Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы

1.1 Сущность и принципы электронного документооборота

1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота

2. Влияние электронного документооборота на управленческую практику

2.1 Общая классификация систем документооборота

2.2 Эффективность электронного документооборота в процессе управления

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения. Все хозяйствующие субъекты, независимо от их производственного профиля или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют огромное значение делопроизводству и правильному ведению документации.

В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой необходимой информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые должны владеть компьютерной грамотностью, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях.

Актуальность курсовой работы: в России с переходом на новейшие технологии в производстве в документоведении стали внедряться информационные технологии, которые значительно упрощают работу с объемной и сложной документацией, способствуют сохранению любой информации в работе. Значительно изменяется объем работы с бумажными носителями информации. В организациях и на предприятиях сокращаются архивы, хранящие документацию за прошедшие периоды. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.

Цель курсовой работы - определить сущность и значение электронного документооборота, а также выявить его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием.

Объект курсовой работы - электронный документооборот на предприятии.

Предмет курсовой работы - общая классификация систем электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.Дать общую характеристику электронного документооборота;

2.Дать общую классификацию систем документооборота;

3.Проанализировать значение внедрения электронного документооборота на предприятии;

4.Рассмотреть сущность электронного документооборота на предприятии;

5. Исследовать влияние внедрения электронного документооборота на эффективность процесса управления.

Теоретической основой курсовой работы являются статьи, публикации в прессе, монографии.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и Интернет-ресурсов.

1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы

1.1 Сущность и принципы электронного документооборота

Для рассмотрения сущности и значения электронного документооборота, обратимся к определению - что такое электронный документооборот: «Электронный документооборот -- система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере» http://slovari.yandex.ru/электронный документооборот это/Экономический словарь/Электронный документооборот/.

Создавая электронный документ, любой делопроизводитель получает целый ряд преимуществ. В электронном виде можно хранить любую необходимую для работы информацию - текстовую, таблицы, цифровые данные, изображения, звукозаписи, видеозаписи. Ранее хранению подлежали исключительно текстовые или цифровые данные, сохранить другие данные не представлялось возможным, либо возникали чисто технические сложности. С переходом к информационным технологиям и цифровым носителям значительно расширились возможности по сохранению необходимой базы данных. При сохранении информации в электронном виде создаваемый документ приобретает определенные данные - дату создания, название, автора и т.д., все это значительно сокращает время поиска необходимого материала даже по прошествии длительного времени. Исчезла необходимость создания огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. В случае внедрения на производстве или в организации электронного документооборота (ЭДО) вся система данных используется в электронном виде, в случае необходимости распечатывается, но хранится опять же централизованно и в электронном виде.

Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение). При помощи компьютерных программ (Word, Excel и др.) делопроизводитель получает возможность создавать электронный документ, в случае необходимости изменять его, быстро находить в базе данных, передавать его по электронной почте, осуществлять другие функции. Таким образом, формируется СЭД - система электронного документооборота. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004--49 с.  

Рассмотрим основные принципы электронного документооборота:

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

- Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;

- Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;

- Возможность делегирования задач;

- Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.;

- Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;

- Определение направленных связей между документами;

- Полный аудит и история работы с документом;

- Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;

- Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;

- Интеграция с внешними системами для обмена данными;

- Поиск документов по атрибутам и содержимому http://www.conteq.ru/solutions/boxes/docspace/?_openstat=ZGlyZWN0LnlhbmRleC5ydTsxODQyNDk0OzU4MzY2ODY7ZS5tYWlsLnJ1Omd1YXJhbnRlZQ.

Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время для большинства организаций актуальной задачей становится переход на электронный документооборот. Благодаря ему, создается централизованная база документов всех типов, активизируется работа предприятия или организации, разгружает работу делопроизводителя, но при этом делает эту работу более современной, так как существенно ускоряет процесс подготовки любого необходимого документа.

