Совершенствование кадрового и документационного обеспечения управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие человеческих ресурсов организации

1.2 Содержание системы управления человеческими ресурсами организации

1.3 Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ В ГРАХОВСКОМ РАЙОННОМ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОМ ОБЩЕСТВЕ

2.1 Характеристика Граховского райпо

2.2. Анализ финансового состояния организации

2.3. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ И МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Разработка рекомендаций и мероприятий по совершенствованию кадрового обеспечения

3.2. Разработка рекомендаций и мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время в нашей стране особое значение приобретают вопросы совершенствования кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления человеческими ресурсами, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность организации. Предприятия должны быть в состоянии давать оценку управлению кадрами на основе качественного ведения делопроизводства, если они намерены обеспечить контроль над проведением финансовых операций и добиться выполнения стоящих перед ними организационных задач. Правильная организация делопроизводства организации считается одним из важнейших критериев её успешной деятельности. Одним из основных мотивирующих факторов для персонала предприятия является четкое закрепление прав и обязанностей сотрудников, системы бонусов и вознаграждений, рамок ответственности персонала. К этому же обязывает и изменение Трудового кодекса Российской федерации, в который было внесено свыше 300 поправок, регламентирующих и упорядочивающих взаимоотношения работников и работодателей.

В этой связи документационное и кадровое обеспечение системы управления человеческими ресурсами приобретает огромное значение в вопросах эффективной деятельности службы управления персоналом. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Проблема кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами объясняется пока еще недостаточным насыщением служб управления персоналом специалистами.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами организации. Решение трудности управления документацией в современных условиях дозволит целенаправленно сформировывать информационные и кадровые ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование. Именно поэтому кадровое и документационное обеспечение системы управления является столь важной и необходимой для исследования темой.

Объектом исследования в данной работе является кадровое и документационное обеспечение системы управления человеческими ресурсами Граховского районного потребительского общества.

Предметом исследования являются возможности совершенствования системы кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами организации.

Целью дипломной работы является изучение кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами организации и разработка мероприятий по их совершенствованию.

Реализация поставленной цели потребовала решения следующих задач:

- исследовать теоретические основы кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами организации;

- дать характеристику Граховского райпо, рассмотреть виды деятельности, которыми занимается организация;

- провести оценку финансового состояния Граховского райпо;

- проанализировать кадровое и документационное обеспечение управления общества;

- разработать рекомендации и мероприятия по совершенствованию кадрового и документационного обеспечения управления.

При выполнении данной квалификационной работы нами были использованы следующие методы исследования: монографический, сравнительный, анализ.

Теоретической основой исследования данной работы послужили труды ведущих отечественных и зарубежных учёных, специалистов в области теории и практики кадрового и документационного обеспечения управления человеческими ресурсами: А.Н. Белов, А.А. Белов, Г. Десслер, А.Л. Комышев, Л.П. Камалова, Н.И. Кабушкин, Е.П. Чайникова, Т. В. Кузнецова, И. А. Максимцев, Л. Доскова и др.

Информационной базой исследования являлось Граховского районное потребительское общество. В работе также использовались материалы публикаций в специальных журналах, периодической печати и в сети Internet.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие человеческих ресурсов организации

В литературе различают такие понятия, как «кадры», «персонал», «трудовые ресурсы предприятия» и «человеческие ресурсы». Понятие «трудовые ресурсы предприятия» характеризует его потенциальную рабочую силу, «персонал» - весь личный состав работающих по найму, постоянных и временных, квалифицированных и неквалифицированных работников. Под понятием «кадры» понимается основной (штатный, постоянный), как правило, квалифицированный состав работников организации.

Мы остановимся на характеристике человеческих ресурсов.

По моему мнению, основной ценностью общества и важнейшим ресурсом организации является человек. Человеческий фактор «кроется» в высокопрофессиональном кадровом потенциале персонала организации и управленческой деятельности менеджеров, организующих его использование.

В свою очередь, по мнению П.В. Журавлева, Ю.Г. Одегова человеческие ресурсы - это категория, характеризующая с качественной стороны весь персонал организации, рабочую силу или трудовые ресурсы отрасли, территории региона и даже страны в целом [31, c.58.] .

И.А. Максимцев определяет человеческие ресурсы, как трудоспособное население, являющееся материальной основой человеческого потенциала, который характеризует степень развития физических и духовных способностей человека [29 c.65.].

Человеческие ресурсы организации представляют собой совокупность материальных и духовных качеств, а также являются обобщающим показателем развития общественного производства. К числу таких качеств можно отнести способность людей к труду, которая превращает их в трудовые ресурсы.

Трудовые ресурсы - это совокупность всего трудоспособного населения страны, как занятого, так и не занятого в хозяйственной деятельности.

Человеческие ресурсы являются конкретным богатством любой организации. В 70-х г.г. ХХ в. отделы кадров и управление персоналом во многих зарубежных кампаниях были преобразованы в отделы человеческих ресурсов. Где наряду с традиционными функциями ( найма, подбор персонала, обучение, деловая оценка и др. ) стали выполнять функции по стратегическому управлению человеческими ресурсами, формированию кадровой политики, разработке программ развития персонала и т.п.

