Разработка приложения для отдела информационных технологий ООО "Уралмаш - металлургическое оборудование"

ГУМАНИТАРНЫЙ ТЕХНИКУМ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ФАКУЛЬТЕТ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА ПРИКЛАДНОЙ ИНФОРМАТИКИ

Оценка работы__________________

Члены комиссии_________________

_________________

Курсовая работа

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«БАЗЫ ДАННЫХ»

Разработка приложения для отдела информационных технологий ООО “Уралмаш - металлургическое оборудование”

Москва

2008

Содержание

Введение

1. Постановка задачи

2. Разработка программы

2.1 Требования к аппаратным и программным средствам

2.2 Функциональная модель

2.3 Информационная модель

2.4 Структура данных

2.5 Обработка данных

2.6 Пользовательский интерфейс

3. Руководство пользователя

3.1 Цели и задачи базы данных

3.2 Последовательность работы

Заключение

Введение

ООО "Уралмаш - Металлургическое оборудование" является ведущим российским поставщиком технологического оборудования для отечественных и зарубежных металлургических компаний. Фирма проектирует и поставляет комплектное оборудование для металлургических предприятий и, в том числе, модернизирует ранее поставленное оборудование, ориентируясь на улучшение эксплуатационных характеристик агрегатов и повышение качества продукции, поставляет сменное оборудование и запасные части. Переход предприятия на использование компьютеров осуществлялся постепенно. На данный момент все отделы предприятия работают с компьютерами. Отдел информационных технологий, который осуществляет процесс ремонта и обслуживания компьютеров, был создан сравнительно недавно. В связи с чем в информационной системе возникает ряд недочетов. Основная проблема отдела заключается в том, что существующая бумажная система документооборота не справляется с существующей нагрузкой.

1. Постановка задачи

На данный момент на предприятии насчитывается более трехсот пятидесяти компьютеров, в связи с чем объем работы отдела достаточно высок. Это приводит к большому объему документооборота в отделе. При существующей бумажной форме ведения документов, сотрудники затрачивают значительное время на составление заявок и актов. Периодически происходит утеря заявок, что приводит к простоям в работе определенных сотрудников предприятия. Большой объем бумажных документов не дает возможности руководителю отдела оперативно получать полную картину состояния компьютеров на предприятии, а также контролировать работу сотрудников отдела. Для проведения определенных статистических мероприятий требуется затратить большой объем времени. Предложенное мною приложение позволит сотрудникам отдела снизить затраты времени на заполнение документов, исключить утерю заявок и снизить вероятность попадания ошибок в документы. Руководитель отдела получит оперативный доступ к просмотру документов с возможностью сортировки данных по заданным параметрам, также он в любой момент времени сможет узнать, над какой конкретной заявкой работает определенный сотрудник отдела и сколько времен уходит на выполнение той или иной заявки. Также отдел имеет небольшой склад комплектующих. Использование специальных программ для учета движения комплектующих по складу не рационально. Поэтому разрабатываемое приложение также позволит вести учет склада.

Можно выделить основные задачи разрабатываемого приложения:

Быстрое и корректное заполнение документов

Составление отчетов по проделанной отделом работе

Учет склада

Предоставление руководителю отдела информации о ходе работы отдела.

2. Разработка программы

2.1 Требования к аппаратным и программным средствам

При разработке приложения используется программа Microsoft Access. Поэтому для запуска данного приложения на рабочем месте пользователя должен быть установлен Microsoft Access. Для работы с приложением Microsoft

Access рекомендуется использовать компьютер с процессором Pentium III и 128 МБ ОЗУ, работающий под управлением операционной системы Microsoft Windows.

Минимальные требования:

Компьютер и процессор - Компьютер с процессором Pentium 133 МГц или более быстрым.

Память - Требования к объему ОЗУ зависят от применяемой операционной системы; дополнительно требуется 8 МБ для приложения Access.

Windows 98 и Windows 98 Second Edition - 24 МБ ОЗУ;

Windows Me и Microsoft Windows NT® - 32 МБ ОЗУ;

Windows2000 Professional - 64 МБ ОЗУ.

