Організація діловодства в музеї

5

Міністерство освіти та науки України

Луганський національний педагогічний університет

імені Тараса Шевченка

Кафедра української філології

ДИПЛОМНА РОБОТА

з предмету «Діловодство»

на тему:

«Організація діловодства в музеї»

Виконала студентка 5 курсу

спеціальності «Діловодство»

Семіонова Е.

Перевірив:

доц. к.н Шевчук О.В.

Луганськ 2007

Зміст

Вступ..........................................................................................................................4

РОЗДІЛ 1. ФОРМУВАННЯ МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ НА УКРАЇНІ

1.1.Історія розвитку музейної справи..............................................................8

1.2. Нормативно-правова та законодавча база музеїв на Україні.................9

1.3. Основні напрямки музейної політики.....................................................13

РОЗДІЛ 2. МУЗЕЙНІ ФОНДИ: ВИДИ, НАПРЯМКИ ТА ПРИЗНАЧЕННЯ

2.1. Поняття та призначення музейних фондів..............................................16

2.2. Основний музейний фонд.........................................................................17

2.3.Науково-допоміжний фонд........................................................................22

2.4. Фонд сировинних матеріалів....................................................................23

РОЗДІЛ 3. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В МУЗЕЇ

3.1. Облік музейних фондів..............................................................................24

3.2.Порядок приймання музейних предметів (на постійне зберігання).......27

3.3. Реєстрація нових надходжень...................................................................34

3.4. Організація інвентаризації музейних предметів.....................................36

3.5. Організація обліку музейних предметів...................................................42

3.6. Організація обліку інших фондів..............................................................46

3.7. Організація обліку музейних предметів у філіях та відділах.................47

3.8. Допоміжні форми та додаткові описи......................................................48

3.9. Організація звірення предметів з обліково-фондовою документацією музею.........................................................................................................................49

3.10. Зберігання обліково-фондової документації музею.............................53

РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ

4.1. Сховища музейних фондів та іх обладнання...........................................54

4.2. Режим музейного зберігання.....................................................................57

4.2.1. Температурно-воложистний режим.................................................57

4.2.2. Світловий режим................................................................................65

4.2.3. Забруднення повітря..........................................................................70

4.2.4. Біологічний режим.............................................................................74

РОЗДІЛ 5. ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ НА УКРАЇНІ....................................................................................................................88

Висновки та пропозиції............................................................................................92

Список використаних джерел..................................................................................93

Вступ

Музеї - це культурно-освітні та науково-дослідні заклади, призначені для вивчення, збереження та використання пам'яток природи, матеріальної і духовної культури, прилучення громадян до надбань національної і світової історико-культурної спадщини.

Основними напрямами музейної діяльності є культурно-освітня, науково-дослідна діяльність, комплектування музейних зібрань, експозиційна, фондова, видавнича, реставраційна, пам'яткоохоронна робота.

Актуальність даної теми полягає у тому, що з розвитком музейної справи на України, виникає необхідність детального вивчення обліку музейних фондів та предметів, а також у зв?язку з поповненням фонду виникає необхідність вивчення таких питань, як інвентаризація та реєстрація нових надходжень.

Об?єктом вивчення даної теми являється система діловодства в музеях - методи обліку фондів, методи та способи складання основних документів.

Мета дипломної роботи - дослідження системи діловодства в музеях: основні вимоги до складання документів (інвентарна картка, інвентарна книга, топографічний опис, складання актів і т.д.), організація обліку та інвентаризації музейних предметів, реєстрація нових надходжень, та деяки інші питання.

Визначимо завдання роботи:

ь Визначення нормативно-правової та законодавчої бази музейної справи;

ь Визначення напрямків роботи музеів - пріорітети музейної політики;

ь Зробити дослідження у системі обліку музейних фондів (організація інвентаризації, реєстрації) а також визначити основні вимоги до складання документів ( актів, карток реєстрації тощо) та навести приклади складання поточних та основних документів обліку музейної справи.

ь Визначити основні вимоги щодо зберігання документів;

ь У кінці роботи зробити висновки на навести пропозиції щодо вдосконалення системи музейного діловодства на Україні.

У даній роботі використовуються наступні терміни:

Музейний фонд України - це сукупність рухомих пам'яток природи, матеріальної і духовної культури, які мають художнє, історичне, етнографічне та наукове значення незалежно від їх виду, місця створення і форми власності, та зберігаються на території України, складається із державної і недержавної частини.

Державна частина Музейного фонду України - це музейні зібрання та окремі пам'ятки, що є державною власністю. Музейні предмети та колекції, які є в музеях, переданих із державної власності у комунальну, є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України.

Пам`ятки - об`єкти природи, матеріальної і духовної культури, що мають художнє, історичне, етнографічне та наукове значення і підлягають збереженню, відтворенню та охороні відповідно до законодавства .

Музейний предмет - пам'ятка, яка має історичну і культурну цінність і належить до музейного зібрання. Музейні предмети підлягають обов'язковому обліку, який ведеться у порядку, встановленому Міністерством культури і туризму України.

Музейна колекція - сукупність (комплекс) музейних предметів у складі основного музейного фонду, об'єднаних за однією або кількома спільними ознаками, що має наукове значення як єдине ціле (колекція може бути особиста, меморіальна, тематична, систематична).

Предмет музейного значення - предмет, який має музейну цінність, але не входить до складу музейного зібрання, і виявлений в період наукового комплектування музейних фондів. Предмет музейного значення, який включено до музейного зібрання і пройшов всі стадії наукової обробки, набуває статус музейного предмета

Експонат - музейний предмет, який виставлено для огляду, є структурною одиницею експозиції і складає основу музейної комунікації. Експонатом у музеї може бути як справжній (оригінальний) предмет, так і відтворення, макети-моделі або науково-допоміжні матеріали.

