Стандарт предназначен для обеспечения общего базиса при разработке стандартов безопасности и реализации (сопровождения) эффективного управления безопасностью в организации и ее подразделениях (в частности, в их архивах), а также для обеспечения необходимой степени конфиденциальности при контактах между организациями.

Стандарт учитывает:

- существенное возрастание роли электронной коммерции во всем мире;

- общее усиление требований к безопасности информации;

- широкое распространение проектов «электронных правительств», защиты персональных данных и защиты интеллектуальной собственности.

Поэтому, в качестве базовых принципов, полная реализация которых должна гарантировать существенную прочность базы обеспечения безопасности информации в организациях, стандартом приняты:

1) защита данных и документов организации, а также обеспечение конфиденциальности персональных данных;

2) защита прав интеллектуальной собственности.

ISO/IEC 17799:2005 является фундаментом всей системы управления организацией, сводом правил «хорошей практики ведения дела». В руководство по применению стандарта включены рекомендации по выработке кадровой политики и юридических требований, системы обеспечения непрерывности производственного процесса, политик безопасности. Стандарт применяется в качестве критериев оценки механизмов безопасности организационного уровня, в том числе административные, процедурные и физические меры защиты. В нем выработаны:

- схемы классификации данных, документов и информационных материалов;

- методы доступа к ним;

- стратегии планирования развития и оценок рисков безопасности;

- градации ответственностей работников организации.

В ISO/IEC 17799:2005 заложены нормы, согласно которым организации должны обеспечивать безопасность при управлении документацией, основываясь на положениях ISO 15489, который отныне будет применяться в сертификации по международным стандартам безопасности информации.

стандарт ISO/IEC 15408-99 («Общие критерии»)

В начале 1990-х гг ISO начала вырабатывать для общего использования стандарты по критериям оценки безопасности информационных технологий - Common Criteria for Information Technology Security Evaluation. В июне 1999 г был утвержден стандарт ISO/IEC 15408-99 «Информационная технология. Методы и средства безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий. Часть 1: Введение и общая модель. Часть 2: Функциональные требования безопасности. Часть 3: Гарантийные требования безопасности» («Общие критерии»), который устанавливает критерии оценки механизмов информационной безопасности на программном и аппаратном уровнях.

ISO/IEC 15408-99 направлен на защиту информации от потери возможности ее использования, модификации или несанкционированного раскрытия. Критериями защиты являются обеспечение:

1) доступности (готовности), то есть информация и средства ее автоматизированной обработки, при возникновении в них надобности, обязаны быть доступны (готовы к функционированию);

2) целостности, то есть информация должна быть достоверно защищенной от несанкционированного изменения содержания (уничтожения);

3) конфиденциальности, то есть определенная информация может быть доступна только тому кругу лиц, для которого она предназначается согласно нормативных актов, действующих в организации.

Применение методологии стандарта позволяет выработать в организациях основу критериев для разработки системы оценки защитных свойств систем автоматизации.

На основе стандарта ISO/IEC 15408-99 разрабатываются серии 34.101 в области методов и средств безопасности информационных технологий.

стандарты ISO серии 27000 по управлению безопасностью информации

Cтандарт ISO 27001 «Требования к системе управления безопасностью» заменяет стандарт BS7799. Cтандарт ISO/IEC 17799 является «сводом деловой практики» и регулирует отдельные меры по обеспечению безопасности информации.

Cтандарт BS7799 регулирует требования к системе управления информационной безопасностью, описывая систему управления информационной безопасностью, в которой возможно выбирать и применять отдельные локальные меры, описанные в стандарте ISO/IEC 17799. Стандарт BS7799 входит в состав сертификационных стандартов по информационной безопасности.

