Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

115

Министерство культуры Российской Федерации

ФГОУ ВПО «Пермский государственный институт

искусства и культуры»

Кировский филиал

Факультет документально-информационных коммуникаций

Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии

Дипломная работа, представленная к защите по специальности

№ 071201 «Библиотечно - информационная деятельность»

Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Исполнитель:

студентка группы БМ-4

Кобелева Вера Александровна

Пермь

2010

Кобелева, В. А. Учет и контроль в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области): диплом. работа / В. А. Кобелева; науч. рук. О. В. Колчанова; Перм. гос. ин-т искусства и культуры: каф. документоведения, библиотековедения и библиографии. - Пермь, 2010. - 127 с.

Объектом дипломного исследования является организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек.

Цель данного исследования - обобщить организацию учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек России, в том числе Кировской области в современных условиях и выявить проблемы, возникающие в процессе технологического управления фондами муниципальных библиотек Кировской области.

При подготовке дипломной работы использовались следующие методы исследования: анализ библиотечной документации и публикаций по теме, опрос (анкетирование), анализ и синтез полученных данных, абстрагирование.

В процессе работы были изучены проблемы технологического управления фондами муниципальных библиотек России в современных условиях, определены основные направления, цели и задачи, этапы реализации. Дан анализ современного состояния учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек Кировской области.

Рассмотрены особенности и проблемы учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек Кировской области, предложены возможные пути решения проблем, возникающие при организации учета и контроля фондов библиотек.

Результаты, полученные в ходе исследования, могут быть использованы в практической деятельности учреждений библиотечной сферы.

Ключевые слова: библиотечные фонды Кировской области, функции управления библиотечным фондом, принципы управления БФ, сохранность фонда, учет БФ, система учета, проверка БФ, технология, муниципальные библиотеки, организация библиотечного фонда.

Содержание

Список условных обозначений и сокращений

Введение

1 Управление библиотечным фондом: структура, функции, метод

1.1 История, структура и принципы управления БФ

1.2 Функции управления библиотечным фондом

2 Учет в технологическом управлении библиотечным фондом

2.1 Исторические предпосылки и система организации учета как функции технологического управления библиотечным фондом

2.2 Регламентация и автоматизация процессов учета библиотечных фондов

2.3 Анализ организации учета в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

3 Функция контроля в управлении библиотечным фондом

3.1 Проверка - функция технологического управления фондом библиотеки

3.2 Анализ организации контроля в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

Заключение

Список использованных источников

Список условных обозначений и сокращений

БФ - библиотечный фонд

ГБЛ - государственная ордена почета библиотека СССР им. В. И. Ленина

КФ - книжный фонд

МК РФ - Министерство культуры Российской Федерации

МУ - муниципальное учреждение

НПА - нормативно-правовой акт

НИИ - научно-исследовательские институты

НТБ - научно-технические библиотеки

ОК и ОЛ - отдел комплектования и обработки литературы

РГБ - Российская государственная библиотека

СБА - справочно - библиографический аппарат

ТВР - температурно-влажностный режим

УБФ - управление библиотечным(и) фондом(ами)

ЦБ - центральная библиотека

ЦБС - централизованная библиотечная система

Введение

Актуальность темы: За многовековой путь развития библиотечное фондоведение оформилось в самостоятельную учебную дисциплину. Оно имеет цельную теорию, разработчики которой описывают библиотечный фонд как подсистему библиотеки и как автономную систему, все процессы цикла формирования фонда, разрабатывают основные принципы, методы, технологические приемы, связанные с предпосылками, политикой, моделированием, комплектованием, приемкой, учетом, обработкой, а также с управлением этими процессами.

Последние десять лет библиотечное фондоведение переживает наиболее бурный период своего развития. Во всем мире это связано, главным образом, с тем, что библиотеки, вступая в век информатизации, активно включают в фонды некнижные виды документов - видеофильмы, микроформы, аудиовизуальные и текстовые материалы в компьютерных формах, на оптических дисках и т.п.

В России к этому глобальному процессу добавились чисто внутренние факторы, вызванные реформированием политических и хозяйственных основ страны. Действующее законодательство различных отраслей права является нормативно-правовой базой, регламентирующей процесс управления библиотечными фондами.

В связи с этим возникает вопрос, какие цели преследует управление БФ? Цель управления БФ в приведение параметров библиотечного фонда в соответствие с задачами библиотеки и запросами пользователей. Однако остается открытым другой вопрос - чем же, в конце концов, следует управлять - составом, величиной, структурой фонда, потоком документов внутри библиотеки, технологией формирования фонда или сотрудниками. На наш взгляд, все названные объекты нуждаются в управлении, как не вызывает сомнений и их тесная взаимосвязь и взаимозависимость.

В соответствии с Федеральным законом N 119 «О внесении изменений в Федеральный закон "О библиотечном деле" библиотеки обязаны «обеспечивать учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере культур» [2]. Из этого следует, что перед библиотеками в первую очередь стоит задача организовать фонд, предоставить пользователям возможность широкого доступа к библиотечным фондам, а также не менее важная задача - обеспечить сохранность документных ресурсов. Условием сохранности фонда является, в первую очередь, качественный, систематический учет и постоянный, всеобъемлющий контроль.

В настоящее время в библиотеках страны ведется активная работа по совершенствованию технологии учета и контроля, что вызвано техническим оснащением библиотечных процессов и изменениями в структуре фондов.

