Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров" от 23.09.1992г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04. Код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа [13]. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).

Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Реквизит 08. Наименование организации. В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы. Наименование организации - автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).

Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией - автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т.д.

Реквизит 10. Наименование вида документа. Наименование вида документа - обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания: для утверждаемых документов - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Данный номер проставляется при регистрации документа в организации - авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы , письма , протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.

Реквизит 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации - автора документа, то его можно на бланке не указывать [14].

Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату - организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже и располагается в правом углу документа. При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации или вышестоящим органом управления. Гриф утверждения располагают справа над текстом, гриф состоит из слова: УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО.

Реквизит 17. Резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Её пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "адресат". В резолюции указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Реквизит 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа , его важность и срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей 2-3 межстрочных интервала. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 19. Отметка о контроле. Проставляется только на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой крупную букву "К", которую наносят от руки ярким фломастером или специальным штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп "контроль".

Реквизит 20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова "страница" (стр.).

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита "подпись".

Реквизит 22. Подпись. Право подписи управленческих документов , как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителя в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. В ряде случаев может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись - это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству.

Реквизит 23. Гриф согласования документа.

Реквизит 24. Визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Согласование необходимо с точки зрения соответствия документа действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

Реквизит 25. Печать. Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах. Печати подразделяются на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре размещается изображение Государственного герба Российской Федерации, а по окружности - наименование организации. В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой - в центре размещается эмблема организации или аббревиатура её наименования, по окружности - полное наименование организации. Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов и т.д. Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. Как правило , место проставления печати отмечается символом "М.П."

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Копия документа - воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии. Если изготавливается копия с документов, то на верхнем поле документа проставляется слово "копия". В делопроизводственной практике в основном копируют исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверяют копии сотрудники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита "подпись" слово "верно" с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты.

Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ.

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Надпись делается на нижнем поле первого листа документа.

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на входящих документах должны быть поставлены входящий учетный номер и дата получения документа. Такая отметка может проставляться от руки или специализированным штампом.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные реквизиты, как правило, применяются в границах конкретной системы документации.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов" [15].

Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

- экономии всех видов ресурсов;

- безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Принципы стандартизации [16]:

· добровольного применения документов в области стандартизации;

· максимального учета при разработке стандартов законных интересов заинтересованных лиц;

· применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением случаев, если такое применение признано невозможным вследствие несоответствия требований международных стандартов климатическим и географическим особенностям Российской Федерации, техническим и (или) технологическим особенностям или по иным основаниям, либо Российская Федерация в соответствии с установленными процедурами выступала против принятия международного стандарта или отдельного его положения;

· недопустимости создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона [17];

· недопустимости установления таких стандартов, которые противоречат техническим регламентам;

· обеспечения условий для единообразного применения стандартов.

Правила формирования перечня документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований технических регламентов:

1. Национальным органом по стандартизации не позднее чем за тридцать дней до дня вступления в силу технического регламента утверждается, опубликовывается в печатном издании федерального органа исполнительной власти по техническому регулированию и размещается в информационной системе общего пользования в электронно-цифровой форме перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований принятого технического регламента.

2. В перечень, могут включаться национальные стандарты и своды правил, а также международные стандарты, региональные стандарты, региональные своды правил, стандарты иностранных государств и своды правил иностранных государств при условии регистрации указанных стандартов и сводов правил в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов. Регистрация международных стандартов, региональных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов осуществляется в порядке, установленном статьей 44 настоящего Федерального закона [18].

3. В национальных стандартах и сводах правил могут указываться требования технических регламентов, для соблюдения которых на добровольной основе применяются национальные стандарты и (или) своды правил.

4. Применение на добровольной основе стандартов и (или) сводов правил, включенных в перечень документов в области стандартизации, является достаточным условием соблюдения требований соответствующих технических регламентов. В случае применения таких стандартов и (или) сводов правил для соблюдения требований технических регламентов оценка соответствия требованиям технических регламентов может осуществляться на основании подтверждения их соответствия таким стандартам и (или) сводам правил. Неприменение таких стандартов и (или) сводов правил не может оцениваться как несоблюдение требований технических регламентов. В этом случае допускается применение предварительных национальных стандартов, стандартов организаций и (или) иных документов для оценки соответствия требованиям технических регламентов.

