Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений на примере центра новейшей истории Тульской области

Перед разработкой схемы составляется историческая справка фонда, которая является важным элементом научно-справочного аппарата описи.

Для всех фондов тульских региональных политических партий, движений, объединений была выбрана хронологически-тематическая схема систематизации документов, как наиболее подходящая для фондов, комплектование которых продолжается. Исключением явилась Тульская областная организация социал-демократической партии России (фонд №5776), документы которой систематизировались по тематически-хронологической схеме.

Так, применяя при систематизации документов политических партий схему хронологически-тематическую, дела следует группировать, прежде всего, по времени их создания - по годам, а в пределах каждого года - по теме (содержанию) документов (Приложение № 5).

Таким образом, сгруппированные дела будут охватывать весь поступивший на хранение материал фондов. Все документы фондов при группировке дел должны находиться в исторической и логической соподчиненности.

При систематизации документов фонда в пределах каждого года необходимо придерживаться следующего порядка: от документов местного регионального отделения (регистрационные документы, устав, программа, протоколы, переписка, финансовые документы, печатные издания) к документам, поступившим от Центрального штаба, других организаций, движений, членом которых была данная партия.

При формировании и группировке дел необходимо следить за логической цепью развития деятельности политической партии.

Кроме того, необходимо учитывать важность темы (содержание) документов.

Так, в фонде Российское движение “Мир без насилия” внутри каждого года документы располагались по списку важности темы:

История создания движения;

Регистрационные документы;

Общественно-политическая деятельность;

Переписка президента движения;

Общественная деятельность президента движения, в качестве представителя движения в разных организациях и комитетах;

Печатные издания, выпущенные движением;

Подборка статей из газет и журналов, освещающих деятельность движения;

Основные идеологи концепции ненасильственного мира;

Статьи известных зарубежных и российских ученых о ненасильственном мире;

Международные и российские общественные организации, поддерживающие идею ненасильственного мира, членом которых являлось движение;

Журналы, газеты, буклеты о мире и ненасилии.

При выборе схемы систематизации для документов современных политических партий, движений, объединений используется тематическо-хронологическая схема, дела группируются по разделам, а внутри раздела - по хронологии.

Так в фонде “Тульской областной организации социал-демократической партии России” (фонд №5776) обозначены II раздела.

Раздел I. “Общественно-политическая жизнь партии”

Раздел II. “Агитационные издания партии”.

Внутри этих разделов документы по данной теме расположены по времени их создания (по хронологии).

Завершающим этапом описания документов является составление и оформление описи.

Опись состоит из: титульного листа; оглавления, если опись имеет раз-делы; предисловия; списка сокращений; описательных статей описи, различ-ного вида указателей.

На титульном листе указывается:

- полное название архива, куда поступят документы;

- название фонда. Указывается полное и сокращенное название (в круглых скобках) общественного объединения со всеми его переименованиями и датами существования, относящимися к периоду за который документы включены в опись. Для объединенного фонда и коллекции документов указывается полное их название.

- номер фонда;

- номер описи;

- крайние даты документов, внесенных в опись.

В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия разделов описи, указатели. После каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

В предисловии к описи излагается история фонда, даются сведения о времени заключения договора с архивом и поступлении документов на государственное хранение (Приложение №5).

Также раскрывается состав и содержание документов описи, принятая схема систематизации дел в описи, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по видам и разновидностям документов, так и по их содержанию, обращается внимание исследователей на наиболее интересные документы, имеющиеся в делах.

В предисловии указываются особенности формирования, описания и систематизации дел.

В предисловии к описи дается характеристика научно-справочного аппарата и порядок пользования им.

В предисловии приводятся сведения о наличии документов на специальных носителях, относящихся к данному фонду (фотофоновидео), хранящихся в ЦНИТО.

Предисловие подписывается составителем.

Все сокращения, за исключением общепринятых, применяемые в тексте описей, вносятся в список сокращений. Сокращенные слова и их полные названия располагаются в списке в алфавитном порядке.

Если научно-техническая обработка документов проводилась в общественном объединении, то на первом листе описи имеется гриф "УТВЕРЖДАЮ" с расшифровкой должности, фамилии, инициалов руководителя организации и даты утверждения, размещенном в правом верхнем углу. Ниже, слева указывается N фонда, N описи, название описи. Подпись руководителя общественного объединения заверяется печатью.