Монитор установленный на рабочем месте должен поддерживать разрешение экрана 1024 на 768 точек.

2.2 Функциональная модель

Функциональное моделирование позволяет рассмотреть бизнес процесс в виде набора функции, которые взаимодействуют между собой.



На данной схеме представлены основные функции отдела информационных технологии.

Более подробно рассмотреть Функции и их взаимодействие между собой позволяет модель, выполненная в программе BPWin. Программный продукт BPWin является мощным инструментом для создания моделей, позволяющих анализировать, документировать и планировать изменения сложных бизнес-процессов. BPwin является средством сбора необходимой информации о работе предприятии и графического изображения этой информации в виде целостной и непротиворечивой модели



Рисунок 2.1 - Контекстная диаграмма функциональной модели

На рисунке 2.1 изображена контекстная диаграмма функциональной модели. На данном уровне содержится единственный функциональный блок, отображающий систему в целом. Для выполнения своей основной функции, то есть ремонта и обслуживания компьютеров, отделу информационных технологий требуется компьютер, нуждающийся в ремонте, комплектующие, с помощью которых будет производиться ремонт и описание проблемы, возникшей у пользователя. Информация, предоставленная пользователем, вероятнее всего будет не точна, и будет уточняться по ходу работы над заявкой. Результатом работы отдела является рабочий компьютер и отчет, содержащий сведения о проделанной работе.

Рисунок 2.2 - Декомпозитная диаграмма функциональной модели

На рисунке 2.2 изображена декомпозитная диаграмма функциональной модели. На этой диаграмме показана работа отдела в целом, разбитая на более мелкие функции, взаимодействующие между собой. Первой функцией, которую выполняет отдел компьютерных технологий в своей работе, является прием компьютера. Для выполнения этой функции требуется неисправный компьютер, который будет ремонтироваться в дальнейшем, и описание проблемы, возникшей у пользователя. Результатом выполнения этой функции будет оборудование компьютера, разделенное на оборудование подлежащие ремонту и оборудование, не нуждающееся в ремонте, заявка, содержащая скорректированную в ходе тестирования информацию о поломке и список комплектующих, необходимых для выполнения функции ремонта. Второй функцией является поставка комплектующих. Для выполнения этой функции необходим список комплектующих. Третьей функцией отдела компьютерных технологий является ремонт оборудования. Для выполнения этой функции необходима информация о поломке, которая берется из заявки, неисправное оборудование и соответствующие комплектующие. Результатом является исправное оборудование. Четвертой функцией является выдача компьютера, которая включает сборку компьютера из отремонтированного оборудования и оборудования, которое не нуждалось в ремонте, установка на рабочие место и заполнение соответствующих документов. Результатом этой функции является рабочее оборудование и документ, содержащий информацию о проделанной работе.

Рисунок 2.3 - Декомпозитная диаграмма - Ремонт

На рисунке 2.3 изображена декомпозитная диаграмма, рассматривающая функцию “ремонт” как набор функций, взаимодействующих между собой, то есть более подробно.

Ремонт оборудования можно разделить на две основные функции: непосредственно ремонт и тестирование. Для ремонта оборудования необходимы: информация о поломке, которая берется из заявки, неисправное оборудование и соответствующие комплектующие. Результатом этой функции является оборудование отремонтированное. Вероятнее всего это оборудование будет корректно работать, но процесс ремонта не может считаться завершены да тех пор пока исправность оборудования не будет подтверждена. Поэтому отремонтированное оборудование переходит к функции тестирования, где оно проходит ряд тестов. Эта функция может иметь два результата:

Оборудование работает корректно и переходит к функций “Выдача”.

Оборудование не работает или работает некорректно.

Во втором случае оборудование будет повторно направлено на функцию “Ремонт оборудования”. Этот цикл может выполняться неоднократно.

2.3 Информационная модель

Информационная модель описывает бизнес процесс на уровне работы с информацией. Данная модель является основанием для создания базы данных.



На данной схеме показаны все информационные потоки, возникающие в результате выполнения каждой функции отдела информационных технологий.

