Формирование библиотечного фонда

Формирование библиотечного фонда

Содержание

1. Формирование библиотечного фонда: термины и определения

2. Свойства и процессы библиотечного фонда. Библиографическая модель фонда

3. Задача

Список литературы

1. Формирование библиотечного фонда: термины и определения

Для того, чтобы уяснить суть понятия «формирование библиотечного фонда», определим не только данный термин, но и узнаем чем он отличается от понятия «комплектование библиотечного фонда».

Согласно ГОСТа 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Каталогизация. Термины и определения» формирование фонда - «совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами» [6, с. 319].

В научной литературе можно встретить несколько определений процесса формирования библиотечных фондов. Ю.Н.Столяров дает следующее определение: «…под формированием понимают создание, постоянное развитие библиотечного фонда и поддержание его в рабочем состоянии» [8, с. 63].

Воронько К. Л. понимает под «формированием фонда следующие процессы: моделирование, комплектование, и организацию библиотечных фондов» [3, с. 19].

Понятие «формирование библиотечного фонда» было сформулировано в конце 1960-х годов Ю. В. Григорьевым для обозначения всех технологических процессов по превращению документов в систематизированное собрание, т.е. в библиотечный фонд. Оно сыграло большую роль в системном видении библиотечного фонда, создании целостного учения о библиотечном фонде вместо суммы существовавших до того времени теорий и методик частных процессов, относящихся к созданию и развитию библиотечного фонда. Благодаря этому понятию возникла и стала быстро развиваться теория формирования библиотечного фонда.

В терминологическом словаре по библиотечному делу понятию «формирование библиотечных фондов» дается более емкое определение: «Совокупность процессов, направленных на создание и развитие библиотечного фонда, состоит из комплектования, организации и управления фондом, а также исключения произведений печати и других материалов; зависит от вида библиотеки, состава, численности и интересов читателей, от выпуска читательской продукции развития информационных потребностей науки и производства» [1, с. 202].

Формирование библиотечных фондов - непрерывный процесс. Однажды начавшись, оно не прекращается до тех пор, пока существует библиотека. Работа по формированию фонда составляет основное содержание деятельности многих сотрудников библиотеки, по мере возрастания величины ее фонда все более специализирующихся на отдельных технологических процессах и операциях его формирования.

Комплектование библиотечных фондов - это один из составных частей, составляющих понятие «формирование фондов», одна из «подсистем формирования библиотечного фонда» [8].

ГОСТ 7.76-96 характеризует комплектование библиотечных фондов как «совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра» [6, с. 319].

По Столярову, комплектованием называется «создание и постоянное обновление библиотечного фонда документами, отвечающими задачам библиотеки и интересам абонентов» [8, с. 136].

Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования библиотечных фондов, оно практически определяет собой не только остальные процессы, но и вообще всю библиотечную работу. При этом нужно знать, что же такое «профиль библиотечного фонда».

По Столярову, профиль библиотечного фонда - «это обусловленная назначением библиотеки в общегосударственной библиотечной системе и информационными потребностями её абонентов совокупность специфических признаков документов, а также особенностей контингента абонентов, закрепленная в модели фонда» [8, с. 39].

Терминологический словарь характеризует профиль фонда, как «специфические черты фонда, обусловленные задачами библиотеки и запросами читателей, выраженные в составе отобранных в фонд документов по следующим признакам: тематика, тип, вид, хронологические границы, языковой состав и др.» [1, с. 120].

Фонды библиотек характеризуются целым рядом признаков. Одним из них является их состав - наличие в фонде документов, разнообразных по их видам, содержанию, государственной принадлежности, языку, году издания, коллекционной ценности. На состав фонда влияет профиль комплектования, создавая то его своеобразие, которое называется профилем фонда.

По ГОСТу 7.76-96 профиль комплектования - «документ, регламентирующий основные направления и особенности комплектования библиотеки, информационного центра и определяющий тематику, виды экземплярность документов, включаемых в фонд» [6, с. 319].