1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота

Основная задача внедрения электронного документооборота на любом предприятии или в организации определенной направленности - это систематизация работы с большим потоком разноплановой документации. Электронный документооборот в настоящее время является самым передовым методом работы с документами. Внедрение любой системы электронного документооборота позволяет решить наиболее актуальные задачи - принятие решений и доведение их до сотрудников предприятия и контроль за исполнением принятых решений. Так как создается полная электронная версия всех документов, то руководителю организации или подразделения легко проверить, как работает его предприятие и как выполняются все решения, что нужно подкорректировать и что уже выполнено. Вся информация фиксируется и хранится, поэтому даже в случае возникновения спорных моментов есть возможность быстро и квалифицированно подготовить необходимую информацию и собрать все документы. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 15-17.

Для секретаря-референта, ведущего документацию на предприятии, внедрение электронного документооборота, способно решить сразу несколько задач: облегчить работу по поиску и подготовке документов, так как если документы хранятся на бумажных носителях, то обычно в организации формируется внушительный архив, где найти необходимый документ бывает крайне сложно и требуется длительное время; облегчается процесс подготовки отчетности, контроль за исполнением и утверждением различных распоряжений.

Внедрение электронного документооборота в финансовые службы предприятий и организаций позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов; снижает трудоемкость работы с документами, что позволяет финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.

Если электронный документооборот внедряется в юридическим отделах на крупных предприятиях, то существенно облегчается и улучшается работа по подготовке договоров, контрактов, быстрее решаются спорные моменты, так как у юристов оказываются в ведении все договорные обязательства сторон и возможность подготовить исковые документы возрастает.

Таким образом, главные задачи систем электронного документооборота - это рационализация работы с документами, высокий качественный уровень создаваемых документов, повышение производительности труда См. Приложение №1 - Таблица связи уровня организации со степенью внедрения электронного документооборота.// http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01.2011.php.

Внедрение электронного документооборота приобретает огромное значение для любой организации, не зависимо от профиля осуществляемых работ. Специалисты отмечают целый ряд преимуществ, которые дает внедрение электронного документооборота:

«Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников» http://ecm-journal.ru/special/1649468.aspx#Что_такое_ЭДО_СЭД_ЕСМ.

Помимо вышеуказанных выгод предприятие или организация могут избежать ранее распространенных проблем, таких, например, как периодические потери документов, наличие бесполезных копий одного и того же документа, невозможность быстро найти необходимые документы из-за их объема, невозможность быстро установить конечную версию документа, попадание внутренней информации в чужие руки. При электронном документообороте избежать этих проблем гораздо легче.

О значимости внедрения электронного документооборота на предприятиях говорит и тот факт, что в ближайшее время 15 мая 2012 года, в Москве в гостинице «Рэдиссон Славянская» готовится проведение 18-ой российской конференции-выставки по электронному документообороту и управлению информационными ресурсами. На выставку приглашены российские и международные эксперты в области программного обеспечения по электронному документообороту, представители коммерческих предприятий и государственных учреждений, главные потребители программного продукта. На выставке будут предложены программы для:

- Финансовых служб.

- Юридических отделов.

- Отделов, обрабатывающих входящую документацию.

- Кадровых служб.

- Отделов продаж.

- Административных отделов.

- ИТ-департаментов.

На конференции будут обсуждаться вопросы оптимизации управления информационными потоками на предприятиях, будут представлены новейшие разработки и технологии в области электронного документооборота, будут представлены практические советы от разработчиков программ.

Следовательно, в настоящее время с развитием информационных технологий повысилась значимость электронного документооборота на предприятиях. Главная проблема такого внедрения оптимизировать работу с документами любого типа, чтобы облегчить общее делопроизводство и улучшить систему хранения документации.

2. Влияние электронного документооборота на управленческую практику

2.1 Общая классификация систем документооборота

С расширением использования в делопроизводстве электронного документооборота стали формироваться целые системы, которые создавались для нужд производства или архивирования важных текстовых или цифровых документов.

В настоящее время действует несколько систем электронного документооборота, сформировалась собственная классификация. Рассмотрим более подробно действующие в стране системы электронного документооборота и их преимущества.

