Организация и основные направления совершенствования работы секретаря

74

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Дипломная работа

Организация и основные направления совершенствования работы секретаря

2010

СОДЕРЖАНИЕ

• ВЕДЕНИЕ
• ГЛАВА 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий»
• 1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»
• 1.2 Структура и функции организации
• 1.3 Основные направления деятельности организации
• Глава 2. Документирование деятельности организации
• 2.1 Нормативно-методические документы организации
• 2.2 Организация работы с документами
• ГЛАВА 3. Совершенствование работы секретаря
• 3.1 Анализ деятельности секретаря
• 3.2 Разработка должностной инструкции
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• Список использованной литературы
• ПРИЛОЖЕНИЕ
• ПРИЛОЖЕНИЕ
• ПРИЛОЖЕНИЕ

ВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам Документы и делопроизводство: Справочное пособие / М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001. - С.123..

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С.26..

Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;

2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;

3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

4. определить основные направления деятельности секретаря;

5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.

Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.

О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 10. - С. 24-28; Кирсанова М.В. современное делопроизводство. - М., 2003.-С.4; Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации // Там же. - 2008. - №8. - С. 32; Стрельцова Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ // Секретарь-референт. - 2008. - № 6. - С. 24-26; Храмцовская Н.А Когда целесообразно создавать службу ДОУ?// Юридический справочник руководителя. - 2004. - №7.- С. 12. . Кирсанова М.В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006. - С.26.. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.

В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной вла-сти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) - Доступ из справ. - правовой системы «Гарант».. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная системa организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..

Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М., 2006. - С. 126-127.. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами Журавлева И.В. Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации // Секретарь-референт. - 2004. - № 9. - С. 19-22; Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 89-96; Краснокутская Г. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? // Секретарское дело. - 2007. - № 3. - С. 5; Фионова Л.Р., Ермошкина Е.И. Опыт работы секретаря ООО «Нефтяник» // Там же. - 2007. - № 2. - С. 9 .. М.В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991.- С.99.. Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М., 2006.- С.134-135; Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: контроль исполнения документов // Секретарь-референт. - 2008. - № 2 - С. 32; Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов // Там же. - 2007. - № 11. - С. 27. . Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу Санкина Л.В. Приказы по личному составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2002.-№10.-С. 33..

ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел Фионова Л.Р., Ермошкина Е.И. Указ. соч. - С. 11.. Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 19.. Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций» Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. - С.125, 234..

Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя Германович С. Принимаем посетителей // Секретарское дело. - 2007. - № 6. - С. 22; Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 12-14; Краснокутская Г. Ceкретарь готовит совещание... // Секретарское дело. - 2007. - № 5. - С. 10; Пешкова Г.А. Документальное оформление процесса приема посетителей // Там же. - 2007. - № 6. - С. 7.. М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 13.. Прием посетителей описан также в статьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания Краснокутская Г. Секретарь готовит совещание..// Секретарское дело.- 2007.- № 5. - С. 10..

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.- М., 2002. - С. 170-171.. Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Управление персоналом. - 2000. - № 2. - С. 28; Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия (образцов должностных инструкций). - М., 2000. - С. 41.. Т.В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006.- С. 21..

В указанной работе Кирсановой М.В. рассматривается должностная инструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 10.. Вопросы нормативно-методической регламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т.В. «Секретарское дело» Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006. - С. 15-21.. В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детально описан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативные документы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Автор дает характеристику данным нормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этот же вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкции секретаря-референта» и в указанной работе Л.А. Стрельцовой Пример должностной инструкции секретаря-референта // Управление персоналом. -1998. - № 7. - С. 18; Стрельцова Л.А. Указ. соч. - С. 24-26.. В последней работе указывается цель разработки документов, которые регламентируют работу с документами в организации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопрос затронут также в указанной работе И.В. Журавлевой Журавлева И.В. Указ. соч. - С. 22..

Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя Кузнецова Т.В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места // Секре-тарское дело. - 2005. - № 4. - С. 6-8.. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

В работе В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции Янковая В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроиз-водству) // Секретарь-референт. - 2007. - № 9. - С. 15-20.. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций Общие рекомендации по разработке должностных инструкций. - URL: http://www.audit-it.ru (дата обращения: 11.04.2010).. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. В рекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.

Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).

Работ состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детский санаторий», а также структурой и функциями организации. Уделено внимание основным направлениям деятельности организации, нормативным актам, используемым в делопроизводстве.

Во второй главе рассматриваются организационные документы, используемые ОГУЗ «Детский санаторий».

В третьей главе описывается процесс разработки должностной инструкции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».

В работе впервые рассматривается особенности работы секретаря на базе ОГУЗ «Областной детский санаторий», именно это позволило с учетом особенностей функционирования организации создать эффективную должностную инструкцию.

В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сам нормативный документ, разработанный в ходе выполнения данной работы, приведен в приложениях, как и документация используемая в процессе написания дипломной работы.

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУЗ «ДЕТСКИЙ САНАТОРИЙ»

1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»

Белгородский областной детский санаторий был образован в 1967 году в г. Белгороде и по настоящее время является единственным в области, осуществляющим санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 7 лет с различной патологией.

В 1968 году он был частично перепрофилирован в санаторий с гастроэнтерологической и пульмонологической патологией, в целях более рационального и полного использования коечного фонда. А уже в 1970 году преобразован в областной детский санаторий с пульмонологической патологией. В 1987 году по распоряжению облисполкома санаторий был переведен в сосновый бор в живописное место на берегу реки Северский Донец. Федеральный закон РФ от 23 фев.1995 г. № 26-ФЗ (в ред. от 08.11.2007 г.) «О природных лечебных ресурсах, лечебно-оздоровительных местностях и курортах» // СЗ РФ.- 1995.- № 9. - Ст. 713..

В связи с ухудшением состояния здоровья детей раннего возраста и ростом хронических заболеваний в 1995 году профиль санатория был расширен для оздоровления детей с различной патологией: пульмонологической, гастроэнтерологической, неврологической, эндокринологической, онкологической с длительностью заезда до 35 дней. Был открыт корпус «Мать и дитя» на 14 коек для реабилитации детей с сопровождающим лицом. В рамках реализации областной целевой программы «Дети Чернобыля» в 1999 году введен в эксплуатацию лечебно-оздоровительный корпус с бассейном и водолечебницей. Ежемесячно в санатории оздоравливается 100 детей, из них 70 находится без родителей и 15 с сопровождающим лицом. В течение 35 лет получили санаторно-курортное лечение свыше 25 тысяч детей. За этот период количество оздоровленных детей увеличилось в 2,5 раза, с 575 в 1970 году до 1403 в 2002 году, ежегодно функционирование койки соответствует плану и составляет 300 Федеральный закон от 22.08.04 г. №122-ФЗ (в ред. 18.06.1992 г.) «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» // Собрание законодательства РФ. -2004. - Ст.3.. В рамках реализации областных целевых программ «Дети Чернобыля», «Дети - инвалиды», «Дети - сироты» с 1995 года по 2002 год оздоровлено 573 ребенка из районов области, подвергшихся радиационному воздействию, 465 детей-инвалидов, страдающих наиболее тяжелыми формами заболеваний (ДЦП, сахарный диабет, онкозаболевания), 726 детей-сирот из 10 детских домов, интернатов. До ввода в эксплуатацию нового лечебного корпуса в 1999 году вся лечебно-профилактическая работа осуществлялась в 4-х кабинетах, после его открытия - в 18 кабинетах: электролечение - 2 (высокочастотной и низкочастотной терапии), светолечение, лазеротерапия, аэрофитокабинет, ингаляторий, рефлексотерапия, механотерапия, ЛФК, массаж, теплолечение, стоматолог, отоларинголог, логопед, БОС-терапия, сауна, бассейн, ванный зал. В санаторный комплекс мероприятий включены и эффективно применяются режим, диетотерапия, климатотерапия, лечебная физкультура, массаж, физиотерапия, рефлексотерапия, гидротерапия, сауна, фитотерапия, общеукрепляющая и медикаментозная терапия, аромотерапия. Из климатотерапии широко используются воздушные, солнечные ванны, купание в открытом водоеме, закаливание по определенным методикам О состоянии и перспективе развития санаторно-курортного обеспечения в Российской Федерации. Аналитический доклад // Бюллетень Счетной палаты Российской Федерации. - 2003. - № 4 (64)..