В конце описи, за последней описательной статьей, с новой строки помещается итоговая запись к описи. Необходимо, чтоб ее начало располагалось на том же листе, что и последняя описательная статья. В итоговой записи цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись (при этом указываются литерные и пропущенные номера дел). Итоговая запись подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Для облегчения пользования описями составляются указатели: тематический, предметный, географический, именной и др.

К описям фондов находящимся на хранении в ЦНИТО указатели не составлялись.

Историческая справка к архивному фонду составляется при первом поступлении документов в архив. При последующих поступлениях составляется дополнение к исторической справке. В ней указывается краткая историческая обстановка, предшествовавшая созданию общественного объединения, дата его образования, регистрации, реорганизаций (какими обстоятельствами они были вызваны) и ликвидации (причина) (Приложение №6).

Также, излагаются основные виды и направления деятельности общественного объединения, наиболее значительные мероприятия, проводимые им, раскрывается организационная структура, сведения о местных отделениях, указываются фамилии руководителей и активных членов общественного объединения, наименования его печатного органа и т.п.

В исторической справке сноски делаются на документы фонда, а также на использованную при ее написании научно-справочную литературу. Сноски делаются в соответствии с правилами.

При написании исторической справки необходимо отказаться от политической характеристики общественного объединения, эмоциональных выводов и заключений о его деятельности.

Историческая справка подписывается ее составителем.

Научно-справочный аппарат к отдельным коллекциям документов общественных объединений может создаваться с применением компьютерной техники. В основном, это касается коллекций документов, сформированных по номинальному признаку (коллекция периодических изданий). Упорядочение документов производится традиционным способом. Автоматизированная база данных не ускоряет научно-техническую обработку документов, но способствует выявлению дублетных документов, облегчает их использование, ускоряет поиск документов в архиве. В автоматизированной базе данных имеются сведения о каждом документе.

Опись дел общественного объединения представляется на рассмотрение и утверждение ЭПК Комитета Тульской области по делам архивов.

После рассмотрения и утверждения описи на ЭПК формируется блок документов для включения в дело фонда. В него входят: историческая справка и опись в 3 экземплярах, акты приема-передачи документов на государственное хранение. Копии этих документов остаются в наблюдательных делах в отделе комплектования ЦНИТО.

Таким образом, общие критерии подхода к научно-технической обработке документов применимы и к документам современных политических партий, движений, организаций, но с учетом особенностей данных документов.

Так как общественные организации являются собственниками своих документов, прием-передача документов осуществляется при заключении договора о сотрудничестве архива и организации, где оговариваются права и обязанности сторон. Квалифицированными специалистами архива проводится научно-техническая обработка документов, составляется научно-справочный аппарат к фондам и осуществляется передача документов на государственное хранение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В начале 90-х годов изменился статус Российского государства, стала иной политическая основа, изменились экономические устои (последние сопровождалось появлением новых форм собственности).

Изменения в идеологии, общественно - экономических отношениях, возникновение множества организаций (в том числе негосударственных) привели к утрате позиций применяемых ранее механизмов управления комплектованием. Менее всего выработанные ранее механизмы стали пригодны в работе с документами общественно - политических партий и движений.

Перечисленные факторы самым непосредственным образом повлияли на функционирование архивного дела. Были определены принципиально новые подходы к комплектованию Архивного фонда Российской Федерации в ситуации, когда впервые в отечественном архивоведении законодательно были закреплены две его части: государственная и негосударственная.

В связи с этим с одной стороны меняются основания (признаки) организации документов государственной части АФ РФ по сети хранилищ (на первом этапе классификации) и в ряде случаев возникают некоторые проблемы с фондированием, особо остро стоит вопрос об использовании ретроспективной документации. С другой - появляются совершенно новые, отличные от традиционных подходы в отношении документов негосударственной части архивного фонда Российской Федерации.

Создание в Тульской области Центра новейшей истории Тульской области истории позволило сосредоточить внимание сотрудников целого архива на проблеме комплектования документами общественно - политических партий и движений.

Работа с политическими партиями, движениями и другими общественными организациями трудная и ответственная, требующая значительного усилия, умения наладить контакты.

Партии и движения, являясь создателями документов, обладают правами владения и распоряжения ими, поэтому могут выбирать для хранения своих документов любой архив по своему усмотрению.

