Совершенствование документирования процесса развития персонала в ООО "Экстра"

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрения за успехи в работе.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Коллективный договор является важнейшим организационным документом, который разрабатывается при непосредственном участии кадровой службы. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функции по управлению персоналом. Сюда входят: Положение по формированию кадрового резерва в организации, Положение по организации адаптации работников, Рекомендации по организации отбора персонала, Положение по оплате и стимулированию труда, Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Внутренними организационно-регламентирующими документами являются Положение о подразделении и Должностная инструкция.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.д.) - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения включает следующие разделы:

1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.д.).

2. Задачи подразделения.

3. Организационная структура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).

4. Функции подразделения.

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).

6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).

7. Ответственность подразделений (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации.

Должностная инструкция-документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться в соответствии с данной должностью (или на данном рабочем месте), а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. К этой группе документов можно отнести:

1. Нормы планировки помещения и рабочих мест.

2. Стандарты качества, ТУ на продукцию.

3. Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений.

4. Бизнес-план.

5. Смета затрат на производство.

6. Отчет о численности работников организации.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

В начале работы, рассматривались понятия и подробное описание основных методов, участвующих в развитии персонала в организации (отбор и найм персонала, введение в должность, адаптация персонала, обучение персонала и т.д.), в данном разделе мы будем рассматривать основной перечень документов, используемых в данных методах.

1. Найм и отбор персонала. Предприятие чаще всего начинает знакомство с кандидатами заочно: через изучение присланных ими заявительных документов. Обстоятельный анализ каждой из поданных бумаг позволяет составить первичную картину о претенденте и определить необходимость «контактного» общения, а также сэкономить время работников службы управления персоналом, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.

Классический пакет заявительных документов включает:

- заявление.

- автобиографию (резюме)

- трудовая книжка

- копия документа об образовании

- свидетельства

- анкеты

- фотографии

- рекомендательные письма

- медицинское заключение.

Письменное заявление о приеме на работу - первый документ, свидетельствующий о намерении заявителя стать сотрудником данного предприятия или организации.

2. Введение в должность и адаптация. Целью данного метода выступает минимизация срока качественного ввода сотрудника в должность для возможности выполнения им работ с максимальной эффективностью. Новому сотруднику необходимо предоставить ряд документов, содержащих подробную информацию об организации, ее историю, стратегию, цели и направления. Так же обязательным, в процессе адаптации сотрудника в организации, является предоставление таких документов как должностная инструкция и план-график адаптации сотрудника.

Должностную инструкцию готовит непосредственный руководитель нового сотрудника совместно с сотрудником отдела персонала до выхода сотрудника на работу.

План - график адаптации включает себя все направления введения в должность сотрудника (профессиональную, общеорганизационную, социальную) перечень знаний, навыков, установок, которые должен освоить новый сотрудник и сроки, отведенные на их освоение, результаты практической работы, которую сотрудник обязан выполнить за период адаптации. В перечень знаний, навыков, установок могут входить следующие блоки:

- структура подразделения, иерархия, место в структуре;

- знание целей, задач своей деятельности на период испытательного срока;

- знание бизнес-процессов;

- взаимодействия внутри отдела и с другими отделами, департаментами;

- процедуры принятия решения по личным вопросам;

- правила начисления зарплаты, сроки выдачи;

- оформление отсутствия на рабочем месте (отпуска, больничные);

- этапность перехода на самостоятельное выполнение работ;

- традиции компании.

К документам необходимым организации по адаптации персонала относятся:

- положение об организации и структурном подразделении;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положения о технике безопасности и охране здоровья ит.д.

3. Мотивация на обучение персонала. Сегодня каждый руководитель осознает значимость мотивации персонала, ведь именно от нее зависит продуктивность работы людей. Как уже рассматривалось ранее, мотивационные стимулы бывают материальные и нематериальные. Документы, которые можно отнести к материальному стимулированию:

- должностная инструкция по оплате труда;

- положение о выплате вознаграждения;

- положение о премировании и материальном стимулировании;

- положение об оказании материальной помощи сотрудникам;

- положение о системе материального поощрения лиц, занятых в системе внутрифирменного обучения;

- положение о компенсации транспортных затрат и т.д.

Документы, которые можно отнести к нематериальному стимулированию:

- положение о нематериальной мотивации;

- благодарственное письмо;

- положение о присвоении звания лучший работник года;

- положение о социальной защите.

4.Обучение персонала. В современных условиях необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель. Работникам, проходящим профессиональную подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии, установленные Трудовым кодексом РФ, трудовым и ученическим договорами, иными нормативными правовыми актами.

