Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы состоит в том, что создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований. Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии; архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений.

Основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. Особенно важным представляется введение в дефиницию термина понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управленческой деятельности и архивном деле.

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Цель работы - выявление основных направлений и методов совершенствования документооборота и процесса документирования управленческой деятельности.

В соответствии с поставленной целью задачи работы сформулированы следующие:

1. анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации.

2. анализ возможностей совершенствования электронного документирования управленческой деятельности.

1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ». Так, например, К. Ханниган прямо указывает, что при составлении соответствующего обзора, практически все опрошенные страны ЕС на вопрос об электронных документах ответили, что их законы об архивах действительны для всех видов архивных документов, независимо от носителей. В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ -- это «документ, носителем которого является электронная среда -- магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.». идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.

Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» документам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в действующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техническом обеспечении, о миграции информации и т.д.

Однако главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы. В настоящее время многие положения ГОСТа с точки зрения современного архивного дела требуют пересмотра.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата.

Современный этап развития делопроизводства тесно связан со становлением новой российской государственности, ориентированной на создание демократического правового государства. Постсоветская Россия не отменила прежние нормативные документы в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества. В правовом государстве закон регулирует все отношения, имеющие большое значение для субъектов и объектов права, В развитие конституционных норм российское законодательство закрепило основы государственной политики по отношению к информации и документации на основе Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и Основ законодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» как важной составной части информационного ресурса страны. Однако остались практически не урегулированными вопросы, связанные с функционированием документов в процессе выполнения ими задач документационного обеспечения управленческих процессов в организациях, иначе говоря, действующее законодательство не распространяется на сферу делопроизводства. Баскаков, М. И.. Современное делопроизводство / М.И. Баскаков. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2007. С.132

В связи с этим, в главе обосновывается необходимость разработки закона «О документации» (предлагается его концепция) и комплекса подзаконных актов. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации управления документацией,

Урегулирование законодательством сферы работы с документами и выдвижение информации в число основных ресурсов управления и производства, а также изменение методов управления в последнее время создает предпосылки для перехода в государственном масштабе от понимания работы с документацией как обеспечивающей функции к управлению документацией как основной функции менеджмента любой организации. Такой переход обусловлен не только наличием в России необходимых предпосылок, но и мировым опытом, что в условиях глобализации информационных процессов будет иметь для России позитивное значение.

Российское законодательство в течение последних нескольких лет начинает активно проявлять интерес к высоким технологиям. Однако пока мы идем с отставанием, по сравнению с рядом зарубежных стран, в области правового регулирования информационных технологий и документооборота в частности. Последним прямо настоящим прорывом было принятие федерального закона от 10 января 2002 «Об электронной цифровой подписи».

Кроме того, есть целый ряд ГОСТов. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», определяющий требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях, информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы; ГОСТ 28147-89 «Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритмы криптографического преобразования»; ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма».

Кроме законов и государственных стандартов указанных в этой главе существует еще ряд постановлений, указов, писем, стандартов, для описания которых потребуется, наверное, отдельный выпуск журнала. Следует заметить, что работа в правом регулирования области информационных технологий продолжается и сейчас. Вводятся новые понятия («обладатель информации», «информационная технология», «оператор информационной системы» и другие), обеспечивающие однозначное толкование законодательных норм. За обладателем информации закрепляются исключительные права на определение доступа к информационным ресурсам и их использование Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - С.87.

Таким образом подход к защите электронного документооборота должен быть комплексным. Необходимо трезво оценивать возможные угрозы и риски СЭД и величину возможных потерь от реализованных угроз. Как уже говорилось, защиты СЭД не сводится только лишь к защите документов и разграничению доступа к ним. Остаются вопросы защиты аппаратных средств системы, персональных компьютеров, принтеров и прочих устройств; защиты сетевой среды, в которой функционирует система, защита каналов передачи данных и сетевого оборудования, возможно выделение СЭД в особый сегмент сети. Комплекс организационных мер играют роль на каждом уровне защиты, но им, к сожалению, часто пренебрегают. А ведь здесь и инструктаж, и подготовка обычного персонала к работе с конфиденциальной информацией. Плохая организация может свести к нулю все технические меры, сколь совершенны они бы не были.

2. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Внедрение СЭД (системы электронного документооборота) позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей. Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:

1. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:

· Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа

· Предоставление следующей информации:

· какие документы обрабатываются в компании

· в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить

· Повышение исполнительской дисциплины

· Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)

· Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):

· объем обрабатываемых документов

· время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;

· и т.п.

· Сокращение времени на внедрение управленческих решений

· Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.

· Контроль исполнения приказов и т.п.

2. Повышение качества работы компании в смысле сокращения времени обработки запросов извне и количества совершаемых при обработке ошибок. Соответственно, первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:

· Сокращение времени согласования документов

· Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:

· Создание документов (шаблоны)

· Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов

· Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам

· Сокращение времени поиска документов

· Сокращение вероятности утери документов Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - С.144-145

3.Но главной целью электронного документооборота является внедрение современных программно-технических средств для автоматизации процессов обработки

Среди решаемых здесь задач можно выделить:

· направленные на улучшение работы сотрудников;

· сокращение времени согласования;

· повышение исполнительской дисциплины;

· четкий и прозрачный контроль доступа;

· контроль исполнения и сбор отчетности по исполнению;

· направленные на повышение эффективности использования информации;

· сокращение времени доступа к документам;

· классификация документов, облегчающая их поиск;

· структурированное хранение связанных документов;

· история работы с документом.

Среди функций можно выделить следующие:

· прием электронных документов;

· хранение;

· управление движение документов;

· аутентификация пользователя и разделения прав пользования.

Преимущества от внедрения СЭД могут быть различными, от ожидаемых, до совсем неожиданных на первый взгляд. Условно можно разделить преимущества, получаемые компанией от внедрения СЭД, на три группы:

1. За счет переложения на СЭД выполнения части операций, увеличивается скорость и точность работы, что не могут не оценить клиенты компании.

2. Повышается мобильность компании в смысле адаптации к окружающему миру:

· компания имеет возможность быстрее менять свой курс движения, благодаря оперативной реакции на управленческие воздействия;

· благодаря своевременно предоставляемой качественной аналитической информации о ходе работ, качество этих управленческих воздействий оказывается на совершенно другом уровне.

3. улучшение взаимодействия сотрудников. В частности, с помощью СЭД без дополнительных усилий, исключительно благодаря регистрации документов и назначению заданий в электронном виде, секретарь получает этот отчет в течение нескольких секунд и пересылает его руководителю. Кроме того, половина атрибутов регистрационной карточки заполняется с помощью СЭД автоматически, заполнять остальную половину - одно удовольствие (надо только выбрать из справочника нужное значение); журналы регистрации формируются системой автоматически и доступны за любой период в любой момент по нажатию одной кнопки мыши; поиск документов вообще осуществляется другими сотрудниками самостоятельно Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000 - С.166.

3.ПРОГРАММЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

3.1 «ЕВФРАТ-Документооборот»

«ЕВФРАТ-Документооборот» - система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Разработана компанией Cognitive Technologies, полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000.Система предназначена для автоматизации документооборота в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях.

Сегодня с программными продуктами для автоматизации документооборота и делопроизводства линейки «ЕВФРАТ» работают более полумиллиона пользователей по всей России.

Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:

· регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

o регистрация нового документа на основе существующего;

o автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

· присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· связывание документов перекрёстными ссылками;

· ведение номенклатуры дел;

· сканирование и распознавание документов:

o поддержка потокового сканирования;

o распознавание «на лету» (Drag&Recog);

· работа со словарями и справочниками:

o поддержка иерархических словарей и справочников;

· постановка документов на контроль:

o назначение контролера и ответственного по документу;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

o настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

o автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:

o сохранение поисковых запросов;

o использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;

· подготовка и печать журналов и отчетов:

o формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

o возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

o возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;

o экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

· автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

Таким образом функциональность системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

· автоматизировать регистрацию документов и заданий;

· обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

· осуществлять мгновенный поиск информации;

· контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

· проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

· организовать долговременное хранение документов организации;

· обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

· разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

· криптографического шифрования и применения ЭЦП;

· протоколирования действий пользователей в системе.