По сравнению со стандартом BS7799, в ISO 27001 внесен ряд изменений в сторону углубления гармонизации подходов с другими стандартами менеджмента ISO 9001 и более полного применения известной модели PDCA («Plan-Do-Check-Act» = «Планирование - Выполнение - Проверка - Исправление»). ISO 27001 - первый в серии 27000. ISO 17799 в настоящее время перерабатывается в ISO 27002. Разрабатывается стандарт ISO 27004 по метрике и оценке безопасности. Международная сертификация в области безопасности информации будет происходить по требованиям стандартов этой серии. В отчете «Аутентичность электронных документов» для ЮНЕСКО и Международного совета архивов (январь 2004 г.), отмечено, что «...обеспечение стандартов качества делопроизводства важно для максимально возможной защиты аутентичности электронных документов. Внедрение стандартов и сводов хорошей деловой практики должно идти рука об руку с законодательством».

Но при этом у нас фактически отсутствует:

1) единая государственная техническая политика для используемых АС ДОУ. Наличие единых национальных требований к АСДОУ заставит разработчиков программных средств делать свои системы релевантными отечественному делопроизводству, соответствующими определенным минимальным требованиям и реально взаимодействующими друг с другом;

2) официально признаваемые ТНПА для обработки ЭД, обеспечивающие признание их юридической силы судебными инстанциями и органами государственной власти и управления;

3) единообразные методики экспертизы ценности ЭД, передачи на архивное хранение, уничтожения, работы с конфиденциальными (секретными) ЭД и др.

Вывод к 1 главе

На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Современный документооборот учреждения следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Документооборот учреждения включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости учреждения, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.

В настоящее время в России на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

2. Анализ документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

2.1 Общая характеристика ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

Наименование заказчика

Государственное казенное учреждение Московской области "Дирекция единого заказчика Министерства социальной защиты населения Московской области"

Краткое наименование

ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Минсоцзащиты МО"

Адрес

Российская Федерация, 143441, Московская обл, Красногорский р-н, Путилково п/о, МКАД 69 км, стр.17, -

ИНН/КПП

5041020083 / 502401001

Процедура управления федеральной собственностью в России постепенно приобретает системный характер, во многом благодаря тому, что ГКУ МО стремится к комплексному решению задач, связанных с совершенствованием механизмов управления основными объектами федерального имущества: федеральными государственными унитарными организациями; акционерными обществами, акции которых находится в федеральной собственности; земельными участками, находящимися в федеральной собственности; объектами имущества, составляющего государственную казну Российской Федерации.

Основу структуры составляет принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации.

Основным достоинством данной структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым компетентность управления в целом. Преимуществом линейно-функциональной структуры является ее простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом. Структура управления ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Структура управления ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

Недостатки данной системы управления усугубляются на практике за счет: превышения норм управляемости у руководителей и их заместителей, а также формированием нерациональных информационных потоков.

Руководителю данного учреждения, на прямую подчинены руководители всех отделов. Некоторые виды отделов и основные функции представлены в таблице приложения 1.

В соответствии со штатным расписанием Дирекция единого заказчика МО должно быть укомплектовано 100 сотрудниками. Приказом Министерства социального развития МО от 22.03.2011 г. № ПП-09/7502 установлена предельная численность Дирекция единого заказчика МО 93 человека. Из числа сотрудников с высшим образованием - 85 человек, средним профессиональным - 13.

Рис. 6. Уровень образования в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО»

Все руководство Дирекция единого заказчика МО и руководители структурных подразделений имеют профильное высшее образование. Почти половина сотрудников (49%) имеют юридическое образование, 36% -экономическое.

В 2015 году присвоены классные чины 46 сотрудникам, проведен один конкурс на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы с участием 46 человек. 15 человек из Дирекции единого заказчика МО в отчетном периоде прошли курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки, 5 человек продолжают обучение в ВУЗах.

Число уволенных сотрудников в 2015 году составило 24 человека (все по инициативе сотрудника), принятых - 24 человека. Текучесть кадров составила 29,3% в основном из-за неконкурентной ставки оплаты труда.

Формирование доходов федерального бюджета происходит от управления государственной собственностью, приватизации и продажи государственного имущества

Во исполнение планового задания, утвержденного Приказом Министерства социального развития МО от 06.06.2015 №184 Территориальным управлением проводилась работа по поступлению в бюджет средств от:

1. Реализации земельных участков.