В связи с этим ЦНИТО подходит к вопросу о своём профиле, исходя из принципов добровольности, определяя отношения с фондообразователем на основе договора о сотрудничестве, если комплекс документов содержит информацию общественной и социальной значимости.

Заключение договора - принципиально новое в отношениях между архивом и фондосдатчиком. ЦНИТО с 1993 года активно проводит работу по заключению договоров с общественно - политическими партиями и движениями. Заключению договора предшествует большая разъяснительная работа о необходимости передачи документов, об их исторической ценности, важности и значимости в современных условиях.

Поскольку масштаб работ с указанными организациями очень велик, необходимо ограничивать круг организаций - потенциальных фондообразователей. Такая работа проводится на основании исследованных в работе критериев, применимых непосредственно для данной категории организаций. Архивисты изучают происходящие в стране процессы, анализируют данные о вновь зарегистрированных общественных движениях, партиях, фондах и других образованиях, знакомятся с их уставами, программами, направлениями деятельности. В каждой из групп намечаются наиболее активные и представительные организации, с ними в первую очередь и заключаются договоры и устанавливаются контакты.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации также имеет свою специфику. Как показывает проведённое исследование, сохранность документов общественно-политических партий, движений и организаций оставляет желать лучшего, делопроизводство в большинстве организаций практически не поставлено, документы зачастую хранятся в россыпи, многие из них не датированы, не подписаны.

В этом заключается их отличие от документов государственных учреждений. Использование традиционных методов работы здесь также не применимо, так как получается, что многие документы не подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с этим специалистами отдела комплектования ЦНИТО проводятся консультации с руководителями и делопроизводителями общественно-политических партий, движений и объединений по ведению текущего делопроизводства и сохранности документов.

Правильно организованная работа по делопроизводству воспитывает работников организаций и поднимает их ответственность за порученное дело и не допускает небрежного отношения к работе с документами, что в дальнейшем несомненно послужит решению главной задач - сохранить, собрать, обобщить и ввести в научный оборот уникальные документы.

Учитывая особенности работы политических партий: отсутствие штатных работников, необходимых условий для хранения документов архив и др. Архив принимает на постоянное хранение и организует своими силами их упорядочение.

В связи с этим актуальным видится в дальнейшем проведение семинаров по примеру государственных архивов по различным вопросам разрешения существующих проблем, разъяснению действующего законодательства с представителям общественно - политических партий и движений.

Свыше десяти лет в системе архивной службы действуют специализированные архивы - центры новейшей истории. Их главная задача - собрать, описать, учесть, сохранить, создать условия для введения в научный оборот комплекса документов по проблеме. Работа осуществляется, но опыт проведённой работы практически не обобщался. В связи с этим очень остро продолжает стоять вопрос методического обеспечения комплектования документами общественно - политических партий и движений, учитывающих специфику фондирования, учёта, описания и систематизации. Специалистами ЦНИТО разработаны методики, рабочие инструкции и др. документы. Но целесообразнее было бы объединить эти усилия, либо поручить разработку данной методики ВНИИДАД или специалистам Росахива, которые могут в полной мере обобщить накопленный опыт.

Архивисты должны проводить пропаганду значения документов как источников по всем направлениям жизни общества, информирование о значении сохранения документов госархивами и их возможной помощи собственникам документов.

Положительные результаты могут дать посредством применения таких форм методов собирания информации, как анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений; собирание воспоминаний; составление хроники событий; собирание документов, отражающих общественное настроение и деятельность партий, в том числе в таких организациях. Как центры изучения общественного мнения.

Актуальна на сегодняшний день и дальнейшая законодательная и нормативная регламентация взаимоотношений органов и учреждений Федеральной архивной службы России с организациями.

Необходимо опираться на имеющиеся законодательные и нормативные положения, развивать их и применять грамотно с правовой точки зрения.

Суммируя проведённое исследование, можно определить следующие трудности, которые испытывают архивисты в работе с источниками комплектования:

- в силу причин, названных выше, затруднена работа по учету состояния дел в политических партиях и движениях;

- не дают должного эффекта и совместные письма, подписанные руководством Росархива и центральными органами партий, движений по сохранности документов политических партий на уровне региональных организаций. Должных мер к реализации этих документов с их стороны не принимается;

- недооценка исторической значимости архивных документов в период многопартийности и многообразия оценок и подходов к решению современных, социальных, культурных и других проблем региона;

- необязательность исполнения договорных условий, заключенных между госархивом и организацией - источником комплектования;

- явно слаба материально-техническая база и финансовое состояние организаций, не позволяющее должным образом организовать делопроизводство и хранение документов.

