Использование функциональной части информационной системы в принятии управленческих решений

Размещено на http://www.allbest.ru/

20

Содержание

Введение

1. Теоретические основы используемых информационных систем в принятии управленческих решений

1.1 Функциональная часть ИС

1.2 Модели систем управления

Заключение

Используемые ресурсы

Введение

Сейчас информатизация общества приобретает интенсивный глобальный характер. И бизнес, и системы управления, и даже культура - сейчас всё живет сейчас под знаком ИТ.

Однако ИТ при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в компьютерном веке. Изменился инструментарий в управлении компанией. А инструментарий, в свою очередь, очень сильно повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организация, руководство, контроль.

Но простое обладание этим инструментом еще не гарантирует успеха, в то же время его отсутствие равнозначно полному краху. Поэтому главное отличие зрелых ИС не количество средств затраченных на ИТ, а добавленная стоимость. Чтобы инвестиции приносили пользу, необходимо уметь пользоваться ИТ, а не просто обладать ими.

Актуальность данной темы неоспорима. Руководитель принимает решения на основании той информации, которая ему доступна на момент принятия решения, а подчиненные принимаются с той или иной степенью прилежания исполнять это решение, как только им станет оно известно. Понятно, что эффективность системы управления в целом зависит от следующих аспектов:

насколько быстро информация о состоянии дел и событиях попадает к руководителю;

насколько эта информация правильная и своевременная (адекватна и актуальна);

насколько быстро и достоверно принятое решение будет доведено до исполнителей;

насколько действенен контроль со стороны руководителя над исполнением им же принятых решений (кнут, пряник и все то, что перечислено в предыдущих трех пунктах).

Руководителю фирмы приходится решать кардинальные вопросы:

Как обеспечить точный учет на предприятии. Решение в использовании учетных систем.

Как найти свое место на рынке? Ответ можно найти с помощью универсальных статистических приложений и маркетинговых информационных систем.

Эти и многие другие вопросы решаются с помощью информации.

Основная цель данной работы - изучить использование функциональной части ИС в принятии управленческих решений.

Для достижения указанной цели необходимо выполнить следующие задачи:

Рассмотреть теоретические основы используемых информационных систем в принятии управленческих решений: функциональную часть ИС, модели систем управления;

Выполнить практическое задание.

1. Теоретические основы используемых информационных систем в принятии управленческих решений

1.1 Функциональная часть ИС

автоматизированный информационный функциональный управление

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Автоматизированная информационная система имеет обеспечивающую и функциональную части, состоящие из подсистем (рис. 1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

20

Рис. 1. Автоматизированная информационная система

Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Функциональная часть информационной системы обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Фактически здесь содержится модель системы управления организацией. В рамках этой части происходит трансформация целей управления в функции, функций - в подсистемы информационной системы. Подсистемы реализуют задачи. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:

· уровень управления (высший, средний, низший);

· вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.);

· сфера применения (банковская, фондового рынка и т.п.);

· функции управления и период управления.

Например, информационная система управления технологическими процессами - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по управлению технологическими процессами с заданной дискретностью и в рамках определенного периода управления.

В табл. 1 указаны некоторые из возможных информационных систем, однако их достаточно для иллюстрации связи функций систем и функций управления.

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

Например, информационная система производственной фирмы имеет следующие подсистемы: управление запасами, управление производственным процессом и др.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Таблица 1. Функции информационных систем

Информационная система	Производственные информационные системы	Финансовые и учетные информационные системы	Кадровые (человеческие ресурсы) информационные системы	Прочие системы, например информационная система руководства

Таким образом, «функциональные компоненты» составляют содержательную основу ИС, базирующуюся на моделях, методах и алгоритмах получения управляющей информации.

Функциональная структура ИС - совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В системе управления крупных предприятий-корпораций выделяются самостоятельные подсистемы (контуры) функционального и организационного уровня управления:

1. Стратегический анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления.

2. Управление персоналом.

3. Логистика - управление материальными потоками (заготовка материалов и комплектующих изделий), управление производством, управление сбытом готовой продукции. Все компоненты логистики тесно интегрированы с финансовой бухгалтерией и функционируют на единой информационной базе.

4. Управление производством.

5. Бухгалтерский учет. Информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом.

Развитые ERP-системы зарубежного производства имеют устоявшуюся структуру базовых компонентов системы управления предприятием:

1. Бухгалтерский учет и финансы.