Документы необходимые при организации системы обучения персонала:

- положение о системе обучения (положение об обучении);

- ученический договор;

- планы обучения работников (стратегический, оперативный, текущий;

- заявки на обучение персонала (от руководителей структурных подразделений и персонала);

- приказы об обучении;

- положение о наставничестве;

- положение о дистанционном обучении;

- положение о проведении бизнес - тренингов;

- положение о проведении деловых и ролевых игр;

- положение о стажировке;

- учебные планы;

- утвержденный бюджет на обучение;

- графики обучения;

- долгосрочные, краткосрочные обучающие и тренинговые программы с указанием целевой аудитории, цели обучения, ожидаемого результата, сроков продолжительности;

- анкеты эмоциональной удовлетворенности обучением;

- анкеты входного/ выходного уровня знаний;

- информация о финансовых затратах на обучение для дальнейших расчетов возврата инвестиций;

- удостоверения, сертификаты;

- отчет об обучении и развитии сотрудников и т.д.

5. Деловая оценка персонала. В результате оценки персонала формируются следующие документы

- ознакомительная анкета;

- тестирования, опросники;

- результаты тестирования профессиональных знаний и умений работника;

- социально - психологический портрет личности;

- медицинское заключение о работоспособности;

- оценочный лист деловых и моральных качеств;

- оценка уровня производственной квалификации;

- заключение аттестационной комиссии и т.д.

6.Управление деловой карьерой. Важнейшим направлением работы с персоналом является управление планированием деловой карьеры работников. Формируется личное дело, включающее документы, связанные с планированием деловой карьеры:

- справка-объективка, отражающая трудовой путь сотрудника;

- автобиография;

- психологическое заключение;

- рейтинговый показатель экспертной оценки;

- планы индивидуального обучения на рабочем месте;

- карьерограмма;

- приложения к карьерограмме на текущий год;

- итоги аттестации и т.д.

7. Переподготовка и повышение квалификации кадров. Основными документам определяющими содержание, объем и целесообразную последовательность обучения является учебная программа. Ей предусматривается систематическое, последовательное, освоение техники и технологии методов труда на основе достоверных теоретических данных, то есть увязка производственного и теоретического обучения.

Каждая программа содержит:

- объяснительную записку;

- производственно-квалификационную характеристику;

- тематический план и программу теоретического обучения;

- перечень рекомендуемой литературы и наглядных пособий и т.д.

8. Ротация. Возможность перемещения персонала внутри структуры компании является важнейшим преимуществом, так как временный перевод кадров и апробирование их на новом месте позволяет планировать и в последующем осуществлять глобальные перемещения внутри компании.

Предлагаются следующие документы по ротации персонала на предприятии:

- положение о ротации персонала;

- план перемещения работников;

- план командировок работников предприятия;

- приказ (распоряжение о переводе работника предприятия на другую работу);

- приказ (распоряжение) об увольнении работника;

- рекомендательные письма;

- акт кадрового перемещения.

9. Делегирование полномочий. Права и обязанности руководителя в отношении своих работников, регулирует закон Ст. 22 ТК РФ. Например, менеджеру по персоналу можно делегировать право:

- заключать договор. При этом руководитель, который имеет право подписывать договор, не читает его и подписывает автоматически;

- подписывать договор. Согласно учредительным документам организации это право принадлежит руководителю, однако некоторые из них приказании по организации делегируют право подписи договоров своим заместителям.

Чтобы делегирование было успешным, необходимо составить перечень задач, которые передаются подчиненным.

Следует тщательно обдумать, кому и какие права и обязанности будут переданы. Кроме того, ответственному лицу, которое будет передавать определенные функции, необходимо предоставить следующие документы:

- список целей и ожидаемых результатов, в процессе делегирования полномочий от руководителя к сотруднику;

- список перечня документов, с которым исполнитель должен ознакомится:

- составить документы по срокам выполнения поручений и порядок отчетности и др.

На практике указание конкретных лиц, которым передаются права и обязанности, в локальных нормативных актах неудобно, так как при их увольнении или принятии решения о делегировании полномочий другому сотруднику придется каждый раз вносить в акт изменения.

А указать конкретное лицо, которым осуществляется делегирование, просто необходимо. Наиболее удобный вариант в данном случае является издание приказа.

В некоторых организациях порядок делегирования не фиксируют в локальном правовом акте, прописывая передачу прав и обязанностей работодателя только в приказе. Однако надо соблюдать и требования ч.6 ст.20 ТК РФ, где упоминается локальные нормативные акты, а не приказы.

Если передаваемые полномочия позволяют представлять работодателя во взаимоотношения с третьими лицами, дополнительно к приказу нужна доверенность.

В таком случае в преамбулах договоров будет указываться, что уполномоченное лицо действует на сновании доверенности с указанием ее реквизитов - даты и номера.

10. Формирование кадрового резерва.

Наличие кадрового резерва позволяет заранее на плановой основе, по научно и практически обоснованной программе готовить кандидатов на вновь создаваемые подлежащие замещению вакантные должности, эффективно организовывать обучение и стажировку специалистов включая в резерв, рационально их использовать на различных направлениях и уровнях в системе управления.

