Управление логистикой на предприятии торговли

Максимальный желательный запас в системе «минимум - максимум» выполняет роль «максимального» уровня. Его размер учитывается при определении заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы «минимум - максимум» является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад фирмы.

Расчет размера заказа производится по формуле:

РЗ = МЖЗ - ПУ + ОП (2.1)

В результате оценки организации МТО на предприятии были выявлены следующие недостатки в организации закупок:

– отсутствие специалиста по разработке проектов перспективных, годовых планов МТС предприятия, по подготовке расчетов и обоснования к ним;

– вся плановая и аналитическая работа выполняется коммерческим директором;

– не проводится изучение рынка сырья и материалов, отсутствует маркетолог, непосредственно проводящий исследования рынка;

– недостаточно отлажена система оценки поставщиков, для выбора наиболее подходящего;

– не эффективна система автоматизации закупочной деятельности, что приводит к провалам с поставками продукции;

– действующие методы закупки товаров имеют некоторые недостатки: вероятность заказа избыточного количества;

– необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Совершенствование процессов закупочной логистики на предприятии ООО «Союзпродснаб»

3.1 Мероприятия по оптимизации партии поставки

Руководителям коммерческих организаций в процессе своей повседневной управленческой деятельности все время приходится анализировать и контролировать получаемые результаты в отчетном периоде.

Осуществление эффективного руководства организацией должно базироваться на применении нормативных методов управления. Нельзя ориентироваться на сопоставлении полученных результатов только с фактическими затратами в отчетном периоде. Нужно все время сравнивать фактические затраты с экономически обоснованными, т.е. вычисленными на основе технико-экономических норм и нормативов. Нормы дают возможность выявить имеющиеся резервы и наметить пути для их дальнейшего использования. Все это помогает вести правильную торговую и финансовую политику в ООО «Союзпродснаб» по снижению издержек обращения.

Недостаток запасов у предприятия приводит к нарушению ритмичности его производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости продукции.

Недостаток сбытовых запасов не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции, соответственно это уменьшает объемы ее реализации, снижает размер получаемой прибыли. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов.

Поэтому в условиях рыночной экономики работники организации должны стремиться к эффективному управлению процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы [29, c. 11].

Система оперативного контроля и управления представляет собой организацию непрерывной деятельности работников отдела закупок ООО «Союзпродснаб», направленную на формирование торговых запасов в экономически обоснованных размерах.

Оптимальная партия поставки рассчитывается исходя из принципов минимизации двух составляющих -- затрат на формирование и хранения запасов и транспортнозаготовительных расходов.

Товарный запас является объектом, который определяет рентабельность торговых фирм и торгово-промышленных холдингов, поскольку представляет основные инвестиции, а реализация товара, которую он обеспечивает, является основным источником прибыли.

Вместе с тем, значение такого идеального явления, как норма запаса, трудно переоценить. Она определяет как сами инвестиции в запасы, так и ряд явлений более комплексного характера: ассортимент, цены, покупателей, поставщиков, финансовые расчеты, склады, способы транспортировки и, в несколько меньшей степени - порядок взаимодействия с поставщиками и систему стимулирования.

В свою очередь, расчет оптимальных норм запасов является важным как для оперативного системного управления заказами и запасами, так и для построения других оптимизационных расчетов. Рассмотрим это более подробно.

Связь управления запасами и финансовых расчетов необходима. Составление трех прогнозных финансовых форм на основе оптимальных норм запаса, периодичности и размера поступаемых партий (графика поставок) предоставляет преимущества для планирования общефирменных показателей, поскольку финансовое состояние торговой фирмы меняется одновременно с процессом закупки -- поставки -- реализации. Таким образом, шаг финансового планирования также логично привязывать к периодичности поставки и планировать расчеты и начисления налогов, исходя из планов поставки.

Платежные ряды отражаются на внутренней норме доходности проектов по инвестированию в запасы в разрезе контрагентов, что позволяет производить оценку работы поставщиков и принципиальную оценку выгодности работы с ними для условий по срокам доставки, расчетов, интенсивности и вариабельности спроса и генерируемой наценки.

На практике пришлось столкнуться со следующей ситуацией: поставщик некоторых продуктов предоставлял низкие закупочные цены на свою продукцию, но диктовал свои условия относительно минимального размера запасов на складе и размера закупаемых у него партий. Склад был просто затоварен его продукцией. Анализ же показал, что отдача от вложений в его продукцию ниже, чем по товарам других поставщиков и, более того, показал, что даже при оптимальном управлении запасами (по оптимальным нормам) рентабельность все равно оставалась ниже, чем по товарам других поставщиков (стабильность спроса по данной продукции также оставляла желать лучшего, а условия по порядку расчетов были не лучше, чем у других поставщиков). В конце концов, руководство пришло к пониманию того, что необходимо требовать изменения условий работы с этим поставщиком. К этому выводу оно могло придти и раньше, производя соответствующие расчеты эффективности на базе оптимальных норм запасов. Аналогично, могла бы производиться и оценка для выбора оптимального склада, вида транспорта и покупателя.

