Размещено на http://www.allbest.ru/

20

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты документационного обеспечения в управленческой деятельности

1.1 Сущность управления документооборотом

1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота

Выводы к 1 главе

2. Анализ документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

2.1 Общая характеристика ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

2.2 Анализ системы документооборота в ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

Выводы ко 2 главе

3. Разработка мероприятий по совершенствованию электронного документооборота

3.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

3.2 Оценка эффективности реализации проекта

Выводы к 3 главе

Заключение

Библиографический список

Приложения

Введение

На сегодняшний день организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких информационных систем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и людских ресурсов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Понятие "документ" определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие "документ" производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота, которые позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами.

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любой учреждении играет эффективная система управления электронным документооборотом, обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его потоков документов и информации.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: " Разработка проекта усовершенствования электронного документооборота".

Объект исследования - система документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".

Предмет исследования - управление электронным документооборотом ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".

Цель - совершенствование системы электронного документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".

Задачи:

1. Выявить значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности.

2. Изучить теорию управления документооборотом в управленческой деятельности.

3. Дать понятие стандартизации и унификации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;

4. Изучить систему унификации и стандартизации документов;

5. Сделать заключение по работе.

6. Изучение теоретических источников.

7. Анализ организационной структуры ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".

8. Проанализировать влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.

Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах Митяева К.Г., Лившица Я.З., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Мингалева В.С., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Славко Т.И., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Ларина М.В., где автор в своей работе «Управление документацией в организациях» решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в учреждениях различного типа, формирования концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений.

Несмотря на значительное количество исследований, связанных с разработкой методологических подходов, методов, научную обоснованность проблематики документационного обеспечения нельзя признать достаточной. Вопросы совершенствования документационного обеспечения в государственных организациях рассмотрены недостаточно глубоко и полно.

При написании дипломной работы использовались следующие научные методы исследования:

- теоретический анализ специализированной литературы.

- системный анализ - это метод системного подхода, позволяющий определить целесообразность совершенствования организации, выявить недостатки и определить пути развития.

- сравнительный метод предполагает сопоставление различных понятий, явлений и процессов и выяснение между ними сходства и различий.

При написании данного проекта была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию материала, законодательство РФ, статистическая и оперативная отчетность ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО".

В процессе подготовки дипломного проекта были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство».

Структура проекта соответствует решению поставленных задач. Состоит из введения, теоретической главы, посвященной изучению теоретических основ ведения электронного документооборота, аналитической главы, в которой проводится анализ делопроизводства в ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО", выявляются недостатки в существующей системе, в третьей главе предлагаются основные пути совершенствования электронного документационного обеспечения ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО". В заключении подводятся итоги проделанной работы.

1. Теоретические аспекты документационного обеспечения в управленческой деятельности

1.1 Сущность управления документооборотом

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках, так называемых, Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования.

Система Документального Обеспечения Управления (СДОУ) предназначена для решения следующих задач:

- документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

- документационного обеспечения управления (ДОУ);

- получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

- контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

- организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

- делопроизводство, т.е. организация работы с документами;

- формирование и хранение архива документов.

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений.

Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;

- создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

В 1991 г. была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ - это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

- Единые правила составления и оформления документов по РФ.

- Рациональные принципы документооборота.

- Единые правила создания учетно-справочной системы.

- Формы и методы контроля исполнения документов.

- Правила составления номенклатуры дел.

- Принципы формирования дел.

- Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

- Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

Согласно рекомендациям, разработанным в ГСДОУ к числу основных функций, которые должны выполнять в СДОУ предприятия относят следующие:

- прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов;

- стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

- формирование дел, сдача их в архив;

- хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;

- совершенствование процесса документарного обеспечения;

- контроль за ведением документационных операций.

Способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов и инструкций.

ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с введением ГОСТ 6.10.1-88.

Инструкции по делопроизводству - это основной руководящий материал, определяющий организацию работы с документами в учреждении. Инструкции создают трех видов:

- Типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер.

- Примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими организациями для ряда неоднородных учреждений и носят рекомендательный характер.

- Индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкции.

К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных процессов, разработанных в ГСДОУ, относятся:

- установление рациональных форм организации СДОУ;

- использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

- унификация и стандартизация документов;

- автоматизация делопроизводственных процессов.

Рассмотрим критерий эффективности документооборота. Современные информационные технологии предоставляют организациям возможность более эффективно управлять своими информационными ресурсами. Это получает свое выражение при сборе, хранении, обработке и распределении информации. Эти изменения позитивно влияют на темп и качество производственных процессов, что улучшает работу всего предприятия.

Принято считать, что производительность информационных систем определяется взвешенным сочетанием эффективности компонентов. Это говорит о том, что предлагаемая методика оценки эффективности будет применима как ко всему документообороту в целом, так и ко всем компонентам информационных составляющих документооборота.

В модели композитного документооборота, исследуемой в работах Круковского М.Ю., информационная система документооборота отображается взаимодействием компонентов трех множеств.

При проектировании системы выявляются и детерминируются дискретные элементы, которые группируются в три множества - множество участников, множество действий участников и множество состояний документов. Динамическая модель документооборота получается при взаимодействии элементов этих трех множеств друг с другом.

Первое множество, используемое в модели композитного документооборота - это множество участников документооборота. Участники документооборота - это сотрудники организации, производящие создание, движение, модификацию и терминирование документов. При проектировании системы Участники описываются с точки зрения выполняемых функциональных ролей, то есть по совокупности участия в производственных сценариях.

Второе множество, используемое в рассматриваемой модели композитного документооборота - это множество действий участников. Множество действий участников представляет собой конечный список возбуждающих воздействий. Данные воздействия производятся участниками документооборота и являются сигналом системе для инициирования активных событий документооборота. Возникновение этих воздействий приводит к изменению состояния одного или нескольких документов.

Третье множества из тройки модели композитного документооборота - это множество состояний документов системы документооборота. Множество состояний документов представляет собой список возможных состояний документов. Состояния, входящие в описываемое множество, являются теми состояниями, которые могут принимать документы во время жизненного цикла документооборота.

Таким образом, для построения критериев эффективности проектирования, разработки, внедрения и использования систем документооборота в качестве исходных данных используется тройка множеств {У}, {Д}, {Ф}. Связи между элементами рассматриваемых множеств {У}, {Д}, {Ф} используются для реализации динамики модели композитного документооборота.

В качественном критерии эффективности для получения корреляций выделенных параметров используются минимаксный и максиминый критерии. Эти критерии выбраны в связи с тем, что в современной науке минимаксный и максиминый критерии считаются одними из самых адекватных для получения решений, близких к оптимальным. Обобщенный минимаксный критерий в работе Теслера Г.С. , представлен в следующем виде:

Э=min max F (x,y) : .

Для удобства представления, нотация использована в следующем виде Э = min x max y. Этот вид нотации читается "минимальное значение x при максимальном значении y".

В силу природы функций, использованных в критериях, выделяются те решения, которые соответствуют самым крайним оценкам. Такие решения являются либо максимально полезными, либо худшими из всех возможных решений. Эти наилучшие и наихудшие решения будем называть полюсными эффективными решениями и полюсными неэффективными решениями.

Рассмотрим первый блок критериев - критерии, эффективные при оценке действий участников документооборота. Поскольку в рамках рассматриваемой модели действия декомпозированы в дискретные элементы множества {Д} (табл.1.1), то элементы этого множества используются в качестве параметра эффективности. Таким образом, общим свойством всех критериев этого блока является то, что первым параметром минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {Д}.

