Организацией делопроизводства и документооборота занимается организационный отдел и делопроизводство. В ходе проведенного анализа было установлено, что в организации делопроизводства, необходимо совершенствовать области приема и отправки документации с помощью автоматизированных систем, а также методологию обеспечения делопроизводства и архива Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, а также в области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок.

Что касается вопроса безбумажного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, то в настоящее время в учреждении используются различные информационные системы, среди которых нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

3. Разработка мероприятий по совершенствованию электронного документооборота

3.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о

На основании проведенного во второй главе анализа по организации документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о было установлено, что в учреждении недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения. В связи с этим автором предложено внедрить наиболее развитую функциональную систему «ДЕЛО», которая в отличие от других аналогичных программ, обладает рядом преимуществ и на основе анализа рынка описанной в первой главе занимает лидирующую позицию. Основные преимущества:

1. Преимущества для должностных лиц (исполнителей)

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает исполнителя полнофункциональным рабочим местом, в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, может найти все требуемые документы, не покидая рабочего места.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобное, быстро настраиваемое «Виртуальное рабочее место», с определенными правами доступа к документам, функциями оповещения о поступлении новых документов, а также о нарушении сроков исполнения документов. Позволяет легко и быстро сформировать и распечатать отчет о исполнении поручения руководства.

Электронная форма проекта документа позволяет значительно сократить сроки согласования документов. Упрощается совместная работа над проектом документа, а также имеются удобные инструменты редактирования и отслеживания изменений в документе.

Наличие расширенного поиска позволяет значительно упростить исполнителю работу с документами.

СЭД дает возможность исполнителю эффективно контролировать движение документов и осуществлять организацию хранения документов в структурных подразделениях. С помощью удаленного доступа к СЭД исполнитель может в любое время и в любом месте получить обновленную актуальную информацию о документе.

2. Преимущества для служб документационного обеспечения.

Делопроизводители получают автоматизацию знакомых задач, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения. СЭД «ДЕЛО» предотвращает такие неприятные ситуации.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормативным требованиям в области делопроизводства. Она предоставляет расширенным возможности при регистрации документов. При использовании СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями организации, а так же уменьшается трудоемкость ввода в систему большого числа многостраничных документов.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобный способ работы с проектами документов и исполнениями поручений. Автоматические функции приема, отправки и оформления рассылки документов значительно сокращают количество выполняемых вручную рутинных операций.

Работникам ДОУ СЭД дает возможность легко отслеживать перемещение документа внутри организации, контролировать исполнение поручений и резолюции руководства, а также движение документов.

«ДЕЛО» позволяет эффективно вести номенклатуру дел организации и осуществлять расширенный поиск, что значительно уменьшает трудозатраты.

Основные функции данной программы:

3. Канцелярия - регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

4. Подготовка исходящей корреспонденции - сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту). Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru

5. Поручения - создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.

6. Контроль исполнения поручений - просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений;

7. Согласование - гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

8. Бизнес-процессы - документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию - от регистрации до подписания документа.

9. Мобильный кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

10. Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

11. Оповещения и уведомления - рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.

12. Сканирование, в том числе поточное - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

13. Создание отчетов - подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.

14. Веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.

15. Электронная подпись (ЭП) - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

16. Юридически значимый документооборот предприятия - решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.

17. Протоколы - просмотр всех действий, совершенных в системе.

18. Интеграция - описанная структура системы; наличие API.

Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

Готовность к работе в Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. - 2012. - № 6. - С.43-44 Данное преимущество достаточно важно для Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о.

Так как в соответствии с Федеральным законом 210-ФЗ от 27 июля 2014 года гражданин может обратиться за государственной услугой через портал государственных услуг (ЕПГУ) или через многофункциональный центр (МФЦ). При этом он должен представить документы, которые определены законодательно. Все остальные сведения ответственный орган власти собирает самостоятельно. Инструментом для сбора необходимой информации, а также для приёма обращений и для информирования заявителя являются подсистемы оказания государственных услуг в совокупности с системами электронного документооборота (СЭД).