Ассортиментная и ценовая политика традиционно является маркетинговой стратегической составляющей. Но и здесь влияние оптимальной нормы запаса является существенным. Позиция с определенной наценкой является нежизнеспособной на рынке, если требует вовлечения значительных инвестиций в запасы, которые в свою очередь зависят от ряда других факторов, как то: интенсивность спроса, вариабельность спроса, сроки доставки от поставщика, вариабельность сроков доставки от поставщика, стоимость доставки партии, вместимость транспортного средства, условия поставки поставщика в отношении партии товара и др. [17, c. 118].

Причем, при выборе позиции для включения в прайс-лист с установленной наценкой, важно оценить ассортиментную позицию в принципе -- способствует ли она росту рентабельности инвестиций или нет при условии оптимального управления ею (по оптимальным нормам), либо же требуется изменить цену, а также отследить системное влияние этого изменения цены для обеспечения требуемой доходности на капитал.

Анализ прибыли и рентабельности обычно состоит из оценки их изменения за счет изменения цен, объемов и структуры в сравнении с прошлым периодом, однако, было бы уместно проводить сравнение с нормативными значениями, связанных с нормами запасов. Результат анализа факта является лишь производным от оптимальных норм запаса, норм рассмотренных выше показателей и их проявления на практике, и последнее является более показательным для планирования, оценки изменений и отклонений.

Оценка оперативной работы менеджеров по запасам, поставщиков, рыночных сегментов и покупателей также может производиться, исходя из отклонения от нормативных показателей, связанных с оптимальными нормами запаса и поставки.

Рациональная организация закупки означает приобретение товаров: нужного качества; в нужном количестве; в нужное время; у надежного поставщика; по приемлемой цене.

Объем закупки (оптимальный размер заказа) -- ее уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов.

Товарные запасы -- это предметы потребления, находящиеся в сфере товарного обращения, то есть «запасным» считается товар, ожидающий момента своей продажи. После того, как товар оказывается проданным, он переходит в сферу потребления и перестает быть товарным запасом. В таблице 3.1. приведена классификация товарных запасов в торговле.

Таблица 3.1

Классификация товарных запасов

По назначению	По срокам	По величине	По показателям
Текущие	На отчетную дату	Максимальные	В натуральных показателях
Сезонного хранения	Входные	Минимальные	В стоимостных показателях
Целевого хранения	Конечные	Средние	В днях оборота

Краеугольным камнем системы управления товарными запасами является соотношение между затратами на хранение таковых и потерями от снижения товарооборота в случае дефицита отдельных товарных позиций. Вследствие этого необходимо производить группировку всего товарного ассортимента по удельному весу в товарообороте, и, как следствие, частота контроля по этим группам будет различной.

В зависимости от условий поставок, удаленности оптовых баз и иных факторов необходимо производить сравнительный анализ между числом поставок и объемом партии товара. Показательным, в частности, является график зависимости издержек на поставку товаров, рис.3.1.



Рисунок 3.1 - Зависимость издержек по завозу от числа поставок

Если потери от дефицита сопоставимы с затратами по формированию и хранению запасов, то критерием оптимальной стратегии следует признать совокупные издержки управления запасами, включая потери от дефицита (дефицит - это упущенная выгода). Запаздывание поставки товаров - это потери, связанные со снижением эффективности использования складских помещений, простоями персонала и оборудования [19, c. 55-56].

Использование логистики в оптовой торговле предусматривает построение последовательной, согласованной стратегической схемы, позволяющей своевременно реагировать на изменения и направленность запросов потребителей и в максимальной степени реализовывать сильные стороны торгового предприятия. Основными элементами стратегической схемы являются изучение торговой зоны и прочие логистические исследования. В рамках логистики необходимо проводить анализ покупателей в магазине, отслеживать мониторинг спроса и конкуренции.

Имеющаяся информация о движении, стоимости, сформированная нормативная база по запасам и оборотным средствам позволяет оперативно управлять материальными и финансовыми потоками на предприятии в течение года.

Данная информация позволяет решить на ООО «Союзпродснаб» следующий комплекс задач:

- выявить дефицитные позиции запасов:

- выбрать позиции материальных ресурсов, по которым сформировались лишние запасы и их можно реализовать;

- оценить обеспеченность запасами и их структуру;

- определить потребность в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок запасов в плановом периоде и т.д.