Таблица 1.1 Критерии эффективности по множеству {Д}

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
min Д max Ф	минимум Действий при максимуме Документов	При минимуме произведенных действий будет генерироваться максимум документов. То есть при минимуме затрачиваемых ресурсов будет производиться максимум полезного результата.	полюсная эффективная
max Д min У	максимум Действий при минимуме Участников	Максимальное количество действий производится минимумом участников документооборота. Обеспечивается максимальное количество полезных действий минимумом задействованных ресурсов.	полюсная эффективная
min Д max У	минимум Действий при максимуме Участников	Производится минимум действий при привлечении максимума участников. Минимум полезных действий достигается при привлечении максимума производственного персонала.	полюсная неэффективная
max Д min Ф	максимум Действий при минимуме Документов	Максимум действий производит минимум состояний документов. Потребляется максимум произведенных действий, принося минимум полезного результата.	полюсная неэффективная

Второй рассматриваемый блок критериев - критерии, эффективные по участникам документооборота. В использованной модели композитного документооборота участники документооборота представлены в виде дискретных ролевых описаний, сгруппированных в множество {У} (табл.1.2). Для получения таких критериев надо выделить те, у которых в первой позиции минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {У}. При применении этого критерия будут выделены в качестве эффективных те решения, которые являются эффективным с точки зрения задействованных в них участников. Этот блок критериев целесообразно применять в тех случаях, когда при оценке документооборота значимым параметром выдвигается количественные показатели задействованного персонала. С учетом того факта, что человеческий ресурс имеет устойчивую тенденцию к подорожанию, этот блок является одним из доминантных.

Таблица 1.2 Критерии эффективности по множеству {У}

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
min У max Д	минимум Участников при максимуме Действий	При минимальном количестве задействованных участников обеспечивается максимум действий. При минимуме привлеченных производственных ресурсов получается максимум полезных действий.	полюсная эффективная
min У max Ф	минимум Участников при максимуме Документов	При минимуме участников реализуется максимальное количество изменений состояний документов. При максимально количестве задействованных производственных ресурсов, обеспечивается максимальное количество полезного результата.	полюсная эффективная
max У min Д	максимум Участников при минимуме Действий	При максимуме задействованных участников обеспечивается минимальное количество произведенных действий. То есть при максимуме задействованных производственных ресурсов получается минимум полезного результата.	полюсная неэффективная
max У min Ф	максимум Участников при минимуме Документов	Максимумом привлеченных участников продуцируется минимум изменений состояний документов. При максимуме задействованных ресурсов производится минимум полезных результатов.	полюсная неэффективная

Третий и последний рассматриваемый блок критериев - критерии, которые эффективны по состояниям документов, используемых в документообороте. В рассматриваемой модели все документы представляются в виде декомпозированных дискретных состояний документов, которые объединены в множество {Ф} (табл.3).

Применение данного блока критериев означает выделение в качестве эффективных решений, ориентированных на количественную оценку состояний документов. Множество состояний представляет собой множество всех возможных документов и их промежуточных состояний, используемых в документообороте. Таким образом, применение настоящего блока целесообразно в тех случаях, когда в качестве определяющих требований выступают количественные оценки длительности процессов.

Таблица 3 Критерии эффективности по множеству {Ф}

Критерий	Значение	Семантика	Оценка
max Ф min У	максимум Документов при минимуме Участников	Будет генерироваться максимальное количество документов при минимальном количестве участников. Максимум полезного результата получается при минимуме затрачиваемых ресурсов.	полюсная эффективная
max Ф min Д	максимум Документов при минимуме Действий	Максимальное количество документов генерируется при минимальном количестве произведенных действий. Максимум полезной производительности обеспечивается при минимуме произведенной работы.	полюсная эффективная
min Ф max У	минимум Документов при максимуме Участников	Минимум документов производится при привлечении максимума участников. Минимум полезного результата будет получен при максимуме производственных мощностей.	полюсная неэффективная
min Ф max Д	минимум Документов при максимуме Действий	Минимум изменений состояний документов достигается при произведении максимума действий. Минимум полезного результата достигается при максимуме производственных действий.	полюсная неэффективная

На основании проведенного анализа из рассмотренных критериев можно выделить те критерии, использование которых дает позитивные оценки. Как уже говорилось, предложенные критерии дают полюсные эффективные и полюсные неэффективные оценки.