Человеческие ресурсы предприятия и его изменения имеют определенные количественные, качественные и структурные характеристики, которые могут быть с меньшей или большей степенью достоверности измерены и отражены следующими абсолютными и относительными показателями:

1. списочная и явочная численность служащих предприятия и (или) его внутренних подразделений, отдельных категорий и групп на определенную дату;

2. среднесписочная численность работников предприятия и (или) его внутренних подразделений за определенный период;

3. удельный вес работников отдельных подразделений (групп, категорий) в общей численности работников предприятия;

4. темпы роста (прироста) численности работников предприятия за определенный период;

5. средний разряд служащих предприятия;

6. удельный вес служащих, имеющих высшее или среднее специальное образование в общей численности служащих и (или) работников предприятия;

7. средний стаж работы по специальности руководителей и специалистов предприятия;

8. текучесть кадров;

9. фондовооруженность труда работников и (или) служащих на предприятии и др. [13, с.59] .

Совокупность перечисленных и ряда показателей может дать представление о количественном, качественном и структурном состоянии персонала предприятия и тенденциях его изменения для целей управления персоналом, в том числе планирования, анализа и разработки мероприятий по повышению эффективности использования человеческих ресурсов организации.

Количественная характеристика человеческих ресурсов организации в первую очередь измеряется такими показателями, как списочная, явочная и среднесписочная численность работников.

Списочная численность работников предприятия - это численность работников списочного состава на определенное число или дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников.

Явочная численность - это количество работников списочного состава, явившихся на работу. Разница между явочным и списочным составом характеризует количество целодневных простоев (отпуска, болезни, командировки и т.д.).

Для определения численности работников за определенный период используется показатель среднесписочной численности. Он применяется для исчисления производительности труда, средней заработной платы, коэффициентов оборота, текучести кадров и ряда других показателей. Среднесписочная численность работников за месяц определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на количество календарных дней месяца.

Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы предприятия в квартале (году) и деления полученной суммы на число 3 (12). Для правильного определения среднесписочной численности работников необходимо вести ежедневный учет работников списочного состава с учетом приказов (распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращения трудового договора.

Качественная характеристика человеческих ресурсов предприятия определяется степенью профессиональной и квалификационной пригодности его работников для выполнения целей предприятия и производимых ими работ. Качественные характеристики персонала предприятия и качество труда оценить значительно сложнее. В настоящее время нет единого понимания качества труда и качественной составляющей трудового потенциала рабочей силы.

Таким образом, из вышесказанного, мы узнали, что человеческие ресурсы организации - (основной ресурс) это персонал организации, который представляет собой совокупность различных качеств людей, определяющих их трудоспособность к производству материальных и духовных благ, и являются обобщающим показателем развития общественного производства.

1.2 Содержание системы управления человеческими ресурсами

человеческий ресурс управление кадровый

В целом, система - это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство.

Управление человеческими ресурсами представляет собой сложную систему, которая включает в себя взаимосвязанные и взаимозависимые подсистемы создания, использования и развития трудовых ресурсов

Система управления человеческими ресурсами - это совокупность приёмов, методов и технологий организации работы с персоналом [43].

Система управления человеческими ресурсами необходима каждой организации, которая хочет добиться успеха в конкурентной борьбе на свободном рынке [18, с.94] .

Данная система управления имеет центральное ядро - функциональную подсистему, базирующуюся на обеспечивающих подсистемах.

Рисунок 1. Система управления человеческими ресурсами

Функциональная подсистема системы управления человеческими ресурсами предназначена для эффективного управления персоналом с учетом создания благоприятных социально - психологических и эргономических условий труда по выполнению функций управления.

Информационная подсистема предназначена для сбора и анализа информации, необходимой для принятия кадровых управленческих решений. Информационная база содержит следующую информацию:

- анкетные данные работников персонала и кандидатов на вакантные места;

- выдержки из законов, подзаконных актов и т.п.;

- методические пособия для расчета показателей;

- сведения, касающиеся мотивации сотрудников;

- сведения о прохождении работниками стажировок, повышения квалификации и т.п.

Финансовая подсистема предназначена для изыскания средств на решение задач кадрового менеджмента.

Социально-психологическая подсистема предназначена для обеспечения социально-психологической поддержки функций управления.

Правовая подсистема предназначена для обеспечения соответствия действий кадровых менеджментов в соответствии с условиями законодательно-правовой базы.

В зависимости от направления работы с персоналом ряд авторов выделяют следующие функции и подсистемы управления человеческими ресурсами:

1. Подсистема условий труда (охрана труда и техники безопасности, охрана окружающей среды, соблюдение требований психофизиологии труда, эргономики труда и технической эстетики).

2. Подсистема трудовых отношений отвечает за анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, управление конфликтами и стрессами, социально-психологическая диагностика и др.

3. Подсистема оформления и учета кадров отвечает за прием, увольнение, перемещение, профориентацию, обеспечение занятости.

4. Подсистема планирования, прогнозирования и маркетинга выполняет: разработку стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, планирование кадров, анализ рынка труда и прогнозирование потребности в персонале, оценку кандидатов на вакантную должность и текущую периодическую оценку.

5. Подсистема развития кадров обеспечивает техническое и экономическое обучение, переподготовку и повышение квалификации, работу с кадровым резервом, планирование и контроль деловой карьеры, адаптацию персонала.

6. Подсистема мотивации и стимулирования персонала выполняет нормирование и тарификацию трудового процесса, разработку системы оплаты труда, использование средств морального поощрения, разработку форм участия в прибыли, управление трудовой мотивацией.

7. Подсистема юридических услуг обеспечивает решение правовых вопросов трудовых отношений и ряд других подсистем.

8. Подсистема развития социальной инфраструктуры выполняет организацию общественного питания, развитие физкультуры, управление жилищно-бытовым обслуживанием, охрану здоровья, обеспечение отдыха и т.д.

9. Подсистема разработки организационных структур управления выполняет анализ сложившейся организационной структуры, проектирование организационной структуры, разработку штатного расписания.

