3.2.1 Оценка и анализ внешней среды

Проанализируем внешнюю среду ДОУ №59 "Дружба"

Анализ внешней среды ДОУ №59 "Дружба"

Проанализируем влияние каждого из внешних факторов на деятельность ДОУ №59 "Дружба"

Технологические факторы

Совершенствование средств связи (+)

Играет не мало важную роль в управлении, поэтому следует уделять большое внимание ИУС (информационно управляющая система).

Современное техническое оснащение (+)

Очень большое значение на предприятиях играет техническое оснащение. К техническому оснащению мы относим как компьютеризацию организации в целом, современное кухонное оборудование, так современное световое, звуковое и музыкальное оборудование ведущих мировых производителей. Развитие техники происходит постоянно, она усовершенствуется, становится удобнее и качественнее. Техническое оснащение облегчает труд и делает его более качественным, поэтому необходимо следить за новыми изобретениями. Этот фактор является одним из самых важных для достижения цели.

Социальные факторы

Установки, жизненные ценности и традиции (+)

Все люди разные у каждого есть своя религия, свои традиции, ценности. Если организация хочет процветать, то она должна учитывать все эти факторы человеческой жизни.

Уровень образования рабочей силы (+)

В организации должны работать специалисты и компетентные работники, уровень образования должен соответствовать выполняемой работе. В организацию, с вопросом о трудоустройстве, не всегда приходят работники готовые к выполнению работы. Поэтому необходимо к вопросу трудоустройства подходить с большим вниманием. Возможно обучение работника уже в стенах организации, если он еще не совсем готов к работе.

3.2.2 Управленческое обследование внутренних сильных и слабых сторон организации

Проанализируем внутреннюю среду ДОУ №59

Рассмотрим каждый из факторов внутренней среды.

Кадры

Управленческий персонал (+)

Высшее руководство использует демократический стиль управления, характеризующийся высокой степенью децентрализации полномочий, активным участием сотрудников в принятии решений, созданием таких условий, при которых выполнение служебных обязанностей оказывается для них привлекательно, а достижение при этом успеха служит вознаграждением.

Менеджер высшего звена находится на своем со дня открытия фирмы, поэтому полностью в курсе всех дел на предприятии, владеет информацией и ситуацией.

Квалификация менеджеров среднего уровня управления позволяет им справляться со своими обязанностями. Кроме того, менеджеры постоянно занимаются повышением своей квалификации.

Мораль и квалификация сотрудников (-)

Квалификация сотрудников полностью соответствует текущим задачам. Все работники предприятия периодически повышают свой профессиональный уровень на курсах повышения квалификации для того, чтобы квалификация сотрудников соответствовала новым задачам. Поведение работников соответствует высоким моральным принципам, принятым в обществе. Это закон для тех, кто работает непосредственно с людьми.

Совокупность выплат работникам в сравнении с аналогичным показателем у конкурентов и в целом по отрасли ()

В соответствии с политикой оплаты труда на нашем предприятии, по сравнению с другими организациями аналогичного профиля, совокупность выплат работникам несколько выше, чем у конкурентов. Заработная плата работникам индексируется в соответствии с темпами инфляции, применяется целый ряд надбавок и доплат работникам (за выслугу лет, высокий уровень квалификации и т.д., и т.п.), премий, социальных выплат, что позволяет сохранять кадры и привлекать новых квалифицированных сотрудников. Следует также отметить, что данный показатель находится на уровне среднего по отрасли.

Кадровая политика (+;-)

Так как текучесть кадров довольно таки высокая, требуется высококвалифицированная работа по удержанию кадров, наем дополнительных профессиональных кадров. Работникам предлагаются различные льготы: дополнительное обучение и повышение квалификации за счет предприятия, повышение занимаемой должности и многое другое.

Строгие требования к подбору кадров позволяют не только отобрать лучших специалистов, но и напомнить тем, кто уже работает, какие высокие требования предъявляются к персоналу.

Использование стимулов для мотивирования выполнения работ (+)

Стимул, мотив - внутренняя психологическая причина, определяющая выбор направленности поведения, скрытая психологическая пружина, которая тормозит или раскручивает поведение человека.

Менеджеры понимают, что благодаря стимулированию сотрудники начинают работать на 110% и используют мотивирование для достижения определенных целей. Организация - это организм и если он полностью здоров, то он легко достигает свои поставленные цели.

Предприятие активно стимулирует отличившихся работников и награждает их премиями, надбавками к з/пл. и повышение з/пл, социальные выплаты. А также на собраниях при всех сотрудниках хвалят его и ставят всем в пример.

После чего данный сотрудник работает еще лучше, а остальные стремятся его "догнать". Так должно быть в любом нормально функционирующем предприятии, но происходит не всегда. Иногда сотрудник бывает, равнодушен к мотивации, а значит, его производительность нельзя повысить. От такого персонала стараются "избавится" и на их место ищут целеустремленных людей.