Информационная модель, как и функциональная, выполняется в программе BPwin.

Рисунок 2.4 - Контекстная диаграмма информационной модели.

На рисунке 4 изображена контекстная диаграмма информационной модели. На этой диаграмме отражаются все документы, которые попадают в отдел или выходят из него в ходе работы. На этой схеме не указываются внутренние документы отдела. Для работы отдела необходима информация о поломке. Данная информация принимается как в устной, так и в письменной форме. В ходе работы отдела пользователю выдают две справки: о приеме компьютера (в начале работы) и о выдаче компьютера (в конце работы). Это делается для временного переноса материальной ответственности. Также по ходу работы может возникнуть надобность в закупке комплектующих. В таком случае поставщику отправляется заявка на закупку. По окончанию работы отдела формируется отчет. Отчет может быть сформирован как по отдельной заявке, так и за определенный промежуток времени.

Рисунок 2.5 - Декомпозитная диаграмма информационной модели

На рисунке 5 показана декомпозитная диаграмма информационной модели. Эта диаграмма показывает движение документов между отдельными функциями отдела. В результате выполнения функции приема компьютеров возникает 3 документа: справка о приеме компьютера, которая отдается пользователю, тем самым снимая с него материальную ответственность на время ремонта, заявка на ремонт, которая передается сотруднику, осуществляющему непосредственно ремонт оборудования и список необходимых комплектующих, который передается заведующему складом. В результате осуществления поставок комплектующих возникает 2 документа: заявка на закупку, отправляемая поставщику и список комплектующих, передающийся сотруднику, осуществляющему ремонт. В результате ремонта возникает акт о проделанной работе, информация из которого используется при составление отчета о работе отдела. При выдаче компьютера составляется справка о выдаче компьютера, которая отдается пользователю. Также может быть сформирован отчет.

Рисунок 2.5 - Декомпозитная диаграмма - ремонт

На данной диаграмме показывается движение документов при осуществлении ремонта. На основании информации о поломке оборудования, взятой из заявки и перечня комплектующих на складе формируется список необходимых работ.

После выполнения сотрудниками необходимых работ на основании списка работ формируется акт о проделанной работе. На основании информации из акта в дальнейшем будет составлен отчет о проделанной отделом работе.

2.4 Структура данных

На основании разработанной информационной модели были созданы 7 таблиц:

1. Информация о компьютере

Данная таблица содержит информацию обо всех компьютерах на предприятии. Данная информация необходима для осуществления процесса ремонта. В описание компьютера включено только основное оборудование, имеющее наибольший срок использования, так как такое оборудование как клавиатура или мышь вероятнее всего будут заменены без попытки ремонта. Это связанно с двумя факторами: Достаточно низкой ценой данного оборудования. Частотой отказа данного оборудования (Предприятию выгоднее заменить это оборудование, чем тратить время на его ремонт).

Таблица 1 - Информация о компьютере

№ компьютера	Материнская плата	Процессор	Монитор	Жесткий диск
Ключ

Данная таблица имеет 5 полей:

№ компьютера - данное поле содержит номер компьютера.

Тип данных - текстовой, так как на предприятии используется кодировка компьютеров, состоящая из 3 частей:

Номер комнаты

Сокращенное название отдела (на английском языке)

Номер компьютера в комнате

(Например, 254FIN02 - 254 комната, отдел финансов, компьютер №2)

Данное поле является ключевым

Материнская плата - содержит аббревиатуру материнской платы

Тип данных - текстовой.

Процессор - содержит аббревиатуру процессора

Тип данных - текстовой.

Монитор - содержит аббревиатуру монитора

Тип данных - текстовой.

Жесткий диск - содержит аббревиатуру жесткого диска

Тип данных - текстовой.

2. Информация о клиенте

Данная таблица содержит информацию обо всех сотрудниках предприятия, работающих с компьютером, которая может понадобиться в ходе работы отдела.

Таблица 2 - Информация о клиенте

ФИО пользователя	№ компьютера	№ комнаты
Ключ	Внешний ключ

Данная таблица содержит 3 поля:

ФИО пользователя - содержит фамилию и инициалы сотрудника предприятия, работающего с компьютером.