5. Документы в области стандартизации, включенные в перечень, подлежат ревизии и в необходимых случаях пересмотру и (или) актуализации не реже чем один раз в пять лет.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

- международные (региональные) стандарты;

- государственные стандарты РФ (ГОСТ);

- стандарты отраслей (ОСТ);

- стандарты предприятий (СТП);

- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Цели стандартизации:

1. Повышение уровни безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного или муниципального имущества, экологической безопасности жизни и здоровья животных и растений.

2. Повышение уровня безопасности объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

3. Обеспечение научно-технического процесса.

4. Обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ или услуг).

5. Сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерении, технических и экономико-статических данных.

6. Обеспечение технической и информационной совместимости и взаимозаменяемости продукции.

7. Рационального использования ресурсов.

8. Содействие соблюдению требований технических регламентов

9. Создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации.

Результатом деятельности стандартизации являются требования, которые регламентируют в нормативном документе по стандартизации. Данное требование определяет технический уровень и качество объекта. При установлении требований, его разработчик должен основываться на современных достижениях науки и техники, международных стандартах, практическом опыте.

Установление - это сложный, трудоемкий процесс, при котором выполняется большое число расчетов, исследований, испытаний, создаются опытные образцы, в отдельных случаях разрабатываются новые виды материалов, средства измерений, в данном процессе участвуют специалисты,

ученые, практики, научно исследовательские институты (НИИ), научно промышленные объединения (комитеты), период установления охватывает 3-5 лет.

Нормативный документ по стандартизации - это документ, содержащий правила, общие принципы, характеристики объектов стандартизации, касающиеся отдельных видов деятельности или их результатов.

Объект стандартизации - продукция, работа (процесс), услуга, подлежащие или подвергшаяся стандартизации.

В общем случае к нормативным документам относятся:

-стандарты;

-правила и рекомендации в области стандартизации;

-общероссийские классификаторы экономической и социальной информации;

-своды правил.

Наибольшую группу нормативных документов представляют стандарты.

Согласно закону о тех. Регулировании на территории РФ подлежат применению следующие нормативные документы:

- национальные стандарты;

- правила стандартизации; рекомендации в области стандартизации;

- общероссийские классификаторы;

- стандарты организации;

- своды правил.

Кроме того к нормативным документам закон отнес следующие документы:

-международные стандарты;

-региональные стандарты;

-региональные своды правил;

-стандарты иностранных государств;

-своды правил иностранных государств.

Эти нормативные документы будут НД, если они зарегистрированы в федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов.

Также к НД применяемым в РФ относят переводы на русский язык:

-международных стандартов;

-региональных стандартов;

-региональных сводов правил;

-стандартов иностранных государств;

-сводов правил иностранных государств.

Эти документы надлежащим образом заверены и приняты на учет национальным органом РФ по стандартизации.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации [19]:

- ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

- ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

- ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

- ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

- ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

- ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

- ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

2. Анализ системы управления медицинским учреждением

2.1 Общая характеристика ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова

Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Детская Городская Клиническая Больница №5 им. Н.Ф. Филатова находится на территории города Санкт-Петербурга.

ДГКБ №5 учреждена совместным решением Министерства здравоохранения г. Санкт-Петербурга. Больница в своей деятельности руководствуется Уставом, законодательством РФ и иными обязательными для исполнения актами законодательных и исполнительных органов власти.

ДГКБ №5 является юридическим лицом, находящимся в ведении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга. Юридический адрес организации: 192289, г. Санкт-Петербург, Бухарестская ул., д. 134.

ДГКБ №5 имеет в своей собственности имущество, являющееся собственностью г. Санкт-Петербурга и отвечает по своим обязательствам.

Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов больницы являются:

- бюджетные и внебюджетные средства;

- имущество, переданное собственником или уполномоченным им органом;

- доход, полученный от реализации продукции (работ, услуг), а так же от других видов разрешенной больнице хозяйственной деятельности;

- амортизационные отчисления;

- кредиты банков и др. кредиторов;

- капитальные вложения и дотации бюджета;

- безвозмездные или благотворительные взносы, пожертвования организаций, учреждений, граждан;

- иные источники в соответствии с законодательством РФ.

Больница имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждении банка, печать со своим наименованием и с наименованием вышестоящего ведомства, бланки, фирменную символику.

Больница выступает истцом и ответчиком в суде, в соответствии с законами РФ. Больница не отвечает по обязательствам государства, его органов. Отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в ее распоряжении денежных средств.

При недостаточности денежных средств, по обязательствам больницы отвечает Комитет по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга, администрация г. Санкт-Петербурга.

Целью создания больницы является оказание специализированной и квалифицированной медицинской помощи населению г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Основными задачами деятельности ДГКБ №5 являются:

- обеспечение бесперебойной работы больницы в целях наиболее полного удовлетворения потребностей граждан;

- предоставление своевременной и квалифицированной помощи населению;

- разработка перспективных и текущих программ социально-экономического развития.

- обеспечение на обслуживаемой территории расширения сферы и деятельности совершенствование оказываемых и внедрение новых услуг помощи населению.

- осуществление мероприятий по мобилизационной подготовке и при чрезвычайных ситуациях

Исход из задач ДГКБ №5 осуществляет, следующие функции:

- разрабатывает и проводит в жизнь мероприятия по повышению эффективности работы, совершенствованию методов организации, производственных процессов и внедрению новых форм обслуживания и техники, улучшению использования производственных фондов, трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

- осуществляет работу по ведению бухгалтерского учета, статистического учета, отчетности и контроля. Предоставляет отчетные данные в установленные адреса и сроки.

В больнице есть 38 подразделений - поликлиника, хирургическое отделение, нейрохирургическое отделение, педиатрическое отделение, гинекологическое отделение, приёмный покой, аптечное отделение, пищеблок, патологоанатомия, реанимация и другие [20].

ДГКБ №5 имеет линейно-функциональную структуру персонала. Во главе всего персонала и больницы в целом стоит главный врач. У него в подчинении находятся заместители главврача по медицинской и организационной части, заведующие различными отделениями, у заведующих отделениями в подчинении находятся врачи, медицинские сёстры и санитарки данного отделения. Таким образом, организационная структура персонала больницы основана на соблюдении единоначалия, линейного построения отделений и распределения функций управления между ними. Социальная структура персонала представляет собой его классификацию по таким признакам как пол, возраст, профессия, стаж работы и так далее. На данный момент в больнице работают свыше 930 человек, примерно, из них 600 женщин и 330 мужчин, каждый из них выполняет свою работу в соответствии со своей должностью и ставкой, которые регламентируются штатным расписанием. Средний возраст работающего в больнице персонала составляет 42 года, а средний стаж работников - 17 лет. Самому пожилому человеку, работающему в ДГКБ №5, 71 год, а самому молодому - 18 лет. В больнице работает около 30 врачей-заведующих отделениями; более 240 врачей и 430 медсестёр; приблизительно 100 единиц младшего персонала и прочие -160 человек.



Рис. 2.1. Данные о численности персонала (чел).

Рис. 2.2. Текучесть кадров.

Под организационной структурой управления предприятием понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям. Организационная структура - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в её рамках люди могли наиболее эффективно добиться цели.

Организационная структура определяет соотношение (взаимоподчиненность) между функциями, выполняемыми сотрудниками организации. Проявляется в таких формах как разделение труда, иерархия должностей, создание специализированных подразделений, внутриорганизационные процедуры и является необходимым элементом эффективной организации, поскольку придает ей внутреннюю стабильность и позволяет добиться определенного порядка в использовании ресурсов.