Таким образом, соблюдение действующего законодательства, понимание ценности документов со стороны представителей общественных организаций документы общественно - политических организаций позволят документам указанных организаций занять достойное место в общем комплексе документов Архивного фонда Тульской области.

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

АФ РФ - Архивный Фонд Российской Федерации

ВКП (б) - Всероссийская коммунистическая партия (большевиков)

ВЛКСМ - Всесоюзный ленинский коммунистический союз молодёжи

ГАФ - Государственный Архивный фонд

гг. - годы

ГК - городской комитет

ГО - Гражданская оборона

Горком - городской комитет

Губком - губернский комитет

Ед.хр. - единица хранения

Истпарт - история партии

КП - Коммунистическая партия

КПРФ - Коммунистическая партия Российской Федерации

КПСС - Коммунистическая партия Советского Союза

ЛКСМ - Ленинский коммунистический союз молодежи

ЛДФ - Либерально-демократическая фракция

МТС - Министерство телефонной связи

НТО - Научно-техническая обработка

НСА - Научно-справочный аппарат

Обком - областной комитет

Окружком - Окружной комитет

Оп. - опись

РК - районный комитет

РКП (б) - Российская коммунистическая партия (большевиков)

РКСМ - Российский коммунистический союз молодежи

РСДРП - Российская социал-демократическая рабочая партия

РСФСР - Российская Советская Федеративная Социалистическая Республик

СНГ - Содружество Независимых государств

СССР - Союз Советских Социалистический Республик

Уком - уездный комитет

ЦНИТО - Центр новейшей истории Тульской области

Ф. - фонд

ФП - Фонд партии

ЦК - Центральный комитет

ЦКК - Центральная контрольная комиссия

ЦЭК - Центральная экспертная комиссия

ЦЭПК - Центральная экспертно-проверочная комиссия

ЭМК - Экспертно-методическая комиссия

ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия

ЭЦД - экспертиза ценности документов

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники

Опубликованные

1.1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах //Отечественные архивы.1993. № 5.С. 3-10.

1.2. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации» //Отечественные архивы.1992. № 4.С. 3-5.

1.3. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» //Отечественные архивы.1999. № 1.С. 4.

1.4. Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации «О реализации государственной политики в архивном деле» //Отечественные архивы.-1993.-№ 5.С. 8.

1.5. Указ Президента РСФСР «О партийных архивах» от 24.08.1991. № 83// Отечественные архивы. 1992. №1. С.3

1.6. Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной Архивной Службе России» от 17.03.1994. №552 //Отечественные архивы. 1994.№3. С.3-11

1.7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р6.30-2003- М.: Госстандарт России, 2003.

1.8. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.

1.9. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации/ Росархив, ВНИИДАД.- М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН). 2002. 304с.

1.10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения// Росархив,ВНИИДАД.- М. 2000. 107 с.

1.11. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002г. 152 с.

1.12. Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. М. 1999. 18 с.

1.13 Политические партии и движения на территории Тульской области в условиях многопартийности. Социально-политическая ситуация в тульском регионе (Сборник материалов. Выпуск 1). Тула, март 1995 г.

1.14 Закон Тульской области об архивном фонде Тульской области и архивах. Принят Тульской областной Думой 22 января 1998 г.// Газета «Тульские известия» № 61 от 19 марта 1998 г.

Неопубликованные

1.15. Положение о Центре новейшей истории Тульской области.

1.16. Положения об отделе комплектования ЦНИТО.

1.17. Рабочая инструкция по комплектованию, упорядочению, описанию и использованию документов современных партий, общественных движений, объединений в ЦНИТО.

1.18. Памятка по ведению наблюдательных дел при работе с современными партиями, движениями, объединениями.

1.19. Комплект должностных инструкций.

1.20. Штатное расписание ЦНИТО.

1.21. Текущее делопроизводство ЦНИТО.

1.22. Примерный перечень документов современных партий, общественных движений, объединений, подлежащих сдаче на госхранение в ЦНИТО.

1.23. «Особенности экспертизы научной и практической ценности, определение фондовой принадлежности и систематизации документов местных отделений современных политических партий, движений, объединений». Методические рекомендации, Тула, 2001 г.

