Организация службы делопроизводства

* определение структуры табеля. Как и любой классифика-ционный справочник, применяющийся в делопроизводст-ве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табе-ля будут управленческие функции, подразделами -- зада-чи, свойственные аппарату управления, во втором -- на-звания структурных подразделений. Внутри разделов до-кументы систематизируют либо по степени важности, ли-бо по алфавиту наименований;

* выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия доку-ментов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. На-пример, табель может иметь такие графы:

код формы документа,

наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

наименование структурного подразделения, ответствен-ного за подготовку, периодичность составления,

согласование (внутреннее и внешнее) -- указываются ор-ганизации или структурные подразделения или должност-ные лица, участвующие в этом процессе,

подпись (должность лица, которое подписывает документ),

утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ),

печать (необходимость удостоверения документа печатью),

адресат -- организация (структурное подразделение, в ко-торое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изго-товления текста документа, его регистрации, количестве созда-ваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин-ника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно-сти исполнителей и руководителей, принимающих участие в со-ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич-ность создания документа, характеристика применяемых техниче-ских средств создания, пересылки). После утверждения руководи-телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен-ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании -- внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

* исключить возможность неоправданного создания новых форм;

* установить единую классификацию документов организа-ции в соответствии с управленческими функциями и зада-чами;

* учесть количество видов и форм документов.

Условия труда

Условия труда работников службы делопроизводства -- это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетиче-ских факторов, обусловливающих психофизиологическое воз-действие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы -- регламентация режима работы: чередо-вание периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обста-новку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец ра-бочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических за-кономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного про-изводственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается оди-наковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работо-способности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утом-ление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной дея-тельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испы-тывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уро-вень шума, в копировальных службах -- пыль, химические ве-щества, на тех, кто работает за компьютером -- электромагнит-ное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необ-ходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой ре-жим, который включает освещенность помещения и освещен-ность рабочего места. Создание оптимальных акустических ус-ловий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает тех-нические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помеще-ний с целью отделить рабочие комнаты от приемных помеще-ний, исключить разговоры в служебных помещениях, ограни-чить селекторную связь). На производительность труда воздей-ствует оформление интерьера. Благоприятным фактором являет-ся озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Тем-пературный режим, влажность воздуха, его состав -- также важ-нейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека ока-зывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и орг-технику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: вы-полнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В обору-дование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основ-ными и вспомогательными материалами, канцелярскими при-надлежностями, а также организация ремонта и наладки обору-дования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое за-нимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Ра-бочие комнаты и кабинеты основного назначения должны распо-лагаться на одинаковом расстоянии от других структурных под-разделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организа-ции. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бю-ро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна по-зволять рационально разместить мебель и оборудование и сокра-тить затраты времени на перемещение сотрудников, создать усло-вия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Литература:

1. Постановление Совета Министров -- Правительства Российской Федерации «0 порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. № 191

2. Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтоже-ния печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.

4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.