Информационные технологии

1. Место процессов обработки информации в экономике

Говоря о понятии "экономическая информация" с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение сведений (исходных данных) в экономическую информацию, необходимую для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния народного хозяйства и его оптимального развития. Экономическая информация неотделима от информационного процесса управления, осуществляемого в производственной и непроизводственной сфере, она используется во всех отраслях народного хозяйства и во всех органах общегосударственного управления.

2. Понятие информационных технологий

Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а также повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии в сфере управления - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

3. Состав комплекса технических средств обеспечения ИТ

В составе комплекса технических средств обеспечения ИТ выделяют:

· средства компьютерной техники;

· средства коммуникационной техники;

· средства организационной техники.

Средства компьютерной техники - составляют базис всего комплекса технических средств ИТ и предназначены для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в экономической деятельности.

ПК - вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника (ПК IBM PС и совместимые с ними компьютеры Macintosh фирмы Apple).

Корпоративные компьютеры (main frame) - вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательские вычислительные системы. Область применения: реализация ИТ в крупных финансовых и производственных организациях, создание ИС, обслуживающих большое число пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов и т.д.).

Суперкомпьютеры - это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов (военная, космическая области деятельности, фундаментальные научные исследования, глобальный прогноз погоды).

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности - передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий, в т.ч. и с применением компьютерной техники.

К средствам коммуникационной техники относятся:

· средства и система стационарной и мобильной телефонной связи;

· средства и системы телеграфной связи;

· средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

· средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связи (вычислительные сети).

· Средства оргтехники - предназначены для автоматизации и механизации управленческой деятельности.

Всю совокупность оргтехники можно представить в виде следующих групп:

· носители информации;

· средства изготовления текстовых и табличных документов;

· средства репрографии и оперативной полиграфии;

· средства обработки документов;

· средства хранения, поиска и транспортировки документов;

· банковская оргтехника;

· малая оргтехника;

· офисная мебель и оборудование;

· прочая оргтехника.

4. Классификация аппаратных средств ИТ

- Карманные ПК гораздо проще компьютеров других категорий, однако в комплекте с сотовым телефоном, специальным факс-модемом и мобильным принтером они могут представлять собой полноценный мобильный офис. Корпоративные пользователи карманных ПК приобретают такой автономный мобильный компьютер для удалённого доступа к локальной сети предприятия с помощью специализированного ПО.

- Для блокнотных ПК предлагаются мобильные процессоры Intel Celeron, Intel Pentium III в виде съёмных модулей или тонких корпусах TCP. Кроме того, в ряде случаев используются процессоры компании AMD и MediaGX фирмы Сyrix. Блокнотные ПК оснащаются SVGA или XGA дисплеями на тонкоплёночных транзисторах (TFT).

- ПК в сфере автоматизации домашнего хозяйства (Home PC) появились в 1998 г. Предполагается, что данная категория персональных компьютеров сможет охватить широкий спектр направлений -- от управления системой сигнализации и управления энергоресурсами до полива домашних цветов. Кроме того, домашние ПК будут работать как автоответчик, вести календарь или домашнюю бухгалтерскую книгу, получать электронную почту и делать заказы в магазинах. Для связи с датчиками и исполнительными механизмами будет использоваться инфракрасный или радиоканал.

Самая большая категория -- базовые настольные ПК. Базовые настольные ПК предназначены для пользователей, желающих потратить на покупку не более 2000 USD. В 1997 г. в этой категории применялись процессоры Intel Pentium MMX.

Категория сетевых персональных компьютеров состоит из двух динамично развивающихся стандартов:

- компьютеры (СК), не располагают локальной дисковой памятью и поэтому в значительной степени зависят от сети и серверов. Преимущества СК в низкой стоимости владения. Недостаток - специфическая операционная система, а также риск понести расходы по замене оборудования в случае, если данный стандарт не станет промышленным.

- NetPC, которые поддерживают Intel, Microsoft, Hewlett-Packard и Compaq. Net PC представляет собой запечатанный компьютер без возможности установки плат расширения. Достоинством стандарта можно считать сокращение расходов на поддержку сети, так как NetPC являются развитием базового настольного ПК.

- Высокопроизводительные настольные ПК и серверы начального уровня. Такие компьютеры предназначены для инженеров и пользователей настольных издательских систем, там, где нужно работать со сложной графикой. Границы между этими системами чётко не определены. Для оснащения систем предназначен процессор Intel Pentium. На рабочую станцию устанавливают обычно только один процессор, а на сервер начального уровня -- один или два.

