Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

17

Введение

Люди - главная ценность любой компании. Потенциал этого вида ресурсов практически неисчерпаем. Любая организация располагает и финансовыми, и материальными, и человеческими ресурсами, но именно персонал обеспечивает выполнение намеченных планов и достижение поставленных целей.

Управление персоналом (Human Resource Management или HRM - управление человеческими ресурсами) - это замкнутый бизнес-процесс, являющийся составной частью общего процесса управления деятельностью организации или предприятия. Управление персоналом организуется на каждом предприятии, хотя и с разной степенью развернутости.

Основная задача управления персоналом - своевременная выработка решений, определяющих требования к кадровому составу (в частности, какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей) на каждом конкретном интервале времени. Иными словами, управление персоналом должно изменять состояние самого персонала (его качество и количество) таким образом, чтобы но адекватно соответствовал возложенным на него функциям.

Сегодня, в условиях конкуренции за квалифицированные кадры, рождаются все более сложные мотивационные схемы, схемы планирования потребностей в кадрах, схемы по подготовке и обучению персонала и т.д. очевидно, что задача эффективного управления кадрами не может быть решена без качественной информационной поддержки. Наиболее эффективным инструментом повышения отдачи от работы служб управления персоналом является внедрение современных технических средств и специализированных программных продуктов. [5]

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала, позволяют вести учет планов обучения персонала и разрабатывать бюджет с опорой на эти планы и многое другое.

Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность, рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. [1, стр 162]

Информация, используемая в управлении персоналом должна быть:

· объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

· актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

· своевременной;

· целенаправленной;

· лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

· коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов). [4]

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). [1, стр 163]

Информационная система должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования и т.д. [4]

В этой связи информационное обеспечение службы управления персоналом (рис. 1) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. [1, стр 163]

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи -- от объекта к органу управления -- следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств. [1, стр 163 - 164]

В автоматизированной информационной системе более точно, глубоко и оперативно, чем в традиционном бумажном документообороте, отражается действительное состояние предприятия, полнее объясняются факты, обеспечиваются условия возможной взаимозаменяемости ресурсов, вырабатываются альтернативные варианты решений, позволяющие руководителям принимать обоснованные управленческие решения. [2, стр 39]

17

Рисунок 1. Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации

В последнее время широкое распространение персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д., привело к одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения - разработке и производству аппаратных и программных средств, используемых для построения информационных систем, оказанию услуг по настройке и внедрению, а так же по информационному наполнению самих информационных баз (баз данных). [2, стр 65]

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации. [1, стр 165]

В настоящее время проблемы автоматизации управленческих функций, в том числе в кадровой сфере, на отечественных предприятиях решаются в основном путем приобретения готовых программных продуктов. В нашей стране несколько довольно крупных известных корпораций (АйТи, Галактика, 1С: и др.), благодаря качественным компьютерным программам и умелой рекламной компании сумели завоевать довольно большой сегмент рынка. Создавая разветвленную дилерскую сеть и наделяя дилеров полномочиями равноправных партнеров, корпорации распространили свои пакеты практически на всей территории России и стран СНГ.

Однако и представленные на рынке готовые корпоративные системы, обязательно включающие модуль управления персоналом, далеко не всегда внедряются в первоначальном варианте. Для каждого предприятия они проходят процесс адаптации, но трудовые и временные затраты здесь несоизмеримо меньше таковых, возникающих при использовании соответствующих продуктов иностранного происхождения. [3, стр 16]

Основными путями повышения качества информационного обеспечения управления персоналом предприятия, как показывает анализ его современного состояния, являются: дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации; повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы; существенное расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей); обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы; повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др. [4]

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Рассматриваемый комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходные данные для выбора технических средств таковы: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом. [1, стр 166]