Музейний облік пам`яток (музейних предметів і колекцій) - це визначення кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення їх у фондово-обліковій документації музеїв. Він фіксує їх належність до певних класифікаційних груп, забезпечує їх організаційну упорядкованість, можливість адресного пошуку та контроль за їх належністю і станом. Музейний облік складається з двох стадій: первинної реєстрації і наукової інвентаризації.

Одиниця обліку - предмет або група предметів (колекція, комплект), зареєстрований в фондово-обліковій документації під одним номером.

Облікова документація - система документів, яка складається з документів первинної реєстрації (акти про приймання і видачу) та інвентарних книг - книг надходжень основного фонду, надходжень науково-допоміжного фонду, тимчасових надходжень, обліку сировинних наукових матеріалів, реєстрації актів і документів наукової інвентаризації, котрій підлягають музейні предмети основного фонду, що надійшли на постійне зберігання. До облікової документації належать також книги реєстрації самих облікових документів.

Реєстрація первинна - перша стадія обліку музейних фондів, під час якої фіксуються основні відмінні ознаки предметів музейного значення в книзі надходжень (КН) основного або науково-допоміжного фонду на підставі результатів його попереднього вивчення.

Інвентаризація наукова- друга стадія обліку основного фонду, коли фіксуються результати вивчення музейних предметів з метою юридичного закріплення предмета за відповідною музейною збіркою і охорони наукових даних про нього.

Інвентарний номер - порядковий номер обліку музейного предмета за інвентарною книгою. Інвентарний номер проставляється на предметі в процесі наукової інвентаризації, складає частину облікового позначення.

Склад музейних фондів - сукупність конкретних предметів і матеріалів, що утворює певну музейну збірку. Структура музейних фондів визначається згідно з профілем того чи іншого музею і регулюється процесом комплектування та вивченням музейних колекцій, а також особливостями їх збереження.

Наукова та практична цінність полягає у тому, що з розвитком музейної справи на України, виникає необхідність детального вивчення обліку музейних фондів та предметів, але ця галузь діловодства - музейне діловодство - не достатньо розвинуто на Україні, тому виникає потреба у вивченні та досліженні системи діловодства (організації діловодства) в музейній справі.

Дипломна робота складається з 4 розділів, переліка використаної літератури, та додатків.

У першому розділі висвітлюються такі важливі питання, як нормативно-правова та законодавча база музеїв (визначення основних законів, що регулюють музейну справу на Україні, визначення Центральним органом виконавчої влади у сфері музейної справи) а також висвітлені основні приорітетні напрямки музейної політики.

Другий розділ присвячен музейним фондам (надаються основні визначення, та описуються основні фонди - основний, науково-допоміжний та сировинних матеріалів).

У третьому розділі наведені основні вимоги обліку фондів, організація інвентаризації та реєстрації, вимоги до складання документів - актів, карток надходження та ін. Цей розділ присвячен темі дипломної роботи - організації діловодства, у цьому розділі визначаються основні питання обліку.

Четвертий розділ присвячен перспективам розвитку музейної справи, а також обліку документів та наведена Програма розвитку.

Далі наведені висновки та закінчує дипломную роботу перелік використаних джерел.

РОЗДІЛ 1. ФОРМУВАННЯ МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ НА УКРАЇНІ

1.1. Історія розвитку музейної справи

На певному етапі стали зберігати предмети, пов'язані з релігійними уявленнями та естетичними потребами. Давні цивілізації, спочатку східні, а потім і античні, мали розвинуті колекції музейного типу: давньоєгипетські "будинки життя", колекції Ура (держава шумерів), античні музейони. У середні віки особливо активну роль у зібранні та зберіганні пам'яток відіграли церкви. У монастирях, замках, храмах з'являлися і прамузейні колекції - з творів мистецтв, історичних і наукових цінностей. З епохи Відродження музейні зібрання вже розглядаються як першоджерела науки, які використовуються для освіти і задоволення естетичних потреб: кунсткамери, натуралієнкамери, мюнцкабінети, музеуми.

У більш пізні часи музейні зібрання формуються з метою фіксації суспільного історичного досвіду, який передається від покоління до покоління, а музеї - як хранителі цього досвіду. Виникнення сучасних музеїв як спеціальних закладів датовано другою половиною XVII ст. Саме в цей період, коли в країнах Європи відзначався розквіт науки, мистецтва, літератури, техніки, з'явились різні колекції, що відобразили цілий ряд історичних аспектів розвитку суспільства. Перші музеї виникли на основі приватних колекцій, що збиралися однією людиною або представниками різних поколінь однієї родини. Вони були відкриті для публіки і відтворювали смаки та інтереси окремих колекціонерів. Публічні музеї були не чим іншим, як приватним зібранням, яке дозволяли оглядати в певні часи і на певних умовах ("у понеділок, вівторок та п'ятницю відчинено для всіх, у кого чисте взуття" - Хофбург, Відень, 1792 р.; "у середу та суботу, за виключенням дощових днів" - Прадо, Мадрид, 1820р.).