- Многопроцессорные рабочие станции и серверы высокого уровня имеют обычно от двух до восьми наиболее производительных процессоров, не менее двух источников питания и вентиляторов, заменяемых "на ходу", несколько интегрированных контроллеров Ultra-Wide SCSI.

- Суперкомпьютер. Среди областей применения суперкомпьютеров: метеорология, аэродинамика, сейсмология, различные военные исследования, атомная и ядерная физика. Производительность суперкомпьютеров измеряется в миллионах, операций с "плавающей точкой" в секунду, так называемых, "мегафлопах".

5. Состав базовой конфигурации ПК

В современный ПК входят следующие основные компоненты:

1) материнская плата (Motherboard), называемая ещё главной (Mainboard) или системной платой основная составная часть любого персонального компьютера (PC). Производительность PC зависит от тактовой частоты материнской платы и количества данных, обрабатываемых в единицу времени;

2) CPU (Central Processing Unit) - центральный процессор; FPU (Floating Point Processing Unit) -- сопроцессор;

3) винчестер или накопитель на жёстком магнитном диске, обозначенный в документации как HDD (Hard Disk Drive);

4) дисковод - для гибких магнитных дисков, FDD (Floppy Disk Drive);

5) графический контроллер - устройство, выполняющее графические операции и обработку видеоданных; акселератор - процессор, ускоряющий обработку видеоизображений;

6) монитор-блок с электронно-лучевой трубкой;

7) элементы электрических соединений узлов и блоков состоят из переходных контактов, плоских кабелей и монтажных проводов;

8) корпус (case) -- функциональный элемент, защищающий компоненты PC от внешнего воздействия и содержащий блок питания UPS - источник бесперебойного питания;

9) устройства ввода - клавиатура, мышь, трэкболл, джойстик, дигитайзер, сканер;

10) устройства вывода - принтер, плоттер;

11) мультимедиа компоненты - звуковая карта, CD-ROM, DVD-ROM, карты видео ввода-вывода;

12) устройства коммуникаций - факс, модем, сетевая карта.

6. Понятие информации и её виды

Информация -- это отчужденное знание (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому-либо.

Информацию, создаваемую и используемую человеком, по общественному назначению делят на виды:



К управленческой относится информация обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивающая решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством в целом и отдельными его звеньями. Управленческая информация может быть экономического, технологического, социального, юридического, демографического и др. содержания. Важной составляющей управленческой информации является экономическая информация.

7. Состав и функциональные возможности компьютерных систем подготовки текстовых документов

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге являются программами, поскольку текст программы не требует форматирования. Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кодовой таблицы ASCII и не содержит знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все они в том или ином виде позволяют:

* набирать текст на экране, используя до 200 символов;

* исправлять ошибочные символы в режиме замены;

* вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

* удалять одну или несколько строк, увеличивать их число или перемещать в другое место текста;

* раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

* вставлять группы строк из других текстов;

* обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

* заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

* сохранять набранный текст для последующих коррекций;

* печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить Norton Editor, SideKick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit.

Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, которые имеют относительно размытые границы: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательские системы.

Форматер не использует для внутреннего представления текста никаких дополнительных кодов, кроме стандартных ASCII символов (конец строки, перевод каретки, конец страницы и т. п.).

Текстовые процессоры имеют специальные функции для ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

* ввод текста с одновременным форматированием, обеспечивающим вид страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая представление о расположении текста на бумаге в напечатанном виде;

* предварительное описание структуры будущего документа с помощью специальных команд; в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, межстрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и тому подобное. Чтобы воспользоваться этим описанием при вводе текста, обычно нужно последовательно нажать на определенные клавиши или экранные кнопки, чтобы сообщить текстовому процессору, какой элемент текста вы вводите (заголовок, стандартный параграф или сноску). Комбинацию клавишей для указания каждого элемента текста выбирает пользователь;

* автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

* ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

* объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

* автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в среду другого существует особый вид программного обеспечения -- конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора -- получателя документа. Программа-конвертер на входе получает информацию в одном файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате.

В список текстовых процессоров можно включить WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Пакеты программ настольной издательской системы (desktop publishing, DTP, или НИС) по сути являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программа настольного издательства позволяет легко менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты. Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Системы второй группы обычно не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наиболее распространены в этой группе Microsoft Publisher, Pageplus for Windows.

