Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в производственной деятельности обычно называют закупками, в государственном секторе - снабжением, в розничной торговле и складской хозяйстве - покупками. Часто этот же процесс определяют как "логистика на входе" или "внутренняя логистика".

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

В соответствии с этим можно выделить:

1. Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок товаров и предоставления услуг, необходимых для работы компании. Дефицит сырья и товаров может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции.

2. Сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 % общей стоимости активов.

3. Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.

4. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

5. Приобретение по возможности многофункциональных товаров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, компания получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

6. Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

7. Повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать i неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени, и т.д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса и т.п.

8. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т.д.

9. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

Закупочная деятельность в ИП "БелВиллесден" носит ярко выраженный характер. Ведь именно в организацию розничной торговли поставляются продовольственные и непродовольственные товары каждый день.

В ТЦ "ГИППО" имеются три отдела, которые классифицируют весь ассортимент гипермаркета: первый продовольственный отдел, второй продовольственный отдел, непродовольственный отдел.

Первый продовольственный отдел включает в себя продукты первой необходимости: молочную продукцию, хлебно - булочные изделия, мясную и рыбную продукцию, а так же овощи и фрукты.

Второй продовольственный отдел включает в себя все остальные продукты питания: конфеты, крупы, чаи, кофе, алкоголь, соки и т.д.

Непродовольственный отдел непосредственно включает в себя бытовую технику, бытовую химию, одежду, косметику, канцелярские товары, сувениры, книги и т.д.

Во главе каждого отдела находится заведующий, который делает заявки в логистический отдел по той продукции, которой нет в наличии. Поставки от поставщика непосредственно к потребителю, в зависимости от категории продукта, происходят по-разному.

Продукты первого отдела поступают в торговые сети каждый день, продукты второго отдела поступают примерно три, четыре раза в неделю, всё зависит от востребованности продукта. Товары непродовольственного отдела поступают в магазин по мере того, как их раскупают покупатели (примерно два раза в неделю).

Каждый ТЦ "ГИППО" "знает" своих покупателей, поэтому работает с теми поставщиками, продукция которых приносит прибыль. Как правило, организации розничной торговли не спешат экспериментировать с поставщиками для того, чтобы избежать упадка спроса и отток покупателей.

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

сущность приобретаемой продукции или услуг;

ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

наличие возможностей для выполнения данной функции;

задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Службы закупок в компании ИП "БелВиллесден" построены децентрализовано. Служащие отделов самостоятельно осуществляют закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

Для обеспечения эффективности управления закупками товаров в условиях маркетинговой ориентации, предприятие ИП "БелВиллесден" базируется на следующих принципах:

· Ведётся тщательный учет потребностей реальных и потенциальных потребителей при принятии управленческих решений в области закупочной деятельности,

· созданы условия для максимального приспособления товарной, ценовой политики, распределения и политики продвижения к потребностям покупателей, о

· обеспечивается доходность закупочной деятельности.

ИП "БелВиллесден" управляет закупочной деятельностью в процессе управления товарным портфелем по следующим этапам:

· планирование закупочной деятельности,

· организация,

· контроль и регулирование.

Важную часть функции закупок на предприятии составляет выбор поставщика и поиск источников снабжения, и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые хранятся как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок имеется информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Основной документ, который используется в закупочной деятельности по мимо договора купли - продажи (см. стр.8) - это товарно-транспортная накладная. Документ, называемый товарно-транспортная накладная (ТТН) выписывается в том случае, если вы перевозите товарно-материальные ценности автомобильным транспортом. Также она служит основанием для осуществления расчетов за перевозку.

Документ разделен на два основных раздела. Это товарный раздел, в котором приводится количество и стоимость перевозимых ценностей. На основе этих данных грузоотправитель оформляет списание товара, а грузополучатель его оприходует. Второй раздел - транспортный. В нем приводятся расчеты за услуги транспортной компании.

ТТН оформляется грузоотправителем для каждого получателя груза отдельно, на каждую поездку автомобиля. Если на одном автомобиле одновременно осуществляется перевозка нескольких партий грузов для разных получателей, накладная оформляется на каждую партию.

По правилам, документ составляется в четырех экземплярах. Один из них остается у грузоотправителя, по нему делаются проводки на списание товара. Остальные экземпляры, полностью оформленные и заверенные подписями и печатями, передаются водителю. Из них один экземпляр передается грузополучателю, а два остаются у транспортной компании, осуществившей перевозку. Свои экземпляры ТТН компания-перевозчик распределяет следующим образом: одна накладная служит основанием для учета работы автотранспорта и прикрепляется к путевому листу, вторая - прилагается к счету за перевозку и отсылается к заказчику доставки.

Бланк товарно-транспортной накладной дан в Приложении Г.

Заключение