Выяснив профиль комплектования выделим релевантную степенью полноты библиотечного фонда.

В ходе отбора каждая библиотека стремится к наибольшей полноте по основному профилю своего фонда, все, более уменьшая ее степень по мере комплектования второстепенными, третьестепенными и т. д. по важности (с точки зрения своего профиля) документами. В соответствии с этим определяют число степеней полноты. Так, Екатерина Трифоновна Селиверстова (Киев) предложила терминологию и формализованный на основе закона Брэдфорда подход к степеням достижения полноты (1980) [8]:

- исчерпывающая - приобретение (сохранение) 100 % выходящих в свет документов;

- максимально релевантная - до 75 %;

- ядерная (составляющая ядро фонда) - около 30 %;

- справочная (справочники, учебники, словари) - до 20 % общего числа документов по профилю фонда.

При этом возможна ситуация, когда в одном и том же фонде - для разных его структурных частей - присутствуют несколько или даже все виды полноты. Так, областная универсальная библиотека исчерпывающе формирует фонд краеведческих документов, максимально релевантно - по основному профилю фонда, выборочно - по смежной тематике, например, общеобразовательной литературы, справочной - учебниками, словарями, энциклопедиями и т. п.

Таким образом, под релевантностью фонда понимается соответствие содержания документов, имеющихся в фонде библиотек читательскому запросу.

Ниже определим признак, свойство и параметр библиотечного фонда.

Признак отражает внешнюю примету, некий знак, по которому (чаще - совокупности которых) можно отнести наблюдаемое явление к библиотечному фонду.

Признаки библиотечного фонда:

- наличие документа

- множественность документов

- профиль

- упорядоченность массива документов

- готовность фонда к использованию.

В отличие от признака свойство свидетельствует о качественном, т. е. внутренне присущем библиотечному фонду отличии. Следовательно, фонд каждой библиотеки характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков библиотечного фонда в каждом случае может быть индивидуальным.

Свойства библиотечного фонда:

- целостность

- информативность

- динамичность

-статичность

- стохастичность

- управляемость и др.

Если та или иная характеристика библиотечного фонда поддается измерению, она приобретает статус параметра. Например, обращаемость фонда.

Определив параметры библиотечного фонда обозначим понятие «Основной фонд массовой библиотеки».

По ГОСТу 7.76-96 основной фонд - «фонд, включающий основную массу документов по профилю библиотеки, информационного центра и предназначенный для использования и хранения» [6, с. 318].

Терминологический словарь дает такую характеристику: «часть библиотечного фонда, представляющая собой наиболее полный комплект документов по профилю библиотеки» [1, с. 100].

Его назначение - постоянное хранение литературы и удовлетворение читательских запросов на документы различной хронологической глубины.

В массовых библиотеках установилась такая практика - основными считаются фонды отделов обслуживания, а хранилище представляет собой запасник малоиспользуемых и резервных публикаций.

В данной главе мы рассмотрели основные терминологические понятия библиотечного фонда, ниже выделим свойства библиотечного фонда.

2. Свойства и процессы библиотечного фонда. Библиографическая модель фонда

Самое важное свойство библиотечного фонда, характеризующее вероятность полноценно и оперативно обслужить читателя - надежность. Термин «надежность фонда» предложен Владимиром Ивановичем Терёшиным в 1973 г. [8]. Без учета надежности все характеристики фонда теряют смысл. Она проявляется в его полноте, готовности к эксплуатации, безотказности функционирования, долговечности, ремонтопригодности.

Показателем надежности фонда является коэффициент удовлетворения запросов за анализируемый период (месяц, квартал, год), определяемый отношением числа удовлетворенных запросов к общему числу поступивших запросов.

От надежности фонда во многом зависит репутация библиотеки в глазах ее читателей. Частые отказы, непроизводительная трата времени в ожидании заказанного документа приводят к потере библиотекой своего авторитета.