8. Типовая технология подготовки текстового документа на основе применения текстового процессора

Подготовка текстов с использованием текстового процессора заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить:

* набор текста;

* редактирование введенной информации;

* форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

* печать документа;

* сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Копирование информации и перемещение фрагмента текста выполняется с использованием временного буфера хранения. В настоящее время содержимое временного буфера хранения можно использовать многократно. Можно также помещать в буфер несколько фрагментов текста одновременно. Например, текстовый процессор Word из комплекса Office 2000 позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и использовать их для редактирования выборочно или все сразу.

Поиск в среде программы обработки текста может выполняться в нескольких вариантах. Поиск по образцу, например, для последующей замены найденного словосочетания на другое сводится к следующей цепочке операций:

* задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);

* указывается направление поиска; система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмента;

* при обнаружении фрагмента просмотр приостанавливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.

При другом варианте поиска текст предварительно размечается специальными служебными метками (закладками, или bookmarks). Затем система подготовки текста обнаруживает их и осуществляет перевод курсора к меткам, заданным пользователем по их имени.

Команда замены производит замещение одного текста другим заданным текстом. Замена может производиться в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.

Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются программой текстового процессора.

Различают три типа форматирования прозаических документов:

* символьное (или шрифтовое оформление);

* форматирование абзаца документа;

* оформление (верстка) страниц или разделов документа.

Стандартными параметрами символьного оформления являются:

* тип (гарнитура) шрифта;

* кегль (величина) шрифта;

* начертание литер (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

* подчеркивание;

* цвет символов;

* расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).

Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического документа. Набор наиболее общих параметров абзацного форматирования:

* выравнивание границ строк;

* отступы для строк;

* межстрочные интервалы;

* обрамление и цвета фона текста;

* расположение текста абзаца на смежных страницах документа. Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то применяется форматирование страниц или разделов. В тексте могут появиться новые структурные элементы: закладки, сноски, перекрестные ссылки, колонтитулы.

Под закладкой (bookmark), или меткой понимается определенный фрагмент текста документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться для:

* быстрого перехода к месту документа, обозначенному закладкой;

* создания перекрестных ссылок в документе.

Перекрестная ссылка -- это указание, предлагающее читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте.

Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:

* поля страниц;

* размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

* расположение колонтитулов;

* число колонок текста (газетный стиль).

9. Возможности и особенности технологии подготовки текстовых документов на основе использования шаблонов

Современные информационные технологии предполагают сохранение не только конкретного результата работы в виде документа, но и сохранение совокупности действий, с помощью которых этот результат был достигнут. Это делается с помощью шаблонов.

Шаблон содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т. д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, нестандартные меню и способы установки клавиш сокращения, облегчающих работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Их использование для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшают восприятие документа читателем, благоприятно сказываются на деловых контактах с партнерами.

В комплектах поставки программ для текстовых процессоров всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако, необходимо заметить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требованиям государственного стандарта. Как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов:

Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей).

Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД как, например, вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т. д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов.

Сохранить разработанный бланк как шаблон.

Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к единообразию оформления документов предприятия и уменьшает время изготовления конкретного документа.

10. Особенности "составных" документов и технологий их подготовки

Под "большим", или "составным" документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столько) большой объем, сколько сложную структуру. К этому классу можно отнести статьи, отчеты, технические описания, проектную документацию и пр. Практически все современные текстовые процессоры имеют широкий набор средств для работы со сложными структурированными документами.

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

* создание структурированного документа и реорганизация его структуры, как-то: повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;

* просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;

* создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок.

Создание "большого" документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компьютерной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов. Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа -- контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding -- OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи.

Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием "объект". Этими данными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла -- источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о, приложении-источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы -- OLE-клиентом.

Графическое изображение можно вставить в документ путем создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками.

Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр -- это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра -- возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство -- способность изменять размер и местоположение на странице.

11. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров

Область применения электронных таблиц поистине безгранична. Они иногда уступают специальным программам в быстроте и удобстве, но у них есть основное преимущество -- универсальность применения. Поэтому иногда электронные таблицы (ЭТ) называют универсальными расчетными таблицами.

Таблица-- 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее -- это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.

Сказуемое -- это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов.

Структура таблицы включает в себя нумерационный и тематический заголовки, шапку, боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).