Для залучення відвідувачів у музеях іноді виставляли на показ кістки відомих злочинців. Наступний важливий крок у розвитку музеїв був зроблений у другій половині XVIII ст. В цей період відбувалося становлення ряду суспільних дисциплін одночасно з накопиченням та систематизацією зібрань відповідних джерел. Таким чином, діяльність музею вперше почала набувати наукового характеру. Музеї стали розглядатись як сховища культурно-історичної спадщини, наукових цінностей, технічного досвіду. В Україні попередниками музеїв були в княжу добу бібліотеки і ризниці церков і монастирів, скарбниці князів, згодом у XVI-XVIII ст. - колекції гетьманів, козацьких старшин, монастирів. Музеї ж як спеціальні заклади почали з'являтися у першій половині XIX ст. Це були переважно археологічні та історико-краєзнавчі музеї.

Протягом ХХ ст. музейна справа в Україні розвивалась, шукала нові методи та підходи в роботі, завдяки чому стали змінюватись і самі музеї. Із сховищ приватних колекцій вони поступово перетворювалися на центри наукових досліджень, а з часом - і просвітницької роботи. Не втрачаючи при цьому своїх попередніх функцій, музеї були визнані як заклади культури та дозвілля. В той же час складається концепція музею як багатофункціонального закладу, який спроможний різними шляхами слугувати суспільству з урахуванням інтелектуального рівня його членів. Історія музейної справи - це історія людства. Historia est vitae magistra (історія - вчитель життя). Цей вислів видатного давньоримського політичного діяча та оратора Цицерона.

Основним призначенням музеїв є збереження пам'яток минулого для майбутніх поколінь, а розвиток музейної справи є найбільш перспективним напрямком для досягнення цієї мети. У статті другій першого розділу Закону України "Про музеї та музейну справу", прийнятому у 1995 році, музейна справа характеризується як спеціальна галузь культурно-освітньої та наукової діяльності, яка здійснюється музеями щодо комплектування, збереження, вивчення і використання пам'яток природи, матеріальної і духовної культури.

Музейна справа уособлює національну музейну політику, музеєзнавство і музейну практику.

1.2.Нормативно-правова та законодавача база музеїв на Україні

Закон України “Про музеї та музейну справу” від 29.06.1995р. зі змінами та доповненнями регулює суспільні відносини в галузі музейної справи, встановлює правові, економічні, соціальні засади наукового комплектування, вивчення, збереження та використання пам'яток природи, матеріальної і духовної культури, діяльності музейних закладів в Україні.

Законодавство України про музеї та музейну справу базується на Конституції України і складається з Основ законодавства України про культуру, цього Закону та інших нормативно-правових актів.

Якщо міжнародним договором, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені законодавством України про музеї та музейну справу,то застосовуються правила міжнародного договору.

За своїм профілем музеї поділяються на такі види: історичні, археологічні, краєзнавчі, природничі, літературні, мистецькі, етнографічні, технічні, галузеві тощо.На основі ансамблів, комплексів пам'яток та окремих пам'яток природи, історії, культури та територій, що становлять особливу історичну, наукову і культурну цінність, можуть створюватись історико-культурні заповідники, музеї-заповідники, музеї просто неба, меморіальні музеї-садиби.

Музейні колекції та музейні предмети, віднесені до державної частини Музейного фонду України, не підлягають відчуженню за винятком обміну на інші музейні колекції та музейні предмети.

Рішення про обмін музейних колекцій та музейних предметів, що належать до державної частини Музейного фонду України, приймається Міністерством культури і мистецтв України.

Музейний фонд України є національним багатством України, невід'ємною складовою частиною культурної спадщини України, яка охороняється законом. Положення про Музейний фонд України затверджується Кабінетом Міністрів України.

Формування Музейного фонду України здійснюється згідно з чинним законодавством шляхом:

придбання пам'яток Міністерством культури і мистецтв України, іншими центральними органами виконавчої влади, їх органами на місцях, органами місцевого самоврядування в межах їх повноважень - за рахунок коштів Державного бюджету України і коштів місцевих бюджетів та музеями - за рахунок власних коштів.

передачі музеям у встановленому порядку пам'яток, виявлених під час археологічних, етнографічних, науково-природничих та інших експедицій, будівельних, ремонтних або реставраційних робіт, у тому числі з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, та скарбів;

безплатної передачі музеям пам'яток підприємствами,установами, організаціями і громадянами;

передачі музеям пам'яток, конфіскованих згідно з чинним законодавством;

повернення в Україну розшуканих пам'яток, які були незаконно вивезені;

передачі пам'яток, вилучених на митниці;

поповнення музейних зібрань іншими способами, що не суперечать чинному законодавству.

Центральним органом виконавчої влади у сфері музейної справи є Міністерство культури і мистецтв України, яке здійснює організаційно-методичне керівництво у цій сфері. Міністерство культури і мистецтв України реалізує національну музейну політику в Україні; формує вимоги щодо державного статистичного обліку музеїв, створених на території України; визначає державні потреби щодо музейного обслуговування та нормативи, що гарантують його належний рівень; створює спеціалізовані організаційні структури для науково-методичного та матеріально-технічного забезпечення музеїв; здійснює координацію робіт по об'єднанню музеїв в єдину інформаційну систему; організує навчання та фахову перепідготовку музейних працівників; здійснює контроль за діяльністю музеїв, заснованих на державній та комунальній формах власності, обліком і збереженням Музейного фонду України; організує наукові дослідження в галузі музеєзнавства

Інші центральні та місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування здійснюють керівництво підвідомчими їм музеями.

Держава гарантує захист майнових прав музеїв усіх форм власності. Вилучення державою у музеїв їх фондів та іншого закріпленого за ними майна може здійснюватися лише у випадках,передбачених законами України.

