Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности
• 1.1 Сущность управления документооборотом
• 1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота
• 2. Анализ системы управления медицинским учреждением
• 2.1 Общая характеристика дгкб №5 им. Н.Ф. Филатова
• 2.2 Анализ системы документооборота в медицинском учреждении
• 2.3 Анализ влияния системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения
• 3.Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота
• 3.1 Исходные данные для внедрения электронного документооборота
• 3.2 Внедрение унифицированных форм документов
• 3.3 Создание унифицированных документов
• 3.4 Экономическая оценка целесообразности внедрения усовершенствованной системы документооборота на основе электронного оборота
• Заключение
• Библиографический список
• Приложения
• Введение

В настоящее время одним из самых значимых и влиятельных факторов научно-технического прогресса в современном постиндустриальном обществе стали информационные технологии. Одной из самых востребованных и актуальных задач информатизации современного общества является задача электронного документооборота.

На сегодняшний день организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких информационных систем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и людских ресурсов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Понятие "документ" определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие "документ" производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: "Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения".

Объект исследования - система документооборота ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова.

Предмет исследования - управление электронным документооборотом ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова.

Цель - совершенствование системы электронного документооборота ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова

Задачи:

1. Выявить значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности.

2. Изучить теорию управления документооборотом в управленческой деятельности.

3. Дать понятие стандартизации и унификации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;

4. Изучить систему унификации и стандартизации документов;

5. Сделать заключение по работе.

6. Изучение теоретических источников.

7. Анализ организационной структуры ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова.

8. Проанализировать влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.

стандартизация электронный документооборот унификация

1. Значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности

Деятельность любой организации немыслима без организационно-управленческих решений. Все формы деятельности находят свое отражение в соответствующей документации.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, компетентность в области делопроизводства приобретает особую значимость.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает следующие направления деятельности:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

- организация работы с документами (получение, обработка, передача, регистрация, учет, контроль, систематизация, хранение, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Документооборот -- деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

* операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;

* универсальный - отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми на третьей стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последнее время используется термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. Оба термина используются в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов, таких как: "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам [1]. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Документирование в организациях и фирмах может осуществляться на естественном языке, то есть, телеграмма, рукопись, телефонограмма, машинопись, факсограмма или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей информации, таких как, диски, магнитные ленты, дискеты, лазерные диски. На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать, но такие документы, как объяснительные записки и заявления, обычно создаются рукописным способом.

Во многих случаях законами и актами государственного управления предписывается обязательное документирование. В частности, Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации" [2].

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Операции, входящие в технологию работы с документами:

· Прием и первичная обработка документов;

· Предварительное рассмотрение и распределение;

· Регистрация документов;

· Исполнение документов;

· Информационно-справочная работа;

· Отправка документов;

· Систематизация (формирование дел) и текущее хранение;

· Контроль исполнения документов.

Рассмотрим более подробно некоторые из перечисленных понятий. Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела; контроль исполнения документов- совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

В основе любого документа лежит информация. В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она подразделяется на научную, технологическую, социальную и т. д. В организациях, фирмах и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность, доступность для восприятия. Наиболее существенны два требования к управленческой информации:

- во-первых, она должна быть своевременной;

- во-вторых, достаточной для принятия решения в управлении предприятием.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, потраченное на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться. Полнота информации выражается её объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

По уровню управления все документы можно разделить на четыре группы:

- государственного уровня;

- министерств;

- объединений, корпораций;

- предприятий, фирм или организаций.

По степени подлинности документы подразделяются на подлинники, черновики и копии. По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хранения. По методу обработки документов и их заполнения можно выделить четыре группы документов:

- ручного заполнения;

- машинно-ориентированные документы, предназначенные для ввода с клавиатуры, содержащейся в них информации в ЭВМ;

- машинно-читаемые документы, информация которых автоматически вводится в базу данных;

- автоматического заполнения и выдачи информации на печать.

По степени гласности выделяют обычные документы, служебного пользования и секретные документы. По назначению существуют индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формой.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как её носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от неё. Для подтверждения юридической силы документа необходимо соблюдать правила составления и оформления документов. Важную роль в этом играют реквизиты, такие как наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Независимо от масштабности организации, фирмы и других причин, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

На современной стадии развития общества, в период становления информационной эры произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации. Основным направлением совершенствования документации является стандартизация и унификация.

1.1 Сущность управления документооборотом

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках, так называемых, Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS) [3].

Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования.

Система Документального Обеспечения Управления (СДОУ) предназначена для решения следующих задач:

- документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

- документационного обеспечения управления (ДОУ);

- получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

- контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

- организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление[4].

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

- делопроизводство, т.е. организация работы с документами;

- формирование и хранение архива документов.