Широкое распространение, связанное с универсальностью ЭТ, объясняется следующими их характеристиками:

¦ создание таблиц с достаточно большим количеством строк и столбцов;

¦ оформление таблиц в различных вариантах (для бухгалтерских расчетов, ведения списков и каталогов, составления финансовых и статистических отчетов, итогов социологических обследований, обработки результатов экспериментальных исследований, подготовки материалов для презентаций, выявления причин успехов или неудач в работе фирмы и получения данных для планирования дальнейшей работы и др.);

¦ ввод и редактирование в каждой ячейке таблицы числа, текста или формулы;

¦ хранение в памяти ПЭВМ таблицы большой размерности (с большим количеством строк и столбцов), но вывод на экран только ее части, которая может содержать или рядом расположенные строки и столбцы, или строки и столбцы по выбору (фильтрация таблицы);

¦ сортировка содержимого ячеек по возрастанию или убыванию данных;

¦ выполнение математических, логических, финансовых, статистических и других операций с табличными данными;

¦ разнообразное выделение данных в таблице: выделение строки, столбца или ячейки фоном или цветом; выделение числа, текста, формулы или символа размером, шрифтом, подчеркиванием, рамочками или цветом; округление для удобства работы всех чисел столбца до одного и того же количества знаков, однако при вычислениях учитывается истинная, а не округленная величина числа; вставка в таблицу изображений и рисунков; применение в одном пакете нескольких двухмерных таблиц, каждая из которых образует страницу в книге таблиц пакета (многомерные ЭТ); одновременная работа в многооконном режиме с несколькими таблицами, находящимися в виде листов в книге таблиц пакета причем возможно обращение к ячейке таблицы из другой таблицы книги;

¦ применение макрокоманд для выполнения последовательности нескольких операций над табличными данными;

¦ вывод всей таблицы или любой ее части на печать;

¦ представление табличных данных в виде различных графиков и диаграмм: линейных, столбчатых, круговых, ленточных и др., причем некоторые из них могут быть показаны в трехмерном исполнении с возможностью их поворачивания;

¦ защита табличных данных от несанкционированного копирования, изменения или уничтожения, например: запрет отображения или регистрации табличных данных, запрет изменений содержимого ячеек и другие формы защиты данных.

По данным журнала PC Magazine, в последние годы в лидирующую тройку входят ЭТ Quatro Pro, MS Excel и Lotus 1-2-3.

12. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда.

6. Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди таких возможностей -- разбивка экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и так далее.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбивка на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, определение формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечение автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие.

13. Деловая графика. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей -- возможность вставки линий сеток и другие.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, то есть через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц

15. Моделирование. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.

16. Программирование. В простейшем случае для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой.

13. Организация вычислений в электронной таблице

Каждая ячейка электронной таблицы характеризуется следующими параметрами:

* адрес ячейки;

* содержание ячейки;

* значение ячейки;

* формат ячейки.

Обычно при выполнении операций копирования фрагментов фрагменту-копии передаются все свойства соответствующих ячеек фрагмента-оригинала, но возможна передача только содержания, значения или формата.

В качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).

В качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых констант, а также результатов вычисления выражений (формул).

Под выражением понимается совокупность операндов, соединенных знаками операций. В качестве операндов используются числовые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом числовые и текстовые константы используются непосредственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы, а вместо встроенных функций используются возвращаемые ими значения.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, например <F7>). Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком <$> перед именем столбца и номером строки (например <$F$7>). Возможна абсолютная адресация только столбца или строки (<$F7 или F$7>). При редактировании объектов электронной таблицы относительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются.

Состав и назначение встроенных функций в табличных процессорах

Встроенные функции имеют тот же смысл, что и в языках программирования высокого уровня, но в табличных процессорах их набор существенно больше. Существуют следующие группы встроенных функций:

* функции для работы с базами данных и списками;

* функции для работы с датами и временными значениями;

* функции для инженерных расчетов;

* функции проверки свойств и значений;

* логические функции;

* функции для работы со ссылками и массивами;

* математические функции;

* функции для статистических расчетов;

* текстовые функции;

* финансовые функции.

14. Подготовка иллюстраций деловой графики на основе числовых данных электронной таблицы

Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причем их построение существенным образом облегчено за счет использования мастеров диаграмм -- встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих соответствующим образом для выбранного типа диаграммы выполнить все необходимые операции оформления ее различных компонентов.

Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом уделяется большее внимание изменениям во времени. Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму.

Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее изменениям во времени.Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.

Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент.

Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах х и у.

Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму.

Кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.

В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.

Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом.

Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной.

Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных, например, для определения изменения температуры.

