Организация документооборота в текущей деятельности учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный экономический университет»

Кафедра технологии производства

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

Студент О.М. Радкевич

Проверил В.В. Паневчик

МИНСК 2010

Задание 1. Организация документооборота и его характеристика. Пути совершенствования документооборота

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Он выполняет все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Для оценки и анализа документооборота применяются качественные и количественные показатели.

Качественные показатели:

· используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);

· организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);

· особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).

Количественные показатели:

· объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц);

· удельный вес каждой группы документов в общем документообороте;

· плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;

· физический объем конкретного документа - размер его текста;

· продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота.

Для рационального документооборота следует руководствоваться следующими принципами:

1. Прямоточность предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений

2. Непрерывность подразумевает непрерывную подачу документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.

3. Ритмичность означает равномерность движения потоков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения.

4. Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа - сократить время прохождения документа.

5. Пропорциональность подразумевает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.

6. Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и других - необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.

Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота.

Задание 2. Каковы назначение и оформление реквизитов «Специальные почтовые отметки» и «Уведомление и конфиденциальности» в письме международного образца? Допускается ли в реквизите «Подпись» замена сокращений «И.О.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «за»? Как оформляется реквизит «Гриф утверждения» в случае, когда организационные документы (уставы, положения, инструкции и др.) утверждают распорядительным документом?

Специальные почтовые отметки

Письмо, посылаемое специальной почтой, может иметь указание под строкой с датой, например:

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Уведомление о конфиденциальности.

Данный реквизит означает, что письмо должен вскрыть адресат или доверенное лицо. Запись делается по датой или адресом, а также на конверте, например:

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

В реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования", указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности"). Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

В случае, когда организационные документы (уставы, положения, инструкции и др.) утверждают распорядительным документом, реквизит «Гриф утверждения» оформляется следующим образом: пишется слово УТВЕРЖДЕНО (прописными буквами без кавычек и пробелов), указываются вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра информации

Республики Беларусь

25.06.2008 № 22

Задание 3. Когда заводят личное дело на работника и какие документы оно включает? Автобиография, порядок оформления. Какие обязательные реквизиты должна содержать автобиография? Можно ли вместо автобиографии включать в личное дело резюме?

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения личного дела - 75 лет. Личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

В личном деле документы группируются в такой последовательности:

· внутренняя опись документов личного дела;

· личный листок по учету кадров;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· автобиография;

· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

· заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа о приеме на работу.

При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно включают такие документы, как:

· декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);

· обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);

· контракт (для государственных служащих), анкета;

· копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

· договор о материальной ответственности и др.

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики, списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении; копии приказов о переводе, увольнении, присвоении классов, разрядов и т.д.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Автобиография - документ, содержащий краткое изложение этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.

Она составляется работником собственноручно, разборчиво в произвольной форме от первого лица без исправлений и помарок на листе бумаги формата А4.

В автобиографии обязательно указываются следующие сведения:- фамилия, имя, отчество (если изменялись, то указать прежние);

- дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.);

- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

- специальность по образованию;

- трудовая деятельность (периоды работы, места работы, должности, место работы в настоящее время, занимаемая должность);

- информация об общественной работе;

- отношение к воинской службе и воинское звание (когда и в качестве кого работник проходил службу);

- наличие правительственных и других наград;

- данные о семейном положении, совместно проживающих родственниках.

Автобиография подписывается составителем и датируется. Она не заверяется подписями должностных лиц и печатями.

По форме и содержанию резюме отчасти схоже с автобиографией, оно пишется в свободной форме.

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 не требуется составление резюме, а автобиография обязательна для включения в личное дело. В связи с этим, в личное дело вместо автобиографии не следует включать резюме.

Задание 4. Составить заявление на имя директора студенческого городка с просьбой переселить вас в другое общежитие

Директору студенческого городка Иванову А.В.

ЗАЯВЛЕНИЕ 02.01.2009 № 1

Прошу переселить меня с общежития № 1 в общежитие № 4, расположенное по адресу ул.Лынькова,15, в связи с переменой постоянного места жительства.