В 2015г. территориальным управлением было заключено 11 договоров по выкупу земельных участков, под объектами недвижимости, расположенными на территории Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о на сумму 319,75 млн. рублей, что в 2,5 раза больше чем в 2014г. и выше планового задания. Перевыполнение заданного плана связано с тем, что в 2015г. поступили ранее не запланированные заявления на выкуп земельных участков.

2. Аренды федерального имущества.

По состоянию на 01.01.2016г. территориальным управлением заключено 414 договоров аренды федеральных земельных участков, по которым, поступления в федеральный бюджет составили 148,18 млн. рублей при плановом задании 140 млн. рублей. Доходы по данному показателю в 2015г. превысили полученный результат за 2014г. на 20%.

Прочие доходы от сдачи в аренду имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов государственной власти и созданных ими учреждений составили 6,03 млн. рублей. В 2015г. действовало всего 12 договоров аренды федерального имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов исполнительной власти, 2 из которых на данный момент расторгнуты. При этом плановое задание на 2015г. было установлено 50 млн. рублей. В письмах от 01.04.2015 №1755-11 и от 08.07.2015 №4208-11 направлялись предложения о корректировке планового задания.

Администрируемые ГКУ МО доходы в 2015г. от сдачи в аренду имущества, находящегося в федеральной собственности и переданного в оперативное управление составили 805,69 млн. рублей (см. рис.7).

Рис. 7. Структура доходов от сдачи в аренду федерального имущества, переданного в оперативное управление государственным учреждениям и организациям, 2015г., в %

Далее рассмотрим основные показатели ГКУ МО по выполняемым учреждением функциям:

Учет и ведение реестра федерального имущества

Количество объектов федерального имущества учтенных в реестре федерального имущества, ведение которого осуществляет ТУ ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества»:



Рис. 7. Объектов, принадлежащих на соответствующем вечном праве правообладателям:

Рис.8. Объектов государственной казны Российской Федерации

Всего за 2015 год было внесено в реестр федерального имущества объектов по п.п.3.3.1. - 17501, по п.п.3.3.2. -784.

Деятельность по передаче в аренду федерального имущества и в безвозмездное пользование

ГКУ МО заключено 446 договоров аренды имущества (действующие), являющегося казной РФ (включая земельные участки);120 договоров безвозмездного пользования; 15 инвестиционных договоров, по 5 из которых строительство завершено. В 2015 году заключено 415 договора аренды, из которых 4 договора в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 24 договора в отношении земельных участков; 387 договора аренды, закрепленные на праве оперативного управления за ФГУ. Кроме того, заключено 9 договоров безвозмездного пользования, из которых 7 договоров в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 2 договора в отношении земельных участков.

Общая сумма задолженности (без штрафов и пеней) по договорам аренды федерального имущества, являющегося казной РФ (в том числе з/у) и имущества переданного в оперативное управление федеральным органам исполнительной власти по состоянию на 01.01.2016г. составляет 148,4 млн. рублей.

Рис. 9. Общая сумма задолженности по должникам

В порядке претензионной работы по взысканию задолженностей по договорам аренды в 2015г. были выставлены 81 претензия на сумму 299,36 млн. рублей. При этом, задолженность по арендной плате в 2015г. значительно сократилась, т.к.по состоянию сна 01.01.2015г задолженность составляла 233,66 млн. рублей.

Контроль за управлением, распоряжением, использованием по назначению и сохранностью федерального имущества

В рамках обеспечения контроля за использованием и сохранностью государственного имущества ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в 2015 г. было запланировано 61 проверка, фактически осуществлено 150 проверок; на 2016 г. запланировано 569 проверок (основное количество - жилищный фонд, подлежащий передаче в собственность Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о).

При проведении контрольных мероприятий выявлены 521 нарушение использования имущества.

