Применение MS Excel для расчетов

Цель работы -

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, - а также оставаться пустой. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Для того, чтобы внести данные в ячейку :

1. Сделать ячейку текущей (активной)

2. С клавиатуры ввести необходимые данные

Закончить ввод нажав клавишу Enter или кнопку Enter в строке формул. Вводимые данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

1.4 Редактирование содержимого ячеек

Исправления допущенных ошибок можно сделать следующими способами:

1. Щелкните на нужной ячейке и введите новое содержимое, нажмите клавишу Enter. ( Новое содержимое заменит прежнее, поэтому нет необходимости специально удалять старое содержимое ).

2. Если нужно заменить только определенную часть содержимого ячейки, то щелкните по ячейке, содержимое которой нужно изменить , а затем щелкните в строке формул. Теперь можно изменить содержимое, используя навигационные клавиши и клавишу Delete для удаления символа, расположенного справа от курсора ввода, или клавишу (Backspace) .

3. При редактировании содержимого ячейки в строке формул отображаются три кнопки.

При нажатии первой кнопки (крестик) - процесс редактирования будет прерван, а изменения отменены. Аналогичного результата можно добиться, нажав клавишу Esc на клавиатуре.

При нажатии второй кнопки ( галочка) подтверждает изменения, аналогичного действия модно добиться, нажав на клавиатуре клавишу Enter.

4. Нажатие клавиши DELETE приводит к удалению всего содержимого ячейки.

1.5 Автоматизация ввода чисел

Автозаполнение числами.

Ввести начальное число в ячейку (например в ячейку A5 число -1 ). В правом нижнем углу ячейки имеется черный квадратик - это маркер заполнения. При наведении на него указателя мыши он приобретает вид черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения в вертикальном или горизонтальном направлении рассматривается как операция «размножения» содержимого.

Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши .

Если навести указатель мыши на маркер заполнения ( ячейка - A5 ) и перетащить маркер заполнения правой кнопкой мыши, чтобы рамка охватила A5,A6 ….A12, отпустить правую кнопку мыши, то появится меню. Если в этом меню выбрать пункт Копировать ячейки , то все ячейки будут содержать - 1. Если же выбрать пункт Заполнить , то в ячейках окажутся числа -1,2,3…8.

Заполнение прогрессией.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, то последовательность действий может быть такой:

1. Ввести в ячейку число.

2. Убедиться в том, что ячейка, содержащая начальное число является активной.

3. Дать команду Правка Заполнить Прогрессия( Откроется диалоговое окно Прогрессия ).

4. В этом окне выбирается:

a. тип прогрессии,

b. величина шага,

c. предельное значение.

1.6 Выбор ячеек

В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточия имена ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например D5:F12, или A4:F4. Для того, чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать (выделить).

Выделить диапазон можно несколькими способами:

1 способ. Перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши, и не отпуская ее протянуть указатель в противоположный угол области.

2 способ. Щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавишу Shift , на клавиатуре и, не отпуская ее , щелкнуть на последней ячейке выбираемого диапазона.

Если необходимо выбрать несвязные диапазоны, то удерживают клавишу Ctrl.

Выбранная группа ячеек выделяется на экране:

- содержимое ячеек отображается белым цветом

- вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой.

1.7 Операции с ячейками

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как и с выбранным фрагментом текста в программе Word, т.е. копировать, перемещать, удалять.

Для того, скопировать ( переместить) диапазон ячеек :

1. Выбрать диапазон

2. Подать команду ПравкаКопировать ( или ПравкаВырезать)

3. Щелкнуть по ячейке, которая будет являться левой верхней ячейкой в области вставки.

4. Подать команду ПравкаВставить

Копировать ( перемещать) можно и с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов

Для удаления содержимого ячейки ( выбранного диапазона ) нажимают клавишу Delete

1.8 Форматирование ячеек

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числовые - по правому краю. Чтобы изменить формат отображения данных в ячейке ( диапазоне ):

· Выбрать ячейку ( выделить диапазон)

Дать команду ФорматЯчейки (появится диалоговое окно)

· Вкладка Число этого окна позволяют:

o выбирать формат записи данных ( количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способы записи даты и прочее).

· Вкладка Выравнивание позволяет:

o Выравнивать содержимое по вертикали, горизонтали, переносить слова, объединять ячейки и прочее.

· Вкладка Шрифт позволяет изменить гарнитуру, размер и начертание шрифта

· С помощью вкладки Границы можно выбрать тип линии и указать к какой части выделенного диапазона она относится.

· Вкладка Вид предлагает палитру для заливки.

Наиболее часто употребляющиеся элементы форматирования вынесены на Панель форматирования.

1.9 Вычисления в электронных таблицах

Таблицы могут содержать как основные так и производные (вычисляемые) данные и позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляется при помощи формул. Формула может содержать константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками арифметических операций. Скобки позволяют изменить порядок выполнения для действий.