Занятия ЛФК проводятся в залах, оснащенных всем необходимым оборудованием, всего 69 единиц. С открытием нового лечебного корпуса, приобретением оборудования (бассейна сухого плавания, гимнастических мячей различной величины, физиотерапевтических болл, тренажеров, батутов и др.), внедрены новые лечебные методики при заболеваниях ДЦП, бронхиальной астмой, сахарным диабетом, гастроэнтерологической патологией.

С 1999 года внедрен метод биологической обратной связи на аппаратах: «Миотоник», «Кардиосигнализатор» для лечения детей с диагнозом ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. С приобретением в 2002 году тренажеров в количестве 8 (велотренажер, силовой, степпер, беговая дорожка и т.д.) открыт кабинет механотерапии.

С 2000 года открытие бассейна и с 2002 года сауны позволило повысить эффективность оздоровления детей с различной патологией. Охват детей ЛФК с 1970 года по 2002 год увеличился в 4,5 раза.

В санатории проводится 3 вида массажа: классический, сегментарно-рефлекторный, соединительно-тканный, а с 2000 года - точечный массаж для больных ДЦП. В 2001 году в связи с открытием ванного зала внедрены лечебные методики подводного душ-массажа для больных ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. Охват детей массажем увеличился в 3,5 раза. Одним из методов реабилитации в санатории является аппаратная физиотерапия. До 1999 года функционировало 2 кабинета физиотерапии, а в настоящее время число их возросло до 9, оснащенность - 64 аппарата. Начиная с 1999 года приобретено 27 аппаратов: «Полюс-2», «Ультратон», «Искра-1» ,«Луч-4», «Мустанг», «Узор-2К», что дало возможность внедрить новые виды физиолечения (магнитотерапию, лазеротерапию, дарсонвализацию, ультрототерапию) и разработать новые методики лечения больных сахарным диабетом, ДЦП, бронхиальной астмой.

В 2002 году приобретенная светохромно-лазерная установка (единственная в городе), «Спектр-ЛЦ», успешно используется для пунктурной физиотерапии при различной патологии. Ежегодно в работе отделения внедряются методики физиотерапевтического лечения, в настоящее время их 45: используются лазеро- магнитотерапия, внутритканевой электрофорез, ультразвуковое озвучивание по методу Шеиной при бронхиальной астме, рецидивирующем бронхите; методы рефлексотерапии (ЦЗЮ-терапия с применением полынной сигары) в сочетании с гальванизацией, электоростимуляцией мочевого пузыря при энурезе Временный порядок проведения сертификации услуг. Утвержден приказом Росздравнадзора №1607-Пр/05 от 26.07.2005 г. - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант плюс».. В 2001 году открытие ванного зала позволило внедрить лечебные ванны: хлоридно-натриевые, фитованны с ароматизированными добавками, хвойные, жемчужные, вихревые, с 2002 года гальваническую, кислородную, и души (дождевой, циркулярный, вихревой). Около 40% детей охвачены водолечением, как одним из эффективных лечебных воздействий. Лечебная база - 7 ванн. С 2000 года открыт кабинет рефлексотерапии. За последние три года используются 14 видов рефлексотерапии: корпоральная, аурикулярная рефлексотерапия, точечный, линейный массаж, ЦЗЮ-терапия (применение полынной сигары), инфрапунктура, миллиметровая рефлексотерапия и т.д. В течение заезда проводится осмотр детей по 10 врачебным специальностям: педиатрия, гастроэнтерология, неврология, отоларингология, физиотерапия, рефлексотерапия, функциональная диагностика, лабораторная диагностика, стоматология (в 1974 году - по 4 врачебным специальностям).

