Совершенствование кадрового и документационного обеспечения управления

Таблица 9 - Структура трудовых ресурсов Граховского райпо за 2012 - 2013 гг.

Фактическая численность персонала	2012 г.	2013 г.	Отклонение
	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %
Численность персонала	251	100	272	100	+21	-
в том числе:	-	-	-	-	-	-
служащие	38	15,3	47	17,4	+9	+2,1
повременщики	50	19,8	60	22,1	+10	+2,3
сдельщики	163	64,9	165	60,5	+2	-4,4

Анализируя таблицу 9, можно отметить, что численность персонала увеличивается в целом, в том числе по всем категориям. Что касается структуры трудовых ресурсов, то можно заключить, что в 2012-2013 гг. удельный вес служащих и повременщиков в общей численности работников возрастал, а удельный вес сдельщиков снижался (с 64,5 до 60,5 %).

Динамика движения персонала представлена в таблице 10.

Таблица 10 - Динамика движения персонала Граховского райпо за 2012-2013 гг.

Показатели	2012 г.	2013 г.	Отклонение
	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %
Численность персонала	251	100	272	100	+21	-
Принято на работу	123	49	135	49,63	+12	+0,63
Уволено, по причине:	102	40,64	119	43,75	+17	+3,11
- по собственному желанию и соглашению сторон	96	38,25	106	38,97	+10	+0,72
- сокращено	4	1,59	5	1,84	+1	+0,24
- уход на пенсию	2	0,8	3	1,1	+1	+0,3
-перевод на другое предприятие	-	-	-	-	-	-
-поступил на военную службу	-	-	5	1,84	+5	+1,84

По данным таблицы видно, что большее количество уволенных было в 2013 году - 119 человек, в том числе 106 человек по собственному желанию и соглашению сторон, в 2012 году было уволено 102 человека. Принято на работу было больше всего в 2013 году - 135 человек. По удельному весу видно, что процент принятых на работу в 2013 году составляет 49,63 %, а процент уволенных составляет 43,75 %. Наибольший удельный вес в уволенных работниках и в 2012, и в 2013 году имеют уволенные по собственному желанию и соглашению сторон.

Анализ структуры персонала Граховского райпо по категориям за 2012-2013 гг. приведен в таблице 11.

На основании рассчитанных показателей видно, что общая численность персонала по абсолютному отклонению увеличилась на 21 человека, при этом численность служащих увеличилась на 2 человека и составила 51, а рабочих - на 19 человек и составила - 221. Если рассматривать по удельному весу, то рабочий персонал в 2013 году составляет 81,25 %, в то же время на 0,77 % снизился удельный вес служащих, а во всем объеме персонала он составил 18,75 %.

Таблица 11 - Структура персонала Граховского райпо по категориям за 2012-2013 гг.

Категории работников	Численность за 2012 г., чел.	Уд. вес, %	Численность за 2013 г., чел.	Уд. вес, %	Абсолют. отклонен. (+,-)	Отклонение по уд. весу, %
1. Служащие	49	19,52	51	18,75	+2	-0,77
в том числе:	-	-	-	-	-	-
руководители	26	10,36	30	11,03	+4	+0,67
главные специалисты	2	0,8	-	-	-2	-0,8
специалисты	21	8,37	21	7,72	-	-0,65
2. Рабочие	202	80,48	221	81,25	+19	+0,77
Всего работников	251	100	272	100	+21	-

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что численность персонала организации относительно стабильна.

Образовательный уровень персонала Граховского райпо приведен в таблице 12, в динамике за 2012 - 2013 гг.

По данным таблицы можно сделать следующий вывод, что с увеличением численности персонала уменьшилось количество служащих с высшим образованием на 3 человека и в 2013 году составило 19 человек; персонал со средне специальным образованием составил 23 человека; со средним образованием составило - 9 человек. Также произошло увеличение численности рабочего персонала.

Планирование кадровой работы Граховского райпо включает научно обоснованное определение перспективной и текущей потребности в кадрах необходимых специальностей и квалификации, оценку эффективности использования персонала, форм и видов подготовки и повышения квалификации, определение оптимальной расстановки, перемещения и выдвижения руководящих работников и специалистов, проведение воспитательной работы в коллективах.

Таблица 12 - Образовательный уровень персонала Граховского райпо за 2012 - 2013 гг.

