Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией

1 год

16

НСК-16

Документы по работе в программах ЕКАСУТР, ЕКАСУФР.

5 лет

17

НСК-17

Документы (приказы, согласования, представления и др.) о назначении на должность и освобождении от должности

Пост.

18

НСК-18

Документы (приказы, переписка и др.) о случаях хищения.

Пост.

19

НСК-19

Документы по наложению дисциплинарных взысканий (протоколы, объяснения, приказы)

1 год.

20

НСК-20

Документы (заявления, приказы, докладные) об исполнении обязанностей.

5 лет.

21

НСК-21

Документы о работе комиссии по распределению путевок.

5 лет.

22

НСК-22

Документы (приказы, распоряжения, формы, справки, отчеты и др.) по работе с фондом "Благосостояние"

Пост.

23

НСК-23

Документы (приказы, протоколы, справки и др.) по работе комиссии по социальной поддержке работников и неработающих пенсионеров.

5 лет.

24

НСК-24

Документы (приказы, протоколы, переписка и др.) о награждениях и поощрениях работников

Пост.

25

НСК-25

Документы (приказы, распоряжения, ходатайства, личные дела и др.) о работе жилищной комиссии

Пост.

26

НСК-26

Документы (приказы, справки, переписка, отчеты и др.) по работе с БФ "ПОЧЕТ"

Пост.

27

НСК-27

Документы (приказы, распоряжения, списки и др.) по работе комиссии о прохождении работниками Дирекции медицинских осмотров

1 год

пост

В составе личного дела

28

НСК-28

Документы по участию коллективов Дирекции в соревнованиях коллективов железных дорог ОАО "РЖД".

Пост.

29

НСК-29

Документы (приказы, справки и др.) по проведению адаптации работников НС и РЦС

1 год

30

НСК-30

Документы (приказы, анкеты, отчеты и др.) по проведению анкетирования увольняющихся работников

1 год

Ведущий специалист по управлению персоналом Г.Н. Бабинцева

Приложение 4

УТВЕРЖДАЮ:

Начальник Челябинской

дирекции связи

__________________

Бочков В. А.

"___"________ 2008 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

устанавливающее порядок обработки персональных данных работников Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД", а также их права и обязанности в этой области

Работодатель и его представители обязаны соблюдать следующие общие требования при обработке персональных данных работника:

Определение объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника Работодатель осуществляет в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе.

Персональные данные работника могут быть получены только от него самого. Если указанные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказ работника дать письменное согласие на их получение.

4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать следующие персональные данные работника:

о членстве работника в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работника;

информацию, нарушающую личную тайну работника, тайну переписки, тайну телефонных переговоров, почтовых и иных сообщений, без согласия работника, кроме как на основании судебного решения.

В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, Работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональные данные работника, полученные исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с настоящим Положением, а также иными документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

10. К документам и материалам, содержащим информацию необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, относятся:

документы, предъявляемые при заключении трудового договора:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

другие документы, установленные Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

2) документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические осмотры;

документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и др.);

5) документ о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;

6) и другие документы, которые Работодатель имеет право получать и обрабатывать в соответствии с действующим законодательством РФ.

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка.

2. ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

Использование персональных данных работника осуществляется в целях обеспечения соблюдения нормативных правовых актов Российской Федерации, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, содействия в обучении и продвижении по службе.

Хранение и использование персональных данных работников осуществляется с применением унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных нормативными актами РФ.

Конкретные права, обязанности, действия работников, в трудовые обязанности которых входит обработка персональных данных, определяются должностными инструкциями.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации.

Не допускаются сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а также информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения.

Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда работникам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.

3. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

При передаче персональных данных работника Работодатель обязан:

обеспечить конфиденциальность персональных данных работника;

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключение случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке установленном федеральными законами;

не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с правилами, установленными настоящим Положением;

разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам;

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ В ОБЛАСТИ ПОРЯДКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у Работодателя, работники имеют право на:

предоставление персональных данных Работодателю только в случае заключения трудового договора;

требовать от Работодателя при обработке персональных данных работников соблюдения нормативных актов Российской Федерации, регламентирующих указанные правоотношения, а также правил, установленных настоящим Положением;

полную информацию об их персональных данных при обработке этих данных;

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

требование об исключении или исправлении неверных или неполны, персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового Кодекса РФ, иных федеральных законов, а также настоящего Положения. При отказе Работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме Работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

требование об извещении Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА, РЕГУЛИРУЮЩЕГО ОБРАБОТКУ И ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Ведущий специалист по управлению персоналом Г.Н. Бабинцева

Согласовано: Юрисконсульт Н.А. Мельник

Приложение 5

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ" ("ОАО "РЖД")

ФИЛИАЛ

ЦЕНТРАЛЬНАЯ СТАНЦИЯ СВЯЗИ

Челябинская дирекция связи

ПРИКАЗ

"_______" __________________ 2008 г. г. Челябинск № _____________________

О создании системы защиты персональных данных

работников Дорожной дирекции связи

В целях организации всесторонней и полной защиты персональных данных работников Дорожной дирекции связи, на основании статей 85, 86, 87, 88, 89, 90 Трудового Кодекса Российской Федерации и для упорядочения кадрового делопроизводства

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемое Положение, устанавливающее порядок обработки персональных данных работников Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

2. Ведущему специалисту по управлению персоналом Бабинцевой Г.Н.:

2.1 Обеспечить защиту персональных данных работников предприятия в соответствии утвержденным Положением.

2.2 Составить список уполномоченных лиц, имеющих право на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников. Ознакомить всех под роспись.

2.3 Довести до сведения всех работников дирекции принятое Положение.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на ведущего специалиста по управлению персоналом Бабинцеву Г.Н.

Начальник дирекции В.А. Бочков

Размещено на Allbest.ru