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений.

Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;

- создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

В 1991 г. была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ - это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

- Единые правила составления и оформления документов по РФ.

- Рациональные принципы документооборота.

- Единые правила создания учетно-справочной системы.

- Формы и методы контроля исполнения документов.

- Правила составления номенклатуры дел.

- Принципы формирования дел.

- Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

- Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

Согласно рекомендациям, разработанным в ГСДОУ к числу основных функций, которые должны выполнять в СДОУ предприятия относят следующие:

- прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов;

- стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

- формирование дел, сдача их в архив;

- хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;

- совершенствование процесса документарного обеспечения;

- контроль за ведением документационных операций.

Способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов и инструкций.

ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с введением ГОСТ 6.10.1-88.

Инструкции по делопроизводству - это основной руководящий материал, определяющий организацию работы с документами в учреждении. Инструкции создают трех видов:

- Типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер.

- Примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими организациями для ряда неоднородных учреждений и носят рекомендательный характер.

- Индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкции.

К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных процессов, разработанных в ГСДОУ, относятся:

- установление рациональных форм организации СДОУ;

- использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

- унификация и стандартизация документов;

- автоматизация делопроизводственных процессов.

Рассмотрим критерий эффективности документооборота. Современные информационные технологии предоставляют организациям возможность более эффективно управлять своими информационными ресурсами. Это получает свое выражение при сборе, хранении, обработке и распределении информации. Эти изменения позитивно влияют на темп и качество производственных процессов, что улучшает работу всего предприятия.

Принято считать, что производительность информационных систем определяется взвешенным сочетанием эффективности компонентов. Это говорит о том, что предлагаемая методика оценки эффективности будет применима как ко всему документообороту в целом, так и ко всем компонентам информационных составляющих документооборота.

В модели композитного документооборота, исследуемой в работах Круковского М.Ю., информационная система документооборота отображается взаимодействием компонентов трех множеств [5].

При проектировании системы выявляются и детерминируются дискретные элементы, которые группируются в три множества - множество участников, множество действий участников и множество состояний документов. Динамическая модель документооборота получается при взаимодействии элементов этих трех множеств друг с другом.

Первое множество, используемое в модели композитного документооборота - это множество участников документооборота. Участники документооборота - это сотрудники организации, производящие создание, движение, модификацию и терминирование документов. При проектировании системы Участники описываются с точки зрения выполняемых функциональных ролей, то есть по совокупности участия в производственных сценариях.

Второе множество, используемое в рассматриваемой модели композитного документооборота - это множество действий участников. Множество действий участников представляет собой конечный список возбуждающих воздействий. Данные воздействия производятся участниками документооборота и являются сигналом системе для инициирования активных событий документооборота. Возникновение этих воздействий приводит к изменению состояния одного или нескольких документов.

Третье множества из тройки модели композитного документооборота - это множество состояний документов системы документооборота. Множество состояний документов представляет собой список возможных состояний документов. Состояния, входящие в описываемое множество, являются теми состояниями, которые могут принимать документы во время жизненного цикла документооборота.

Таким образом, для построения критериев эффективности проектирования, разработки, внедрения и использования систем документооборота в качестве исходных данных используется тройка множеств {У}, {Д}, {Ф}. Связи между элементами рассматриваемых множеств {У}, {Д}, {Ф} используются для реализации динамики модели композитного документооборота.

В качественном критерии эффективности для получения корреляций выделенных параметров используются минимаксный и максиминый критерии. Эти критерии выбраны в связи с тем, что в современной науке минимаксный и максиминый критерии считаются одними из самых адекватных для получения решений, близких к оптимальным. Обобщенный минимаксный критерий в работе Теслера Г.С. [6], представлен в следующем виде:

Э=min max F (x,y) : .

Для удобства представления, нотация использована в следующем виде Э = min x max y. Этот вид нотации читается "минимальное значение x при максимальном значении y".

В силу природы функций, использованных в критериях, выделяются те решения, которые соответствуют самым крайним оценкам. Такие решения являются либо максимально полезными, либо худшими из всех возможных решений. Эти наилучшие и наихудшие решения будем называть полюсными эффективными решениями и полюсными неэффективными решениями.

Рассмотрим первый блок критериев - критерии, эффективные при оценке действий участников документооборота. Поскольку в рамках рассматриваемой модели действия декомпозированы в дискретные элементы множества {Д} (табл.1.2.1), то элементы этого множества используются в качестве параметра эффективности. Таким образом, общим свойством всех критериев этого блока является то, что первым параметром минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {Д}.

Таблица 1.2.1 Критерии эффективности по множеству {Д}.