Электронный документооборот ЭТЛАС, который гарантирует высокую надежность хранения и защищенности документов от доступа извне, а также внутри организации от людей, не имеющих права на информацию. Подобная система подходит для крупных предприятий, занимающихся бизнесом и имеющих конкурентов на рынке, для государственных и образовательных учреждений. Помимо высокой степени защищенности данная система полностью автоматизирует работу с документами любого типа, что значительно повышает производительность труда сотрудников. Система ЭТЛАС имеет следующие преимущества:

- Мощные современные средства автоматизации любых процессов компании, полный контроль за их прохождением;

- Простой и удобный инструментарий по настройке практически любых аспектов функционирования системы;

- Исключительное удобство системы, начиная от ее установки и внедрения, и заканчивая повседневной эксплуатацией;

- Отсутствие ограничений на типы поддерживаемых документов, работа с документами большого размера (ограничена только параметрами файловой системы сервера);

- Возможность организации картотек с любыми типами объектов, состав атрибутов которых может быть легко создан и настроен пользователем;

- Возможность интеграции со сторонними приложениями, в том числе возможность интеграции с системами 1С;

- Высокая производительность, достигнутая благодаря непрерывному поиску уникальных технологических решений и совершенствованию системы, отсюда низкие требования, как к персональным компьютерам пользователей, так и к серверному компьютеру;

- Кроссплатформенность, то есть полноценная работа под двумя наиболее распространенными операционными системами - ОС MS Windows и ОС Linux;

- Простота обновления системы, достигнутая за счет наличия в системе автоматизированных средств обновления;

- Отсутствие скрытых платежей при покупке системы - система не требует для своей работы дополнительного платного ПО, в том числе СУБД;

- Гибкий подход к комплектации системы, позволяющий получить именно ту конфигурацию, которая Вам нужна, затратив минимум средств http://www.atlas-soft.ru/products/atlas-docflow.

Следующая программа подходит для внедрения, как в организации, так и в отдельных подразделениях. Ее задача состоит в оптимизации процессов документирования. С ее помощью можно создавать, обрабатывать и хранить документы разных типов и форматов. «Conteq DocSpace - Документооборот для SharePoint 2010 позволяет автоматизировать на платформе SharePoint документооборот и делопроизводство (любые документоориентированные процессы и workflow) и создавать системы управления документооборотом с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия SharePoint. Например, с использованием Conteq DocSpace можно быстро автоматизировать процессы предприятия:

- Управление договорами (договорной документооборот);

- Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);

- Регистрация входящих и исходящих документов;

- Управление технической, конструкторской, проектной документацией;

- Управление заявками;

- Электронные архивы http://www.conteq.ru/solutions/boxes/docspace/?_openstat=ZGlyZWN0LnlhbmRleC5ydTsxODQyNDk0OzU4MzY2ODY7ZS5tYWlsLnJ1Omd1YXJhbnRlZQ.

В крупных промышленных организациях, с большим объемом разноплановой документация специалисты предлагают использовать программное обеспечение в электронном документообороте LanDocs. Данная система имеет многофункциональное назначение: работа с электронными документами разных типов, контроль за исполнением поручений, интеграция с другими программными обеспечениями и электронной почтой, внедрение распределительного документооборота (что очень облегчает работу именно на крупных предприятиях, где есть множество подразделений и филиалов), обеспечивает безопасность информации, что также немаловажно в условиях конкуренции при рыночной экономике. При использовании программы LanDocs могут быть решены следующие задачи:

- это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).

- это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.

- это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.

- это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.

- систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.

- интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.

- специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках http://landocs.ru/system/.

В настоящее время электронный документооборот внедряется в таких учреждениях как пенсионный фонд, медицинские учреждения разного профиля, в других организациях социальной направленности, где постоянно идет поток людей, необходимо заполнение карточек, заявок, выдача справок и т.д. Для данного направления работы наиболее приемлемой среди программных систем электронного документооборота подходит DeskWork: «С помощью функционала корпоративного портала DeskWork такие рутинные операции как поиск, заполнение бланков заявления, отправка на рассмотрение, ожидание решения стали автоматизированы, отлаженные бизнес-процессы помогают сэкономить сотрудникам и руководителям компании значительную часть рабочего времени. Система оповещений позволяет на высоком уровне поддерживать обратную связь с сотрудниками компании. Благодаря современным технологиям, используемым при отправке сообщений с помощью модуля рассылки сообщений по различным каналам связи (E-Mail, телефонный звонок, СМС, сообщение на сайт), сотрудники всегда будут в курсе событий, проходящих в компании http://www.deskwork.ru/view.aspx?page=dw_base.