Тип данных - текстовой.

Данное поле является ключевым.

№ компьютера - данное поле содержит номер компьютера, числящегося за пользователем.

Тип данных - текстовой.

Данное поле является внешним ключом для таблицы “Информация о компьютере”.

№ комнаты - содержит номер комнаты, где находится рабочее место пользователя.

Тип данных - текстовой, так как часть номеров комнат помимо числового содержат буквенный индекс.

3. Сотрудник

Данная таблица содержит информацию обо всех сотрудниках предприятия, работающих в отделе компьютерных технологий.

Таблица 3 - Сотрудник

ФИО сотрудника	№ паспорта	Дата рождения	Должность	Стаж
Ключ

Данная таблица содержит 5 полей:

ФИО сотрудника - содержит фамилию и инициалы сотрудника отдела

Тип данных - текстовой.

Данное поле является ключевым.

№ паспорта - содержит номер паспорта сотрудника.

Тип данных - текстовой.

Дата рождения - содержит дату рождения сотрудника.

Тип данных - Дата/время.

Должность - содержит название занимаемой сотрудником должности в отделе.

Тип данных - текстовой.

Стаж - содержит стаж сотрудника (в годах).

Тип данных - числовой.

4. Заявка

Данная таблица содержит все заявки на ремонт, принятые от пользователей компьютеров.

Таблица 4 - Заявка

№ Заявки	ФИО клиента	Дата поступления	Описание проблемы	ФИО сотрудника
Ключ	Внешний ключ			Внешний ключ

Данная таблица содержит 5 полей:

№ Заявки - содержит номер принятой заявки.

Тип данных - счётчик, так как это позволяет избежать каких-либо изменений ,которые могут быть внесены в это поле.

Данное поле является ключевым.

ФИО клиента - Содержит фамилию и инициалы пользователя, от которого поступила заявка.

Тип данных - текст.

Данное поле является внешним ключом для таблицы “Информация о клиенте”.

Дата поступления - содержит дату поступления заявки.

Тип данных - Дата/время.

Описание проблемы - содержит краткое описание неисправности , возникшей в работе компьютера.

Тип данных - текстовой.

ФИО сотрудника - содержит фамилию и инициалы сотрудника, принявшего заявку.

Тип данных - текстовой.

Данное поле является внешним ключом для таблицы “Сотрудник ”.

5. Поставщик

Данная таблица содержит информацию о торговых фирмах, которые являются фактическими или перспективными поставщиками комплектующих. Также в этой таблице содержится контактная информация.

Таблица 5- Поставщик

Поставщик	Юридический адрес	ИНН	ФИО представителя	Контактный телефон
Ключ

Данная таблица содержит 5 полей:

Поставщик - содержит зарегистрированное название фирмы.

Тип данных - текстовой.

Данное поле является ключевым.

Юридический адрес - содержит юридический адрес фирмы.

Тип данных - текстовой.

ИНН - содержит идентификационный номер налогоплательщика торговой фирмы.

Тип данных - текстовой.

ФИО представителя - содержит фамилию, имя и отчество сотрудника торговой фирмы , который является контактным лицом.

Тип данных - текстовой.

Контактный телефон - содержит телефон, по которому сотрудник отдела может связаться с контактным лицом поставщика

6. Склад

Данная таблица содержит информацию о запчастях и комплектующих, находящихся на складе отдела.

Таблица 6 - Склад

Идентификационный код	Наименование	Количество	Поставщик
	Ключ		Внешний ключ

Данная таблица содержит 4 поля:

Идентификационный код - данное поле содержит идентификационный код комплектующего, хранящегося на складе.

Тип данных - текстовой.

Наименование - содержит наименование комплектующего, хранящегося на складе.

Тип данных - текстовой.

Данное поле является ключевым.

Количество - содержит количество данных комплектующих, хранящихся на складе.

Тип данных - числовой.

Поставщик - в данном поле содержится название фирмы-поставщика, которая в данное время осуществляет поставку данных комплектующих.