Показатели	2012 год	2013 год
	высшее	среднее спец.	проф-технич.	среднее	базовое	высшее	среднее спец.	проф.-технич.	среднее	базовое
1. Служащие	22	19	-	8	-	19	23	-	9	-
в том числе:	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
руководители	15	9	-	2	-	16	11	-	3	-
главные специалисты	2	-	-	-	-	-	-	-	-	-
специалисты	5	10	-	6	-	3	12	-	6	-
2. Рабочие	16	27	39	102	18	17	24	32	128	20
Общая числ-ть работников	38	46	39	110	18	36	47	32	137	20

Важнейшим фактором эффективной работы организации является непрерывная переподготовка персонала. Между квалификацией работника и эффективностью его труда существует прямая зависимость: чем выше его разряд, тем выше производительность его труда.

Более квалифицированные работники быстрее и эффективнее осваивают новую технику, технологию, методы организации труда. Благодаря своей высшей образовательной и профессиональной подготовке, такие работники получают возможность технологически «видеть» значительно больше своих непосредственных обязанности в процессе производства. Именно это во многом предопределяет более высокую степень удовлетворения своим трудом.

Подготовка персонала представляет собой процесс приобретения работниками теоретических знаний и практических навыков в объеме требованной квалификационной характеристики начального уровня квалификации.

Переподготовка персонала - означает обучение квалификационных работников с целью изменения их профессионального профиля для достижения соответствия квалификации кадров требованиям.

Повышение квалификации персонала - это процесс совершенствования теоретических знаний и практических навыков с целью повышения профессионального мастерства работников, освоение передовой техники и технологии, ориентации труда, производства и управления.

Подготовка кадров внутри предприятия обусловлено следующими причинами:

- недостаточным развитием сети стационарных учебных заведений;

- сравнительно короткими сроками обучения, что позволяет предприятию без ощутимых затрат восполнить недостаток в рабочих;

- возможности использования для обучения рабочих современного оборудования, имеющегося на предприятии и не имеющегося в стационарном учебном заведении.

Повышение квалификации рабочих осуществляется:

- на производственно-технических курсах;

- на курсах целевого назначения.

Повышение квалификации руководителей и специалистов осуществляется:

- в институтах повышения квалификации;

- на факультетах повышения квалификации при ВУЗах.

Между квалификацией работника и эффективностью его труда существует прямая зависимость.

С целью ознакомления с новыми технологиями изделий специалисты посещают месячные курсы повышения квалификации.

В настоящее время источниками обеспечения кадровой потребности Граховского райпо являются:

а) высшие и средне - специальные учебные заведения;

б) самостоятельная работа отдела кадров Граховского райпо по набору кадров;

в) подготовка кадров внутри предприятия.

Распределение молодых специалистов, оканчивающих высшие учебные заведения, осуществляется в соответствии с положением о распределении и использовании выпускников высших учебных заведений.

Потребность в дипломированных специалистах определяют с учетом количества своих работников, обучающихся на заочных и вечерних отделениях высших учебных заведений, внедрения новой техники и технологии, применения прогрессивных нормативов.

Работа по улучшению качества подготовки и рациональному использованию выпускников высших учебных заведений райпо предусматривает обоснованный расчет дополнительной потребности в квалифицированных специалистах на основе реализации следующих мер: перевода работников, имеющих высшее образование на должности, соответствующие их квалификации; вовлечение практиков, специалистов в учебу в системе заочного и вечернего высшего образования.

Следующим основным источником обеспечения райпо кадрами является перераспределение работников через службу трудоустройства населения. Эти органы осуществляют трудоустройство граждан с учетом их индивидуальных пожеланий, профессиональной подготовки и рекомендаций специалистов по профориентации, а также обеспечивают своевременное трудоустройство высвобождаемых работников с предварительным подбором им места работы до расторжения трудового договора, проводят в установленном порядке устройство на работу выпускников средних общеобразовательных школ, способствуют комплектованию учащимися профессионально-технических училищ.

Администрация райпо организовывает точный учёт рабочего времени, отработанным каждым работником. Число отработанных работником часов (дней) ежедневно фиксируется в табеле учёта рабочего времени, который ведётся в каждом структурном подразделении лицами, назначенными ответственными за ведение табеля.

Порядок ведения табеля учёта рабочего времени утверждается приказом председателя совета райпо.

Кадровая служба Граховского райпо представлена отделом кадров, который отвечает за учет, анализ, планирование трудовых ресурсов на предприятии, формирование кадрового потенциала, организацию адаптации, оценку персонала, его развитие, мотивацию.

Так как в Граховском райпо период сменяемости достаточно короткий, то это является не очень хорошим признаком и означает, что в организации большая текучесть кадров, следовательно, необходимо предпринимать меры по снижению текучести кадров.

В Граховском райпо осуществляют планирование расходов на содержание, планирование развития персонала, планирование систем и форм мотивации труда, планирование производительности труда, план замещения должностей.

