Описание архивных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Нижегородской области

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

«Арзамасский коммерческо-технический техникум»

Специальность: 034702

Документационное обеспечение управления и архивоведение

Курсовая работа

по дисциплине: «Архивоведение»

Тема: «Описание архивных документов»

Арзамас, 2014

Содержание

Введение

I. Определение «архивный документ» и «описание архивных документов»

II. Особенности описания документов и дел личного происхождения

2.1 Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

2.2 Описание документов и дел личного происхождения

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Тема нашей курсовой работы - «Описание архивных документов».

Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

Тема данной курсовой работы является актуальной, так как для того, чтобы можно было легко и быстро отыскать в архиве необходимую информацию, она подвергается аналитико-синтетической переработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание.

Целью работы является рассмотреть порядок описания документов в архиве.

Для достижения поставленной цели мы должны выполнить ряд задач:

ь изучить информационные характеристики документов и дел;

ь ознакомиться с порядком описания документов и дел в архивах учреждений и государственных архивах;

ь ознакомиться с описанием документов и дел личного происхождения;

Объектом исследования являются архивные документы.

Предмет исследования: описание архивных документов.

Данная курсовая работа может быть использована:

- студентами при изучении данной темы;

- в государственных и ведомственных архивах, в архивных фондах.

I. Определение «архивный документ» и «описание архивных документов»

Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций / А.Д. Тельчаров. - М.: Приор, 2005., С. 67. -- это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран (1982).

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 -- 83: «Документ -- материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» -- это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Историкам известно немало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТР51141-98).

Архивный документ Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов.М., 2010., С. 54. -- это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Под описанием документов и дел понимается:

· процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

· раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

ь соответствие описания первичному архивному документу;

ь взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

ь недублированность информации всех уровней описания.

Информационными характеристиками при описании являются:

Ш название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

Ш название структурной части;

Ш индекс дела по номенклатуре дел;

Ш заголовок дела;

Ш аннотация;

Ш крайние даты документов;

Ш количество листов в единице хранения;

Ш архивный шифр.

К элементам описания относятся:

§ информация по идентификации -- название фонда, заголовок

единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы

§ описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

§ информация по истории образования и хранения -- история фондообразователя и история фонда;

§ информация о составе и содержании -- сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

§ информация об условиях доступа и использования -- условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;

§ дополнительная информация -- местонахождение оригиналов и копий, библиография.

II. Особенности описания документов и дел личного происхождения

2.1 Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Описание Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред, проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2011., С. 79.-- это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.(Приложение 1)

Информационными характеристиками каждого дела являются Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 2010., с. 89.:

v название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

v название структурной части (функции, отрасли);

v индекс дела по номенклатуре;

v заголовок дела;

v аннотация;

v крайние даты документов дела;

v количество листов;

v архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов -- это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних -- даты составления или подписания документов.

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

- дата заведения в первом учреждении;

- дата поступления в другое учреждение;

- дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций / А.Д. Тельчаров. - М.: Приор, 2005., С. 102. -- это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них -- заголовок и аннотацию.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

o вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

o автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

o корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

o предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать) ;

территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);

o время (событий или составления документов);

o формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например:

Протоколы №1 -- 15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос- сийской Федерации за январь -- июль 1996 г. Подлинники.

Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.

Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г.

Копии.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени -- периода составления документа. Например:

План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на 1996 г.

Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь--июнь 1994 г.

Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925-1927 г.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка). ,

При описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:

Дело об авторском праве наследников Н.А.Римского-Корсакова.

Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

Переписка с ЦИК СССР, ПК РКИ СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка Ю.С. Нечаева-Мальцева с И.В. Цветаевым и В.Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В.Д. Поленовым, В.М. Васнецовым, В.А. Серовым, П.В. Жуковским.

После того как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. (Приложение 2)

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т. е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия -- вузы -- были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением содержания. При обобщении содержания излишне подробный заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать заголовков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству» и т.п.).

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую -- обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1) простых заголовков, например:

Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;

2) простого и обобщенного заголовков, например: Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией;

3) обобщенных заголовков, например:

Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь --декабрь 1997 г. (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д., например:

Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Подлинники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска. Аннотация составляется в трех вариантах:

1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например: Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17--18;

2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до кументов, например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14--21;

3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до кумента, например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Красная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составляется внутренняя документная опись.

Вопрос о ценности информации источников, конечно, сложно решить однозначно. Один из подходов к решению был разработан в 1960 -- 1970-е гг., когда было введено категорирование фондов учреждений, т.е. разделения их на категории. (1, 2, 3) в зависимости от места учреждения-фондообразователя в системе государственного управления:

1-я категория -- высшие и центральные органы власти,управления, суды и др.;

2-я категория -- учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);

3-я категория -- местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).

К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные справочники.

2.2 Описание документов и дел личного происхождения

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 2010., С. 117.:

· фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

· заголовок дела;

· крайние даты документов дела;

· количество листов;

· архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.

