интеллектуальных технологий.

Программа нормативно-правового обеспечения сферы информатизации в условиях формирования в России информационного общества (утверждена решением Государственной комиссии по информатизации).

В программе определены основные направления работ по нормативно-правовому обеспечению сферы информатизации, а также состав первоочередных проектов законодательных актов.

Организационно-методические документы системы добровольной сертификации средств и систем в сфере информатизации «Росинфосерт».

В организационно-методических документах отражены положения, касающиеся порядка сертификации продукции, требования к органам сертификации и правила их аккредитации, требования к испытательным лабораториям и правила их аккредитации, требования к экспертам и учебным подразделениям по их подготовке, правила аттестации экспертов и аккредитации учебных подразделений, правила аттестации методик и инструментальных средств и систем в сфере информатизации, правила регистрации в реестре системы.

«Принципы организации государственного надзора в сфере информатизации». Документ определяет цели государственного надзора, а также подлежащие надзору направления деятельности. В качестве объектов надзора в сфере информатизации определены следующие виды деятельности: формирование и использование электронных информационных ресурсов, и предоставление информационных услуг; распространение программных средств; ввод в действие и эксплуатация информационных систем.

Значительная часть федеральных законов направлена на реализацию положений четвертого пункта статьи 29 Конституции, гарантирующих каждому право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом, а также положений второго пункта статьи 24, обязывающих органы государственной власти и органы местного самоуправления обеспечить каждому возможности ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы. Эти законы имеют фундаментальное значение для развития единого информационного пространства России и для формирования и эффективного использования информационных ресурсов для реализации права каждого на доступ к информации.

Доктрина информационной безопасности Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 9 сентября 2000 г., относит задачи совершенствования нормативной правовой базы обеспечения информационной безопасности Российской Федерации, включая механизм реализации прав граждан на получение информации и доступ к ней, к числу основных задач по обеспечению информационной безопасности РФ.

Правовая основа развития единого информационного пространства России, как определено в указанных доктрине и концепциях, должна способствовать гармоничному развитию информационных услуг и средств информационного производства в стране в процессе ее движения к информационному обществу.

В разработанной Минсвязи России в 2000 г. концепции развития законодательства в сфере информации и информатизации определяются приоритетные направления разработки законов, создающих правовую основу развития информационного производства и информационных отношений на ближайшие 10 лет. Развитие законодательства в сфере информатизации опирается на существующую законодательную основу регулирования информационных отношений субъектов общества.

Проект Концепции «Развитие законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации» предусматривает определение приоритетных направлений законотворчества, гармонизацию действующего законодательства и координацию деятельности нормотворчества по решению первоочередных проблем правового регулирования отношений субъектов в процессе информатизации страны, регионов и муниципальных образований. Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».

В 1995 году была разработана и одобрена Президентом Российской Федерации «Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов», являющаяся, по сути, аналитическим документом, направленным на выявление проблем в процессе информатизации и предложение путей их решения. В документе формулируются цели информатизации и проблемы, стоящие на пути России к информационному обществу.Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. URL // СПС «Консультант Плюс».

Концепция имеет первостепенное значение для региональной информатизации, так как региональные и муниципальные ТИС (наряду с информационными системами предприятий и организаций) призваны стать основными источниками первичной информации в едином информационном пространстве страны.

Постоянная палата по государственной информационной политике Политического консультативного совета при Президенте РФ одобрила Концепцию государственной информационной политики.

Ранее эта концепция была принята комитетом Государственной думы по информационной политике и связи. По этому документу можно судить, что термином «информационная политика» обозначаются и важнейшие проблемы процесса информатизации. Информатизация невозможна без упорядочения информационного ресурса. Формирование и использование этого ресурса, в свою очередь, невозможно без создания и использования информационных технологий по всему циклу работы с информацией и удовлетворения потребностей пользователей.Концепция государственной информационной политики. URL // СПС «Консультант Плюс».

Концепция информационной политики нацелена на такие объекты информационной сферы, как:

- система формирования и использования информационных ресурсов;

- информационно-телекоммуникационная инфраструктура;

- рынок информационных и телекоммуникационных средств,

- информационных продуктов и услуг;

- домашняя компьютеризация;

- системы обеспечения информационной безопасности;

- правовая база информационных отношений. Филько О.А. Концепция государственной информационной политики. М., 1999. С. 27.

На основе этих политических и правовых документов за прошедшие годы проведена большая работа по организации ресурса правовой информации во всех ветвях государственной власти.