Задачи, связанные с персоналом решаются на высшем уровне организации. Особая роль в решении задач по управлению персоналом возлагается на кадровую службу.

При принятии управленческих решений менеджеры стремятся учитывать потребности персонала, хотя все-таки большее внимание уделяется конечным результатам деятельности. Руководство Граховского районного потребительского общества в управлении персоналом в большей степени уделяет внимание потребностям производства. Но в связи с тем, что человеческий фактор играет важную роль в деятельности организации, внимание к людям в управлении организацией приобретает большие масштабы.

В Граховском районном потребительском обществе используется стратегия расширения сферы деятельности и доли рынка. В связи с этим кадровая политика предприятия ориентирована на развитие персонала и привлечения дополнительно высококвалифицированных работников.

Деятельность общества напрямую зависит от правильного решения кадровых вопросов, поэтому, главная задача кадровой политики Граховского районного потребительского общества - удовлетворение потребности в персонале в заданном количестве и необходимого качества.

При необходимости набор персонала в организации производится за счет внешних источников и внутреннего перемещения работников. Основными критериями отбора являются: опыт, образование, деловые качества, профессионализм, соответствие кандидата требованиям должности. Отбор кадров осуществляет кадровая служба и руководитель структурного подразделения, в которое осуществляется набор персонала. С кандидатом, успешно прошедшим отбор, заключают трудовой договор с участием юриста предприятия.

Процесс профессиональной и социальной адаптации осуществляет непосредственный руководитель структурного подразделения.

Важной характеристикой кадрового потенциала райпо выступает уровень образования работников. Рассматривая укомплектованность должностей специалистами, предусмотренным штатным расписанием можно отметить, что на 1 января 2013 года штат специалистов укомплектован на 93,8 %. В организации предусматривается применение внутреннего и внешнего совместительства, что позволяет укомплектовать специалистами низкооплачиваемые должности.

Основной целью материальной мотивации является обеспечение роста доходов персонала и дифференциации их выплат в соответствии с трудовым вкладом отдельных работников в общие результаты деятельности предприятия.

Управление стимулированием труда в Граховском районном потребительском обществе включает в себя выбор форм и систем заработной платы, построение системы заработной платы и системы дополнительного стимулирования трудовой активности, индивидуализацию условий материального стимулирования, планирование средств на стимулирование труда, обеспечение условий для реализации политики социальной мотивации. Так, для работников подразделений установлена сдельно-премиальная заработная плата, то есть, наряду с тарифным окладом или прямым сдельным заработком, работникам выплачиваются премии за отдельные достижения в работе. При этом сдельно-премиальная система оплаты труда может подразделяться на коллективную и индивидуальную. В Граховском районном потребительском обществе используются индивидуальные ставки в зависимости от категории.

Построение системы дополнительного стимулирования трудовой активности работников призвано усилить мотивацию персонала, и направлено на стимулирование роста производительности труда, повышение качества труда.

Проводится культурно-воспитательная и спортивно-массовая работа, обеспечивается финансирование спортивных и культурно-массовых мероприятий, приобретение спортивного и культурного инвентаря.

С целью закрепления кадров, обеспечения их социальной защищенности при выходе на пенсию предприятие производит отчисления пенсионных взносов в государственный пенсионный фонд на государственное пенсионное обеспечение работников.

С целью обновления и ротации кадров в Граховском районном потребительском обществе предусмотрен порядок оказания ежемесячной материальной помощи до 0,1 тарифной ставки (должностного оклада) работникам предпенсионного возраста, которым до достижения пенсионного возраста осталось менее трех лет, и уволенным по сокращению численности или штата, служб и т.п.

В качестве поощрения отдельных работников за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, добросовестный труд, новаторство и за другие достижения в работе в Граховском районном потребительском обществе используются следующие виды поощрения.

За большой личный вклад в результаты производственно-хозяйственной деятельности и добросовестный труд работнику предприятия объявляется благодарность с вручением премии в размере МРОТ.

За выполнение отдельных важных заданий, достижение высоких технико-экономических показателей в работе, умелое руководство трудовыми коллективами, большой личный вклад в повышение эффективности производства, внедрение достижений научно-технического прогресса, подготовку квалифицированных кадров работник награждается Почетной грамотой с вручением премии в размере МРОТ.

Поощрения объявляются в приказе по предприятию, доводятся до сведения всего коллектива и заносятся в трудовую книжку.

Кроме того, в качестве поощрения применяются такие виды поощрения, как:

- занесение на Доску Почета;

- персональное поздравление от имени директора предприятия с праздниками и юбилейными датами;

- чествование лучших работников на торжественных заседаниях, посвященных различным праздникам и юбилейным датам предприятия.