15. Принципы автоматизации документооборота на предприятии

Внедрение системы электронного документооборота позволяет:

· Повысить производительность труда информац. работников при переходе к электронным документам

· При использовании сетевых технологий позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы применять эти документы

· Избежать дублирования функций и задач сотрудникам взаимодействующих внутри подразделения

· Сохранять конфиденциальность документов малого физического объема и развитость системы защиты

При создании СЭД на предприятии необходимо учитывать след. аспекты: любой ЭД должен создаваться в к-л приложении (текстовом, табличном, чертеж, БД) или специальным инструментом входящим в СЭД, для приведения документа, находящегося в неприемлемом для системы виде в стандартизированный вид.

Для этого решаются две задачи:

1. Обеспечение взаимодействия средств создания ЭД и средств администрирования документов. В СЭД должны быть средства вовлечения в электронный документооборот, должно исключаться непопадание документов в оборот, ограниченный доступ к ним.

2. Обеспечение перевода внешних документов в стандартные системы (в адекватную электронную форму).

При выборе системы необходима поддержка максимально возможного количества платформ (операц. систем). Таким требованиям отвечает Wind NT, а также процессоры Intel, MIPS, Alpha, Power PC, необходима поддержка многоплатформенного сервера баз данных (Sybase, Oracle, Informix). Выбираемая система должна быть открыта для эксплуатируемых и новых приложений. Для этого она должна удовлетворять ряду стандартов (Shamrock, ODMA). СЭД, отвечающая перечисленным принципам состоит из 3-х основных частей:

· Система управления документами

· Система массового ввода

· Система автоматизации деловых процессов

16. Система управления документами

СУД - предназначена для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов (фактически выполняет роль СУБД для неструктурированной информации).

Функции:

· Индексирование документов

· Полнотекстовый поиск по ключевым словам

· Управление конфигурацией документа и установление взаимосвязи между отдельными структурными компонентами

· Ассемблирование документов, позволяющее объединить все части составного документа для отображения на экране

· Организация доступа к документу независимо от места его хранения

· Поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов, таких как оглавление или название раздела

· Многоуровневая защита данных, которая разрешает доступ к документам только определенным пользователям или устанавливает виды доступа (н-р только для чтения).

· Администрирование учета и архивирования

· Организация выдачи/возврата документа

· Контроль версий документа

· Рассылка документов

17. Система массового ввода. Системы автоматизации деловых процессов

Предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в электронный вид. Документы делятся на просто документы и формы. Формы содержат избыточную при электронной обработке информацию - линии, пиктограммы. Для массового ввода применяется система обработки изображений документов и системы оптического распознавания символов (Optica). Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Целесообразно применять в организации с большим документооборотом - осуществляется сканирование документов для записи на сервер, модификации, передачи, печати, предусматривает определение маршрута передачи изображения по сети, их рассылка по электронной почте.

Система автоматизации деловых процессов предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. АДП обслуживает деятельность каждого сотрудника.

2 архитектуры АДП-систем:

1. Ориентирована на документ и процесс его движения между сотрудниками (похожи на электронную почту). Достоинство - использование технологии "клиент-сервер". Недостаток - сложность управления правилами деловых процессов, документ доступен только получателю.

2. Ориентирована на задание как составную часть делового процесса: деловой процесс - задание - документ; информация о задании находится в БД, в этом случае задание легко протоколируется.

18. Программное обеспечение для рабочих групп. Основные функции ПО для рабочих групп

Рабочая группа состоит из компьютеров, между которыми чаще всего осуществляется обмен данными, Как правило, эти компьютеры содержат все сетевые ресурсы (например, файлы и принтеры), к которым требуется осуществлять общий доступ.

Группа пользователей, имеющих в сети общие файлы и ресурсы. Члены рабочей группы обычно выполняют одинаковые служебные функции, например, они могут работать в одном подразделении фирмы.

В настоящее время в систему ЭД входит ПО для рабочих групп, предназначенное для организаций, сотрудникам которых по характеру деятельности требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов.

ПО для рабочих групп - программное обеспечение, обеспечивающее эффективную координация деловой активности рабочих групп пользователей.

Групповое программное обеспечение включает:

- средства одновременной работы с файлами;

- электронную почту;

- средства теле- и видеоконференций;

- средства планирования работ и др.

Основные функции ПО для рабочих групп:

· Электронная почта

· Поддержка видеоконференций/совещаний

· Управление изображениями документов

· Совместное использование документов

· Маршрутизация документов

· Календарное планирование

19. Каналы утечки компьютерной информации. Методы и средства защиты информации (перечислить)

· Несанкционированный просмотр (фотографирование) информации на дисплее,принтере, графопостроителе.