Перечень документов по формированию кадрового резерва можно представить так:

- положение о формировании кадрового резерва;

- план потребности о кадровом резерве;

- схема подготовки кадрового резерва;

- прогноз предполагаемых изменений в составе руководящих кадров;

- анкеты для отбора в кадровый резерв;

- списки кандидатов;

- рекомендательные письма;

- психограмма сотрудника;

- результаты аттестации, отчеты о профессиональной деятельности и росте работника в организации;

- списки кандидатов включенных в кадровый резерв;

- индивидуальные планы профессионального развития каждого работника, включенного в кадровый резерв.

Организация оплаты и стимулирования труда.

Система оплаты труда должна быть регламентирована внутренними документами в соответствии с действующим законодательством, что позволит избежать споров с контролирующими органами, так и трудовых споров с сотрудниками.

Оплата труда и иных выплат работникам в организации производится в соответствии с требованиями следующих нормативных актах:

1. Трудовой Кодекс РФ

2. Налоговый Кодекс РФ.

3. Федеральный Закон от 19.05.1995 - №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей».

4. Постановление правительства РФ от 24.12.2007 №922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

5. Федеральный Закон от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

6. Постановление Правительства Ф от 15.06.2007 №375 «Об утверждении Положения об временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

7. Федеральный Закон от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской федерации, фонд социального страхования российской федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.

8. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Основанием для расчета заработной платы и выплат работнику является распорядительные и учетные документы: табель учета рабочего времени; платежная ведомость; положение о премировании материальном стимулировании работников и т.д.

Таким образом, проанализировав действующие нормативные акты и научную литературу, можно сделать вывод о том, что вопросы развития персонала и документирования этого процесса рассмотрены достаточно подробно и имеют нормативно - правовые основания.

Однако, данные вопросы решаются в целом без учета специфики деятельности и кадрового состава тех или иных предприятий, организаций.

Глава 2. Анализ процесса развития персонала в ООО «Экстра» и пути его совершенствования

2.1 Характеристика предприятия ООО «Экстра»

Гипермаркет «Экстра» - торговое предприятие, занимающееся продажей продуктов питания. ООО «Экстра» начало свою деятельность по продаже продуктов в 1997 году в Иваново. Юридический адрес: г. Иваново, ул. Красной Армии, 16.

ООО «Экстра» имеет в своей продаже широкий ассортимент продуктов питания, и поэтому составляют серьезную конкуренцию другим магазинам и фирмам, продающим товары аналогичного назначения. В ассортименте продаваемой продукции магазинами, насчитывается ежедневно не менее 1000 - 1200 наименований молочных продуктов, а также колбас, сыров, мясных деликатесов. В ассортимент товаров, продаваемых в ООО «Экстра», входят следующие виды товаров:

Алкогольная продукция.

Пиво и слабоалкогольные напитки.

Напитки безалкогольные.

Соки.

Молочные продукты.

Замороженные продукты.

Охлажденные продукты.

Мясная гастрономия.

Рыбная гастрономия.

Яйца.

Консервы.

Соусы.

Бакалея.

Детское питание.

Кофе, чай, какао.

Овощи и фрукты свежие.

Кондитерские изделия.

Хлебобулочные изделия.

Табачные изделия.

Основными конкурентами в ценовом отношении, в ассортименте, продаваемой продукции являются такие фирмы как: магазины фирмы «Торговой Лиги» (ул. Б. Хмельницкого), магазин «Пеликан» (ул. Велижская), магазин «Пилот» (пл. 40 - летия Победы), Торговый Центр «Бимарт» (ул. Лежневская), магазин «Зебра» (ул. Велижская).

В ООО «Экстра» имеется система скидок:

Покупателям, приобретающим продукты в магазине с 10 до 12 часов скидка 7 %;

Покупателям, приобретающим товары в субботу скидка 3 %.

Поставщиками товаров в магазины ООО «Экстра» являются ведущие отечественные производители продовольственных товаров, такие, как:

ПК «Вологодский молочный комбинат».

ООО «Ивмолоко» (Иваново).

ООО «Адамант» (Г. Рязань).

ОАО «Коломнамолпром» (г. Коломна).

ООО «Косби - М» (г. Кострома).

ЗАО «Стародворские колбасы» (г. Владимир) и ряд других производителей.

Однодневный товарооборот в ООО «Экстра» составляет в среднем 800 тыс. руб. Средняя заработная плата продавца в магазине составляет 17000 руб. ООО «Экстра» имеет склад, общей полезной площадью 18000 кв. м., общая площадь торгового зала магазина составляет 15000 м2. ООО «Экстра» существует на ивановском рынке сравнительно недавно, но уже сумел завоевать свою нишу, за небольшой срок он успел хорошо осведомиться о каналах связи с поставщиками. Продукты ООО «Экстра» знакомы покупателям невысокими ценами и широким ассортиментом. Администрация г. Иваново поддерживает работу ООО «Экстра» и не препятствует его развитию.

ООО «Экстра» является обществом с ограниченной ответственностью, имеет статус юридического лица и действует на основании Устава предприятия и Законодательства России. Срок действия общества не ограничен.