Надежность фонда обеспечивается наличием достаточно большого запаса документов в фонде, намного перекрывающего фактические потребности каждого отдельно взятого читателя библиотеки. Так, за 70 среднестатистических лет пребывания индивида в качестве читателя в фонде даже небольшой библиотеки сменится около 70 тыс. экземпляров учетных единиц, тогда как в течение всей жизни осваивается лишь 2-3 тыс. учетных единиц [8].

Свойство надежности противоречиво в своей основе. Чем меньше фонд, тем точнее и быстрее может быть выполнен заказ читателя. Зато для такого фонда обычно характерна недостаточная полнота. Вместе с тем стремление к большой полноте приводит к усложнению его организации, удлинению коммуникаций и - как следствие - к снижению оперативности обслуживания. Поэтому изучение надежности и поиски возможностей её повышения составляют одну из актуальных проблем современного фондоведения, и значение этой проблемы неуклонно возрастает.

Одним из свойств библиотечного фонда является свойство стохастичности. Формирование фонда относится к числу процессов, действие которых нельзя рассчитать жестко, с абсолютной точностью. И отбор документов, и организация фонда, и его использование по самой своей сущности носят вероятностный характер. Данное свойство БФ - стохастичность (вероятностность) отметил Ю. В. Григорьев в 1960-х гг. [8].

Отбор и заказ по времени обычно предшествует не только запросам читателей, но даже выходу в свет новых документов. В момент приобретения документов комплектатор еще не имеет сигнала обратной связи - проверка качества подобранных книг их фактическим использованием пока отсутствует. Поэтому при формировании библиотечного фонда возможны ошибки. Более того, безошибочное комплектование неоптимально: оно может быть результатом анализа всевозможных вариантов отбора, что отрицательно сказывается на оперативности приобретения документов, если из-за потерь времени работа по комплектованию вообще становится возможной. Безотказность удовлетворения запросов как показатель безошибочности комплектования может быть достигнута лишь в результате чрезмерно избыточной и, следовательно, крайне неэкономичной надежности фонда. Поэтому библиотеку характеризуют как систему с отказами, и задача специалиста - оптимизировать их число, характер и способы ликвидации.

Максимальная вероятность того, что приобретаемые в фонд документы будут пользоваться активным спросом в течение заранее запланированного времени, достигается прогнозированием информационных запросов.

Другой способ достижения безотказности обслуживания - применение логистики как «стратегии оптимизации управления потоковыми процессами» [7, с. 96].

Это и применение маркетинговых исследований, прежде всего, тщательного мониторинга документного потока, изучения динамики потребностей пользователей и внешней среды, методик формирования привлекательного имиджа библиотек на информационном рынке.

Формирование библиотечного фонда по Воронько, включает в себя следующие процессы: моделирование, комплектование, организацию [3].

Моделирование - «воспроизведение или установление с помощью моделей свойств и других характеристик библиотечного фонда для их исследования и прогнозирования развития» [3, с. 28].

Сейчас модели разного рода применяются в библиотеках всех типов и видов, к различным видам документов. Моделирование имеет различные масштабы: подфонда и фонда в целом, совокупного фонда той или иной библиотечной системы.

Модель создают комплектаторы, привлекая к этому референтов, или экспертов, из числа наиболее квалифицированных сотрудников других отделов, а также читателей. Исключение составляет идеальная библиографическая модель, ее разрабатывают обычно специалисты вышестоящей библиотеки - методического и библиографического центра.

Модели библиотечного фонда составляют в несколько этапов.

Начальный, подготовительный этап включает сбор и анализ итоговой информации о состоянии всех параметров, характеризующих состав и величину фонда, степень его использования, удовлетворения запросов и потребностей читателей. В этих целях широко используют паспорт фонда.

Опираясь на полученные данные, на следующем этапе выявляют тенденции развития фонда. Это позволяет наметить его параметры в будущем и определить задачи комплектования на заданный период. Все это закладывают в описательную модель. Общие и частные параметры фонда -его объем в целом и каждого из подфондов, рациональная книгообеспеченность, обращаемость и тому подобные показатели - находят отражение в математических моделях.