10. Подсистема информационного обеспечения ведет учет статистики персонала, осуществляет информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечивает персонал научно-технической информацией, организовывает патентно-лицензионную деятельность и др.

Содержание системы управления человеческими ресурсами составляет:

- определение потребности в кадрах с учетом стратегии развития предприятия, объема производства продукции, услуг;

- формирование численного и качественного состава кадров (система комплектования, расстановка);

- кадровая политика (взаимосвязь с внешним и внутренним рынком труда, высвобождение, перераспределение и переподготовка кадров);

- система общей и профессиональной подготовки кадров;

- адаптация работников организации;

- оплата и стимулирование труда, система материальной и моральной заинтересованности;

- оценка деятельности и аттестация кадров, ориентация ее на поощрение и продвижение работников по результатам труда и ценности работника для организации;

- система развития кадров (подготовка и переподготовка, повышение гибкости в использовании на производстве, обеспечение профессионального и квалификационного роста через планирование рабочей (трудовой) карьеры;

- межличностные отношения между работниками, между работниками, администрацией и общественными организациями;

- деятельность многофункциональной кадровой службы как органа, ответственного за обеспечение предприятия рабочей силой и за надежную социальную защиту работника.

Итак, в данном параграфе мы узнали, что система управления человеческими ресурсами - это совокупность приёмов, методов, технологий, процедур работы с персоналом организации. Эффективно действующая система управления человеческими ресурсами должна состоять из абсолютно всех процедур по работе с кадрами, начиная с определения и составления основных идей по взаимодействию администрации и руководства с сотрудниками, и заканчивая увольнением работников. Причём, все подсистемы должны четко функционировать и взаимодействовать между собой.

1.3 Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления

Кадровое обеспечение системы управления представляет собой планомерную и целенаправленную работу с персоналом аппарата управления, включающую в себя найм грамотных специалистов, подготовку и переподготовку их для соответствия изменяющимся условиям и другую необходимую деятельность. Этот аспект необходим для построения сбалансированной системы управления персоналом, которая будет вестись силами этих сотрудников.

Вначале, мы рассмотрим направления совершенствования кадрового обеспечения управления.

В качестве основных направлений, по которым будет в ближайшие годы развиваться кадровое обеспечение, можно выделить следующие:

- переход менеджеров на международные стандарты в своей работе;

- решение проблем, связанных с внедрением этических аспектов в работу по управлению человеческими ресурсами;

- проведение политики равных возможностей;

- расширение участия сотрудников в принятии решений, ориентация на делегирование полномочий;

- учет в управленческой практике демографических изменений, изменений в структуре рабочей силы, увеличения численности занятых на неполном рабочем днём;

- материальное стимулирование.

Все отмеченные тенденции свидетельствуют об обогащении функции управления человеческими ресурсами в обозримом будущем и возрастании её значимости в целом, что, в свою очередь, обусловливает повышение роли науки, изучающей и конструирующей эту важнейшую сферу управленческой деятельности.

Далее, рассмотрим направления совершенствования документационного обеспечения управления, но для начала мы узнаем, что такое документационное обеспечение.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой совершается по определённым маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям.

Это движение документов принято называть документооборотом.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения, до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело» [9, с. 280].

Так же, основой документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами является делопроизводство. Делопроизводство - это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами [9, с. 308].

По ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Следовательно, документирование представляет важнейшую составляющую системы документационного обеспечения управления - ДОУ [3,c.40].

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

В небольших организациях функцию документационного обеспечения выполняет секретарь или секретариат.

Основными функциями документационного обеспечения являются следующие виды работ:

- приём, регистрация и распределение документов по исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов;

- изготовление и размножение документов;

- контроль над сроками исполнения документов;

- хранение документов;

- методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;

- повышение квалификации делопроизводственного персонала [4, с.310].

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения являются:

- разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

- стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства) финансируется бюджетом министерств и ведомств;

- разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

- обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ В ГРАХОВСКОМ РАЙОННОМ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОМ ОБЩЕСТВЕ

2.1 Характеристика Граховского райпо

Граховское райпо (полное наименование - Граховское районное потребительское общество) расположено на юге Удмуртской Республики. Юридический адрес общества: Граховский район, село Грахово, ул. Азина, д. 34. Образовалось в 1930 году. Дата государственной регистрации в качестве Граховского райпо 21.01.1971 года. Это добровольное объединение граждан и юридических лиц, созданное по территориальному признаку на основе членства путем объединения его членами (пайщиками) имущественных паевых взносов для торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов. Уставной капитал составляет 127 тыс. рублей и состоит, в том числе из паевого фонда членов-пайщиков - 127 тыс. рублей.

Граховское райпо является юридическим лицом - некоммерческой организацией, имеющее самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках, печати и реквизиты и действует на основании Устава.

В своей деятельности Граховское райпо руководствуется Законом Российской Федерации «О потребительской кооперации (потребительских обществах, и их союзах) в Российской Федерации», другими законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Кодексом РФ, Уставом райпо. Материальной основой членства является внесение вступительного (оформление документов) и паевого взноса. Пайщики Граховского райпо - граждане, достигшие 16 летнего возраста. Вступление в пайщики добровольное, передача паевого взноса не допускается.

Организационно - правовой формой Граховского райпо является потребительский кооператив.

