Аналіз інформаційної системи ВАТ КСЖ "Універсальна"

Обробку економічної інформації на КСЖ здійснює спеціалізований відділ. Обсяг і зміст економічної інформації значні, надзвичайно складні, характеризуються тісним взаємозв'язком і динамічністю. Це приводить до великої імовірності помилок при обґрунтуванні доцільності діяльності підприємства. Уникнути помилок можна тільки за умови постійного і систематичного відстеження інформації і змін у її складі і змісті, для чого доцільно використовувати спеціальні структури або доручати таку функцію окремому працівникові, підрозділові підприємства.

Вхідна інформація для виробничого підприємства складається з інформації про стан зовнішнього середовища, що у свою чергу складається з двох груп, зміст яких значно розрізняється: ринкова кон'юнктура; механізм регулювання виробничого підприємства владними структурами.

Для подальшого використання інформація кожного виду представлена у виді системи показників, тобто кількісних характеристик параметрів підприємства. Складність формування і використання економічної інформації полягає в тому, що не всі параметри підприємства легко піддаються формалізації для кількісного визначення, що вимагає визначеного професійного рівня для їхньої систематизації й обробки.

Джерела формування інформаційних масивів різні в залежності від виду інформації. Для характеристики ринкової інфраструктури залучають дані, що приводяться в офіційній літературі, статистичних оглядах, комерційних публікаціях, рекламних виданнях і т.д. Доцільний і результативним є пошук інформації у формі прямого опитування, анкетування й інших прийомів, широко використовуваних у практиці маркетингові дослідження.

Найбільш регламентованою і на визначений період досить однозначної є інформація про механізм регулювання діяльності підприємства, оскільки як економічні, так і адміністративні важелі державного керування установлюються відповідними нормативними актами - законами, затверджуваними законодавчою владою (Верховною Радою), указами Президента, декретами, виданими виконавчою владою (Кабінетом Міністрів), або інструкціями, положеннями, рішеннями, листами, прийнятими тими організаціями, що наділені відповідними правами (від державних міністерств до міських органів самоврядування). Тому показники, які характеризують механізм регулювання, мають нормативний характер, тобто є обов'язковими, і зневага ними приводить до економічних або адміністративних санкцій.

Система 1С Бухгалтерія, що використовується на розглядуваному підприємстві, є універсальною бухгалтерською програмою. Основні особливості цієї програми: ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно потреб підприємства; можливість ведення кількісного багатоваріантного обліку; одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів по синтетичному й аналітичному обліку; повна настроюваність: можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форм первинних документів, форм звітності; можливість автоматичного друку вихідних (первинних) документів.

Висхідними даними для програми є господарські операції, що вносяться до Журналу господарських операцій.

Програма 1С - Бухгалтерія дозволяє вводити господарські операції декількома способами: ручне введення операцій; використання типових операцій; використання режиму "документи і розрахунки".

На підставі введених господарських операцій програма формує звітність по синтетичному обліку та різні допоміжні документи, зокрема: оборотно-сальдову відомість за рахунками і субрахунками; "шахматку"; аналіз рахунка за підсумками і кореспонденцією даного рахунка з відповідними рахунками; обороти по дебету і кредиту рахунка і відповідне сальдо, також обороти і сальдо по рахунках за відповідний період; журнал-ордер і відомість по рахунку; зведені проводки-підсумки за відповідною кореспонденцією; аналіз рахунка за датами; звіт по журналу операцій - вибірку проводок із журналу операцій за визначеними рахунками, кореспонденцією та іншими ознаками; картку рахунка і всі проводки з даним рахунком.

Програма може утримувати відомості за будь-який період часу.

Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вводити необмежену кількість довідників об'єктів аналітичного обліку (субконто): за видами продукції, матеріалами, підприємствами, співробітниками та ін.

Усі документи по аналітичному обліку формуються у грошовому, а якщо це потрібно, то і в натуральному виразі.

Зокрема, видаються такі документи: оборотно-сальдова відомість, що утримує дані про сальдо та обороти за об'єктами обліку; картка субконто, що містить усі проводки з даним об'єктом обліку; аналіз рахунка за субконто - кореспонденції з різними рахунками кожного об'єкта обліку; аналіз субконто - зведення всіх підсумків за даними субконто; обороти між субконто.

Крім цього, програма дає змогу створювати звіти довільної форми, що використовують дані не лише синтетичного, а й аналітичного обліку. Системи програмування в основному використовуються для проектування економічних інформаційних систем (ЕІС) і представляють мову програмування і програму перекладу (компілятор, інтерпретатор) з цієї мови в машинні коди. Найбільш перспективним є об'єктно-орієнтоване програмування. Об'єктно-орієнтоване програмування останнім часом стає візуальним. Це значить, що міняється інтерфейс середовища програмування. Воно стає багатовіконним. Виділяються головне меню, вікна модулів і об'єктів. Головне вікно містить піктограми стандартних модулів. Щоб почати роботу, необхідно створити (запрограмувати) новий додаток. Він породжується автоматично і для нього генерується своє вікно. Програма додатка являє собою комбінацію модулів і об'єктів. Об'єктами можуть бути вікна, меню, кнопки, форми введення, області введення й інші ресурси. Модулі служать для ієрархічної організації програми й об'єднання її частин. Звичайно для додавання візуального об'єктно-орієнтованого інтерфейсу в існуючі пакети додається візуальний редактор.