Для достижения своих целей ДГКБ №5 имеет право самостоятельно:

- осуществлять материально-техническое обеспечение предприятия и развитие сферы учреждения, планировать свою деятельность;

- утверждать в установленном порядке штатное расписание;

- пользоваться налоговыми и другими льготами, установленными в законодательном порядке государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления;

- ДГКБ №5 осуществляет анализ системы документооборота и финансовой деятельности, несет ответственность за достоверность, полноту и своевременность предоставления отчетов.

Цель структуры управления состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед учреждением задач:

- снижение трудоемкости на выполнение технологической операции;

- повышение активности сотрудников;

-повышение качества предоставляемых услуг.

Виды организационной структуры управления:

- Управление технологическим процессом зависит от конкретной структуры определенного учреждения, а так же от способа построения функциональной системы предприятия.

- Управление больницей осуществляется в соответствии с законодательством РФ и Уставом организации. Высшим должностным лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый главой местной администрации по согласованию с комитетом здравоохранения. Главный врач действует на основе Устава организации и законодательства РФ.

В состав руководства так же входят: заместитель главного врача по лечебной части (нач.мед), по организационно-методической работе, заместитель главврача по хирургии, заместитель главврача по экономике, заместитель главврача по кадрам, главный бухгалтер, заместитель главного врача по техническому обслуживанию.

Врачи подразделяются на врачей широкого профиля (хирург, терапевт, акушер-гинеколог, педиатр) и врачей узких специальностей (стоматолог, отоларинголог, офтальмолог, нарколог, инфекционист, дерматовенеролог, невропатолог, рентгенолог, психиатр, анестезиолог).

В подчинении специалистов находятся средний и младший медицинский персонал, выполняющий соответствующую их функциональным обязанностям работу.

Главный врач ДКГБ №5 выполняет следующие функции и обязанности по обеспечению деятельности подразделения;

- обеспечивает руководство учреждением в соответствии с действующим законодательством;

- представляет интересы ДКГБ №5 в государственных, судебных и арбитражных органах;

- организует работу коллектива;

- отвечает за организацию производственной, административно-хозяйственной и финансовой деятельности;

- осуществляет анализ деятельности учреждения на основе оценки показателей его работы и принимает необходимые по улучшению форм и методов работы;

- контролирует выполнение требований, установленных правилами и нормами внутреннего распорядка, выполнение технической безопасности и охраны труда, технической эксплуатации приборов и оборудования;

- утверждает штатное расписание;

- издает приказы, дает указания, обязательные для работников.

Подразделения и работники учреждения, выполняющие определенную функцию управления. Различают техническую, экономическую, производственную, хозяйственных внешних связей и социальную подсистему управления.

Функция управления деятельностью учреждения реализуется подразделениями и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом. Многообразие функциональных связей и возможных способов их распределения между подразделениями и работниками определяет разнообразие возможных видов организационных структур управления.

В структуре ДКГБ №5 можно выделить такие подразделения как:

общебольничное; поликлиника; стационар; вспомогательное; бухгалтерия; архивно-хозяйственное (АХО).

Линейно-функциональная структура управления является наиболее адекватной в такой отрасли, как здравоохранение. Благодаря ней, работа поставлена четко и качественно.

Организационная структура управления учреждением ДКГБ №5 представлена в приложении 1.

Функции основных руководителей:

Главный врач:

- организует всю работу учреждения;

- несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива;

- представляет учреждение во всех учреждениях и организациях;

- издает приказы по учреждению в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников;

- принимает меры поощрения и налагает взыскания на работников учреждения;

- открывает в банках счета учреждения.

Заместители главного врача:

- оперативно подчиняются главному врачу;

- осуществляют руководство эксплуатационной деятельностью;

- организует обучение медперсонала с целью повышения их квалификации.

Главный бухгалтер:

- осуществляет учет средств учреждения и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами;

- устанавливает результаты хозяйственной финансовой деятельности учреждения;

- разрабатывает штатное расписание;

- составляет годовые, квартальные и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением;

- разрабатывает мероприятия по их производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы.