Управлением на уровне райпо осуществляется: общим собранием уполномоченных райпо, которые являются высшим органом управления, Советом райпо и Правлением райпо. К исключительной компетенции относится рассмотрение таких основных вопросов, как:

- принятие Устава райпо, внесение в него дополнений и изменений;

- определение основных направлений деятельности райпо;

- избрание из числа пайщиков Председателя и членов Совета райпо, членов ревизионной комиссии, определение численности состава указанных органов, средств на их содержание, заслушивание отчета об их деятельности, прекращение их полномочий;

- принятие решений о реорганизации и ликвидации райпо.

Данный орган управления созывается Советом райпо по мере необходимости, но не реже одного раза в год. В период между общими собраниями райпо управление в райпо осуществляет Совет райпо.

Основной миссией Граховского райпо является обеспечение жителей Граховского района товарами народного потребления, в частности собственного производства. Основными конкурентами райпо являются частные предприниматели, имеющие определенные преимущества. Одно из преимуществ конкурента - гибкость ценообразования. К другим преимуществам конкурентов относятся: льготы при налогообложении, возможность быстро приспосабливаться к изменяющимся требованиям рынка; приемлемый график работы для покупателей. К недостаткам работы конкурентов относятся: несоблюдение санитарных требований, низкий уровень качества обслуживания, слабая материально-техническая база, недостаточно широкий ассортимент.

Основные виды деятельности: торговля (оптовая и розничная), общественное питание, заготовительная деятельность. Районное потребительское общество обслуживает 20 населенных пунктов района (деревень) и районный центр.

Основные покупатели продукции - население за наличный расчет.

Для обслуживания своей деятельности райпо имеет свой транспорт - 13 единиц: 12 - грузовых, 1 - легковой.

Продовольственная группа занимает 63% во всем товарообороте. Доля райпо в розничном товарообороте района составляет 37%. Объем товарооборота за 2013 год составил 146297 тыс. рублей, что составляет 126% к 2012 году. Реализация товаров производится через сеть магазинов с общей площадью 3000 м3. 2 торговых точки находятся в село Грахово и обеспечивают 60% всего розничного оборота. 27 магазинов работают на ЕНВД. За 2013 год начислено ЕНВД 787 тыс. рублей. В целом получен убыток 1130 тыс. рублей.

Оборот в общественном питании осуществляется через столовую и закусочную «Отдых», который за 2013 года составил 410640 тыс. рублей, что составляет 113% к 2012 году. Общественное питание работает на ЕНВД. Кроме основной деятельности общепит работает с заявками по предоставлению своих площадей для проведения праздников и юбилеев.

Заготовительный оборот за 2013 года составил 24811 тыс. рублей, что составляет 120% к 2012 году. На основе заготовок сельскохозяйственного сырья, в частности мяса и молока развивается колбасное производство и общественное питание.

Организация осуществляет свою деятельность, привлекая заемные средства, причем они увеличиваются. Райпо привлекает заемные средства от населения под 12% годовых, остаток задолженности составляет 8376 тыс.рублей, в том числе привлеченные средства населения 4882 тыс. рублей.

Охарактеризуем структуру управления общества, которая наглядно представлена в работе на рисунке 2 (приложение А).

Структура управления Граховского райпо относится к линейному типу. Особенностью данной структуры управления является наличие комбинаций линейных связей. При линейной организации управления распределение должностных обязанностей осуществлено таким образом, чтобы каждый служащий был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации.

Все полномочия - прямые (линейные) - идут от высшего звена управления к низшему. В числе преимуществ линейной организации - ответственность, установленные обязательства, четкое распределение обязанностей и полномочий; оперативный процесс принятия решений, простота в понимании и использовании, возможность поддерживать необходимую дисциплину. Этот тип управленческой структуры обычно ведет к формированию стабильной и прочной организации.

Система управления построена на принципах сочетания единоначалия и коллегиальности, делегирования полномочий органов управления органам управления обособленного подразделения.

Структура аккумулирует в себе все основные стороны управления, оказывает самое непосредственное влияние на распределение функций управления, создавая тем самым достаточно веские предпосылки для повышения эффективности функционирования всей системы управления.

Структура обусловливает строго организованный характер взаимосвязей в системе, сохраняя тем самым ее целостность, определяя место каждого элемента во внутренних связях и отношениях системы.

В Граховской райпо имеются положения о правах и обязанностях отделов, должностных лиц.

Здание Граховского райпо со временем стало тесным для коллектива. В маленьких кабинетах работают по несколько человек, но рабочий персонал старается соблюдать порядок на рабочих местах.

Большое влияние на работников оказывает психофизиологический климат в коллективе, где они трудятся, то есть взаимоотношения людей, их настроение, отношение к делу, стиль руководства, деятельность общественных организаций и другие факторы. Создание санитарно-гигиенических условий, близких и благоприятных, являются одной из важнейших задач руководителей и специалистов предприятия, служб здравоохранения, общественных организаций и вышестоящих органов. Они должны постоянно контролировать состояние условий труда и проводить их в соответствие с нормативами. Основные пути решения этой задачи следующие: строительство производственных помещений, предусматривающих создание нормальных условий для работы и отдыха и отвечающих всем требованиям санитарии и гигиены, охраны труда и техники безопасности.

Рационализация режимов труда и отдыха - установление оптимального порядка чередования и продолжительности времени работы и отдыха на протяжении рабочего дня, недели, месяца, года с учётом конкретных условий организации. Это способствует снятию усталости, повышения работоспособности и производительности труда, удовлетворённости трудом, ведёт к росту эффективности использования не только трудовых, но и материальных ресурсов.

Суточный режим труда и отдыха принимают с учётом колебаний работоспособности человека (способности выполнять тот или иной вид работы) в течение суток. Наивысшей она бывает с 8 до 12 часов и с 14 до 17 часов. В период с 12 до 14 часов и в вечернее время работоспособность несколько снижается, а в ночное время работоспособность несколько снижается, а в ночное время достигает своего минимума.