Перераспределение федерального имущества

ГКУ МО совместно с исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и муниципальными органами осуществлялась работа по разграничению государственной собственности, а именно: по подготовке документов и передаче (по поручениям ФАУГИ) имущества, необходимого для осуществления полномочий органов государственной власти Российской Федерации. По итогам работы в 2015г. передано из федеральной собственности в муниципальную собственность и в собственность субъектов Российской Федерации 121 объект; из муниципальной собственности и из собственности субъектов РФ в федеральную собственность - 108 объектов имущества.

Размещение федеральных структур

В рамках реализации постановления Правительства РФ от 05.01.1998 №3 «О порядке закрепления и использования находящихся в федеральной собственности административных зданий, строений и нежилых помещений» Территориальным управлением осуществляется закрепление находящихся в федеральной собственности административных зданий, сооружений и нежилых помещений на праве оперативного управлении либо закрепление их на праве хозяйственного ведения за федеральными организациями.

В настоящее время за федеральными органами исполнительной власти, государственными учреждениями Российской Федерации (далее Федеральными организациями) закреплено на праве оперативного управления 16651 зданий и сооружений общей площадью 33700792,9 кв. м,7696 помещений (в том числе жилых) площадью 2162322,0 кв.м.

По договорам безвозмездного пользования используется 45024,11 кв.м.

В Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о имеется сложившийся дефицит объектов недвижимости, являющихся федеральной собственностью, пригодных для размещения Федеральных организаций.

Проблема обеспечения Федеральных организаций необходимым недвижимым имуществом и эффективного его использования решается по нескольким направлениям:

1. перераспределение имущества между Федеральными организациями;

2. закрепление на праве оперативного управления объектов отнесенных при разграничении государственной собственности на памятники федерального значения в соответствии с распоряжениями Правительства РФ № 2057-р от 31.12.2008, № 680-р от 19.05.2009 и № 651-р от 06.05.2008 к собственности РФ. Так, за Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Московский государственный университет» закреплен 1 объект недвижимого имущества площадью 10524,9 кв.м., за ФГУП «Дирекция по инвестиционной деятельности» - 4 объекта площадью 2748,6 кв.м, за ФГУП «Электронные торги и безопасность» - 2 объекта площадью 2877,4 кв.м, а также проводились закрепления на праве оперативного управления объектов, используемых ранее по договорам безвозмездного пользования с Комитетом по управлению городским имуществом Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Так, например, за Ленинградским областным судом были закреплены помещения площадью 3306,7 кв.м.

3. передача в собственность РФ из собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о зданий и помещений, занимаемых Федеральными организациями по договорам аренды и безвозмездного пользования в соответствии с п.11 ст.154Федерального закона от 22.08.2004 №122-ФЗ с одновременным закреплением на праве оперативного управления за ними. По объектам, переданным из собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в федеральную собственность, в 2015 году было издано 19 распоряжений о закреплении на вещных правах за федеральными организациями 33 объекта недвижимого имущества площадью 48744,2 кв. метра, в том числе на праве оперативного управления за федеральными органами исполнительной власти - 16 объектов и нежилых помещений, за федеральными учреждениями 10 объектов и на праве хозяйственного ведения за федеральными государственными унитарными предприятиями- 3 объекта.

Всего за 2015 год было издано 43 распоряжения о закреплении за федеральными органами исполнительной власти, государственными федеральными учреждениями и федеральными государственными унитарными предприятиями объектов недвижимости и нежилых помещений общей площадью 230 184,76кв. м, в том числе за федеральными органами исполнительной власти и их территориальными управлениями - объектов и нежилых помещений площадью 21 здания общей площадью 43051,5 кв.м., за федеральными государственными учреждениями - 32 здания площадью 46410,2 кв. ми за федеральными государственными унитарными предприятиями - 28 зданий площадью 48500,6кв.м;

- предоставление в безвозмездное пользование Федеральным организациям в дополнение к занимаемым, свободных помещений из собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (для размещения территориальных органов Следственного комитета Российской Федерации, Федеральной службы судебных приставов и иных федеральных органов государственной власти) при условии передачи в собственность Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о из федеральной собственности равнозначных объектов, необходимых для осуществления полномочий Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о;

С целью обеспечения Федеральных организаций необходимой площадью обобщены и проанализированы сведения о помещениях находящихся в собственности Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, занятых Федеральными организациями, по состоянию на 01.05.2015 для осуществления дальнейшей работы по передаче их в собственность РФ.