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
min Д max Ф	минимум Действий при максимуме Документов	При минимуме произведенных действий будет генерироваться максимум документов. То есть при минимуме затрачиваемых ресурсов будет производиться максимум полезного результата.	полюсная эффективная
max Д min У	максимум Действий при минимуме Участников	Максимальное количество действий производится минимумом участников документооборота. Обеспечивается максимальное количество полезных действий минимумом задействованных ресурсов.	полюсная эффективная
min Д max У	минимум Действий при максимуме Участников	Производится минимум действий при привлечении максимума участников. Минимум полезных действий достигается при привлечении максимума производственного персонала.	полюсная неэффективная
max Д min Ф	максимум Действий при минимуме Документов	Максимум действий производит минимум состояний документов. Потребляется максимум произведенных действий, принося минимум полезного результата.	полюсная неэффективная

Второй рассматриваемый блок критериев - критерии, эффективные по участникам документооборота. В использованной модели композитного документооборота участники документооборота представлены в виде дискретных ролевых описаний, сгруппированных в множество {У} (табл.1.2.2). Для получения таких критериев надо выделить те, у которых в первой позиции минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {У}. При применении этого критерия будут выделены в качестве эффективных те решения, которые являются эффективным с точки зрения задействованных в них участников. Этот блок критериев целесообразно применять в тех случаях, когда при оценке документооборота значимым параметром выдвигается количественные показатели задействованного персонала. С учетом того факта, что человеческий ресурс имеет устойчивую тенденцию к подорожанию, этот блок является одним из доминантных.

Таблица 1.2.2 Критерии эффективности по множеству {У}.

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
min У max Д	минимум Участников при максимуме Действий	При минимальном количестве задействованных участников обеспечивается максимум действий. При минимуме привлеченных производственных ресурсов получается максимум полезных действий.	полюсная эффективная
min У max Ф	минимум Участников при максимуме Документов	При минимуме участников реализуется максимальное количество изменений состояний документов. При максимально количестве задействованных производственных ресурсов, обеспечивается максимальное количество полезного результата.	полюсная эффективная
max У min Д	максимум Участников при минимуме Действий	При максимуме задействованных участников обеспечивается минимальное количество произведенных действий. То есть при максимуме задействованных производственных ресурсов получается минимум полезного результата.	полюсная неэффективная
max У min Ф	максимум Участников при минимуме Документов	Максимумом привлеченных участников продуцируется минимум изменений состояний документов. При максимуме задействованных ресурсов производится минимум полезных результатов.	полюсная неэффективная

Третий и последний рассматриваемый блок критериев - критерии, которые эффективны по состояниям документов, используемых в документообороте. В рассматриваемой модели все документы представляются в виде декомпозированных дискретных состояний документов, которые объединены в множество {Ф} (табл.1.2.3).

Применение данного блока критериев означает выделение в качестве эффективных решений, ориентированных на количественную оценку состояний документов. Множество состояний представляет собой множество всех возможных документов и их промежуточных состояний, используемых в документообороте. Таким образом, применение настоящего блока целесообразно в тех случаях, когда в качестве определяющих требований выступают количественные оценки длительности процессов.

Таблица 1.2.3 Критерии эффективности по множеству {Ф}.

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
max Ф min У	максимум Документов при минимуме Участников	Будет генерироваться максимальное количество документов при минимальном количестве участников. Максимум полезного результата получается при минимуме затрачиваемых ресурсов.	полюсная эффективная
max Ф min Д	максимум Документов при минимуме Действий	Максимальное количество документов генерируется при минимальном количестве произведенных действий. Максимум полезной производительности обеспечивается при минимуме произведенной работы.	полюсная эффективная
min Ф max У	минимум Документов при максимуме Участников	Минимум документов производится при привлечении максимума участников. Минимум полезного результата будет получен при максимуме производственных мощностей.	полюсная неэффективная
min Ф max Д	минимум Документов при максимуме Действий	Минимум изменений состояний документов достигается при произведении максимума действий. Минимум полезного результата достигается при максимуме производственных действий.	полюсная неэффективная

На основании проведенного анализа из рассмотренных критериев можно выделить те критерии, использование которых дает позитивные оценки. Как уже говорилось, предложенные критерии дают полюсные эффективные и полюсные неэффективные оценки.

Очевидно, что следует выделить полюсные эффективные критерии для получения критериев эффективности, к которым должна стремиться система документооборота. Выявление таких решений позволит формировать практики лучших решений по проектированию, разработке и внедрению систем документооборота. История таких практик будет полезна для изучения тем, кто приступает к проектированию, разработки и внедрению системы документооборота.

В то же время, полюсные неэффективные решения являются полезными для выявления решений, внедрение которых является максимально неэффективным. Это значит, что если какое-то решений документооборота будет соответствовать такому критерию, то следует прекратить проектирование разработку или внедрение. Такая рекомендация следует из того факта, что каково бы ни было другое решение, оно будет эффективнее выявленного решения.