Очевидно, что следует выделить полюсные эффективные критерии для получения критериев эффективности, к которым должна стремиться система документооборота. Выявление таких решений позволит формировать практики лучших решений по проектированию, разработке и внедрению систем документооборота. История таких практик будет полезна для изучения тем, кто приступает к проектированию, разработки и внедрению системы документооборота.

В то же время, полюсные неэффективные решения являются полезными для выявления решений, внедрение которых является максимально неэффективным. Это значит, что если какое-то решений документооборота будет соответствовать такому критерию, то следует прекратить проектирование разработку или внедрение. Такая рекомендация следует из того факта, что каково бы ни было другое решение, оно будет эффективнее выявленного решения.

Рассмотрим возможность получения комплексного критерия эффективности. Такого критерия, который бы включал в себя все рассмотренные выше критерии. Использование обобщенного критерия позволит проводить быстрый анализ о состоянии системы документооборота и получать рекомендации о направлении модификации существующей системы или проекта системы документооборота.

Для наглядности представления получаемого критерия, отобразим рассмотренные критерии эффективности документооборота виде трехмерного пространства (рис.1.1). Это представляется тем более удобным в виду того, что в качестве параметров эффективности используются данные из трех множеств. Таким образом, отложим условно элементы множества {Д} на абсциссе, множества {Ф} - на ординате, множества {У} - на аппликате. Очевидно, что такое соответствие является условным и, с точки зрения, адекватности критериев эффективности критериев оборота именно такое установленное соответствие не является значимым.

В начале координат установим минимальные значением рассматриваемых множеств, а именно min {У} min {Д} и min {Ф}. Максимальные значения отложим на осях координат, соответствующих множествам. А именно, max {У} отложим на аппликате, max {Д} отложим на абсциссе и max {Ф} отложим на ординате.

Рис 1.1 Графическая парадигма критериев эффективности документооборота

На Рис 1.1 представлено графическое представление критериев эффективности рассматриваемой модели композитного документооборота. Тетраэдр, выделенный на рисунке более жирными линиями, означает область решений, которые считаются эффективным решениями в соответствии с введенными критериями эффективности.

Исходя из представленной графической парадигмы, каждое решение документооборота может быть оценено по элементам множеств {У}, {Д} и {Ф}. Отложив на осях координат фактическое значение элементов этих множеств, рассматриваемое решение может быть условно отнесено в некоторую часть параллелепипеда, представляющего весь спектр возможных решений от минимума до максимума. В зависимости от того, в какую область попадет это решение, можно сделать вывод о его эффективности и какие действия следует предпринять для повышения эффективности.

Как основу для получения количественной оценки эффективности будем использовать базовое определение эффективности:Eff= Ап / Ао. Это определение читается: "эффективность равняется отношению полезной работе к общей работе".

Для приведения определения эффективности к понятиям рассматриваемой предметной области, надо обозначить общую и полезную работу в терминах документооборота. Рассмотрим основные элементы, обрабатываемые системами композитного документооборота - документы. На сегодняшний день можно говорить, что практически все документы имеют электронную и бумажную составляющую. Эти составляющие могут быть семантически эквивалентными, но отличатся по форме. Выделим электронных составляющие всех документов в множество Фз. В то же время множество всех бумажных составляющих документов обозначим Ф?.

Теперь рассмотрим состояние документооборота в организации до начала активного внедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационные потоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации, где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной "бумажной" организации компьютеры используются в какой-то части производственных процессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются. Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуют изолированно друг от друга.

Теперь рассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронного документооборота. Началось пересечение традиционных бумажных процессов и электронных технологий. Интересным является тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологии достаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологии не только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а и эволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинство бумажных и электронных процессов все еще существуют отдельно. При этом возникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так и электронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то есть составными процессами. Двойственность их природы и составляет основу современного понимания понятия "электронный документооборот".