Корпоративный портал DeskWork - удобное средство взаимодействия сотрудников и организации коллективной работы, внедряемое за минимальное время и с наименьшим бюджетом. С помощью интернет-портала DeskWork автоматизируются бизнес-процессы компании, всем сотрудникам предоставляется востребованная корпоративная информация, система электронного документооборота позволяет организовать полноценное управление жизненным циклом документов. Элементы социальных сетей помогают укрепить командный дух. DeskWork - качественное коробочное решение на базе технологии SharePoint 2010» http://www.deskwork.ru/?utm_source=yandex&utm_medium=cpc&utm_content=corp_seti&utm_campaign=DwYA. При этом программа обладает сразу несколькими преимуществами - информационными блоками, возможностями проводить видеоконференции, свободно оперировать базами данных, что существенно ускоряет процесс работы организаций.

В делопроизводстве пользуется большим спросом программа Майкрософт Офис 365, которая также предлагает целый ряд преимуществ от пользования и ведения документации: «Пакет услуг Office 365 помогает сотрудникам работать совместно более эффективно. Пользователи получают не только, преимущества и функционал Microsoft Office, а также преимущества облачных технологий. Совместная работа в реальном времени для сотрудников организации, заказчиков и партнеров. Индикатор присутствия других пользователей, технологии социальных сетей позволяет Вам связаться с другими людьми быстрее и взаимодействовать эффективнее. Office 365 предоставляет сотрудникам более безопасный доступ к информации (включая электронную почту, документы, контактные данные и календари) в офисе или в дороге. Это означает, что у сотрудников есть виртуальный офис практически в любом месте. Пакет услуг Office 365 предназначен для работы с уже имеющимися программным обеспечением, устройствами, телефонами и браузерами. У сотрудников будет надежный и безопасный доступ к информации с устройств, к которым они привыкли, работая с существующими бизнес-приложениями. При использовании Office 365 сотрудникам не требуется изучать новое программное обеспечение и другие инструменты. Это те же приложения Microsoft Outlook и Microsoft Office, которые используются каждый день, -- но теперь они работают на базе облачных технологий» http://parc.ru/index.php/press-czentr/stati/72-novye-produkty/329-novyj-oblachnyj-servis-ot-microsoft-ofis-365.

Среди предлагаемых на рынке услуг программ электронного документооборота выделяется система DOCUMETR for SharePoint -- мощная система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint. Данная программа не только помогает в создании документов, но и формирует электронный архив всей документации, что облегчает сквозной поиск документов во всей системе (базе данных). Все подразделения организации имеют доступ к базе документов, что повышает скорость решения и исполнения заданий.

Данная программная система имеет ряд своих особенностей:

- Возможность быстрого развертывания и начала работы сразу после приобретения;

- Чрезвычайно гибкий механизм создания бизнес-процессов без программирования;

- Возможность работы на бесплатной платформе Windows SharePoint Services 3.0;

- Работа через стандартный Web-браузер, возможна работа через Интернет;

- Интеграция с пакетом Microsoft Office, поддержка работы со сканером и факсом;

- Готовые типовые бизнес-процессы: входящая/исходящая корреспонденция, контроль исполнения поручений, внутренние документы (договора, служебные записки), автоматизация библиотеки;

- Создание документов, отчетов и нумераторов по шаблонам;

- Полноценная поддержка иерархической организационно-штатной структуры компании, включая замещение и делегирование;

- Гибко настраиваемая система e-mail уведомлений;

- Полноценное разграничение прав доступа на различных этапах движения документов и заданий;

- Возможность любой доработки системы по индивидуальным требованиям Заказчика http://www.documetr.ru/yelektronnyj_dokumentooborot_documetr.html.

В банковской системе Российской Федерации часто внедряется система документооборота - «CompanyMedia», ИнтерТраст. Эта система имеет свои показатели, которые представляют интерес для электронного документооборота:

- Соответствие отраслевым требованиям и государственным стандартам РФ.

- Функциональная и географическая масштабируемость системы в соответствии с потребностями Заказчика.