Студентка ФФБД, 2-й курс, РФН-1 (подпись) О.Н.Сидорова

Задание 5.1. В соответствии с пп. 5.16, 12.2.3 Положения о кредитовании населения за счет ресурсов банка, п. 3.2.15 Порядка выдачи льготных кредитов АСБ «Белдинарбанк» на жилищное строительство за счет государственных целевых ресурсов и п. 3.2.12 Учетной политики АСБ «Белдинарбанк», утвержденными Правлением АСБ «Белдинарбанк», оформить приказ о назначении ответственных лиц: 1) возложить ответственность за обеспечение сохранности первых экземпляров кредитных договоров, дополнительных соглашений к ним, оригиналов договоров о залоге и договоров поручительств на ведущего экономиста отдела кредитования населения, в его отсутствие - на экономиста 1-й категории этого отдела; 2) ответственность за обеспечение сохранности первых экземпляров кредитных договоров, дополнительных соглашений к ним, срочных обязательств, оригиналов договоров о залоге и договоров поручительств, оформленных во второй половине операционного дня и подлежащих сдаче в кладовую операционной кассы на следующий операционный день возложить на главного экономиста сектора кредитования за счет государственных целевых ресурсов отдела кредитования населения, в его отсутствие - на ведущего экономиста этого сектора; 3) предварительный контроль за оплатой расчетных документов, представленных в филиал организацией граждан-застройщиков, УКСом, их проверку и визирование возложить на начальника отдела кредитования населения и ведущего инженера по контролю за строительством этого отдела, в их отсутствие - на заместителя начальника отдела кредитования населения и заведующего сектором кредитования; 4) считать утратившим силу приказ от 00.00.200Х № 00; 5) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя банка. Самостоятельно дополнить недостающими данными

Акционерный сберегательный банк

«Белдинарбанк»

ПРИКАЗ

04.01.2010 № 3

г. Минск

О назначении ответственных лиц

В соответствии с пп. 5.16, 12.2.3 Положения о кредитовании населения за счет ресурсов банка, п. 3.2.15 Порядка выдачи льготных кредитов АСБ «Белдинарбанк» на жилищное строительство за счет государственных целевых ресурсов, п. 3.2.12 Учетной политики АСБ «Белдинарбанк», утвержденными Правлением АСБ «Белдинарбанк»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить ответственность:

1.1 За обеспечение сохранности первых экземпляров кредитных договоров, дополнительных соглашений к ним, оригиналов договоров о залоге и договоров поручительств на ведущего экономиста отдела кредитования населения Петрова И.С., в его отсутствие - на экономиста 1-й категории этого отдела Лынькову Ю.А.

1.2 За обеспечение сохранности первых экземпляров кредитных договоров, дополнительных соглашений к ним, срочных обязательств, оригиналов договоров о залоге и договоров поручительств, оформленных во второй половине операционного дня и подлежащих сдаче в кладовую операционной кассы на следующий операционный день на главного экономиста сектора кредитования за счет государственных целевых ресурсов отдела кредитования населения Иванченко Д.Б., в его отсутствие - на ведущего экономиста этого сектора Петренко Е.Е.

2. Предварительный контроль за оплатой расчетных документов, представленных в филиал организацией граждан-застройщиков, УКСом, их проверку и визирование возложить на начальника отдела кредитования населения Журбо Л.Г. и ведущего инженера по контролю за строительством этого отдела Севастеня С.Н., в их отсутствие - на заместителя начальника

3. отдела кредитования населения Симака О.П. и заведующего сектором кредитования Зенько П.И.

4. Считать утратившим силу приказ от 01.01.2009 № 6.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя банка Сидоркина В.В.

Генеральный директор (подпись) Лысёнок А.Б.

С приказом ознакомлены: (подпись) Петров И.С.

05.01.2010

(подпись) Лынькова Ю.А.

05.01.2010

(подпись) Иванченко Д.Б.

05.01.2010

(подпись) Петренко Е.Е.

05.01.2010

(подпись) Журбо Л.Г

05.01.2010

(подпись) Севастеня С.Н.

05.01.2010

(подпись) Симак О.П.

05.01.2010

(подпись) Сидоркин В.В.