Оценка эффективности лечения проводится по 3 градациям: «улучшение», «без изменения», «ухудшение». С «улучшением» выписка детей в 2002 году по сравнению с 1970 годом возросла на 50%. Эффективность оздоровления детей увеличилась за последние пять лет с 95,6% до 96%. При оценке катамнеза через 6 месяцев 32% детей вообще не болели, у 37,5% детей частота заболеваний сократилась в 2-3 раза, в 1,5 раза сократилась средняя длительность заболевания, на 32,5% уменьшилось количество осложнений после перенесенных ОРВИ Критерии оценки соответствия санаторно-курортной организации установленным требованиям для определения категории. Утверждены Росздравнадзором 30.05.2006 г. № 01И-444/06 - М.: Росздравнадзор, АНОО «Институт социального страхования», 2006. - 16 с..

Маслов Геннадий Иванович работает в должности главного врача ОГУЗ «Детский санаторий» с 1997 года. Имеет высшую квалификационную категорию по специальности «Педиатрия». При его непосредственном участии разработана концепция развития санаторно-курортного лечения в ОГУЗ «Детский санаторий», в соответствии с которой санаторий преобразован в многопрофильное учреждение. За последние годы внедрено в работу более 45 новых методик лечения. Геннадий Иванович одним из первых в области организовал тематические заезды для детей, больных сахарным диабетом, врожденным пороком сердца, онкогематологической патологией. Разработал критерии эффективности для детей, поступающих на санаторно-курортное лечение. До ввода в эксплуатацию нового корпуса вся лечебно-оздоровительная работа осуществлялась только в 4-х кабинетах, после его открытия в 18-ти. Маслов Г.И. одним из первых в Черноземье организовал на санаторном этапе медицинскую реабилитацию детей-инвалидов с гемофилией, эпилепсией, ни один ребенок в течение заезда не был госпитализирован в стационар. Наряду с лечебными процедурами в санатории важное место занимает лечебная педагогика. Дарить добро и радость каждому ребенку - главное ее направление. От безграничной любви к больному ребенку зависит успех выздоровления. С 2005 года ежегодно санаторий является победителем открытого конкурса на оздоровление детей-инвалидов. В настоящее время Областное государственное учреждение здравоохранения «Детский санаторий» расположен по адресу: 308017, город Белгород, ул. Волчанская, д. 280, в благоприятных природно-климатических условиях: в лесостепной зоне, в сосновом бору, значительной удаленности от промышленных предприятий и автодороги, на берегу р. Северский Донец.

Общая площадь территории составляет 77478 м², площадь застройки 3851 м², парковая зона 45000 м², на которой организованы лечебные терренкуры, имеется благоустроенный детский пляж, площадью 600 м². Стратегия развития туризма в Российской Федерации на период до 2015 года. - М.: Федеральное агентство по туризму, 2008. - 95 с..

В санатории функционирует 3 корпуса.

В первом корпусе проживают и оздоравливаются дети до 7 лет без родителей. Дети распределяются по двум возрастным группам, по 25 человек; в первой группе - дети в возрасте от 5 до 7 лет, во второй - от 2 до 4 лет. Каждая группа имеет: столовую, игровую, раздевалку, две спальни, изолятор, бытовые помещения. Все группы уютные, теплые, оборудованы детской мебелью, в них оформлены наглядные пособия, уголок природы. Оформлен уголок для родителей, где указаны тематические занятия воспитателей с детьми, основные правила внутреннего распорядка санатория, график приема по личным вопросам, перечень приносимых продуктов ребенку, советы педиатра, психолога, логопеда, стенд для персонала «Медицинский вестник» Стандарт модельного учреждения культуры клубного типа. Утвержден постановлением губернатора Белгородской области от 29.12.2006 г. № 178 // Сборник нормативных правовых актов Белгородской области. - 2007. - № 99..