Рассмотрим возможность получения комплексного критерия эффективности. Такого критерия, который бы включал в себя все рассмотренные выше критерии. Использование обобщенного критерия позволит проводить быстрый анализ о состоянии системы документооборота и получать рекомендации о направлении модификации существующей системы или проекта системы документооборота.

Для наглядности представления получаемого критерия, отобразим рассмотренные критерии эффективности документооборота виде трехмерного пространства (рис.1). Это представляется тем более удобным в виду того, что в качестве параметров эффективности используются данные из трех множеств. Таким образом, отложим условно элементы множества {Д} на абсциссе, множества {Ф} - на ординате, множества {У} - на аппликате. Очевидно, что такое соответствие является условным и, с точки зрения, адекватности критериев эффективности критериев оборота именно такое установленное соответствие не является значимым.

В начале координат установим минимальные значением рассматриваемых множеств, а именно min {У} min {Д} и min {Ф}. Максимальные значения отложим на осях координат, соответствующих множествам. А именно, max {У} отложим на аппликате, max {Д} отложим на абсциссе и max {Ф} отложим на ординате.

Рис 1. Графическая парадигма критериев эффективности документооборота

На Рис 1. представлено графическое представление критериев эффективности рассматриваемой модели композитного документооборота. Тетраэдр, выделенный на рисунке более жирными линиями, означает область решений, которые считаются эффективным решениями в соответствии с введенными критериями эффективности.

Исходя из представленной графической парадигмы, каждое решение документооборота может быть оценено по элементам множеств {У}, {Д} и {Ф}. Отложив на осях координат фактическое значение элементов этих множеств, рассматриваемое решение может быть условно отнесено в некоторую часть параллелепипеда, представляющего весь спектр возможных решений от минимума до максимума. В зависимости от того, в какую область попадет это решение, можно сделать вывод о его эффективности и какие действия следует предпринять для повышения эффективности.

Как основу для получения количественной оценки эффективности будем использовать базовое определение эффективности:Eff= Ап / Ао. Это определение читается: "эффективность равняется отношению полезной работе к общей работе".

Для приведения определения эффективности к понятиям рассматриваемой предметной области, надо обозначить общую и полезную работу в терминах документооборота. Рассмотрим основные элементы, обрабатываемые системами композитного документооборота - документы. На сегодняшний день можно говорить, что практически все документы имеют электронную и бумажную составляющую. Эти составляющие могут быть семантически эквивалентными, но отличатся по форме. Выделим электронных составляющие всех документов в множество Фз. В то же время множество всех бумажных составляющих документов обозначим Ф?.

Теперь рассмотрим состояние документооборота в организации до начала активного внедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационные потоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации, где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной "бумажной" организации компьютеры используются в какой-то части производственных процессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются. Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуют изолированно друг от друга.

Теперь рассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронного документооборота. Началось пересечение традиционных бумажных процессов и электронных технологий. Интересным является тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологии достаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологии не только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а и эволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинство бумажных и электронных процессов все еще существуют отдельно. При этом возникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так и электронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то есть составными процессами. Двойственность их природы и составляет основу современного понимания понятия "электронный документооборот".

Последний этап - это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работы организации. На данном этапе значительная часть процессов уже являются композитными процессами, большинство сотрудников организации вовлечены в работу системы электронного документооборота. В то же время осталась часть процессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одна часть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохо автоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективного сопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации. Можно предположить, что соотношение композитных процессов к "чистым" соответствует соотношению Парето. Однако это утверждение взято из наблюдений, является эмпирическим и на данный момент не проверено экспериментально [21].

Количественный критерий эффективности документооборота выражается отношением композитной части к совокупности электронной и бумажной составляющих. Формула количественной оценки эффектности документооборота будет иметь вид:

(1.1)

Практическое толкование этой оценки трактуется так: чем большему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность и чем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажное отображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот[7].

В рамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок - качественную оценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований, предъявляемых к необходимой точности и субъективности.

1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота

В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию[8].

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, характерных для любой организации, - учет, планирование, организационно-распорядительная деятельность и отчетность и др. Также есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: к примеру, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации [9].

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Функциональными системами документации являются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационная. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Однотипность решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем управленческой документации и сформулировать единый комплекс требований к ним.

С 1971 года в стране ведется планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации (УСД) для оптимизации ввода и вывода информации из компьютерных информационных систем.

Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации [10]. Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· единообразия построения форм документов;

· сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

· исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческих задач;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

· определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица -- форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

- объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

- строгое соответствие между составом информации и видом документа;

- использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов[11].

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

Состав реквизитов документов [12]:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации , а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.