В музеях історія повинна подаватися як сторінка історії культури країни, а не як опис розвитку тієї чи іншої дисципліни або епізодів з життя тої чи іншої людини, тому в історії культури музеї відіграють особливу роль. На ниві історії України працювало багато вчених, досягнення яких сприяли її розвитку і залишили глибокий слід в історії. В музеях України широкі кола громадськості можуть наочно ознайомитись з усіма етапами її розвитку, визначити її місце в загальнокультурному процесі. Тому проблема історичних музеїв як осередків нашої історичної і культурної пам'яті, історичного та культурного виховання фахівців і всього населення має важливе значення. В основу фондової, експозиційної, просвітницької діяльності музеїв України покладені загальні принципи та методичні рекомендації, які розроблені музеєзнавцями, але вони мають і свої особливості, пов'язані як з характером самих українських музеїв, так і з специфікою музеїв різного профілю.

Взагалі створення будь-якого історичного музею неможливе без знання законів і принципів музеології, без вивчення пам'яток історії , які є основою науково-експозиційних комплексів і визначають профіль музею та його "філософію". Евристика (мистецтво знаходження істини, визначення пам'ятки), семантика (вивчення внутрішнього змісту предмета), джерелознавство, основні та допоміжні історичні дисципліни, психологія сприйняття, архітектурно-художнє проектування озброїли музеологію наших днів численними спостереженнями та методиками, які дають можливість створювати науково обгрунтовані програми комплектування фондів музеїв, вести наукове проектування експозицій, удосконалювати свою наукову діяльність. Всі ці методики повинні бути взяті до уваги людьми, які створюють музеї.

Богатограніша роль музею як наукового історичного закладу, в якому українську спадщину зосереджено не тільки для зберігання та експонування, але й для проведення науково-дослідної роботи, з подальшим періодичним виданням праць з історії України. Таким чином, музеям України притаманний багатомасштабний зв'язок соціальних функцій. Він задовольняє суспільну потребу у збереженні та використанні предметів оточуючого світу як елементів історичної пам'яті, документальних засобів соціальної інформації, естетичних цінностей та розповсюджує інформацію у вигляді експозицій та виставок.

1.3. Основні напрямки музейної політики

Національна музейна політика - це сукупність основних напрямів і засад діяльності держави і суспільства в галузі музейної справи.

Основними напрямами національної музейної політики є:

збереження історичних пам'яток та інших об'єктів, що становлять культурну цінність;

повернення в Україну культурних цінностей народу, які знаходяться за її межами;

забезпечення соціально-економічних, правових і наукових умов для ефективної діяльності музеїв;

сприяння формуванню сучасної інфраструктури музейної справи;

підтримка і розвиток мережі музеїв;

забезпечення підготовки та підвищення фахової кваліфікації

музейних кадрів, їх правовий і соціальний захист;

бюджетне фінансування (у тому числі на дольових засадах) і пріоритетне матеріально-технічне забезпечення розробки і реалізації державних, регіональних і місцевих програм розвитку музейної справи;

забезпечення охорони музеїв;

підтримка фундаментальних і прикладних наукових досліджень,пов'язаних з музейною справою;

сприяння міжнародному співробітництву в галузі музейної справи.

Музей діє на підставі статуту (положення), що затверджується його засновником чи засновниками.

У статуті (положенні) музею визначаються:

1)назва музею, його статус, склад засновників, їх права та обов'язки;

2)організаційна структура, основні завдання та напрями діяльності;

3)джерела надходження коштів і їх використання, склад майна музею, порядок його реорганізації та ліквідації, умови збереження музейного зібрання у разі ліквідації музею;

4)інші умови діяльності музею.

Відповідно чинного законодавства, Музейний фонд України - це сукупність рухомих пам'яток природи, матеріальної і духовної культури, які мають художнє, історичне, етнографічне та наукове значення , незалежно від їх виду, місця створення і форм власності, та зберігаються на території України, а також нерухомих пам'яток, що знаходяться в музеях України і обліковані в порядку, визначеному Законом України “Про музеї і музейну справу”

Згідно з даним Законом до Музейного фонду України можуть належати також пам'ятки, що знаходяться за межами України і відповідно до міжнародних договорів підлягають поверненню в Україну.

Музейний фонд України складається з державної і недержавної частин.

До державної частини Музейного фонду України належать музейні зібрання та окремі пам'ятки, що є державною власністю.Музейні колекції та музейні предмети, що знаходяться в музеях, переданих із державної власності у комунальну власність, є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України. При передачі музеїв державної форми власності у комунальну власність музейні колекції та музейні предмети залишаються у державній власності і належать до державної частини Музейного фонду України. Порядок віднесення музейних колекцій та музейних предметів, а також окремих пам'яток до державної частини Музейного фонду України визначається Положенням про Музейний фонд України. Контроль за станом обліку, збереження, використання та переміщення державної частини Музейного фонду України здійснюється Міністерством культури і мистецтв України. Перелік музеїв (в тому числі музеїв системи Національної академії наук України, Українського товариства охорони пам'яток історії та культури, Педагогічного товариства України, інших самоврядних організацій), в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України, затверджується Кабінетом Міністрів України.

До недержавної частини Музейного фонду України належать музейні колекції та музейні предмети, що не віднесені або не підлягають віднесенню до державної частини Музейного фонду України, в тому числі пам'ятки, що є власністю громадських та релігійних організацій, окремих громадян та їх об'єднань.

Музеї, а також підприємства, установи, організації, громадяни, які є власниками музеїв, зобов'язані забезпечувати збереження Музейного фонду України та сприяти його поповненню.

РОЗДІЛ 2. МУЗЕЙНІ ФОНДИ: ВИДИ, НАПРЯМКИ ТА ПРИЗНАЧЕННЯ

2.1. Поняття та призначення музейних фондів

Згідно з даним Законом до Музейного фонду України можуть належати також пам'ятки, що знаходяться за межами України і відповідно до міжнародних договорів підлягають поверненню в Україну.