Последний этап - это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работы организации. На данном этапе значительная часть процессов уже являются композитными процессами, большинство сотрудников организации вовлечены в работу системы электронного документооборота. В то же время осталась часть процессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одна часть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохо автоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективного сопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации.

Количественный критерий эффективности документооборота выражается отношением композитной части к совокупности электронной и бумажной составляющих. Формула количественной оценки эффектности документооборота будет иметь вид:

(1.1)

Практическое толкование этой оценки трактуется так: чем большему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность и чем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажное отображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот[7].

В рамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок - качественную оценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований, предъявляемых к необходимой точности и субъективности.

1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота

документооборот управление стандартизация электронный

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в РФ устанавливает закон, а также государственные стандарты.

Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:

· форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

· системы документации;

· тексты документов;

· виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт РФ.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.



Рисунок 2. Соотношение понятий «Унифицированная форма документа», «Типовая унифицированная форма документа», «Специализированная унифицированная форма документа», «Унифицированный документ»

6.38-2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

6.38-2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

· 01 - Государственный герб РФ;

· 02 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 03 - код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

· 04 - код формы документа по ОКРФ 010-95;

· 05 - наименование вышестоящей организации;

· 06 - наименование организации;

· 07 - наименование структурного подразделения;

· 08 - почтовый адрес отправителя;

· 09 - коммуникационные и коммерческие данные;

· 10 - название вида документа;

· 11 - дата;

· 12 - регистрационный индекс документа;

· 13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

· 14 - место составления или издания документа;

· 15 - гриф ограничения доступа к документу;

· 16 - адресат;

· 17 - гриф утверждения документа;

· 18 - резолюция;

· 19 - заголовок к тексту;

· 20 - отметка о контроле;

· 21 - текст документа;

· 22 - отметка о наличии приложения;

· 23 -подпись;

· 24 - гриф приложения;

· 25 - гриф согласования документа;

· 26 - визы;

· 27 - печать;

· 28 - отметка об исполнителе;

· 29 - отметка о заверении копии;

· 30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· 31 - отметка о поступлении документа в организацию;

· 32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

	Расстояние от левого поля в сантиметрах (кол-во знаков при плотности печати 10 зн./дюйм)
Левое Поле	0 (0)	1,27 (5)	4 (16)	6 (24)	8 (32)	10 (40)	12 (48)	14 (56)	Правое поле
Верхнее поле
Заголовочная часть документа 20- отметка о контроле	1-Государственный герб	15- гриф ограничения доступа	3-код организации
	2- эмблема	17- гриф утверждения	4-код документа
	5 - вышестоящая организация	16- адресат
	6 - организация
	7 - подразделение
	8 - почтовый адрес
	9- коммуникационные Данные	18 - резолюция
	10- вид документа
	11- дата	12-индекс
	13- ссылка на индекс и дату
	14- место издания документа
	19- заголовок к тексту документа
Содержательная часть документа	21- текст 22- отметка о наличии приложений
Оформляющая часть документа	23- должность лица, подписавшего документ	Подпись	Расшифровка подписи
	24 - гриф приложения	27- печать
	30- отметка об исполнении	32 - отметка о переносе данных	31- отметка о поступлении
Нижнее поле
	25 - гриф согласования
	28 - исполнитель
	29 - заверение копии

Рисунок 3 Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. Вконкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно условно разделить на три части:

1. заголовочная часть документа - содержит реквизиты 1-20;

2. содержательная часть документа - содержит реквизиты 21, 22;

3. оформляющая часть документа - содержит реквизиты 23 - 32.

Текст документа выполняется шрифтом Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 - один межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке - двумя-тремя интервалами.

Количество и значение стандартных положений табулятора приведено на рис. 1.3.

Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Международная стандартизация управленческой документации

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО - международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). ИСО образована в 1947 году. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 году. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 130 государств. Интересы РБ в ИСО представляет Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации РФ.

Представители Госстандарта принимают активное участие в работе 49 технических комитетов Международной организации по стандартизации. Рабо-та по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (ТК), в структуре которых образуются подкомитеты и рабочие группы. Каждый из членов ИСО, заинтересованный в развитии определенного направления, имеет право быть представленным в этом комитете. Правительственные и не-правительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в его работе.

