Основные приемы работы в Ехсеl

Содержание

1. Основные понятия и определения

2. Табличные процессоры. Общие сведения

3. Пользовательский интерфейс Ехсеl 2000

4. Основные приемы работы в Ехсеl

5. Формулы и функции в Ехсеl

6. Гиперссылки в Ехсеl

7. Диаграммы и графики в Ехсеl

8. Расширение базовых возможностей Ехсеl

Использованная литература

1. Основные понятия и определения

Технические средства компьютера являются универсальным инструментом для решения широкого круга задач. Однако эти задачи решаются лишь в том случае, если компьютеру известен алгоритм их решения.

Алгоритм - точное предписание, определяющее процесс преобразования исходных данных в конечный результат. Общими свойствами любого алгоритма являются определенность, массовость и результативность. Определенность (детерминированность) алгоритма обеспечивает однозначность результата и исключает возможность искажения или двусмысленного толкования предписания. Массовость алгоритма означает, что его можно использовать для решения любой задачи из некоторого класса однотипных задач, отличающихся исходными данными. Результативность алгоритма - это возможность получения результата за конечное число шагов.

Программа - данные, их описание и алгоритм, записанный на языке программирования. Программа описывает операции, которые необходимо выполнить для решения поставленной задачи. Зачастую для достижения результата используется не отдельная программа, а несколько программ, объединенных под общим названием пакет программ. В пособии синонимом терминов "программа" или "пакет программ" является термин приложение.

Действия над данными, предписываемые программой, называются операциями, а элементарное предписание, предусматривающее выполнение определенной операции, - командой.

Программирование -- процесс создания программ с использованием различных языков программирования.

Программное обеспечение (ПО) - совокупность программ, позволяющих осуществить на компьютере автоматизированную обработку информации.

Настройка компьютера на решение задачи осуществляется путем загрузки в оперативную память соответствующей программы. Таким образом обеспечивается программная специализация компьютера.

Любая программа в зависимости от назначения и реализуемых функций относится к одному из двух классов: системное (общее) и прикладное (специальное) ПО.

Пакет прикладных программ (ППП) -- совокупность программ для решения круга задач по определенной тематике или предмету. Различают следующие типы ППП:

* общего назначения;

* методо-ориентированные;

* проблемно-ориентированные.

ППП общего назначения ориентированы на автоматизацию широкого класса задач пользователя. К этому классу НПП относятся:

* текстовые процессоры (например, Microsoft (MS) Word);

* табличные процессоры (МS Ехсеl);

* системы управления базами данных (МS Ассеss);

* системы динамических презентаций (МS РоwerРоiпt);

* графические процессоры (Соrel Draw);

* издательские системы (РаgeMaker, Quark ХРress);

* интегрированные системы (МS Works);

* системы автоматизации проектирования (САSЕ-технологии);

* оболочки экспертных систем, систем поддержки принятия решений и др.

2. Табличные процессоры. Общие сведения

Программы для обработки табличных данных появились практически одновременно с созданием персонального компьютера. Функциональные возможности этих приложений постоянно растут, увеличивая их популярность.

Табличное представление позволяет быстро осуществлять расчеты над большими объемами данных. Если расчеты выполняются однократно, то оправдано использование калькулятора. Однако многократное выполнение расчетов вызывает утомление и раздражение, что приводит к появлению ошибок и необходимости перерасчета, сопряженного с материальными и временными затратами.

IIоскольку персональные компьютеры служат для выполнения многократно повторяющихся однообразных действий, то естественным стало использование при организации расчетов электронных таблиц. Пользователю предоставляется возможность размещать данные в таблице на экране монитора, являющейся аналогом таблицы на бумаге, и использовать для их обработки встроенные функции. Электронные таблицы или табличные процессоры, являются универсальными средствами для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных.