- Корпоративность - «сквозное» делопроизводство и «сквозные» бизнес-процессы.

- Функциональная полнота. Электронный документооборот, делопроизводство, автоматизация деловых процессов.

- Эффективная поддержка всех видов, типов и схем документооборота организации.

- Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами.

- Независимость от средств коммуникации.

- Полнофункциональная поддержка всех бизнес-процессов в территориально-распределенной среде - on-line, off-line .

- Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота, обеспечивающая быстрое получение гарантированного результата http://www.intertrust.ru/cmedia/.

Среди программ электронного документооборота особой популярностью пользуется СЭД БОСС-Референт, которая действует с 1996г. В настоящее время программа имеет версию 2008г. Данная программа предназначена для государственных предприятий, органов государственной, федеральной и муниципальной власти, коммерческих структур. Автоматизация работы с документооборотом на предприятии или в организации существенно повышает продуктивность работы, облегчает доступ сотрудников к базе данных, соответственно улучшается качество управления. СЭД БОСС-Референт помогает решать следующие задачи:

- организовать эффективную работу с договорами;

- сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

- автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

- обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

- повысить эффективность работы с заявками;

- реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;

- наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества;

- повышение качества оказания государственных услуг;

- улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

- повышение прозрачности и открытости деятельности;

- снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

- создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

- повышение управляемости;

- оперативное реагирование на изменения;

- увеличение конкурентоспособности компании на рынке http://www.boss-referent.ru/about/.

С 2009г. в России представлена новая программа электронного документооборота СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот», представленная Cognitive Technologies. Данная программа готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает соответственно быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем http://www.cognitive.ru/news/43/. Также на современном российском рынке успешно конкурирует программная продукция новой российской компании «Документум Сервисиз», официального дистрибьютора компании Documentum в СНГ - плод совместной инициативы европейского отделения Documentum Inc. И ряда российских инвесторов. Одним из принципиальных преимуществ внедрения новой системы руководство новой фирмы считается реальное достижение тотального контроля качества на предприятиях.

Таким образом, в классификации программ электронного документооборота можно выделить целые направления - крупный, средний и малый бизнес; финансовые компании, организации социальной направленности, государственные и иные учреждения. Каждая программа учитывает специфику документов и документооборота в определенной сфере, соответственно выстраивается работа с электронными версиями всей документации.

2.2 Эффективность электронного документооборота в процессе управления

Любая система электронного документооборота имеет значение для повышения эффективности работы на предприятии или в организации. Благодаря СЭД автоматизируется процесс создания документов разных типов, далее осуществляется сохранение документа в архиве. В случае производственной необходимости СЭД позволяет быстро найти необходимые документы, отредактировать их, оперативно подготовить отчетность и контролировать сроки исполнения тех или иных решений.

Вторым преимуществом введения СЭД на предприятиях можно считать повышение качества производственного процесса. Автоматизация подготовки необходимых документов и отчетов, ускоряет выполнение необходимой работы.

В любой организации от внедрения СЭД выигрывают все подразделения. Так, руководитель получает «возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в современных системах электронного документооборота разработано «автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы» http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01.2011.php.

Среди преимуществ от внедрения СЭД на производстве можно отметить уменьшение затрат на копирование документов, доставку информации в бумажном виде, затраты на оборудование и бумагу. Значительно возрастает производительность. В случае необходимости подготовки нового документа берутся стандартные разработки, которые ускоряют создание конечного документа.

Таким образом, системы управления документами являются частью более обширной концепции Управления Знаниями. Управление знаниями, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли и информации и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес целей:

Инновации, первейший источник конкурентного преимущества. Управление знаниями должно помогать собирать вместе экспертов, невзирая на временные и географические границы для совместного создания новых идей, продуктов и услуг.

Компетентность, возможно, это самый главный актив организации. Служащим, как старым, так и вновь принятым на работу необходимы обучение и советы, а так же личный доступ к важным для их работы ресурсам. Одна из целей Управления знаниями это поддержка множества форм распределенного обучения.

Эффективность, это качество накопления и повторного использования знаний. Служащие зачастую «изобретают колесо» вместо того, чтобы использовать лучший опыт и знания экспертов. Управление знаниями должно обеспечить людей инструментами для поиска и использования этих активов.