Основными поставщиками товаров являются предприятия, которые занимаются производством и первичной переработкой молока, мяса, муки и т. д.

Основными рынками сбыта товара являются Иваново, Москва, близлежащие области.

В 2010 году произошло перераспределение доли в пользу Иваново, что объясняется близостью и знанием данного рынка сбыта.

Конкуренция на рынке на один и тот же продукт разворачивается, как правило, по цене и по качеству. Но в первую очередь, если речь идет о продуктах питания, необходимо ориентироваться на качество продукции. Качество - это и предпочтение покупателей, и успех на рынке, и как следствие высокая цена чему и соответствуют товары, продаваемые ООО «Экстра».

Изобразим организационную структуру ООО «Экстра» на следующем рис. 1.



Рис. 1 - Организационная структура ООО «Экстра»

Укажем основные цели функционирования ООО «Экстра» по функциональным подсистемам в табл. 1.

Таблица 1 - Ключевые цели ООО «Экстра»

Функциональная подсистема	Ключевая цель
МАРКЕТИНГ	Выйти на первое место по продаже продуктов на рынке
ПРОИЗВОДСТВО	Достичь наивысшей производительности труда при продажах
НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЕ РАЗРАБОТКИ	Завоевать лидерские позиции по вводу новых технологий продаж, новых логистических цепочек продаж, используя на исследования и разработки определенный процент доходов от объемов продаж
ФИНАНСЫ	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов
ПЕРСОНАЛ	Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе
МЕНЕДЖМЕНТ	Определить критические области управленческого воздействия и приоритетные задачи, обеспечивающие получение запланированных результатов

Внутренняя среда предприятия ООО «Экстра» определяется также как и внешняя множеством факторов. Внутренние факторы формируются самим предприятием в процессе его деятельности.

Внешними факторами, оказывающими влияние, являются: 1) законы и постановления федеральной и местной власти, касающиеся деятельности малого предприятия; 2) работа предприятий-конкурентов; 3) поставка товаров.

Одним из наиболее значительных факторов является работа предприятий-конкурентов, продающих однородные товары.

К факторам внутренней среды можно отнести работу специалистов в магазине, общую оценку статей баланса финансово-хозяйст-венной деятельности предприятия ООО «Экстра», платежеспособность и ликвидность предприятия.

К внутренним факторам производства (кроме вышеперечисленных) относят также организацию труда на предприятии.

Анализ деятельности конкурентов осуществляется: для выявления существующих и возможных товаров -- конкурентов; определения настоящих и потенциальных конкурентов -- производителей этих товаров: разработки прогнозов вероятной тактики и стратегии конкурентов. В результате анализа деятельности конкурентов фирма получает возможность понять, почему конкуренты действуют так, а не иначе, и выработать свою собственную стратегию.

Воздействие внешней среды на работу ООО «Экстра» характеризуется множеством факторов, важнейшие из которых применительно к работе магазина рассмотрим далее:

Международные факторы: ООО «Экстра» как самостоятельное предприятие образовалось на рынке г. Иванова сравнительно недавно, поэтому международных контактов, связанных с реализацией своих товаров не имеет и в ближайшее время на мировой рынок магазин не планирует выходить.

Политические факторы: Законодательное Собрание г. Иванова регулярно издает законы о малом предпринимательстве, касающихся работы таких предприятий как ООО «Экстра».

Экономические и демографические факторы: Уровень цен регулируется на все основные товары бухгалтерией магазина, которые не допускают необоснованного роста цен на продаваемые товары.

Объем продаваемых продуктов питания в г. Иваново и области в 2012г. составил 57,8 млрд. руб. Удельный вес города Иваново в торговом потенциале области составляет 72%. Таким образом, ООО «Экстра» имеет благополучную экономическую среду для реализации своих товаров.

Рыночный фактор: Деятельность любого предприятия невозможно себе представить без его взаимодействия с внешней средой в широком смысле этого слова. Фирма будет успешно функционировать, и развиваться до тех пор, пока она будет успешно адаптироваться к изменяющимся условиям факторов внешнего окружения.

Поэтому оценку деятельности предприятия ООО «Экстра» следует начинать с описания складывающейся рыночной ситуации.



2.2 Анализ процесса развития персонала и его документирования в ООО «Экстра»

Необходимость получить стоимостную оценку кадрового потенциала вытекает из того очевидного факта, что люди, из которых, собственно, и состоит любая хозяйственная организация, является таким же важным фактором производства, как и все экономические ресурсы: земля, сырье, средства производства, основной и оборотный капитал, информация, технология и прочие. Как указывает известный специалист в области управления О. С. Виханский «... основой любой организации и ее главным богатством являются люди. При этом человек стал не только ключевым и самым ценным «ресурсом» организации, но и самым дорогостоящим. Качество трудовых ресурсов непосредственно влияет на конкретные возможности фирмы и является одной из важных сфер создания конкурентных преимуществ. Продвижение фирмы на новые рынки и в новые регионы зачастую вызываются именно этим фактором».