Текучесть кадров и прогулы (+;-)

Как я уже говорил в сфере обслуживания и общественного питания текучесть кадров довольно таки высокая. С одной стороны это хорошо, с другой плохо.

Хорошо: Новые люди, а значит и новые идеи, новые взгляды, новые предложения. Плохо то, что новым сотрудникам необходимо какое-то время для адаптации на новом месте, для знакомства с будущими партнерами по месту работы, время для привыкания. Так как привыкание у всех длится по разному. Менеджеры стараются помочь новым сотрудникам как можно быстрее войти в калию.

Прогулы наказываются очень сильно, от обычного штрафа вплоть до увольнения. Я считаю это правильным, т.к. устраиваясь на работу, ты должен работать, а не отдыхать.

Организация общего управления

Организационная структура (+) (четкость распределения в организации прав и обязанностей).

В ДОУ №59 есть четкое распределение прав и обязанностей. Каждый сотрудник знает, что ему делать, как ему делать для того, что бы учреждение процветало. Для этого вначале сотрудников вводят в курс дела о учреждении, его целях и задачах. Знакомят с правилами и обязанностями и традициями. Инициатива не наказуема, а только поддерживается.

Менеджер высшего звена - осуществляет контроль функционирования учреждения, руководствуясь внешней средой в целом.

Менеджер среднего звена, т.е. по персоналу, и набору дополнительных кадров, по финансовой части - осуществляют свою деятельность в пределах организации, во внутренней среде организации и немного захватывают внешнюю среду. Каждый в своей сфере. Менеджер по персоналу разрешает вопросы по приему на работу и увольнению с работы. А также по поводу наказания или премирования отличившихся работников. Менеджер по финансовой части занимается расчетом всех средств проходящих на предприятии, а также занимается работой с поставщиками.

Менеджер низшего звена, т.е. администратор. Следит за работой персонала, разрешает спорные вопросы и докладывает о проделанной работе менеджеру по персоналу.

3.3.3 Изучение стратегических альтернатив и выбор стратегии

Стратегическое планирование - это одна из функций управления, которая представляет собой процесс выбора целей организации и путей их достижения. Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений, функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выработку стратегических планов. Динамичный процесс стратегического планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции, не используя преимущества стратегического планирования, организации в целом и отдельные люди будут лишены четкого способа оценки цели и направления корпоративного предприятия. Процесс стратегического планирования обеспечивает основу для управления членами организации. Проецируя все выше написанное на реалии обстановки в нашей стране, можно отметить, что стратегическое планирование становится все более актуальным для российских предприятий, которые вступают в жесткую конкуренцию как между собой так и с иностранными корпорациями.

4. Организация взаимодействия и полномочия

Наиболее эффективной и наиболее полно учитывающей разнообразные потребности людей, с точки зрения руководства ДОУ №59 "Дружба" является теория А. Маслоу. Менеджер, который знает уровень потребностей своего подчиненного, может предвидеть, какой тип потребностей будет доминировать у него в будущем, следовательно, может выбрать наиболее эффективный мотиватор. При применении иерархии потребностей по Маслоу большая роль отводится интуиции, что и является лучшим объяснением ее популярности.

Соотношение различных мотивов, обуславливающих поведение людей, образует его мотивационную структуру. У каждого человека мотивационная структура индивидуальна и обусловливается рядом факторов: уровнем благосостояния, социальным статусом, квалификацией, должностью, ценностными ориентациями и пр.

В иерархии потребностей для сотрудников-управленцев (менеджеров) наибольшее значение имеет удовлетворение их потребностей в самоутверждении и в самовыражении. Это связано со стремлением людей к получению высокого статуса, завоеванию авторитета, продвижению по службе, власти, а также к реализации своих потенциальных возможностей, творческих способностей в то время, как они, занимая высокую должность, в основном удовлетворили свои первичные, а также социальные потребности.

В иерархии потребностей для сотрудников-специалистов неуправленческого звена наибольшее значение имеет удовлетворение социальных потребностей и потребностей в самовыражении. Это связано со стремлением людей к поддержке со стороны окружающих, признанию их заслуг, а также в завоевании авторитета, получении публичного признания, когда первичные потребности в основном удовлетворены.

В иерархии потребностей рядовых работников на первое место выходит удовлетворение их первичных потребностей, т.е. физиологических и потребностей в безопасности. Это связано со стремлением к удовлетворению потребностей, обеспечивающих человеку элементарное выживание, а также со стремлением к получению определенных социальных гарантий.

Рассмотрим, какие мотивации используют управляющие ДОУ №59 исходя из потребностей персонала.

При стимулировании сотрудников-управленцев (менеджеров) особое внимание уделяется неэкономическим способам стимулирования труда (организационным и моральным), которые применяются наряду с экономическими. При стимулировании рядовых работников - экономическим способам стимулирования труда.

Суть экономических мотивов состоит в том, что люди в результате выполнения требований, предъявляемых к ней организацией, получают определённые материальные выгоды, повышающие их благосостояние.