Во втором корпусе располагается лечебно-оздоровительный комплекс, он соединен с первым теплым переходом. В этом корпусе расположены: ингаляторий, кабинет светолечения, два кабинета электролечения: высокочастотной и низкочастотной терапии, два зала ЛФК, кабинет вибровакуумной релаксации, кабинет массажа, фитобар, кабинет лазеротерапии, аэрофитотерапии, теплолечения, душевой и ванный залы, бассейн, сауна, ароматерапия, кабинет логопеда, психолога, стоматолога.

В третьем двухэтажном корпусе размещаются дети совместно со взрослыми. Палаты 2-х и 4-х местные (последние состоят из двух комнат). В этом корпусе находятся кабинеты узких специалистов: невролога, рефлексотерапевта, отоларинголога, эндокринолога, гастроэнтеролога. На первом этаже располагается галокомплекс Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 1.04.2008 г. № 23 «Об обеспечении отдыха, оздоровления и занятости детей в 2008-2010 годах» // Российская газета. - 2008. - 7 мая. - № 96.- С.3..

В санатории используются следующие виды лечения:

аэротерапия

лечебная физкультура (кинезотерапия, бассейн сухого плавания, механотерапия)

закаливание

все виды аппаратной физиотерапии, пунктурная физиотерапия

лазеротерапия

фотохромотерапия

массаж

аэрофитотерапия

фитотерапи

кислородные коктейли

биологическая обратная связь(кардиопульмонологический кабинет)

лечебные ванны

теплолечение (парафин, озокерит)

бассейн

психотерапия (комната психологической разгрузки)

Санаторно-курортное лечение в областном детском санатории ежегодно получают более 1600 человек, в том числе 1200 детей без родителей и 200 детей-инвалидов с сопровождающим лицом Постановление Правительства РФ от 5.03.2008 г. № 148 «Об обеспечении отдыха, оздоровления и занятости детей в 2008-2010 годах» // Собрание законодательства РФ. - 2008. - № 10 (2 ч.). - Ст. 941..

В соответствии с Федеральным законом от 22.08.04 г. №122-ФЗ, Белгородский областной детский санаторий принял участие в отборе санаторно-курортных учреждений для оздоровления отдельных категорий граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, и получил право на оздоровление детей-инвалидов. Всего за 2008 г. было оздоровлено 296 человек (148 детей, 148 родителей). В соответствии с Постановлением правительства Белгородской области от 28.01.2008 г. № 16-ПП [0] ОГУЗ «Детский санаторий» признан курортом регионального значения. В санатории в 2008 г. получают санаторно-курортное лечение 1770 человек, в том числе детей - 1258 и 512 взрослых. Из районов - 1310 человек (74%), из города - 460 человек (26%) Постановление Правительства Белгородской области от 28.01.2008 г. № 16-пп «О признании территорий области курортами регионального значения» // Белгородские известия. - 2008. - 29 февраля - С.2..

Белгородский областной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородской области, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10 лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания, сердечно-сосудистой, пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем, с вторичными имуннодефицитными нарушениями.

1.2 Структура и функции организации

Управление учреждением осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Высшим должностным лицом учреждения является главный врач, назначаемый и освобождаемый от должности Департаментом путём заключения трудового договора.

Главный врач имеет заместителей в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Заместители главного врача назначаются на должность руководителя учреждения по согласованию с Департаментом в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о труде. Главный врач по вопросам, отнесенным законодательством Российской федерации к его компетенции, действует по принципу единоначалия. Он выполняет следующие обязанности по организации и обеспечению деятельности Учреждения:

- действует без доверенности от имени учреждения, представляет его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях, учреждениях;

- распоряжается имуществом учреждения, заключает договоры, выдает доверенности;

- открывает расчетные и иные счета учреждения;

- согласует разработанную Учреждением смету доходов и расходов по поступлениям из бюджета и от платных услуг, и представляет на утверждение в департамент здравоохранения;

- утверждает разработанную учреждением смету доходов и расходов по внебюджетным средствам;

- в пределах своей компетенции издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Учреждения;

- несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за деятельность учреждения;

- в пределах своей компетенции издает приказы, распоряжения по учреждению, утверждает локальные нормативные акты по вопросам деятельности учреждения, обязательные для выполнения всеми работниками Учреждения;

- применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания на работников в соответствии с трудовым законодательством, ведет работу по укреплению трудовой дисциплины, повышению квалификации членов коллектива;

- представляет в Департамент здравоохранения отчеты о деятельности учреждения.