Информационное законодательство базируется на следующих основаниях:

- законопроектная работа строится в соответствии с актуализируемой и постоянно обновляемой (не реже, чем один раз в четыре года) программой;

- учитываются общепризнанные принципы международного права и международные договоры Российской Федерации;

- в рамках информационного законодательства реализуются, прежде всего, соответствующие информационно-правовые нормы Конституции РФ;

- информационное законодательство тесно увязывается с задачами проводимых в России реформ;

- обеспечивается необходимая связь информационного законодательства субъектов федерации с федеральным информационным законодательством;

- обеспечивается гласность и общедоступность информационного законодательства.

Так как информация проникает во все области и направления деятельности гражданина, специалиста, руководителя, юридического лица, государства, то и информационно-правовые нормы, составляющие информационное законодательство, как бы пронизывают все законодательство РФ как по вертикали (по видам нормативных правовых актов), так и по горизонтали (по отраслям законодательства). Сегодня потребности в правовой информации удовлетворяются рядом коммерческих организаций: «Консультант Плюс», «Кодекс», «Гарант».

Совокупность этих систем не сложилась как целостная и ориентированная на единую технологию, хотя к настоящему времени сформированы и действуют во всех органах государственной власти соответствующие правовые системы, активно использующие услуги указанных выше коммерческих информационно-поисковых систем правовой информации.

1.2 Система прав, обязанностей и ответственности в сфере информационного обеспечения

Политика по информационному обеспечению должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям, прежде всего Правительство Российской Федерации обязано разрабатывать программы в области информационного обеспечения граждан, государства, общества.

Следует законодательно закрепить ряд прав органов управления в рассматриваемой сфере, одно из них - право на формирование программ информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (потребителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.

Прежде чем формировать такие программы, органы власти и управления должны иметь право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах, услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения, распространению информации и информационных услуг должно определяться законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Обязанности органов власти и управления целесообразно изложить в виде ряда законодательных норм, а именно они обязаны:

- формировать информационные ресурсы в соответствии с их компетенцией;

- выдавать информацию из ресурсов другим органам, организациям и физическим лицам в установленные сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать информационные ресурсы в процессе управления;

- сохранять и поддерживать информационные ресурсы в актуальном состоянии;

- обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны при формировании и использовании информационных ресурсов.

В этой связи необходимо также законодательно закрепить ответственность за следующие нарушения:

- отсутствие полноты и несвоевременность формирования информационных ресурсов в соответствии с компетенцией органа управления;

- несвоевременность предоставления или отказ от предоставления информации другим законно заинтересованным органам власти, а также организациям и физическим лицам;

- предоставление органам управления недостоверной и некачественной информации;

- нарушение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны, порча или утрата документов;

- сокрытие, умышленное искажение информации об источниках угроз;

- недостоверность и ложность информации, создаваемой и распространяемой СМИ;

- нарушение прав интеллектуальной собственности на информацию;

- не установление правил предоставления информации, нарушение правил получения и потребления информации, незаконное получение и использование информации с ограниченным доступом;

- создание некачественных информационных технологий и средств их обеспечения;

- нарушение прав и свобод личности, связанных с информацией, незаконное использование персональных данных, компьютерные преступления;

- нарушение запрета отнесения открытой информации к информации с ограниченным доступом;

- нарушение правил лицензирования и сертификации в информационной сфере;

- нарушение в пользовании глобальными информационными сетями и системами, в том числе сетью Интернет. Финансирование и экономическое регулирование деятельности в этой области следует осуществлять из федерального и местных бюджетов по статье расходов «Информатика» («Информационное обеспечение»). Но системы информационного обеспечения, сети и технологии могут быть объектами собственности физических и юридических лиц, государства.

И поэтому здесь необходимо предусмотреть следующие нормы:

- информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и индивидуального информирования с применением ситуационных центров, ситуационных комнат, средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит обязательному электронному протоколированию и документированию;

- для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи и представления информации органам управления должны применяться электронная цифровая подпись, электронное визирование документов.Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».

Несмотря на значительное расширение в последнее время рынка информационных услуг и продуктов, информационное обеспечение органов управления, хозяйствующих субъектов и граждан остается на низком уровне.

Рассмотрев этот вопрос, переходим к исследованию нормативно-правовой базы организации и функционирования автоматизированных информационных систем.

2. Анализ состояния системы информационного обеспечения телерадиокомпании «Дальневосточная»

2.1 Анализ деятельности и общая характеристика телерадиокомпании «Дальневосточная»

Государственная телерадиокомпания «Дальневосточная» является обособленным структурным подразделением федерального государственного унитарного предприятия «Всероссийская государственная телерадиокомпания» и выполняет вне места нахождения головного предприятия часть его производственных функций.

Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийская государственная телевизионная и радиовещательная компания» является коммерческой организацией, созданной для выполнения функции государственного производителя и распространителя телерадиопрограмм.

Компания руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и настоящим уставом.