Граховское райпо оснащено современной компьютерной техникой.

Председателю совета непосредственно подчиняются руководители отделов административного аппарата, а также три заместителя, наделенные линейными полномочиями.

Административный аппарат занимается обслуживанием процесса управления.

В обязанности планово - экономического отдела входят такие функции, как:
анализ финансово - хозяйственной деятельности, составление отчетов о деятельности райпо, прогнозирование и планирование, ценообразование и калькуляция цен и другие.

Ревизионный отдел осуществляет контроль над текущей деятельностью, проводит ревизии, инвентаризации.

Линейные заместители председателя совета осуществляют управление отраслями деятельности организации. Это заместители:

по торговле и общественному питанию;

по строительству и транспорту.

Анализ организации управления персоналом в Граховском райпо следует начать с анализа трудовых ресурсов предприятия за 2012 - 2013 гг., который представлен в таблице 1.

Таблица 1 - Структура трудовых ресурсов Граховского райпо за 2012 - 2013 гг.

Фактическая численность персонала	2012 г.	2013 г.	Отклонение
	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %
Численность персонала	251	100	272	100	+21	-
в том числе:	-	-	-	-	-	-
служащие	38	15,3	47	17,4	+9	+2,1
повременщики	50	19,8	60	22,1	+10	+2,3
сдельщики	163	64,9	165	60,5	+2	-4,4

Анализируя таблицу 1, можно отметить, что численность персонала увеличивается в целом, в том числе по всем категориям. Что касается структуры трудовых ресурсов, то можно заключить, что в 2012-2013 гг. удельный вес служащих и повременщиков в общей численности работников возрастал, а удельный вес сдельщиков снижался (с 64,5 до 60,5 %).

Динамика движения персонала представлена в таблице 2.

По данным таблицы видно, что большее количество уволенных было в 2013 году - 119 человек, в том числе 106 человек по собственному желанию и соглашению сторон, в 2012 году было уволено 102 человека. Принято на работу было больше всего в 2013 году - 135 человек. По удельному весу видно, что процент принятых на работу в 2013 году составляет 49,63 %, а процент уволенных составляет 43,75 %. Наибольший удельный вес в уволенных работниках и в 2012, и в 2013 году имеют уволенные по собственному желанию и соглашению сторон.

Таблица 2 - Динамика движения персонала Граховского райпо за 2012-2013 гг.

Показатели	2012 г.	2013 г.	Отклонение
	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %
Численность персонала	251	100	272	100	+21	-
Принято на работу	123	49	135	49,63	+12	+0,63
Уволено, по причине:	102	40,64	119	43,75	+17	+3,11
- по собственному желанию и соглашению сторон	96	38,25	106	38,97	+10	+0,72
- сокращено	4	1,59	5	1,84	+1	+0,24
- уход на пенсию	2	0,8	3	1,1	+1	+0,3
-перевод на другое предприятие	-	-	-	-	-	-
-поступил на военную службу	-	-	5	1,84	+5	+1,84

Анализ структуры персонала Граховского райпо по категориям за 2012-2013 гг. приведен в таблице 3.

Таблица 3 - Структура персонала Граховского райпо по категориям за 2012-2013 гг.

Категории работников	Численность за 2012 г., чел.	Уд. вес, %	Численность за 2013 г., чел.	Уд. вес, %	Абсолют. отклонен. (+,-)	Отклонение по уд. весу, %
1. Служащие	49	19,52	51	18,75	+2	-0,77
в том числе:	-	-	-	-	-	-
руководители	26	10,36	30	11,03	+4	+0,67
главные специалисты	2	0,8	-	-	-2	-0,8
специалисты	21	8,37	21	7,72	-	-0,65
2. Рабочие	202	80,48	221	81,25	+19	+0,77
Всего работников	251	100	272	100	+21	-

На основании рассчитанных показателей видно, что общая численность персонала по абсолютному отклонению увеличилась на 21 человека, при этом численность служащих увеличилась на 2 человека и составила 51, а рабочих - на 19 человек и составила - 221. Если рассматривать по удельному весу, то рабочий персонал в 2013 году составляет 81,25 %, в то же время на 0,77 % снизился удельный вес служащих, а во всем объеме персонала он составил 18,75 %.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что численность персонала организации относительно стабильна.

Образовательный уровень персонала райпо приведен в таблице 4, в динамике за 2012 - 2013 гг.

Таблица 4 - Образовательный уровень персонала Граховского райпо за 2012 - 2013 гг.

Показатели	2012 год	2013 год
	высшее	среднее спец.	проф-технич.	среднее	базовое	высшее	среднее спец.	проф.-технич.	среднее	базовое
1. Служащие	22	19	-	8	-	19	23	-	9	-
в том числе:	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
руководители	15	9	-	2	-	16	11	-	3	-
главные специалисты	2	-	-	-	-	-	-	-	-	-
специалисты	5	10	-	6	-	3	12	-	6	-
2. Рабочие	16	27	39	102	18	17	24	32	128	20
Общая числ-ть работников	38	46	39	110	18	36	47	32	137	20

По данным таблицы можно сделать следующий вывод, что с увеличением численности персонала уменьшилось количество служащих с высшим образованием на 3 человека и в 2013 году составило 19 человек; персонал со средне специальным образованием составил 23 человека; со средним образованием составило - 9 человек. Также произошло увеличение численности рабочего персонала.