В своей работе главный врач руководствуется следующими директивными документами:

· Федеральный закон от 23.02.1995 г. № 26-ФЗ «О природных лечебных ресурсах, лечебно-оздоровительных местностях и курортах».

· Приказ Минздрава России от 16.09.2003 г. № 445 «Об установлении лечебных свойств природных лечебных ресурсов, других природных объектов и условий».

· Методические указания, утвержденные Минздравом России 22.12.1999 г. № 99/229, «Перечень необходимых медицинских услуг и процедур, отпускаемых в специализированных санаториях больному по профилю заболевания».

· Методические рекомендации (утвержденные Минздравом России от 14.12.1996 г. № 95/97) «Основные принципы организации санаториев для детей с родителями».

· Методические показания и противопоказания для санаторно-курортного лечения детей, утвержденные Минздравом России 22.12.1999 г. № 99/231.

· Приказ Минздрава России от 08.12.2000 г. № 427 «О распределении путевок в детские санатории Минздрава России на 2001-2005 гг.».

· Приказ Минздрава России от 05.08.2003 г. № 330 «О мерах по совершенствованию лечебного питания в лечебно-профилактических учреждениях Российской Федерации».

· Приказ Минздрава России от 01.07.2003 г. № 296 «О совершенствовании организации восстановительного лечения в Российской Федерации».

· Приказ Минздрава России от 14.08.2002 г. № 258 «О совершенствовании реабилитационной помощи детям-инвалидам и инвалидам с детства».

· Принципы организации реабилитационной и санаторно-курортной помощи детям, пострадавшим в результате аварии на Чернобыльской АЭС. Методические рекомендации (утвержденные Минздравмедпромом России 26.12.1994 г.).

· Приказ МЗ РФ № 125 от 17.04.1998 г. «О внедрении в практику здравоохранения и госэпидемслужбы области определения стандарта случая заболевания».

· Приказ УЗО/ ЦГСЭН № 162/77 от 15.07.1998 г. «О совершенствовании деятельности учреждений здравоохранения в области гигиенического обучения и воспитания населения Белгородской области».

· Приказ МЗ и СР РФ №256 от 22.11.2004 г. «О порядке медицинского отбора и направлении больных на санаторно-курортное лечение».

Главный врач самостоятельно определяет численность работников, квалификационный и штатный состав, нанимает (назначает) на должность и освобождает от должности работников, заключает с ними трудовые договоры, подписывает коллективный договор от имени работодателя, в соответствии с кодексом Российской Федерации.

Организационная структура ОГУЗ «Детский санаторий» показана в Приложении 1.

Заместителем Главного врача является главный бухгалтер с правом подписи и заверению печатью документов. Главный бухгалтер руководит бухгалтерией, экономистом, специалистом по кадрам, секретарем.

У главного врача четыре заместителя: врач диетолог, заведующий педагогической частью, заместитель главного врача по хозяйственной части, заместитель врача по медицинской части, которые заведуют отделами:

Врач диетолог - диет сестра - кухня;

Заведующий педагогической частью - воспитатели;

Заместитель врача по хозяйственной части - водители - обслуживающий персонал;

Заместитель врача по медицинской части - старшие медицинские сестры - медицинские сестры - санитарки.

В организации нет отдельного подразделения, занимающегося кадровой работой, исполнение обязанностей по оформлению документов по личному составу возложено на секретаря.