Музейний фонд України складається з державної і недержавної частин.

До державної частини Музейного фонду України належать музейні зібрання та окремі пам'ятки, що є державною власністю.Музейні колекції та музейні предмети, що знаходяться в музеях, переданих із державної власності у комунальну власність, є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України. При передачі музеїв державної форми власності у комунальну власність музейні колекції та музейні предмети залишаються у державній власності і належать до державної частини Музейного фонду України. Порядок віднесення музейних колекцій та музейних предметів, а також окремих пам'яток до державної частини Музейного фонду України визначається Положенням про Музейний фонд України. Контроль за станом обліку, збереження, використання та переміщення державної частини Музейного фонду України здійснюється Міністерством культури і мистецтв України. Перелік музеїв (в тому числі музеїв системи Національної академії наук України, Українського товариства охорони пам'яток історії та культури, Педагогічного товариства України, інших самоврядних організацій), в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України, затверджується Кабінетом Міністрів України.

Музейні зібрання усіх музеїв складаються з основного та науково-допоміжного фондів. У науково-природничих музеях, відділах природи краєзнавчих музеїв та відповідних музеях навчальних закладів, крім основного та науково-допоміжного, є фонд сировинних матеріалів.

2.2. Основний музейний фонд

До основного фонду належать такі музейні предмети:

У науково-природничих музеях або відділах природи краєзнавчих музеїв - музейні предмети, які відображають розвиток природи та історію розвитку природничих дисциплін. У їх числі:

* зразки природи, оброблені і законсервовані для тривалого зберігання

* предмети і колекції археології, геології, палеонтології, мінералогії, ґрунтознавства, ботаніки, антропології, зоології та інші природничі матеріали

* унікальні об'єкти живої та неживої природи, рідкісні види тварин і рослин, метеорити, кристали незвичайної форми тощо

* колекції, зібрані видатними природознавцями, та мають наукове або меморіальне значення

* зразки техніки препарування та наукової таксидермії

* біогрупи і ландшафтні діорами, що науково з точністю відтворюють вигляд природничих ділянок і засновані на оригінальних, науково оброблених матеріалах

* писемні, образотворчі, речові, кіно-, відео-, фото-, фонопам'ятки, що відтворюють історію природничих наук та характеризують природні умови

* матеріали, пов'язані з перетворенням природи людиною, збагаченням флори і фауни, виведенням нових культур, сортів рослин, порід тварин тощо.

У музеях або відділах історичного профілю - музейні предмети, які документують історію і розвиток людського суспільства. У їх числі:

· речові пам'ятки. А це є: речові предмети і колекції, пов'язані з важливими подіями в житті України та інших країн, розвитком суспільства і держави, історією національно-визвольних, революційних рухів та громадянських воєн, боротьбою за збереження миру, розвитком науки і техніки, культури та побуту народів, життям і діяльністю політичних, державних, військових діячів, діячів науки, літератури, мистецтва, народних героїв, учасників історичних подій предмети і колекції, виявлені під час проведення археологічних розкопок, окремі випадкові знахідки окремі предмети нумізматики і нумізматичні колекції: монети, боністика (паперові грошові знаки), фалеристика (ордени, медалі нагородні), медальєрика (медалі ювілейні, пам'ятні), сфрагістика (печатки), геральдика (гербові знаки міст, окремих родин)

· образотворчі пам'ятки - твори образотворчого мистецтва (живопис, графіка, скульптура) і декоративно-прикладного мистецтва (вишивка, набійка, мереживо, ткацтво, килимарство, різьблення, розпис, карбування, кераміка, скло, порцеляна та ін.) пам'ятки монументального мистецтва, їх складові частини і фрагменти (мозаїка, фреска, частини скульптурного декору), які мають документальне, меморіальне або художнє значення

· писемні пам'ятки - рукописні і друковані документи: рукописи, рукописні книги, стародруки, рідкісні видання усіх видів друку (періодичні видання та ілюстрації до них, відозви, листівки тощо), автографи, щоденники, листування, мемуари картографічні матеріали: карти, атласи, глобуси, плани, креслення, пов'язані з історичними подіями

· фотопам'ятки - дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці

· фонопам'ятки - речові і музичні (воскові валики для фонографа, платівки для грамофонів, патефонів, електрофонів (моно, стерео або квадро, магнітні стрічки та диски)

· кінопам'ятки та відеопам'ятки - кінофільми, документальні і художні (негативи і позитиви на роликових плівках, відеомагнітні стрічки).

У музеях театрального, музичного та кіномистецтва та їх відділах - музейні предмети, які документують розвиток театрального та кіномистецтва, музичної культури. У їх числі:

- речові пам'ятки - меморіальні предмети, особисті речі, які належали видатним діячам музичного, театрального та кіномистецтва, а також предмети побуту, які характеризують епоху музичні інструменти, театральні костюми

-образотворчі пам'ятки - твори образотворчого мистецтва, які характеризують діяльність творчих колективів, особистість діячів театру, кіно, музики, епоху, у яку вони жили ескізи і макети декорацій, ескізи театральних костюмів ілюстрації до літературних творів

- писемні пам'ятки - документи, які характеризують діяльність творчих колективів, життя і діяльність акторів театру і кіно, режисерів, композиторів, лібретистів, музикантів, театральних художників, театрознавців, музикознавців, кінознавців та їх оточення

- фотопам'ятки - дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці

- кінопам'ятки та відеопам'ятки - кінофільми, документальні і художні (негативи і позитиви на роликових плівках, відеомагнітні стрічки).