Разработанность темы: Разработке теоретических и практических проблем технологического управления библиотечными фондами уделялось пристальное внимание на всех этапах развития отечественного фондоведения.

Неоднократно данные вопросы рассматривались на международной Крымской конференции. Теоретическую базу настоящей работы составили публикации исследователей, работавших и продолжающих свою научную деятельность в области фондоведения, а также библиотекарей-практиков, решающих проблемы непосредственно в библиотеках.

Вопросы учета контроля и сохранности библиотечных фондов нашли свое отражение в Национальной программе сохранения библиотечных фондов Российской Федерации (2000г.). Впервые вопросы учета, использования, сохранности и безопасности фондов библиотек решаются в комплексе федеральными органами власти. В 2006 году был предложен проект новой инструкции об учете библиотечного фонда. Исследованиями вопросов учета, контроля и хранения библиотечных фондов библиотек страны занимались и занимаются А. Афанасьев, В.О. Винокур, С. Добрусина, Е.И. Кузьмин, Г. Лаптев, Н. Лютова, С.А. Медников, Н. Мирошниченко, С.В. Митрофанова, А. Паклин, О.А. Проскурякова, Т.А. Семеновы, К Л .Воронько, Ю.Н. Столяров, Г.П. Старушенко, Л. Фарафонова.

Большой вклад в теорию учета и контроля как функции технологического управления библиотечными фондами внесли библиотековеды Л.Б. Хавкина, О.С. Чубарьян, Н.П. Васильченко, Ю.Н. Столяров, Ю.А. Гриханов, Д.В. Евсеев, С. Л. Лохвицкая, А. В. Маркина, А. Г. Раев, Г.В. Тараченко, В.И. Терешин, В.Р. Фирсов, В.В. Шилов, В.С .Пилко и многие другие исследователи.

Современные подходы к формированию фонда и организации учета и контроля, в том числе, обосновал в работе И. В. Эйдемиллер.

При рассмотрении проблем учета и контроля над фондами муниципальных библиотек в современных условиях автор данного исследования счел необходимым обратиться к работам В.И. Терешина, Н.И. Астапович, С. Пилко, В.Г. Дригайло и других.

Проблемам нормативно-правового обеспечения учета библиотечных фондов много внимания уделено в работах С. В. Митрофановой, В. В. Шилова .

Объект исследования: организация учета и контроля как функций технологического управления библиотечными фондами.

Предмет исследования: особенности организации учета и контроля, как функций технологического управления фондами в муниципальных библиотеках.

Цель исследований - обобщить организацию учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек России, в том числе Кировской области в современных условиях и выявить проблемы, возникающие в процессе организации учета и контроля как функций технологического управления фондами муниципальных библиотек Кировской области.

Для достижения этой цели определены следующие задачи:

– раскрыть теоретические и практические основы технологического управления библиотечными фондами;

– изучить и проанализировать материалы нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотек по осуществлению учета и контроля;

– оценить состояние учетной политики и организации учета фондов в библиотеках области;

– выявить сущность и значимость контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек России.

– наметить перспективы дальнейшего совершенствования организации учета и контроля как функций технологического управления фондами в муниципальных библиотеках Кировской области.

База исследования: Муниципальные библиотеки Кировской области.

Методы исследования:

- анализ научной литературы и библиотечной документации;

- опрос (анкетирование);

- анализ и синтез полученных данных,

- абстрагирование;

- метод сравнения и сопоставления полученных данных;

- обобщение.

Структура работы определяется целью, задачами и логикой исследования, а также обусловлена особенностями ее предмета. Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Во введении формулируется исследуемая проблема, обосновывается актуальность, раскрывается ее разработанность, определяется основная цель, задачи исследования, дается краткая характеристика методологии и методики дипломного исследования.

В первой главе «Управление библиотечным фондом: структура, функции, методы» освещается разработка проблемы управления библиотечным фондом в трудах советских и российских библиотековедов. Раскрываются структура, принципы, функции управления библиотечным фондом.

Во второй главе «Учет в технологическом управление библиотечным фондом» обозначены исторические предпосылки организации библиотечного учета как технологии. Представлена система учета, объект и формы. Освещен процесс автоматизации учета библиотечных фондов. Раскрывается опыт организации учета в технологическом управлении библиотечных фондов муниципальных библиотек Кировской области. Представлен анализ социологического анкетирования.

В третьей главе «Функция контроля в управлении БФ» обозначена проверка как контрольная функция учета библиотечного фонда. Описана технология проверки фонда.

Раскрывается опыт организации контроля в технологическом управлении библиотечными фондами муниципальных библиотек Кировской области.

В заключении даны выводы дипломного исследования, а также обозначены перспективные направления организации учета и контроля библиотечных фондов.

Объем дипломной работы 127 страницы. Список использованных источников. Приложение 1 Форма суммарного учета (книга суммарного учета), Приложение 2 Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку, Приложение 3 Формы индивидуального учета (инвентарная книга, учетная карточка, книга регистрации карточек учетного каталога, лист актового учета) Приложение 4 Анкета, Приложение 5 Результаты анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области, Приложение 6 Образец акта о проверке библиотечного фонда.

Положение, выносимые на защиту:

1. Тема учета и контроля БФ уже достаточно давно стала одной из дискуссионных проблем российского библиотековедения. Однако следует отметить, что дискуссии эти в настоящем время протекают вяло и предложения по коренному изменению методологии учета БФ властными структурами игнорируются.

2. Учет, являясь важнейшим условием сохранности библиотечного фонда, обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, местонахождения документа.