Определение необходимого объема финансовых средств, авансируемых в формирование запасов товарно-материальных ценностей, осуществляется путем определения потребности в отдельных видах запасов.

В процессе определения потребности запасы товарно-материальных ценностей предварительно группируются следующим образом:

- производственные запасы (запасы сырья и материалов, необходимые для обслуживания торгового процесса);

- запасы готовой продукции, и товаров для перепродажи, предназначенные для бесперебойной ее реализации потребителям.

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования.

Для производственных запасов она состоит в определении оптимального размера партии поставляемого сырья и материалов. Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке.

Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса - если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если размер партии поставки сократить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер его запаса составит 15 дней. В этих условиях снизится размер текущих затрат по хранению запасов.

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов (т.е. F + H = min) осуществляется по следующей формуле (известной как модель Уилсона):

(3.1)

где EOQ - объем партии, ед;

F - стоимость выполнения одной партии заказа;

D - общая потребность в запасах на период, ед;

H - затраты по хранению единицы запасов.

Годовая частота поставок определяется по следующей формуле:

ЧП = ПЗ / ООП (3.2)

где ЧП - частота поставок;

ПЗ - общая потребность в запасах;

ООП - оптимальный объем партии [16, c. 45].

Рассчитаем оптимальный размер партии поставки плодоовощной продукции для ООО «Сибирская компания». Для этого обратимся к таблице 3.2.

Таблица 3.2

Показатели, характеризующие поставку продукции в ООО «Союзпродснаб»

Наименование	Значение за период с января по июнь 2010 г. (6 месяцев)	Число поставок в год
	общая потребность в запасах, тыс. руб.	средние затраты на поставку одной партии, тыс. руб.	средние затраты по хранению единицы запасов, тыс. руб.	оптимальный объем партии, тыс. руб.
Плодоовощная продукция	6000	750	257,4	186,99	32,1

Подставляя эти данные в модель Уилсона, получаем:

Для всей продукции:

EOQ = v (2 ? 750 ? 6000) / 257,4 = 186,99

ЧП = 6000 / 186,99 = 32,1

Следовательно, на протяжении года плодоовощная продукция должны доставляться 32 раза или каждые 11 дней (360 : 32).

При таких показателях размера партии и частоты поставки совокупные текущие затраты по обслуживанию товарных запасов будут минимальными.

3.2 Совершенствование процесса автоматизации закупочной деятельности предприятия

Вопрос оптимизации управления запасами в торговле всегда стоит очень остро. С одной стороны, на необходимость его решения «давит» стоимость хранения запасов и общие издержки обращения, с другой стороны - покупатель, который хочет видеть «свой» товар на полке и которому наплевать на ваше желание сэкономить.

Поиск компромисса для этих двух «страшных» сил - громадное поле для творчества в каждой из оптово-розничных компаний. Но во всем этом разнообразии подходов к управлению запасами можно выделить две основные крайности:

– «творческий подход» к формированию запасов

– «математический» подход.

«Творческий» подход подразумевает тщательную и кропотливую «ручную» работу над заказами, когда ответственный за заказ сотрудник компании принимает в расчет регламентированный перечень (это в лучшем случае, часто принимаются во внимание только «эфирные» озарения) условий для создания каждого заказа. Основой для этого метода служит предпосылка, что полностью предугадать спрос невозможно, поэтому и поставить на конвейер составление заказов невозможно. Указанная предпосылка часто верна. В части, что полностью предугадать невозможно.

«Математический» подход - это метод, при котором любой заказ рассчитывается автоматически, исходя из того или иного алгоритма.

Естественно, как и любые идеализированные модели, в чистом виде эти методы в природе не встречаются.

Но в настоящий момент подход большинства компаний ближе к «творческим» алгоритмам, чем к математическим. Это объясняется целым рядом факторов:

1. Спрос на многие товары в России действительно нельзя назвать регулярным. Постоянный рост рынка, быстрые структурные изменения не позволяют говорить о значимом объеме достоверной статистики. На что еще накладывается и долгое невнимание к информационным системам в торговле и управлению ассортиментом.

2. Существующие алгоритмы расчета оптимального размера заказа и товарного запаса опираются на что угодно, кроме желания покупателя. А это для предприятий розничной торговли более чем нерентабельно.

3. Технологии работы многих компаний-поставщиков еще до сих пор оставляют желать много лучшего, что вносит такую степень неопределенности в работу розничной торговли, что большинство давно махнуло рукой на попытки создать хоть какие-либо алгоритмы [19, c. 110].

Указанные ограничения привели к тому, что большинство заказов делаются вручную и по, так называемому, «стоковому» алгоритму (когда заказ делается не в фиксированный момент времени, а в момент падения запаса до безопасного запаса -- «safety stock'а»). Подобные подходы и привели к устойчивому мнению, что автоматизация практически невозможна. Однако на сегодняшний день это не так, существует достаточное количество систем автоматизации закупочной деятельности на предприятиях розничной торговли.