В реестре учета договоров аренды федерального имущества по состоянию на 30.12.2015 года имеется 34 договора аренды. На основании проведенного анализа договоров аренды федерального недвижимого имущества, расположенного в городе Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о установлено, что объектов недвижимости для их последующего предоставления федеральным организациям не имеется, за исключением помещения площадью 384.8 кв.м., расположенного в здании по адресу: Санкт-Петербург, ул. Циолковского, д.11, литера А (далее - Объект), в отношении которого от арендатора поступил отказ от пользования. В настоящее время указанный Объект предложен всем федеральным организациям, испытывающим потребность в размещении, однако согласия о закреплении Объекта, от отраслевых министерств, не поступало.

Деятельность в области рассмотрения отчетов об оценке

На протяжении всего отчетного периода в Дирекция единого заказчика МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о поступило 855 отчетов об оценке. Из них на 01.01.2016 рассмотрено 816 отчетов, по которым было выдано 489 положительных и 327 отрицательных мотивированных мнений.

Защита имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом

Количество судебных дел с участием ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» за период 2014-2015 г.г. составило -681, в том числе:

1. В качестве истца - 103, в том числе: количество исков удовлетворено - 63; отказано в исках - 40;

2. В качестве ответчика - 118, в том числе: количество исков удовлетворено -39; отказано в исках - 79;

3. В качестве третьего лица - 454.

При осуществлении действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации Дирекция единого заказчика МО руководствуется приказом ГКУ МО от 30.09.2009 № 281.

Исполнение расходных обязательств

В 2015 году по целевой статье 0011500 «Территориальные органы» было освоено 42321,35 тыс. рублей. Из них на приобретение основных средств 1838,21 тыс. руб., на затраты по выполнению функций государственными органами (заработная плата, связь, командировочные, обучение, аренда, расходные материалы и пр.) - 7082,98 тыс. рублей.

По целевой статье 0900100 «Содержание и обслуживание казны РФ» в отчетном периоде было освоено 7082,98 тыс. рублей.

По целевой статье 0900200 «Оценка недвижимости, признание прав и регулирование отношений по государственной и муниципальной собственности» освоено 4000,00 тыс. рублей.

По целевой статье «Мероприятия по землеустройству и землепользованию» освоено 2354,19 тыс. рублей.

По целевой статье «Государственный заказ на профессиональную переподготовку и повышение квалификации государственных служащих» освоено 95,76 тыс. рублей.

В результате освоение бюджетных средств по итогам года составило 55969,06 тыс. рублей, соответственно процент освоения - 99,5%.

2.2 Анализ системы документооборота в ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

Для Дирекции единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем документного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление подразделениями, ускорение экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих в организации - все это обеспечивает устойчивую и эффективную деятельность организации.

Организацию документооборота в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о регламентирует «Инструкция по ведению делопроизводства в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о», которая является нормативным документом и распространяется на всех его сотрудников. Вновь принятые работники наряду с ознакомлением с установленными в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Правилами внутреннего трудового распорядка знакомятся с Инструкцией.

Инструкция по делопроизводству построена на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отображает специфические особенности работы с документами, характерные для данной организации.

Также приказом ГКУ МО № 99 от 12 мая 2015 года утвержден временный регламент, определяющий порядок использования системы электронного документооборота при организации делопроизводства ГКУ МО и его территориальных органов, где в срок до 15 ноября 2016 года ГКУ МО планирует разработать и утвердить локальный регламент безбумажного документооборота и внедрение автоматизированной системы для ведения безбумажного документооборота.