05.01.2010

В дело 06-03

(подпись)

05.01.2010

Задание 5.2. Составить сводный приказ по ОАО «Белтел» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно

1) об увольнении Сидоренко Е.Н., ведущего инженера производственного отдела, 03.07.200Х в связи с прогулом без уважительных причин. Основание: докладная начальника отдела, объяснительная записка Сидоренко Е.Н. (п. 5 ст. 42 ТК);

2) объявлении благодарности и назначении премии Любецкому В.И., начальнику цеха, за перевыполнение плана во втором квартале 200Х г. в размере _____ рублей. Основание: докладная записка заместителя коммерческого директора (применение мер поощрения - ст. 193 ТК);

3) предоставлении трудового отпуска Бондаревой Т.В., специалисту транспортного отдела, на 24 календарных дня с 01.07.200Х по 24.07.200Х за период с 01.09.200Х по 31.08.200Х. Основание: график отпусков, заявление Бондаревой Т.В. (наличие у работника права только на основной минимальный отпуск - ст. 149 - 193 ТК).

Открытое акционерное общество

«Белтел»

ПРИКАЗ

01.07.2009 № 45-К

г. Минск

По личному составу

1. УВОЛИТЬ:

СИДОРЕНКО Евгения Николаевича, ведущего инженера производственного отдела, 03.07.2009 в связи с прогулом без уважительных причин в соответствии со ст. 42 ТК РБ.

Трудовой отпуск использован по 06.04.2009.

Основание: 1. Докладная начальника отдела Семенова А.Т.

2. Объяснительная записка Сидоренко Е.Н.

2. ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ И НАЗНАЧИТЬ ПРЕМИЮ:

ЛЮБЕЦКОМУ Владимиру Ивановичу, начальнику цеха, за перевыполнение плана во втором квартале 2009 г. в размере 300 000 рублей.

Основание: докладная записка заместителя коммерческого директора Гук И.М.

3. ПРЕДОСТАВИТЬ:

БОНДАРЕВОЙ Татьяне Владимировне, специалисту транспортного отдела, трудовой отпуск на 24 (двадцать четыре) календарных дня с 01.07.2009 по 24.07.2009 за период с 01.09.2008 по 31.08.2009.

Основание: 1. Заявление Бондаревой Т.В.

2. График отпусков.

Директор (подпись) Вильсон И.Л.

Начальник отдела кадров

(подпись) Н.И.Сидоров

01.07.2009

С приказом ознакомлены: (подпись) Е.Н. Сидоренко

02.07.2009

(подпись) В.И. Любецкий

02.07.2009

(подпись) Т.В. Бондарева

02.07.2009

В дело 03-06

(подпись)

02.07.2009

Формулировка записей в трудовую книжку:

1. Уволен за прогул без уважительных причин (п. 5 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь).

2. Объявлена благодарность и выдана премия в размере 300 000 руб. за перевыполнение плана во втором квартале 2009 г.

3. Запись в трудовую книжку не вносится.

Задание 6. Составить протокол заседания комитета БРСМ по Брестской области, на котором было заслушано сообщение о проведении благотворительных и культурно-массовых мероприятий членами этого союза. Был принят план мероприятий на III квартал 200Х г. Остальные данные указать самостоятельно

Белорусский республиканский

союз молодежи

ПРОТОКОЛ

25.06.2009 № 62

г. Кобрин

заседания комитета БРСМ

по Брестской области

Председатель - П.Н.Галузо

Секретарь - А.Н.Гришина

Присутствовали - 25 человек (список прилагается)

Повестка дня:

О плане мероприятий на III квартал 2009 г. Сообщение заместителя председателя комитета БРСМ по Брестской области А.М.Соловьёва.

СЛУШАЛИ:

Соловьева А.М. - текст сообщения прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванко Л.Т. - О планах проведения благотворительных мероприятий.

Кубышкин А.О. - О культурно-массовых мероприятиях.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. План мероприятий на III квартал 2009 г. утвердить.

2. Установить срок выполнения плана до 01.10.2009.