Третий этап может осуществляться параллельно или вслед за вторым. В ходе него создают структурную модель, обычно именуемую тематическим, или тематико-типологическим, планом комплектования.

Подготовленные проекты обсуждают на совете библиотеки, согласовывают с участниками координационной системы. Модели утверждает руководитель библиотеки, ЦБС или, в случае если библиотека является структурным подразделением обслуживаемой ею организации (учреждения, предприятия), - руководитель этой организации.

После этого, четвертого по счету, этапа, модели становятся обязательными документами, определяющими политику формирования библиотечного фонда.

На этом моделирование не заканчивается. На пятом этапе на основе отдельных моделей создают сводную модель единого регионального или отраслевого фонда, утверждаемую координационным советом.

В модели по мере необходимости вносят коррективы, обусловленные результатами использования фонда и отказов читателей, а также изменениями в социально-экономическом и культурном развитии обслуживаемого контингента читателей, в библиотечной ситуации региона.

Узнаем для какой цели создается страховой фонд? Страховой фонд создается в целях сохранения наиболее ценных документов, не предназначенный для использования и подлежащий особо тщательному хранению в безопасном месте. Страховой фонд создается на микро- или машиночитаемых носителях.

Страховой фонд выполняет архивную функцию. Произведения печати из этих фондов выдаются в виде копий с оригиналов.

Библиографическая модель фонда - это перечень конкретных изданий, необходимых для обслуживания читателей. Её составляют путем сверки определенных разделов фонда (непосредственно или по систематическому каталогу) с библиографическими пособиями на основании отказов читателям на книги.

Библиографическая модель (термин предложен Г. И. Чижковой, 1969) [5] фонда имеет наибольшее количество подвидов. Идеальная модель представляет собой желательный состав фонда по содержанию и включает перечень необходимых документов, зачастую с точными выходными данными. Реализуется эта модель в типовых (рекомендательных) каталогах, ориентированных на фонд массовых библиотек различного вида. Поскольку перечень документов в таких каталогах быстро устаревает, наибольшую актуальность приобрели списки самой стабильной и одновременно наиболее ценной части фонда - ядра библиотечного фонда.

В начале 80-х гг. в ряде республик выпущены библиографические списки «Книжного ядра сельской библиотеки-филиала», а также районной ЦБС. В конце 80-х гг. ГПБ и ГБЛ подготовили модель ядра фонда массовой библиотеки, которая была апробирована экспертами.

К числу идеальных моделей относятся также картотека дезидерат, картотека предварительного заказа. Эти модели ориентированы на потенциальное состояние фонда - восполнение лакун и пополнение фонда в будущем.

Реальной моделью фонда, т. е. максимально приближенной к его действительному состоянию, является система ведущихся библиотекой каталогов и картотек, инвентарной книги и книги суммарного учета, отражающих в своей совокупности в различных аспектах содержание фонда. Эта модель выполняет идентифицирующую и справочную функции.

Библиографическое моделирование библиотечного фонда - процесс постоянный. Опыт разных лет дает основание рассматривать в качестве основных направлений библиографического моделирования изучение потребностей читателей библиотек с позиций общих тенденций и выявление на книжном рынке массива документов, отвечающих по содержанию и форме этим тенденциям, а также отбор в выявленном массиве и оценку конкретных документов

Об объективности оценки следует судить по совокупности следующих критериев: повторяемость того или иного издания в библиографических указателях, выпущенных с промежутком в несколько лет (десятилетий, столетий), если речь идет о беллетристике: наличие данных о переизданиях рецензий (в том числе и жестких), а также экспертных оценок каждого произведения печати несколькими специалистами. О достоинствах книги свидетельствует и такой факт, как возвращение ее из небытия после многих десятилетий.