Электронная таблица создается и хранится в памяти компьютера. В дальнейшем ее возможно изменять, просматривать, сохранять на магнитном носителе а также выводить копию на печать. На экране дисплея электронная таблица отображается виде двухмерной матрицы, состоящей из столбцов и строк, на пересечения которых располагаются ячейки (клетки). В зависимости от используемого табличного процессора размер матрицы различен. Для обращения к содержимому ячейки используется однозначно определяющий ее идентификатор. В качестве такого идентификатора выступает адрес (номер столбца и номер строки, на пересечении которых располагается ячейка). В ячейки электронной таблицы вводятся числа, текст, формулы или гиперссылки. Для задания текущей ячейки таблицы используется специальный указатель ячейки (табличный курсор), который имеет вид рамки. Ввод и редактирование данных осуществляются пользователем в текущую ячейку.

Концепция электронной таблицы, впервые реализованная для компьютера фирмы Apple, оказалась удачной, и в течение нескольких лет был выпущен ряд программных средств этого класса (семейства Visicals, Supercals, Multiplan). Электронные таблицы стали одним из основных компонентов интегрированных пакетов программ Works, Symphony. Большое влияние на развитие программных средств этого класса оказала разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development. Этот пакет благодаря своим функциональным возможностям и скорости обработки долгое время являлся эталоном для аналогичных программных продуктов.

Разработчики табличных процессоров ориентируются на следующие критерии: расширение функциональных возможностей, увеличение скорости обработки, обеспечение простоты изучения и удобства использования. Современные табличные процессоры содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, гиперсвязями, а также дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования.

На практике электронные таблицы получили широкое распространение при экономических расчетах. Это обусловлено тем, что решение большинства экономических задач связано с обработкой табличных документов и результаты решения ряда задач следует представлять в табличной форме.

К основным функциям табличных процессоров относят:

* создание таблиц одноразового и многоразового пользования;

* выполнение специальных расчетов (математических, статистических, бухгалтерских и пр.). При изменении исходных значений расчетные должны автоматически изменяться. Это позволяет осуществлять анализ результатов и получать множество вариантов решения задачи;

* построение по данным таблицы разнообразных графиков и диаграмм;

* взаимодействие с другими офисными продуктами, текстовыми редакторами, системами управления базами данных и пр.

На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры различных версий Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc.‚ Quattro Pro фирмы Novell и Ехсеl корпорации Мiсrosoft. Эти продукты являются компонентами соответствующих офисных пакетов -- Lotus SmartSuit, Perfect Office и Miсrosoft Office.

Функциональные возможности табличного процессора обеспечивают его широкое использование для финансовой обработки данных, научных и инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде. К основным функциональным возможностям табличных процессоров относят следующие:

* построение таблиц любой формы и их сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла;

* корректировка структуры созданной таблицы (перемещение, добавление, удаление, мультиплицирование строк, столбцов и диапазонов ячеек);

* выбор цветового оформления таблицы, различных шрифтов и стилей, ввода текста под различными углами, автоформатирование таблицы;

* обработка разнообразных типов данных (чисел, дат, формул, гиперссылок);

* поддержка форматов файлов разнообразных программных продуктов (например, Lotus 1-2-3);

* импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных (с возможностями предварительного отбора);

* импорт графических объектов в таблицу (поддержка ОLЕ-технологии);

* наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);

* представление данных таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм. Содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;

* использование библиотеки стандартных функций (математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и пр.);

* реализацию комплекса матричных и оптимизационных вычислений;

* защиту таблицы от несанкционированного доступа;

* средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования других компонентов Miсrosoft Office (МS ‚Word, МS Ассеss) для этих целей;

* упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;

* открытие и возможность работы одновременно с несколькими таблицами;

* связку таблиц, то есть автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;

* анализ влияния изменений одних данных на другие, используемый, например, при прогнозировании динамики различных процессов;

* поддержку работы в сети и организацию коллективной работы при одновременном редактировании таблицы несколькими пользователями. Возможно добавление комментариев с указанием пользователя, отслеживание внесенных изменений, установки персональных опций просмотра, печати и фильтрации, обеспечивается синхронизация таблиц через определенные интервалы времени;

* интеллектуальное реагирование на действия пользователя (реализация технологии IntelliSence) -- система предугадывает действия пользователя и помогает ему выполнить их;

* поддержку технологии drag-and-drop;

* автоматическое исправление синтаксических ошибок при задании текста и формул;

* задание ограничения на вводимые данные путем указания списка или диапазонов допустимых значений (нарушающие эти условия данные выделяются специальным образом);

* обработку таблиц с помощью макрокоманд, создание модулей на встроенном языке программирования VВА;

* поддержку гипертекстовых ссылок, обработки встроенных в таблицы запросов по поступившей из сети команде, что позволяет поддерживать Wеb-технологию.