Председатель (подпись) Н. П.Галузо

Секретарь (подпись) А.Н. Гришина

В дело 3-10

(подпись)

05.10.2009

Задание 7. Представьте в виде блок-схемы и прокомментируйте порядок оформления документов при приеме на работу

документооборот реквизит протокол заявление приказ

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов в следующем порядке:

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После его подписания издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме направляются в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Задание 8. Составить информационное письмо УО «БГЭУ» о проведении научно-практического семинара на тему «Автоматизация делопроизводства». Перечислить вопросы, которые будут рассмотрены на семинаре, требования к докладам, указать адрес оргкомитета. Недостающие данные указать самостоятельно

Установа адукацыі Учреждение образования

“Беларускі дзяржаўны «Белорусский государственный

эканамічны універсітэт” ээкономический университет»

(УА «БДЭУ») (УО «БГЭУ»)

Пр. Партызанскі, 26, 220070 Пр. Партизанский, 26, 220070

г. Мінск, Рэспубліка Беларусь г. Минск, Республика Беларусь

Тэл. 209 88 88, факс 249 10 59 Тел. 209 88 88, факс 249 10 59

26.05.2009 №15-18/42 Ректору УО «БГУ»

Савченко Е.О.

О проведении семинара

Сообщаем Вам, что 15.06.2009 г. в УО «БГЭУ» состоится семинар на тему «Автоматизация делопроизводства», на котором будут рассмотрены следующие вопросы:

1. Средства обработки документов.

2. Средства хранения и поиска документов.

3. Экономическая эффективность применения оргтехники.

Основными требованиями к докладам являются: краткость, актуальность, четкость, наличие практического материала.

Для участия в семинаре просим предварительно сообщить нам по телефону 209 85 16.

Адрес оргкомитета: пр. Партизанский, 26, каб. 115.

Проректор по научной работе В.А. Андреев

5 Иванова 209 88 15

МН 25.05.2009 Семинар

В дело 06-12

(подпись)

26.05.2009

Задание 9. Составить письмо по вопросам рекламы

Уважаемые господа,

своим письмом от 22 января 200Х г. вы предложили нам услуги по размещению заказов на публикацию рекламных объявлений наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.

Наши клиенты заинтересованы в вашем предложении и хотели бы получить полную информацию в отношении журналов, в которых вы намерены помещать их рекламную информацию. В частности, они хотели бы знать круг их читателей, тираж и расценки за публикацию одноразовых рекламных объявлений.

С нетерпением ждем вашего скорейшего ответа.

С уважением

Адрес: BEN & JERRY'S HOMEMADE, INC.

Route 100, P.O. Box 240

Waterbury, Vermont 05676

USA

Недостающую информацию указать самостоятельно.

BEN & JERRY'S HOMEMADE, INC.

Route 100, P.O. Box 240

Waterbury, Vermont 05676

USA

10 Мая 2008

ЗАО «Альфалис»

ул. Мясникова, 25,

220014, г.Минск,

Республика Беларусь

Уважаемые господа,

своим письмом от 22 января 2008 г. вы предложили нам услуги по размещению заказов на публикацию рекламных объявлений наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.

Наши клиенты заинтересованы в вашем предложении и хотели бы получить информацию в отношении журналов, в которых вы намерены помещать их рекламную продукцию. В частности, они хотели бы знать круг их читателей, тираж и расценки за публикацию одноразовых рекламных объявлений.

С нетерпением ждем вашего скорейшего ответа.

С уважением,

Некрасов Владимир

Директор

Задание 10. Составить номенклатуру дел «Белхимбанка». Организационная структура банка: секретариат, отделы - операционный, внутрибанковских операций, кредитный, отчетности и планирования, административно-хозяйственный и др.

Акционерный сберегательный банк УТВЕРЖДАЮ

«Белхимбанк» Генеральный директор

АСБ «Белхимбанк»