В последнее время предприятия обращают все больше внимание на так называемые «модели полезности». С их помощью можно оценить экономические последствия изменения кадрового поведения работников в результате тех или иных мероприятий. Кадровый потенциал может быть описан в различных показателях и характеристиках, в том числе таких как:

численность персонала;

профессионально-квалификационный состав персонала;

поло- возрастной состав;

укомплектованность организации персоналом, то есть уровень замещения должностей организации работниками;

личностно-квалификационный потенциал;

индивидуальные объективные характеристики работников: пол, возраст, состояние физического и психического здоровья и так далее.

При оценке предприятия в целом в качестве основного объекта оценки кадрового потенциала должен рассматриваться «совокупный работник». Представление о совокупном работнике данного предприятия должно складываться из количественных, профессионально-квалификационных, организационных и социально-психологических показателей и характеристик, позволяющих определить адекватность кадрового потенциала предприятия его задачам.

Тут возможно применение определенного набора количественных показателей и качественных характеристик. Однако, говоря о количественных показателях следует заметить, что оценочных целей нас должны интересовать не абсолютные, а относительные величина. Это вытекает из определения кадрового потенциала предприятия как способности кадров при определенных организационно-технических условиях выполнять поставленные задачи.

Так, нас не интересует численность персонала как таковая. Нас интересует насколько она ниже или превышает численность, необходимую для выполнения плановых или проектируемых объемов работ.

Профессионально-квалификационный состав предприятия должен оцениваться не только по количеству работников каждой организационной специальности и уровню квалификации, но по сравнению с необходимой или проектируемой профессионально-квалификационной структурой персонала. Анализ состояния оценки кадрового потенциала, как важной составляющей цели предприятия, позволяет сделать следующие выводы:

1) Определение цены предприятия без учета составляющий ее кадрового потенциала представляет собой в достаточной степени исходную характеристику экономической ценности предприятия и не может служить основой для купли-продажи, аренды, залога, страхования, инвестирования и других операций с предприятием.

2) Кадровый потенциал предприятия представляет собой сложную социально-экономическую систему, состоящую из множества компонентов (факторов) различной природы и содержания, подлежащей качественной, количественной и стоимостной оценке.

3) Особенностью оценки кадрового потенциала предприятия является наличие как индивидуальных (по отдельным работникам), так и интегральных (в целом по трудовому коллективу) характеристик. Поэтому одной из главных задач оценки является выявления зависимости между оценкой потенциала отдельных работников и коллектива в целом с учетом организационных параметров, межличностных отношений.

4) Как показали исследования, несмотря на актуальность и практическую значимость оценки кадрового потенциала, как важной составляющей стоимости предприятия, сущность, содержание, методы и показатели оценки кадрового потенциала современной, и в частности отечественной, наукой слабо изучены и в практике рыночного хозяйствования в России не применяются.

Проведем анализ динамики численности и квалификационного состава работников предприятия ООО «Экстра», за 3 года.

Таблица 2 - Анализ кадрового состава

Должность	Численность работников, чел	Абсол. изменен.	Абсол. изменен.
		чел. в 2012 г. по	чел. в 2012 г. по
	на	на	на	сравнен.	сравнен.
	1.01.2010г.	1.01.2011г.	1.01.2012г.	с 2010г.	с 2011г.
				1 чел	2 чел
1) Генеральный директор	1	1	1	0	0
2) Директор	1	1	1	0	0
3)Главный бухгалтер	1	1	1	0	0
4) Бухгалтер	8	8	8	0	0
5) Механик- энергетик	6	6	6	0	0
6) Администраторы	10	10	10	0	0
7) Продавцы	56	65	70	+9	+5
8) Водитель автофургона	30	30	30	0	0
9) Обслуживающий персонал	29	29	29	0	0
10) Собиратели тележек	2	2	2	0	0
11) Дворники	2	3	4	+1	+1
12) Охранники	17	17	17	0	0
13) Вспомогательный рабочий	4	3	2	-2	-1
Итого:	167	176	181	+14	+5

Как видно из таблицы 2 в 2012 году по сравнению с 2010 г. (на 1 января) численность работников выросла на 14 человек, а по сравнению с 2011 г. выросла на 5 чел.

Рост численности работников в 2012 г. по сравнению с 2010 г. произошёл в результате расширения производства ООО «Экстра» (открытие точки на центральном рынке) в результате чего на работу дополнительно было взято 9 продавцов и один администратор (в результате увеличения объема продаж появилась необходимость в продавцах). Места вспомогательных рабочих сократились с 4 до 2, так как в 2010г уже наблюдалась неполная занятость вспомогательных рабочих, и поэтому ставку сократили.

Динамика численности персонала и производительности труда представлена в табл. 3 (данные на начало года).

Таблица 3 - Динамика численности персонала и производительности труда (ПТ) за 2009-2012 гг.