Большинство информационных систем, автоматизирующих торговую деятельность позволяют:

– формировать заявку на закупку,

– отслеживать доставку товара, путем формирования транзитных накладных,

– осуществлять приемку и учет поступающего товара,

– осуществлять возврат товара поставщику.

Большой практический интерес представляет решение логистических задач управления закупками (определение оптимального объема закупки и оптимальной периодичности, управление запасами в случае единичных и постоянных сбоев в поставках, прогнозирование спроса). Автоматизация закупок приводит к снижению времени обслуживания и ликвидации избыточных запасов.

При внедрении автоматизированной системы управления запасами возрастает их оборачиваемость, а следовательно возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Увеличение оборачиваемости увеличивает прибыль предприятия. Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Для крупного дистрибьютора размещение у поставщиков слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.

Управление оборачиваемостью запасов позволит привести запасы товаров в соответствие с целевым показателем деятельности компании, сохранить хорошие отношения с поставщиками, вовремя рассчитаться с банком. В условиях высокой конкуренции жизненная необходимость этих достижений очевидна.

Эффективность торгового предприятия не сводится исключительно к высокой прибыльности. Не менее важно, как компания управляет своими ресурсами, а именно какое количество ресурсов она использует для достижения своей прибыльности, а также какие денежные потоки при этом генерирует [40].

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:

1. Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

2. Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса.

3. Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Система составляет заказы автоматически на основании принятых решений.

4. Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.

5. Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям.

6. Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т.д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен, способов транспортировки и т.д.).

Подавляющее большинство российских программ производят сводку и группировку информации в определенных разрезах, давая информацию об объемах продаж, оборачиваемости, количеству запасов в днях обеспечения, выстраивают диаграммы. Они действительно помогают принимать решения по управлению запасами, а также помогают подводить итоги работы по управлению запасами. Тем не менее, как и обычная учетная программа, они выполняют лишь обеспечивающие функции, и поэтому относятся к классу информационно-аналитических систем. Во многих программах не производится прогнозирования спроса, нормирования и оперативного управления путем выдачи готовых заказов. Иногда используется так называемое примитивное прогнозирование, то есть при определении размера заказа допускается что спрос будет равен реализации прошлого периода. Программы характерны использованием простейшего математико-статистического аппарата: сложения, вычитания, умножения, сводки, группировки и т.п. [33, c. 37].

Содержание управления запасами в литературе раскрывается как ответ на вопросы что, в какой момент в каком количестве заказывать. Т.е. система управления запасами должна сама оптимально находить точку заказа и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Ответы на эти вопросы подавляющее большинство отечественных «систем управления» не дают. Полностью автоматизировать управление запасами с их помощью невозможно и основные решения остаются проблемой пользователя.

Что касается методики, то надо сказать, что недалеко разработчики ушли от инструкций советского периода, где страховой запас рекомендовался в размере 50% от текущего запаса (по другим источникам 33%). В некоторых программах есть номинально поля: «минимальный запас» и «максимальный запас», но они не находятся оптимально самой программой, а определяются из заданного пользователем количества дней обеспечения. Оперативное управление обеспечивается следующим образом: заказ производится либо когда потребность достигает объема вагона, либо через задаваемый пользователем интервал времени, при этом запасы доводятся до максимального значения или в размере задаваемого пользователем значения.

Иногда в системах используется эмпирический подход к определению норм запаса (из опыта работы). Это метод проб и ошибок или метод имитационного перебора различных вариантов, благодаря чему устанавливаются вероятные связи показателей. При этом, также как и в предыдущих случаях, изучается содержание системы по ее внешним проявлениям (факторам и результатам). То же касается и методов, основанных на прогнозировании, при которых осуществляется перенос практики неэффективной работы на будущее, и в управлении запасами учитывается только пассивный фактор времени. Подобные методы имеют широчайшее применение в самых разных областях, однако в управлении запасами необходимо, на мой взгляд, использовать специальные аналитические методы (такие как, например, формула Уилсона, которая дает однозначное решение об оптимальной партии закупки).

По результатам проведенного финансово-экономического анализа оборотных средств и запасов организации ООО «Союзпродснаб» можно сделать вывод, что на предприятии мало внимания уделяется оперативному управлению и планированию закупочной деятельности.

Особо остро в организации стоит проблема управления закупкой товаров, в связи с чем постоянно возникают потребности в некоторых видах товаров, которые быстро заканчиваются на складе, так как их запас не нормируется. Одновременно отмечается наличие на складе избытка невостребованных и «купленных про запас» товаров, срок годности по многим из которых давно вышел.