1.24. Историческая справка по фонду № 506 ЦНИТО.

1.25. Паспорт ЦНИТО на 01.01.2004 г.

1.26. Методические рекомендации. Научно-техническая обработка документов. Разработаны Государственным архивом Костромской области, 1993 г.

2. Литература

2.1. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) //Отечественные архивы.-1996.-№ 4.

2.2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.В., Комплектование архива в современных условиях.//Делопроизводство. 2000. № 4.С.10.

2.3. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап //Секретарское дело.1998.№ 1.С.14-16.

2.4. Базарова И.А. К вопросу о комплектовании госархивов документами современных политических партий и общественных организаций.//Вестник архивиста. 1997. №4(40).С.65.

2.5. Бакалинская Г.Г. Работа Государственной архивной службы России с центральными органами политических партий, негосударственных экономических структур, творческих объединений России по включению их в состав источников комплектования архивного фонда Российской Федерации // Вестник архивиста. 1993. № 6. С.35-43.

2.6. Еремченко В.А. Современные проблемы комплектования государственных архивов Российской Федерации.//Вестник архивиста.2002. №6(72). С.23.

2.7. Жумер В. Важнейшие аспекты экспертизы ценности документов, анализ международного опыта (1950-1990гг.). 2000.-№ 4.С.16-20.

2.8. Жукова М.П. Экспертиза ценности современных учреждений, организаций, предприятий.// Отечественные архивы. 1994. №5, С. 10.

2.9. Жукова М.П.Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами.//Отечественные архивы. 1995. №6.С.3.

2.10. Жукова М.П. К вопросу об истории и перспективе исследования теории и методики экспертизы ценности документов и комплектования архивов.//Вестник архивиста. 1997.35(41). С.54.

2.11. Жукова М.П. Формирование Архивного фонда Российской Федерации - Экспертиза ценности документов - комплектование архивов (основные проблемы) //Вестник архивиста. 1998. №2(44). С.81.

2.12. Имайкин Н.И. Проблемы комплектования Архивного фонда Российской Федерации в условиях рыночной экономики (на примере РГАНТД).//Вестник архивиста. 1998. №4(46). С. 31.

2.13. Иноземцева З.П., Курносов Н.Д. Новое время - новые проблемы. Комплектование государственных архивов документами общественных движений // Отечественные архивы.1992.№ 6.

2.14. Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта.//Вестник архивиста. 1999. №1(49). С.4

2.15. Леонтьева О.Г. Проблемы комплектования и экспертизы ценности документов.//Советские архивы. 1991. №2. С.93.

2.16. Леонтьева О.Г. Организация комплектования госархивов нуждается в обновлении // Отечественные архивы.1994.№ 2.С. 14-19.

2.17. О работе государственного общественно-политического архива Новгородской области с негосударственными структурами; имеющими на хранении документы государственной части Архивного фонда РФ.// Информационный бюллетень.1996.№ 27. С.142.

2.18. Пихоя Р.Г. Интервью о проблемах комплектования госархивов документами бывших партийных органов власти. // Вестник архивиста. 1992.№.6. С. 5.

2.19. Стеганцев М.В, Парламентские слушанья: Проблемы безопасности, комплектования, использования Архивного фонда Российской Федерации. // Вестник архивиста.1999. №2-3. С.5.

2.20. Сорина Л.М. Комплектование архивов: новые подходы. // Советские архивы.1991. №2. С.89.

2.21 Российские архивы сегодня: взгляд из вне и из нутрии. Материалы Международной научно-практической конференции. Саратов, 3-4 сентября 2003 г.

2.22. Тарасов И.Н. Правовые основы взаимодействия собственников негосударственных архивов с учреждениями Государственной Архивной службы России. // Вестник архивиста. 1993. №6(18). С.30.

2.23. Тюрина Е.А., Обеспечение сохранности документов советской эпохи в современных условиях,//Вестник архивиста.1999. №4-5(52-53). С.39.

2.24. Центр документации новейшей истории Тамбовской области в новых условиях работы.//Вестник архивиста.1994. №3(21). С.60.

2.25. Цаплан В., Подшивало Е.О практике работы с общественно-политическими партиями и движениями, держателями личных фондов по комплектованию Архивного фонда РФ.// Вестник архивиста.2000. №3-4(57-58). С.130.

2.26. Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда. // Отечественные архивы.1994.№ 2.