Показатели	Ед. изм.	2009	2010	2011	2012
Товарная продукция (ТП)	т.руб.	37596	32494	39325	42764
Численность работников	чел.	174	167	176	181
Выработка ТП	т.руб./чел.	216,069	194,5749	223,4375	236,2652
Индекс динамики выработки цеп.	%	-	90,0522	114,8337	105,7411
Индекс динамики выработки баз.	%	100	90,0522	103,4103	121,4264
Индекс динамики работников цеп.	%	-	95,97701	105,3892	102,8409
Индекс динамики работников баз.	%	100	95,97701	101,1494	108,3832



Как можно увидеть из таблицы 3 за 2009 - 2012 гг. на предприятии наблюдался рост как численности персонала, так и производительности труда в расчете на одного работника персонала.

Рассчитаем показатели движения рабочей силы:

Коэффициент оборота по приему:

Кп = Число работников, принятых за период/ Среднесписочная численность за период

2011 г. :Кп=13/176*100%=7,4%

2012 г.:Кп=14/181*100%=7,7%

Коэффициент оборота по выбытию:

Кв = Число работников, уволенных по всем причинам за период/ Среднесписочная численность

2011 г: Кв=10/176*100%=5,7%

2012 г: Кв=8/181*100%=4,4%

Коэффициент текучести:

Кт= Число работников, уволенных по причинам, относящимся к текучести кадров/ Среднесписочная численность работников

2011 г: Кт=4/176*100%=2,3%

2012 г: Кт=5/181*100%=2,8%

Коэффициент замещения рабочей силы:

Кз= Число работников, принятых за период/ Число работников, уволенных за период

2011 г: Кз=13/10*100%=130%

2012 г: Кз=14/8*100%=175%

Коэффициент постоянства состава:

Кп.с.= Число работников, проработавших весь отчетный период/ Списочная численность работников в конце периода

2011 г: Кп.с.=158/176*100%=89,8%

2012 г: Кп.с.=160/181*100%=88,4%

Как видно из расчетных данных в 2012 году по сравнению с 2011 годом оборот принятых работников вырос незначительно на +0,3%; пол выбытию сократился на -1.3%; текучесть кадров возросла на 0,5%, что отрицательно сказывается на потенциале предприятия.

Современный уровень технологии, умелое руководство, профессионализм и высокая квалификация персонала, культура организации гарантируют высокие продажи. В ООО «Экстра» систематически ведутся работы по техническому совершенствованию продаж, модернизации оборудования, внедрению новейших достижений науки и техники.

На предприятии учет личного состава и использования рабочего времени входит в область оперативно-технического учета. Этим учетом на ООО «Экстра» занимается отдел кадров, а также отдельные, специально выделенные работники подразделений.

Для организации учета, для составления отчетности и контроля за фондом оплаты труда весь персонал предприятия ООО «Экстра» делиться по ряду признаков:

1. По принадлежности персонал подразделяется на промышленно- производственный и непромышленный персонал (персонал не основной деятельности). К промышленно-производственному персоналу относятся работники основных и вспомогательных производств, отделов, охрана, управление. К непромышленному персоналу относятся работники, занятые обслуживанием организации.

2. По роли в процессе производства персонал подразделяется на рабочих и служащих. Рабочие - это лица, непосредственно занятые созданием материальных ценностей, ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и так далее. Из группы служащих выделены руководители, специалисты и другие работники. К руководителям относятся работники, занимающие соответствующие должности как по предприятию в целом, так и по отдельным структурным подразделениям. Специалистами является персонал, занятый инженерно-техническими, экономическими и другими работами. Все другие работники, относящиеся к служащим, осуществляют подготовку и обслуживание производств.

Самая многочисленная из групп -- рабочие -- в свою очередь подразделяются по специальностям (профессиям) и квалификации.

На основе этих классификаций и в результате учета движения личного состава рассчитываются такие показатели численности работающих, как списочное и явочное число работников.

Списочный состав -- это общее число постоянных и временных работников предприятия, включенных в списки на оплату труда. В списочный состав включаются работники, проработавшие свыше пяти дней, а в основных цехах свыше одного дня.

Явочный состав -- это число работающих, вышедших каждый конкретный день. Эти показатели необходимы для расчетов нормативов выработки, для учетов движения рабочей силы.

Основными направлениями движения рабочей силы являются: прием на работу, перевод с должности на должность или из разряда в разряд, перевод из цеха в цех или из отдела в отдел, уход в отпуск, увольнение.

Заполненная и оформленная подписями, штампами и печатями трудовая книжка является бланком строгой отчетности.

Каждому работнику предприятия, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который является шифром аналитического учета и проставляется во всех документах по учету расчетов с персоналом. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и под соответствующим табельным номером табельщики заносят работника в табель. В случае увольнения или перевода на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение одного- двух лет.

Во всех остальных случаях составляется приказ (распоряжение) по ООО «Экстра», основанием для которого может быть либо заявление, либо заключение аттестационной комиссии.

Все первичные документы, связанные с движением личного состава, поступают в бухгалтерию предприятия и служат основанием для начала или прекращения начисления заработной платы, изменения тарифных ставок и тому подобное.