За долголетний и добросовестный труд, достижение высоких показателей, успешную работу, разработку и осуществление мероприятий, направленных на повышение эффективности организации, широкое распространение передового опыта и другие достижения работники Граховского районного потребительского общества представляются к:

- объявлению благодарности;

- награждению «Почетной грамотой».

Для стимулирования профессионального роста, совершенствования профессионального мастерства и деловой квалификации работников предприятия ежегодно в соответствии с Положением, утвержденным директором, проводятся конкурсы «Лучший рабочий по профессии» с присвоением званий работникам-победителям и вручением Дипломов и ценных подарков.

Основными задачами применяемой системы мотивации являются: привлечение в общество и сохранение квалифицированного конкурентоспособного персонала, стимулирование оптимального поведения.

Система включает в себя: материальное стимулирование, моральное поощрение, социально - натуральное поощрение, социальные программы, поощрение путем повышения статуса, дополнительные формы поощрения за достижения в труде.

В Граховском районном потребительском обществе приняты следующие принципы оплаты труда: ориентация на достижение конечного результата; сочетание коллективного и личного интереса; оплата в зависимости от приоритета подразделения и сложности труда.

Работникам общества могут устанавливаться доплаты и надбавки к должностным окладам (тарифным ставкам), предусмотренные действующим законодательством РФ.

Одним из основных стимулирующих моментов являются доплаты и надбавки к тарифным ставкам (должностным окладам) работников.

В системе мотивации организации основной упор делается на материальное стимулирование, хотя в коллективном договоре отражены и некоторые меры морального поощрения работников. Необходимо совершенствовать применение моральной мотивации.

Оценка качества труда работников производится в форме аттестации. Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия, в состав которой входит генеральный директор, руководитель подразделения, в котором проводится аттестация.

Критериями оценки в ходе проведения аттестации служат: профессиональные знания, качество работы, величина выполняемой нагрузки, темп работы, производительность труда. На основании результатов оценки и по мере необходимости на предприятии осуществляется обучение, повышение квалификации и переподготовка персонала с участием руководителей и представителей учебных заведений и предприятий, а также собственных специалистов.

Документационное обеспечение системы управления персоналом организации.

Документационное обеспечение кадровой работы осуществляет кадровая служба.

Таким образом, кадровая работа на предприятии осуществляется по всем направлениям и в достаточном объеме. Но в тоже время необходимо отметить следующие недостатки в организации управления персоналом: отсутствие целостной системы управления персоналом, распределение отдельных направлений кадровых вопросов между руководителями и работниками предприятия, недостаточная согласованность отдельных должностных лиц в решении кадровых вопросов, отсутствие профессионального специалиста по кадровым вопросам.

Деятельность предприятия в области управления персоналом нуждается в значительном делопроизводственном обеспечении. Регулирование отношений со стороны государства осуществляется в основном посредством принятия правовых актов, относящихся к этой сфере деятельности. Деятельность Граховского районного потребительского общества регулируется Гражданским Кодексом РФ, Трудовым кодексом и др.

Кадровое делопроизводство Граховского районного потребительского общества основывается на следующих документах: Устав организации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка (Приложение Б), штатное расписание, Положение о работе с персональными данными (В), Положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, трудовые договора.

Сторонами трудового договора в Граховском районном потребительском обществе являются работодатель и работник.

Правила внутреннего трудового распорядка организации являются одним из важнейших документов, регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, меры поощрения и взыскания, а также вопросы разглашения служебной и коммерческой информации в Граховском райпо. Положение о структурном подразделении является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения в Граховском районном потребительском обществе, его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение о подразделении разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с компетентными должностными лицами, доводится до сотрудников под расписку с указанием даты ознакомления и утверждается руководителем организации с указанием даты и скрепляется печатью.

Исходными данными для разработки Положения о подразделении являются: структура управления, штатное расписание организации, классификатор функций управления, нормативы управленческого труда, типовые положения о подразделениях, схемы документооборота.

Должностная инструкция работников Граховского районного потребительского общества является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, структура управления, классификатор функций управления, классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях и др.

Должностные инструкции разработаны по каждой должности в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.

Коллективный договор Граховского районного потребительского общества -- это правовой акт, регулирующий социально - трудовые отношения в организации, и заключаемый между сторонами социального партнерства (работниками и работодателями в лице уполномоченных в установленном порядке представителей).

Трудовой Кодекс Российской Федерации под социальным партнерством признает систему взаимоотношений между работниками и работодателями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, направленную на обеспечение согласования интересов сторон по вопросам регулирования трудовых и иных, связанных с ними, отношений. Органы государственной власти и органы местного самоуправления выступают в качестве сторон социального партнерства в тех случаях, когда они являются работодателями или их представителями, уполномоченными на представительство законодательно или работодателями.

