Совершенствование документирования процесса развития персонала в ООО "Экстра"

Для того, что бы документооборот был эффективно использован в службе управления персоналом необходимо:

· повысить уровень мотивации сотрудников данной службы к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

· принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Внедрение и использование документооборота в службе управления персоналом происходит по следующей технологии: формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение с данной работой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по эффективному ее использованию и дальнейшему ее сопровождению.

Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

1. Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.

2. С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

3. Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

4. После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель данной службы должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Основные особенности эффективного использования документооборота в службе управления персоналом:

оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

ускорение обмена информацией внутри организации;

надежный контроль за прохождением документа;

снижение рисков утраты или порчи документа.

Следствиями эффективного использования документооборота являются:

сокращение непроизводительных затрат рабочего времени;

повышение уровня обслуживания клиентов;

укрепление исполнительской дисциплины;

сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения конфиденциальной информации.



Заключение

В данной работе изучена и проанализирована эффективность документооборота в службе управления персоналом. В результате исследования анализ показал, что эффективное использование документооборота как в службе управления персоналом, так и во всей организации благотворно влияет на развитие данного предприятия. Поставленные цели достигнуты, обозначенные задачи решены.

В современных условиях важной областью является документационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке документации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача документации о положении и деятельности службы управления персоналом на высший уровень управления ООО «Экстра» и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями предприятия осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Среди задач, решаемых кадровой службой ООО «Экстра», наиболее сложной является организация и управление развитием персонала и его документированием.

Сложной является эта задача, так как характеристика персонала предприятия вывила недостаточность квалификации и работы персонала, а именно: кадры ООО «Экстра» характеризуются:

1) Консервативностью работающего персонала. Средний возраст работников составляет 30 лет, при этом 40 % человек работают на предприятии больше 10 лет, 43,4% - 5 лет. Это говорит о том, что большинство работают на заводе давно, у них сложились свои взгляды и принципы, преломить которые очень сложно.

2) Отсутствием знаний и опыта работы в новых условиях у менеджеров предприятия.

С высшим образованием работает 7 чел(3%), 44 со среднетехническим(24%) и 72% со среднеспециальным. Многие руководящие работники работают на предприятии много лет, занимая свою должность не имея образования (гл. бухгалтер, гл. энергетик, администратор, продавцы и т.д.). Это говорит о качестве работающего персонала и качестве руководящего состава. Среди рабочих растет потребность в работниках более высокой квалификации (особенно продавцов), т.к. основу составляют работники 2 и 3 разряда.

3). Чувствуется потребность в новых квалифицированных кадрах, имеющих специальное образование. Среди технического персонала наибольшая потребность на сегодня в инженере экономисте; гл. механике; гл. энергетике; администраторе; продавцах; кассирах; рабочих. Таким образом, потребность в кадрах 40 % персонала. В данный момент требует замены администратор и старший продавец смены (замены нет). В целом, совсем не удовлетворяет руководство 2% специалистов. Работы по выдвижению резерва нет как таковой, т.к. среди самих работников лишь единицы имеют образование, а набирать со стороны некого. На сегодняшний день имеется резерв старшего мастера, гл. бухгалтера (их заместители).

4). Не понимание роли образования и подготовки персонала.

Отдел кадров на предприятии представлен инспектором отдела кадров (1 человек), который занимается ведением документации: по приему, увольнению кадров, передвижению кадров, а также он выполняет все функции секретаря: ведет, оформляет, регистрирует и т.д. всю внешнюю и внутреннюю документацию.

Рабочий день инспектора отдела кадров в среднем составляет 10 часов, из них работа непосредственно с кадрами в среднем 15-30 мин, т.е. около 2 %. Остальное время уходит на печатание документов (50%), получение и отправка документов факсом (10 %), ответы на телефонные звонки (20 %), обед и отдых в среднем составляют 7%.

Работы по подбору персонала, по аттестации руководителей и специалистов не проводится. Обучение является периодическим (выставки, семинары), внутренним обучением можно назвать лишь приобретение навыков продавцами и самостоятельное изучение литературы главными специалистами.

В ходе нашего исследования работникам ООО «Экстра» предлагалось ответить на вопрос: «Существует ли документооборот в службе управления персоналом?». На данный вопрос мнения распределились следующим образом: 97,8% респондентов ответили, что документооборот в службе управления персоналом существует и лишь 2,2% опрошенных не знают об этом.