3. Пользовательский интерфейс Ехсеl 2000

Пользовательский интерфейс табличного процессора Miсrosoft Excel подобен интерфейсу других программных продуктов Miсrosoft Office 2000. Это обстоятельство значительно облегчает их изучение и использование.

К основным элементам интерфейса процессора Ехсеl относят: строку заголовка, строку основного меню, пиктографическое меню, поле имен и строку формул, строку заголовка столбцов и столбец заголовка строк, полосы прокрутки, ярлыки рабочих листов, строку состояний. Назначение перечисленных элементов аналогично назначению элементов текстового редактора Word.

Основным документом для хранения и обработки данных в Ехсеl является рабочая книга. Рабочая книга содержит несколько рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из столбцов и строк. Для изменения текущего рабочего листа используются ярлыки рабочих листов, содержащие их имена (например, Лист 1, Лист 2, Товары, Тренд). Пользователь имеет возможность изменять количество рабочих листов в книге и их имена. Помимо рабочих листов в книге могут присутствовать листы диалога и программные модули.

Главным элементом структуры электронной таблицы является ячейка. Адрес ячейки таблицы есть пара из номера строки и номера столбца, на пересечении которых располагается эта ячейка.

Для ввода данных с клавиатуры необходимо установить в нужную ячейку курсор и набрать данные. Редактирование данных текущей ячейки осуществляется редактированием текста в строке формул.

Управление Ехсеl выполняется с помощью команд основного меню, команд контекстного меню (меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши), пиктограмм панелей инструментов, а также нажатием комбинаций горячих клавиш.

4. Основные приемы работы в Ехсеl

В ячейках электронной таблицы хранятся данные в виде чисел, текста, формул или гиперссылок. Эти данные помещаются при вводе в ячейку, в которой находится табличный курсор. Рассмотрим особенности использования данных более подробно.

Числа в Ехсеl содержат цифры, математические знаки (плюс, минус), знак процента, разделитель целой и дробной части (тип разделителя -- точка или запятая -- определяется установками диалогового окна Язык и стандарты Панели управления). Если количество цифр числа превышает размер ячейки, то число отображается в виде последовательности знаков или преобразуется к экспоненциальному виду (например, число 123456780 примет вид 1,23Е+08).

Введенное число представляется в одном из следующих форматов:

текстовом -- отображает число, выравнивая его по левому краю;

денежном триады разрядов числа отделяются пробелом, после числа помещается знак валюты, например: 6 153,00 р.

финансовом -- отличается от денежного вынесением знака отрицательного числа в крайнюю левую позицию;

даты и времени -- различное представление даты и времени;

процентном -- число отображается в процентах, например 73%;

дробном -- для представления смешанных простых дробей;

дополнительном -- предназначен для работы с почтовыми индексами, телефонными номерами и др. Кроме этого, пользователь имеет возможность конструировать собственные форматы отображения числовых значений.

Задание формата осуществляется для предварительно выделенных ячеек командой Формат- Ячейки-Число.

Текстовые данные, начинающиеся с математических знаков или символа @, необходимо предопределять апострофом. Если введенный в ячейку текст превышает ее размер, то на экране он перекрывает соседние незаполненные ячейки. Если соседние ячейки заполнены, то изображение текста усекается. Увидеть усеченный текст можно, расширив ячейку или сделав ее текущей (ее полное содержимое появится в строке формул).