В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

· встроенный модуль просмотра и печати; технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);

· встроенный генератор отчетов;

· технология морфологического анализа текста;

· механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

· встроенные средства взаимодействия удаленных серверов

Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:

· АРМ «Пользователь» -- рабочее место для доступа к системе;

· АРМ «Администратор» -- рабочее место настройки и администрирования системы;

· модуль «Графический дизайнер маршрутов» -- инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

· модуль «Дизайнер форм» -- средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

· модуль «Менеджер журналов и отчетов» -- инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

· средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;

· модуль «Почтовый клиент» -- средство работы с сообщениями электронной почты.

Стандартная конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие настройки:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов:

· входящие документы

· исходящие документы

· внутренние документы

Шаблоны журналов, справок и отчетов:

· журнал входящих документов

· журнал исходящих документов

· журнал внутренних документов

· общий журнал по потокам документов

· отчёт о выполнении документов по потокам

· отчет по документам, которые надо выполнить

· отчет о выполнении поручений

· отчёт по поручениям, которые надо выполнить

· общий отчёт по потокам документов

Таким образом система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, продуктивность работы отдельных сотрудников и подразделений в целом, улучшить исполнительскую дисциплину, сократить время исполнения поручений, повысить оперативность получения необходимой информации, качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии. Также по оценкам отечественных экспертов («Парламентская газета», 25.12.2002), внедрение электронного документооборота в государственных структурах способно на 15-20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25-30% - непосредственно аппарат. Баскаков, М.И.. Современное делопроизводство / М. И. Баскаков. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2007.- С.155

3.2 «БОСС-Референт»

Данная система разработана компанией «АйТи». «БОСС-Референт» ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний.

В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:

· анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка;

· реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота;

· автоматизация работы с корреспонденцией;

· наработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины:

· обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам:

· обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.

В результате внедрения «БОСС-Референт» организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными.

Внедрение системы обеспечивает создание единого управленческо-информационного пространства организации, поддержку установленных организацией регламентов работы с документами, поручениями и информацией, существенное повышение качества внутрикорпоративного взаимодействия.

Главными результатами внедрения системы являются:

1. Прозрачность деловых процедур.

БОСС-Референт дает возможность задавать ограничения на время рассмотрения документов, переданных на согласование (; время, в течение которого сотруднику необходимо делегировать поручения своим подчиненным, и время их выполнения; отслеживать ход принятия решений и выполнения поручений. Прозрачность деловых процедур, возможность выявлять факты задержек в принятии решений и их реализации (необходимые для анализа причин задержек) способствуют росту четкости и обязательности в работе всех подразделений организации.

2. Повышение управляемости.

3. Стандартизация управленческих процедур.

Деятельность организации сопровождается заключением однотипных договоров, выпуском типовых приказов, согласованием типовых служебных записок. Типовые документы составляют до 80% документооборота организации. Подготовив типовой документ по шаблону, сотрудник не тратит время на выяснение, кому его нужно отправить: он выбирает типовой маршрут, относящийся к этому документу, и документ начинает свое движение согласно настроенной схеме его обработки в организации.

4. Высокая скорость реагирования на новые возможности.

Время является источником конкурентных преимуществ: чем выше скорость принятия решений, тем эффективней компания реагирует на изменения внутренних и внешних условий деятельности, тем прочнее ее конкурентные позиции на рынке.

5. Обучаемость.

Новые знания и способности организаций создаются посредством быстрого поиска информации и экспертов, обмена знаниями между сотрудниками, путем координации деятельности сотрудников разных функциональных подразделений. БОСС-Референт предоставляет для этого все необходимые возможности.

Систему электронного документооборота, построенную на основе «БОСС-Референта», можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:

· «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»

· технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой

· система «БОСС-Референт», представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.