Планирование кадровой работы Граховского райпо включает научно обоснованное определение перспективной и текущей потребности в кадрах необходимых специальностей и квалификации, оценку эффективности использования персонала, форм и видов подготовки и повышения квалификации, определение оптимальной расстановки, перемещения и выдвижения руководящих работников и специалистов, проведение воспитательной работы в коллективах.

Важнейшим фактором эффективной работы предприятия является непрерывная переподготовка персонала. Между квалификацией работника и эффективностью его труда существует прямая зависимость: чем выше его разряд, тем выше производительность его труда.

Более квалифицированные работники быстрее и эффективнее осваивают новую технику, технологию, методы организации труда. Благодаря своей высшей образовательной и профессиональной подготовке, такие работники получают возможность технологически «видеть» значительно больше своих непосредственных обязанности в процессе производства. Именно это во многом предопределяет более высокую степень удовлетворения своим трудом.

Подготовка персонала представляет собой процесс приобретения работниками теоретических знаний и практических навыков в объеме требованной квалификационной характеристики начального уровня квалификации.

Переподготовка персонала - означает обучение квалификационных работников с целью изменения их профессионального профиля для достижения соответствия квалификации кадров требованиям.

Повышение квалификации персонала - это процесс совершенствования теоретических знаний и практических навыков с целью повышения профессионального мастерства работников, освоение передовой техники и технологии, ориентации труда, производства и управления.

Подготовка кадров внутри предприятия обусловлено следующими причинами:

а) недостаточным развитием сети стационарных учебных заведений;

б) сравнительно короткими сроками обучения, что позволяет предприятию без ощутимых затрат восполнить недостаток в рабочих;

в) возможности использования для обучения рабочих современного оборудования, имеющегося на предприятии и не имеющегося в стационарном учебном заведении.

Повышение квалификации рабочих осуществляется:

- на производственно-технических курсах;

- на курсах целевого назначения.

Повышение квалификации руководителей и специалистов осуществляется:

- в институтах повышения квалификации;

- на факультетах повышения квалификации при ВУЗах.

Между квалификацией работника и эффективностью его труда существует прямая зависимость.

С целью ознакомления с новыми технологиями изделий специалисты посещают месячные курсы повышения квалификации.

В настоящее время источниками обеспечения кадровой потребности Граховского райпо являются:

а) высшие и средне - специальные учебные заведения;

б) самостоятельная работа отдела кадров Граховского райпо по набору кадров;

в) подготовка кадров внутри предприятия.

Распределение молодых специалистов, оканчивающих высшие учебные заведения, осуществляется в соответствии с положением о распределении и использовании выпускников высших учебных заведений.

Потребность в дипломированных специалистах определяют с учетом количества своих работников, обучающихся на заочных и вечерних отделениях высших учебных заведений, внедрения новой техники и технологии, применения прогрессивных нормативов.

Работа по улучшению качества подготовки и рациональному использованию выпускников высших учебных заведений райпо предусматривает обоснованный расчет дополнительной потребности в квалифицированных специалистах на основе реализации следующих мер: перевода работников, имеющих высшее образование на должности, соответствующие их квалификации; вовлечение практиков, специалистов в учебу в системе заочного и вечернего высшего образования.

Следующим основным источником обеспечения райпо кадрами является перераспределение работников через службу трудоустройства населения. Эти органы осуществляют трудоустройство граждан с учетом их индивидуальных пожеланий, профессиональной подготовки и рекомендаций специалистов по профориентации, а также обеспечивают своевременное трудоустройство высвобождаемых работников с предварительным подбором им места работы до расторжения трудового договора, проводят в установленном порядке устройство на работу выпускников средних общеобразовательных школ, способствуют комплектованию учащимися профессионально-технических училищ.

Администрация райпо организовывает точный учёт рабочего времени, отработанным каждым работником. Число отработанных работником часов (дней) ежедневно фиксируется в табеле учёта рабочего времени, который ведётся в каждом структурном подразделении лицами, назначенными ответственными за ведение табеля.

Порядок ведения табеля учёта рабочего времени утверждается приказом председателя совета райпо.

Кадровая служба Граховского райпо представлена отделом кадров, который отвечает за учет, анализ и планирование трудовых ресурсов на предприятии.

Так как в Граховском райпо период сменяемости достаточно короткий, то это является не очень хорошим признаком и означает, что на предприятии большая текучесть кадров, следовательно, необходимо предпринимать меры по снижению текучести кадров.

2.2 Анализ финансового состояния организации

Для оценки экономических показателей деятельности Граховского райпо рассмотрим динамику и структуру актива и пассива баланса за последние три года

Анализ структуры активов Граховского райпо представлен в таблице 5.

Таблица 5 - Динамика структуры активов Граховского райпо за 2011-2013 годы

Статья актива	На 31.12. 2011г. (тыс. руб.)	Удельный. вес, %	На 31.12. 2012 г. (тыс. руб.)	Удельный вес, %	На 31.12. 2013 г. (тыс. руб.)	Удельный вес, %
1. Внеоборотные активыiii	10622	45,3	11808	44,02	15949	45,65
в т.ч.
Основные средстваiii	9952	42,44	10201	38,03	15178	43,44
Незавершенное строительствоhh	-		936	3,49	99	0,29
Финансовые вложенияfff	670	2,86	670	2,5	672	1,92
2. Оборотные активыvbn	12826	54,7	15014	55,98	18985	54,35
Запасыfg	11735	50,04	12466	46,47	16307	46,68
в т.ч.
- сырье, материалы	422	1,8	533	1,99	571	1,63
- затраты в незавершенном производстве	-	-	169	0,63	-	-
- готовая продукция и товары для перепродажи	10802	46,08	11537	43,01	15591	44,63
- прочие запасы и затраты	511	1,8	227	0,85	145	0,42
НДС по приобретенным товарам	42	1,8	152	0,57	57	1,8
Дебиторская задолженность (платежи по которым ожидаются более через 12 месяцев после отчетной даты)ghh	192	0,82	432	,1,61	241	0,69
Дебиторская задолженность (платежи по которым ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)ghj	709	0,3	715	6,7	883	2,52
Денежные средства и денежные эквивалентыdfg	148	0,63	1249	4,66	1497	4,28
БАЛАНС	23448	100	26822	100	34934	100