3. Контроль за состоянием и использованием фонда библиотеки как принцип, объективно необходим для всей системы управления БФ. Контрольная функция учета БФ реализуется через проверку.

4. Автоматизация технологических процессов учета и контроля (проверки) фондов библиотек на современном этапе находиться в большой зависимости от государственного финансирования библиотечного дела. Скудное финансирование не позволяет в полной мере осуществлять политику автоматизирования учета и контроля БФ.

5. Реформирование учета в 90х гг. XX века в плане обязательных и свободных элементов организации контрольно-учетных мероприятий привело в последствии к рассогласованности и дестабилизации государственной системы учета БФ. Ввиду этого возникает вопрос: следует ли дальше придерживаться рекомендательного характера организации системы учета БФ? Возможно, имеет смысл более четко, жестко осуществлять процесс учета БФ в муниципальных библиотеках страны, т.к. в первую очередь именно в библиотеках низшего уровня организации библиотечного дела происходит процесс дестабилизации системы учета библиотечных фондов.

6. Проведенное нами исследование показало, что организация учета и контроля в муниципальных библиотеках Кировской области не всегда осуществляется на должном уровне и зависят от ряда причин: нехватка нормативно-инструктивной документации на местном уровне, нежелание сотрудников принимать и использовать новые формы и правила организации учета и контроля, способы и методы сохранности библиотечного фонда используются не в полном объеме.

7. Совершенствование учета и контроля БФ - комплексная проблема, решение которой требует применения новых организационных и технологических процессов: ведение электронных учетных форм и учетной документации, процесс штрих - кодирования документов, исключение библиотечных фондов из состава основных средств и т.д. На наш взгляд использование ISBN и ISSN привело бы к упрощению системы учета БФ, на чем настаивают современные специалисты в области библиотечного дела (Ю. Н. Столяров, В. В. Шилов и др.)

1 Управление библиотечным фондом: структура, функции, методы

1.1 История, структура и принципы управления БФ

Библиотечный фонд - основа деятельности библиотеки: от его содержания и качества зависит степень удовлетворения и развития информационных потребностей пользователей.

Глубокие социально - экономические перемены, произошедшие в стране за последние годы, изменили традиционные функции и методы управления фондами библиотек. Большие перемены произошли в организации учета и контроля как функций технологического управления фондами библиотек.

Разработка вопросов, касающихся управления библиотечными фондами, связана с историей библиотечного фондоведения. Проблемы и методы изучения библиотечного фонда рассматривались в работах Н. А. Рубакина, А. А. Покровского, В.И.Собольщиковой, В.В.Стасова, И.А.Крылова и др.

С начала 70х гг. XX века появляются отдельные работы, в которых делается попытка рассмотреть различные стороны технологического управления библиотечными фондами.

Большой вклад в решение проблемы управления библиотечными фондами внес известный библиотековед Ю. В. Григорьев. Концепция Ю. В. Григорьева заключалась в том, что процесс управления фондами библиотек должен являться составной частью процесса формирования библиотечного фонда, т. е. комплектование, организация и управление - процессы одного уровня [80,81].

Согласно представлениям этого известного библиотековеда, управление начинается после того, как становятся известны результаты использования фонда пользователями. Результатом он считал вторичный отбор и непрерывную дифференциацию фонда. Проверку библиотечного фонда Ю. В. Григорьев перевел из второй фазы в третью. Это были самые первые попытки наполнить фазу «управление» компонентным содержанием.

Ссылаясь на мнение Ю. Н. Столярова, следует подчеркнуть что, Ю. В. Григорьев обосновал важность разработки:

- теории управления библиотечными фондами,

- методики организации практически всех фондообразующих и фондоформирующих процессов и операций, особенно вопросы учета и хранения.

В середине 70х гг. появляются две работы общего характера по управлению БФ научных ГБЛ. В коллективной монографии «Современные проблемы фондов научных библиотек СССР» (1975 г.) этот аспект рассмотрен в главе «Вопросы управления системой фондов крупной научной библиотеки». Данный вопрос широко освещался в статьях И. М. Алексеевой, Р. И. Богачевой и А. В. Кокоревой [78,79].

Впервые процесс управления библиотечным фондом как самостоятельный раздел учебного пособия был представлен в издании В. И. Терешина «Фонды специальных научных библиотек» (1975 г.)[16].

В 1976 г. в «Словаре библиотечных терминов» впервые было дано определение понятия «Управление фондами библиотек».

Логическим продолжением данной темы стали разработки управленческих проблем фондоведения Г.В. Тараченко и С.Л. Лохвицкой, которые рассмотрели структуру и технологию управления фондом по аналогии с общей теорией управления. Их заслуга состоит в том, что впервые процесс управления библиотечным фондом описан технологически, на уровне алгоритма.

Отличительной особенностью управления БФ является его комплексный характер, который требует различать в нем два аспекта: теоретический и практический. Цель теоретических исследований в области управления БФ - разработка общих положений, принципов и методов управления.

Е. П. Арефьева и Т. А. Мистрюкова, выделив в структуре управления административную и методическую компоненты, изложили принципы, составляющие теоретический аспект УБФ:

Принципы управления БФ:

1. Общие

- координирование,

- систематичность,

- плановость.

2. Специфические

- планомерность и пропорциональность развития БФ - реализуется путем научно-обоснованных пропорций между отдельными частями фонда. Он позволяет поддерживать внутреннюю структуру фонда по содержанию и форме источников информации;

- учет фонда и контроль за его состоянием и использованием - выражается в наблюдении за количественными и качественными изменениями библиотечного фонда, фактами и явлениями, происходящими в фонде, расходованием средств на его комплектование, сохранность, использование;

- научная организация труда. Содержательный аспект принципа НОТ включает в себя расчленение процессов организации БФ на отдельные операции, научно обоснованное нормирование отдельных процессов и операций [51, c. 83].

Таким образом, была предпринята попытка конкретизировать принципы управления библиотечными фондами.

В отличие от принципов управления методы носят альтернативный характер. Их можно выбирать, заменять другими в зависимости от конкретной ситуации, ради достижения поставленной цели. Н. П. Васильченко было сформулировано определение понятия «управления БФ» и предложены содержательные методы управления БФ:

1.) Балансовый метод - широко используется в экономике при планировании, в статистике при обработке данных. С помощью балансового метода осуществляется регулирование развития библиотечного фонда, так как его рост увязывается с финансовыми возможностями приобретения произведений печати и других документов, потребностями их обработки с помощью наличных трудовых и технических ресурсов, необходимостью размещения и расстановки в фондохранилищах и структурных подразделениях библиотеки. Кроме того, балансовый метод обеспечивает реализацию пропорциональности развития отдельных частей фонда по различным параметрам (содержанию, типам и видам изданий, языкам и т.д.), осуществление требований таких принципов формирования библиотечных фондов, как систематичность и плановость.

2.) Нормативный метод управления БФ. Сущность данного метода заключается в разработке экономически обоснованных нормативов, которые являются как ориентиром для плановых показателей, так и рычагом производственной деятельности различных подразделений библиотеки. Как правило, нормативы создаются для определенных типов библиотек, но и библиотеки одного типа работают в различных региональных условиях, имеют неодинаковые финансовые, материальные и трудовые ресурсы. Поэтому нормативы для них служат всего лишь ориентиром и должны разумно корректироваться с учетом объективных обстоятельств.

3.) Специфический метод - вторичный отбор. Вторичный отбор, являясь инструментом регулирования как количественных, так и качественных параметров БФ, очень тесно соприкасается с нормативным методом, и это подтверждает то, что все процессы управления взаимосвязаны [20, с. 18].

Д. В. Евсеев рассматривал управление фондом как многоуровневую организационную структуру. На той же позиции стояли П. И. Егоров и другие авторы, чьи взгляды отражены в сборнике научных трудов «Научные основы управления формированием библиотечных фондов», выпущенном в 1985 г. Появление этого сборника стало заметной вехой в развитии теории управления библиотечным фондом.

В 1986 г. А. В. Маркина в своей статье отразила генезис проблемы управления БФ и обобщила взгляды ученых - библиотековедов на содержание понятия «управление библиотечным фондом». Детально и подробно рассмотрела процессы, входящие в управление БФ и выразила свою точку зрения. По ее мнению, управление БФ является сложной системой, которая состоит из управляемой подсистемы (библиотечный фонд) и управляющей подсистемы (библиотекарь). Каждая из подсистем сама в свою очередь является системой: библиотечный фонд - это и фонд отдельной, автономно существующей библиотеки, и единый библиотечный фонд НТБ, и совокупный общественный фонд страны; еще более сложна управляющая подсистема - это и библиотекарь, непосредственно воздействующий на фонд, и заведующий отделом (комплектования, книгохранения), и директор библиотеки, директор предприятия (НИИ, ректор учебного заведения), и местные органы управления, отраслевые министерства, и министерства СССР [25, 45].

В. В. Комов проанализировав и синтезировав теоретические разработки в части управления библиотечным фондом, считал, что основное направление теории управления БФ заключается в:

- разработке понятийного аппарата теории управления фонда;

- определение места управления в структуре формирования фонда библиотек;

- выявление содержания и сущности управления фондом [41, c. 10].

Этот известный библиотековед настаивал на том, что управление фондом не является частью его формирования, а представляет собой самостоятельный вид деятельности. Он развел понятия «управление фондом» и «управление формированием фонда».

В современный период вопросами управления библиотечным фондом рассматриваются известными библиотековедами Ю. Н. Столяровым и В. И. Терешин.

Ю. Н. Столяров выделил две подсистемы управления:

1. социальное управление - управление сотрудниками, занятыми формированием фонда;

2. технологическое управление - управление формированием библиотечного фонда [18 с. 143].

Объект управления Ю. Н. Столяров определяет как поток документов, циркулирующий в процессах создания, развития и использования фонда, а субъектом управления выступает лицо, которому поручено управлять либо подчиненными ему людьми, либо непосредственно самим формированием фонда[65].

Нам представляется, что между этими подсистемами должно существовать тесное диалектическое взаимодействие, осуществляемое благодаря наличию прямых и обратных связей. Роль этих связей очень важна. Они представляют собой каналы, по которым циркулирует информация, используемая в управление БФ. Однако до настоящего времени вопросам методологии информационного обеспечения процессов управления БФ практически не уделялось внимания.

Подсистема управления библиотечным фондом определяет состав, структуру, характер его функционирования. Очевидно, что она должна быть неразрывно связана с управляемым ею фондом, «воплощать» в себя его упорядоченность. Чем выше степень соответствия подсистемы управления самому библиотечному фонду, тем эффективнее будет осуществляться управление им [75, c. 16].

Сложность функционирования, на наш взгляд, состоит в том, что функционирование каждой подсистемы во всем ее многообразие тем меньше подвержено анализу и контролю, чем выше тот или иной субъект управления фондом стоит на ступеньке лестницы управления. Особенности функционирования подсистем управления библиотечным фондом могут быть учтены лишь на определенном уровне в системе управления библиотечным фондом, располагающим непрерывно поступающей информации.

Управление БФ, как единство двух подсистем - управляемой и управляющей, может быть детализировано по следующему ряду принципов:

1. По предметному принципу - раскрывает содержание детализируемого элемента с точки зрения входящих в его состав компонентов, т.е. например, детализировать управление БФ на управление видами и типами литературы, которые составляют этот фонд;

2. По принципу, характеризующему структуру фондов - выделяет управление БФ, как систему фондов отдельной библиотеки, т.е. управление фондами читальных залов, фондами основного хранения и т.п;

3. По системному принципу - корректирует социальное управление как способ воздействия на сотрудников библиотеки, обеспечивающих формирование фондов и управление технологическими процессами;

4. По принципу «жизненного цикла» библиотечного фонда - управление первичным отбором, организацией фонда, вторичным отбором[20, c. 18].

В. И. Терешин в качестве объекта управления рассматривает систему «документный фонд». По-прежнему разделяя управление фондом и управление процессами его производства и использования, он оговаривает, что по существу, управление документным фондом сводится к руководству всей работой информационной службы по его формированию и использованию[72, c. 139].

Таким образом, становиться ясно, что объектом управления должна стать сложная социально-техническая система, целью которой является создание и обеспечение бесперебойного функционирования библиотечного фонда. Но реально, а не теоретически система может быть объектом управления лишь тогда, когда включена в организационную структуру библиотеки, т.е. выделена в отдельное структурное подразделение. К сожалению, в организационной структуре российских библиотек имеются только структурные подразделения, отвечающие за отдельные участки формирования библиотечного фонда (комплектование, обработку, хранение и т.д.). В этом кроется причина того, что общее управление фондом в целом повсеместно отсутствует, неизбежно сказываясь на качестве информационных продуктах библиотеки.

Исходя из всего вышесказанного, можно утверждать, что все библиотековеды, исследовавшие проблемы управления библиотечным фондом, единодушны в определении цели управления - приведение параметров библиотечного фонда в соответствие с задачами библиотеки и запросами пользователей. Однако остается открытым вопрос о том, чем же, в конце концов, следует управлять - составом, величиной, структурой фонда, потоком документов внутри библиотеки, технологией формирования фонда или сотрудниками. Несомненно, что все названные объекты нуждаются в управлении, как не вызывает сомнений и их тесная взаимосвязь и взаимозависимость.

Таким образом, процесс разработки теории управления библиотечными фондами был сложным, кропотливым и творческим. В XXI веке мы проходим очередной этап развития библиотечных фондов, осуществляемый под активным воздействием того, что страна пережила «перестройку» в 90-е годы, произошли изменения в социально - экономической и культурной жизни. Возникновение в библиотеках новых структурных подразделений, комплектование БФ новыми видами документов, вхождение библиотек в современное информационно-цифровое пространство оказывало и оказывает огромное воздействие на организацию управления библиотечными фондами и способствует возникновению новых функции управления БФ.

1.2 Функции управление библиотечным фондом

Система управления БФ может быть в двух состояниях: статическом - если рассматривать ее с точки зрения структуры, динамичном - если изучать ее функционирование.

Функции БФ -- это система задач, определяемая его возможностями как информационного массива [65, c. 141]. В связи с тем, что фонды библиотек различных типов имеют разное целевое назначение и специфически проявляют общие фондовые свойства, они имеют как общие, так и типологические, более того -- индивидуальные функции.

Современные функции БФ разбиты на две группы: социальные и технологические (организационные). Первые, как правило, определяют место БФ в системе духовного и материального развития общества, вторые -- структуру деятельности библиотеки, ее основные рабочие процессы по производству фондов, их последовательность, взаимосвязь, способы реализации.

Система технологического управления библиотечными фондами осуществляет ряд функции: прогнозирование, планирование, организация, учет, регулирование, контроль, анализ.

Одна из наиболее важных функций управления библиотечным фондом - функция прогнозирования, но она пока не получила распространения в библиотеках страны. Определенный опыт в разработке методологии и методики прогнозирования, а также математического моделирования прогноза использования книг накоплен лишь в РГБ. Правда, в РНБ и некоторых других центральных библиотеках созданы специальные отделы и подразделения по изучению библиотечного фонда.

Функция прогнозирования определяет социальное назначение библиотеки, регулирует отношения с внешней средой, определяет принципы хозяйственного и технического построения библиотеки, выражается в документах, в концепции развития библиотеки [55, c. 11].

Осуществляя функцию прогнозирования, библиотеки проводят всевозможные исследования: изучение состава пользователей библиотеки, их информационных потребностей и запросов; учет и анализ отказов читателям. Изучение соответствия состава и организации фонда запросам пользователей: анализ библиотечной статистики, библиографические, социологические методы. Критерии качества фонда и эффективности его формирования, хранения, использования.

Организация такого рода исследований осуществляется как в рамках проведения опроса по всей системе, так и по отдельным библиотекам. При необходимости проводится анкетирование не только посетителей муниципальных библиотек, но и той части населения, которые предпочитают пользоваться другими информационными учреждениями. Это позволяет прогнозировать дальнейшую деятельность библиотек и всей библиотечной системы в целом.

Целевая направленность данных исследований и их результатов связана с повышением качества комплектования и совершенствованием видовой, содержательной и тематической структуры фондов библиотек, с приведением ее в соответствие с реальными и потенциальными запросами, интересами и потребностями читателей. Следует сказать и о том, что обширность и быстрое изменение объема, состава и структуры фондов, их распределение на громадной территории страны, исключительное разнообразие читательского спроса создают серьезные трудности в создание прогнозов. Прогноз, по существу, основывается на эрудиции и интуиции экспертов, а это сложная, довольно трудоемкая и дорогостоящая работа. Ее не могут достаточно квалифицированно и в нужном объеме выполнить библиотечные работники, занятые основной работой по библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей и не достаточно владеющие методологией и методикой научных исследований.

Точность прогнозов, как правило, убывает в зависимости от длительности сроков, на которые они составляются. В настоящее время известно свыше ста методов прогнозирования, которые разбиваются на группы в соответствии с масштабами прогнозов. Однако в силу недостаточной подготовки библиотекарей пока применяют лишь некоторые из них:

1. При дальнесрочном (более чем на 50 лет) прогнозировании используют преимущественно методы научной интуиции. Дальнесрочные прогнозы обычно имеют отношение не собственно к библиотечному фонду, а либо к библиотеке в целом, либо к составляющим БФ элементам -- материалу носителя и способу фиксирования информации, средствам ее передачи, приоритетным способам пользования ею [37].

2. Долгосрочные (на 15--20 лет вперед) прогнозы выстраиваются на основе не просто интуиции или озарения, но некоторых, хотя бы чисто логических или умозрительных аргументов[37]. Такие прогнозы, сделанные ранее по отношению к объекту управления, правильны лишь отчасти. При долгосрочных прогнозах оправдывает себя группа экспертных методов. В нашей стране начало долгосрочному прогнозированию было положено ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина, ГПНТБ СССР и ГБЛ, которые вначале 70-х гг. составили прогноз своего развития, в том числе и фондов, на период до 1990 г. Эти прогнозы в основном оказались правильными .

3. Среднесрочные (на 10--15 лет) прогнозы могут охватывать всю страну, крупный регион, отдельную сеть библиотек или библиотечную систему, крупнейшую библиотеку. Среднесрочные прогнозы развития БФ начали составляться со второй половины 1960-х гг. [37].

4. Для краткосрочных (на 5--10 лет) и среднесрочных прогнозов чаще всего используют метод экстраполяции, соотнося величину того или иного показателя в настоящем и прошлом, можно вычислить динамику его изменения и с достаточной степенью вероятности предсказать величину в будущем. Ошибочность основанного на этом методе прогноза резко снижается, если дальность прогноза меньше, чем третья шесть базового периода. Для предопределения данных, например, на пятилетний срок, надо изучать динамику развития фонда не менее чем за пятнадцать предшествующих лет[65, c. 112].

Краткосрочно прогнозируют развитие БФ в целом и его составных частей. Занимается этим высший эшелон УБФ -- исследователи и методисты.

Прогнозы периодически уточняют с учетом свершившихся фактов и появлением новых тенденций. Работе по прогнозированию управлению БФ пока еще недостает планомерности, полноты охвата существенных факторов, широты спектра применяемых методов.

На основе прогнозов и программ составляют планы, которые в отличие от прогнозов имеют директивный характер и обязательны для исполнения.

Планирование (работы, деятельности) - составная часть управления библиотекой, его сердцевина, направленная на определение перспективных и текущих целей и задач библиотеки [75, c. 251]. Основной целью планирования является оптимальное по времени и качеству выполнение задач библиотеки, максимальная мобилизация для этого всех необходимых ресурсов. Оно заключается в определении:

- целей и задач работы библиотеки, основных направлений ее деятельности;

- тематики, содержания, форм и методов работы;

- объема работы, выражающегося в системе плановых показателей;

- трудовых, материально-технических и финансовых затрат на выполнение плановых заданий[21 c. 104].

В последние годы в практику библиотек входит стратегическое планирование -- метод перспективного планирования, заключающийся в установлении целей библиотеки, определении необходимых для их достижения ресурсов и выбора наиболее рациональных путей использования этих ресурсов. Задача стратегического планирования в целенаправленном инновационном развитие библиотеки[64].

Текущее планирование - это конкретизация задач и целей, определение сроков их выполнения в течение года, система расчетов по текущему регулированию хода производства в целях обеспечения равномерной и ритмичной работы организации[64, c. 109]. Каждый текущий план - ступенька к выполнению плана стратегического.

Оперативное планирование - это разработка на основе месячных планов плановых заданий для отдельных сотрудников на короткие отрезки времени (чаще всего на день). Оперативное планирование применяется обычно в тех отделах крупных библиотек, где работа состоит из многократно повторяющихся операций и строится по нормам.

Целевое планирование - процесс, состоящий из четырех независимых этапов:

1. выработка сжатой ясной формулировки целей;

2. разработка реальных планов их достижений;

3. систематический контроль и измерение качества работы и результатов;

4. принятие корректирующих мер для достижения планируемых результатов[44].

План работы библиотеки -- это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ, а также проведения мероприятий в библиотеке[75, c. 251].

Для объекта управления - библиотечного фонда силу плана имеет модель фонда - математическая, тематико-типологическая или структурная, описательная и библиографическая.

Вид модели выбирают в зависимости от решаемых задач.

Описательная модель является основой для последующих моделей и управления фондом в целом. Она является своеобразным паспортом библиотеки, в ней в словесной форме определяются задачи библиотеки и ее миссия. Указывается специализация фондов библиотеки, характеризуются структурные подразделения библиотеки, определяются виды и типы изданий и экземплярность приобретаемых документов.

Математическая модель фонда дает представление об общих количественных параметрах фонда. Фонд каждой библиотеки должен иметь рациональную величину и структуру. Еще недавно считалось, что фонд библиотеки укомплектован оптимально по составу и величине, если им удовлетворяют около 70% общего числа требований по профилю фонда данной библиотеки.

Библиографическая модель фонда представляет собой желательный состав по содержанию и включает перечень необходимых документов. Реализуется эта модель в типовых рекомендательных каталогах. Такие каталоги выпускались раньше и были ориентированы на фонд массовой библиотеки. Поскольку перечень документов в таких каталогах быстро устаревал, вместо них стали выпускать списки самой стабильной и ценной части фонда - ядра библиотечного фонда.

Структурная модель. Этот вид модели воспроизводит в упрощенном виде структуру по типам и видам документов и их экземплярность в рамках определенной темы. Структурная модель состоит из двух разделов.

Первый из них - пояснительная записка. В ней приводится паспорт фонда, фиксируются сведения о библиотеке, ее задачах, составе абонентов, структуре и особенностях формирования фонда.

Второй раздел отражает параметры моделируемого фонда - тематику, типы и виды документов, экземплярность, языковый состав, принадлежность к структурным подразделениям библиотеки и т. п.

Структурная модель может иметь приложения: перечень периодических и продолжающихся изданий, намеченных для приобретения, основные библиографические издания по которым проводится отбор литературы и др. Перечень тем выстраивают в систематическом порядке. Структурная модель может быть в форме табличной, карточной, электронной, любой другой удобной для библиотекаря.

Различают модели двух основных классов:

1) реальная или модель-копия - данная модель воспроизводит параметры реально существующего фонда. Примером такой модели служит систематический каталог, используемый не только для ориентации в составе фонда, но и для его изучения.

2) идеальная или модель-проспект - такая модель прогнозирует будущее состояние фонда, в ней отражаются желаемые качественные и количественные параметры.

Ориентиром для расчета плановых показателей БФ служат нормативы, т.е. совокупность библиотечных услуг в расчете на каждого абонента[87]. Нормативами предусматриваются оптимальные численные значения в абсолютных данных, процентах или коэффициентах формирования и использования БФ. В период разработки нормативов в библиотеке, были утверждены нормы различных библиотечных технологических процессов:

– типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов (1990);

– межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991);

– межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек (1994) и т.п.

В 1997 г. было выпущено издание « Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» [11]. Нормативы были утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ и рекомендованы для применения в библиотеках независимо от их форм собственности и организационно-правовых форм.

В основу разработки норм времени на работы, выполняемых в библиотеках, были положены данные изучения и анализа законодательных и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность библиотек, нормативные документы библиотек и информационных учреждений Российской Федерации, Положение о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда, статистические данные, результаты фотохронометражных и моментных наблюдений, экспертные оценки. В издании прописаны все операции, выполняемые в библиотеках независимо от масштабов и ведомственной принадлежности.

Выпуск такого пособия говорит о том, что успешное управление БФ немыслимо без научно обоснованных норм на основные процессы и операции. Нормы помогают наладить учет и отчетность, выполнение и перевыполнение планов, укреплять трудовую дисциплину, рассчитать возможности и мощности отделов, время, необходимое для выполнения тех или иных технологических операций.

Субъект управления - отдельные сотрудники, секторы, отделы - обычно составляют планы.

План строится исходя из поставленных перед библиотекой задач, и отражает основные направления, тематику, содержание, формы и методы деятельности. План включает систему показателей, определяющих в совокупности объем работы, а также затраты рабочего времени. По всем показателям плана определяются его исполнители и сроки выполнения. Показатели плана работы библиотеки -- контрольные цифры, определяющие объем работы библиотеки в планируемый период, которые выражаются как в абсолютных величинах (количество читателей, объем библиотечного фонда, число посещений, выдач, массовых мероприятий и др.), так и относительных (читаемость, обращаемость, книгообеспеченность и др.)

Видовая классификация планов:

1) По срокам выполнения планы делятся на:

– перспективные (стратегические)

– текущие (годовые, квартальные, месячные, оперативные)

2) По объему планируемой работы:

– на план библиотеки, структурного подразделения, индивидуальный план сотрудника библиотеки[75, c. 274].

План может быть универсальным, охватывающим работу библиотеки в целом, и тематическим, отражающим только одно из направлений ее деятельности.

Перспективный план работы сотрудника и его сектора рассчитан на ряд лет (как правило, на 5 лет) и намечает общую стратегию деятельности. В нем отражаются главные, решающие задания длительного значения; определяется уровень, которого надо достичь к концу планируемого срока.

К сожалению, в отечественном библиотековедении не уделяется должного внимания научной разработке проблем перспективного планирования работы библиотек, отсутствуют методические рекомендации по составлению перспективного плана, а многие библиотеки его вообще не имеют. В силу сложившихся традиций главным плановым документом библиотеки считается годовой план, а между тем, очевидно, что совершенствование деятельности библиотеки требует не только учета текущих задач, но и определения перспектив развития.

Годовой план работы сотрудника определяет основные задачи и содержание деятельности на текущий календарный год и в нем определяются все показатели, которых должен достичь библиотекарь к концу года[44]. Объем работы планируется с учетом годового фонда рабочего времени сотрудника библиотеки и норм на библиотечную работу.

Важно, чтобы в нем были отражены главные контрольные показатели на планируемый период, а также средства их достижения. Планируют показатели поступления документов в фонд и выбытие из него, объем комплектования и обработки, размещения и перемещения документов в системе фондовую смету расходов на комплектование видов с учетом доли каждого источника документоснабжения, изучения фонда.

Планы необходимо регулярно пересматривать и вносить в них коррективы с учетом меняющихся обстоятельств.

Планирования самого по себе еще недостаточно для достижения цели управления БФ. Выполнение планов требует организованного подкрепления. Технологические процессы управления БФ составляют самую значительную долю - около трети - всех производственных процессов библиотеки. Отсюда видно, насколько важно правильно организовать этот процесс.

Организация управления библиотечным фондом также по разному в отношение к его объекту и субъекту.

С производственной точки зрения организация БФ - это совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое[65, c. 121]. Этот вид организации именуется в данном случае как технология управления БФ, которая осуществляется с помощью следующих производственных процессов:

– комплектование фонда,

– обработка документа,

– размещении и расстановка документов,

– учет и проверка фонда,

– доставка документов и др.

Под организацией понимают и его структурное состояние, т.е. результат такого упорядочения, или фонд как собственно целостность, состоящую из взаимодействующих автономных частей и обусловленную ее внутренним строением.

Значение организации БФ состоит в том, что от него зависят сохранность документов, удовлетворение запросов пользователей. В результате организации обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейшего признака[46].

Регулирующая функция управления БФ состоит в определение дальнейшее участи документов библиотечного фонда: какие из них следует оставить в фонде для дальнейшего использования, что делать с теми, которые перестали пользоваться спросом, и каким следует доукомплектовать.

В зависимости от принятого решения прибегают к статичным, поступательным, поступательно-возвратным и возвратным мерам:

– Технологические статичные меры - в результате изучения БФ информационных потребностей пользователей может выяснится, что часть фонда вполне соответствует своему назначению. В норме это должно быть большая часть фонда.

– Технологические поступательные меры - благодаря вторичному отбору уточняются модели фонда, вносятся коррективы в первичный отбор. Библиотека может начать комплектование по отсутствующим ранее темам, типу или виду документа, увеличить экземплярность имеющихся изданий.

– Технологически возвратно-поступательные меры - документы, которые вследствие интенсивного обращения или из-за нарушения режима хранения обветшали, утратили физическую целостность отдельных своих частей, направляют на ремонт, переплет, на реставрацию, после чего возвращаются на прежнее место[66, c. 44].

– Технологически возвратными являются меры, требующие реформирования фронда, т.е. проведения процессов формирования БФ в обратном порядке - в направлении от расстановки к моделированию

начительная часть БФ в настоящее время находиться в неудовлетворительном состоянии, изношена, требует ремонта. Как бы мы не старались продлить физическую жизнь книги, для нее, как и для любого материального объекта, наступает момент полного физического износа, момент исключения документа из фонда библиотеки.

Исключение документов - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета документов, утративших для данной библиотеки потребительские качества, с последующим их перераспределением или утилизацией, а также списание утраченных по каким-либо причинам[70, c. 21].

Нормативных документов о порядке исключения документов практически нет. Существует лишь Инструкция об учете фонда (1998,), имеющая чрезвычайно ограниченную юрисдикцию: ее нормы распространяются на считанное число библиотек (библиотек колледжей, вузов культуры и искусства и т. п.), непосредственно или опосредованно подчиняющихся Министерству культуры. Для остальных 99 процентов библиотек России эта инструкция выполняет всего лишь рекомендательную функцию.

Исключение документов из фонда происходит по причине:

– ветхости

– дефектности

– устарелости по содержанию,

– дублетности,

– непрофильности,

– утраты (недостача).

Понятия "ветхость", "дефектность", "устарелость", "дублетность", "непрофильность", "утрата" определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.

По причине ветхости, кроме физической изношенности изданий в результате книговыдачи, книги могут быть исключены и по причине естественного старения полиграфических материалов: литература с пожелтевшими и ломкими страницами. Также исключаются документы, испорченные в результате стихийных бедствий (затопления, пожар) или в результате хранения в условиях, не соответствующих установленным стандартам (пораженные грибом).

Норматив исключения по ветхости должен быть в пределах 1,78% от размера книговыдачи[79, c. 33]. Исключение ветхих изданий производится не реже одного раза в год. Литература, исключаемая по ветхости должна прослужить не менее 10 лет - книги и не менее 5 лет - брошюры.

Фактором, обуславливающим необходимость систематического и регулярного обновления фонда библиотеки, является процесс устаревания литературы.

По причине «устарелость» списываются издания, полностью утратившие информативность и актуальность, либо при выходе аналогичного произведения, освещающего тему более полно и точно в свете современных научных знаний. С осторожностью исключаются из фонда художественные произведения, энциклопедии и словари, мемуарная литература, издания по искусству, географические атласы, кулинарные книги, местные издания, краеведческая литература

«Непрофильность» - достаточно редкая причина исключения.

Непрофильная литература - издания несоответствующие профилю работы библиотеки по содержанию и читательскому назначению. Если такая литература поступила в библиотеку по ошибке поставщика и, не удалось ее вернуть обратно, то издания должны быть приняты на баланс и сразу же переданы в обменный фонд. Подобным образом поступают и с литературой, поступившей безвозмездно.