Програми технічного обслуговування надають сервіс для експлуатації комп'ютера, виявлення помилок при збоях, відновлення зіпсованих програм і даних.

Прикладне програмне забезпечення визначає розмаїтість інформаційних технологій і складається з окремих прикладних програм або пакетів, називаних додатками. Для використання частини додатків потрібна кваліфікація проектувальника. Ряд додатків можуть застосовувати всі користувачі.

До засобів проектування можна віднести системи керування базами даних (СКБД), експертні системи, системи автоматизації проектування (САПР), типові пакети прикладних програм (ППП), системи електронного документообігу (СЕД), інформаційні сховища, геоінформаційні системи (ГІС), системи штучного інтелекту. Графічні процесори являють собою інструментальні засоби, що дозволяють створювати і модифікувати графічні образи з використанням наступних інформаційних технологій (IT): комерційної графіки; ілюстративної графіки; наукової графіки; когнітивної графіки.

IT комерційної, або ділової, графіки забезпечують відображення інформації, що зберігається в табличних процесорах, базах даних і окремих локальних файлах у виді двох - або тривимірних графіків, кругової діаграми, стовпчикової гистограми, лінійних графіків і ін. (Excel, Access, Foxpro і т.д.).

IT ілюстративної графіки дозволяють створювати ілюстрації для різних текстових документів у виді регулярних структур - різні геометричні фігури (так називана "векторна графіка") і нерегулярних структур - малюнки користувача ("растрова графіка"). Ці засоби реалізовані в IT Paint Brush. Але є IT, що дозволяють переглядати зображення в режимі слайдів, спецефектів і оживляти їх (Corell Draw, Storyboard, Animator, 3d Studio).

IT наукової графіки призначені для обслуговування задач картографії, оформлення наукових розрахунків, що містять хімічні, математичні та інші формули.

Когнітивні комп'ютерні засоби являють собою комплекс віртуальних пристроїв, програм і систем, що реалізують сукупну обробку зорової інформації у виді образів, процесів, структур і дозволяючих засобів діалогу реалізувати методи і прийоми представлення умов задачі або підказки у виді зорових образів.

Документи табличного виду складають велику частину документообігу підприємства будь-якого типу. Тому табличні IT представляють особливу важливість при створенні й експлуатації ЕІС. Комплекс програмних засобів, що реалізують створення, реєстрацію, збереження, редагування, обробку електронних таблиць і видачу їх на печатку, прийнято називати табличним процесором. Електронна таблиця являє собою двовимірний масив рядків і стовпців, розміщений у пам'яті комп'ютера. Широке поширення одержали такі табличні процесори, як Supercalc, Visicalc, Lotus-1,2,3, Quattro PRQ. Для Windows був створений процесор Excel, технологія роботи з яким аналогічна роботі з будь-яким додатком Windows інтерфейсу WIMP.

Чинними нормативними документами передбачено ведення обліку готівкових коштів за допомогою комп'ютера. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджено Наказом №51 Наказ №51 - Наказ Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій, що допускає ведення первинних касових документів за допомогою комп'ютера. Пункт 3.11 Положення №72 Положення №72 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 19.02.2001 р. №72² згадує про можливість автоматизованого ведення журналу реєстрації первинних касових документів, а п.4.4 визначає вимоги до програмного забезпечення, що використовується для ведення касової книги, а також до зберігання друкованих форм та електронного вигляду касової книги. У програмі "ІС. Бухгалтерія для України" для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті". Аналітичний облік на цих рахунках організований з допомогою субконто "Наши денежные счета". Це дворівневий довідник, відкрити який можна через меню Справочники/Счета нашей фирмы. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими і видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобов'язані мати свою касу і вести окрему касову книгу.

Тоді, крім елемента "Основна каса", слід ввести додатково стільки кас, скільки є таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведеться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому слід ввести до довідника стільки елементів, скільки є в касі підприємства валют (наприклад "Каса (GBP)", "Каса (FFR)"). Для кожної каси в довіднику зазначається рахунок обліку і валюта з довідника "Валюти". Значення останніх номерів касових документів програма заносяться до довідника самостійно.

У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, у тому числі валютних, використовуються документи "Приходный кассовый ордер" і "Расходный кассовый ордер" (нумерація ордерів ведеться за кожною касою незалежно). Для формування касової книги використовується звіт "Касова книга" (може бути сформована за кожною касою окремо і за всіма касами підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто". Щоб автоматично сформувати касову книгу, у типовій конфігурації константа Проводки по кассе только кассовыми ордерами повинна мати значення Да.

Розглянемо приклад ведення обліку касових операцій.

Приклад: 30.01.2002 р. з основного розрахункового рахунка в касу підприємства надійшло 394,94 грн. для виплати заробітної плати і 250 USD для видачі під звіт працівникові, що відряджається за кордон. Цього ж дня заробітна плата була виплачена і валюта видана під звіт. Курс USD у цей період становив на дату останньої операції: 22.01 - 5,3262 грн., 30.01 - 5,3222 грн. (наведено умовний курс долара США). Залишок на розрахунковому рахунку - 3680 USD, у касі - 20 USD.

3. Ведення історії курсу валют