Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

"Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации"

(Финуниверситет)

"Пермский финансово-экономический колледж" - филиал Финуниверситета

кафедра "Общеобразовательных дисциплин"

Контрольная работа

по дисциплине "Документационное обеспечение управления"

Выполнила: студентка 3 курса

заочной формы обучения

специальности

"Экономика и бухгалтерский учет"

Специализации "Бухгалтерский учет,

анализ и контроль в секторе

государственных финансов"

Сафарыева Эльвира Альфатовна

Проверила:Селиверстова Юлия Касимовна

Пермь, 2011г.

Содержание

1. Документы по трудовым отношениям. Виды, правила оформления

2. Работа с конфиденциальными документами

3. Справка

4. Задание

5. Список литературы

1. Документы по трудовым отношениям. Виды, правила оформления

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Незаключение трудового договора является грубым нарушением трудового законодательства. Однако трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах - один для работодателя, другой для работника. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Преимущество письменной формы договора заключается в том, что все условия трудового договора, права и обязанности сторон фиксируются в едином акте, обязательном как для работника, так и для работодателя. Это вносит определенность в их отношения, повышает гарантии реализации достигнутых договоренностей по основным условиям труда. На практике письменная форма трудового договора позволяет предотвратить многие конфликтные ситуации.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Договор является двусторонним и возмездным. Перечень информации, указываемой в трудовом договоре, определен в ст.57 ТК РФ и не является исчерпывающим. Более того, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения или условия из числа предусмотренных частями первой и второй ст. 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. При обнаружении данных недостатков они должны быть устранены путем внесения в трудовой договор недостающих условий или сведений.

Должностные обязанности работника - элемент существенных условий трудового договора. Однако они могут быть выделены в отдельный документ, который называется должностной инструкцией. В новом ТК РФ нигде не сказано о том, что должностная инструкция должна быть оформлена отдельным документом. Иначе говоря, современным трудовым законодательством не предусмотрена обязательность составления должностной инструкции (кроме государственных учреждений в определенных нормативными правовыми актами случаях).

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор)

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

ТК РФ дает право работодателю при заключении трудового договора, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе, установить для него испытательный срок. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытательного срока.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций -- шести месяцев.

В период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов. Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Издания приказа об "окончательном" приеме работника на работу не требуется.

При приеме на работу и до подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, вправе потребовать предъявления работником документов:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

На всех работников, проработавших свыше 5 дней по основному месту работы, работодатель обязан вести трудовые книжки. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Все записи о работе вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 октября 2011 г., в трудовой книжке делается запись: "05.10.2011г".

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку на экземпляре приказа работодателя.

Для получения копии приказа (распоряжения) о приеме на работу работник должен подать работодателю письменное заявление, содержащее соответствующее требование. Работодатель не позднее трех дней со дня подачи такого заявления обязан безвозмездно выдать работнику надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы делается запись в трудовой книжке о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Лицевой счет работника применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года, для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется "Личная карточка работника". Личная карточка заполняется работником кадровой службы.

Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

После оформления приема на работу заявление работника (при его наличии) вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя, и заверенной работником отдела кадров копией приказа (распоряжения) о приеме на работу подшивается в личное дело работника, ведение которого трудовым законодательством не предусмотрено в качестве обязательного документа.

Таким образом, установленная трудовым законодательством процедура приема на работу предусматривает обязательное оформление работодателем следующих документов:

- трудового договора, подписанного работником и работодателем;

- документа, подтверждающего ознакомление работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, обработкой персональных данных работника;

- приказа о приеме на работу работника, подписанного работодателем или иным уполномоченным лицом, объявляемого под роспись работнику;

- в трудовой книжке делается запись в соответствии с приказом о приеме на работу;

- личной карточки работника, в которую вносятся соответствующие сведения о работнике;

- в бухгалтерии организации открывается лицевой счет работника.

2. Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов - традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" - на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" - определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" - устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну .

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа - подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну - только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника - и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

5. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк - лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

3. Составить справку

Справка - это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.

В правом верхнем углу указывается место представления справки.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.

Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),

название и координаты организации, выдавшей справку,

штамп организации, выдавшей справку,

наименование вида документа,

дата,

текст справки,

подпись должностного лица,

печать организации.

Пример:

4. Задание

трудовой документ тайна производственный

В правой части таблицы написать правильный вариант фразы с учетом особенностей официально-делового стиля.

Список используемой литературы

1. А.А. Раздорожный , Документирование управленческой деятельности.

2. Делопроизводство : Образцы,документы .Организация и технология работы.Более 120 документов,- 2-е изд., перераб.т доп./ И.К. Корнеева, Кудряева. -М.,ТК Велби,Изд-во Проспект, 2004.- 456с.

3. http://www.vuzlib.net

4. http://www.roskonsalt.ru

5. http://blanker.ru

6. http://www.langrus.ru

7. http://dic.academic.ru

Размещено на Allbest.ru