Ввод формулы всегда начинается с символа ( знак равенства)

Если ячейка содержит формулу, то в этой ячейке отображается результат вычисления по этой формуле.

Если сделать ячейку текущей, то сама формула будет отображаться в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить в «уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушает ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки.

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления зависит от содержимого, находящегося в другой ячейке. Таким образом, ячейка , содержащая формулу, называется зависимой.

Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами:

Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную ( не забудьте перевести язык на латынь).

Другой способ состоит в том, что щелкают на нужной ячейке, адрес которой нужно ввести (или выбирают диапазон ячеек).

Этот способ более удобный, так как нет необходимости переводить клавиатуру на латынь.

1.10 Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса ячеек в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

- ссылка на ячейку D5 указывает на ячейку, которая расположена на два столбца левее,

- ссыпка на ячейку F5 указывает на ячейку, которая расположена на один столбец левее.

Если формула будет скопирована в ячейку F6, то ссылка на D6 указывает на ячейку, расположенную на два столбца левее, а ссылка на E6 - на столбец левее , относительно F6

При абсолютной адресации - адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как не табличная.

Для того, чтобы изменить способ адресации ссылки при редактировании

- выделить ссылку,

- и нажать клавишу F4

Элемента имени ячейки использующие абсолютную адресацию предваряются символами $ ( знак доллара ).

1.11 Автозаполнение формулами

При работе с таблицами часто возникает необходимость «размножить» формулу в горизонтальном или вертикальном направлении. Поясним это на примере . В ячейку F5 введена формула =D5*E5. Аналогичную формулу необходимо ввести и в ячейки F6,F7…F12. Для того, чтобы «размножить» формулу :

1. Сделать ячейку F5 активной

2. Установить указатель мыши на маркер заполнения

3. С помощью левой кнопки мыши протянуть вниз ( в нужном направлении)

1.12 Использование стандартных функций

Вычисления, которые позволяет производить программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Стандартные функции используются в программе Excel только в формулах. Программа позволяет использовать большое число встроенных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления. Функция представляют собой стандартную, часто используемую, последовательность вычислений. Программа Excel предлагает пользователю большое количество встроенных функций, облегчающих вычисления при решении самых различных задач.

При работе с функциями нужно всегда строго следовать правилам обращения к функции ( синтаксису).

Для любой функции определены следующие понятия:

Имя функции - задавая в формуле имя функции, вы указываете программе, о каких вычислениях идет печь (Примеры имен функций - SIN, СРЗНАЧ, МАКС и др.

Аргументы - значения, которые функция использует , вычисляя результат. Аргументы перечисляются в скобках, следом за именем функции. В качестве аргументов могут быть выступать: адреса ячеек, диапазоны логические значения, а также другие функции и формулы.

Результат - значение, полученное при вычислении функции.

Пример : СРЗНАЧ(F5:F12), СУММ(F5:F12)

Вставка функции

Чтобы вставить функцию в формулу, необходимо сделать нужную ячейку активной ( щелкнуть по ячейке), затем ввести имя функции и аргументы с клавиатуры.

Но в этом случае необходимо точно знать синтаксис функции.

Для задания функции можно использовать Мастера функций - на Стандартной панели имеется кнопка .

1.13 Графические возможности MS Excel

Среди задач, решаемых с помощью процессоров ЭТ особое место занимает графическое представление хранимой информации и результатов их обработки.

В программе MS Excel термин диаграммы используется для обозначения всех видов графического представления данных

Наглядность и легкость восприятия диаграмм позволяет принять быстрое и обоснованное решение по дальнейшей обработке данных числового типа. Существенным достоинством MS Excel является то, что при работе с ним при изменении исходных данных, по которым построены диаграмма, автоматически изменяется и их изображение.

Удобным средством для создания графических представлений в MS Excel является .

Мастер строит диаграмму по табличным данным ( следовательно, прежде чем вызывать Мастера, необходимо выделить данные)

2. Практическая часть

2.1 Задание

Создать ведомость начисления заработной платы для бригады ремонтников, состоящей из 8 человек.

2.2 Постановка задачи

Дано:

· Фамилии работника Должность работника

· Тарифная ставка ( почасовая оплата)

· Отработанное время ( в часах)

Требуется:

1. Составить ведомость начисления заработной платы.

2. Подсчитать сумму начислений заработной платы за месяц

3. Вычислить средний, максимальный и минимальный заработки в бригаде

2.3 Выполнение задания

Литература

1. Воробьев В.В. Microsoft Excel 2000 : Пособие для начинающих -К. : 2000, 36 с.

2. Симонович С., Евсеев Г. Практическая информатика: универсальный курс. - М.: АСТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс, 2009,480 с. Симонович С., Евсеев Г. , Алексеев А. Специальная информатика: универсальный курс. - М.: АСТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс, 2009,480 с.

3. Симонович С. Информатика : базовый курс. - СПб. : Питер, 2009, 640 с.

4. Рычков В. Самоучитель Excel 2000. - СПб.: Питер, 2009, 512 с.

Размещено на Allbest.ru