Внедрение подсистем оказания государственных услуг вместе с использованием систем электронного документооборота позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Таким образом, использование системы «ДЕЛО» позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом «ДЕЛО» интегрирует с популярными офисными программами, что делает переход на безбумажный документооборот более удобным и безболезненным.

3.2 Оценка эффективности реализации проекта

Оценка экономической эффективности проекта является ключевой при принятии решений о целесообразности инвестирования в него средств. По крайней мере, такое предположение кажется правильным с точки зрения, как здравого смысла, так и с точки зрения общих принципов экономики. Несмотря на это, оценка эффективности вложений в информационные технологии зачастую происходит либо на уровне интуиции, либо вообще не производится.

В данном параграфе автором данного проекта произведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы управления для перехода на безбумажный документооборот «ДЕЛО».

В начале определим ожидаемый срок е длительности работ на этапе проектирования сведены в табл. 5.

Таблица 5. Ожидаемая длительность работ на этапе проектирования программы

Наименование работ	Длительность работ (дней)
	Минимум (Топт)	Максимум (Тпес)	Ожидаемая
1. Разработка технического задания	9	10	9,5
2. Анализ технического задания и сбор данных	6,5	8	7
3. Набор программы на ПЭВМ *	9	10	9,5
4. Отладка программы на ПЭВМ *	2,5	4	3
5. Проведение экспериментов *	0,5	1	1

Примечание: звездочкой помечены работы, производимые с помощью ЭВМ. В результате расчета на разработку программы было затрачено 30 дней, из них с использованием ЭВМ - 13,5 дней. Учитывая, что число часов работы в день равно 8, на разработку программы было затрачено 240 часов, из них 108 часов - время работы на ЭВМ. Далее приведем данные для расчета себестоимости АИС сведем в таблицу 6.

Таблица 6. Данные для расчета себестоимости АИС

Показатель	Ед.изм.	Значения
Трудоемкость создания программы	час	240
Трудоемкость работ на ПЭВМ	час	108
Месячная заработная плата техника-программиста	руб	15000
Потребляемая энергия	квт/ч	0,4
Годовая норма амортизации	%	20
Стоимость оборудования	руб	25000
Годовой фонд рабочего времени оборудования за вычетом простоев в ремонте	час	1860

Данные об обслуживающем персонале приведены в таблице 7.

Таблица 7. Обслуживающий персонал

Категории работающих (обслуживающий персонал)	Количество работающих, чел.	Заработная плата одного специалиста в месяц, руб.	Годовая зарплата, руб.
Инженер по обслуживанию ПЭВМ	1	8000	96000
Итого: основная заработная плата обслуживающего персонала за год (Зпгод)			96000

Стоимость 1 часа работы программиста, рассчитанная по формуле, составляет:

Основная заработная плата программиста за время разработки программы рассчитывается по формуле:

Дополнительная заработная плата составляет 12% от Зо:

Отчисления на социальное страхование составляют 26% от суммы ЗоиЗдоп:

Таким образом, заработная плата разработчика с учетом дополнительной заработной платы и отчислений на социальное страхование составляет:

Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле

и составляет: (1)

Норма амортизации рассчитывается по формуле:

Сумма амортизации, рассчитанная по формуле, составляет:

Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле и составляет:

Основная заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы рассчитывается по формуле и составляет:

Дополнительная заработная плата составляет:

Отчисления на социальное страхование составляют:



Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала за время создания программы, рассчитывается по формуле и составляет:

Расходы на эксплуатацию оборудования вычисляются по формуле

(2)

и составляют:

Накладные расходы составляют 50% от Зо:

По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет:

Расчет суммарной экономии затрат

Суммарная экономия для разработанной системы может быть рассчитана по формуле

, (3)

где ЭС - суммарная экономия, руб.; ЭЗП - экономия заработной платы, руб.; ЭМР - экономия материалов, руб. В таблице 5. приведены для сравнения продолжительности работ, решаемых вручную и на ЭВМ.