Документирование управленческих процессов в повседневной деятельности Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о предполагает разделение работы с документами в зависимости от их категории. В частности, документы подразделяются на следующие группы:

1. Входящие документы поступают в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц.

2. Исходящие документы направляются из Дирекции единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о другим юридическим и физическим лицам (письма, справки, отчеты и пр.).

3. Внутренние документы издаются в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о исключительно для внутреннего пользования (приказы, протоколы, и т.д.).

По прохождению производственной практики в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о автором данной работы был сделан расчет по объему документооборота (входящих, исходящих и внутренних документов) за 2015г. Количественное соотношение между данными по документообороту показано в таблице 4.

Таблица 4. Показатели документооборота ГКУ МО в 2015г Составлено автором по данным с официального сайта Территориального управления ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/.

Показатель	Значение
Всего входящих документов, зарегистрированных	18182
в т.ч.:
- из Минэкономразвития России	3827
- из Правительства Российской Федерации	1381
- из министерств, ведомств, организаций	7485
- обращений граждан	1311
в т.ч. по электронной почте	2178
Исполнено запросов о выдаче архивных документов	1030
в т.ч.:
- запросов организаций	583
- запросов от структурных подразделений ГКУ МО	405
- по обращениям граждан	42
Исходящие письма	40978
Приказы	411
Распоряжения	1443
Передаточные распоряжения	395
Протоколы	203
Договоры	918

В 2015г. общий документооборот в ТУ ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о составил 63 560 документов

Общее число контрольных документов, находившихся на исполнении в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о в 2015 году, составило 9 863 документов.

Коэффициент исполнительской дисциплины ГКУ МО за период с 1 января 2015г. по 31 декабря 2015г. составил в срок - 75 %, всего - 98 %.

В ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о действуют Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации, которые включают в себя:

- порядок регистрации, обработки и хранения документов;

- порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;

- порядок доступа к архиву; способы хранения электронных данных и защиты информации;

- описание функций внутреннего контроля и порядок проверки ведения делопроизводства внутренними подразделениями Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о

- порядок восстановления данных в случае их утраты; процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;

- меры противопожарной безопасности.

Для регистрации документов в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о используются следующие виды журналов: журнал учета входящих документов, журнал отправленных (исходящих) документов.

Каждый документ, связанный с осуществлением деятельности Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, адресованный руководству и сотрудникам учреждения, и полученный из внешних источников, т.е. входящая корреспонденция: обращения, жалобы, запросы и т.д.

Все эти документы подлежат обязательной регистрации, учету и контролю над ее исполнением в соответствии с действующими правилами делопроизводства и регистрируется при его получении в журнале учета входящих документов.

Все поступившие в исполнительные органы обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления. При регистрации на обращениях ставится штамп. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения.

При вскрытии конвертов с документами из других организаций секретарь проверяет правильность доставки, соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, наличие удостоверяющих реквизитов (индекса документа, подписи, печати) Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». - 2012. - №1. - С. 7.. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т. д. об этом сообщается отправителю или присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Обращения граждан, полученные по информационным системам общего пользования, с указанием фамилии, имени, отчества, почтового адреса отправителя, даты и подписи распечатываются получателем и учитываются в соответствии с Инструкцией.

Входящий номер обращения, как правило, состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях, и порядкового номера обращения, например: N 15.5-20 от 11.10.2016, где:

10.5 - индекс классификатора;

25 - порядковый номер обращения;

11.10..2016 - дата регистрации. Официальный сайт журнала Секретарское дело. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.sekretarskoe-delo.ru/

Анонимные обращения, полученные, в том числе и по электронной почте, без указания фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения о недопустимости злоупотребления правом.

На полученных документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу в виде штампа проставляется отметка о поступлении документа в Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, где указываются порядковый входящий номер и дата. Официальный сайт журнала Секретарь-референт . [Электронный ресурс ]. - Режим доступа: (http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)

Конверты от поступающих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа, либо если адрес отправителя указан только на конверте.

Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения.

Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции исполнительных органов, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопроса с одновременным извещением об этом авторов обращений.

В случае если на обращении поставлен штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ», обращение при ответе подлежит возврату.

Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.

В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения

Журнал исходящих документов предназначен для накопления сведений об отправленных документах Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о и включает такие реквизиты как номер документа, дата отправки, операция, документ, клиент (предприятие, на которого составлен отправленный документ), примечание.

Делопроизводитель перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

- наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адресования;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ;

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Если исходящий документ направляется нескольким адресатам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. - № 2. - С. 16. Исходящему документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один номер.

Ответ на запрос содержит:

- информацию, откуда поступил запрос или по чьему поручению оно рассмотрено, например:

- письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д., письмо рассмотрено по поручению Губернатора Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о;

- информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме содержится несколько вопросов;

- информацию о результатах проверки всех перечисленных в документе фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

- аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в документе вопросов.

На бланках ответов на письмо ставятся дата отправки и регистрационный номер документа. Исходящим номером документа на письмо является входящий регистрационный номер письма.

Подлинники ответов направляются в подразделение, осуществляющее отправку ответов гражданам.

Копии ответов подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии. [Электронный ресурс ]. - Режим доступа:http:www.delo-press.ru

Ответ на запрос, поступившие по информационным системам общего пользования, направляется заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.

Отметим, что в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся вручную.

Основой работы с корреспонденцией являются регистрационно-контрольные карточки документов, формируемые в момент регистрации документа и хранящиеся в электронном виде в компьютере секретаря. В этих карточках отражается весь ход обработки документа, вплоть до его исполнения.

1. Внутренняя документация Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (отчеты, нормативные документы и т.д.) проходят непосредственно между структурными подразделениями без учета у секретаря.

На усмотрение исполнителя внутренний документ может быть также зарегистрирован в автоматизированной системе, и ему автоматически будет присвоен порядковый номер.

В настоящее время на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о используются при оформлении документов 24 реквизита Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»..

Документы, подготавливаемые в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости, утверждения и приложения печати) подлежат согласованию со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и получение согласия на его издание.

Согласование может проводиться как внутри ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне - с подчиненными и неподчиненными (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.

Так, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовым управлением. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о часто применяется и так называемая виза ознакомления. Она проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. - С.112.

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, его подписывающее (утверждающее). Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Прохождение внутренних документов в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

Письменные запросы регистрируются делопроизводителем в специальном журнале, который имеет следующие реквизиты:

- номер по порядку с января нового года;

- дата регистрации;

- краткое содержание документа;

- количество листов и экземпляров;

- исполнитель;

- отметка об ознакомлении сотрудников.

Согласно Инструкции по делопроизводству в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководством исходя из сроков, установленных организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если в документах и резолюциях руководства срок исполнения не указан, документы должны исполняться в типовые сроки:

1. письма обращения организаций, предприятий - 10 рабочих дней;

2. письма претензионного характера - один месяц;

Если исполнение документа попадает на нерабочие дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

Порядок формирования, хранения и оформления дел на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируется и хранится в организационном отделе и делопроизводства, данный отдел централизованно формирует и хранит дела.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов. Контроль над правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет начальник организационного отдела и делопроизводства и начальник кадровой службы (в пределах своей компетенции).

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

После окончания обработки документы с отметкой об исполнении помещаются в архив Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о. Доступ к архиву ограничен, а помещение, в котором хранится архив, защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Право доступа к документам архива имеют: начальник Дирекция единого заказчика МО и работники данной службы организации. Порядок доступа к документам архива других сотрудников Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о определяется руководителем управления. Документы на вынос из помещения архива выдаются сотрудникам под роспись в «Журнале выдачи документов», вынос документов архива за пределы помещения отдела Управления запрещен.

Научно-справочный аппарат (НСА) к документам как структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документальной информации в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о отсутствует, что может расцениваться нами как недостаток в организации работы документационного обеспечения организации.