Тип данных - текстовой.

Данное поле является внешним ключом для таблицы “Поставщик”.

7. Акт о проделанной работе

Данная таблица содержит все акты о проделанной работе, заполненные в отделе.

Таблица 7 - Акт о проделанной работе

NАкта	NЗаявки	Время завершения	Использованные комплектующие
Ключ	Внешний ключ

Данная таблица содержит 4 поля:

NАкта - содержит номер заполненного акта о проделанной работе.

Тип данных - счётчик, так как это позволяет избежать каких-либо изменений, которые могут быть внесены в это поле.

Данное поле является ключевым.

NЗаявки - данное поле содержит номер выполненной заявки.

Тип данных - числовой.

Данное поле является внешним ключом для таблицы “Заявка”.

Время завершения - содержит дату завершения работы над заявкой.

Тип данных - Дата/время.

Использованные комплектующие - содержит наименование комплектующих, которые были использованы для починки компьютера

(В том случае, если для ремонта комплектующие не использовались, поле остается пустым)

Помимо семи основных таблиц, созданных по информационной модели, в базе данных была создана вспомогательная таблица “Типичные проблемы”. Эта таблица используется для уменьшения времени на заполнение заявок от пользователя. Так как проблемы, возникающие у пользователей, часто повторяются, сотрудники отдела выделили наиболее типичные проблемы, которые и были занесены в эту таблицу. Данная таблица содержит одно поле - “Описание проблемы”.

В первую очередь заполняются таблицы “Информация о компьютере”, “Сотрудник” и “Поставщик”. Во вторую - “Информация о клиенте”, “Склад”.

Затем заполняется таблица “Заявки”. Таблица “Акт о проделанной работе” заполняется последней.

Рисунок 2.7 - Схема данных

На рисунке 2.7 изображена схема данных созданной для отдела ИТ базы данных. Она определяет взаимодействие таблиц. Взаимодействие таблиц осуществляется через связь. Всего в разработанной базе данных насчитывается 6 связей:

Связь между таблицей “Информация о компьютере” и таблицей “Информация о клиенте”. Эта связь обеспечивает присвоение пользователям компьютеров.

Связь между таблицей “Информация о клиенте” и таблицей “Заявка”.

Эта связь позволяет добавлять информацию о пользователе, у которого возникла проблема, в заявку

Связь между таблицей “Сотрудник” и таблицей “Заявка”. Эта связь позволяет добавлять информацию о сотруднике, принявшем заявку.

Связь между таблицей “Заявка” и таблицей “Акт о проделанной работе”. При помощи этой связи осуществляется подстановка в акт номера соответствующей заявки.

Связь между таблицей “Поставщик” и “Склад”. Эта связь обеспечивает подстановку названия фирмы-поставщика к комплектующим.

Связь между таблицей “Склад” и таблицей “Акт о проделанной работе”. Позволят подставлять наименование использованных комплектующих в акт о проделанной работе.

Таблица “Типичные проблемы” не имеет связей, так как данные из этой таблицы используются как шаблон для заполнения заявок. При заполнение заявок данные из этой таблицы частично изменяются. В случае, если между таблицами будет установлена связь, при внесении изменений в таблицу “Типичные проблемы” все данные о поломках в заявках, заполненные с помощью данного шаблона, будут изменены.

Все связи в базе данных имеют тип Один-ко-многим.

2.5 Обработка данных

Обработка информации в базе данных осуществляется при помощи запросов.

Примеры запросов:

1. Запрос на выборку - невыполненные заявки

Рисунок 2.8 - Запрос “Невыполненные заявки”

Данный запрос позволяет отбирать невыполненные заявки. Отбор идет за счет исключения заявок, внесенных в акты, из множества всех заявок. Этот запрос используется при заполнение поля “Nзаявки” таблицы “Акт о проделанной работе”. Он необходим чтобы исключить возможность повторного внесения заявки в акт о проделанной работе.

2. Запрос на выборку - Свободные ПК.