Ядром любой информационной системы или системы обработки и передачи данных являются компьютеры. Наиболее распространенными в информационных системах предприятий являются персональные компьютеры и серверы. Персональные компьютеры - компьютеры массового применения, настольные, миниатюрные и носимые устройства. Помимо производительности (или быстродействия микропроцессора) компьютеры характеризуются объемом оперативной и постоянной (дисковой) памяти. Для общего обозначения типа микропроцессора, объемов оперативной и дисковой памяти и наличия других устройств используется термин конфигурация. Описание конфигурации компьютера - это фактически его паспорт. Конфигурация компьютера в значительной степени влияет на то, какое программное обеспечение можно на нем устанавливать. Более мощное программное обеспечение требует больших аппаратных ресурсов. Существует огромное количество поставщиков компьютеров, как всемирно известных брэндов, так и малоизвестных или вовсе безымянных. Есть и отечественные фирмы, продающие компьютеры под своими торговыми марками. Модульный подход к сборке компьютеров позволяет производителям предлагать десятки тысяч различных конфигураций (например, номенклатура моделей персональных компьютеров американской фирмы Dell Computers составляет более 20 тыс. наименований), построенных на основе стандартных функциональных блоков - карт. Так что любое предприятие имеет широкий выбор оборудования, которое можно использовать для построения своей информационной системы. [2, стр 71 - 72]

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом. [1, стр 167]

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

где Нi - количество единиц i-го технического средства; Аi - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; Пi - плановая производаггельность i-го технического средства; ФП -- плановый фонд рабочего времени; КН -- коэффициент использования планового фонда рабочего времени.

В настоящее время в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источников возникновения информации от центра обработки.

Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации -- от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле:

где N -- количество персональных компьютеров; Ка -- коэффициент автоматизации программирования; qi -- количество машинных операций на один показатель, необходимый для решений i-и группы задач; Qi -- максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); Кm - дополнительный коэффициент учитывающий увеличение времени при использовании програмного контроля в ПК; VВб - среднее быстродействие процессора; Квп - коэффициент понижения среднего быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; ТР - планируемое полезное месячное время работы ПК; КН - коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регулируемые работы.

Планируемое полезное месячное время работы ПК можно определить по формуле:

где С -- нормативная суточная загрузка ПК; Дк -- количество календарных дней в планируемом периоде; f -- перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f = 3600).

Коэффициент Кт для персональных компьютеров равен 0,8.

Достигнутый уровень автоматизации Ка = 1,2.

Полученные на основе статистических данных коэффициенты КН и КВП соответственно равны 0,8 и 2,4.

Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами -- производителями ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

КТС службы управления персоналом включает и средства оргтехники, применение которых уже имеет определенные традиции. Однако усложнение правленческих процессов, увеличение объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение сроков такой переработки и многие другие факторы обусловливают примение новых средств оргтехники, сравнительно неравно начавших внедряться в управленческие процессы. Следует принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оценкам использование различных средств оргтехники приводит к сокращению трудоемкости отдельных видов работы с документами в 3-4 раза.

Сложившаяся практика показывает, что основными группами средств оргтехники являются:

1) носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;

2) средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для ПК;

3) средства репрографии и оперативной полиграфии: для фотокопирования; диазокопирования; электрографического копирования; термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; ризографического копирования (дупликаторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

4) средства обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) и др.;

5) средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

6) Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта;

7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

В последнее время параллельно развитию компьютерной техники бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает система персонального оповещения - пеиджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

Большинство современных факсимильных аппаратов позволяет организовать связь не только по линиям факсимильной передачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др. Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема -- только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не является самостоятельным устройством.

Наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко обратить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъяв ляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности.

Из технических средств, помещенных в группу «Другие средства оргтехники», наибольший интерес у пользователей вызывают сканеры, устройства создания в компьютере электронной копии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + * модем + сканер).

Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана с множеством различных факторов, которые следует учитывать при организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний. [1, стр 168 - 173]

Заключение

Сегодня, в условиях конкуренции за квалифицированные кадры рождаются все более сложные мотивационные схемы, схемы планирования потребностей в кадрах, схемы по подготовке и обучению персонала и т.п. Очевидно, что задача эффективного управления кадрами в крупных компаниях не может быть решена без качественной информационной и технической поддержки. Наиболее эффективным инструментом повышения отдачи от работы служб управления персоналом является использование комплекса технических средств и специализированных программных продуктов. Однако при формировании автоматизированного комплекса задач по управлению кадрами необходимо руководствоваться принципом разумной достаточности и помнить, что корпоративная система управления (КСУ) - это система не автоматическая, а такая, в которой прерогатива принятия решений остается за человеком.

Список использованной литературы

1. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации : учебник / Под ред. А.Я. Кибонова - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 638 с.

2. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 624 с.: ил.

3. Гутгарц Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами / Под ред. д.ф. - м.н. проф. В.А. Пархомова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 235 с.

4. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: Учебное пособие / Под ред, П.В. Шеметова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. - 312 с.

5. Управление персоналом. №10, 2007