Хранение документов в архиве. Приказ о приеме на работу

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ЗАДАНИЕ 1

ЗАДАНИЕ 2

ЗАДАНИЕ 3

ЗАДАНИЕ 4

ЗАДАНИЕ 5

ЗАДАНИЕ 6

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ



ЗАДАНИЕ 1

Охарактеризуйте основные этапы подготовки документов к передаче в архив, а также порядок выдачи из архива справок

Ответ:

Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Этапы подготовки исполненных документов к хранению:

1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. - Глава 2;

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. - Раздел 3.5.3.

2. Оформление документов, сдаваемых в архив.

Оформление дел - подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оно начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они заведены.

Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная подпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п. ) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел [4, С.117].

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, которую помещают в начале дела.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, которую утверждает руководитель организации, получив одобрение ЭК организации. Описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

3. Составление описи документов постоянного и долговременного хранения.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе

4. Передача дел в архив.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации [4, С.119].

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные:

- серию;

- номер;

- дату;

- организацию, его выдавшую.

При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, например:

- о привлечении к уголовной ответственности;

- о судимости;

- лишении прав гражданства и восстановлении в них;

- нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом - АПОСТИЛЕМ в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации [4, с. 122].

ЗАДАНИЕ 2

1. С какого дня организация считается созданной?

1.1 Со дня государственной регистрации.

1.2 С момента утверждения устава организации

1.3 С момента принятия решения собственником организации.

2. Какие данные при регистрации приказов заносятся в журнал регистрации?

2.1 Номер

2.2 Дата

2.3 Автор документа

2.4 Место составления

2.5 Фамилия лица, подписавшего документ

2.6 Краткое содержание документа

2.7 Фамилии исполнителей документа

2.8 Лицо, подписавшее документ

3. Кто имеет право внести изменения в повестку дня заседания коллегиального органа?

3.1 Председатель коллегиального органа

3.2 Секретарь коллегиального органа

3.3 Любой член коллегиального органа

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме?

4.1 Директор ООО «Мария» Подпись В.А. Щеголькова

5. Какое из утверждений верно?

5.1 Испытательный срок - обязательное условие трудового контракта

5.2 Испытательный срок не может превышать 6 месяцев

5.3 Испытательный срок не устанавливается при приеме на работу молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений

6. В каком падеже указывается должность лица, которому адресован документ?

6.1 В именительном падеже

6.2 В дательном падеже

6.3 В родительном падеже

ЗАДАНИЕ 3

документ архив трудовая запись

1. Отсутствует реквизит «Наименование организации», являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

2. Отсутствует реквизит «Справочные данные об организации», включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

3. Отсутствует реквизит «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

4. Отсутствует реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5. Реквизит «Дата официального документа» и реквизит «Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа)» стоят не правильно, их необходимо поменять местами.

6. Реквизит «Дата официального документа» и реквизит «Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа)» стоят не правильно, их необходимо поменять местами.

7. Реквизит «Адресат» оформлен не верно. Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

8. После реквизита «Заголовок к тексту» точка не ставится.

9. Реквизит «Текст документа» в письме-просьбе начинается с просьбы.

10. При расшифровке подписи должностного лица в реквизите «Подпись» инициалы должны предшествовать фамилии подписывающего документ. Фраза «С уважением» является заключительной фразой текста документа, поэтому между «Подписью» и данной фразой должно быть 1-2 межстрочных интервала отступа.

11. На письме отсутствует реквизит «Отметка об исполнителе документа», включающий инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается от границ левого поля в нижнем углу последней страницы документа.



ЗАДАНИЕ 4

Составьте акт проверки состояния документационного обеспечения ОАО «Весна». В результате ревизии были выявлены следующие недостатки:

- в отделе кадров предприятия в личных делах работников обнаружено отсутствие копий документов, подтверждающих квалификацию сотрудников;

- в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;

- в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ.



ЗАДАНИЕ 5

Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» обществу с ограниченной ответственностью «Тринидад» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

Ответ:

ЗАДАНИЕ 6

Разработать пакет документов, включающий личное резюме, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу; а также оформить соответствующую запись в трудовой книжке.

Ответ:

1. Резюме

Ф.И.О.

Волкова Татьяна Эдуардовна

Дата рождения:

09.10.1993.

Полных лет: 18

Фактический адрес:

г. Кемерово, пр-т. Ленина 60А-87

Контактные сведения:

т.с.8-913-525-5445

т.д. 54-04-86

E-mail: ivк@inbox.ru

Семейное положение:

Не замужем

Образование:

Высшее

ВУЗ и Факультет:

РГТЭУ

Специальность:

Менеджмент

Опыт работы (начиная с последнего):

04.05.2010- …- официант ООО «РК Континент»

Основные функциональные обязанности:

- Сервировка стола в соответствии с установленными стандартами

- Контроль за чистотой, состоянием и комплектностью приборов, посуды и скатертями и салфетками на закрепленных за официантом столах.

- Изучение меню, знание основных и сезонных блюд и напитков, предлагаемых гостям.

- Консультирование гостей ресторана об особенностях блюд и напитков. Оказание помощи при составлении заказа.

- Прием заказов от клиента ресторана.

- Подача блюд и напитков согласно установленным правилам обслуживания.

- Принятие мер, в рамках своей компетенции, по разрешению проблем, возникших у клиента.

- Создание в заведение атмосферы гостеприимства (отношение к гостям, манера поведения, внешний вид).

- Осуществление руководства над помощником официанта.

- Предоставление счета гостям.

- Получение платы по счетам.

Профессиональные навыки и знания:

Коммуникабельность, ответственность, стрессоустойчивость, быстро обучаема.

Дополнительные сведения:

Знание 1C, английский язык (читаю, перевожу), PC: Пользователь (ОС Windows, MS Office, справочные системы Гарант и Консультант, Интернет и др.).

Личные качества:

Исполнительность, быстрота и легкость в обучении, коммуникабельность, энергичность, настойчивость в достижении необходимых результатов, дисциплинированность. Проводимым досугом является: занятие спортом, посещение плавательного бассейна, тренажерного зала, посещение театров и кино, чтение экономических и бизнес журналов.

Основные требования к новой работе:

Стабильность, карьерный рост, высокая заработная плата, профессиональное и интеллектуальное развитие.

2. Заявление о приеме на работу



Директору ООО АН «Панацея»

Н.П. Корчугановой

от Волковой Татьяны Эдуардовны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу в ООО АН «Панацея» на должность начальника отдела коммерческой недвижимости.

с 25 декабря 2011 года постоянно.

24 декабря 2011 года подпись

3. Приказ по личному составу о приеме на работу



4. Запись в трудовую книжку о приеме на работу

№ записи	Дата	Сведенья о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причины и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2	3	4
				Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Панацея»
1	25	12	2011	Принята на работу начальником отдела коммерческой недвижимости	Приказ от 25 декабря 2011 года №1-а



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

2. Андреев, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-изд., перераб. и доп. / В.И. Андреев. - М.: Гардарика, 2008. - 245 с.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления): Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. проф. Т.А. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 359 с.

4. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008. - 272 с.

5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 400 с.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2009. - 345 с.

7. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. - 5-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Герда, 2008. - 421 с.

Размещено на Allbest.ru