Таким образом, руководству оптового отделения ООО «Союзпродснаб» и бухгалтерии следует обратить внимание на контроль за наличием, использованием и нормированием товарных запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.

Главная задача системы управления запасами должна заключаться не только в учете запасов на складе, но и в применении современных моделей и правил восполнения запасов, в планировании оптимальных объемов закупок с выходом на финансовый контролинг бюджетных и собственных средств, направляемых на приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование запасов организации ООО «Союзпродснаб».

Для планирования запасов ООО «Союзпродснаб» необходимо исследовать динамику потребления (списания) в разрезе отдельных видов материальных запасов. Эта динамика может быть представлена в виде графика, на котором кривая продаж будет совершать колебания относительно некоторой усредненной кривой.

Исследование предшествующей истории потребления (списания) запасов дает материал для «предсказаний» тенденции на несколько шагов вперед. С этого момента и начинается процесс управления запасами.

Главной целью проектируемой системы управления запасами является повышение эффективности управления материальными запасами в организации ООО «Союзпродснаб», обеспечение контроля за их расходованием, увеличение балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.

При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ООО «Союзпродснаб»:

– рациональное использование материальных запасов;

– повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;

– ускорение оборачиваемости всех видов запасов;

– обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов;

– расчет оптимальной партии запасов;

– снижение затрат на хранение запасов;

– обеспечение налаженной работы транспорта;

– выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов;

– выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации;

– определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т.д.

Основным недостатком применяемой программы «1С: Предприятие. Управление торговлей» на ООО «Союзпродснаб» является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако, на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники.

Для решения задачи автоматизации управления запасами в ООО «Союзпродснаб» будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.

Рассмотрим количество и конфигурации автоматизированных рабочих мест в организации ООО «Союзпродснаб», (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Состав и конфигурация автоматизированных рабочих мест в ООО «Союзпродснаб»

Подразделение, должность	Техническая оснащенность АРМ	Конфигурация технического средства
Бухгалтерия:
Главный бухгалтер	ЭВМ, принтер, сканер, копир	PIII/256Mb/HDD60Gb/CD Epson Stylus CX 3200 all-in-one
Бухгалтер-экономист	ЭВМ, принтер	PII/128Mb/HDD30Gb/CD HP LaserJet 1010
Отдел закупок
Руководитель отдела закупок	ЭВМ, принтер, модем	PIII/512Mb/HDD60Gb/CD HP LaserJet 1020
Заведующий складом	ЭВМ, принтер	PIII/512Mb/HDD60Gb/CD HP LaserJet 1020

В качестве входной информации для обеспечения управлениями запасами организация должна использовать данные бухгалтерской отчетности - формы №1 баланс, №2, 3, 4, 5; регистры бухгалтерских счетов 10, 15, 16; главную книгу, журнал-ордер №6, учетные ведомости по ТМЦ.

Для автоматизации системы управления материальными запасами в ООО «Союзпродснаб» необходимы будут следующие виды операционных систем и пакетов прикладных программ:

– Store Management SAP/R3;

– Windows 9x/NT 4.0/2000 Server/XP;

– MS Excel 2000 (русская версия);

– MS Word 2000 (русская версия);

– MS Access 2000 (русская версия);

– Internet Explorer 6.0 (русская версия);

– 1С-Бухгалтерия 8.1.

Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме предлагаемой к приобретению программы управления запасами Store Management SAP/R3, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или устанавливать дополнительное программное обеспечение.

При внедрении информационной системы управления запасами трансформации и реинжиниринга организационной структуры управления учреждением не потребуется. Сбор первичных данных, копирование информации из баз данных в таблицы информационной системы, расчет показателей, получение и анализ результативной (выходной) информации будет осуществляться ответственными лицами учреждения на основе разработанного регламента и должностных инструкций. Задействованные в процессе внедрения и использования информационной системы подразделения и должностные лица представлены на рисунке 3.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.2 - Организационная модель управления закупочной деятельностью в ООО «Союзпродснаб»

Сбор информации будет осуществляться путем ее занесения в таблицы данных пакета Store Management SAP/R3. Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.

Все ответственные должностные лица, включенные в организационную модель управления закупочной деятельностью в ООО «Союзпродснаб» имеют высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели Store Management SAP/R3 входят следующие блоки:

1. Исходная информация.

В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета предприятия:

- справочник материальных запасов;

- сумма операционных затрат по размещению заказов;

- объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде;

- средний размер одной партии поставки запасов;

- средняя стоимость размещения одного заказа;

- сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

- стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде.

2. Результативная информация:

- общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке);

- общая сумма затрат по хранению товаров на складе;

- оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов;

- оптимальный средний размер материальных запасов;

- норматив запаса сырья и материалов на складе.