В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

А.Н. Островский. «Доходное место». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Б.П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:

Письма А.М. Коллонтай В.Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин -- фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например:

Письма В.А. Жуковского М.А. Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д. Дрожжина, А.А. Коринфского и др.; рисунками И.Е. Репина, С.И. Пичугина. В бархатном переплете.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

А.Н. Островский. «Доходное место». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Б.П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:

Письма А.М. Коллонтай В.Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин -- фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например:

Письма В.А. Жуковского М.А. Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д. Дрожжина, А.А. Коринфского и др.; рисунками И.Е. Репина, С.И. Пичугина. В бархатном переплете.

В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например:

Альбом П.И. Карпова «Книжка 44 уродов -- портретов писателей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д.М. Алтаузена, В.В. Вишневского, Я. Купали и др.

Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора, например:

Записные книжки Н.С. Каржановского.

В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других натериалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи, в которой указывают автора надписи, корреспондента (кону она предназначена) и на чем она сделана, например:

Дарственные надписи Ф.И. Шаляпина и Иолы Торнаги.

В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например:

Рецензии о творчестве М.В. Исаковского. Газетные вырезки.

В заголовке на названные материалы после основных элементов необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:

Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А. Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

Фотография Т.Л. Щепкиной-Куперник.

При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:

Фотография А. Павловой с дарственной надписью А.А. Бахрушину.

Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы.

В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например:

Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А.И. Тургеневу студентов Теттингенского университета.

Гравюры Т.Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственными надписями В.М. Лазаревскому.

Медная доска с гравированным портретом В.А. Жуковского работы Ф. Вендрамини с оригинала О.А. Кипренского.

При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например:

Письмо А.С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич.

При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца, например:

К.С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г.С. Петрова Л.К. Игнатьеву. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

§ автограф или черновой автограф;

§ авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата -- автографы);

§ машинописная или рукописная копия;

§ фотокопия или ксерокопия;

§ вырезки из журналов, газет и др.

Например:

Пьесы В.М. Киршона, Б.А. Лаврентьева и др., поставленные С.Г. Розановым. Машинопись с его пометками.

Статьи о жизни и творчестве Г.К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.

Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е.А. Черкасской. Фотокопия.

Заключение

В данной курсовой работе мы рассмотрели описание архивных документов. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

Мы рассмотрели как и в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание. Изучили информационные характеристики документов и дел. Ознакомились с описанием документов и дел личного происхождения, документами и делами досоветского периода. Каких видов бывают заголовки. Какие заголовки составляются для однородных дел в целях облегчения и достижения единства, какие документы аннотируются, варианты составления аннотации. В основе заголовков, например, лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

Исходя из материалов, использованных в данной курсовой работе, можно сделать вывод, что описание архивных документов и дел играет важную роль в работе государственных и ведомственных архивах, архивных фондах.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955.

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1996.

Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2006.

Основные правила работы архивов организаций. М., 2007.

Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990.

Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ. М., 1998.

9. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред, проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2011.

10. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов: Отечественные архивы. - 2001.

11. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы. 2012.№ 1.

12. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов: Секретарское дело. - 2007. - №1.

13. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИУ/ Отечественные архивы. 2010. № 2.

14. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов.М., 2010.

15. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций / А.Д. Тельчаров. - М.: Приор, 2005.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Пример обложки личного дела

Транспортно-торговое унитарное предприятие

«Транспортник»

Отдел кадров

Личное дело № 12

Снежкова Ирина Владимировна

Начато: 10.02.2005

Окончено: 03.12.2009

На 35 листах

Хранить 75 лет

Ф. _______

Оп._______

Д. _______

документ информационный заголовок аннотация

Приложение 2

Примерная схема расположения заголовка

Постановления Приказы Протоколы	[№-- №] * -- автор -- [содержание] -- время Подлинность, копийность
Решения Циркуляры	автор -- [содержание] -- время Подлинность, копийность
Планы Отчеты	автор -- [содержание] -- время
Сведения Ведомости Сводки Справки Таблицы	[автор] -- содержание -- [территория] -- время
Дело	автор (имя, отчество, фамилия) -- содержание -- [территория] -- [время]
Материалы	[автор] -- содержание -- [территория] -- [время] (виды и разновидности документов)
Переписка	корреспондент -- содержание

* Элемент заголовка -- возможный, но не обязательный.

Приложение 3

Образец описи дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2009 год	УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2012

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		Общий отдел
252	01-07	Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2009 год и документы к ним. Том 1	15 января-22 июня 2009	234	Связка № 26
253	01-07	То же, № 83-128. Том 2	08 июля-27 декабря 2009	187
253а	01-08	Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2009 год	02 февраля- 30 декабря2009	40
…	…	…	…	…
288	…	Последний заголовок в данном годовом разделе описи	…	…

Размещено на Allbest.ru