Помимо формата отображения числовых значений, для каждой ячейки возможно установить другие параметры и атрибуты, например стиль шрифта, его размер и начертание, тип выравнивания, оформление границ, цвета и узоры, задание примечаний (комментария к ячейке, выводящийся при позиционировании на нее указателя мыши).

В процессе работы пользователь выполняет следующие типовые действия.

1. Изменение ширины столбца или высоты строки.

2. Выделение диапазона ячеек.

З. Копирование, перенос, мультиплицирование и автозаполнение ячеек.

Мультиплицирование используется для заполнения диапазона ячеек схожими данными, чаще всего формулами.

Автозаполнение используется для заполнения диапазона ячеек одним и тем же значением (числовым, текстовым) или членами числовой прогрессии и последовательностью дат.

5. Формулы и функции в Ехсеl

Формулы в Miсrosoft Ехсеl являются инструкцией по выполнению последовательности операций. Применение формул позволяет на основе исходных данных выполнять разнообразные вычисления. Формула содержит функции, константы, адреса ячеек и диапазонов, имена ячеек или диапазонов, объединенные знаками математических операций и круглыми скобками. Результатом вычислений по формуле является числовое или логическое значение в ячейке. Числовое значение формируется в случае использования только арифметических операций, а логическое значение (истина/ложь) -- при использовании логических операций или операций сравнения. При вычислении учитывается приоритет выполнения операций, принятый в математике. При вводе формулы в ячейку автоматически вычисляется значение, рассчитанное по формуле.

Ввод формулы начинается со знака равенства или плюса и заканчивается нажатием клавиши <Enter>. При задании в формуле адреса ячейки (диапазона ячеек) используется непосредственный ввод с клавиатуры либо, выделив мышью ячейку (диапазон ячеек), автоматическое указание ее адреса в строке формул.

В электронной таблице часто приходится выполнять однотипные вычисления в различных ячейках. Чтобы не повторять в каждой из них ввод формулы в Ехсеl, предлагается использовать технологию мультиплицирования формулы.

При копировании формул необходимо учитывать, что при изменении адресов используемых в формуле ячеек или диапазонов ячеек эти адреса автоматически корректируются. Эта особенность полезна, например, при добавлении столбцов в начало таблицы. В результате Ехсеl автоматически корректирует формулы с учетом этих добавленных столбцов. В случае, когда адрес в формуле не должен изменяться, пользователю следует применять абсолютную адресацию.

Абсолютный адрес задается путем указания знака $ перед номером столбца и/или строки.

При использовании формул для более сложных расчетов Ехсеl имеет средство автоматизации построения формул -- мастер функций. Мастер функций позволяет построить любую комбинацию вложенных функций, отслеживая правильность завершения каждой из них. В процессе работы пользователь отвечает на вопросы мастера. В зависимости от ответов мастер включает необходимые функции.

6. Гиперссылки в Ехсеl

Гиперссылки организуют единообразные способы перемещения в пределах документа и между документами, что позволяет пользователю осуществлять разнообразные переходы. При этом перемещения выполняются как между электронными таблицами процессора МВ Ехсеi, так и среди других приложений Office. Применение гиперссылок позволяет, например, создать оглавление. При активизации привязанной к кнопке гиперссылки возможен переход от диаграммы к электронной таблице с дополнительными данными. Гиперссылки могут находиться в ячейках, быть присоединенными к изображениям, кнопкам и другим объектам.

После ввода необходимых данных гиперссылка присоединяется к текущему объекту. Если адресатом гиперссылки является другая электронная таблица, то это диалоговое окно используется для задания имени электронной таблицы или объекта в ней. В качестве объекта здесь выступает именованный диапазон, лист или адрес ячейки таблицы, для облегчения поиска требуемых объектов в другой электронной таблице используется кнопка обзор, нажатие которой активизирует список листов и именованных диапазонов.