На основе входных данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы:

­ таблица оптимальных средних размеров партии запасов;

­ таблица оптимальных средних размеров запасов на складе;

­ таблица показателей оборачиваемости запасов;

­ таблица нормативов запаса сырья и материалов на складе;

­ таблица дефицитных материальных запасов;

­ таблица излишков материальных запасов на складе.

В таблице 3.4 представлена сравнительная характеристика системы Store Management SAP/R3с системами конкурентов.

Таблица 3.4

Сравнительная характеристика системы Store Management SAP/R3 с другими автоматизированными системами управления запасами

Показатель	Store Management SAP/R3	Традиционные системы
Объект	Основное внимание на наиболее существенном объекте - товарных запасах	Все стороны хозяйственной деятельности фирмы
Функции	Система класса МРП, осуществляющая управление, включающее учет, прогнозирование спроса, нормирование, оперативные готовые решения, оценку эффективности, имитационное моделирование, оптимизацию ассортимента. Наличие другой учетной программы - необходимое условие работы системы	Учетно-аналитические процедуры
Методы	Использование математико- статистических, аналитических методов в области теории управления запасами и ряда авторских методов и методик	Использование простейших математических методов обработки: сложение, вычитание, умножение, сводка, группировка и др.
Цель	Одновременное значительное сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов. Обеспечение автоматизации работы логиста и переход на более высокий уровень управления - управление по параметрам	Достоверная, полная, оперативная информация о фактах хозяйственной жизни
Результаты	Выработка готовых ответов на вопросы управления запасами: что, в какой момент, в каком количестве заказывать	Получение отчетов для целей налогообложения и обеспечения управления
Параметры	Учет всех факторов (причин), определяющих оптимальный материальный запас	Не требуется учет факторов, влияющих на оптимальные запасы.

Внедрение автоматизированной системы закупок на предприятии «Союзпродснаб» поможет избежать избыточного образования товарных ресурсов на складах. Каким бы приятным не казалось зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке, всегда есть риск того, что цены на товары внезапно снизятся после того, как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения. Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом сбыта способствует устойчивости и ритмичности реализации [37].

Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством товаров, чтобы без промедления выполнять заказы, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе. Оптимальный уровень запасов представляет собой нечто среднее между уровнями «слишком высоким» и «слишком низким». Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.

Наименьшие затраты - это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигается при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.

Максимальное удовлетворение спроса - достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90-95%, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.

Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях - по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.

Нормирование и контроль запасов - составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д.

Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривает поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении и уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.

Нормы запасов -- количество товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.

Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.

Большинство предприятий стремятся к тому, чтобы обеспечить:

– постоянную готовность к отгрузке товаров;

– минимальные вложения в запасы денежной наличности;

– минимальный риск;

– простоту восполнения запасов;

– непрерывный, устойчивый ход реализации.

Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне, чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности.

Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара.

Высокоэффективная оптовая торговля в настоящее время возможна только при условии:

– системной организации сбыта;

– управления запасами на основе научных методов;

– организации управленческого учета;

– компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза и обработки информации.

Это позволит не только оптимизировать запасы, снизить расходы на хранение, высвободить оборотные средства, но и значительно ускорить обслуживание клиентов [37].

Экономическая эффективность информационной системы управления может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результатов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимости обработки экономической информации, необходимой для рационального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непосредственно в производственно-хозяйственной деятельности за счет улучшения качества управления.

4. Экономическая эффективность предложенных мероприятий

Произведем расчет экономической эффективности предложенного мероприятия по внедрению автоматизированной системы управления запасами на предприятии.

Оценку эффективности внедрения информационной системы можно разделить на две составляющих: экономическая компонента, то есть система показателей, позволяющих оценить экономическую эффективность внедрения; и процессная составляющая, целью использования которой является оценка соответствия результатов внедрения ERP целям и задачам предприятия, а также непосредственно контроль за ходом внедрения ERP на каждом этапе реализации проекта.

Прежде всего, необходимо определиться с терминологией. Исходя из значения термина «эффективность», эффективность внедрения информационной системы можно определить как достижение оптимального соотношения затраты/результат, под которым понимается сопоставление экономического результата внедрения системы и затрат на приобретение, установку, доработку, эксплуатацию системы. Но концентрироваться только на анализе лишь этого соотношения было бы ошибочно, так как в силу многих факторов финансовый анализ не дает полного представления об эффективном или неэффективном результате внедрения ERP.