В учреждении по состоянию на 1.05.2008 года по штатному расписанию всего 141,5 должностных единиц, из них: врачей - 13,5, среднего медицинского персонала (медицинские сестры, инструктора по лечебной физкультуре) - 45,25, младшего медицинского персонала (санитарки) - 28,5, прочие (воспитатели, административно-хозяйственная часть) - 54,25 Письмо ФСС РФ от 30.04.1998 г. № 02-10/08-2019 «О рекомендуемых штатных нормативах санаторно-курортных учреждений, подведомственных фонду социального страхования Российской Федерации» // Доступ из справ.- правовой системы «Гарант»..

Физических лиц, работающих в санатории: всего - 102 человека, в том числе: врачи - 5 человек, средний медицинский персонал - 33 человека, младший медицинский персонал - 26 человек, прочие - 38 человек.

Фактически занятых должностей - 141,25, в том числе: врачи - 13,25, средний медицинский персонал - 45,25, младший медицинский персонал - 28,5, прочие - 54,25.

Более подробно информация о штатных должностях представлена в Приложении 2.

Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области, а также снижение заболеваемости путем оказания восстановительного лечения, включающего: высокоэффективные медицинские технологии, климатотерапию, диетотерапию, восстановительную медицину, лечебную педагогику, создание доступности санаторно-курортного лечения для детей, имеющих разный социальный статус, создание условий для повышения качества оказания лечебно-профилактических и реабилитационных мероприятий детям. Сокращение сроков восстановления утраченного здоровья путем внедрения высокоэффективных методов диагностики и лечения. Обеспечение доступной среды жизнедеятельности и жизнеобитания для детей-инвалидов и инвалидов с детства независимо от возраста в санатории. Постоянное повышение уровня квалификации специалистов в области санаторно-курортного лечения, а так же повышение эффективности использования имеющихся материальных, кадровых и финансовых ресурсов областного детского санатория Критерии оценки соответствия санаторно-курортной организации установленным требованиям для определения категории. Утверждены Росздравнадзором 30.05.2006 г. № 01И-444/06. - М.: Росздравнадзор, АНОО «Институт социального страхования», 2006. - 16 с..

Учреждение не имеет своей целью получение прибыли. Управление ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляется единоличным способом управления в соответствии с Законодательством РФ и уставом. Высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области по согласованию с администрацией Белгородской области. Главный врач самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников, заключает с ними контракты или трудовые договоры. Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области.

1.3 Основные направления деятельности организации

ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляет свою деятельность на основе законодательства Российской Федерации и Белгородской области, правовых актов Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Департамента, а так же Устава.

Основным направлением деятельности учреждения является оказание медицинской (лечебно-оздоровительной) помощи населению Белгородской области в частности Постановление Правительства РФ от 5.03.2008 г. № 148 «Об обеспечении отдыха, оздоровления и занятости детей в 2008-2010 годах» // Собрание законодательства РФ. - 2008. - № 10 (2 ч.). - Ст. 941.:

1) санаторно-курортное лечение детей без родителей с 2 до 8 лет с заболеваниями общесоматического профиля;

2) санаторно-курортное лечение для детей с сопровождающим лицом предназначено для одновременного санаторно-курортного лечения больных детей в возрасте с 2 до 8 лет и их родителей;

3) санаторно-курортное лечение для детей-инвалидов с сопровождающим лицом предназначено для одновременного санаторно-курортного лечения больных детей в возрасте с 3 до 16 лет их родителей.

Основными задачами деятельности учреждения являются: проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий, способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплению достигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новых эффективных методов лечения и организационных форм работ Лебедева И.В., Кудрин В.С., Лейзерман В.Г. Методические рекомендации «Комплексная оценка эффективности деятельности санаторно-курортного учреждения как самостоятельного хозяйствующего субъекта: методические подходы и организационные технологии». Рекомендовано для издания и внедрения на федеральном уровне. УМО-29 16.06.2000 г. // Здравоохранение. - 2001. - № 7. - 24с.. ОГУЗ «Детский санаторий» имеет самостоятельный баланс, бюджетные счета, спецсчета, печать со свом наименованием и наименованием Управления здравоохранения администрации области, бланки. Учреждение является не коммерческим и не имеет своей целью получение прибыли, финансируется исключительно за счет средств бюджета, коммерческая деятельность не ведется, основным направлением деятельности учреждения является оказание медицинской помощи населению. В целом ОГУЗ «Детский санаторий» - это не большое учреждение здравоохранения, которое единственное в Белгородской области занимается санаторно-курортным лечением детей. Управление осуществляется единоличным способом, высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области. Он самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников учреждения.