Проекты международных стандартов, принятые техническими комитетами, направляются органам - членам ИСО - для обсуждения и принятия решения путем голосования. Издание стандарта требует одобрения 75% проголосовавших органов. Разработку международных стандартов, регламентирующих различные аспекты работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

ТК-1 Информационная технология;

ТК-6 Бумага, картон и целлюлоза;

ТК-37 Терминология (принципы и координация);

ТК-46 Информация и документы;

ТК-68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;

ТК-154 Процессы, элементы данных и документы в торговле;

ТК-171 Воспроизведение документов;

ТК-176 Управление качеством;

ТК-207 Управление экологией.

Так, ТК-154 призван заниматься вопросами стандартизации информационных элементов, формы и содержания документов, а также представления данных, используемых при обмене информацией в управлении, торговле и промышленности. Результатом деятельности комитета является, например, стандарт ИСО 8439:1990 «Разработка бланков документации. Основные положения», устанавливающий формат, поля и зоны реквизитов для бланков документов, используемых в управлении, торговле и промышленности.

ТК-46 имеет в своей структуре подкомитет № 11 «Управление архивами/документами», созданный в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела. Работу секретариата этого подкомитета обеспечивает австралийский национальный орган стандартизации. В работе подкомитета № 11 принимают участие четырнадцать национальных органов стандартизации (комитетов-членов ИСО) - Франции, США, Великобритании, Чешской Республики, Германии, Дании, Украины, Португалии, Японии, Нидерланд, Ир-ландии, Австралии, Канады, Швеции. Кроме того, пять комитетов являются «наблюдателями» (Госстандарт России, Куба, Польша, Финляндия, Таиланд).

В 2001 году подкомитетом № 11 разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документацией». Он базируется на выпущенных в 1996 году шести австралийских стандартах серии AS 4390 Records management («Управление документацией»).

Создание подобного стандарта является одним из ключевых решений в условиях современных тенденций глобализации мировых экономических отношений. Изменения политической и экономической ситуации в Европе с начала 2002 года (создание Евросоюза) фактически привели к созданию единого экономического пространства, объединившего несколько развитых государств, к созданию единого рынка. Нынешнее положение дел фактически заставляет государства в составе Евросоюза отказываться от некоторых особенностей хозяйствования, в том числе и от национальных систем управления документацией. Деятельность современных компаний давно вышла за пределы национальных границ, транснациональные корпорации имеют представительства во многих странах, в том числе и не входящих в Евросоюз, где им приходится «играть» по правилам национальной экономики. Именно новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации проблему выработки единого (межгосударственного) стандарта по управлению документацией. Результатом работы явилось издание 15 сентября 2001 года стандарта ИСО 15489.

ХАРАКТЕРИСТИКИ СТАНДАРТА ИСО 15489

«Информация и документация. Управление документацией»

Во-первых, в условиях развития мировой торговли организации, применяющие этот стандарт, могут быть уверены в том, что их принципы и технологии работы с документами приняты во всем мире.

Во-вторых, для организации, работающей в нескольких странах, имеющих особые национальные системы делопроизводства, новый стандарт поможет создать единую функциональную систему управления документацией.

Стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых государственными и негосударственными организациями в процессе их деятельности, а также частными лицами, обязанными создавать и использовать документы.

Несмотря на то, что основной сферой применения стандарта является работа с документами в различных отраслях экономики, он может применяться и для таких специфических целей, как работа с научно-технической документацией. При этом стандарт не затрагивает управление архивными документами в архивных учреждениях, несмотря на то, что в некоторых странах понятие «управление документацией» включает и управление архивами.

Управление документацией в международном стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.