Так же был предоставлен вопрос о необходимости документооборота в данной службе, мнения сошлись воедино, все опрошенные респонденты утверждают, что документооборот в службе управления персоналом необходим документооборот

В настоящее время наличие успешно действующей системы делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также пришли к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «Экстра» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Библиографический список

1. Конституция Российской Федерации: офиц. Текст. - М., 2010. - 32 с.

2. Гражданский Кодекс РФ (части первая и вторая): офиц. Текст // Собр. законодательства РФ. - 2011. - № 32. - 19 %. - № 5. - Ст. 200-410.

3. Трудовой кодекс РФ: офиц. Текст. - М.: Приор, 2011. - 345 с.

4. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации: офиц. Текст. - М.: Приор, 2011. - 219 с.

5. Бутов, В.И. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при разных формах хозяйствования / В. И. Бутов. - М. 2009. - 448 с.

6. Виханский, О. С. Стратегическое управление / О.С. Виханский. - М. 2009. - 237 с.

7. Глушков, В. Г. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс / В. Г. Глушков.- М: ВЛАДОС, 2004. - 430 с.

8. Дуракова, И.Б. Управление персоналом / И. Б. Дуракова. - М: ВЛАДОС, 2012. - 490 с.

9. Евланов, Л.Г. Управление персоналом / Л.Г. Евланов. - М. 2009. - 311 с.

10. Когут, А.Е. Информационные основы регионального социально- экономического мониторинга / А. Е. Когут. - СПб: СПбГУ, 2011. - 288 с.

11. Литвинцева, Н.А. Психологические аспекты подбора и проверки персонала / Н. А. Литвинцева. - СПб: СПбГУ, 2010. - 312 с.

12. Маслов, Е.В. Управление персоналом предприятия / Е. В. Маслов. - М. 2009. - 218 с.

13. Морозова, Т.Г. Основы менеджмента / Т. Г. Морозова. - М.: Банки и биржи, - 2012. - 349 с.

14. Травин, В.В. Основы кадрового менеджмента / В. В. Травин. - М. 2012. - 322 с.

15. Уткин, Э.А. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе Э. А. Уткин. - М. 2007. - 337 с.

16. Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации / С. В. Шекшня. - М. 2012. - 322 с.

17. Шеремет, А.Д. Методика финансового анализа предприятия А. Д. Шеремет. М.: ИНФРА-М, - 2010. - 410 с.

18. Гатовская, А. В. Поддержка малого бизнеса муниципальными органами власти как способ повышения благосостояния населения / А. В. Гатовская // Регионология. - 2010. - №3. - С. 98-102.

19. Ерошин, М. М. Поддержка государством и органами местного самоуправления малого и среднего бизнеса в России / М. М. Ерошин // Проблемы местного самоуправления. - 2012. - № 1. - С. 66-78.

20. Кирилина, В. Основы принятия управленческих решений / В. Кирилина // Хозяйство и право. - 2008. - № 8. - С. 78-88.

21. Лаан, Ж. Основы рыночной экономики / Ж. Лаан // Экономист. - 2011. - № 11. - С. 45-53.

22. Мельников, Р. М. Управленческие решения / Р. М. Мельников // Менеджмент. - 2012. - № 3. - С. 21 - 25.

23. Охрана труда // Финансы. - 2009. - № 3. - С. 9-17.

24. Смирнов, С. Оценка социально-экономической ситуации в регионах для принятия хозяйственных и управленческих решений / С. Смирнов // Общество и экономика. - 2011. № 4. - С. 54-65.

25. Лексин, В. Н. О формировании государственной системы мониторинга социально-экономической, национально- этнической и политической ситуации в регионах российской федерации / В. Н. Лескин // http://www.ieie.nsc.ru [Электронный ресурс].



Приложение 1

Автоматизация учета рабочего времени

персонал документирование организация



Приложение 2

Личная карточка работника



Приложение 3

Бланки и формы документов



Приложение 4

Документооборот ООО «Экстра»



Приложение 5

Анкета

На тему: «Документооборот в службе управления персоналом предприятия»

Уважаемый респондент!