Нельзя забывать, что эффективное внедрение информационной системы подразумевает адекватность функциональных характеристик системы конкретным целям и задачам, полагаемым компанией при принятии решения об установке или модернизации системы. Критики существующих моделей оценки эффективности внедрения ERP указывают на то, что большинство подходов не позволяют оценить ход реализации проекта по внедрению ERP и корректировать возникающие отклонения от намеченных планов на разных стадиях, вплоть до начальной. Западные аналитики предлагают для этой цели использовать методы процессного и инвестиционного менеджмента [35, c. 12].

Важным преимуществом работы с использованием новой системы также станет то, что существенно снизятся требования к квалификации складских работников, а это в свою очередь, отразится на затратах. Также автоматизация коснется отдела сертификации -- теперь список на подбор комплекта документов автоматически будет выдаваться при формировании задачи на комплектацию заказа, тогда как раньше данный список появлялся постфактум и возникали временные задержки. За счет рациональной организации товарных потоков (максимально короткими непересекающимися путями) пропускная способность склада вырастет на 50%.

Экономическая составляющая оценивается с помощью методов инвестиционного менеджмента, дополненных элементами экономического анализа.

Рассмотрим экономическую эффективность от внедрения данной системы на предприятии ООО «Союзпродснаб».

В таблице 4.1 приведены исходные данные для расчета экономической эффективности при внедрении программы.

Таблица 4.1

Исходные данные

Наименование показателя	Обозначения	Ед. изм.	Значение показателя в варианте
			Базовом	Новом
Капитальные вложения пользователя в том числе стоимость услуг по сопровождению и адаптации	Кпр	Руб.		559 200
Численность программистов, занятых освоением и эксплуатацией ПС	Чпэ, Чпо	Чел.		1
Продолжительность освоения ПС	Тос	Мес.		2
Расход машинного времени при освоении ПС	Тмос	Ч.		70
Среднемесячная заработная плата одного программиста	Зсм	руб	7 500	16 000
Средняя трудоемкость отладки	Тс1, Тс2	Чел.- час	1,0	0,2
Коэффициент начислений на заработную плату	Кнз	Ед	2	2
Среднемесячное количество рабочих дней	Др	День	26	20
Цена одного часа работы у организации пользователя	Цм	Руб.	50	200
Средний расход машинного времени на отладку программ в расчете на 100 команд	Мв1,Мв2	Ч/100 ком.	0,08	0,05
Средний расход материалов у пользователя в расчете на 100 команд	Мт1, Мт2	руб.	16,4	8,5
Нормативный коэффициент эффективности капвложений, определенный предприятием	Енвт	Ед.	0,40	0,40
Количество часов работы в день	Тч	Ч	8	8
Затраты на пополнение оборотных средств	Коб.		25 000	20 000
Затраты на доукомплектование ВТ техническими средствами	Ктс.	руб	150 000	150 000
Количество типовых задач решаемых за год	Зт2	Задач	360	360
Объем работ выполняемый при решении одной задачи	Ао	100ком	-	17,2
Ставка налога на прибыль	Нп ?	%		20

Общие капитальные вложения заказчика (потребителя) программного средства, связанные с его приобретением, внедрением и использованием рассчитываются по формуле:

Ко = Кпр + Кос + Ктс+Коб, (4.1)

где Кпр - затраты на приобретение и сопровождение программного средства (руб);

Кос - капитальные вложения на освоение программного средства (руб.), вычисляются по формуле:

Кос = (Зсм ? Кнз) ? Чпо ? Тос + Цм ? Тмос (4.2)

Кос = 78 000 руб.;

Где Ктс - затраты на доукомплектование вычислительной техники техническими средствами (руб.);

Кпр = Цо = 559 200руб.,

Ко = 787 200руб.

Экономия затрат на заработную плату при использовании нового программного средства (Сз) в расчете на объем выполненных работ определяется по формуле:

Сз = Сзе ?А2 (4.3)

где Сзе - экономия затрат на заработную плату при решении задач с использованием нового программного средства в расчете на 100 команд (руб.), рассчитывается по формуле:

Сзе = Зсм ? (Т1с - Т2с) / (Тч ? Др) (4.4)

где Зсм - среднемесячная зарплата одного программиста (руб.);

Тч - количество часов работы в день;

Т1с, Т2с - снижение трудоемкости работ в расчете на 100 машинных команд (человеко-дней);

Др - среднемесячное количество рабочих дней;

А2 - объем выполненных работ с использованием нового программного средства (100 команд).

Определяется по формуле:

А2 = Ао ? Зт2, (4.5)

где Зт2 - количество типовых задач, решаемых за год (задач).

Сзе = 80 руб.,

А2 = 6 200 руб.,

Сз = 496 000 руб.,

Экономия затрат за счет сокращения начислений на заработную плату (Соз) при коэффициенте начислений заработной платы (Кнз) равном 2,0 определяется по формуле:

Соз = Сз ? Кнз (4.6)

Соз = 992 000 руб.

Экономии затрат на оплату машинного времени (См) при использовании нового программного средства в расчете на выполненный объем работ:

См = Сме ? А2, (4.7)

где Сме - экономия затрат на оплату машинного времени при решении задач с использованием нового программного средства в расчете на 100 команд (руб.).

Определяется следующим образом:

Сме = Цм ? (Мв1 - Мв2) (4.8)

где Цм - цена одного машино-часа работы ЭВМ (руб.);

Тв1, Тв2 - средний расход машинного времени в расчете на 100 команд при применении программного средства (машино-часов);

Сме = 6 руб.,

См =37 200 руб.,

Экономия затрат на материалы (Смт) при использовании программного средства в расчете на объем выполненных работ:

Смт = Смте ? А2 (4.9)

где Смте -- экономия затрат на материалы при использовании программного средства в расчете на 100 команд (руб.). Рассчитывается следующим образом:

Смте = Мт1 - Мт2 (4.10)

где Мт1,Мт2 средний расход материалов у пользователя в расчете на 100 команд (руб.).

Смте = 7,9 руб.,

Смт = 48 980 руб.,

Общая годовая экономия текущих затрат, связанных с использованием программного средства (Со):

Со = Сз + См + Смт + Соз (4.11)

Cо = 1 078 180 руб.,

Для пользователя в качестве экономического эффекта выступает лишь чистая прибыль дополнительная прибыль, оставшаяся в его распоряжении (dПч), которая определяется по формуле:

dПч = Со ? (1 - Нп/100) (4.12)

где Нп - ставка налога на прибыль (Нп=20%)

Предполагая, что с внедрением данной программы доход предприятия возрастет на 10% в 2011 г., а далее ежегодное возрастание составит 12% получим:

dПч 2011 г. = (8016 + (8016 ? 10%)) - 20% = 7 054,08тыс.руб.

dДч = 15 070,08 тыс.руб.

Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений на внедрение программного средства:

Ер = Со/Ко = 1,37 (4.13)

Расчетный коэффициент эффективности (Ер) выше нормативного (Ен), 1,37> 0,4, т.е. Ер > Ен. Следовательно, внедрение нового программного средства экономически оправдано.

Таблица 4.2

Расчет экономического эффекта от внедрения системы

Показатель	2011 г., тыс. руб.	2012 г., тыс. руб.	2013 г., тыс. руб.	2014 г., тыс. руб.
Прирост дохода за счет экономии затрат (Пч)	-	2940	3293	3688
Затраты:	787,2
Приобретение, адаптация и освоение ПС (Кпр)
Освоение ПС (Кос)		78
Доукомплектование техническими средствами (Ктс)		150
Пополнение оборотных средств		20
Всего затрат:	787,2	248
Экономический эффект:
Превышение результата над затратами	787,2	2692	3293	3688

Все затраты на новое программное средство полностью окупятся на первом году их использования. Кроме того, внедрение программы позволит существенно увеличить скорость и эффективность обработки заказов: сократится время их комплектации при одновременном увеличении объемов отгрузок.

Реальные изменения после внедрения ИТ-технологий происходят не сразу, некоторые из них носят субъективный характер и плохо поддаются количественной оценке в денежном выражении. Поэтому экономическая эффективность проекта всегда носит условный характер. К этому можно добавить и чисто российскую специфику. Если западные компании меняют свои системы после того, как они устаревают, или происходит модернизация бизнес-процессов (что происходит в среднем раз в пять лет), то в России все по-другому. Например, экономии рабочей силы не придается такого значения, как в западных компаниях. Затраты рабочего времени, материальное стимулирование - все это отходит на второй план. Выгодность или невыгодность внедрения информационной системы означает соответствие или несоответствие результатов работы системы целям и задачам компании. Основными выгодами от внедрения являются: снижение операционных и управленческих затрат, экономия оборотных средств, уменьшение цикла реализации продукции, снижение коммерческих затрат, уменьшение дебиторской задолженности, увеличения оборачиваемости средств [29, c. 13].

По данным независимых информационных агентств, при правильном, тщательно спланированном внедрении, компании могут добиться действительно значимых результатов, как то:

- Экономия оборотных средств -- 2%;

- Уменьшение цикла реализации -- 25%;

- Снижение коммерческих затрат -- 5%;

- Снижение страхового уровня складских запасов -- 20%;

- Увеличение оборачиваемости средств в расчетах -- 25%;

- Увеличение оборачиваемости товарных запасов -- 30% [26].

Так как для расчета обобщающих показателей экономической эффективности применяются только стоимостные измерения затрат и результатов и их относительные выражения, в таблице 4.3 произведены расчеты количественных показателей эффекта от внедрения системы управления закупочной деятельностью Store Management SAP/R3.