Особое внимание в ГКУ МО «Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО» Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о уделяется информационному обеспечению деятельности в рамках проведения единой информационной политики. Для этого используются следующие автоматизированные системы Официальный сайт ГКУ МО Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://clearspending.ru/customer/08482000011/:

1. автоматизированная система учета федерального имущества (АСУФИ). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата ГКУ МО, 83 территориальных управления и юридические лица - правообладатели имущества (более 46 000). АСУФИ предназначена для автоматизации процедур учета федерального имущества, принадлежащего правообладателям на вещном праве или казне Российской Федерации. Проект позволил повысить эффективность работы по формированию Реестра федерального имущества в соответствии с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 г. № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества».

2. Информационная система автоматизации отраслевых структурных подразделений ГКУ МО (ИС ОСП). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники управлений ГКУ МО и территориальных управлений ГКУ МО. ИС ОСП предназначена для автоматизации процедур учета, контроля и эффективного управления имуществом РФ на основе анализа полных, точных и своевременных данных, а также автоматизации документооборота в части взаимодействия с АО, ФГУП, ФГУ, ООО и федеральными органами исполнительной власти.

3. Автоматизированная система учета и анализа данных периодической отчетности территориальных управлений ГКУ МО (АСУиАО). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и территориальных управлений ГКУ МО. АСУиАО предназначена для автоматизации учета и анализа отчетной информации территориальных управлений ГКУ МО в объеме сведений, предусмотренных приказами ГКУ МО от 04.07.2006 г. №160 и от 29.12.2007г. № 245, а также расчет показателей эффективности деятельности территориальных управлений ГКУ МО. АСУиАО позволила повысить эффективность работы по учету, обработке и анализу сведений о результативности деятельности территориальных управлений ГКУ МО.

4. Информационная система управления федеральным земельным фондом (ИС «Земля»). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и его территориальных управлений, отвечающих за управление и распоряжение федеральным земельным фондом.

5. Автоматизированная система приватизации федерального имущества (АС «Приватизация»). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и его территориальных управлений, отвечающих за вопросы, связанные с приватизацией федерального имущества.

6. Типовая автоматизированная система Дирекция единого заказчика МО Федерального агентства по управлению государственным имуществом (АС «Территориальное управления»).

7. АС «Дирекция единого заказчика МО» состоит из следующих информационных систем:

8. Управление арендной деятельностью (ИС «ТУ Аренда»);

9. Корпоративное управление (ИС «ТУ Корпоративное управление»);

10. Управление федеральным земельным фондом (ИС «ТУ Земля»).

Как видно и представленных информационных систем нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

Также в ходе прохождения преддипломной практики было установлено, что для улучшения качества исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и оптимизации документооборота необходимо рассматривать также следующие вопросы:

В области приема и учета входящей корреспонденции и отправки исходящей корреспонденции осуществлять учет входящих документов с прикреплением файлов к контрольно-регистрационным карточкам, вести информационно-справочную работу по входящей и исходящей корреспонденции с использование автоматизированных систем.

В области методологического обеспечения делопроизводства и архива осуществлять комплектование архива ГКУ МО законченными делопроизводством документами, вести учет, обеспечение сохранности и использования документов, хранящихся в архиве.

В области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок, подготовки предложения по повышению исполнительской дисциплины, подготовки справок по упреждающему контролю, сбора информации о ходе исполнения поручений, проведения совещаний по вопросам исполнительской дисциплины. Особое внимание уделять работе с обращениями граждан.

Вывод к главе 2

На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Дирекция единого заказчика МО Федерального агентства по управлению государственным имуществом в городе Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о (Дирекция единого заказчика МО ГКУ МО в Московской обл, Красногорского р-на, Путилково п/о, создано по Приказу Федерального агентства по управлению государственным имуществом и является территориальным органом федерального органа исполнительной власти ГКУ МО, а также осуществляет функции по управлению федеральным имуществом, по организации продажи приватизируемого федерального имущества, по реализации имущества, выполняет и другие функциональные обязанности, прописанные в данной главе.