Как видим из таблицы 5, внеоборотные активы в 2011 году составляют 45,3%, в 2012 году доля внеоборотных активов сокращается до 44,2%, а в 2013 году вновь возрастает до 45,65%. В основном это связано увеличение доли основных средств в 2013 году по сравнению с 2012 годом с 38,03% до 43,44%. В 2012 году 3,49% составляет незавершенное строительство, которое в 2013 году переходит в основные средства. Это свидетельствует о росте инвестиций в активы. Однако финансовые вложения с 2,86% в 2011 году сокращаются до 1,92% в 2013 году. Наибольший удельный вес занимают оборотные активы, доля которых колеблется от 54%до 56% анализируемого периода. Так как основная деятельность предприятия розничная торговлянаибольшую долю занимают запасы, а именно готовая продукция и товары для перепродажи, в 2011 году - 46,08% с тенденцией к сокращению в 2012 году до 43,1% и в 2013 году до 44,63%. Сокращение доли готовой продукции происходит с одновременным увеличением доли денежных средств и денежных эквивалентов с 0,63% в 2011 до 4,66% в 2012 и 4,28% в 2013 годах. Дебиторская задолженность в анализируемые периоды существенно не менялась, но имела тенденцию к снижению в основном за счет долгосрочной дебиторской задолженности.

Анализ структуры пассива Граховского райпо представлен в таблице 6.

Таблица 6 - Динамика структуры пассивов Граховского райпо за 2011-2013 годы

Статья пассива	На 01.01. 2012 г. (тыс. руб.)	Удельный вес, %	На 01.01. 2013 г. (тыс. руб.)	Удельный вес, %	На 01.01. 2014 г. (тыс. руб.)	Удельный вес, %
3. Капитал и резервыiii	3632	15,49	3095	11,54	1970	5,64
в т.ч.:
Уставный капитал (паевой фонд)gh	122	0,52	122	0,45	127	0,36
Переоценка внеоборотных активовfgh	2083	8,8	2083	7,8	2083	5,9
Добавочный капиталdf	3117	13,29	3117	11,62	3117	8,92
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	-1690	-7,21	-2227	-8,3	-3357	-9,61
4. Долгосрочные обязательства	0		0		0
5. Краткосрочные обязательстваdf	19816	84,51	23727	88,46	32964	94,36
Заемные средстваhh	9902	42,23	8266	30,82	20720	59,31
в т.ч.:
- привлеченные средства населения	9602	40,95	7466	27,83	12524	35,85
Кредиторская задолженность	9914	42,28	15461	57,64	12244	35,04
в т.ч.:
- поставщикам и подрядчикам	8046	34,31	13811	51,49	10448	29,9
- задолженность перед персоналом	670	2,86	543	2,02	632	1,81
- задолженность перед государственными внебюджетными фондами	355	1,51	380	1,42	504	1,44
- задолженность по налогам и сборам	776	3,31	544	2,03	638	1,83
Прочие кредиторы	67	0,28	183	0,68	22	0,06
БАЛАНС	23448	100	26822	100	34934	100

Как видно из структуры пассива добавочный капитал не изменялся, так как не было переоценки внеоборотных активов, и не начислялся фонд развития потребительской кооперации, но доля в общей структуре пассива сократилась с 13,29% в 2011 году до 11,62% в 2012 году и 8,92% в 2013 году. Неизменным практически остался и уставный капитал, однако в общей структуре пассива его доля сократилась с 0,52% в 2011 году до 0,45% в 2012 году и 0,36% в 2013 году. Растет доля непокрытого убытка с 7,2% в 2011 году до 8,3% в 2012 году до 9,6% в 2013 году, что значительно ухудшает структуру собственного капитала предприятия.

Заемный капитал определяется совокупной величиной ее обязательств перед другими юридическими и физическими лицами. Структура обязательств Граховского райпо отмечена наличием только краткосрочных обязательств, при этом ее доля в структуре пассива значительно растет с 84,51 в 2011 году до 88,46 в 2012 году и до 94,36 в 2013 году. В целом структура краткосрочных обязательств в анализируемом периоде существенно не менялась, наибольшую долю заемных средств составляет привлеченные средства населения, которые составляют 40,95% в общей структуре баланса в 2011 году, затем идет сокращение в 2012 году до 27,83%, и вновь увеличение до 35,85% в 2013 году. В 2013 году получен займ в размере 7,604 тыс. рублей, что изменило структуру заемных средств.

Структура кредиторской задолженности в анализируемом периоде также существенно не менялась. Однако задолженность перед поставщиками и подрядчиками резко увеличилась в 2012 году до 51,49% с 34,31% в 2011 году, но затем вновь снизилась до 29,9% в 2013 году, что свидетельствует о неустойчивом финансовом состоянии и несвоевременном погашении предприятием своих обязательств.