У літературних музеях - музейні предмети, які характеризують розвиток літератури. У їх числі:

- речові пам'ятки - меморіальні предмети, що належали видатним літературним діячам або їх оточенню предмети побуту, що характеризують епоху, у якій жив і творив літературний діяч

- образотворчі пам'ятки - твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, що є ілюстраціями літературних творів або за допомогою яких мистецькими засобами відтворюється образ автора, його епохи та оточення

- писемні пам'ятки - твори художньої і документальної літератури, драматургії, публіцистики (рукописи, друковані видання з правками або автографами, рідкісні видання - стародруки, перші видання відомих авторів, твори відомих авторів) документи, що характеризують діяльність літературного діяча, формування його особистості і дають змогу відтворити його оточення та епоху

- фотопам'ятки - негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють особистість літератора, його оточення та епоху, в якій він жив і творив

- фонопам'ятки - речові і музичні, що належали літераторові і характеризують його уподобання

- кінопам'ятки та відеопам'ятки - документальні і художні стрічки, на яких зафіксовано літературних діячів, їх оточення, епоху, а також ті, у яких використано сюжети літературних творів.

У меморіальних музеях - меморіальні предмети, які належали видатній особі, її оточенню, а також ті, що відтворюють епоху, у якій жила і творила ця особа. У їх числі:

- речові пам'ятки - власні предмети видатної особи або її найближчого оточення, чи ті, що належать до визначної події пам'ятки, що не є меморіальними, але відтворюють історичну обстановку, у яких жила і діяла видатна особа, або відбувалась визначна подія, а також результати діяльності видатної особи, долю її творчих здобутків у наступні епохи

- образотворчі пам'ятки - твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, які відтворюють образ видатної особи, її родини, найближчого оточення або відображають визначну подію

- писемні пам'ятки - рукописи, автографи, відозви, щоденники, листування, книги всіх видів друку та інші рукописні і друковані пам'ятки, які мають безпосереднє відношення до видатної особи або її оточення пам'ятки літератури (документальної, художньої), що присвячені видатній особі або визначній події

- фотопам'ятки - негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють життя і творчість видатної особи, фіксують її оточення та побут

- фонопам'ятки - речові і музичні, які належать видатній особі або є результатом її діяльності, а також ті, що присвячені визначній події

- кінопам'ятки та відеопам'ятки - документальні і художні, які створені видатною особою, або присвячені їй, а також ті, що відтворюють визначну подію.

У технічних музеях - музейні предмети, що відображають історію розвитку техніки. У їх числі:

речові пам'ятки - машини, механізми, прилади тощо

образотворчі пам'ятки - твори образотворчого мистецтва, які відтворюють життя і діяльність учених, винахідників, окремі технічні процеси та ін.

писемні пам'ятки - технічна документація, документи, пов'язані з життям і діяльністю вчених, винахідників та ін.

фотопам'ятки - негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють історію розвитку техніки

фонопам'ятки - речові і музичні, які пов'язані з життям і діяльністю видатних вчених етапами розвитку техніки

кінопам'ятки та відеопам'ятки - документальні і художні, що пов'язані з життям і творчістю видатних вчених, історією видатних технічних винаходів.

У художніх музеях та картинних галереях - твори усіх видів образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва. У їх числі:

живопис: монументальний (мозаїка, фреска, настінний розпис у спосіб різних технік) станковий (іконопис, світський живопис) графіка (малюнок, гравюра, плакат) скульптура (кругла і плоска) художнє килимарство художнє ткацтво художня вишивка художня набійка художнє скло художній метал художня кераміка художня порцеляна художній фаянс художнє різьблення декоративний розпис та ін.

Архівні документи, що зберігаються в фондах музеїв і мають історичну та культурну цінність, визнану в установленому законом порядку, і є надбанням української нації, входять до складу Національного архівного фонду.

2.3. Науково- допоміжний фонд

Науково-допоміжний фонд - частина музейного зібрання, що складається з різноманітних матеріалів, які не мають властивостей музейних предметів, але допомагають їх вивченню та експонуванню.

До науково-допоміжного фонду належать:

різного роду відтворення (діорами, копії, макети, моделі, муляжі, репродукції, наукові реконструкції, схеми, таблиці, плани, графіки та ін.), розроблені або придбані в процесі комплектування, вивчення та експонування музейних предметів і музейних колекцій фотокопії і фотографії масового виготовлення дублетні примірники друкованих матеріалів масового випуску (плакати, афіші, листівки та ін.) при наявності цих матеріалів у п'яти примірниках в основному музейному фонді матеріали сувенірного характеру, які не мають художньої, історичної або значної матеріальної цінності зразки сільськогосподарських культур та інших натуральних продуктів, що швидко псуються і потребують частої заміни натуральні матеріали - об'єкти природи, які не мають музейного значення, але використовуються для наочного показу деяких особливостей природи та її явищ (наприклад, різноманітна овочева і фруктова консервація, їжа космонавтів, продукти переробки нафти та ін.).

В окремих випадках науково-допоміжні матеріали можуть бути переведені до основного фонду (наприклад, точні копії втрачених унікальних предметів).

2.4. Фонд сировинних матеріалів

До фонду сировинних природничо-наукових матеріалів належать:

об'єкти неорганічної та органічної природи, що є наслідком лабораторних досліджень і препарування (шкурки тварин, вологі експедиційні матеріали, зразки сільськогосподарських культур нетривалого зберігання тощо), матеріали, підготовлені для тривалого зберігання та ін.

Сировинні природничо-наукові матеріали (в залежності від наслідків подальшої обробки) реєструють у основному або науково-допоміжному фонді.