В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений в Граховском районном потребительском обществе осуществляется путем заключения, изменения и дополнения работником и работодателем коллективных договоров, соглашений и трудовых договоров.

При заключении трудового договора запрещаются:

- необоснованный отказ в заключении договора;

- любое прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличие или отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников;

- отказ в заключении договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

Трудовые договоры в Граховском районном потребительском обществе заключаются на неопределенный срок.

Таким образом, при осуществлении кадровой работы в Граховском районном потребительском обществе необходимо придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов.

Технология управления персоналом в Граховском райпо предполагает организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, управление его деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение персонала и др. Сюда же следует отнести вопросы взаимодействия руководителя организации со службами занятости, управления безопасностью персонала.

Таким образом, необходимо отметить возрастающую роль кадрового делопроизводства на основе совершенствования его организационных структур и функций.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ И МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В соответствии с проведённым анализом кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом были разработаны следующие рекомендации и мероприятия по развитию кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом для Граховского районного потребительского общества.

3.1 Разработка рекомендаций и мероприятий по совершенствованию кадрового обеспечения

Успешная деятельность любой организации зависит от высокой результативности совместного и сплоченного труда занятых в ней работников, от их квалификации, профессиональной подготовки и уровня образования.

В организации должна быть деятельность социальной направленности, что бы разнообразить и обогатить содержание трудовой деятельности, более полно использовать интеллектуальный и творческий потенциал работников, повысить их дисциплину и ответственность, создать надлежащие условия для эффективной работы всей организации. Это зависит от связей между: человеком и человеком, руководителем и подчинённым. Взаимоотношения работников в коллективе, внутренняя среда, а главное успешная и прибыльная деятельность всей работы организации зависят от правильной организации и правильного функционирования системы управления человеческими ресурсами.

Очень важно учесть, что система управление персоналом или отдел кадров является своеобразным связующим звеном между директором организации и всеми остальными звеньями (структурными подразделениями).

Необходимо чётко сформулировать главные цели системы управления человеческими ресурсами:

- обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие;

- разработка стратегии управления персоналом с учётом применения новых технологий;

- прогнозирование и перспективное планирование кадров;

- построение мотивационного механизма управления, системы социального обеспечения;

- анализ требований новых технологий к специалистам, рабочим местам, разработка перечня новых специальных должностей;

- анализ динамики развития персонала, анализ индивидуальных планов развития персонала, планирование персонала и его карьера;

- анализ трудовых процессов, планирование социального развития.

Необходимо разработать должностную инструкцию (Приложение Г) и принять менеджера по персоналу, который будет осуществлять свою деятельность в соответствии с новой утверждённой должностной инструкцией менеджера по кадрам.

Обязанности:

- организация работы с персоналом в соответствии с общими целями развития организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения его эффективного использования и профессионального совершенствования;

- изучать причины несчастных случаев и готовить отчёт для выплаты страховок;

- определять размер компенсационных выплат;

- готовить план действий персонала;

- вести учёт личного состава организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации;

- оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии
с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации, а также другую установленную документацию по кадрам;

- оформлять и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

- проводить собеседования и другие мероприятия с целью определения профессиональных навыков и социально-психологических качеств работающего персонала и кандидатов на вакантные должности;

- определять потребность в персонале;

- осуществлять оперативный поиск и подбор нужных организации специалистов;

- совместно с руководителями структурных подразделений участвовать в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников;

- разрабатывать систему оценки деловых и личностных качеств, мотивации должностного роста работников;

- заполнять, хранить трудовые книжки, производить подсчёт трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;

- вести учёт предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

- оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и членам их семей, установления льгот и компенсаций;

- при наличии текучести кадров изучать её причины, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести кадрового резерва;

Квалификационные характеристики менеджера по персоналу: на должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.

Менеджер по персоналу должен знать:

- настоящую действующую должностную инструкцию;

- законодательные и нормативные правовые акты по вопросам кадров;

- методические материалы по ведению документации, по учёту и движению персонала;

- законодательство о труде;

- конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;

- этику делового общения;

- основы экономики, организации производства, труда и управления;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- нормы, правила по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите;

- структуру организации;

- правила организации и работы с архивом;

- технологию обучения и развития персонала;

- порядок разработки трудовых договоров (контрактов);

- методику менеджмента.