Терминология стандарта ИСО 15489 основана на терминах, регламентированных стандартом ИСО 5127 «Документация и информация. Словарь терминов», используемых при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными системами. В стандарте ИСО 15489 термин «документация» определяется как информация, создаваемая, получаемая и сохраняемая в качестве свидетельства, обеспечивающая юридические взаимоотношения или деловую сделку. Термин «управление документацией» понимается как одна из функций управления, обеспечивающая эффективный и систематический контроль создания, получения, хранения, использования и размещения документов, в том числе процессов сбора и хранения в документной форме свидетельств и информации о деловой деятельности и сделках.

Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 «Руководящие указания» содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в данном случае, понимаются такие делопроизводственные операции, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и другие.

стандарт MoReq Европейского Союза

Собственный стандарт в области управления документами Европейский Союз принял в 2001 г. вынужденно, после вызова США успехами в области электронного документооборота (ЭДО), активно поддерживаемых правительством США (в первую очередь, министерством обороны). Разработка стандарта финансируется правительством Евросоюза.

Требования стандарта MoReq к системам ЭДО существенно шире, чем у стандарта DoD 5015.2. В MoReq однозначно проводится различие между основными типами систем управления документами: информационными системами (EDMS, electronic document management system) и системами ЭДО (ERMS, electronic record management system).

Храмцовская Н.А., член Гильдии Управляющих Документацией, считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем ЭДО заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность ЭД. После регистрации информационного материала в качестве документа, тот не может быть изменен или уничтожен (только если он не имеет статуса документа временного срока хранения). В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем (EDMS) с системами ЭДО (СЭД).

Стандарт MoReq содержит основные требования к:

- самой СЭД;

- классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);

- средствам обеспечения безопасности документов;

- хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;

- вводу документов в систему;

- идентификаторам объектов;

- поиску, извлечению и выводу документов;

- метаданным и эталонной модели.

В требованиях MoReq также рассмотрены:

- автоматическая защита аутентичности документа;

- экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;

- организация долговременного хранения ЭД;

- важнейшие документы и восстановление деятельности после катастроф.

Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб ИТ и ДОУ. Все пользователи системы делятся на администраторов и пользователей. Функции делопроизводства переданы администратору, а роли непривилегированного пользователя не придано никакого значения. Это идет несколько вразрез с наблюдающимся в мире усилением роли работников ДОУ в качестве системных технологов при администрировании СЭД (для сравнения - стандарт минобороны США DoD 5015.2 делит пользователей системы на администратора, управляющего документами, привилегированного пользователя, непривилегированного пользователя).

Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетные направления при разработке MoReq2:

- разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;

- переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489;

- управление тематическими делами, организация Workflow;

- эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;

- интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).

Каждая страна-член ЕС самостоятельно решит, что войдет в ее нулевую главу - национальное введение в MoReq. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.), гармонизированный перевод терминов и др.

Для облегчения использования требований стандарта в различных национальных условиях они разбиваются на новые опциональные модули:

- расширенные средства поиска;

- организация хранения документов;

- распределенные СЭД и режимы работы с ними;

- работа с тематическими делами и др.

Для обеспечения проверяемости требований будет разработан пакет документации для сертификации программных средств на соответствие требованиям стандарта.

электронные архивы

Основными стандартами ISO по работе с электронными архивами являются ISO 14721:2003 «Space data and information transfer systems - Open archival information system - Reference model» (модель OAIS) и ISO 15836:2003 «Information and documentation - The Dublin Core metadata element set» (Дублинское ядро набора элементов метаданных)

базовые международные ТНПА по управлению безопасностью информации в организациях

стандарт ISO/IEC 17799:2005

Стандарт ISO/IEC 17799:2005 «Информационные технологии и безопасность. Правила управления информационной безопасностью» разработан на базе британского стандарта BS 17799. В РФ он действует как ИСО/МЭК 17799:2005 «Технологии информационные. Методы обеспечения защиты. Кодекс установившейся практики по управлению безопасностью информации». Стандарт устанавливает общие правила организации, реализации или сопровождения информационной безопасности в организациях (схемы классифицирования данных, методы доступа, стратегии планирования развития и оценок рисков безопасности, градации ответственностей работников и др.).