Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. В свою очередь термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. По мнению Т.В. Кузнецовой (25, с.186) ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова (22, с.37), документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

ДОУ - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

1) документирование;

2) организация работы с документами (управление документацией предприятия).

По мнению М.Ю. Рогожина (37, с.49), документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации. Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Рис. 1. ДОУ и его важнейшие составляющие

Таким образом, ёёДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие). Схематично место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией представлено на рисунке 2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2. Место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией

Согласно логике декомпозиции системы управления организацией, представленной на рисунке 2, подсистема документационного обеспечения управления могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Однако, по мнению А. Петрова (35, с.29), документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом. Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе. К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:

наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;

наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

руководство теряет целостную картину происходящего;

структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление оформление согласование и изготовление.

2) Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

Таким образом, от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации, т.к. без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление на предприятии.

В Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями (см. Рис. 3).

Рис. 3. Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о проделанной работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в Челябинской дирекции связи - филиала ОАО "РЖД" (см. Рис. 4).

Рис. 4. Контроль исполнения документов

Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС "Документооборот", а также форм сводки учета объема документооборота Челябинской дирекции связи - филиала ОАО "РЖД". Форма сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД" утверждена Приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1.

В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в Челябинской дирекции связи - филиала ОАО "РЖД" разделяют следующим образом:

Входящие

Исходящие

Внутренние

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" представлен в таблице 2. Данные представлены по аппарату управления Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

Таблица 1.

Документооборот Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2012 года (см. Таблица 2).

Таблица 2.

Анализ объема документооборота Челябинской дирекции связи Центральной дирекции связи - филиала ОАО "РЖД" помесячно

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.

Графически данная таблица представлена на рис. 5

Рис. 5. Изменение количества документов Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" по годам

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2011 году, так и в 2012 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2012 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка. На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

Рис. 6. Контроль исполнения документов

Рис.7. Формы регистрации документов Челябинской дирекции связи центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"

В табл.3 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

Таблица 3.

Группировка видов документов по подразделениям Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"

Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент пассажирских сообщений, управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов, а также департамент планирования и бюджетирования. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый - обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

Количество документов департамента планирования и бюджетирования растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством клиентов; во-вторых, Челябинская дирекция связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" входит в состав стратегически важных предприятий РФ, что влечет за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это, безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного обеспечения управления. Документооборот в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" обрабатывается с помощью автоматизированной системы "Документооборот" которая заметно упрощает работу с документами.

На примере работы секретаря, хотелось бы показать, как происходит работа с документами на данном конкретном предприятии. Так в наблюдательном листе отражен один рабочий день Вяткиной Ларисы Николаевны, секретаря отдела кадров Челябинской дирекции связи.

Рабочее место сотрудника находится на втором этаже пятиэтажного здания. Общая площадь рабочего места составляет 16 м2 на троих человек. Рабочее место оснащено столом, сейфом, шкафом, креслом. Из технических средств оргтехники имеется - сканер, принтер, компьютер, факс, телефон.

Процесс работы включается в себя:

· Своевременно готовить документы для начальника отдела.

· Вести протоколы совещаний отдела.

· Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.

· Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.

· Готовить распоряжения о делегировании полномочий.

· Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.

· Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).

· Готовить документы для составления бюджета отдела.

· Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.

· Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.

· Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.

· Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.

· Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.

· Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников.

Фотография рабочего дня секретаря

Таким образом, рабочий день секретаря состоит из:

· Телефонный разговор по работе - 57 минут

· Решение вопросов по работе - 30 минут

· Работа с документами - 55 минут

· Количество документов - 25 шт.

· Разговор с коллегами (лично) - 18 минут

· Работа с ПК - 110 минут

Далее в таблице представлен баланс затраты рабочего времени секретаря.

Таблица 7.

Баланс затрат рабочего времени. Наблюдатель: Наблюдаемый: Егорова Марина отдел кадров. Вячеславовна секретарь Вяткина Лариса Николаевна 17.02.2013

То есть, операции соответствующие функциям составляют 94,016% от общего рабочего времени, остальное время остается на операции не соответствующим функциям: 5,984%. Следовательно, Сотрудник достаточно загружен. Также можно сделать следующие выводы: во время рабочего времени занимался решением личных вопросов по телефону (18 мин), также была замечена медленная работа за ПК, занимается посторонними делами не соответствующими функциям, Т.о. в качестве улучшения скорости работы за ПК рекомендуется направить на курсы повышения квалификации; запретить пользоваться во время рабочего времени служебным телефоном для решения личных вопросов.

Так как секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Но помимо того, что секретарь нужно знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д. Как видно, секретарь перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды.

Секретарь может воспользоваться следующими актами:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42);

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и др.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике. Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, требования, предъявляемые к работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.

Приведем примерную квалификационную характеристику секретаря:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по прием по переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Подводя итог можно сказать следующее - исследование системы ДОУ персоналом Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

на предприятии нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками хранения";

документы на предприятии хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также информационно-справочную работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.