На фоне увеличения заемных средств снизилась задолженность перед персоналом, перед государственными внебюджетными фондами и задолженность по налогам и сборам. Задолженность по налогам и сборам в абсолютном выражении сократилась с 776 тыс. рублей в 2011 году до 544 тыс. рублей в 2012 году и вновь увеличилась до 638 тыс. рублей в 2013 году, хотя доля в общей структуре балансе снизилась с 3,31% в 2011 году до 2,03% в 2012 году и 1,83% в 2013 году, что свидетельствует о более рациональном планировании налоговых платежей и развитию налогового менеджмента на предприятии.

Кредиторская задолженность по прочим кредиторам также сократилась в 2013 году до 0,06%, хотя в 2012 году составляла 0,68%.

В целом Граховское райпо осуществляет свою деятельность за счет заемных и привлеченных средств, кредиторской задолженности перед поставщиками. При этом изменение структуры со значительной долей заемных средств, при незначительной доле кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками крайне опасно для предприятия.

В проведении финансового анализа используются следующие показатели:

- коэффициентi текущей ликвидности;

- коэффициентiiбыстрой ликвидности;

- коэффициентiiабсолютной ликвидности.

Анализ ликвидности баланса Граховского райпо в анализируемом периоде представлен в таблице 7.

Как видно из таблицы ликвидность баланса Граховского райпо крайне низкая, хотя и имела в 2012 году тенденцию к увеличению ликвидности, но при этом все равно оставалась низкой.

Таблица 7 - Анализ ликвидности баланса Граховского райпо за 2011-2013 годы (тыс. руб.)

Коэффициент	На 01.01.2011 г.	На 01.01.2012 г.	На 01.01.2013 г.	Рекомендуемая величина
Общей текущей ликвидности	0,64	0,62	0,57	1,5-2,5
Критический коэффициент ликвидности (промежуточный коэффициент покрытия)	0,04	0,08	0,07	0,8-1,2
Абсолютной ликвидности	0,007	0,052	0,045	0,2-0,25

Так как основной деятельностью Граховского райпо является торговля, то важным показателем финансового состояния является рентабельность продаж. Основным источником информации показателя для расчета рентабельности является сводный отчет о прибылях и убытках, представленный в таблице 8.

Таблица 8 - Сводный отчет о прибылях и убытках Граховского райпо за 2011-2013 годы

(тыс. руб.)

Показатель	2011 г.	2012 г.	2013 г.	Отношение 2012 к 2011 г., %	Отношение 2013 к 2012 г., %
Выручка от реализацииgg	114498	115643	146297	101	126,51
Себестоимость проданных товаровfd	90783	90770	113806	100	125,38
Валовая прибыль	23715	24873	32491	104,88	130,63
Коммерческие расходы	22856	22388	29967	97,95	133,85
Прибыль (убыток) от продаж	+859	+2485	+2524	289,29	0,04
Проценты к уплате	1576	1156	1425	73,35	123,27
в т.ч.:
- за пользование кредитами	233	11	-	4,72	100
- за пользование заемными средствами	1343	1145	1425	85,26	124,45
Прочие доходы	840	830	727	98,81	87,59
Прочие расходы	1221	1672	1659	136,94	99,22
Прибыль (убыток) до налогообложения	-1098	487	167	225,4	34,3
Платежи в бюджет	759	1024	1297	134,9	126,7
в т.ч.:
- текущий налог на прибыль	87	298	510	342,53	171,14
- прочие платежи в бюджет	672	726	787	108,04	108,4
Чистая прибыль (убыток)	-1857	-537	-1130
Рентабельность продаж (оборота, %)	0,75	2,15	1,72	516,7	80

Как видим из сводного отчета о прибылях и убытках выручка от реализации увеличилась на 1% в 2012 году и 26,5% 2013 году по отношению к 2011 году. Себестоимость проданных товаров в 2012 году почти не изменилась, а в 2013 году увеличилась на 25,3%. При росте прибыли от продаж в 2012 году в 2,9 раза наблюдается рост прочих расходов на 36,9% и платежей в бюджет на 34,9%. В 2011 году получен убыток 1098 тыс. рублей, в 2012 году предприятие получило прибыль 487 тыс. рублей, однако текущий налог на прибыль в 2012 году увеличился в 3,4 раза. В 2013 году прибыль сократилась на 65,7% при росте платежей в бюджет на 26,7%, в частности рост текущего налога на прибыль на 71,1%. Рентабельность продаж в 2012 году увеличилась в 5 раз по сравнению с 2011 годом, а в 2013 году сократилась на 20%. Значительный рост платежей в бюджет при незначительном росте прибыли от продаж влечет за собой рост чистого убытка в 2,1 раза в 2013 году по сравнению с 2013 годом, что свидетельствует о слабой организации налогового менеджмента на предприятии.

2.3 Анализ кадрового и документационного обеспечения управления

Формирование кадровой политики Граховского районного потребительского общества основывается на нормах трудового законодательства Российской федерации с учетом социальных, экономических, технологических и других особенностей в сфере трудовой деятельности человека.

В системе управления каждой организации существует подсистема управления персоналом и социальным развитием. Так и в Граховском районном потребительском обществе существует служба персонала:

Основными структурными подразделениями службы управления персоналом предприятия, исходя из представленной структуры, являются:

- группа учета трудовых отношений;

- группа учета рабочего времени;

- группа комплектования и оценки.

В деятельность группы трудовых отношений входит:

- участвует в разработке коллективных соглашений;

- проводит работу по жалобам и разбору споров;

- содействует развитию связей и отношений между администрацией и работниками.

Основными функциями группы учета рабочего времени являются:

- оценка рабочей силы предприятия;

- анализ грамотного распределения рабочего времени между структурными подразделениями.

Анализ организации управления персоналом в Граховском райпо следует начать с анализа трудовых ресурсов предприятия за 2012 - 2013 гг., который представлен в таблице 9.