2. Управление материалами (логистика).

3. Производственный менеджмент.

4. Обеспечение производства.

5. Управление перевозками, удаленными складами.

6. Управление персоналом.

7. Заработная плата.

8. Моделирование бизнес-процессов.

9. Системы поддержки принятия решений (DSS).

Обеспечивающая часть ИС состоит из информационного, технического, математического, программного, методического, организационного, правового и лингвистического обеспечения.

1.2 Модели систем управления

Одна из важнейших задач любого предприятия обеспечение конкурентоспособности на рынке. Для ее решения требуется постоянно совершенствовать продукцию и услуги, предоставляемые предприятием, снижать их стоимость, повышать производительность и качество, создавать новые продукты и услуги.

Деятельность предприятия и мероприятия по совершенствованию должны быть поддержаны соответствующей системой управления предприятия. На Рис. 1 представлена концептуальная комплексная модель процессно-ориентированной системы управления предприятием. Комплексная модель состоит из трех взаимосвязанных процессных моделей, а именно:

· процессной модели предприятия (объект управления);

· процессной модели системы управления;

· процессной модели системы управления качеством.

Процессная модель предприятия состоит из множества бизнес-процессов, участниками которых являются структурные подразделения и должностные лица иерархической организационной структуры предприятия. Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат, имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика.

Размещено на http://www.allbest.ru/

20

Рис. 2. Модель системы управления

Практика показала, что целесообразно выделять следующие четыре вида бизнес-процессов:

· основные бизнес-процессы, на базе которых осуществляется выполнение функций текущей деятельности предприятия по производству продукции или предоставления услуг;

· обеспечивающие бизнес-процессы;

· бизнес-процессы развития предприятия;

· бизнес-процессы управления деятельностью предприятия.

Бизнес-процессы реализуют бизнес-функции предприятия.

Под бизнес-функцией понимают вид деятельности предприятия. На Рис. 3 представлен пример "дерева бизнес-функций" одного из российских предприятий, построенного с использованием концепции контроллинга и процессного подхода. В свою очередь "дерево бизнес-функций" отражает реализацию "дерева целей" предприятия.

Размещено на http://www.allbest.ru/

20

Рис. 3. Дерево функций

Структура системы управления, включая и управление качеством, построенная на основе процессного подхода, состоит из двух уровней, а именно, управления в рамках каждого бизнес-процесса, а также управления группой бизнес-процессов на уровне всего предприятия.

Основой управления, как отдельным бизнес-процессом, так и группой бизнес-процессов являются показатели эффективности. Как правило, выделяются три группы показателей:

· затраты на выполнение бизнес-процесса, включая фактическую себестоимость бизнес-процесса, рассчитанную на основе применения методологии АВС/ФСА (Activity Based Costing/Функционально-Стоимостной Анализ);

· временные характеристики бизнес-процесса;

· показатели качества бизнес-процесса.

Следует отметить, что комплексная модель предприятия должна быть поддержана корпоративной информационной системой.

Сложность и колоссальный объем работ по созданию современной системы управления и информационной системы ее поддержки требуют использования специальных программных инструментальных средств, а также разработки технологий их применения.

На российском рынке присутствует ряд инструментальных средств для моделирования, анализа и оценки бизнеса, охватывающий все этапы создания интегрированных систем управления предприятием от анализа требований и спецификаций до внедрения системы. Успех проекта по созданию, поддержанию и развитию системы управления предприятия во многом зависит от выбора тех или иных инструментальных средств.

Например, интегрированная среда ARIS Toolset относится к категории комплексных средств, предназначенных для:

· проектирования и управления предприятием;

· моделирования, анализа и оценки бизнес-процессов;

· документирования бизнес-процессов в соответствии с требованиями международных стандартов;

· разработки, внедрения и сопровождения корпоративной информационной системы.

Инструментальное средство ARIS Toolset поддерживает более 80 моделей и методов для описания бизнес-деятельности с различных точек зрения (View) таких, как:

o организация;

o функции и цели;

o данные;

o продукты и услуги;

o процессы.

Можно использовать также дополнительные модули, например:

· ARIS ABC для проведения функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов;

· ARIS Simulation для проведения имитационного моделирования различных бизнес-случаев;

· ARIS Weblink для организации удаленной работы;

· ARIS Connectivity for Lotus Notes для организации работы с документами на базе Lotus Notes;

· ARIS Connectivity for SAP/R3 HR, Data Models для организации взаимодействия с соответствующими модулями системы R/3;

· различные интерфейсы со средствами разработки (Designer/2000, ERWin, Power Designer, Rational Rose и др.) для реализации следующих этапов проектирования информационных систем - анализа спецификаций и внедрения.