Таблица 8 Нормы времени выполнения работ

Показатель	Условное обозначение	Единица измерения	Базовый вариант	Новый вариант
Годовая трудоемкость операции по вводу и корректировке данных	tвв	человеко-час	160	32
Годовая трудоемкость операции по поиску и обработке данных	t поиск	человеко-час	400	120
Годовая трудоемкость операции по оформлению и выводу данных	t оф	человеко-час	180	24
Итого			740	176

Экономия на заработной плате рассчитывается по формуле (4).

, (4)

где T - экономия времени, час.; С1ч/и - стоимость 1 часа работы исполнителя, руб. рассчитывается по формуле (5)

(5)

Где ЗПи - заработная плата исполнителя, руб. б - коэффициент, учитывающий социальные выплаты (1,26) Экономия трудоемкости работ рассчитывается по формуле (6).

, (6)

Где Tб - годовая трудоемкость решения задачи базовый вариант, час.; Tн - годовая трудоемкость решения задачи новый вариант, час.;

Экономия на заработной плате (при месячной зарплате начальника отдела кадров 16000 руб.) составит:

Экономия расходуемых материалов представляет экономию бумаги на печатные документы. При стоимости одного листа 0,15 руб, экономия на бумагу для 300 распечатанных документов за год составит (при затратах - десять листов бумаги на один документ) 450 руб. Суммарная экономия для разработанной системы составит:

Результаты проведенных расчетов сведены в таблицу 6.

Таблица 9. Сводная таблица рассчитанных показателей в данном пункте

Наименование показателя	Ед. измерения	Значения
Машинное время, используемое для решения потребителем задач с помощью разработанной программы	час.	176
Экономия рабочего времени	час.	564
Суммарная экономия	руб	65053,63

Расчет капитальных вложений и эксплуатационных расходов

Капитальные вложения систему можно рассчитать по формуле (7).

, (7)

где К - капитальные вложения в систему, руб.; КК - капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена данная программа, руб.; Фд - полезный годовой фонд времени работы этой ЭВМ, за вычетом простоев в ремонте, час/год; ТМВ - машинное время, используемое потребителем для тех задач, которые он решает с помощью системы, машино-час/год (таблица 3.5.); значение ТМВ составляет 176 часов. С - себестоимость разработанной системы составляет 47252,16 руб. Капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена разработанная система, составят 25000 руб. Полезный годовой фонд рабочего времени этой ЭВМ составляет за вычетом простоев в ремонте 1860 ч/год. Капитальные вложения потребителя составят:

Расчет эксплуатационных расходов, связанных с функционированием программы производиться по формуле(5). В таблице 7 приведены данные для расчета эксплуатационных расходов.

Таблица 10. Данные для расчета расходов, связанных с эксплуатацией программы

Наименование	Единицы измерения	Значение
Стоимость одного часа работ на ПЭВМ, С1ч/и	руб.	114,55
Коэффициент, учитывающий дополнительную зарплату, WД		1,1
Коэффициент начислений на заработную плату, WН		1,26
Мощность, потребляемая ЭВМ, Мпр	кВт/ч	0,4
Стоимость электрической энергиии, С1кВт/ч	руб./кв.ч	2,28
Среднее число часов работы системы в году с учетом простоев в ремонте, Фд	час	1860
Трудоемкость работ на ЭВМ, ТМВ	час	176

Заработная плата обслуживающего персонала за время эксплуатации программы, рассчитывается по формуле (8)

, (8)

Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала составляет:

Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле и составляет:

Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле и составляет:

Сумма амортизации в вычислительной техники, рассчитанная по формуле (7), составляет:

Амортизационные отчисления с программы рассчитываются по формуле (20)

, (9)

где АП - амортизационные отчисления с программы, руб.;

TC - срок службы данной программы, TC = 5 лет.

Эксплуатационные расходы составляют

Производиться автоматизирование рабочего места, поэтому дополнительных расходов на содержание зданий и помещений не требуется. Общие расходы с учетом прочих расходов (2% от суммы всех эксплуатационных расходов) составят:

Расчет показателей экономической эффективности и ожидаемого годового экономического эффекта от внедрения разработки

Рассчитаем экономическую эффективность использования программы. Расчет осуществляется по формуле.