Окончательно подготовленный вариант библиографической модели тиражируется и распространяется по библиотекам. Он служит, во- первых, для проверки наличия в фонде библиотек документов, отраженных в модели, во-вторых с его помощью выявляют отсутствующие издания, и определяют количественную потребность в них. Целесообразно, если составители в свою очередь получат информацию о наличии книг, проанализируют обеспеченность библиотек необходимой литературой, определят степень их потребности в каждом издании (тиражность) и предпримут усилия для поиска издателя (издателей) необходимых книг. Потребности библиотек явятся гарантией раскупаемости тиража. В качестве ограничивающих факторов может выступить, высокая цена изданий и отсутствие необходимых средств у библиотек. При планировании изданий эти факторы следует учитывать, стремясь к удешевлению книг и поиску библиотеками финансовых средств с привлечением благотворителей и спонсоров.

Таким образом, библиографическая модель есть способ управления библиотечным фондом методом рекомендации библиотечным работникам наиболее ценной литературы, подходящей для конкретных читательских потребностей на основе издания достаточным тиражом недостающих книг и наполнения ими фондов библиотек.

3. Задача

1. Известно, что объем фонда библиотеки (Ф) составляет на рассматриваемый период 600 000 экземпляров, количество пользователей (А) 10 000 человек, документовыдача (В) составляет 1 200 000 экземпляров. Определить: читаемость (Ч) и обращаемость (Об) библиотечного фонда.

Читаемость - «относительный показатель обслуживания читателей, характеризующий интенсивность чтения, измеряется числом произведений печати и других материалов, выданных в среднем одному читателю за определенный период» [1, с. 165].

Ч=В/А = 1 200 000/100 000=12

Обращаемость - «относительный показатель, отражающий интенсивность использования БФ. Измеряется числом книговыдач, приходящихся на единицу учета фонда в течение определенного времени» [1, с. 94].

Об = В/Ф=1 200 000/600 000=2

Ответ: читаемость =12, обращаемость =2

2. Рассчитайте экземплярность документов с конкретным читательским адресом (руководители малого бизнеса - 180 человек) при составлении тематико-типологической модели (ТТМК БФ) массовой библиотеки.

Расчет потребной читателю экземплярности (А_з) основывается на количестве читателей (А), которым нужен документ, общем количестве потенциальных пользователей, сроке пользования документом одним читателем (t) и сроке активной жизни документа (Т_акт) :

А_з = А_t / Т_акт (с. 134)

Вероятное время активной жизни книги - 2 года (730 дней); срок пользования ею одним читателем по правилам библиотеки - 30 дней.

Таким образом, А_з = 180 х 30 / 730 ? 7 экз.

Список литературы

1. Библиотечное дело: Терминологический словарь / сост. И. М. Суслова, Л. Н. Уланова ; ГБЛ им. В. И. Ленина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Книга, 1986. - 224 с.

2. Васильченко, Н. П. Формирование библиотечных фондов / Н. П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. - 1996. - № 5. - С. 22-28.

3. Воронько, К. Л. Библиотечные фонды : учебник / К. Л. Воронько. - М. : Книжная палата, 1992. - 200 с.

4. Жданова, Т. А. Проблематика научных исследований в области формирования фондов библиотек : некоторые акценты / Т. А. Жданова // Науч. и техн. б-ки. - 2001. - № 6. - С. 23-31

5. Маркина, А. Моделирование фонда как способ управления комплектованием / А. Маркина // Библиотека. - 1997. - № 1. - С. 20-21

6. Сборник основных российских стандартов по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т. В. Захарчук, О. М. Зусьман. - СПб. : Профессия, 2005. - 547 с.

7. Соляник, А. А. Документоснабжение библиотечных фондов : учебно-методическое пособие / А. А. Соляник. - М. : Либерея-Бибинформ, 2007. - 128 с.

8. Столяров, Ю. Н. Библиотечный фонд : учеб. изд. / Ю. Н. Столяров. - М. : Кн. палата, 1991. - 271 с.

9. Тихонова, Н. Оптимальный размер текущего комплектования / Н. Тихонова // Библиотека. - 2002. - № 11. - С. 9-13