Рассмотрим возможности ARIS Toolset для создания процессной модели системы управления качеством на основе международных стандартов серии ИСО 9000.

Процессная модель системы управления качеством на базе ARIS

Для многих российских предприятий становится актуальным соответствие их деятельности международным стандартам серии ИСО 9000 (ISO 9000). Системы управления качеством (Quality Management Systems, QM-системы) являются важной составной частью системы управления предприятием.

Реальная QM-система обычно включает 20 элементов, которые составляют международный стандарт ИСО 9001, и определяют основные требования к QM-системе. На Рис. 3 показаны эти 20 элементов, которые можно разделить на три группы, а именно:

· Управление QM-системой.

· Рабочий процесс.

· Обеспечивающая деятельность.

Рис. 4. Элементы ИСО 9001

В группу "Управление QM-системой" включены элементы, соответствующие уровню управления всего предприятия, такие как:

· Ответственность руководства (элемент 4.1).

· Система качества (элемент 4.2).

· Управление документацией и данными (элемент 4.5).

· Корректирующие и предупреждающие действия (элемент 4.14).

· Внутренние аудиты качества (элемент 4.17).

Группа "Рабочий процесс" включает в себя все этапы жизненного цикла продукции от продаж и маркетинга, проектирования и производства до распределения и послепродажной поддержки. Данная группа содержит следующие элементы:

· Анализ контракта (элемент 4.3).

· Управление проектированием (элемент 4.4) - только для ИСО 9001.

· Управление продукцией, поставляемой потребителем (элемент 4.7).

· Управление процессами (элемент 4.9).

· Контроль и испытания (элемент 4.10).

· Статус контроля и испытаний (элемент 4.12).

· Управление несоответствующей продукцией (элемент 4.13).

· Передача, хранение, упаковка, поставка (элемент 4.15).

· Обслуживание и поддержка клиентов (элемент 4.19) - только для ИСО 9001.

Группа "Обеспечивающая деятельность" включает в себя ресурсы качества и данные о качестве, которые содержатся в следующих элементах:

· Закупки (элемент 4.6).

· Идентификация и прослеживание продукции (элемент 4.8).

· Методы контроля (элемент 4.11).

· Управление регистрацией данных о качестве (элемент 4.16).

· Повышение квалификации персонала (элемент 4.18).

· Статистические методы (элемент 4.20).

Современные стратегии требуют ориентации системы управления качеством на бизнес-процессы предприятия. Применение процессного подхода облегчает участие сотрудников предприятия в создании QM-системы, потому что они имеют дело с описанием повседневных задач в терминах своей бизнес-деятельности, и персонал может не использовать абстрактный язык стандарта. В проектах по созданию QM-систем необходимо вовлечение соответствующих служащих в творческий процесс и детальное усовершенствование процедур и действующих правил. Это облегчает принятие пользователями новой QM-системы и способствует использованию творческого потенциала служащих в непрерывном совершенствовании и развитии QM-системы.

Программный пакет ARIS Toolset поддерживает процессный подход и помогает анализировать, моделировать и оптимизировать все процессы, обеспечивающие высокое качество. Это делает его идеальным инструментом для эффективной разработки QM-системы, ориентированной на процессы, и для сертификации по стандарту ИСО 9000.

Следует отметить, что архитектура ARIS (Architecture of Integrated Information System) - это совокупность технологий, которые обеспечивают проектирование, управление, применение и реализацию бизнеса в виде "деловых" процедур бизнес-процессов предприятия, а также проектирование и создание интегрированных информационных систем поддержки бизнес-процессов. Так как Система управления качеством является составной частью Системы Управления Предприятием (СУП), то ARIS-технологии подходят для создания, применения и совершенствования QM-системы.

Кроме того, ARIS Toolset поддерживает структуру интегрированных систем управления, соответствующим нескольким стандартам, а именно: ИСО 9000, QS 9000, VDA Bd. 6, ИСО 14000, EMAS, EN 45011, EN 45013, EN 460001, EN 460002, GMP, EU и т.д. Фокусирование на бизнес-процессах позволяет представлять, документировать и совершенствовать, как сами процессы, так и систему качества, инфраструктуру и систему безопасности.