, (10)

где ЭФ - фактическая экономия, руб.

Экономия фактическая составит:6505,33

Критерием эффективности создания и внедрения прикладных программных продуктов является ожидаемый годовой экономический эффект, получаемый потребителем программы. Годовой экономический эффекта рассчитывается по формуле (11).

ЭГ=ЭФ-ЕНК (11)

где ЭГ-годовая экономия, руб.

ЕН 0,25 - нормативный коэффициент экономической эффективности

Таким образом ожидаемый годовой экономический эффект равен:

ЭГ=26193,77-0,25*49617,75= 38598,21 руб.

Срок окупаемости капитальных затрат на разработку и внедрение АИС определяется по формуле (12).

, (12)

где Tок- срок окупаемости изделия, год.

Срок окупаемости составляет:

Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат на разработку и внедрение АИС рассчитывается по формуле (13):

(13)

Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными (Ер = 0,77 Ен = 0,25) и окупятся в течение 2,02 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Сводные технико-экономические показатели внедрения автоматизированной информационной системы приведены в таблице 11.

Таблица 11 Сводные технико-экономические показатели разработки

Показатель	Ед. измерения	Итого:
1. Технические показатели
Среднее время работы системы	час.	176
2. Экономические показатели
Себестоимость системы	руб.	47252,16
Капитальные вложения	руб.	49617,75
Годовые эксплуатационные расходы	руб./год	38859,86
Ожидаемый годовой экономический эффект	руб./год	38598,21
Коэффициент экономической эффективности	-	0,77
Срок окупаемости	год	1,3

Себестоимость разработки программы представляет собой сумму затрат на разработку и расходов на содержание и эксплуатацию оборудования, используемого при внедрении программного продукта. По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет 47252,16 Экономия трудоемкости работ - 564 дней; Экономия на заработной плате - 64603,63 рублей; Экономия расходуемых материалов - 450 рублей; Суммарная экономия для разработанной системы составит 65053,63 рублей; Капитальные вложения потребителя составят 49617,75 рублей. Эксплуатационные расходы составляют 38859,86 руб./год. Коэффициент экономической эффективности 0,77. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей.

Вывод к главе 3

В качестве основной автоматизированной системы для перехода на безбумажный электронный документооборот была выбрана программа «ДЕЛО», которая на рынке занимает лидирующие позиции, а также работает на рынке государственных муниципальных услуг. Данный вариант предлагается рассматривать как наиболее весомый в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в учреждении параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ДЕЛО», Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о сможет: увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. Также увеличится экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Заключение

Проведенные автором исследования по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию системы организации делопроизводства в государственной организации позволяют сделать ряд выводов:

В ходе изучения теоретических аспектов по организации делопроизводства, было установлено, что документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному пользователю в течение следующего дня после его получения организацией.

Документооборот государственного учреждения включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.

В настоящее время в России на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса.

Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих условий: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго регламентировано.

Во второй главе данного проекта была проанализирована Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО расположенного в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о осуществляет деятельность, связанную с распоряжением недвижимым имуществом, в том числе земельными участками, учетом федерального имущества, защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации, регистрацией права собственности Российской Федерации, экспертизой отчетов об оценке для аренды, продажи или списания имущества. Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в г. Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о также является организатором продаж приватизируемого федерального имущества, и реализации арестованного, конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в доход государства.

В соответствии со штатным расписанием Дирекция единого заказчика МО должно быть укомплектовано 100 сотрудниками. Приказом Министерства социального развития от 22.03.2015 г. № ПП-09/7502 установлена предельная численность Дирекция единого заказчика МО 93 человека.

Также в данной главе были рассмотрены основные показатели деятельности ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о по выполняемым учреждением функциям, например, в рамках обеспечения контроля за использованием и сохранностью государственного имущества территориальным управлением Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в 2015г. было запланировано 61 проверка, фактически осуществлено 150 проверок. При проведении контрольных мероприятий выявлены 521 нарушение использования имущества.