Имущество учреждения закрепляется на правах оперативного управления комитетом по управлению имуществом в области. Отношения работников, возникшие на основе трудового договора (контракта), регулируются коллективным договором, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации Трудовой кодекс Российской Федерации: федер.закон от 30 дек.2001 г. № 197-ФЗ - М.: ОТиСС, 2002. - 142с. .

Глава 2. Документирование деятельности организации

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации Кудряев В.А. Организация работы с документами, учебник - 2-е издание.- М.: ИНФРА-М, 2007. - 592 с..

Деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органом является регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» является главный врач, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с..

2.1 Нормативно-методические документы организации

ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству.

Устав утвержден в 1995 году и зарегистрированный в администрации г. Белгороде, Белгородской Регистрационной Палате. Согласован комитетом по управлению государственным имуществом области. Документ расположен на восьми страницах, содержит шесть разделов и каждый раздел имеет свои подразделы. Последняя редакция от 24 марта 2009 Устав областного государственного учреждения здравоохранения «Детский санаторий» (новая редакция) от 24 марта 2009 № 391. Утвержден Начальником департамента здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области ИФНС Россия ОГРН 1033107002390, ГРН 2093123078629.- Белгород, 2009.- 5с..

Первый раздел «Общее положение» включает в себя полное официальное наименование организации юридический статус права и обязанности учреждения и юридический адрес. Во втором разделе «Цели и предмет деятельности учреждения» перечисляются факторы лечения детей (массаж; аэрофитотерапия и т.д.).

Третий раздел «Имущество и финансы учреждения» содержит перечисление источников формирования имущества и финансовых ресурсов учреждения. Так же здесь указанны права использования, управления и ликвидации имуществом. В четвертом разделе «Права и обязанности учреждения» указывается, что учреждение осуществляет самостоятельную хозяйственную деятельность в пределах, установленным настоящим Уставом. Перечисляются права учреждения: привлекать для осуществления своих функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации; осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ; и т.д. В обязанности учреждения входят: рассмотрение и представление отчетов, нести ответственность установленную законодательством, возмещать ущерб, обеспечивать своих работников безопасными условиями труда учреждения, осуществлять контроль и ревизию деятельности учреждения.

Пятый раздел «Управление учреждением» определяет, что учреждение возглавляет главный врач, назначаемый и освобождаемый начальником управления здравоохранения администрации Белгородской области. Заместители руководителя назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем учреждения в соответствии с действующим. В соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом. В шестом разделе «Ликвидация и реорганизация» указывается, что решение о прекращении деятельности организации принимается учредителем в виде его ликвидации либо реорганизации, предусмотрено ГК РФ.

Устав заверяется оттиском печати и подписью Главного врача Устав областного государственного учреждения здравоохранения «Детский санаторий» (новая редакция) от 24 марта 2009 № 391. Утвержден Начальником департамента здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области ИФНС Россия ОГРН 1033107002390, ГРН 2093123078629, г. Белгород - 2009 г..

Штатное расписание включает в себя 141,5 должностей утвержденное главным врачом ОГУЗ «областной детский санаторий» Масловым Г.И. 01.06.2007 г. Оно включает в себя три колонки: № п.п., наименование должности, количество должностей. Нумерация каждого подразделения начинается заново. В конце подводится итог количества должностей всего по санаторию, в т.ч. медицинских должностей. Подписываются главным бухгалтером (Бабыниной Г.Б.), экономистом специалистом по кадрам (Матюхиной Г.А), экономистом (Звягинцевой Е.С.)