Нами проводится исследование документооборота в службе управления персоналом предприятия. Прошу вас ответить на предложенные ниже вопросы. Мнения, высказанные в ходе опроса, оглашению не подлежат. Ваши ответы будут использованы для составления обобщённых выводов и рекомендаций. Внимательно прочитайте вопросы и возможные ответы на них. Выбранные ответы подчеркните или обведите кружком.

I Блок. Эффективность документооборота на предприятии

1.Ваше место работы в настоящее время?

2.Ваша должность, служебное положение (один вариант ответа)

а) Руководитель, зам. руководителя г) Рядовой служащий

б) Руководитель подразделения д) Технический исполнитель

в) Специалист

3. Ваш общий трудовой стаж

а) до 1 года д) 11-15

б) 1-2 е) 16-20

в) 3-5 ж) 21-25

г) 6-10 з) более 25 лет

4. Сколько лет Вы работаете в данной организации?

а) до 3 лет г) от 11 до 20

б) от4 до 5

в)от 6 до 10 д) свыше 20

5. Существует ли на Вашем предприятии какой либо документооборот?

а)да в)не знаю

б)нет

6. Часто ли Вам приходиться сталкиваться с документооборотом предприятия?

а) достаточно часто в) никогда

б) очень часто

7. По Вашему мнению документооборот это

а) цикл обработки документов; в) не знаю г)другое______

б) движение документов с момента создания, до завершения исполнения и отправки

8. Как Вы считаете, для чего нужен документооборот?

а) для сбора информации; г) для обработки документов;

б) для оперативного движения документов; д) другое_________

в) для эффективной работы отдела кадров;

9. Как Вы считаете, чему способствует документооборот на Вашем предприятии?

а) повышению качества выполняемых работ; г) другое_________

б) культуре труда управленческих работников;

в) формированию информационных ресурсов организации;

II. Блок .Эффективность использования документооборота в службе управления персоналом

10. Как Вы считаете, существует ли документооборот в службе управления персоналом Вашей организации?

а) да, т.к. это необходимо каждому успешному предприятию;

б) нет, это не столь важно;

в) не знаю.

11. Какой документооборот существует на Вашем предприятии в данной службе?

а) бумажный; г) не знаю.

б) электронный;

12. С какими препятствиями сталкивается Ваше предприятие при работе с документооборотом в данной службе?

а)нехватка высококвалифицированных специалистов;

б)частая поломка оборудования;

в) редкая обновляемость программ ;

г) другое____________________

13. Как на Ваш взгляд можно избежать таких препятствий?

а) курсы повышения квалификации;

б) наличие опытного и высококвалифицированного специалиста;

в)спонсоры, на покупку современной техники;

г)другое___________________

14. Что на Ваш взгляд нужно для эффективного информационного обеспечения предприятия?

а) частая обновляемость прграмм; д) другое___________

б) наличие современной техники;

в) наличие специалистов.

15. Чему нам Ваш взгляд способствует эффективность документооборота в службе управления персоналом?

а)повышению объемов выпускаемой продукции;

б)повышению работоспособности;

в) качеству выполняемой работы;

в) ничему не способствует.

Расскажите немного о себе:

13.Ваш возраст

а) 22-30 в) 40-50

б) 30-40 г) 50 и старше

14. Ваше семейное положение:

а) замужем (женат)

б) не замужем (холост)



Приложение 6

Примерный состав документов кадровой службы

Документы, обязательные для всех организаций

* Штатное расписание.

* Положение об оплате труда.

* Правила внутреннего трудового распорядка.

* График отпусков.

* Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:

а) Положение о защите персональных данных работников;

6) Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Документы, создаваемые с учетом специфики организации

* Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании.

* График сменности.

* Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск.

* Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск.

* Положение о нормировании труда.

* Положение о нормах выработки.

* Нормы труда.

Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)

* Положение о персонале.

* Положение о подборе и отборе персонала.

* Положение об адаптации персонала.

* Положение об управлении карьерой.

* Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров.

* Положение о комиссии по трудовым спорам.

* Положение об аттестации (оценке) персонала.

* График проведения аттестации.

* Представление на аттестацию.

* Аттестационный лист.

* Положение о структурном подразделении.

* Должностная инструкция.

* План работы кадровой службы.

* План (прогноз) потребности в кадрах.

* Программа развития персонала.

* Кадровый резерв.