Организацией делопроизводства и документооборота занимается организационный отдел и делопроизводство. В ходе проведенного анализа было установлено, что в организации делопроизводства, необходимо совершенствовать области приема и отправки документации с помощью автоматизированных систем, а также методологию обеспечения делопроизводства и архива Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, а также в области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок.

Что касается вопроса безбумажного документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, то в настоящее время в учреждении используются различные информационные системы, среди которых нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

На основании проведенного анализа автором было предложено усовершенствовать организацию документооборота с помощью внедрения современной автоматизированной системы «ДЕЛО». Данная программа в настоящее время занимает лидирующие позиции на рынке современных автоматизированных систем по документационному обеспечению управления.

Данный вариант предлагается рассматривать как наиболее весомый в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в учреждении параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей.

Внедрение предложенных мероприятий позволит добиться желаемого результата в краткосрочный период и в долгосрочной перспективе, при условии дальнейшего развития и анализа эффективности внедрения проводимых мероприятий.

Библиографический список

1. Конституция Российской Федерации (1993): Основной закон. - М.:Проспект,2015-32с.

2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»

4. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

5. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.05.2008)

6. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060

7. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»

8. ГОСТ Р. 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

9. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003

10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.

12. Барышников А.А. Делопроизводство - без проблем // Кадровое дело. 2011. - №6. - С.8.

13. Бушуева, Е.В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е.В. Бушуева // Ректор вуза. - 2012. - № 3. - С. 38-44.

14. Быкова обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304с.

15. Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. - № - 3. - С. 32.

16. Быкова Т.А., Вялова Л.В., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364с.

17. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 288 с.

18. Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. - С. 37.Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное

19. Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В. Проспект. 2012. - 408с.

20. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие - 2-е изд. /Панасенко Ю.А. ИНФРА-М. 2010. -124с.

21. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов (В.В.Галахов, И.К.Корнеев, Г.Н.Ксандопуло и др.) под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. - 3-е изд., перераб., доп. - М.: Проспект, 2011. - 480 с.

22. Князева Т.Н. Системы электронного документооборота: анализ и выбор / Т.Н. Князева, "Гильдия Управляющих Документацией", 2010. - 190с.

23. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. - № 3. - С.10.

24. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. - 592с.

25. Кузнецов Д.Л. // Кадровик. Трудовое право для кадровика, 2010. - № 1. - C. 55-59

26. Кузнецов Д.Л. // Акционерное общество: Вопросы корпоративного управления, 2010. - № 7. - C. 4-9

27. Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». - 2012. - №1. - С. 7.

28. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - 344с.

29. Куняев Н.Н., Дёмушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник / под общ. ред. Н.Н.Куняева, - М.: Логос, 2011. - 452 с.

30. Ларин М.В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011. - 192 с.

31. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. - № 2. - С. 16.

32. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. - 6-е изд., стереотип. - М.: Академия, 2011. - 288с.

33. Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. - 2010. - №1. - С.6.

34. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2010.-209с.

35. Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2010. - 463с.

36. Тихомирова Л.В., Тихомиров М.Ю. Документы в трудовых правоотношениях. М.: Изд-во Тихомирова М.Ю., 2011. - 188с.

37. Управление персоналом в системе государственной гражданской службы: Научно-методическое пособие для работников кадровых служб / Н.И. Архипова, Д.В. Зеленин, И.А. Коссов, Т.В. Кузнецова, М.А. Максимова, О.Л. Седова. - Тверь: Издатель Алексей Ушаков, 2010. - 316с.

38. Хазова О.А. Искусство юридического письма. - М.: Юрайт, 2011. - 181с.

39. Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. - 2012. - № 6. - С.43-44.

40. Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах ? ответах Секретарь-референт. - 2012. - № 7. - С.34-39.

Сетевые источники

41. Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2015 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/

42. Босс-референт [Электронный ресурс] - Режим доступа : http://www.tadviser.ru/index.php/Продукт:БОСС-референт

43. Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)

44. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.delo-press.ru/.

45. Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.termika.ru/.

46. Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.sekretarskoe-delo.ru/.

47. Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. - Режим доступа: (http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)

48. Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами DIRECTUM [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://directum.tanais.ru/

49. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.

50. Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru

51. Термика //[Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/po/delo/

52. Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88

Приложения

Функции отделов ГКУ МО Министерство соцполитики в МО

Наименование отдела	Направления деятельности отдела
Отдел приватизации и управления акциями	Приватизация федеральных государственных предприятий и иного федерального имущества; Приватизация находящихся в федеральной собственности земельных участков; Приватизация долевой собственности Российской Федерации в жилом фонде; Приватизация находящихся в Федеральной собственности пакетов акций Акционерных обществ; Управление находящимися в федеральной собственности акциями Открытых Акционерных Обществ.
Начальник отдела материально-технического обеспечения и государственного заказа	Размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, проведение технологических работ для государственных нужд, в том числе для обеспечения нужд ГКУ МО; Решение вопросов материально-технического обеспечения подразделений ГКУ МО для создания необходимых условий жизнедеятельности; Организация хранения и учета материальных ценностей.
Отдел государственных организаций и движимого имущества	анализ эффективности деятельности федеральных унитарных предприятий, федеральных государственных учреждений, иных организаций, участником которых является Российская Федерация, а также процессов, связанных с управлением и распоряжением государственным движимым имуществом; анализ и подготовка решений о реорганизации федеральных государственных унитарных предприятий в форме слияния, присоединения и ликвидации, а также утверждение при реорганизации и ликвидации федеральных унитарных предприятий передаточного акта, разделительного баланса или ликвидационного баланса организации; закрепление находящегося в федеральной собственности движимого имущества на праве хозяйственного ведения и оперативного управления за федеральными унитарными организациями и правомерное прекращение этого права в установленном порядке; закрепление находящегося в федеральной собственности движимого имущества на праве оперативного управления за федеральными государственными учреждениями, произведение в установленном порядке изъятия лишнего, неиспользуемого или используемого не по назначению имущества, закрепленного на праве оперативного управления, в случаях передачи имущества между федеральными органами государственной власти и их территориальными органами, реорганизации или ликвидации указанных учреждений; осуществление полномочий собственника в отношении движимого имущества федеральных государственных предприятий, федеральных государственных учреждений, зарегистрированных в качестве юридического лица на территории поселка. формирование предложений по определению перечня стратегических федеральных государственных унитарных предприятий; контроль за перечислением в федеральный бюджет доходов от реализации движимого имущества, закрепленного на вещных правах за федеральными государственными унитарными организациями и государственными учреждениями, а также части прибыли федеральных государственных унитарных предприятий; предотвращение банкротства организаций, созданных с участием Российской Федерации, а также реализации прав собственника имущества федерального государственного унитарного организации в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)»; подготовка предложений о реорганизации и ликвидации унитарных предприятий, в пределах своей компетенции.
Отдел организации оценки и контроля за использованием имущества	Контроль: осуществление контроля за управлением, распоряжением, использованием по назначению и сохранностью федерального имущества; организация и проведение проверок эффективного использования и обеспечения сохранности федерального имущества; осуществление контроля за финансово-хозяйственной деятельностью федеральных государственных организаций и организаций с долей государственной собственности в уставном капитале, в том числе организация аудита, проведение анализа хозяйственной деятельности. Аудит и финансовый анализ: анализ эффективности деятельности федеральных государственных унитарных предприятий, федеральных государственных учреждений, и организаций с долей государственной собственности в уставном капитале; осуществление согласования аудиторских заключений, в том числе, рассмотрение аудиторских заключений о проверке достоверности промежуточного бухгалтерского баланса и инвентаризации имущества и обязательств предприятий, включенных в прогнозный план приватизации. Оценка: организация оценки имущества в целях осуществления имущественных, иных прав и законных интересов Российской Федерации; осуществление экспертизы отчетов об оценке федерального имущества; согласование условий договоров на оценку федерального имущества, подготовка и выдача заданий на оценку; проведение аналитической работы по изучению рынка недвижимости; осуществление в установленном порядке полномочий государственного финансового контрольного органа в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 26.10.2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