Належність предметів до певного фонду підтверджується рішенням фондової закупівельної комісії музею і оформлюється протоколом, який затверджується керівником та скріплюється печаткою музею.

З основного фонду може бути виділений обмінний фонд, який складається із музейних предметів, що не відповідають профілю музею, а також із зайвих дублетних екземплярів (понад п'ять). Музейні предмети з обмінного фонду можуть передаватися на постійне зберіганням іншим музеям в порядку обміну з дозволу (наказу) Мінкультури або для тимчасового користування. Музейні предмети з обмінного фонду при надходженні до музею реєструються як предмети основного фонду, а їх належність до обмінного фонду фіксується в картотеці чи в графі “Примітка” книги обліку. Обмінний фонд як самостійна облікова структура не існує.

З науково-допоміжного фонду також може виділятися обмінний фонд, який фіксується у книзі обліку.

РОЗДІЛ 3. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В МУЗЕЇ

3.1. Облік музейних фондів

Облік музейних предметів і колекцій забезпечує систему збирання даних і реєстрації необхідної інформації (відомостей) про пам'ятки, які є національно-культурним надбанням. Музейні предмети і колекції підлягають музейному обліку, який забезпечує охорону та створює необхідні умови для їх вивчення і використання. Державний музейний облік здійснюється шляхом включення кожного музейного предмета і колекції до державної частини Музейного фонду України.

Усі пам'ятки історії та культури (речові, об'єкти природи, твори всіх видів образотворчого і декоративно-прикладного мистецтва, пам'ятки писемності, фото-, фоно-, кіно-, відеопам'ятки), що зберігаються в музеях і заповідниках, бухгалтерському обліку не підлягають, їх відображення на балансі юридичної особи, в користуванні якої вони знаходяться забороняється.

Музейний облік музейних предметів і колекцій передбачає дві стадії:

первинна реєстрація - облік предметів, які надійшли до музею. Фіксуються основні відмінні ознаки предметів в актах приймання, книзі обліку надходжень (основного фонду) або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів на підставі результатів їх попереднього вивчення (первинної атрибуції)

наукова інвентаризація - облік основного фонду. Фіксуються результати розгорнутої атрибуції музейних предметів в інвентарних та спеціальних інвентарних книгах з метою юридичного закріплення предметів за певною музейною колекцією та охорони наукових даних про предмети.

Основними документами обліку музейних предметів і колекцій є акти приймання і акти видавання, книги надходжень (КН), інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги. Науковий інвентар є найбільш повним за обсягом документом, що характеризує музейний предмет і фіксує наслідки його наукового вивчення. Категорично забороняється зберігання і використання в музеях предметів і колекцій, не оформлених юридичними документами.

Книги надходжень(КН), інвентарні та книги спецобліку до заповнення мають бути пронумеровані, прошнуровані, опечатані печатками музею та центрального органу виконавчої влади для музеїв державного підпорядкування (місцевого органу виконавчої влади для музеїв комунальної власності), завірені підписами головного зберігача, завідувача відділу або матеріально відповідальної особи.

Фондово-облікова документація друкується за встановленими формами (див. додатки) і заповнюється від руки чорною чи синьою пастою, чорнилом або тушшю.

Акти, книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги музею заповнюються розбірливо, чітко, без помилок, підчисток і необумовлених виправлень. Виправлення записів у фондово-обліковій документації допускаються лише на підставі рішення фондово-закупівельної комісії, про що фіксується у протоколі. Виправлення у фондово-обліковій документації робляться червоними чорнилом, тушшю або пастою, помилкові записи закреслюються однією лінією. Нові записи вписуються чітко. Правильний запис вписується над закресленим текстом, затверджується підписом головного зберігача фондів або матеріально відповідальної особи і скріплюється печаткою музею.

Усі суттєві виправлення атрибуції (стан збереженості, розміри, матеріал та ін.), що вносяться до книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг, завіряються особою, яка відповідає за облік на підставі спеціального акта (додаток 14), який підписується керівником або його заступником з наукової роботи, головним зберігачем фондів і реєструється у спеціальній книзі (додаток 19).

Оформлення облікової документації за допомогою автоматизованих інформаційних систем передбачає обов'язкову наявність рукописного примірника книги надходжень. Інвентарні книги і спеціальні інвентарні книги можуть заповнюватися у спосіб комп'ютерного набору за наявності рукописного примірника книги надходжень і паспорта музейного предмета (як зразок для ідентифікації і захисту інформації про предмет, виконаного у електронний спосіб). В роздрукованому вигляді ця інформація має бути в формі тому інвентарної книги чи спеціальної інвентарної книги, ступінь захисту якої визначається цією інструкцією.

Музеї обліковують і зберігають документи, які належать Національному архівному фонду України, та використовують їх згідно із Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

Музеї щорічно подають до державних архівних установ відомості про склад і обсяг документів Національного архівного фонду України за формами, встановленими Держкомархівом України (відомості про зміни у складі та обсязі фондів, картка музею, архівний опис).

Відомості про об'єм, склад, зміст і стан документів Національного архівного фонду України вводяться в облікові книги та картотеки основного фонду музею.

3.2. Порядок приймання музейних предметів (на постійне зберігання)

Усі предмети, що надійшли до музею, підлягають обов'язковому документальному обліку. Оформлення приймання і видача предметів здійснюється при їх надходженні або видаванні за відповідними актами. Акт про приймання і акт про видачу є первинними юридичними документами обліку музейних фондів. Зберігання в музеях предметів і колекцій, не оформлених актами приймання, категорично забороняється.