Рисунок 2.9 - Запрос “Свободные ПК”

Данный запрос показывает компьютеры, поставленные на учет в отделе, но не присвоенные определенному пользователю. Этот запрос используется при заполнение поля “N компьютера” таблицы “Информация о клиенте”. Он позволяет упростить поиск номера нужного компьютера при присвоении компьютера пользователю, а также избежать повторений номеров в таблице, так как за одним пользователем может числиться только один компьютер.

3. Запрос на обновление.

Рисунок 2.10 - Запрос на обновление

Данный запрос производит списание комплектующих со склада отдела. Списание происходит каждый раз при внесении информации об использованных для ремонта комплектующих в новый акт о проделанной работе.

2.6 Пользовательский интерфейс

Для удобства работы пользователя с базой данных был разработан пользовательский интерфейс, состоящий из кнопочных форм, форм ввода-вывода данных и отчетов.

Пример кнопочной формы:

Рисунок 2.11 - форма Меню-заявка

На рисунке 2.7 показана кнопочная форма “Меню_заявка”. Эта форма позволяет открывать форму “Заявка_новая”, которая используется для добавления записей в таблицу “Заявка”, а также открывать форму “Заявка”, которая используется для просмотра и изменения записей из таблицы “Заявка”, с применением различных фильтров.

Данная форма содержит 7 кнопок:

Новая заявка - открывает форму “Заявка_новая”

Заявки определенного сотрудника - открывает форму “Заявка” отбирая только те заявки, которые принял тот сотрудник, который указан в поле со списком рядом с кнопкой.

Все заявки - открывает форму “Заявка” без применения фильтров.

Заявки определенного пользователя - открывает форму “Заявка” отбирая только те заявки, которые поступили от определенного пользователя (ФИО пользователя вводятся в окно, открывающееся после нажатия кнопки).

Невыполненные заявки - открывает форму “Заявка” отбирая только те заявки, которые не были выполнены.

Показать заявки за период - открывает форму “Заявка” отбирая только те заявки, которые поступили в указанный период.

Меню - осуществляет переход в главное меню базы данных.

Пример формы ввода данных.

Рисунок 2.12 - форма Заявка_новая

Данная форма используется для заполнения сотрудниками отдела заявок на ремонт. Для сотрудников отдела была важна скорость заполнения заявок. Для этого были введены следующие улучшения:

Поле “Nзаявки” заполняется автоматически

Поле “ФИОКлиента” может быть заполнено двумя способами: через раскрывающийся список или через автоматическую подстановку по первым введенным буквам.

Дата поступления заявки может быть заполнена вручную или через подстановку текущей даты путем нажатия кнопки “Текущая дата”

ФИО сотрудника может заполняться также как и ФИО клиента двумя способами.

Поле “ОписаниеПроблемы” может заполняться как в ручную, так и через подстановку данных из формы “Типичные проблемы”, открываемой кнопкой “Типичные проблемы”.

Пример формы ввода-вывода данных.

Рисунок 2.13 - форма Заявка

Данная форма служит для просмотра и внесения корректировок в заявки. Для удобства просмотра добавлены кнопки перехода по записям. Также есть кнопка для удаления ошибочно составленных заявок.

Примеры отчетов: отчет “Заявка”

Рисунок 2.14 - Отчет “Заявка”

Данный отчет показывает определенную заявку в виде официального документа. Номер заявки вводится при открытии отчета. Данный документ предназначен для просмотра или распечатки в формате А4. В заголовок документа автоматически вставляется номер показываемой заявки. В основной части документа содержится информация о дате поступления заявки в отдел, ФИО пользователя, от которого поступила заявка, номер компьютера, который нуждается в ремонте и краткое описание возникшей неисправности. Внизу документа находится ФИО сотрудника отдела, принявшего заявку и место для подписи сотрудника.

Отчет “Отчет о проделанной работе”

Рисунок 2.15 - Отчет “Отчет о проделанной работе”

Данный отчет выдает информацию о проделанной отделом работе за определенный период. Период указывается перед открытием отчета. Данный отчет выводится в виде документа и может быть распечатан в формате А4. Данный документ представляет собой таблицу, содержащую следующую информацию: номер акта о проделанной работе, номер заявки, над которой велась работа, ФИО клиента, чья заявка на ремонт была выполнена, Дата завершения работ, Срок работы (в днях) и ФИО сотрудника, который осуществил работу.