Отдел учета и ведения реестра государственного имущества	Основные функции отдела перечислены в пунктах 4.9., 4.12., 4.16., подпунктах и) к) пункта 4.8. Положения о Территориальном управлении Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденного приказом Министерство соцполитики от 23.04.2009 № 111: осуществляет в установленном порядке учет федерального имущества, ведение реестра федерального имущества и выдачу выписок из указанного реестра, обеспечивает передачу данной информации в Министерство соцполитики(пункт 4.9.); выступает от имени Российской Федерации при государственной регистрации: права собственности Российской Федерации на недвижимое имущество, в том числе составляющее государственную казну Российской Федерации, и сделок с ним; права собственности Российской Федерации на земельные участки, которые признаются (возникают) в соответствии с федеральными законами (пункт 4.16.); принимает в установленном порядке имущество, обращенное в собственность Российской Федерации, а также выморочное имущество, которое в соответствии с законодательством Российской Федерации переходит в порядке наследования в собственность Российской Федерации (пункт 4.12.) по поручениям министерства: осуществляет действия по приобретению в установленном порядке имущества в федеральную собственность и передаче имущества, находящегося в федеральной собственности, в государственную собственность субъектов Российской Федерации и в муниципальную собственность; принимает в федеральную собственность имущество, созданное за счет средств федерального бюджета, в том числе в рамках федеральной адресной инвестиционной программы.
Организационный отдел и делопроизводство	Организация, координация и документационное обеспечение деятельности ГКУ МО в пределах своей компетенции, контроль за подготовкой, регистрацией, хранением и исполнением документов; подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности ГКУ МО и исполнительной дисциплины; внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий; Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства ГКУ МО; осуществление компьютерных (автоматизированных) технологий обработки и хранения контролируемых распорядительных и организационных документов.
Отдел информационно-аналитического обеспечения	Осуществляет информационно-техническое обеспечение деятельности ГКУ МО: определяет техническое задание для установки информационно-вычислительной техники и программного обеспечения; при необходимости привлекает в установленном порядке юридических и физических лиц для решения информационно-технических задач ГКУ МО; обеспечивает техническое обслуживание информационно-вычислительной техники, в том числе привлекает при необходимости специализированные фирмы или специалистов; обеспечивает разработку с участием специализированных фирм программного обеспечения для нужд ГКУ МО, в том числе для оптимизации внутренней отчетности и проводит в установленном порядке работу по его внедрению; осуществляет координацию в области внутреннего информационного обмена структурных подразделений ГКУ МО; осуществляет в пределах компетенции Отдела информационный обмен и взаимодействует в установленном порядке с органами государственной власти и органами местного самоуправления; осуществляет сбор, обобщение, анализ и представление в министерство информации по утвержденным формам отчетности.
Отдел юридический	Обеспечение от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации; правовое обеспечение деятельности ГКУ МО; обеспечивает защиту в судебном порядке имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации, в том числе, по вопросам приватизации, управления и распоряжения федеральным имуществом, а также признания движимого имущества бесхозяйным; обеспечивает защиту имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации как акционера, при обжаловании ненормативных актов, связанных с защитой прав Российской Федерации как акционера, при проведении процедур банкротства; осуществляет подготовку исковых заявлений (заявлений), обеспечивает обжалование судебных актов, представляет интересы Российской Федерации в суде, третейском суде; подготавливает заключения по вопросам правового характера, возникающим в процессе деятельности ГКУ МО; в пределах своей компетенции осуществляет рассмотрение обращений органов государственной власти Российской Федерации; осуществляет иные функции, направленные на защиту интересов Российской Федерации.
Отдел государственной службы и кадров	Подготовка проектов документов, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, освобождением от замещаемой должности и т.п.; ведение трудовых книжек и личных дел гражданских служащих; организация проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, проведение квалификационных экзаменов и аттестации; проведение служебных проверок; и др.

Размещено на Allbest.ru