Применение функции Гиперссылка позволяет динамически редактировать адресат гиперссылки в зависимости от изменения тех или иных данных в электронной таблице. Функция Гиперссылка имеет два аргумента: Адрес документа и Имя. Первый это адресат, которым может быть электронная таблица МВ Ехсеl, Web-страница или другое приложение (адрес документа в Интернете). Часто в качестве этого аргумента указывается также и URL. Второй -- текст, отображаемый в ячейке с гиперссылкой. Достоинством функции Гиперссылка является то, что оба аргумента могут являться ссылками на ячейки. В результате оказывается возможным динамически изменять адрес и текст ссылки при изменении содержимого этих ячеек.

7. Диаграммы и графики в Ехсеl

Для построения графиков и диаграмм в Ехсеl 2000 применяется мастер диаграмм. Его использование позволяет определить основные параметры графика или диаграммы в интерактивном режиме (режиме диалога с пользователем). Пользователь указывает тип графика или диаграммы, данные по которым они строятся, названия осей и пр. Одновременно в динамической части диалогового окна автоматически приводится образец построенного по заданным параметрам графика. В Ехсеl 2000 добавлен ряд новых типов диаграмм (например, шаговые и трехмерные комбинированные диаграммы), реализованы улучшенные возможности форматирования (метки данных, многоуровневые метки оси категорий и временной шкалы, возможность задания единицы измерения для оси значений). Реализованы диаграммы PivatoChart (функции сводных таблиц PivatoTable в применении к диаграммам).

При помощи мастера диаграмм график или диаграмма строиться за четыре шага.

На первом шаге определяется тип и вид графика и диаграммы. Имеется более 30 различных типов, располагаемых на плоскости и в пространстве (например, конических, пирамидальных и цилиндрических диаграмм).

На втором шаге построения диаграммы требуется указать диапазон данных, на основе которых строится диаграмма, и определить, как будут задаваться ряды диаграммы (по строкам или столбцам таблицы), диапазон целесообразно указывать непосредственно путем его выделения на рабочем листе электронной таблицы.

Возможности мастера, доступные на третьем шаге, позволяют задать разнообразные подписи к диаграмме, установить линии сетки, легенду, выводить оси координат и пр.

На последнем четвертом шаге мастер предлагает пользователю поместить диаграмму на текущем листе рабочей книги или вставить ее как отдельный лист книги.

Построенная в Ехсеl диаграмма динамически связана с данными таблицы, то есть при внесении изменений в диапазон исходных значений вид диаграммы изменяется автоматически.

Выделяют следующие этапы проектирования.

1. Формулировка задачи в терминах конечного пользователя.

2. Проектирование выходных документов исходя из условий задачи и возможностей табличного процессора. На этом этапе определяется структура таблиц, а также алгоритмы получения расчетных данных. Результатом такой работы является макет таблицы и алгоритм решения задачи.

3. Разработка электронной формы таблицы. Проектирование средствами табличного процессора выходного документа, включающего заголовки, наименования полей, формулы, колонтитулы и пр.

4. Выполнение расчетов. Ввод данных и получение расчетных значений.

5. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

6. Вывод на печать.

8. Расширение базовых возможностей Ехсеl

Расширение базовых возможностей Ехсеl обеспечивается за счет использования таких инструментариев, как макросы и модули. Макросы и модули используют для автоматизации и ускорения работы. Они позволяют определить последовательность действий, которые будут выполняться при нажатии комбинации клавиш или кнопки.

Пользователь создает макрос одним из двух способов: последовательной записью в автоматическом режиме действий пользователя (режим "эхо") или непосредственным написанием программы на языке VВА (программированием).

Для вызова макроса создается новая команда в главном меню табличного процессора Ехсеl, комбинация функциональных ("горячих") клавиш, пиктограмма на панели инструментов или в поле рабочего листа.

Использованная литература

1. Долженков В., Колесников Ю., Microsoft Excel 2000/ Спб: BHV, 1999.

2. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом Спб : BHV, 1999

3. Столяров А., Столярова Е. "Шпаргалка" по Excel 7.0: Учебник, Самоучитель. М.: Вербо, 1997

4. Основы информатики учебное пособие/ А.Н.Морозевич, Н.Н.Говядинова, В.Г. Левашенко, МН.: Новое знание, 2001

5. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2001