Учет, регистрация и прохождение входящих документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Российской Федерации

Уфимский Государственный Авиационный Технический Университет

Кафедра автоматизированных систем управления

Расчетно-графическая работа

“Учет, регистрация и прохождение входящих документов”

по дисциплине: « Проектирование информационных систем»

Группа ПИЭ-403бз

Студент Швецова О.Н.

Принял Старцев Г.В.

Уфа 2011

Оглавление

• Введение
• 1. Описание предметной области
• 1.1 Входная и выходная информация процесса
• 1.2 Нормативная база процесса
• 1.3 Участники процесса
• 2. Мнемосхема процессов
• 3. Моделирование
• 3.1 Формирование структурно-функциональной модели процесса
• 3.2 Схема данных
• 4. Концепция
• 6. План - график работ
• 7. Смета расходов
• Вывод
• Введение
• В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным.
• Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
• Документ - это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.
• Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.
• Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).
• Весь объём документов, обращающихся в организации - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.
• Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.
• Документооборот - это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
• В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).
• Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.
• 1. Описание предметной области
• 1.1 Входная и выходная информация процесса
• документооборот автоматизированный информационный
• Здесь описываются документы, которые используются в процессе. Их 3 класса:
• 1) входящие: входящая корреспонденция, электронная регистрационная карточка;
• 2) исходящие: документы для ген. директора после исполнения, документы для подразделения после исполнения (документы после исполнения направляются в архив), непринятые документы (возвращаются отправителю);
• 3) внутренние: документы после проверок правильности доставки, наличия документов, акт претензий (по документам, не прошедшим проверку), заполненная электронная регистрационная карточка, электронные версии документов, документы с проставленным регистрационным штампом, резолюции исполнителей.
• 1.2 Нормативная база процесса
• Инструкция по делопроизводству в ООО «Белорецкий завод рессор и пружин»
• 1.3 Участники процесса
• 1) сектор документооборота;
• 2) ответственный за делопроизводство;
• 3) референт ген. директора;
• 4) руководитель подразделения;
• 5) ген. директор.
• 2. Мнемосхема процессов
• Рассмотрим документооборот ООО «Белорецкий завод рессор и пружин».
• Ниже приведена мнемосхема существующего процесса, это бизнес - процесс, построенный при помощи MS Visio 2007.
• Вся корреспонденция, поступающая в Общество, принимается и вскрывается в секторе документооборота. При приеме документов проверяется правильность их доставки в соответствии с указанным адресом, целостность упаковки и наличие вложенных документов.
• Документы, поступившие ошибочно, возвращаются отправителю.
• Корреспонденция, поступившая на имя руководителей структурных подразделений или адресованная непосредственно структурным подразделениям, передается сектором документооборота в соответствующие структурные подразделения для регистрации.
• Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Обществе один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.
• Документы, поступившие непосредственно в адрес структурного подразделения, передаются из одного подразделения в другое для исполнения по согласованию между руководителями структурных подразделений, о чем ответственным за делопроизводство в структурном подразделении делается соответствующая отметка в базе «Вх/отделы». Передача документов внутри подразделения от одного исполнителя другому производится через работника, ответственного за делопроизводство, с обязательной отметкой в базе «Вх/отделы».

• Рис. 1. Мнемосхема существующего процесса
• 3. Моделирование
• 3.1 Формирование структурно-функциональной модели процесса
• Для исследования предметной области на основе стандарта IDef0 средствами пакета BPWin была построена функциональная модель «как есть» (см. рис. 2 - 6).
• Рассмотрим набор входных и выходных документов, а также нормативную базу и участников процесса на контекстном уровне функциональной модели:
• Рис. 2
• Декомпозиция процесса обработки входящих документов на основные функции позволяет получить следующее представление:
• Рис. 3
• Декомпозируем функциональный блок - прием входящей документации (см. Рис. 4).

• Рис. 4
• Таким же образом декомпозирую блок - регистрация входящей документации (см. Рис. 5).
• Рис. 5
• Следующая декомпозиция - рассмотрение входящей документации (рис. 6).
• Рис. 6
• Представим процесс автоматизации, то есть модель «как должно быть», где мы автоматизируем процесс регистрации входящих документов:
• Рис. 7
• Декомпозиция нулевого уровня имеет такие же блоки, как в модели «как есть»:
• Рис. 8
• Декомпозиция процесса приема входящей документации:

• Рис. 9
• Декомпозиция процесса регистрации входящей документации (автоматизированный процесс). Суть заключается в том, что работа идет с электронными версиями документов, с которыми работает АИС, т.е. регистрирует их:

• Рис. 10
• Декомпозиция процесса рассмотрения входящей документации (остается без изменений):
• Рис. 11
• 3.2 Схема данных
• Рис. 12
• 4. Концепция
• Преимущества, которые можно получить за счёт создания программного продукта, автоматизирующего процесс:
• - большая пропускная способность сектора при автоматическом режиме работы с документами;
• - улучшение возможности обновления документов;
• - возможность удаленного доступа к информации при наличии локальной сети или Internet;
• 5. Техническое задание
• Наименование системы - Автоматизированная система документооборота.
• Разработчик - штатный сотрудник.
• Объект автоматизации - процесс переноса документов.
• Заказчик - ИП «Белорецкий компьютерный центр».
• Основание для разработки - заявка специалиста отдела кадров ИП «Белорецкий компьютерный центр».
• Плановый срок работы по созданию системы - 28 дней с момента подписания технического задания.
• Источник финансирования работ: ИП «Белорецкий компьютерный центр».
• Назначение создания АИС - автоматизация процесса переноса документов.
• Цели создания АИС - ввести автоматизацию документооборота.
• Входные данные: документы за определённый период.