Экономист:

- возглавляет подготовку проектов перспективных и годовых планов;

- обеспечивает доведение утвержденных планов до структурных подразделений;

- обеспечивает проведение экономического анализа всех видов деятельности учреждения и своевременную разработку мероприятия по эффективному использованию материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ускорению роста производительности труда, снижению себестоимости продукции, повышению рентабельности производства, увеличению финансовой отдачи и прибыли, устранению потерь и нерациональных расходов.

Руководитель отдела статистики и страховой медицины.

- организует работу отдела.

- участвует в лицензировании больницы.

- анализирует работу всех отделений больницы, составляет аналитические справки.

- Ведение взаиморасчетов с Территориальным фондом ОМС и страховыми компаниями.

- Организация ведения статистического учета и отчетности. Сдача отчетов в ГМУ, ГКЗ.

Все остальные службы и отделы работают согласно должностной инструкции, разработанной в ДГКБ №5, четко знают свои функциональные обязанности, специализируются в работе.

В учреждении централизованы также важнейшие функции, как материально-техническое снабжение, медикаментозное обеспечение, транспортное обеспечение, капитальный ремонт электро-, водо-, теплоснабжение, питание.

2.2 Анализ системы документооборота в медицинском учреждении

Требования к функциональным характеристикам:

* Интеграция всех информационных потоков в единую базу данных и обеспечение надежной защиты от несанкционированного доступа к данным.

* Обеспечение персонифицированного учета сведений о пациентах (идентификационные данные, цели направления в лечебное учреждение, медицинские показания, назначенные, оказанные и оплаченные медицинские услуги, источники оплаты, документальные основания для получения медицинской помощи за счет средств федерального бюджета или ОМС).

* Автоматизация кассовых операций при оказании услуг за наличные средства физических лиц.

* Автоматизация всех процессов обработки агрегированной информации, включая информационно-программное обеспечение экономических расчетов с заказчиками (покупателями) медицинской помощи независимо от вида оплаты и источника финансовых средств.

* Формирование счетов на пациента, исполнителя, отделение и учреждение в целом.

* Авторизация и разграничение прав доступа к программному комплексу.

* Контроль исполнения выписанных направлений.

* Обеспечение многопользовательского режима работы.

* Построение отчетной финансовой документации на основе классификатора услуг и тарифов, утвержденных Минздравом России.

Требования к организации данных:

1. Сформировать и обеспечить ведение следующих справочников НСИ:

-- международный классификатор болезней;

-- классификатор медицинских услуг;

-- справочник тарифов на медицинские услуги, утвержденных Минздравом России;

-- справочники тарифов на медицинские услуги, утвержденные фондами ОМС;

-- справочник тарифов на платные медицинские услуги, утвержденный органом управления здравоохранением;

-- реестр пациентов, обратившихся за медицинской помощью;

2. Производить регистрацию и учет пациентов по следующим реквизитам.

Для застрахованных, обратившихся за медицинской помощью по программе ОМС:

-- номер полиса ОМС;

-- фамилия, имя, отчество, дата рождения и адрес регистрации;

-- дата поступления и выписки.

Для обратившихся по другим источникам финансирования:

-- фамилия, имя, отчество;

-- паспортные данные;

-- регион проживания, место работы;

-- реквизиты направившего медицинского учреждения;

-- дата поступления и выписки.

3. Производить регистрацию оказываемых пациентам медицинских услуг по следующим показателям:

-- информация об оказанной услуге;

-- информация о диагнозе;

-- сведения об исполнителе услуги и отделении;

-- сведения о специалисте, направившем на выполнение услуги.

4. Обеспечить раздельный учет медицинских услуг, оказываемых по программе ОМС, по направлению Минздрава России или органа управления здравоохранением.

Работа с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

В настоящее время внедрение информационных технологий в практику работы лечебно-профилактического учреждения (ЛПУ) признано одним из самых эффективных средств в повышении доступности и качества медицинской помощи. Такой результат достигается путем внедрения электронного медицинского документооборота и, как следствие, тотального учета и контроля всех процессов, происходящих в ЛПУ, повышении информативности, сохранности и доступности медицинской информации, существенном снижении трудозатрат персонала ЛПУ по оформлению учетной документации и формированию необходимой оперативной и государственной статистической отчетности. Важную роль играют такие возможности, как персонифицированный учет лекарственных средств, финансово-экономический учет, планирование рабочего времени и другие функции. При этом в последнее время все большее внимание уделяется клинически-ориентированным информационным системам, способным не просто реализовать административно-хозяйственный учет, но и предоставить ЛПУ возможность использования электронной истории болезни и функции повышения эффективности управления ЛПУ.

До недавнего времени в российском здравоохранении почти полностью отсутствовали хоть какие-то признаки автоматизации. Карты, бюллетени, процедурные отчеты, учет пациентов, лекарственных препаратов - весь документооборот производился на бумаге. Это сказывалось на скорости, а следовательно, и качестве обслуживания пациентов, затрудняло работу врачебного, медицинского персонала, что вело к врачебным ошибкам, большим затратам времени на заполнение карт, составление отчетов. Это осложняло руководство ЛПУ (отсутствие контроля работы подразделений, недостаток оперативной, аналитической информации) и работу контролирующих органов.

Многие отечественные лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ) в своей деятельности активно прибегают к услугам комплексных медицинских информационных систем (МИС). Последние представляют собой целостный (универсальный) программный продукт, позволяющий на качественно новом уровне осуществлять руководство деятельностью медучреждения и оказывать медицинские услуги.

Особенностью МИС является переход от локальной работы с медицинской информацией к интегрированной системе, где все данные, проходящие через учреждение, доступны из единой информационной среды. При этом полностью реализуется безбумажная технология, однако, сохраняется возможность получения "твёрдой копии" любого документа. Использование современных медицинских технологий позволяет повысить качество оказания медицинских услуг, оптимизировать управление различными структурными медицинскими подразделениями и создать основу выхода на мировой уровень медицинского обслуживания.

Таблица 2.2.1 Оценка критериев приемного отделения

Индекс функции	Название функции	Критерий	Значение критерия	Улуч.
ф1.1.1	регистрация	Время выполнения функции в целом	10 мин	9 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,12
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	0
		Степень автоматизации	ИС "Анадос"	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	2
ф1.1.3	заполнение статистической карты	Время выполнения функции в целом	5 мин	20 сек
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,06
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	нет
ф1.1.4	распределение в боксы	Время выполнения функции в целом	10 мин	1 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,12
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	1
		Степень автоматизации	Нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	Нет
ф1.1.5	запрос консультанта на осмотр	Время выполнения функции в целом	10 мин	3 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,12
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	0,5
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	18
ф1.1.6	осмотр специалистом-консультантом	Время выполнения функции в целом	20 мин	20 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,24
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	0
		Степень автоматизации	нет	нет
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов
ф1.1.7	назначение обследования	Время выполнения функции в целом	10 мин	20 сек
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,12
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	0,5
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	18
ф1.1.2	заполнение истории болезни	Время выполнения функции в целом	15 мин	5 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,18
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	18
ф1.1.8	обоснование в госпитализации	Время выполнения функции в целом	3 мин	20 сек
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,04
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	нет
ф1.2.1	выписка	Время выполнения функции в целом	10 мин	1 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов
ф1.3.1	формирование ежедневных сводок	Время выполнения функции в целом	15 мин	1 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	1
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов

Таблица 2.2.2 Общие показатели процессов приемного отделения

Индеск процесса	Название процесса	Общее время выполнения	Улучшение
1.1	поступление пациента	83 мин	39 мин
1.2	выписка	10 мин	1 мин
1.3	формирование ежедневного отчета	15 мин	1 мин