(подпись) В.К. Морозов

29.12.2009

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

26.12.2009 № 01-12

г. Минск

на 2010 год

Индекс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01. Секретариат
01-01	Устав АСБ «Белхимбанк»		Пост., ст. 8.1.
01-02	Положение о службах АСБ «Белхимбанк»		Пост., ст. 10
01-03	Должностные инструкции работникам отдела		3 года, ст. 12.3	После замены новыми
01-04	Планы работы и отчеты служб АСБ «Белхимбанк» на 2010 год		Пост.,ст.21.2
01-05	Приказы (распоряжения) генерального директора АСБ «Белхимбанк» по основным вопросам деятельности		Пост., ст. 16.1
01-06	Журнал регистрации обращений граждан		5 лет,ст.101
01-07	Журнал регистрации входящей корреспонденции		3 года,ст.1056
01-08	Журнал регистрации исходящей корреспонденции		3 года,ст.1056
01-09	Журнал приема телефонограмм		3 года,ст.1056
01-10	Журнал регистрации документов, отправляемых по факсу		3 года,ст.1056
01-11	Номенклатура дел по АСБ «Белхимбанк» на 2010 год		Пост.,ст.95а
	02. Операционный отдел
02-01	Положение об отделе. Копия		Пост., ст. 10
02-02	Должностные инструкции работникам отдела		3 года, ст. 12.3	После замены новыми
02-03	Кассовые документы (приходно-расходные ордера, квитанции)		3 года, ст. 462	После проведения налоговой проверки
02-04	Журнал регистрации приходных, расходных кассовых ордеров		3 года, ст. 504
02-05	Кассовые приходные и расходные ордера и документы к ним по операциям с иностранной валютой		15 л. ст. 253	После проведения налоговой проверки
	03. Отел внутрибанковских операций
03-01	Положение об отделе. Копия		Пост., ст. 10
03-02	Должностные инструкции работникам отдела		3 года, ст. 12.3	После замены новыми
03-03	Банковские документы по текущему расчетному счету (выписки, платежные поручения, платежные требования, мемориальные ордера и др.)		3 года, ст. 462	После проведения налоговой проверки
03-04	Документы по открытию и закрытию расчетных, текущих и других счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, справки, письма, карточки)		3 года, ст.466, 487	После проведения налоговой проверки
	04. Кредитный отдел
04-01	Положение об отделе. Копия		Пост., ст. 10
04-02	Должностные инструкции работникам отдела		3 года, ст. 12.3	После замены новыми
04-03	Переписка о расчетно-кредитном обслуживании		5 лет, ст.484
04-04	План кредитования предприятия на год и документы к нему		Пост, ст. 73.1
	05. Отдел отчетности и планирования
05-01	Положение об отделе. Копия		Пост., ст. 10
05-02	Должностные инструкции работникам отдела		3 года, ст. 12.3	После замены новыми
05-03	Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия		3 года, ст. 452.2
05-04	Статистические отчеты, сведения, таблицы по основным видам деятельности		10 лет, ст.23.1, 77.1, 78.1, 79.1 3 года, ст.23.2, 77.2, 78.1, 79.1 1 год, ст.23.3	Годовые Кварталь-ные Месячные
	06. Административно-хозяйственный отдел
06-01	Положение об отделе. Копия		Пост., ст. 10
06-02	Должностные инструкции работникам отдела		3 года, ст. 12.3	После замены новыми
06-03	Договоры о хозяйственно-финансовой деятельности и документы к ним		3 года, ст. 513	После проведения налоговой проверки
06-04	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности		5 лет, ст. 531	После проведения налоговой проверки

Заведующий канцелярией (подпись) А.А.Иванов

27.12.2009

Заведующий архивом (подпись) И.И.Сидоров

27.12.2009

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Протокол заседания ЭПК отдела

АСБ «Белхимбанк» по архивам и делопроизводству

Минского облисполкома

27.12.2009 № 5 28.12.2009 № 18

Задание 11. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию бухгалтеру

Частное унитарное предприятие «ДТД» УТВЕРЖДАЮ

(ЧУП «ДТД») Директор ЧУП «ДТД»

(подпись) В.В. Тимохин

15.03.2009

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

10.03.2009 № 5

г. Минск

бухгалтеру по расчету заработной платы

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер по расчету зарплаты относится к категории специалистов.

1.2. На должность бухгалтера по расчету зарплаты назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж финансово-хозяйственной работы не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность бухгалтера и освобождение от нее производится приказом директора по предоставлению главного бухгалтера.

1.4. Бухгалтер по расчету зарплаты должен знать:

законодательство о бухгалтерском учете;

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

гражданское право, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;

структуру и штатное расписание, его профиль, специализацию и перспективы развития;

положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения;

порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

формы и порядок финансовых расчетов;

методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, выявления внутрихозяйственных резервов;

порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

правила расчета с дебиторами и кредиторами;

условия налогообложения юридических и физических лиц;

порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;

порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;

правила проведения проверок и документальных ревизий;

средства вычислительной техники, коммуникаций и связи и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;

передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета;

экономику, организацию производства, труда и управления;

основы технологии строительства и производства;

рыночные методы хозяйствования;

законодательство о труде и охране труда РФ;

правила и нормы охраны труда.