* Замещение штатного расписания.

Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства

* Номенклатура дел.

* Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.

* Табель форм документов по работе с персоналом.

* Альбом форм документов по работе с персоналом.

* График документооборота кадровой службы.

Журналы и книги учета

* Книга учета персонала.

* Книга учета переводов персонала.

* Журнал регистрации трудовых договоров.

* Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

* Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска.

* Журнал регистрации приказов о командировках работников.

* Журнал регистрации командировочных удостоверений.

* Журнал регистрации служебных заданий.

* Книга учета личных дел.

* Книга учета личных карточек.

* Журнал регистрации локальных нормативных актов.

* Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

* Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

* Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий.

* Журнал выдачи справок по личному составу.

* Журнал учета больничных листов.

* Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

* Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

* Книга регистрации протоколов.

* Книга регистрации актов.

* Книга учета входящих документов.

* Книга учета исходящих документов.

Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений

Документы -- основания к приказам по личному составу:

* Трудовой договор.

* Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

* Договор о полной коллективной материальной ответственности.

* Письмо о переводе.

* Заявление.

* Докладная записка.

* Объяснительная записка.

* Протокол.

* Представления:

а) представление о переводе;

б) представление о поощрении;

в) представление об увольнении.

Акты:

* Акт об отсутствии на рабочем месте.

* Акт о появлении работника на рабочем месте в нетрезвом состоянии.

* Акт об отказе дать объяснения.

* Акт об отказе в ознакомлении с приказом.

* Акт об отказе получения трудовой книжки.

Приказы по личному составу

Унифицированные формы:

* Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1).

* Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а).

* Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Ns T-5).

* Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

* Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).

* Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

* Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8).

* Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а).

* Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).

* Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

* Командировочное удостоверение работника.

* Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

* Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

* Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма №Т-11а).

Приказы, имеющие произвольную форму:

* О назначении ответственных лиц за получение, хранение, выдачу и учет трудовых книжек и бланков.

* О назначении ответственных лиц за хранение и использование печати.

* О назначении ответственных лиц, работающих с Управлением Пенсионного фонда России.

* О применении дисциплинарных взысканий.

* О снятии дисциплинарных взысканий.

* Об изменении анкетно-биографических данных.

* Об установлении профессии.

* О присвоении разряда.

* О совмещении профессий (должностей).

* Об установлении надбавки.

* О замещении временно отсутствующего работника.

* О дежурстве.

* О привлечении к сверхурочным работам.

* Об изменении режима работы.

* Об отстранении от работы.

* Об объявлении простоя.

* О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью.

Первичные учетные документы

* Личная карточка работника (форма № Т-2).

* Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).

* Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

* Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12).

* Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).

* Расчетно-платежная ведомость (форма №.Т-49).

* Расчетная ведомость (форма № Т-51).

* Платежная ведомость (форма № Т-53).

* Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

* Лицевой счет (форма № Т-54).

* Лицевой счет СВТ (форма № Т-54а).

* Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т- 60).

* Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61).

* Акт о приеме работ (форма № Т-73).

Личные документы

* Трудовая книжка.

* Документы личного дела:

а) личный листок по учету кадров;

б) анкета поступающего на работу;

в) дополнение к личному листку по учету кадров;

г) копии документов об образовании;

д) автобиография;

е) характеристика;

ж) рекомендательное письмо;

и) результаты аттестации;

к) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

л) копия ИНН.

Информационно-справочные документы

* Извещения и направления:

а) извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска;

б) направление на периодический медицинский осмотр.

Уведомления:

а) уведомление о сокращении штата;

б) уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;

в) уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;

г) уведомление о получении трудовой книжки.

Справки с места работы.

Документы воинского учета

* Списки военнообязанных.

* Карточки учета военнообязанных.

* Отчеты о бронировании военнообязанных.

Документы для Пенсионного фонда

* Журнал регистрации представлений к назначению пенсии по старости, по инвалидности, по потере кормильца.

* Журнал регистрации заявлений о перерасчете пенсии.

* Журнал регистрации индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).

* Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).

* Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).

* Перечень рабочих мест, наименование профессий и должностей, работникам которых установлено льготное пенсионное обеспечение в связи с особыми условиями труда в соответствии со статьей 27 Закона «О трудовых пенсиях в РФ» (по списку №1, №2).

Размещено на Allbest.ru