Кроме показателей состава и движения личного состава предприятия большое значение имеет правильно организованный учет количества затраченного труда. Это количество может быть измерено:

- при помощи показателя рабочего времени,

- количества товарооборота.

Измерение количества затраченного труда при помощи показателя рабочего времени означает использование повременной оплаты труда. Измерение количества затраченного труда при помощи выработки означает применение сдельной системы учета зарплаты. Однако и в условиях сдельной оплаты труда необходимо учитывать выполнение (или не выполнения норм выработки), то есть количество работ, услуг произведенных за определенный промежуток времени.

Независимо от используемой системы основой для начисления зарплаты служит учет фактически отработанного времени или табельный учет.

Табельный учет на ООО «Экстра» должен обеспечивать контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и своевременным их уходом по окончании рабочего дня в соответствии с действующим на предприятии трудовым распорядком, а также контроль за нахождением сотрудников в рабочее время.

В зависимости от степени охвата информации табельный учет ведется сплошным методом и методом отклонений. При сплошном методе регистрируются все данные: явки, неявки, опоздания, сверхурочные часы и тому подобное. При использовании метода отклонений в табеле регистрируются только отклонения от нормальных условий работы: неявки, опоздания, простои и т.п. Второй способ отличается меньшей трудоемкостью, но требует более четкой организации этого учета.

На анализируемом предприятии ООО «Экстра» применяется пропускная система. Каждому работнику выдается постоянный пропуск.

Результатом табельного учета является составление табеля. Табель представляет собой именной список работников предприятия. Включение работника в табель или исключение из него производится на основании первичных документов по учету движения рабочей силы (приказов или распоряжений о принятии на работу или переводе с должности на должность). Отметки о неявке делаются в табеле на основании данных контроля пропускной системы. Кроме того, основанием для составления табеля служат листки временной нетрудоспособности, приказы о служебных командировках совместно с командировочными удостоверениями, приказы об установлении сокращенного рабочего дня по той или иной причине (льготные часы подростков, перерывы в работе кормящих матерей и т.д.). Учет выходных и праздничных дней осуществляется в табеле на основании графика и режима работы предприятия. Случай -- отступление от нормальных условий работы также фиксируется в табеле. Основанием для их отражения в учете служат те же документы, которыми эти работы оформляются. Учет потерь рабочего времени (простоев) на ООО «Экстра» планируется в ближайшее время вести в табеле. Основанием для отражения их в учете служат листки о простое или накопительные ведомости простоев.

Для ведения табельного учета используют унифицированные обозначения видов затрат рабочего времени. Все виды затрат рабочего времени делятся на 4 типа:

- отработанное время;

- неотработанное время;

- неотработанное неоплачиваемое время;

- праздничные и выходные дни.

Каждому виду затрат присваивается два шифра -- буквенный и цифровой.

По окончании месяца табель закрывается, то есть в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов (опоздания, преждевременный уход с работы, простои), общее количество отработанных часов, в том числе ночные, сдельные, переработка. Табель подписывается табельщиком, начальником цеха (отдела) и передаются в бухгалтерию.

Среди задач, решаемых кадровой службой ООО «Экстра», наиболее сложной является организация и управление развитием персонала и его документированием.

2.3 Пути повышения эффективности документирования процесса развития персонала в ООО «Экстра»

Сложной является эта задача, так как характеристика персонала предприятия вывила недостаточность квалификации и работы персонала, а именно: кадры ООО «Экстра» характеризуются:

1) Консервативностью работающего персонала. Средний возраст работников составляет 30 лет, при этом 40 % человек работают на предприятии больше 10 лет, 43,4% - 5 лет. Это говорит о том, что большинство работают на заводе давно, у них сложились свои взгляды и принципы, преломить которые очень сложно.

2) Отсутствием знаний и опыта работы в новых условиях у менеджеров предприятия.

С высшим образованием работает 7 чел(3%), 44 со среднетехническим(24%) и 72% со среднеспециальным. Многие руководящие работники работают на предприятии много лет, занимая свою должность не имея образования (гл. бухгалтер, гл. энергетик, администратор, продавцы и т.д.). Это говорит о качестве работающего персонала и качестве руководящего состава. Среди рабочих растет потребность в работниках более высокой квалификации (особенно продавцов), т.к. основу составляют работники 2 и 3 разряда.

3). Чувствуется потребность в новых квалифицированных кадрах, имеющих специальное образование. Среди технического персонала наибольшая потребность на сегодня в инженере экономисте; гл. механике; гл. энергетике; администраторе; продавцах; кассирах; рабочих. Таким образом, потребность в кадрах 40 % персонала. В данный момент требует замены администратор и старший продавец смены (замены нет). В целом, совсем не удовлетворяет руководство 2% специалистов. Работы по выдвижению резерва нет как таковой, т.к. среди самих работников лишь единицы имеют образование, а набирать со стороны некого. На сегодняшний день имеется резерв старшего мастера, гл. бухгалтера (их заместители).