Основными формами денежных доходов, связанных с трудовой деятельностью, является заработная плата и различные выплаты и льготы.

Помимо основной заработной платы, важную роль в деле стимулирования труда играет дополнительная, в форме различного рода доплат и премий. Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

На предприятии также применяется косвенная система экономической мотивации, т.е. мотивация свободным временем. Используется гибкий график работы сотрудников, делающий режим работы более удобным для человека, что позволяет ему дополнительно заниматься другими делами, а также предоставление отгулов за часть сэкономленного при выполнении работы времени.

Менеджеры должны хорошо знать, что для любого человека самым главным способом стимулирования является моральный.

К моральным способам стимулирования относится, прежде всего, личное и публичное признание. Суть личного признания состоит в том, что особо отличившиеся работники упоминаются в специальных докладах высшему руководству. Суть публичного признания состоит в широком распространении информации о достижениях сотрудника на специальных стендах, на собраниях и награждение грамотами. Публичное признание в большинстве случаев сопровождается премиями, ценными подарками и т.д.

Кроме того, в качестве специфических форм мотивации используется похвала, следующая за любыми достойными действиями исполнителей, и конструктивная критика, стимулирующая действия человека, направленные на устранение недостатков и упущений в работе и указывающая на их возможные варианты.

Применяется также еще одна форма мотивации - продвижение в должности, которое дает и более высокую заработную плату (экономический мотив) и интересную и содержательную работу (организационный мотив), а также отражает признание заслуг и авторитета личности (моральный мотив).

4.4 Контроль

Предварительный контроль, этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления этого вида контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения разрабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

В организациях предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В области человеческих ресурсов предварительный контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и профессиональных людей.

В ДОУ осуществляется в отношении человеческого фактора, материальных и финансовых ресурсов. Контроль потенциальных сотрудников каждого отдела происходит путем проверки уровня профессионального образования, наличия необходимого стажа работы по специальности, проведения различных психологических тестов, тестов на профессиональную пригодность и собеседований. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем отбора надежных поставщиков, обеспечивающих высокое качество поставляемой продукции.

Текущий контроль на предприятии базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для этого используется система обратной связи начальника с подчиненным в каждом отделе фирмы, позволяющая руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути достижения целей. Отклонения могут быть вызваны как внешними факторами (конкуренция, ухудшение экономической ситуации, принятие новых законов и др.), так и изменением внутренней среды самой фирмы. За текущий контроль отвечают менеджеры среднего звена.

Итоговый контроль, этот вид контроля предполагает оценку результатов работы после того, как она выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Итоговый контроль осуществляется путем обратной связи начальника с подчиненными после того, как работа выполнена, когда фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Итоговый контроль, с одной стороны, дает руководству организации информацию, необходимую при планировании дальнейшей деятельности организации (оценивается реалистичность поставленных задач, анализируются возникшие проблемы), а с другой стороны, способствует мотивации (вознаграждение сотрудников осуществляется за достижение определенных результатов).

Контроль является одним из главных факторов управления организацией. Без контроля мы не сможем понять, где была ошибка, а где было сделано все на высшем уровне. Контроль помогает менеджерам правильно сделать выбор при принятии того или иного решения.

Выводы и предложения

В данной работе был рассмотрен процесс управления организацией на основе анализа деятельности ДОУ №59 "Дружба" осуществляющая качественное воспитание.

Управление учреждением имеет четыре важнейших функции, выполнение которых определяет эффективность деятельности всей организации в деле достижения ее целей: планирование, организация, мотивация и контроль.

В процессе планирования были выработаны цели учреждения ДОУ №59 и стратегия ее поведения, обеспечивающая достижение поставленных целей.

Для решения стратегических задач была создана структура фирмы и распределены все полномочия, обеспечивающие эффективные взаимоотношения между подразделениями фирмы.

Для мотивации были разработаны методы стимулирования работников, основанные на содержательной теории мотивации. Приведена система экономических и неэкономических методов стимулирования для разных групп работников.

Предложенная система контроля направлена на конкретную реализацию учреждением своих целей.

Список используемой литературы

1. Радугин А.А. "Основы менеджмента", Москва, Центр, 1998

2. М.М. Максимцов "Менеджмент"А. Менеджмент: Человек, стратегия, организация, процесс. М.,: Высшая школа, 1995.

3. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента.-СПб.:Питер, 2003

4. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. / Пер. с англ. М., "Дело", 1998.

5. Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ./ Общ. ред. и вступ. ст. Е.М. Пеньковой. - М.: Прогресс, 1990. - 736 с.

6.Коренченко Р.А. Теория организации: Учебное пособие. ПГУ, П. 1998

7. Конспект лекций

8. www.google.ru - поисковый портал

9. Просвирнин Ю.А. Стратегический менеджмент, пособие, М., 1999г.

10. Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин

11. Козлов П.И. Управление , М., 1998г.

Размещено на Allbest.ru