Модель процедуры сертификации по ИСО 9000

В процесс проектирования QM-системы необходимо вовлечь каждый отдел и каждого служащего. В зависимости от размера предприятия и применяемых методов управления качеством на проектирование системы требуется от 6 до 18 месяцев. Основные этапы проекта сертификации показаны в процедурной модели для сертификации по ИСО 9000 (см. Рис. 5).

На Рис. 5 представлена графическая модель процесса сертификации в формате eEPC (extended Event-driven Process Chain, расширенная событийно-ориентированная модель). Последовательность функций в рамках процесса сертификации отображается в виде диаграммы процесса, где каждой функции определены начальные и конечные события. С помощью события описывается существующее состояние информационного объекта, которое позволяет осуществлять контроль или влиять на технологию протекания бизнес-процесса. События, вместе с функциями, играют ключевую роль в eEPC-моделях бизнес-процессов. Они изменяют состояние информационных объектов модели данных и, следовательно, связывают модель данных с представлением данных. События запускают (активируют) функции и являются результатом их выполнения. Функции могут иметь более детальное описание на следующих уровнях декомпозиции.

Таким образом, комбинации событий и функций являются событийно-ориентированными цепочками бизнес-процессов (eEPC-модели). Логические условия выполнения фрагментов цепочки процесса представляются правилами в виде логических операторов AND, OR и XOR. Теоретической основой eEPC-модели является определенный класс сетей Петри (PetriNet).

Процедурная модель представляет собой событийно-ориентированную eEPC-модель, которая охватывает все множество процессов-прототипов, описывает в базе данных ARIS каждый шаг - от стратегического планирования до получения сертификата ИСО.

Рис. 5. Модель процедуры сертификации

Диаграмма, представленная на Рис. 5, является первым уровнем представления функций. eEPC-модель включает, как функции, необходимые в создании QM-документации, ориентированной на процессы, так и практические инструкции по внедрению ARIS Toolset. Добавляя или удаляя отдельные этапы, выделяя на них необходимые ресурсы, ARIS Toolset можно адаптировать к общим техническим требованиям предприятия. Связав Toolset с какой-нибудь системой управления проектом, планы проекта могут быть созданы непосредственно из процедурной eEPC-модели.

Процедурные модели отражают экспертные знания, приобретенные в ходе многих консалтинговых проектов. Они служат надежным руководством для подготовки и проведения процедуры сертификации QM-систем, а также для применения на предприятии концепции глобального управления качеством (Total Quality Management, TQM).

Заключение

Разработка сложных информационных систем (ИС) таких, какими являются ИС административно-управленческой деятельности предприятий (организаций, учреждений и т.д.; в дальнейшем ИС предприятий), невозможна без тщательно обдуманного методологического подхода. Какие этапы необходимо пройти, какие методы и средства использовать, как организовать контроль за продвижением проекта и качеством выполнения работ - эти и другие вопросы решаются методологиями программной инженерии.

В настоящее время существует ряд общих методологий разработки ИС. Главное в них - единая дисциплина работы на всех этапах жизненного цикла системы, учет критических задач и контроль их решения, применение развитых инструментальных средств поддержки процессов анализа, проектирования и реализации ИС.

Для различных классов систем используются разные методы разработки, определяемые типом создаваемой системы и средствами реализации. Спецификации этих систем, в большинстве случаев, состоят из двух основных компонентов - функционального и информационного. По способу сочетания этих компонентов подходы к представлению информационных систем можно разбить на два основных типа - структурный и объектно-ориентированный.

В области создания систем автоматизации административно-управленческой деятельности доминируют структурные подходы, так как они максимально приспособлены для взаимодействия с пользователями (заказчиками), не являющимися специалистами в области информационных технологий. Адекватными инструментальными средствами, поддерживающими структурный подход к созданию информационных систем, являются так называемые CASE-системы автоматизации проектирования.

Данная работа посвящена обсуждению вопросов информатизации принятия управленческих решений.

Используемые ресурсы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под общ. ред. И.Т. Трубилина. - М.: Финансы и статистика, 2007. - с. 87.

2. Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. - СПб: Питер, 2009. - с. 102.

3. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2007. - с. 85.

4. http://www.mkgt.ru/files/materials/1000/p1-3.html

5. http://quality.eup.ru/SERTIFIC/ars.html

6. http://rodinalla.narod.ru/lection1.html

Размещено на Allbest.ru