Компания создана и действует в целях:

- поиска, получения и распространения информации, производства и распространения телерадиопрограмм в Российской Федерации и за ее пределами;

- предоставления телезрителям и радиослушателям оперативной и всесторонней информации о событиях в Российской Федерации и за рубежом;

- информационно-аналитического обеспечения внутренней и внешней политики Российской Федерации;

- осуществления функций единого производственно-технологического комплекса электронных средств массовой информации;

- развития государственного телевидения и радиовещания;

- содействия развитию свободы средств массовой информации, сохранению и распространению российской культуры;

- достижения наилучших экономических результатов деятельности на основе совершенствования организации производства, использования прогрессивных форм управления, увеличения производительности труда, повышения уровня квалификации специалистов;

- получения прибыли.

Для достижения указанных целей Государственная телерадиокомпания осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности:

- телерадиовещание, производство и распространение телерадиопрограмм;

- производство и распространение кино-, видео- и аудиопродукции;

- организация телерадиотрансляций с места событий;

- сбор, обработка, анализ, производство и распространение всех видов информационной продукции;

- создание и эксплуатация эфирных, кабельных и спутниковых средств, систем и сетей связи, иных коммуникационных сетей;

- оказание услуг по производству телерадиопродукции и предоставление производственных мощностей, а также услуг связи, в том числе путем сдачи в аренду каналов связи и предоставления иных возможностей для распространения информации;

- создание информационных банков данных и сетей распространения информации, передача информации электронным способом;

- редакционная и издательская деятельность;

- рекламная и маркетинговая деятельность;

- разработка, производство, реализация и ремонт техники и оборудования, программных средств;

- проведение проектно-изыскательских, научно-исследовательских, инженерно-конструкторских и строительно-монтажных работ и капитального строительства в целях развития собственной производственной базы;

- внешнеэкономическая деятельность;

- организация обучения и подготовки специалистов;

- организация и проведение выставок, семинаров и конференций, а также концертов, театральных, спортивных, музыкальных представлений и иных массовых зрелищ;

- участие в международном информационном обмене, сотрудничество с государственными и негосударственными зарубежными телерадиокомпаниями и информационными агентствами;

- участие в работе российских и международных организаций по вопросам деятельности средств массовой информации;

- модернизация и развитие материально-технической базы телерадиовещания, сети распространения телерадиосигнала и иных коммуникационных систем в Российской Федерации и за ее пределами на основе внедрения современных технологий;

- создание объектов социально-культурного назначения и строительство жилья для работников Компании;

- обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, защиты имущества Компании.

Руководитель филиала ГТРК «Дальневосточная» назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором ВГТРК и действуют на основании доверенности.

Систему управления филиала ГТРК «Дальневосточная» составляют генеральный директор, начальник производственно-технического отдела, начальник редакции информации, главный режиссер, главный редактор.

Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определены Уставом ВГТРК.

Рисунок 2.1 - Схема организационно-функциональной структуры телерадиовещательной компании «Дальневосточная»

В своей деятельности администрация ГТРК «Дальневосточная» руководствуется Конституцией РФ, Федеральным законом №131-ФЗ от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», Уставом Хабаровского края, Правилами внутреннего трудового распорядка ГТРК «Дальневосточная» от 01.01.2008, иными нормативно-правовыми актами.

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.

Функции службы ДОУ:

- регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

- предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотре-ние руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь. Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в «1С Предприятие» и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.

2.2 Определение уровня информационного обеспечения телерадиокомпании «Дальневосточная»

Руководящие органы обязаны принимать управленческие решения, связанные с ростом нагрузки вызванной быстроизменяющейся средой функционирования предприятия, так как прежде существующая система информационного обеспечения становится неэффективной. Информационное обеспечение представляет собой комплекс технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенный для записи, редактирования и надёжного хранения информации.

Основной технологический инструмент работы с документами - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.

В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.

Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении, какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать).

2.3 Использование автоматизированной системы информационного обеспечения «1С: Предприятие»

Система «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение «1С: Управление производственным предприятием 8»), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета («1С: Бухгалтерия»), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные как самой фирмой «1С», так и ее партнерами.

Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С: Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.

Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ГТРК «Дальневосточная» содержит два прикладных решения:

- «Управление производственным предприятием»;

- «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

«1C: Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

«1С: Управление производственным предприятием 8» предоставляет:

- руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, - широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

- руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, - инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

- работникам учетных служб предприятия - средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку «модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.

2.4 Функциональные и системно-технические требования к системе информационного обеспечения

Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям

Критерий

Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. Делопроизводственные функции

1.1. Создание документов (использование шаблонов документов).

+

1.2. Регистрация документов.

+ -

1.3. Контроль исполнения документов.

-

1.4. Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).

+ -

1.5. Подготовка статистических данных о документообороте.

+ -

1.6. Учет передачи подлинников и копий документов.

-

1.7. Ведение номенклатуры дел.

-

1.8. Списание документов в дело.

-

1.9. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.

-

1.10. Наличие справочников-классификаторов.

+ -

1.11. Учет договорной документации.

+

1.12. Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.

-

2. Организация электронного архива

2.1. Ведение баз данных.

+ -

2.2. Архивирование документов.

+ -

2.3. Полно - функциональный поиск.

-

2.4. Безопасность хранения документов.

-

2.5. Организация доступа к архиву.

+

3. Обеспечение задач электронного документооборота:

3.1. Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

+ -

3.2. Работа с электронными файлами.

+ -

3.3. Средства криптозащиты.

+ -

3.4. Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

+ -

3.5. История работы с документами.

+ -

3.6. Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

-

4. Управление документооборотом:

4.1. Управление потоками документов внутри организации.

-

4.2. Передача документов на исполнение.

+ -

4.3. Контроль за движения (передачи) документов.

-

4.4. Определение местонахождения документов.

+

4.5. Контроль действий пользователей.

-

4.6. Получение сводок по документообороту.

+ -

4.7. Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.

+ -

4.8. Маршрутизация документов.

+

4.9. Согласование документов.

+ -

4.10. Возможность использования разных грифов доступа.

+

СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. Программная реализация

1.1. Технология клиент - сервер.

+

1.2. Технология интернет\интранет.

+

1.3. Наличие электронной почты.

+

1.4. Наличие средств разработки приложений.

+ -

1.5. Наличие средств резервного копирования.

+ -

1.6. Наличие средств сканирования документов.

+

1.7. Интеграция в информационную среду организации.

+

1.8. Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов

+ -

1.9. Удаленный доступ к базам данных.

+

1.10. Протоколирование действий в системе;

совместная работа над документами

+ -

1.11. Территориально-распределенная работа.

+

1.12. Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.

+ -

1.13. Возможность интеграции в автоматизированную систему.

+

2. Эксплуатационные требования

2.1. Надежность автоматизированной системы.

-

2.2. Безопасность системы.

+

2.3. Администрирование системы.

+

2.4. Территориально-распределенная работа системы.

+

2.5. Количество одновременно работающих пользователей - до 100.

+

2.6. Средний объем документопотока (в год) - до 700000.

-

3. Адаптационные возможности

3.1. Простота и удобство при внедрении системы.

+

3.2. Обучение сотрудников организации.

+

3.3. Удобство настройки системы.

+

3.4. Возможность развития системы.

+

Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.

3. Проектирование автоматизированной системы документационного обеспечения управления для телерадиокомпании «Дальневосточная»

3.1 Поиск и подбор продуктов информационного обеспечения

При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

- гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ГТРК «Дальневосточная»;

- завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

- объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

- невысокая стоимость;

- система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;

- платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложений, имеющихся на рынке.

Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Сравнительный анализ АС ДОУ

Производитель и распространители в России

Название

Предназначение

Возможности

НПО «Компьютер, Компания «DIRECTUM»

DIRECTUM

Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Система состоит из следующих модулей:

1) «Управление электронными документами», что включает в себя:

- обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);

- изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;

- обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.

2) «Управление деловыми процессами» включает: - автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; - маршрутизация, управление задачами,

наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.

3) «Канцелярия» обеспечивает:

- единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

- регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

- получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

4) «Управление договорами»:

организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

5) «Управление совещаниями»:

организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

6) «Управление взаимодействиями с клиентами»:

ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM:

- архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

- адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;

- интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM - предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;

- территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными - документами, задачами, заданиями, справочниками - между подразделениями организации;

- взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;

- обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;

- инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования - от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;

- гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

Таблица 3.2 - Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM

Производитель и распространители в России

Название

Предназначение

Возможности

DocsVision, фирма «Digital Design»

DocsVision

Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

Стандартные приложения:

- «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

- «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Система DocsVision «Делопроизводство» включает:

- Ведение картотеки документов;

- создание электронного архива документов компании;

- ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

- организацию циклов разработки согласования документов;

- организация контроля исполнения документов и заданий;

- маршрутизация документов в организации и вне её;

- автоматизация разнообразных процессов обработки документов

- организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

Модуль репликации - предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.

Шлюзы к другим системам - предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:

- файловая система;

- Microsoft Exchange;

- Microsoft SharePoint;

- Microsoft Dynamics AX;

- 1С: Предприятие.

Таблица 3.3 - Архитектура и технические возможности системы «ДЕЛО»

Производитель и распространители в России

Название

Предназначение

Возможности

Компания «Электронные офисные системы»

Система «Дело»

Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».

Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.

Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.

Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»

Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов

Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав

доступа к информации и функционалу системы.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены