Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)
Управление библиотечным фондом: структура, функции, метод. Функции управления, учет в технологическом управлении библиотечным фондом. Анализ организации учета в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области.
| Рубрика | Разное |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 21.10.2010 |
| Размер файла | 1,1 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Наличие нескольких экземпляров документов в библиотеке - закономерное и естественное явление. Если с течением времени произошло уменьшение спроса и образовалась избыточная экземплярность, к этому избытку и относим причину «дублетности».
Происходящая утрата должна обязательно конкретизироваться в документах. В качестве возможных, в Инструкции об учете библиотечного фонда перечислены семь обстоятельств. Среди них есть ситуации, отражающие экстремальные состояния, но регулярно действующими факторами являются утрата книг читателями и недостача[9]. Отсутствие изданий в фонде по неустановленным причинам выявляется в результате плановых проверок.
Учет исключения документов из библиотечного фонда
Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача) [77, c. 101].
Исключенная литература может быть продана, передана или сдана в макулатуру. В каждом конкретном случае должен быть подтверждающий факт документа. При продаже и сдаче литературы в макулатуру это приходные квитанции, при передаче - акты на передачу.
Чтобы принимать верные решения по созданию и функционированию библиотечного фонда на настоящее и будущее время, необходимо иметь полную информацию о нем - путем изучения, путем анализа.
Анализ - комплекс логических приемов, методов исследований, состоящий в том, что изучаемый предмет мысленно или практически, расчленяется на основные элементы, каждый из которых затем исследуется в отдельности как часть расчлененного целого[75, c. 281]
Анализ фонда состоит из комплекса производимых анализов: тематический анализ, библиографический анализ, статистический анализ, социологический анализ.
Тематический анализ фонда - это сопоставление тематических рубрик его модели с систематическим каталогом. Такое сопоставление возможно и эффективно потому, что у модели и каталога единый информационно-поисковый язык -- ББК (или УДК)[37]. Так как систематический каталог отражает тематику скомплектованного фонда, такое сопоставление выявляет темы, слабо представленные в фонде.
Библиографический анализ оценивает наполнение, обеспеченность документами отдельных, наиболее актуальных тем фонда. Он заключается в сопоставлении библиографических указателей с данными систематического каталога, где содержание книжного фонда отражено полно и многоаспектно[37]. По данным библиографического анализа составляется картотека дополнительного комплектования.
При библиографическом анализе необходимо учитывать и контингент читателей, и возможный спрос на новые, отсутствующие пока в фонде документы.
Статистический анализ позволяет получить информацию о состоянии фонда или части его, выявляя и сопоставляя различные количественные характеристики[12]. Все необходимые статистические сведения содержатся в трех учетных документах: книге суммарного учета БФ (количественные характеристики объема фонда и его частей), дневнике библиотеки (данные о количестве абонентов и использовании ими фонда), массиве зарегистрированных устных или письменных требований абонентов.
Социологический анализ фонда базируется на мнении абонентов о фонде, отдельных его разделах, документах, сборе предложений по улучшению его комплектования и организации. Нередко читатели оценивают БФ иначе, чем библиотекари, и социологический анализ помогает библиотекарю найти "золотую середину". К методам социологического анализа относятся собеседования, опросы, интервьюирование, анкетирование.
Применяется в библиотеках и такой вид анализа, как анализ действий субъектов БФ - позволяет обнаружить слабые места в системе БФ и своевременно укрепить их. Анализирует также своевременность и правильность осуществления всех функций БФ, включая самую функцию анализа[65].
Анализ объекта БФ представляет собой изучение задач библиотеки, состава и интересов ее абонентов, состояния и использования библиотечного фонда [38].
В настоящее время имеется и накапливается опыт ведения автоматизированных массивов в библиотеках, что влечёт за собой проблему грамотного и оперативного управления библиотечным фондом. Данная деятельность осуществляется на базе различных информсистем, призванных полно и качественно решать вопросы библиотечной технологии. Это важно для библиотечного фонда, который взаимосвязан с внешней и внутренней средой посредством функциональных связей.
Управление библиотечным фондом в рамках автоматизированной технологии призвано максимально, с учётом обратной связи, решать задачи информационного обслуживания абонентов.
Исходя из всего выше сказанного, можно утверждать, что все перечисленные функции БФ взаимосвязаны и влияют друг на друга. Они реализуются на каждом уровне -- как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его создания и развития. Планирование необходимо при комплектовании, обработке, хранение и исключение литературы. То же можно сказать и о других функциях управления библиотечными фондами - организации, регулирование, учете и контроле. Все сложные системы склонны к рассогласованию, хаосу. Это вызывает необходимость регулирующих воздействий, выражающихся в тех или иных организационных мерах. Ход выполнения этих мероприятий следует контролировать. Контроль необходим для оптимального функционирования системы библиотечных фондов, её постоянного развития.
Успех самых разных сторон библиотечной деятельности зависит от организации и управления библиотечными фондами, поскольку они, по сути, являются тем самым сырьевым материалом, без которого невозможна нормальная работа библиотеки.
Таким образом, управлять необходимо не только процессами комплектования, организацией фонда, а также процессом обслуживания пользователей. Управление БФ представляет собой непрерывный, целенаправленный, научно информационный и организационный вид деятельности, объективно необходимый для полноценной организации учета, хранения и эффективного использования библиотечного фонда. Оно включает в себя разработку прогнозов и программ развития фондов и определяет пути средства их осуществления. Кроме того, управление необходимо для достижения оптимальных показателей, характеризующих БФ для приведения его в соответствие с потребностями общества.
Поэтому нужно говорить о том, чтобы в задачи органа управления библиотечным фондом входила координация работы различных функциональных отделов, участвующих в формировании и использовании фонда, а также оптимизация использования материальных, финансовых, кадровых, информационных и иных ресурсов, настройка функционирования всей системы в соответствии с потребностями и запросами пользователей.
2 Учет в технологическом управлении библиотечным фондом
2.1 Исторические предпосылки и система организации учета как функции технологического управления библиотечным фондом
Научные достижения в области информационно-коммуникационных технологий, новая техника и средства автоматизации оказывают существенное влияние на традиционные библиотечные процессы (операции) комплектования, учета, хранения фондов, обеспечения сохранности фондов.
Становление эффективных систем управления технологического развития фондов библиотек происходило в течение всего периода их функционирования.
В библиотечной сфере деятельности технология определяется как «совокупность библиотечных процессов и операций, а также приемов, методов и средств их осуществления, направленных на создание и сохранение библиотечной продукции и выполнение библиотечных услуг» [32, c. 98]. И. С. Пилко предлагает рассматривать библиотечную технологию с двух позиций: 1) как практическую деятельность по производству и предоставлению пользователям библиотеки информационной продукции и услуг; 2) научную дисциплину о технологических принципах, нормах и правилах библиотечной деятельности [59].
На наш взгляд справедливо высказывание И. С. Пилко, в котором утверждается, что «наиболее пытливые исследователи находят крупицы технологического знания о библиотечном фонде в глубокой древности» [60, c. 18]. Действительно, исходя из сегодняшнего осмысления библиотечной технологии, можно констатировать, что первые шаги по организации технологии учета фондов библиотек были предприняты в одной из известнейших библиотек древности - Александрийской. В соответствии с системой классификации Каллимаха художественная литература подразделялась на шесть разделов - эпосы, элегии, ямбы, мелика, трагедии, комедии; а научная литература - на пять: история, риторика, философия, медицина, законодательство. Рядом с названием каждой работы указывались первые несколько слов текста, количество свитков и число строк в каждом свитке [68].
Этот пример свидетельствует о том, что в работе библиотекарей была четкая специализация - учет новых поступлений, работа с фондом, обеспечение сохранности книг, т.е. уже в то время были заложены основы современных технологических процессов и операций, направленных на рациональную и управляемую организацию работы с использованием различных средств (учетных форм, систем сохранности фонда).
Идеи знаменитого немецкого философа, математика, богослова, юриста и историка Готфрид-Вильгельма Лейбница (1646-1716 ), уделявшего особое внимание вопросам организации внутренней работы библиотеки, воплотились в жизнь при работе с собраниями трудов ученых того времени [59].
В начале 1798 г. Гёте подготовил документ, в котором изложил требования к организации работы библиотеки. Основной акцент сделан на обеспечении контроля за сохранностью фонда и за тем, как им пользуются. Особо важной признана необходимость ведения учета новых поступлений и книговыдачи. Гёте ввел четкую систему учета и отчетности работы библиотеки; собирая и анализируя управленческую информацию, принимал решения и вносил изменения, в том числе и в библиотечную технологию учета фонда [42].
Проецируя данную систему на современный этап развития библиотек, можно сказать, что Гёте был одним из родоначальников, заложивших подходы к отчетности и мониторингу основных производственных показателей: комплектования, обработки, учет, расстановки изданий и пр.
XIX век был периодом дальнейшего развития библиотечной теории, совершенствования библиотечной техники и технологии в научных и публичных библиотеках, разработки проблем организации библиотечных фондов. Ведущая роль в исследовании этих проблем принадлежала работникам крупных научных и государственных публичных библиотек. Среди ярких представителей этого периода можно назвать В. И. Собольщикова, В.В.Стасова, И. А. Крылова и других. В. Ф. Одоевский считал, что во главу угла такой библиотеки, как публичная, должен быть поставлен учет фондов, обеспечивающий и их сохранность, и правильное комплектование, и обслуживание.
Важным результатом разработки вопросов формирования библиотечных фондов в 1920-у гг. стало преодоление узкого прагматизма в их решении и негативного подхода к отдельным процессам организации фондов, в том числе и к технологии учета и контроля.
К концу 1930-хгг. в советском библиотековедении активно разрабатывались проблемы комплектования, организации, управления библиотечными фондами, результатом чего явилась публикация трудов и пособий А. Н. Барабанова, В. Н. Денисьева, О. С. Чубарьяна. Ю. В. Григорьев активно исследовал вопросы организации библиотечных фондов.
В 1934 г. Ю. В. Григорьев издал конспект курса "Организация библиотечных фондов", где впервые в истории становления учебной дисциплины «Библиотечный фонд» учету был посвящен один из семи разделов[69].
Проблемы учета в системе формирования и управления библиотечных фондов находят место и в трудах таких видных библиотековедов, как И. М. Фрумин, Ю. Н. Столяров[65], К. Л. Воронько [25]. Изучению этого вопроса посвятила ряд публикаций Н. Е. Мироненко[68].
В ХХ в. вопросам организации учета библиотечного фонда уделялось большое внимание. Научные исследования проводились в рамках совершенствования процесса библиотечного учета, рационализации библиотечных циклов, качеством технологических процессов, научной организации труда (В. Г. Дригайло, Н. С. Карташов, А. В. Кокорев, М. С. Слободяник, И. М. Фрумин).
Учет библиотечного фонда -- важнейшее условие его сохранности, контроля за движением документов, составляющих фонд библиотеки. Включение вопроса организации учета в качестве подпрограммы в Национальную программу сохранения библиотечного фонда Российской Федерации свидетельствует о большом значении этого процесса для полноценного функционирования всей библиотечной системы[31].
За годы разработок теории и исследований организации учета библиотечных фондов сложилась определенная система понятий. Понятийный аппарат составляют специальные термины и определения. Основным, ключевым понятием является учет библиотечных фондов. Определение этого понятия на разных этапах развития библиотековедческих исследований претерпевало изменения. Они были обусловлены поисками оптимального определения операций, составляющих процесс учета, и различными точками зрения на этот процесс теоретиков и практиков библиотечного дела. Эти разногласия отразились в официальных документах. Так, ГОСТ 76--96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизаци[6] устанавливает определение термина учет фонда» как - «комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности». В этом определении совмещено сущностное и ролевое значение учета, что делает его расплывчатым и неконкретным.
Более лаконичное определение учета дано в Инструкции «Об учете библиотечного фонда».
Под «учетом библиотечного фонда» понимается - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[9, c. 243]. Однако и это определение не в полной мере отражает содержательное понятие учета, сводя его к технологическим процессам. Между тем учет представляет собой систему, элементы которой, дополняют друг друга.
Нельзя не согласиться с мнением С.В. Митрофановой, которая считает, что наиболее оптимальным, но не окончательным вариантом является определение, представленное в “Библиотечной энциклопедии”. Согласно данному в ней определению, учет -- это система регистрации документов, принятых в фонд библиотеки, и ведения документации о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[14, c. 936].
Современная система учета библиотечного фонда осуществляется в целях:
– формирования точных и достоверных данных о всех видах документов, составляющих документный фонд библиотеки;
– обеспечения контроля за движением документов и их сохранностью в соответствии с действующим законодательством;
– предоставления учетной информации органам государственной статистики, другим заинтересованным юридическим лицам, в некоторых случаях и физическим лицам, имеющим на то право;
– последовательности применения установленных единиц учета, не допуская их самовольного изменения;
– соблюдения преемственности в организации учета в целях обеспечения сопоставимости учетной информации.
Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условностей информативная и управленческая функция осуществляется с помощью суммарного (интегрированного) учета, контрольная - индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, поэтому усиливаются контрольные функции учета[47, c. 17].
Объектами учета библиотечного фонда являются документы,
поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.
Для характеристики доступности документов, их распространенности библиотеки в современной практике осуществляют учет фонда в унифицированных учетных единицах.
Единица учета фонда -- условно выделенный единичный документ или совокупность однотипных документов для обеспечения контроля сохранности библиотечного фонда и удобства поиска в нем тре6уемых материалов[53, c.11].
В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 “Библиотечная статистика” основными единицами учета для всех видов документов являются экземпляр и название[7].
Под отдельной физической единицей необходимо понимать самостоятельный материальный объект, т. е. книгу, журнал, папку, кассету, диск и т. п.
Экземпляр -- это оригинал или копия отдельного названия, состоящая из одной или нескольких физических единиц. Эти показатели далеко не всегда совпадают. Так, художественное произведение, изданное в двух томах, может быть представлено в библиотеке в трех экземплярах, т. е. в шести физических единицах (а не в шести экземплярах).
Особую сложность вызывает определение единиц учета электронных документов. Как в теории, так и в практике еще нет четкого определенного понятия “электронный документ”, не определены типология электронных документов, особенности учета электронных документов, в том числе в сети. Эти проблемы требуют разработки на межведомственном уровне.
Помимо названных, в особых случаях, применяют другие единицы учета. Так, метрическая единица показывает величину библиотечного фонда в погонных метрах, что незаменимо при расчете вместимости хранилищ. По предложению Международной Организации по стандартизации (ИСО) учитывают также площадь, занимаемую документами на полках, при инженерных расчетах прочности перекрытий хранилищах учетной единицей служат вес документа.
Учет БФ ведется с соблюдением следующих требований:
- полнота и достоверность сведений о фонде;
- документальность оформления каждого поступления и выбытия;
- аккуратность ведения учетной документации;
- оперативность учета, т. к. неучтенный документ подвергается риску быть утраченным, запутывает технологические операции;
- совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;
- соответствие номенклатуры показателей первичного учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики по составу и содержанию;
- соответствие данных индивидуального учета фонда итоговым данным[85].
Обычно учет ведется не только централизованно, но и каждым структурным подразделением, которое устанавливает и контролирует наличие своего подфонда, что дает руководителю подразделений возможность лучше знать свою часть фонда, облегчает процесс проверки.
Процесс учета библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию поступления материалов, распределения и перемещения их внутри библиотеки (ЦБС), выбытия, итогов движения фондов, проверки наличия документов в фонде[63, c. 248].
Будучи составной частью процесса организации фонда, библиотечный учет представляет собой определенную систему, понимаемую как организационно - упорядоченную совокупность видов, методов и способов учета документов различной категории значимости, дифференцированных в соответствии с их статусом.
Система учета документов включает несколько уровней:
– общий государственный статистический учет всех документов по единой государственной форме отчетности 6-НК;
– общий внутрибиблиотечный учет всех документов, образующих фонд конкретной библиотеки;
– специализированный государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в фондах библиотек, музейных предметов и коллекций, баз и банков данных, учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.)
Можно говорить об условности каждого уровня учета, т.к. грани между ними подвижны. Каждый уровень учета имеет особенности в методах получения исходных данных, номенклатуре показателей, в том числе статистических, и их предназначении. Единство системы учета определяется рядом факторов. С помощью различных видов учета осуществляется одна из основных функций учета - информативная. Данные одного вида учета не только дополняют, но и контролируют другие учетные сведения. Источником исходных данных для каждого уровня учета служат показатели учетных документов, характеризующие количественную, качественную и стоимостную оценку документных фондов библиотек
Учетными формами документов являются: книга учета библиотечного фонда (книга суммарного учета), инвентарная книга, карточка учетного каталога, лист актового учета библиотечного фонда, регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе, электронного), журнал регистрации поступлений “Опись инвентарных номеров”, тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных, журнал учета процессов размагничивания записей в библиотеке [84].
Учет осуществляется в соответствии с разработанным порядком.
Порядок учета библиотечного фонда - свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно технологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству. Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта учреждения [35, c. 244]
Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов. Библиотека обязана:
– осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;
– обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;
– обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;
– соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации [75].
Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления и использования учетной документации осуществляют специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиoтeки.
Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
Как уже было отмечено выше, основное назначение учета -- содействовать обеспечению сохранности документов и осуществлению контроля над процессами движения их от момента поступления до выбытия по установленным правилам. Инструментом реализации заданной миссии являются виды, методы, способы и формы ведения учета документов.
Вид учета -- это определенный класс предмета с конкретным набором свойств, которые составляют его специфику [50, c. 173].
Виды и формы учета библиотечного фонда в разное время были различными, но всегда оставались практически неизменным два вида учета - «Суммарный» и «Индивидуальный».
В отечественной профессиональной литературе до сих пор уточняются термины - «Суммарный» и «Индивидуальный» учет. Приоритет в этом нововведении принадлежит Ю. Н. Столярову, полагающему, что вместо нелогичных по смыслу терминов “суммарный” и “индивидуальный” учет следует использовать понятия «интегрированный учет» (количественные данные о структуре, величине, обновлении фонда) и «дифференцированный учет» (отражение наличия в фонде и выбытия из него отдельных документов). В некоторых изданиях используются также термины «количественный учет», «аналитический учет».
Суммарный (интегрированный) учет - учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу [54, c. 19].
Представляет количественную характеристику фонда в целом и по отдельным частям, что позволяет определить удельный вес каждой структурной части библиотечного фонда по различным признакам. Дает наиболее полную информацию об изменение в фонде, т.е. об одном из важных его свойств - движении.
Суммарный учет ведется в «Книге суммарного учета», которая состоит из трех частей (Приложение 1). Каждая партия документов, поступившая по одному сопроводительному документу, записывается в первой части «Книги суммарного учета» под очередным порядковым номером на отдельной строке. Партия изданий (документов), выбывающая из фонда, записывается во второй части «Книги суммарного учета». Итоги движения документов отражаются в третьей части. Нумерация записей о выбывших партиях документов из года в год продолжается после приема партий документов и их суммарного учета.
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента приема партии новых поступлений.
Формой суммарного (интегрированного) учета является книга (журнал, листы) суммарного учета в традиционном или машиночитаемом видах.
Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движении фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. В установленном порядке проводится сверка данных о стоимости фонда с данными бухгалтерского учета.
Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету без указания стоимости.
Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарно го учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года (Приложение 2).
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов движения периодических изданий может проводиться за квартал, полугодие или год на основании актов.
Индивидуальный (дифференцированный) учет - это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда.[50 с . 191]
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится:
1. с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера (инвентарный учет) - индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
2. при регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера (безинвентарный учет). Осуществляется для отдельных видов изданий, отнесенных к временному хранению по объему и по характеру информации (в соответствии с положениями ГОСТ 7.60-90).
Безынвентарный учет предполагает суммарную запись документов без названий [50]. Многоэкземплярными документами считаются документы, которые поступили одной партией в количестве более 10 экземпляров.
Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы:
– содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (от 1 года до 3х лет, если другие сроки не предусмотрены);
– электронные документы на дискетах;
– электронные документы на съемных носителях, если условия их при обретения предусматривают временные ограничения права использования;
– электронные документы, поступившие от неполных правообладате
лей или фрагменты баз данных.
В библиотеке существуют три формы индивидуального учета документов:
1. книжная (инвентарная книга, описи);
Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета книг, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью. Она является важнейшим документом и обязана храниться наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть единая инвентарная книга на книжный фонд (Приложение 3).
В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых принимается на баланс библиотеки. Каждый экземпляр, подлежащий занесению в инвентарную книгу, получает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер, который проставляется на лицевой стороне или обороте титульного, листа изданий и на 17-й странице подтекстом. Инвентарные номера начинаются с единицы и присваиваются документам в возрастающем порядке. При открытии следующих учетных регистров инвентарные номера продолжаются. Таким образом, инвентарный номер закрепляется за документом на весь период его пребывания в фонде библиотеки. Все документы, имеющие инвентарный номер, берутся на балансовый учет.
Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, аудиовизуальных документов, микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Индивидуальный учет GD-ROM , дискет и программного обеспечения ведется в любой форме инвентарного учета. Им придается инвентарный номер, проставляемый на упаковочных материалах, в которые его помещают, или вклеиваемый на носителе.
2. карточная (учетный каталог);
Учетный каталог (УК) -- служебный каталог, который выполняет справочные и учетные функции, является карточной формой индивидуального учета документов. Учет производится изданиями, то есть всем экземплярам одного издания присваивается единый инвентарный номер, который проставляется на карточке учетного каталога. В целях сохранности карточек и контроля за правильной порядковой нумерацией ведется “Книга регистрации карточек учетного каталога” (Приложение 3).
УК -- финансовый документ, на основании которого устанавливается цена каждого экземпляра изданий и стоимость библиотечного фонда в целом.
В 20-40-е гг. известный библиотековед В. А. Невский и ряд других деятелей наряду с технологическими преимуществами отмечали недостатки этой системы, в частности, из-за ее громоздкости. Эта система подверглась критике со стороны Ю. В. Григорьева, считавшего ее ненадежной с точки зрения сохранности карточек как финансовых документов.
3. листовая (лист актового учета).
Актовая система учета -- система индивидуального учета, при которой на каждую партию изданий и других документов составляются акты списки, что позволяет инвентаризировать одновременно несколько поступающих партий (Приложение 3). Лист актового учета является финансовым документом и хранится по правилам хранения денежных документов.
Актовый учет удобен при компьютерной технологии, так как распечатанные акты могут быть использованы в различных целях, как листы инвентарной книги, при передаче документов в различные подразделения библиотеки и для информирования читателей о новых поступлениях в фонд.
Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в «Kниге суммарного учета...» и в формах индивидуального учета фонда.
Если суммарный и индивидуальный учет документов осуществляется в электронной форме, он должен быть продублирован и на бумажной копии.
При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета. По формам индивидуального учета можно проследить информацию о стоимости и дате поступления каждого экземпляра библиотечного фонда.
Следует напомнить о том, что учетная информация, представленная как в традиционной, так и в электронной формах, имеет одинаковую юридическую силу. Унификация видов и способов единого учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований инструкций, других нормативных документов по библиотечному делу. Библиотека самостоятельно разрабатывает и утверждает регламентирующие документы, отражающие ее специфику и не противоречащие действующему законодательству.
Библиотечные фонды являются объектом не только библиотечного, но и бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет (стоимостный учет) -- это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением библиотечного фонда, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные)[88, c. 314].
В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94.) библиотечные фонды входят в их состав [12]. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации (от рукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны подлежать учету библиотечному (суммарному и индивидуальному) и бухгалтерскому (балансовой стоимости). Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки входят в состав основных непроизводственных фондов (средств), балансовая стоимость которых отражена в финансовых документах. В большей части библиотек страны в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.
Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета. При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции об учете БФ.
Говоря о библиотечных фондах, состоящих в основных фондах ОК 013-94, следует отметить то, что балансовая стоимость библиотечного фонда библиотеки не отражает его реальной стоимости, так как фонд любой библиотеки представляет собой сформировавшуюся коллекцию, а совокупный библиотечный фонд - национальное достояние, действительную стоимость которого в денежном выражении определить невозможно.
Библиотечные работники неоднократно поднимали вопрос о положении библиотечных фондов в структуре основных средств и возможном выводе их из системы бухгалтерского учета. Особенно эта проблема обострилась в связи с работой по переоценке библиотечных фондов, проводимой в стране в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации[3]. Начиная с 1992 г., библиотекам приходилось самостоятельно переоценивать книжные фонды, выполнять фактически не свойственные им функции, не обладая при этом необходимыми профессиональными знаниями и навыками.
Переоценка основных фондов (индексация) -- изменение стоимости основных фондов, позволяющее первоначальную стоимость продукции предыдущих лет привести к восстановительной стоимости, то есть сопоставимым ценам, отражающим современные условия воспроизводства, а также учесть износ основных фондов [55, c. 199].
Индексация осуществляется в целях создания экономически обоснованных условий формирования ресурсов денежных средств на обновление основных фондов - библиотечных фондов, что может послужить со временем основанием для увеличения выделяемых государством средств на комплектование библиотек, выработки социальных нормативов расходования денежных средств для формирования библиотечных фондов на различных носителях информации.
Индексацию библиотека должна осуществлять совместно с бухгалтерией и отражать стоимость переоцененного фонда в третьи части «Книги движения библиотечного фонда».
Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления (приобретения) книг и других материалов на основании записей в формах индивидуального и суммарного учета и бухгалтерских документов. Основное условие при этом - соответствие данных балансовой стоимости бухгалтерского учета данных первичного библиотечного учета.
Существует два вида переоценки;
1) Групповая;
Применяется в случае исключения документов из состава фондов по любой причине. Ее результаты могут фиксироваться по каждому исключаемому изданию в отдельной графе списка, прилагаемого к акту на исключение, либо суммарно, либо группами изданий, имеющих единый коэффициент.
2) Индивидуальная
Применяется при недостаче или утрате (порче) конкретного документа. При этом данные об изменение цены вначале вносятся в «Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных», а затем, аналогично групповой переоценке, отражаются в списке на исключение утраченных изданий. Следует иметь в виду, что при индивидуальной переоценке документов библиотека вправе устанавливать дополнительные повышающие коэффициенты в зависимости от реальной рыночной стоимости утраченных изданий (при условии, что это оговорено «Правилами пользования библиотекой»)[58, c. 166].
Результаты переоценки БФ оформляются актом комиссии, который является основание для внесения изменений в данные бухгалтерского учета и в КСУ БФ.
Таким образом, переоценка фонда - очень важная и сложная финансовая и учетная операция, которая требует предельного внимания и профессиональной подготовки библиотекарей.
До настоящего времени библиотечные фонды относились к тому виду основных фондов, на которые не начислялась амортизация, т.е. постепенное погашение стоимости по мере физического и морального износа. Износ рассчитывается исходя из стоимости основных фондов и нормативного времени нахождения их в эксплуатации. Это положение распространялось не на все типы библиотек и не на все виды документов в фондах библиотек.
17 марта 2009 г. вступила в силу новая Инструкция по бюджетному учету (Инструкция N 148н). Ее действие распространяется на отношения, возникшие с 1 января 2009 г [83].
Одним из существенных изменений, вносимых Инструкцией N 148н является новый регламент учета библиотечного фонда, а именно начисление на него амортизации. Заметим, что в некоторых бюджетных учреждениях (библиотеки, выставочные залы, образовательные учреждения и т.п.) библиотечные фонды составляют большую часть общего имущества учреждений и их стоимость, а также количество экземпляров представляют собой значительные величины.
В настоящее время, как показало исследование, библиотечный и бухгалтерский учет этих ресурсов осуществляется по-разному. Библиотечному учету подлежат все документы, составляющие фонд библиотеки, бухгалтерскому - выборочно, электронные ресурсы, находящиеся в сети, учитываются в порядке их использования, т.е. имеет место нарушение принципа полноты учета. Принцип полноты бухгалтерского учета не соблюдается также в отношении документов, информация которых зафиксирована не только на различных носителях, но и в пределах одного вида документов. Как правило, документы на бумажных носителях, за исключением архивных документов, периодических изданий и обменных фондов, подлежат бухгалтерскому учету. Принимая библиотечный фонд за единую целостную систему, бухгалтерские службы фиксируют стоимость фонда общей суммой. С одной стороны, такое правило упрощает учет и обеспечивает доверие библиотечному учету, с другой стороны, как мы считаем, нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации.
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов производится в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р6.30--2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов». Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.
Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к нему, а также сохранность библиотечного фонда несут администрация библиотеки, сотрудник в соответствии с должностными обязанностями. В трудовом договоре работником библиотеки и/или в его должностной инструкции должны предусматриваться обязанности по обеспечению сохранности библиотечного фонда, выполнению требований действующего законодательства к организации сохранности и ведению учета.
В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и работники библиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную ответственность в установленном действующим законодательством порядке
Таким образом, учет является обязанностью каждой библиотеки, осуществляется в соответствии с библиотечным законодательством, бюджетным законодательством, иными законами и нормативно-правовыми актами государства и инструкциями.
2.2 Регламентация и автоматизация процессов учета библиотечных фондов
Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) [74]. Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.
Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.
Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.
Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.
На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.
В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» [9]. Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).
Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики [88].
Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.
Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.
В 2006 году в журнале «Библиотека» был опубликован для обсуждения проект новой «Инструкции об учете библиотечного фонда», разработанный коллективом Российской государственной библиотеки [12].
Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.
Электронный учет -- учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет -- это не самостоятельный вид, а способ ведения учета [64, c. 395].
Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки[78]
Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов[14 с. 155].
Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.
Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:
1. создание штрихового кода;
2. нанесение штрихового кода на этикетку;
3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.
С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.
Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов[47].
Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"
Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.
Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.
Модель функционирования системы:
На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.
Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.
"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:
– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";
– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;
– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".
Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.
Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.
Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:
– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;
Подобные документы
История библиотек Орловщины четко прослеживается в периодизации, которая позволяет проследить исторический путь и тенденции развития орловских библиотек. История орловских библиотек до 1917г.. Создание ЦБС на Орловщине. Библиотеки после распада СССР.
курсовая работа [38,1 K], добавлен 11.05.2008Начало библиотечной действительности. Принадлежность библиотек разным ведомствам и организациям. Современный библиотечный мир как многообразная совокупность суверенных библиотек и библиотечных систем. Суть, функции и цели сравнительного библиотековедения.
реферат [56,6 K], добавлен 03.12.2010Общие принципы создания автоматизированных библиотечно-информационных систем ВУЗовских библиотек. Автоматизация библиотечно-информационных технологий научной библиотеки ОрелГТУ: создание электронного каталога, библиотечно-информационного обслуживания.
дипломная работа [101,7 K], добавлен 20.04.2008Библиотеки в новой социокультурной ситуации. Государственная культурная политика библиотеки: цели и приоритеты. Новые проблемы и новые возможности в управлении библиотечным делом. Государственная информационная политика в сохранения библиотечных фондов.
курсовая работа [35,5 K], добавлен 18.05.2008Административно-правовые отношения. Связи между гражданином и системой государственного управления.
контрольная работа [17,1 K], добавлен 29.07.2008Объективная необходимость посредников между документами и потребителями информации. Посреднические функции библиографа в области социально-гуманитарных наук. Требования к библиотечно-информационному обслуживанию пользователей.
реферат [12,0 K], добавлен 01.09.2007Изучение сущности формирования библиотечного фонда – совокупности процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами. Характеристика свойств и процессов библиотечного фонда. Библиографическая модель фонда.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 24.09.2010Численность населения в Харьковской области на 1 января 2007 г. Распределение населения по национальной принадлежности. Анализ рождаемости и смертности. Показатели миграции, ее причины и влияние на демографическую ситуацию в Харьковской области.
практическая работа [36,0 K], добавлен 05.01.2008История и характеристика деятельности ОГУЗ "Детский санаторий", структура и функции организации, направления деятельности. Организация работы с документами, нормативно-методические документы. Деятельность секретаря, разработка должностной инструкции.
дипломная работа [398,0 K], добавлен 07.06.2010Общая характеристика государственных архивов Алтайского края. Хроника их развития. Правовая база, задачи и функции государственных архивов РФ. Научно-техническая обработка документальных материалов. Доступ к архивным документам и их использование.
курсовая работа [62,0 K], добавлен 17.01.2011