В состав данной программы принято также включать пользователей системы, которые могут работать с помощью как средств клиента Lotus Notes, так и Web-браузера MS Internet Explorer

В дополнение к системе электронного документооборота «БОСС-Референт» предлагаются программные продукты, необходимые многим организациям для реализации бизнес-процессов документооборота и делопроизводства, среди них:

1.Генератор отчетов Report'sMan.

Обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота «БОСС-Референт».

2.Системы сканирования и распознавания текста.

Система «БОСС-Референт» интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.

3.Факс-сервер Extra Fax

Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.

3.3 «ДЕЛО»

Программа «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Движение документов происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «Дело»:

· обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов;

· обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах;

· предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование»;

· поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизации;

· позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»);

· имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Основной функцией программы «Дело» является обеспечение полного жизненного цикла документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами:

1. Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.

2. Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.

3. Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.

4. Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.

5. Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.

6. Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.

7. Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации:

1. Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

· создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· утверждение проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.

2. Формирование поручений по документам;

3. Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.

4. Контроль прохождения и исполнения документов.

5. Управление доступом к документам.

6. Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности достигается путем:

1. Разграничения прав доступа пользователей к документам:

· каждому пользователю определяются: права по грифу доступа;

· права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать;

· набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.

2. Протоколирование действий пользователей.

3. Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.

Таким образом «Дело» - первая на российском рынке СЭД промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» система «Дело» позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба. ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи. Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства. В системе осуществляется подписание и проверка ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации. Данное решение основано на разработках ведущих отечественных производителей средств криптографической защиты информации. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - С.182.

Примером внедрения данной системы выступает компания «КОРУС Консалтинг» В ситуации, когда традиционные методы государственного управления и контроля показывают свою неэффективность, а управленческие функции все более явно переходят к крупным корпорациям, возрастает влияние глобальных и локальных сообществ на мировую политику и экономику. Сегодня на рынке побеждает более динамичная и открытая компания, готовая к изменениям организационно и технологически. В отраслевой секции Телекоммуникационную отрасль отличает высокая степень использования различных информационных систем, доступность каналов связи и серьёзная потребность в ускорении бизнес-процессов. Можно остановиться на опыте использования систем электронного документооборота как инструмента управления бизнесом. Этот опыт сформировался на основе внедрений систем электронного документооборота в крупных телекоммуникационных компаниях. Отдельно было выделено влияние систем электронного документооборота и проектов по их внедрению на бизнес-процессы. В частности, разработка политик и регламентов в процессе внедрения способствует совершенствованию бизнес-процессов, их стандартизации. Таким образом, сам проект внедрения выступает в роли катализатора совершенствования бизнес-процессов. Данная система была интегрирована в корпоративную информационную среду страховой компании. В докладе были озвучены особенности автоматизации документооборота в страховых компаниях и полученные в ходе внедрения результаты.

Основные решения «КОРУС Консалтинг»: Рабочее место руководителя, Электронная библиотека и Нормативно-распорядительный документооборот.

Рабочее место руководителя: решение предназначено для минимизации «бумажного» документооборота и повышения оперативности назначения и контроля задач, распоряжений и совещаний. «Рабочее место руководителя» - эффективный инструмент для повышения результативности и оперативности принятия управленческих решений.

Электронная библиотека: решение предназначено для организации электронного хранилища документов, автоматизации процессов создания, хранения, учета электронных копий и каталогизации документов, поиска и выдачи электронных и бумажных копий архивных документов.

Нормативно-распорядительный документооборот: решение разработано для автоматизации процессов подготовки, согласования и утверждения (подписания) нормативно-распорядительных документов, подготовки и проведения совещаний, выдачи поручений; технической поддержки функций контроля исполнения. Решение обладает широкими возможностями поиска документов, подготовки справочных и отчетных данных.

4. КРИТЕРИИ ВЫБОРА ПРОГРАММ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием.

Инфраструктура современного предприятия состоит из множества взаимосвязанных подсистем, которые в совокупности предъявляют многочисленные требования к системе электронного документооборота. Именно поэтому проектирование СЭД целесообразно начинать с анализа организационной структуры предприятия, направленности и прозрачности информационных потоков, принципов отчетности. Важным является разработать систему, которая позволяла бы отслеживать все стадии жизненного цикла документа, сформировать маршрут его движения с ведением протоколов действий пользователя и определением прав доступа к документу.