4). Не понимание роли образования и подготовки персонала.

Отдел кадров на предприятии представлен инспектором отдела кадров (1 человек), который занимается ведением документации: по приему, увольнению кадров, передвижению кадров, а также он выполняет все функции секретаря: ведет, оформляет, регистрирует и т.д. всю внешнюю и внутреннюю документацию.

Рабочий день инспектора отдела кадров в среднем составляет 10 часов, из них работа непосредственно с кадрами в среднем 15-30 мин, т.е. около 2 %. Остальное время уходит на печатание документов (50%), получение и отправка документов факсом (10 %), ответы на телефонные звонки (20 %), обед и отдых в среднем составляют 7%.

Работы по подбору персонала, по аттестации руководителей и специалистов не проводится. Обучение является периодическим (выставки, семинары), внутренним обучением можно назвать лишь приобретение навыков продавцами и самостоятельное изучение литературы главными специалистами.

В ходе нашего исследования работникам ООО «Экстра» предлагалось ответить на вопрос: «Существует ли документооборот в службе управления персоналом?». На данный вопрос мнения распределились следующим образом: 97,8% респондентов ответили, что документооборот в службе управления персоналом существует и лишь 2,2% опрошенных не знают об этом (Приложение 6).

Так же был предоставлен вопрос о необходимости документооборота в данной службе, мнения сошлись воедино, все опрошенные респонденты утверждают, что документооборот в службе управления персоналом необходим документооборот

Следующим вопрос был о том, какой все таки документооборот существует в данной службе. Большинство опрошенных (87,3%) ответили, что в данной службе существует электронный документооборот, т.к. сейчас вся документация проходит через компьютер, 10% сказали, что сохранился еще и бумажный, т.к.

1. Некоторые документы можно заполнить и вручную, но среди всех тех респондентов нашлись и те, кто вообще не знают какой документооборот существует на предприятии.

На вопрос с какими препятствиями сталкивается Ваше предприятие при работе с документооборотом в данной службе, мнения распределились следующим образом: большинство респондентов (31,5%) ответили, что самое главное препятствии - это частая поломка и износ оборудования; 31,5% предполагают, что таким препятствием является нехватка высоко квалифицированных специалистов практически наравне с этими респондентами и расположились и те, кто считают, что главным является редкая обновляемость программного обеспечения на предприятии.

Это характеризует, то, что данная проблема является не маловажной как в службе управления персоналом, так и для всего предприятия.

Из этого вопроса, вытекает вопрос о том, что же необходимо что бы избежать данных препятствий. Ответы респондентов расположились следующим образом: наибольшее количество опрошенных (45,1%) считают, что этого можно избежать благодаря кусам повышения квалификации, 39,6% считают, что за счет приема высококвалифицированных специалистов и 15,3% респондентов считают, что необходимо привлекать спонсоров, для покупки современной, высококачественной техники.

Так же не маловажным является вопрос о том, что же нужно для эффективного документооборота. Так на вопрос о том «Что на Ваш взгляд нужно для эффективного документооборота в службе управления персоналом?», мнения распределились следующим образом: 60,40% респондентов считают, что для эффективного документооборота в данной службе, является наличие высококвалифицированных специалистов, 25,80% предполагают, что главным является наличие современной техники, 19,60% считают, что наличие квалифицорованных специалистов, так же не маловажным для эффективного обеспечения предприятия по мнению 15% опрошенных является интернет.

Заключительным вопросом в исследовании, является вопрос о том, чему же способствует эффективное использования документооборота в службе управления персоналом. На данный вопрос мнения разделились следующим образом:61,3% ответили, что самым главным, чему может способствовать использование документооборота в данной службе, является качество выполняемой работы, т.к. это очень важно для предприятия,15,5% респондентов предполагают, что это может способствовать повышению работоспособности, так, как это может сократить гораздо больше времени и 13,2% опрошенных считают, что эффективное использование документооборота в службе управления персоналом способствует увеличению объемов выпускаемой продукции.

Таким образом, подводя итоги исследования, можно сделать определенные выводы, что благодаря эффективному использованию документооборота в службе управления персоналом, которое успешно применяется на данном предприятии, при постоянном его использовании и обновление, увеличивается объем выпускаемой продукции, повышается работоспособность, а самое главное это является эффективным способом управления предприятием.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Данные документы могут использоваться для организации работы ООО «Экстра», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) личного состава и т.д.

Таким образом, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии.

Эффективно построенный документооборот может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, управления процессами на организации, в том числе в службу управления персоналом.

Во-первых, одними из самых важных для службы управления персоналом являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Это в свою очередь повышает ответственность руководителя, и предоставляет в руки высших управленцев эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При эффективном использовании документооборота предприятия, руководитель данной службы способен получать актуальную и достоверную информацию о компании. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Использование эффективного документооборота в службе управления персонала предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ создается, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Руководители организации, использующий документооборот своей организации, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения.