Система документооборота ОАО ЦТД "Диаскан"

Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 13.02.2015
Размер файла 303,0 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Трудовые отношения работников Общества строятся на контрактной основе. Трудовые доходы каждого работника определяются его личным вкладом с учетом конечных результатов работы Общества, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.

Форма, система и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются Обществом самостоятельно, в зависимости от профессии, квалификации работников, сложности и условий выполняемой работы.

Работники Общества подлежат социальному, медицинскому страхованию, социальному обеспечению в порядке и на условиях, установленных для рабочих, служащих государственных предприятий РФ.

Общество обеспечивает работникам безопасные условия труда и несет ответственность в установленном законе порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности. Работник несет ответственность за причиненный Обществу ущерб, в случае нарушения работником правил технической безопасности.

Трудовые отношения работников Общества, включая их социальное и пенсионное обеспечение, а также вопросы социального развития Общества, определяются во внутренних документах Общества, включая коллективный договор.

Структура ОАО ЦТД «Диаскан» имеет линейно-функциональный принцип построения.

Отдел кадров представлен Директором по персоналу, менеджером по развитию персонала, менеджером по подбору персонала, специалистом по кадровому делопроизводству.

В штате организации на 1 января 2014 года согласно штатному расписанию состоит 2240 человек.

Весь персонал делится в ОАО ЦТД «Диаскан» на:

1. Основной.

2. Управленческий.

3. Вспомогательный и обслуживающий.

1. Управление (директор, замдиректора по коммерции, главный технолог, менеджер по управлению персоналом, работники бухгалтерии, маркетолог) - 440 чел.

2. Основной персонал (рабочие и начальники смен) - 1360 чел.

3. Вспомогательный и обслуживающий персонал- 440 чел.

Структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан» представлена в таблице 1.

Таблица 1. Структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан» в 2011-2013 г.г.

п/п

Наименование категории персонала

годы

Темп роста к 2011 г., %

2011

2012

2013

2012

2013

1

Численность промышленно-производственного персонала, чел., всего

1880

1880

2240

0,0

+6,4

в том числе:

1.1 Служащие, из них:

440

520

520

+18,2

+18,2

1.1.1 Руководители

160

160

160

0,0

0,0

1.1.2 Специалисты

160

200

200

+25,0

+25,0

1.1.3 Технические исполнители

120

160

160

+33,3

+33,3

1.2 Рабочие, из них:

1240

1360

1360

+9,7

+9,7

1.2.1 Основные

1160

1280

1280

+10,3

+10,3

1.2.2 Вспомогательные

80

80

80

0,0

0,0

2

Непромышленный персонал, чел.

280

360

360

+28,6

+28,6

3

Итого

1960

2240

2240

+14,3

+14,3

Данные Рис. 4 показывают, что основной персонал составляет 64,29% в структуре персонала, а управленческий и вспомогательный - 16,07% и 19,64% соответственно.

Качественная характеристика персонала организации представлена на рисунках 5 и 6.

Рис. 5. - Возрастная структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан»

В ОАО ЦТД «Диаскан» более половины сотрудников (66,07%) в возрасте от 20 до 40 лет, а 33, 93% сотрудников старше 40 лет.

Рис. 6. - Структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан» по уровню образования

Более четверти сотрудников имеют высшее образование (31,58%) и одна треть (33,33%) - среднее профессиональное образование по специальности.

Таким образом, персонал ОАО ЦТД «Диаскан» характеризует опыт и профессионализм.

Обучение персонала - одно из главных в кадровой политике организации, ведь от уровня профессионализма, зависит конечный результат качество и безопасность выпускаемой продукции.

Оплата труда управленческого персонала выше средней по отрасли. Она учитывает не только основную зарплату, но и премиальную часть, а так же оплату за дополнительное рабочее время (свыше 40 часов в неделю).

Система оплаты труда ОАО ЦТД «Диаскан» по данным штатного расписания представлена в таблице 2.

Таблица 2. Система оплаты труда в ОАО ЦТД «Диаскан»

Повременная

Повременно-премиальная

Бонусная

Доплата

1

2

3

4

Управленческий, основной и вспомогательный персонал

Основной и обслуживающий персонал

оклад

Оклад + премия

Доплата за ненормированный рабочий день

за работу в ночное время

по штатному расписанию

по штатному расписанию, но не более 20% от оклада

по штатному расписанию, но не более 20% от оклада

10 %

20%

основные работники

техники

Однако, в принятой в ОАО ЦТД «Диаскан» системе оплаты труда, представленной в таблице 2, не отражены стимулирующие факторы.

Оснащение рабочих мест полностью укомплектовано, управленческий персонал обеспечен необходимыми средствами связи, требуемыми видами вычислительной и оргтехники, служебной мебелью и т.п.

Производство ОАО ЦТД «Диаскан» направлено, в первую очередь, на достижение главной цели - получение максимально возможной прибыли за счет эффективной деятельности ее сотрудников, долгосрочных взаимоотношений с потребителями продукции организации.

Несмотря на то, что за последние годы созданы предпосылки для кардинальной модернизации технической базы производства, ОАО ЦТД «Диаскан» имеет возможность приобретать любые виды сырья, материалов; располагает хорошо подготовленными кадрами руководителей, специалистов, рабочих, предприятие в настоящее время сталкивается и с серьезными проблемами, тормозящими его развитие.

Это и удорожание сырьевых ресурсов, и невозможность обновления оборудования в связи с их высокой ценой, а также рост цен на электроэнергию и воду, высокий уровень налогообложения и т.д.

Все эти факторы ведут к увеличению себестоимости выпускаемой продукции и ОАО ЦТД «Диаскан» вынуждено повышать цены на свои изделия.

Правильная организация производства изделий и экономное расходование ресурсов являются приоритетными задачами ОАО ЦТД «Диаскан», от решения которых зависит и качество продукции, и уменьшение ее себестоимости, следовательно, рост прибыли, его конкурентоспособность, возможность внедрения в производство нового прогрессивного оборудования и способность выхода на новые потребительские рынки.

Можно сделать вывод, что ОАО ЦТД «Диаскан» является лидирующим предприятием в своем сегменте.

2.2 Оценка состояния системы документооборота ОАО ЦТД «Диаскан»

В документационном обмене ОАО ЦТД «Диаскан» в соответствии с организационной структурой задействованы все подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

В ОАО ЦТД «Диаскан» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 2240 человек - только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют высшее образование и формально подчиняются директору.

Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2011 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

В его обязанности входит:

- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);

- подготовка факсов и их отправка;

- прием факсов;

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- отправка исходящей корреспонденции;

- распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;

- организация приема посетителей.

Менеджер по персоналу занимается оформлением документов кадровому делопроизводству.

Сотрудники фирмы часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря и менеджера по персоналу в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В ОАО ЦТД «Диаскан» ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ОАО ЦТД «Диаскан» представлены в таблице 3.

Таблица 3

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией

Электронная работа с исходящей документацией

1. Получение документа

1. Создание проекта документа

2. Экспедиционная обработка

2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу

3. Рассмотрение документа

4. Регистрация

3. Согласование (визирование при необходимости)

5. Передача адресату (конкретное подразделение)

6. Рассмотрение руководителем подразделения

4. Подписание руководителем документа

7. Назначение и передача исполнителю

5. Регистрация документа

8. Исполнение документа

9. Контроль за исполнением

6. Направление документа в дело

10. Направление документа в дело

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ОАО ЦТД «Диаскан» дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ОАО ЦТД «Диаскан» можно изобразить, как представлено на рисунке 7.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 7. - Маршрут движения письма

Работа с внутренней документацией в ОАО ЦТД «Диаскан» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ОАО ЦТД «Диаскан» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ОАО ЦТД «Диаскан» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ОАО ЦТД «Диаскан» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как "Номер счета в банке", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Код формы документа", "Код организации".

Документооборот представлен в таблице 4.

Таблица 4

Документооборот ОАО ЦТД «Диаскан» по данным 2013 года

Документы

Количество документов

Всего

Подлинники

Тираж

Поступающие

1088

1088

2176

Отправляемые

784

1728

1312

Внутренние

1736

5208

6944

Итого

3608

8024

10432

Таким образом, объем документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан» по данным 2013 года составляет 10432 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 8.

Рис. 8. - Структура документооборота ОАО ЦТД «Диаскан»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов - исходящих.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ОАО ЦТД «Диаскан» используются следующие документы:

1. Приказы по личному составу (внутренние).

2. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих на медицинские заключения, среди исходящих - на справки.

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате.

2.3 Актуальные проблемы системы документооборота ОАО ЦТД «Диаскан»

Исследование системы документооборота ОАО ЦТД «Диаскан» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения. И особое внимание следует обратить на документирование управления персоналом.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ОАО ЦТД «Диаскан», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов "Код формы документа", "Код организации". Неправильно оформлен реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата документа", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа", "Код фирмы", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле", "Визы согласования документа", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк

Из проведенного анализа следует, что:

- документы в ОАО ЦТД «Диаскан» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ОАО ЦТД «Диаскан» нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ОАО ЦТД «Диаскан» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ОАО ЦТД «Диаскан» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ОАО ЦТД «Диаскан» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных правил работы ведомственных архивов", а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Выводы к главе 2

ОАО ЦТД «Диаскан» основано в апреле 1991 г. На сегодняшний день компания занимает лидирующие позиции в мире по объему диагностики магистральных, межпромысловых и нефтесборных трубопроводов.

В документационном обмене ОАО ЦТД «Диаскан» в соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

В ОАО ЦТД «Диаскан» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии на должном уровне. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

ГЛАВА 3. СОДЕРЖАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО ЦТД «ДИАСКАН»

3.1 Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения системы управления персоналом

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

- положение о функциональной службе ДОУ;

- должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства.

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.

В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автор предлагает для внедрения программу и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан» представленный в таблице 5.

Таблица 5

План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ

Мероприятия

Ответственный

Сроки выполнения

1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства

Менеджер по персоналу, юрист

11.2015

2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ

Менеджер по персоналу, юрист

11.2015

3.Создание инструкции по делопроизводству

Менеджер по персоналу

11.2015

4. Внедрение системы электронного документооборота

Директор

08.2015-12.2015

1. Должностная инструкция - это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

2. Положение о функциональной службе - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ОАО ЦТД «Диаскан».

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ОАО ЦТД «Диаскан» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

- перечень документов, на которых ставится печать;

- перечень документов, подлежащих утверждению;

- перечень документов, подлежащих согласованию;

- форма регистрационно-контрольной карточки;

- перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

- контрольные формы;

- форма номенклатуры дел;

- акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

- внутренняя опись документов дела;

- опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ОАО ЦТД «Диаскан». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ОАО ЦТД «Диаскан» подписана секретарем-референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО ЦТД «Диаскан»:

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных информационных технологий.

Кроме того предлагается наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

3.2 Обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО ЦТД «Диаскан». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

3.3 Прогноз организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ОАО ЦТД «Диаскан» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ОАО ЦТД «Диаскан» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф (1)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ОАО ЦТД «Диаскан» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2054 году может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.) (2)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ? 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

- компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в таблице 6.

Таблица 6. Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы

Кол-во

Сумма, руб.

1. Бумага, пач.

24

3000,0

2. Канцелярские товары, компл.

4

400,0

3. Расходные материалы (картриджи), шт.

6

7200

Всего

-

10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

- площадь архива - 15м2

- стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2015 год в размере: 15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл (4)

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2014 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2015 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 7.

Таблица 7. Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2015

Наименование статьи расходов

Сумма затрат, тыс. руб.

1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:

849,024

1.1 Основная заработная плата

576,0

1.2 Дополнительная заработная плата

57,6

1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды

215,424

2. Материальные затраты

10,6

3. Арендная плата за помещение

54,0

4. Затраты на освещение и отопление

18,3

5. Общая сумма расходов

931,924

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2015 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2010 года с учетом ставок 2014 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 8.

Таблица 8. Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат

Сумма, тыс. руб.

1. Программное обеспечение

58,0

2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)

12,0

3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант

15,0

4. Программа Fine Reader

10,5

5. Материальные затраты (электронные накопители)

0,5

Всего затрат

96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2015 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ОАО ЦТД «Диаскан» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.

Выводы к главе 3

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Поэтому в рамках выпускной квалификационной работы были представлены программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан» на основе двух подходов:

1) через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

2) и использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

В первой главе выпускной квалификационной работы было выявлено, что система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом, представленный во второй главе выпускной квалификационной работы, был осуществлен по материалам ОАО ЦТД «Диаскан», основным направлением деятельности которого является производство металлических дверей и кованых изделий.

В результате ознакомления с учредительскими документами ОАО ЦТД «Диаскан», была установлена его организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.

Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» показала, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), 21,73% документов - исходящие, остальные 30,15% - входящие документы. Объем документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота.

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится: среди исходящих - на справки о работе и заработной плате.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

1) нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

2) не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками хранения";


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.