Критерии выбора СЭД в общем можно разделить на две важнейших группы:

· бизнес-требования

· требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам. Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

1. Идентификация пользователей и работа в системе

2. Организация хранилища документов

3. Работа с документами

4. Работа с бизнес-логикой

Рассмотрим каждый из разделов более подробно.

1.Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции - аутентификацию и авторизацию. Аутентификация - это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы - аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление.

2.Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных - это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности.

3.Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция.

4. Делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами - рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы.

Развитие автоматизированных систем явилось для отечественного документоведения фактором, стимулирующим расширение документоведческих исследований и интеграцию со смежными областями знания: информатикой и документалистикой. Появление новых носителей информации, способов записи, чтения, хранения и поиска информации послужило толчком к развитию новых направлений научной работы. Результаты научных исследований и накопленный практический опыт легли в основу идеи разработки типовой автоматизированной системы документационного обеспечения управления. В результате к концу 80-х годов был создан проект системы, рекомендованной к внедрению. Этот проект охватывал все организационно-технологические аспекты работы с документами на основе комплексного применения организационной и вычислительной техники.

За первые два десятилетия автоматизации ДОУ отечественное документоведение показало высокий уровень теоретической и методической подготовленности к решению сложнейших междисциплинарных задач, что позволило в короткий срок преодолеть путь от ручных методов работы с документами до построения проектов больших документальных систем. Однако их внедрение в практику сдерживалось недостатком компьютерной техники и новых информационных технологий, соответствующих мировому уровню.

Стандартные и хорошо зарекомендовавшие себя отдельные технологии в этих условиях служат основными звеньями автоматизированных систем управления документацией. Современные технологии управления документацией позволяют применить на практике систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации, содержащейся в документах на основе разнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходе научно-технического прогресса. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

Соединение отдельных информационных технологий в систему дает возможность построения автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в организациях. В целом АСУД с точки зрения полноты охвата технологии обработки информации могут быть автономными, прикладными и комплексными. Тип АСУД определяется существом используемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ориентацией на существующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новых решений.

Несмотря на обилие АСУД на информационном рынке, не решены вопросы их выбора, оценки и классификации. В главе дано обоснование деления АСУД на три класса в зависимости от их функциональных возможностей и сформулированы общие требования к ним. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, число пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998 - С.53.

Для выбора типа автоматизированной системы управления документацией необходима разработка соответствующей методики. В работе предложены методы выделения группы параметров АСУД и их количественной и качественной оценки. Применение этой методики должно быть дополнено системой государственной сертификации автоматизированных систем управления документацией.

электронный документирование программа

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата.

В современных условиях тенденция автоматизации работы с документами продолжает укрепляться. Если в предыдущий период методологией автоматизации была централизованная разработка типовых решений в этой области, то в 90-е годы наблюдается создание рынка автоматизированных систем управления документацией, разнообразных как по идеологии, так и по набору используемых информационных технологий.

На основании изложенного выше можно выделить основные преимущества внедрения электронного документооборота.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников

Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Исключение несанкционированного доступа

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Прозрачность бизнес-процессов

Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Выполнение требований стандартов ISO 9000

Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования СЭД при постановке СМК:

· обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

· поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

· предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения

Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы СЭД можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры

Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ

Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) М.: Инфра-М, 2007 - 512 с.

2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

3. Федеральный закон от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ № 2, 2002.

4. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.

5. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

6. Баскаков, М.И.. Современное делопроизводство / М. И. Баскаков. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007.-260 с.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.

9. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 1998 - 137 с.

10. Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.

11. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.

12. Русский язык и культура речи /под редакцией Е. В. Ганапольской, А.В. Хохлова. СПб: Питер, 2005 - 336 с.

13. Смирнов С.Д. Педагогика и психология высшего образования: от личности к деятельности. М. Аспект-Пресс, 2003 - 272 с.

14. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

15. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999 -144с.

Размещено на Allbest.ru