Быстрое реагирование, это возможность быстрее, чем конкуренты реагировать на неожиданные события, что сегодня важно как никогда. Управление знаниями должно улучшить реагирование за счет организации и направления внешних данных тому, кто в наилучшей степени может интерпретировать их. Управление знаниями должно обеспечивать ответ на вопросы Кто? Что? Где? И Когда? Для того, чтобы организация лучше могла координировать свои действия http://techforum.intertrust.ru/site3/analitic.nsf/0/4A7EC2D77C38A817C3256CBC00433197?OpenDocument.

По данным выделяют два направления эффективности от внедрения СЭД - тактические и стратегические выгоды: «Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

- Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

- Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

- Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

- Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

- Улучшение контроля за исполнением документов http://citforum.edunet.kz/consulting/docflow/market/article1.8.200222.html.

Следовательно, любая организация или предприятие в современном информационном пространстве получает огромные преимущества от внедрения на производстве электронных систем документооборота. Прежде всего, ускоряется подготовка и исполнение документов, улучшается контроль за исполнением поставленных производственных задач, сводятся к минимуму потери важных для организации документов, сокращается срок поиска необходимой документации. Еще существенным преимуществом можно назвать дополнительную защиту информации, которая действует в системах электронного документооборота. Оптимизация работы повышает исполнительскую дисциплину сотрудников и повышает качество работы.

Заключение

В век информационных технологий переход делопроизводства на электронные программные системы приобретает все большую актуальность. Системы электронного документооборота работают на новых принципах. Они помогают сформировать электронную базу документов на любом предприятии или в организации, так как наличие бумажных архивов документов уже устарело. Электронный документооборот позволяет создавать документы любых форматов (текстовые, статистические, видео и аудиоматериалы и т.д.), облегчают их сохранность и работу с ними. Создание электронной базы способствует оптимизации работы сотрудников и повышает качество выполняемой работы.

В настоящее время на рынке СЭД широко представлены программы, которые подходят для бизнеса, для организаций финансовых и социальных, для государственных, федеральных и муниципальных органов власти, для унитарных коммерческих структур. Каждая программа оптимально выбирается с учетом специфики работы того или иного подразделения, особенностей документации:

Внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

1. Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;

2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;

3. Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.

4. Выполнение пилотного проекта;

5. Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;

6. Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;

7. Поставка и инсталляция СЭД;

8. Адаптация и настройка СЭД;

9. Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;

10. Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;

11. Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;

12. Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.

13. Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;

14. Сопровождение CЭД http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582.

Дальнейшие прогнозы показывают эффективность внедрения СЭД на предприятиях разного профиля. Хотя в ближайшие годы наличие бумажных информационных носителей еще будет сохраняться. Организации постепенно переводят свой документационный архив в электронные версии и создают рабочие электронные архивы, к которым получают доступ все сотрудники для улучшения общей работы.

Перед правительством Российской Федерации стоит задача юридически закрепить электронные версии документов, которые в дальнейшем могут использоваться в финансовых, коммерческих и других спорах. Во многих учреждениях происходит оцифровка существующих архивов, идет речь о создании полноценного архива электронных документов.

электронный документооборот эффективность управление

Список использованной литературы

1. Бейдер А., Кейв Р. "О некоторых подходах к управлению документами", "Открытые системы", 3, 1998

2. Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М.,- 2003. - С.22--25.

3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004--49 с.

4. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. 2003. - №2. - С. 15-17.

5. Витин Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.

6. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. - 2006. - №10 - С. 17-22.

7. Гельман-Виноградов К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 16-24 (2005 б).

8. Гореткина Е. "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet", "Сети", 4, 2000.

9. Гавердовский А. "Концепция построения систем автоматизации документооборота", "Открытые системы", 1, 1997

10. Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. - 2006. - № 9 - С. 45-75.

11. Кочеткова П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2006. - №8. - С.20.

12. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2005. - №10. - С. 32-35.

13. Куциняк Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М., - 2003. - С. 18- 23.

14. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №12. - С.30-38.

15. Марков А. "Концепция построения электронного архива", "Открытые системы", 1, 1997

16. Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 11(63). - С. 51-56 (2005 а).

17. Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 2(54). - С. 23-27 (2005 б).

18. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова Секретарское дело. - 2005. - №1 (53) - С. 34 (2005 в).

19. Московая П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С.36-41.

20. "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ВНИИДАД, Деловая Книга, 1998.

21. Плешкевич Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // - Научные и технические разработки. - 2005. - № 6. - С. 65-70 (2005 а).

22. Плешкевич Е.А. Новый подход к определению понятия «документ» в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер. 1. - 2005. - № 3. - С. 4-7 (2005 б).

23. Плешкевич Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер. 1. - 2005. - № 10. - С. 19-22 (2005 в).

24. Сборец М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - №9. - С. 48-56.

25. Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// - Секретарское дело. - 2006. - № 7 С. 30-35.

Приложение № 1

Таблица связи уровня организации со степенью внедрения электронного документооборота

Уровень развития	Разработка плана организации работы с документами	Разработка плана внедрения электронного документооборота
Нулевой	В компании отсутствует понимание необходимости организации работы с документами	В компании отсутствует понимание важности электронного документооборота. Соответственно, у персонала отсутствует необходимый опыт и квалификация. Какая- либо ответственность не определена
Начальный / спонтанный	Руководство признает необходимость совершенствования работы с документами, однако план мероприятий не разработан. Отдельные элементы плана вводятся по мере необходимости, поэтому результаты непоследовательны и спонтанны. Вопросы работы с документами обсуждаются в службе делопроизводства, но не бизнес-руководством. Организация работы с документами проводится без привязки к реальным задачам организации. Риски, связанные с документами, не отслеживаются и не контролируются	Руководство знакомо с электронным документооборотом, но конкретных планов по его внедрению нет. Проблемы по работе с документами обсуждаются от случая к случаю. Документооборот только бумажный
Повторяющийся, интуитивный	Необходимость совершенствования работы с документами понятна руководству, но работа ведется без четкого плана службой делопроизводства с привлечением при необходимости бизнес- специалистов. Изменения происходят только по запросу руководства вне рамок формального процесса работы с документами	В организации существует общая осведомленность об электронном документообороте. Но его применение ограничивается электронной почтой. Решение возникающих вопросов ориентировано на краткосрочные цели
Определенный	Процедуры и ответственность за разработку плана совершенствования работы с документами понятны, документированы и доступны всем. Процесс хорошо определен, и вероятность успешного планирования высока. Реализация процесса совершенствования во многом зависит от индивидуальных исполнителей, регулярных проверок качества процесса нет	Необходимость развития электронного документооборота ясна и принята всей организацией, ответственность за отдельные работы четко определена. Процедуры, приемы и применяемые средства определены, документированы, внедрение системы электронного документооборота производится по разработанному плану. Цели и задачи электронного документооборота регулярно пересматриваются
Управляемый и измеримый	Управление документами является стандартным процессом, отклонения от которого будут заметны для руководства. Определена ответственность за процесс на высшем уровне, обеспечивается его мониторинг и оценка эффективности. Процесс управления документами и бизнес-стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации	Внедрение электронного документооборота полностью поддержано формальными методиками и процедурами. Обеспечивается возможность количественного измерения характеристик процесса работы с документами. Обучение определено, документировано и последовательно применяется в рамках всей организации. Определены и применяются внутренние «лучшие практики». Сам процесс работы с документами учитывает требования бизнеса и ориентирован на достижение стратегических целей. Организовано общее хранилище документов, позволяющее использовать эту информацию в системах принятия решений и информирования руководства
Оптимизированный	Эффективно поставленный документооборот дает ощутимые преимущества. Процессы работы с документами оптимальны, обеспечивают эффективность бизнес-процессов	Электронный документооборот внедряется последовательно для всех документоориентированных процессов, его важность для бизнеса постоянно подчеркивается. Персонал обладает достаточной квалификацией по работе с системой электронного документооборота. Процессы регулярно пересматриваются и совершенствуются. Для оценки процессов используются количественные и качественные характеристики. Система электронного документооборота интегрирована с другими информационными системами, автоматически формируется информация для принятия управленческих решений, отслеживаются их результаты

Размещено на Allbest.ur