3. Руководство пользователя

3.1 Цели и задачи базы данных

Разработанная база данных позволят сотрудникам отдела быстро заполнять заявки и акты о проделанной работе. При электроном ведение документов количество ошибок, вносимое в документы должно снизиться. Руководитель отдела может оперативно получать информацию о работе отдела, как в целом, так и по каждому конкретному сотруднику. Так как отдел имеет свой небольшой склад, независимый от склада всего предприятия, в базу был добавлен учет склада. Использование специализированных программных продуктов в данном случае было бы не целесообразно. На данное время база данных имеет несколько недоработок, которые могут быть устранены при дальнейшей работе. Наиболее значимой недоработкой является невозможность ввода нескольких комплектующих в акт о проделанной работе. Ситуация, когда для ремонта компьютера требуется более одной запчасти возникает не часто, поэтому на функциональность всей базы это не оказывает значительного влияния.

3.2 Последовательность работы

При работе с базой данных пользователь должен соблюдать определенную последовательность заполнения данных. В первую очередь вводятся информация о компьютерах, сотрудниках и поставщиках. Затем вводится информация о пользователях компьютеров и комплектующих на складе. Затем можно вводить заявки и соответствующие акты о проделанной работе. В таблицу “Типичные проблемы” информация добавляется по мере необходимости.

Пример пошагового исполнения программы - составление акта о проделанной работе.

При запуске базы данных пользователь попадает в главное меню базы данных.

Рисунок 3.1 - Главное меню

Из главного меню он может открыть любую форму для ввода данных при нажатии на соответствующую кнопку. Для заполнения акта о проделанной работе необходимо нажать на кнопку “Акты о проделанной работе”

При нажатии на эту кнопку пользователь попадает в подменю “Акт о проделанной работе”, где он может просмотреть все составленные в отделе акты или заполнить новый.

Рисунок 3.2 - Меню “Акт о проделанной работе”

Для составления нового акта необходимо нажать кнопку “Новый акт о проделанной работе”. При нажатии на эту кнопку открывается форма для заполнения актов (рисунок 3.3.). В данную форму вводится номер заявки, которая была выполнена, дата завершения работы над заявкой (данное поле может быть заполнено как в ручную, так и через подстановку текущей даты при нажатии кнопки “Текущая дата”) и комплектующие, которые были использованы для ремонта. Номер акта вводится автоматически. После заполнения формы следует нажать кнопку “Сохранить”. В случае, если при заполнении акта была допущена ошибка, пользователь может вернуться в меню - “Акт о проделанной работе” нажатием на кнопку “Меню”. Откуда он может открыть форму, содержащую все акты о проделанной работе, и внести необходимые корректировки.

Рисунок 3.3 - форма “Новый акт”

Для составления документа по введенному акту пользователь может вернуться в главное меню и открыть подменю “документы”, где выбрать кнопку “Акт о проделанной работе” или в закладке “документы” пользовательского меню выбрать строку “Акт о проделанной работе”. В обоих случаях появится окно для ввода номера необходимого акта. При необходимости акт о проделанной работе может быть распечатан. Для этого необходимо в пользовательском меню выбрать строку “Печать” в закладке “документы”.

Заключение

В результате работы было разработано приложение для учета работы отдела информационных технологий предприятия ООО “Уралмаш - металлургическое оборудование”, позволяющее сотрудникам отдела заполнять и хранить документы в электронном виде. Данное приложение устраняет ряд недостатков ранее созданной информационной системы отдела. В частности: снижает время на заполнение документов, снижает вероятность внесения ошибок в документы, исключает вероятность утери документов. Руководитель отдела получил возможность оперативного контроля над работой отдела. Также в приложение были внесены функции учета склада отдела. В дальнейшем приложение может быть модернизировано. Основным направлением будущей модернизации является улучшение учета склада.