Таблица 2.2.3 Оценка критериев отдела страховой медицины и мед. статистики

Индекс функции	Название функции	Критерий	Значение критерия	Улучшение
Ф4.1.1	Проверка правильности заполнения статистической карты	Время выполнения функции в целом	5 мин	1 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,23	0,1
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов
Ф4.1.2	Исправление статистической карты	Время выполнения функции в целом	5 мин	5 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,23	0,5
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов
Ф4.2.1	Регистрация статистических карт в ИС "Анадос"	Время выполнения функции в целом	10 мин	3 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,47	0,3
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса
		Степень автоматизации	нет	Нет
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов
Ф4.3.1	Формирование единой сводной информации о движении пациента по стационару, использованию коечного фонда	Время выполнения функции в целом	60 мин	3 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	1,0	0,3
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	1	1
		Степень автоматизации	нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	нет	Нет
ф4.2.2	Экспорт данных из ИС "Анадос" в ИС "Инфис" (формирование счетов для страховых компаний)	Время выполнения функции в целом	1 мин	1 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	0,04	0,1
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	1	1
		Степень автоматизации	да	Да
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	нет	Нет
ф4.4.1	Выдача данных из архива	Время выполнения функции в целом	2 часа	5 мин
		Отношение времени выполнения/время выполнения в целом	1	1
		Отношение времени взаимодействия с другими функциями/времени выполнения всего процесса	1	1
		Степень автоматизации	Нет	МИС
		Количество дублирующихся функций в рамках всех процессов	нет	Нет

Таблица 2.2.4 Общие показатели процессов в отделе страх. медицины и мед. статистики

Название процесса	Общее время выполнения	Улучшение
Формирование сводных данных	60 мин	3 мин
Взаимодействие со страховыми компаниями	21 мин	10 мин
Ввод данных историй болезни	360 мин	300 мин

Таким образом, медицинская информационная система (МИС) - это совокупность программно-технических средств, баз данных и знаний, предназначенных для автоматизации различных процессов, протекающих в ЛПУ и системе здравоохранения.

Целями создания МИС являются:

1. Создание единого информационного пространства;

2. Мониторинг и управление качества медицинской помощи;

3. Повышения прозрачности деятельности медицинских учреждений и эффективности принимаемых управленческих решений;

4. Анализ экономических аспектов оказания медицинской помощи;

5. Сокращение сроков обследования и лечения пациентов;

6. Внедрение МИС имеет положительный эффект для всех участников системы здравоохранения.

Анализ МИС:

Для выбора МИС были проанализированы самые распространенные продукты на территории Северо-Запада РФ. Для выбора продукта, принимались следующие сведения:

- Наличие функциональных блоков;

- Количество внедрений;

- Поддержка разработчиком программного комплекса;

- Наличие программно-аппаратной платформы;

- Сложность обучения сотрудников;

- Сложность управления системой;

Выбранный перечень МИС для анализа, представлен в таблице 2.2.5.

Таблица 2.2.5 Перечень Медицинских Информационных Систем (МИС)

№ п./п.	Название МИС	Разработчик
1	"Интерин"	ИПС РАН, г. Переславль-Залесский (http://www.interin.ru)
2	"МКТ"	ООО "Медицинские Компьютерные Технологии", г. Краснодар (http://www.medcomtech.ru/index.html)
3	"Гиппократ"	ООО "Ультрамед", г. Москва (http:// www.ultramed.ru)
4	"Авиценна"	ООО "Фирма Коста", г. Санкт-Петербург (http://www.kostasoft.ru)
5	"Амулет"	ЗАО "ЦентрИнвестСофт", г. Москва (http:// www.amulet-med.ru)
6	"Артемида"	ЗАО "Конус-Медик", г. Курск (http:// www.conus.ru)
7	"Ариадна"	ООО "Решение", г. Санкт-Петербург (http:// http://solution-soft.ru)

2.3 Анализ влияния системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения

Основные сложности внедрения медицинских информационных систем в лечебных учреждениях связаны с отсутствием у заказчика технических специалистов для сопровождения системы. Достаточно часто интеграторы сталкиваются с проблемой нечеткого понимания целей внедрения МИС руководством ЛПУ, трудностями со структуризацией процессов, изменениями требований к МИС в процессе внедрения, сложностями в освоении системы сотрудниками ЛПУ. Однако, несмотря на то, что в настоящее время основные принципы электронного здравоохранения уже утверждены, концепция его построения еще недостаточно проработана и не реализуется, а нормативно-правовая база практически отсутствует.