Уметь:

- прогнозировать потребность в персонале различных специальностей и квалификации с учетом перспектив развития организации;

- существлять текущее (на срок до 1-2 месяцев) и перспективное (на срок до 1 года) планирование работ по привлечению, подбору и обучению персонала;

- проводить поиск, привлечение, подбор и введение в должность персонала;

- анализировать результаты подбора, в том числе в форме отчетов, вносить коррективы и дополнения в используемую технологию поиска, привлечения и отбора для повышения ее эффективности, в том числе по долговременным результатам оценки подобранных кандидатов;

- проводить социально - психологический мониторинг персонала подразделений организации;

- осуществлять мероприятия по формированию и поддержанию благоприятного социально - психологического климата в подразделениях;

- проводить обучающие и тренинговые мероприятия для персонала подразделений;

- работать с ПК, а также internet на уровне опытного пользователя;

- работать с базами данных о кандидатах и вакансиях, а также пользоваться средствами массовой информации (газетами и журналами).

Согласно инструкции, дальнейшее совершенствование кадрового менеджмента будет способствовать полному использованию потенциала работников и повышению эффективности деятельности организации в целом.

Поскольку кадровое обеспечение Граховского райпо связана с управлением человеческими ресурсами, она всегда содержит элемент непредсказуемости, поэтому для оценки эффективности предлагаемых мероприятий можно использовать только прогнозные оценки специалистов и руководителей.

Первым направлением совершенствования кадрового обеспечения является система подбора персонала, направленная на привлечение молодых специалистов путем сотрудничества организации с высшими и средними специальными учебными заведениями. Помимо этого в исследуемой организации рекомендуется ввести политику повышения общего образования путем софинансирования с последующей ротацией кадров. Критериями для оценки мероприятия являются следующие показатели: снижение среднего возраста среди рабочих, служащих организации, образовательная структура персонала.

Аналитический прогноз эффективности мероприятия рассчитан на трехлетний период с 2015 по 2018 гг.

Оценка эффективности Граховского райпо приведена на рисунке 3.



Рисунок 3. Средний возраст сотрудников Граховского райпо

Таким образом, внедрение нового кадрового обеспечения отбора кадровых ресурсов в организации позволит существенно снизить средний возраст рабочих (на 9%) и особенно руководящих и инженерно - технических кадров (на 21%).

Следующее направление повышения эффективности кадровой политики организации - внедрение программы наставничества. По прогнозам данное нововведение позволит значительно сократить адаптационный период до 1-2 месяцев, улучшить психологический климат в коллективе, повысить уровень корпоративной культуры общества.

Политика закрепления и мотивации молодых сотрудников позволит снизить текучесть кадров до 5-6%.

Указанные выше мероприятия позволят в Граховском райпо сформировать эффективную систему кадрового обеспечения по закреплению специалистов, будут способствовать повышению престижности рабочих и инженерных профессий среди молодых специалистов, позволит увеличить заработную плату молодых специалистов за счет премиальных выплат, единовременных выплат компенсационного характера, выплат за рационализаторские и инновационные предложения. Введение шефов-наставников позволит, с одной стороны, повысить уровень квалификации специалистов, с другой стороны, увеличит заработную плату наставников за счет добавления новых функций по обучению и адаптации специалистов.

Реализовать данные задачи возможно посредством гибкого использования рабочей силы, а также паспортизации рабочих мест. Кроме того, назрела проблема совершенствования методов управления численностью и фондом оплаты труда в соответствии с современным уровнем менеджмента, требований ведения управленческого учета, применения новейших технологий, оборудования и автоматизированных систем.

Особое внимание в современных условиях необходимо уделить внедрению системы гибкого использования рабочей силы, прежде всего на работах, которые носят ярко выраженный сезонный характер. К наиболее перспективным формам гибкого использования рабочей силы можно отнести:

1) маневрирование рабочей силой на основе профессиональной мобильности (совмещение профессий, перемещение работников с одного рабочего места на другое и др.);

2) внутреннее совместительство;

3) режимы неполной занятости работников;

4) внутрикорпоративный аутсорсинг рабочей силы (перераспределение персонала внутри компании).

При этом нельзя забывать, что эффективное использование форм гибкого использования рабочей силы требует их глубокого экономического обоснования и разработки соответствующих методических рекомендаций с учетом норм законодательства.

В целях совершенствования системы менеджмента качества, стандартизации, актуализации нормативно-технической документации Граховского райпо применительно к каждому рабочему месту в организации паспортизация рабочих мест на промышленном предприятии является важнейшим направлением.

