Исследование системы документационного обеспечения управления Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

положение о функциональной службе ДОУ;

должностная инструкция секретаря по ведению делопроизводства.

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.

В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором настоящей выпускной квалификационной работы предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД", представленный в таблице 4.

Таблица 4.

План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"

1. Должностная инструкция - это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность. Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД

2. Положение о функциональной службе - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации. Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения дело производства, составления и оформления документов в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1 Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2 Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3 Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1 Разработка номенклатуры дел.

7.2 Формирование дел

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1 Экспертиза ценности документов.

8.2 Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3 Обеспечение сохранности дел.

8.4 Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

перечень документов, на которых ставится печать;

перечень документов, подлежащих утверждению;

перечень документов, подлежащих согласованию;

форма регистрационно-контрольной карточки;

перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

контрольные формы;

форма номенклатуры дел;

акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

внутренняя опись документов дела;

опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД", подписана секретарем и утверждена приказом директора.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

По мнению автора настоящей выпускной квалификационной работы, комплекс мер и разработка организационно-нормативных документов, будут способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более чёткому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД":

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных информационных технологий.

Кроме того предлагается наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей её меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Так как на предприятии Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" оплата площадей для хранения документации не производится (помещения не в аренде), то экономический эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота (например, системы "ДЕЛО-предприятие") рассчитаем от роста производительности труда сотрудников, составляющей 25-50%. Уменьшение времени обработки одного документа даст возможность увеличить либо объём, либо качество выполняемой секретарём работы (например, позволит осуществить совершенствование системы ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД").

Стоимость внедрения данной системы на рабочем месте секретаря составляет 9500 руб., однако при запуске системы в администрации, имеющей более 10 компьютеров, расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом (см. Таблицу 5).

Произведем примерный расчёт стоимости установки СЭД для 12 компьютеров СГМУП (предположительно использующих СУБД MS SQL). Исходя из табличных данных, имеем:

(9500 * 5 + 9000 * 7) = 110500 рублей.

Таблица 5

Стоимость внедрения системы "ДЕЛО-предприятие"

При минимально возможной экономии (что составляет около 25% от размера ежемесячной заработной платы 12-ти сотрудников, использующих СЭД "ДЕЛО-предприятие") с минимальной заработной платой, равной 20000 руб., дополнительная прибыль составит: 20000 * 12 * 25/100 = 60000 рублей.

Таким образом, затраты на приобретение и установку СЭД в размере 110500 рублей окупят себя менее чем за 2 месяца.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счёте, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются её резервы и перспективы роста.

Заключение

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

на предприятии нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками хранения";

документы на предприятии хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также информационно-справочную работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД", можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов "Код формы документа", "Код организации". Неправильно оформлен реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются. Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата документа", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа", "Код фирмы", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле", "Визы согласования документа", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк.

Из проведенного анализа следует, что:

документы в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или её несвоевременному получению сотрудниками, т.к. на предприятии полностью отсутствует регистрация входящих и исходящих факсов.

Из вышесказанного следует, что в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, зачастую минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных правил работы ведомственных архивов", а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют. На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Относительно организации информационно-справочной работы в системе ДОУ следует констатировать, что на предприятии, несмотря на наличие персональных компьютеров, отсутствует автоматизированная система учета документов (т.е. система электронного делопроизводства).

Ввиду этого возможность быстрого поиска необходимого документа по какому-либо поисковому признаку невозможна. Поиск может осуществляться только средствами поиска документов операционной системы. Поисковые признаки ограничены лишь именем, типом файла, его размером и датой создания. Возможность полнотекстового или же расширенного поиска отсутствует, т.к. такой поиск, во-первых, занимает большое количество времени, а, во-вторых, занимает определённые (немалые) ресурсы персонального компьютера.

Распределенного доступа к хранящейся информации и её защиты от несанкционированного доступа, как и градации доступа к документам, на предприятии также не существует. Несмотря на подключение отдельных компьютеров предприятия к сети Интернет, локальная сеть, объединявшая несколько компьютеров различных подразделений в единый информационный комплекс, не построена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов, а, значит и информационно-справочная работа в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД" находится на неудовлетворительном уровне.