Акти про приймання або акти про видачу предметів заповнюються за допомогою друкарської машинки, комп'ютера, або від руки чорним чи синім чорнилом (пастою).

Акти про приймання складаються за встановленою формою (див. додатки). Якщо на предметі є старі облікові позначення (з виставок, з іншого музею), вони проставляються у графі “Примітка”. Нові облікові позначення, що присвоєні предмету за книгою надходжень, проставляються у відповідній графі. У разі закупівлі або попередньої експертної оцінки в акті про приймання зазначається вартість предмета. Акти підписуються особами, що здають і приймають предмет. Акти затверджують керівник музею або особа, яка його заміщує, скріплюються печаткою музею та видаються особам, які його підписали.

Акти про приймання складаються у декількох примірниках (не менше трьох). Перший примірник залишається у головного зберігача фондів або у відділі /секторі/ обліку другий - передається у відділ, до якого предмет переданий на зберігання або з якого виданий (якщо зберігання відбувається за відділами) третій - особі, яка здала або прийняла предмет. Якщо головний зберігач фондів є матеріально відповідальною особою, перший примірник акта зберігається у керівника. До акта додається історична довідка (легенда) про історію предмета, його походження, час і місце побутування, перебування на виставках та ін.

Якщо предмет потребує особливої атрибуції, до акта додаються висновки експертів, завірені і скріплені печаткою відповідної установи, що проводила його експертизу. У разі надходження до музею матеріалів з археологічних, геологічних та інших експедицій акти про приймання складаються на підставі польових або колекційних описів, або списків предметів, завірених начальником експедиції.

У разі передавання предметів на постійне зберігання їх власником, - спочатку науковий співробітник складає акт про приймання предметів у тимчасове зберігання (додаток 2). Одночасно між власником предмета і музеєм укладаються договори: у разі дарування предмета - договір про дарування (додаток 4), у разі закупівлі - договір про купівлю-продаж (додаток 5), у разі благодійництва - договір про благодійний внесок (додаток 6). Якщо предмет надходить до музею або видається з нього на тимчасове зберігання, укладається договір про схов (додаток 7). У разі організації виставки - договір про організацію і проведення виставки. У разі позитивного рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предмета до музейного зібрання, предмет залишається у музеї на постійному зберіганні, а колишній власник предмета згідно з договором передає музею усі права власності на предмет: майнові, економічні, зокрема й авторські. Договори підписуються обома сторонами. У разі укладення договору між юридичними особами - договір скріплюється печатками обох сторін. Якщо одна сторона договору є фізичною особою, договір складається в присутності двох свідків. Під договором ставляться підписи фізичної особи та двох свідків, з одного боку, і печатка юридичної особи (музею), з другого боку. Без печатки договір не дійсний. Акт про приймання не дійсний без договору.

У разі рішення фондово-закупівельної комісії про недоцільність включення предмета до музейного зібрання, предмет за актом про видачу в постійне зберігання повертається власнику, про що робиться запис у книзі реєстрації актів про видачу на постійне зберігання та книзі реєстрації актів про приймання на тимчасове зберігання.

Відповідальність за предмети, прийняті на тимчасове зберігання, до розгляду їх на фондово-закупівельній комісії несе особа, яка отримала їх від юридичних або фізичних осіб за актом і договором.

Згідно з протоколом фондово-закупівельної комісії співробітник відділу /сектора/ обліку або головний зберігач фондів оформлює акт про приймання предметів на постійне зберігання (додаток 3). Цей акт може бути одночасно й актом про передачу музейних предметів на матеріально відповідальне зберігання і підписується головним зберігачем фондів, зберігачем, який зберігав ці предмети до рішення фондово-закупівельної комісії, і зберігачем фондів, який прийняв їх на матеріально відповідальне зберігання. Підписи осіб, які здають і приймають предмети, в акті обов'язково прописуються повністю в дужках.

Приймання та видавання предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння проводиться відповідно до Інструкції “По учету и хранению музейних ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР”, затвердженої наказом Міністерства культури СРСР від 15.12.1987 № 513.

Приймання державних нагород музеями здійснюється у відповідності до Закону України «Про держвні нагроди України» від 16.03.2000 № 1549-11122. Зберігання, охорона та використання державних нагород, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння- згідно із Інструкцією “По учету и хранению музейних ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР”, затвердженої наказомвакультури СРСР від 15.12.1987 № 513.

Ордени, медалі України та інших країн, нагрудні знаки до почесних звань України та інших країн, нагороджених померлих громадян і громадян, нагроджених посмертно, а также документи про їх нагородження можуть передаватись на постійне зберігання музям за згодою спадкоємців.

Державні нагороди України та інших країн, передані музеям на постійне зберігання, пройшли всі форми обліку і стали складовою державної частини Музейного фонду України, власникам нагород та спадкоємцям померлого (нагородженого посмертно) не повертаються.

Музеї можуть приймати на постійне зберігання безіменні нагороди.

Державні нагороди, документи про нагородження громадян, діючих підприємств, установ, організацій, військових частин і підрозділів передаванню до музеїв на постійне зберігання не підлягають.

Порядок приймання, обліку, зберігання, охорони, перевезення музеями зброї (в тому числі такої, що містить дорогоцінні метали і каміння) регламентується Інструкцією “Про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневматичної і холодної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених патронів, а також боєприпасів до зброї та вибухових матеріалів”, затвердженої наказом МВС України від 21.08.98 № 622, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 7 жовтня 1998р. № 637/3077 (зі змінами) та здійснюється з дозволу органу виконавчої влади, якому підпорядковано музей, а також органів Міністерства внутрішніх справ.