· Хищение результатов регистрации информации

· Несанкционированный доступ к машинным носителям информации с целью их просмотра и копирования

· Хищение съемных машинных носителей

· Электромагнитное излучение

· Акустическое излучение

· Радиозакладки

· Наводки в сети питания, контуре заземления, каналах связи, системе охранной и пожарной сигнализации, система водо-, теплоснабжения.

Методы и средства защиты информации

Социальные меры - требуют целенаправленной деятельности людей на основе государственных, ведомственных и внутрифирменных законов, положений, инструкций. К ним относятся законодательные, административные, финансовые и морально-этические меры.

Формальные меры - выполняют свои функции по определенным правилам без участия людей - физические, технические, аппаратные и программные способы.

20. Физические, технические, аппаратные средства защиты информации

Физические средства призваны предотвратить несанкционированный доступ к носителям информации. К ним относят стены, решетки, и различные виды ограждений; замки, в том числе и кодовые и электронные (не относящиеся к самой информационной системе); системы идентификации и аутентификации (в том числе и биометрические).

Технические средства могут быть аппаратными и программными. Технические средства призваны обеспечивать конфиденциальность, целостность и доступность информационных ресурсов. Один из самых надежных и дорогостоящих методов - криптографические средства. Они могут быть реализованы и программно и аппаратно. Криптографические средства, основанные на математическом аппарате, осуществляют шифрование, тем самым, обеспечивая конфиденциальность информационных ресурсов; они проверяют целостность путем вычисления контрольных сумм (хэш-значения); а также способны организовать процесс идентификации и аутентификации с помощью специальных криптографических алгоритмов.

К аппаратным средствам защиты относятся различные электронные, электронно-механические, электронно-оптические устройства. К настоящему времени разработано значительное число аппаратных средств различного назначения, однако наибольшее распространение получают следующие:

* специальные регистры для хранения реквизитов защиты: паролей, идентифицирующих кодов, грифов или уровней секретности;

* устройства измерения индивидуальных характеристик человека (голоса, отпечатков) с целью его идентификации;

* схемы прерывания передачи информации в линии связи с целью периодической проверки адреса выдачи данных.

* устройства для шифрования информации (криптографические методы).

21. Понятие электронной подписи, электронного конверта. Защита от несанкционированного доступа к информационным ресурсам

ЭЦП- цифровой код (последовательность символов), присоединяемый к электронному сообщению для однозначной идентификации отправителя. По назначениюэлектронная цифровая подписьсоответствует обычной подписи на документе, подтверждающей юридические полномочия документа.электронная цифровая подписьполучается методами асимметричной криптографии, основанными на математической функции, комбинирующей открытый текст с последовательностью чисел (ключом).

Электронная цифровая подпись -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, [1] а также обеспечивает неотказуемость подписавшегося.

Электронная почта -- наиболее дешевый и удобный способ связи. Но далеко не всегда пользователь уверен в том, что личная корреспонденция доступна лишь ему, а написанные им письма достигают адресата без купюр. Сообщение, отправленное при помощи обычной электронной почты, при желании может быть перехвачено и скопировано на пути следования к адресату. Кроме того, у клиентов обычных почтовых сервисов нет никакой гарантии, что полученное письмо действительно написано тем человеком, который значится как отправитель. Этой угрозы можно избежать, пользуясь так называемой защищенной почтой: подобных сервисов сейчас довольно много. Чаще всего потребность в надежной почте возникает у крупных организаций, банков, финансовых структур, компаний, для которых утечка информации -- серьезная проблема. Но и рядовые пользователи нередко отдают предпочтение защищенным сервисам. Среди наиболее популярных способов защиты -- шифрование сообщений, когда прочитать письмо может только отправитель и адресат; использование электронно-цифровой подписи, подтверждающей авторство сообщения и его целостность; безопасное соединение, обеспечивающее прохождение данных в закодированном виде.

22. Операционная система. Понятие, назначение, виды

Операционная система (OC) представляет собой программу, которая автоматически загружается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно выполнить общение с компьютером и ряд действий: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т.д.

Технология общения с компьютером зависит от интерфейса. Современные операционные системы поддерживают командный, WIMP-, SILK- интерфейсы. Сейчас ставится вопрос о создании общественного интерфейса (social interface).

Командный интерфейс означает выдачу на экран системного приглашения для ввода команды. Например, в MS-POS это приглашение выглядит как С:\>, в Unix - $.