1.5. Бухгалтер по расчету зарплаты подчиняется непосредственно Главному бухгалтеру

1.6. В период временного отсутствия бухгалтера по расчету зарплаты (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора, которое несет ответственность за их надлежащее использование.

2. Функциональные обязанности

2.1. Осуществляет прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготавливает их к счетной обработке;

2.2. Принимает и контролирует правильность оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на отсутствие работника на работе, подготавливает их к счетной обработке, а также для составления установленной бухгалтерской отчетности;

2.3. Производит начисления заработных плат работникам предприятия, осуществляет контроль за расходованием фонда оплаты труда;

2.4. Осуществляет регистрацию бухгалтерских проводок и разноску их по счету «№ 71»;

2.5. Производит начисления и перечисления страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, заработных плат рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия;

2.6. Подготавливает периодическую отчетность по ЕСН в установленные сроки, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;

2.7. Ведет на основе ведомостей выплату зарплаты работникам предприятия;

2.8. Осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины, расчетами с подотчетными лицами;

2.9. Подготавливает данные для составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах денежных средств;

2.10. Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий;

2.11. Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, и отчетности;

2.12. Систематически повышает свою квалификацию на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету;

2.13. Выполняет другие поручения главного бухгалтера (его заместителя).

3. Права

Бухгалтер по расчету зарплаты имеет право:

3.1. Знакомится с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной Должностной инструкцией обязанностями.

3.3. Запрашивать по поручению руководства от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.5. Подписывать организационно-распорядительные документы по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

4. Ответственность

Бухгалтер по расчету зарплаты несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных, настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РБ.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РБ.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РБ.

4.4. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины.

Директор (подпись) В.В. Тимохин

С инструкцией ознакомлена (подпись) И.Г. Борисова

(дата)

Задание 12. Составить приходный кассовый ордер Технологического университета от 25.05.200Х о принятии от Петрова Ивана Владимировича оплаты за обучение. Сумма - 5 000 000 руб

Технологический университет	Форма № КО-1 УТВЕРЖДЕНО		Технологический университет
полное наименование предприятия	Приказ Министерства финансов Республики Беларусь 29 октября 1999 г. № 311		полное наименование предприятия КВИТАНЦИЯ
				к приходному кассовому
				ордеру № 04440008 Серия СВ
ПРИХОДНЫЙ	УНП	100139911
КАССОВЫЙ ОРДЕР № 04440008	Серия БВ				УНП	100139911
Число	Месяц				Принято от	Петрова
25	05	2009 г.			Ивана Владимировича
Корреспондирующий счет/субсчет	Код аналитического учета	Сумма	Код целевого назначения			Основание	Оплата за
						обучение согласно договора
						№ 35 от 01.09.2008 г.
62/1		5000000=
						Сумма НДС
Принято от	Петрова Ивана Владимировича				руб.
Основание	Оплата за обучение согласно договора № 35
от 01.09.2008 г.			Сумма с НДС	Пять
Ставка НДС	--	%. Сумма НДС	--	руб.			миллионов ================	руб.
Сумма с НДС	Пять миллионов рублей=======================			прописью
прописью ============================================================	руб.			" 25" мая 2009 г.
Приложение
			М.П.
Главный бухгалтер	подпись И. В. Новикова			Главный бухгалтер подпись И. В. Новикова
Получил кассир	подпись Д. Г. Бойко			Кассир	подпись	Д.Г. Бойко

Охранные системы безопасности офиса

Список использованных источников

1 Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. М-вом юстиции Респ. Беларусь 19.01.09. - 73 с.

2 Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В.Некраха / под. ред. В.В.Паневчика. - Мн: БГЭУ, 2008. - 318 с.

3 Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: практикум / В.В.Паневчик, С.В.Некраха. 2-е изд. - Мн: БГЭУ, 2004. - 347 с.

4 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. - Введ. 01.07.2005. - Минск: Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2005. - 15 с.

Размещено на Allbest.ru