В паспорте рабочего места целесообразно указать:

- перечень должностных обязанностей (состав выполняемых работ);

- характеристику производственной базы; взаимодействие рабочего места с другими рабочими местами, в том числе подчиненность и наличие подчиненных работников;

- технические характеристики рабочего места, в том числе оснащение рабочего места средствами механизации, автоматизации, оргтехникой;

- загрузку рабочего места;

- требования к квалификации работника, включая знания нормативной базы, необходимость периодической сдачи экзаменов, владение навыками работы на ПК и т.д.;

- условия труда, в т.ч. характеристику рабочего места в соответствии с требованиями охраны труда, техники безопасности, режим работы, возможность совмещения профессий, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и т.д.;

- нормы труда;

- состояние охраны труда и техники безопасности, в т.ч. периодически обновляемые в установленные сроки результаты аттестации рабочего места, перечень обязательных к применению документов по охране труда и технике безопасности, средств индивидуальной защиты, спецодежды, спецобуви в соответствии с отраслевыми нормами;

- иную дополнительную информацию.

При этом неэффективные рабочие места рекомендуется оптимизировать или довести до уровня эффективных рабочих мест, наладить учет и контроль использования рабочего времени. Данная работа также требует активного внедрения компьютерных информационных систем, позволяющих контролировать и развивать систему взаимодействия служб и отделов вплоть до отдельных рабочих мест с целью оптимизации организации производственной и хозяйственной деятельности в организации.

В целях дальнейшего совершенствования систем прямого стимулирования в организациях предлагается осуществлять деятельность по следующим основным направлениям:

1. Совершенствование применения тарифных ставок и окладов посредством постепенного повышения тарифного коэффициента, присвоенного работнику в пределах одной ступени, на основе:

- результатов оценки профессиональных качеств работника;

- результатов структурирования персонала по его значимости.

Совершенствование применения тарифных ставок и окладов посредством пересмотра коэффициентов тарифной сетки, действующей в организации.

Увеличение доли переменной части заработной платы по мере должностного роста работника.

Увязка премирования с результатами предприятия и подразделения посредством применения системы премирования по ключевым показателям эффективности, охватывающей структурные подразделения всех уровней.

Разработка системы премирования, учитывающей разграничение показателей премирования, направленных на выполнение оперативных и стратегических задач организации.

Разработка системы объективизированных показателей, направленной на создание инструмента, реализующего увязку премиального вознаграждения с индивидуальными результатами деятельности сотрудников на каждом рабочем месте.

Обеспечение взаимоувязанной системы премирования персонала по вертикали, то есть показатели эффективности деятельности каждого работника должны быть декомпозицией показателей деятельности менеджеров высшего уровня.

Организация премирования отдельных групп и категорий персонала по специальным показателям.

3.2 Разработка рекомендаций и мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения

Для совершенствования и автоматизации документационного обеспечения в Граховском райпо рекомендуется ввести автоматизированную систему управления - АСУ-1С Кадры.

АСУ-1С Кадры - система, которая позволяет решить вопросы, связанные с учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по организации в целом, так и внутри подразделений. Система даёт необходимую и полную информацию о количественном и качественном составе работников. Это повышает качество учёта и способствует созданию оптимальной базы для планирования и организации работы с кадрами (определение потребности в кадрах, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, планирование карьеры и тд.).

Современные разработки предназначены для автоматизации всех управленческих функций, связанных с персоналом организации до бухгалтерских расчётов.

Планирование кадровой работы в условиях АСУ-1С Кадры требует создания соответствующих нормативов, методик расчётов, разработки различных классификаций перспективных моделей специалистов и руководителей, а также совершенствования требований к личности и рабочему месту работника, форм подбора, подготовки и расстановки кадров.

При непосредственном участии работников отдела кадров организаций разрабатываются состав вводимой исходной информации по кадрам, состав и система кодирования классификаторов по кадрам, состав и формы входящих и исходящих документов, технологические схемы сбора, регистрации, передачи и получения информации, мероприятия по внедрению системы в производственную эксплуатацию.

Преимущества АСУ-1С Кадры:

- позволяет построить эффективную работу с кадровым резервом организации;

- позволяет автоматизировать кадровый учёт;

- обеспечивает эффективный доступ к информации, необходимой для принятия решений;

- позволяет экспортировать данные в 1С;

- позволяет существенно снизить трудозатраты за счёт автоматизации рутинных операций;

- исключает возможность потери информации;

- обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников;

- обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных.

Основной задачей при создании АСУ-1С Кадры, должна стать автоматизация таких ведущих операций по обеспечению функций управления кадрами, как:

- планирование потребности в кадрах;

- подготовки и переподготовки, повышения квалификации кадров, их распределения по структурным и производственным подразделениям;

- централизованный учёт руководящих работников и специалистов, высококвалифицированных работников;

- учёт молодых специалистов;

- анализ состава, движения и текучести кадров;

- контроль над выполнением решений по вопросам работы с кадрами.

Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы АСУ-1С, в итоге приведет руководство Граховского райпо к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения АСУ-1С в Граховском райпо за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по персоналу и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, и менеджера по персоналу, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления человеческими ресурсами:

Э = Бпл - Бф,

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему документационного обеспечения управления в Граховском райпо включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

После внедрения ИС электронного документооборота в 2013 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить:

96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления Граховского райопо были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по персоналу на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности Граховского райпо в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документационное и кадровое обеспечение системы управления человеческими ресурсами приобретает огромное значение в вопросах эффективной деятельности службы управления персоналом. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Проблема кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами объясняется пока еще недостаточным насыщением служб управления персоналом специалистами.

Целью дипломной работы являлось изучение кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами организации и разработка мероприятий по их совершенствованию.

Реализация поставленной цели потребовала решения следующих задач:

- исследовать теоретические основы кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами организации;

- дать характеристику Граховского райпо, рассмотреть виды деятельности, которыми занимается организация;

- провести оценку финансового состояния Граховского райпо;

- проанализировать кадровое и документационное обеспечение управления общества;

- разработать рекомендации и мероприятия по совершенствованию кадрового и документационного обеспечения управления.

Объектом исследования в данной работе является кадровое и документационное обеспечение системы управления человеческими ресурсами Граховского районного потребительского общества.

Предметом исследования являются возможности совершенствования системы кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами организации.

Граховское райпо (полное наименование - Граховское районное потребительское общество) - это добровольное объединение граждан и юридических лиц, созданное по территориальному признаку на основе членства путем объединения его членами (пайщиками) имущественных паевых взносов для торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов. Граховское райпо является юридическим лицом - некоммерческой организацией, имеющее самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках, печати и реквизиты и действует на основании Устава.

В организации должна быть деятельность социальной направленности, что бы разнообразить и обогатить содержание трудовой деятельности, более полно использовать интеллектуальный и творческий потенциал работников, повысить их дисциплину и ответственность, создать надлежащие условия для эффективной работы всей организации. Это зависит от связей между: человеком и человеком, руководителем и подчинённым. Очень во многом внутренняя среда организации, взаимоотношения её сотрудников, а главное успешная и прибыльная деятельность всего предприятия зависят от правильной организации и правильного функционирования системы управления человеческими ресурсами.

В данной квалификационной работе был проведён анализ существующей системы управления персоналом и документооборота по персоналу:

- отсутствует система управления персоналом, работа с персоналом сведена к технической работе с документооборотом по кадрам;

- менеджером по кадрам является сотрудник на 0,5 ставки по совместительству.

На основе анализа кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами в данной работе были разработаны рекомендации и мероприятия по развитию и совершенствованию кадрового и документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами для Граховского районного потребительского общества.

Разработана должностная инструкция менеджера по персоналу.

Предложено введение отдельной штатной единицы - менеджера по персоналу.

Для совершенствования и автоматизации документооборота в Граховском райпо введена автоматизированная система управления - АСУ - 1С Кадры.

Для решения указанных проблем в третьей главе выпускной квалификационной работы были разработаны рекомендации по совершенствованию кадровой политики Граховского райпо.

Разработка мероприятий по закреплению рабочих и специалистов Граховского райпо предполагает решение следующих задач:

- разработать единую технологию привлечения специалистов в Граховском райпо;

- усовершенствовать систему адаптации и обучения специалистов в Граховском райпо;

- привлечь специалистов в Граховском райпо;

- повысить эффективность труда специалистов.

Для достижения указанных задач были предложены следующие мероприятия.

Во-первых, необходимо разработать комплекс мер, направленных на привлечение рабочих кадров в Граховском районном потребительском обществе.

Во-вторых, необходимо разработать меры по адаптации и обучения специалистов, направленных на овладение профессиональными знаниями и включение в трудовой коллектив общества.

В-третьих, следует усовершенствовать систему материального и нематериального стимулирования труда специалистов с целью их закрепления в организации.

В-четвертых, повысить эффективность труда специалистов.

Как показали наши исследования, определяющим фактором, влияющим на конкурентоспособность, экономический рост и эффективность производства, является наличие на фирме человеческих ресурсов, способных профессионально решать поставленные производственные задачи. Для эффективного управления человеческими ресурсами организция нуждается в целостной системе работы с кадрами, позволяющей управлять ими от момента приема на работу до завершения карьеры.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов, финансовая стабильность. Кроме того, в дальнейшем ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности Граховского райпо в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ

1. Нормативно - правовые акты

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). М.: Статут, 2013. - 295 c.

2. ГОСТ 6.30.-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2007. - 16 с.