Автоматизация информационной системы управления заказов на предприятии ООО "Сервис-ТВ"

Для компьютера выступающего роли сервера программное обеспечение будет отличатся, а именно ОС - Windows server 2008 Standart Edition - версия серверной операционной системы от Microsoft.

Данная рекомендуемая программа имеет специальную направленность. WinService Pro -- Программа для учета заказов в сервисном центре. Она позволяет вести журнал заказов по приему техники в ремонт, выписывать квитанцию и акт выполненных работ. Имеет возможность настройки печатных форм.

В программе предусмотрена возможность заведения справочников: клиенты, фирмы производители, модели, детали, неисправности, комплектации. При заполнении заказа на приемку оборудования данные берутся из справочников, составляется калькуляция заказа на основании стоимости деталей и стоимости работ. Каждая запись в справочнике или журнале имеет дату создания и дату изменения пользователем системы. Основной особенностью данной программы является простота использования и интуитивно понятный интерфейс [Приложение 10].

Выпущен новый релиз программы WinService Pro 2.7

В него добавлены следующие функции:

1. Разработан финансовый блок.

2. Реализована рассылка SMS.

3. Реализована рассылка E-mail.

4. К заказу привязан штрих-код.

5. Добавлены отчеты по финансам "Взаиморасчеты" и "Движение денежных средств".

Данная программы была бы очень удобна для работы менеджера при оформлении заказа. И ее стоимость может себе позволить и совсем маленькая организация. Стоимость данного продукта составляет от 1500 руб.

Для общения с клиентами необходимо так же программные средства связи. В организации клиент осуществлял заказ посредством личного прямого общения, по телефону, либо с помощью E-mail (электронной почты). Для этого используются почтовые клиенты - это программы, предназначенные для работы с электронной почтой. С их помощью можно читать, отправлять почту, фильтровать входящую корреспонденцию, сортировать как входящие, так и исходящие письма. Причем все эти действия (кроме получения и отправки) выполняются на локальном компьютере, без выхода в Интернет. Организация использует почтовую программу - The Bat! Professional v. 4.2.36

Рекомендовано заменить программу «The Bat!» на Mozilla Thunderbird v.16.0.2., для перехода на бесплатное программное обеспечение.

Mozilla Thunderbird -- бесплатная, свободно распространяемая программа для работы с электронной почтой и группами новостей, а при установке расширения Lightning (ПО), и с календарем. Является составной частью проекта Mozilla.

Интерфейс. Интерфейс Thunderbird, как и веб-браузера Mozilla Firefox, основан на технологии XUL, разработанной Mozilla Foundation. В результате пользовательский интерфейс на всех платформах выглядит так же, как у приложений, разработанных для этой конкретной платформы. Как и Firefox, Thunderbird поддерживает визуальные темы. По умолчанию интерфейс программы похож на привычный пользователям Windows интерфейс почтового клиентаOutlook Express.

По умолчанию Thunderbird не указывает жёстко шрифты, которыми будет набираться сообщение в формате HTML, указывая лишь группу шрифтов -- пропорциональный или моноширинный, что обеспечивает лучшую кроссплатформенную совместимость.

Расширяемость. Thunderbird поддерживает смену тем и установку расширений. Установка которых может довести функционал до практически полноценного, Microsoft Outlook из пакета Microsoft Office.

Спам-фильтры. Thunderbird автоматически распознает нежелательную корреспонденцию. Также можно вручную указывать, какие письма являются спамом, «обучая» подобным образом программу. Кроме того, Thunderbird может хранить почту как в отдельных папках для каждого ящика, так и в общей для всех.

Виртуальные папки. Письмо может отображаться в нескольких папках заданных пользователем на основании фильтров. При этом реально письмо остаётся единственным и не занимает лишнего места, как в случае, если бы в разных папках хранились копии одного письма.

2.7 Построение БД в среде OpenOffice

Данная база данных по управлению заказами предназначена, в первую очередь, для работы менеджера. Так как именно они ведут работу с клиентами и учетную деятельность заказов информационного центра.

Рекомендуемые системные требования: отдельный сервер для хранения базы данных, сервер приложений, на котором будет храниться серверная часть программы, клиентские компьютеры с тактовой частотой процессора 1000 MHz, 512 МБ оперативной памяти, 500 МБ свободного места на жестком диске для хранения временных документов.

Приступая к разработке нужно определить основные функции базы данных:

1. Определение данных -- определить, какая именно информация будет храниться в системе, задать свойства данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой.

2. Обработка данных -- данные могут обрабатываться самыми разными способами. Можно объединять данные со связанной информацией, вычислять итоговые значения.

3. Управление данными -- можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно определить правило коллективного доступа.

Данная база данных будет хранить информацию о клиентах, адреса и информация о заказах. Тип информации в основном текстовой и числовой. Эти данные заданы между собой индетификационным номером каждого клиента и привязанного к нему заказа.

Обработка данных осуществляется в виде поиска информации, а именно поиска клиента по индетификационному номеру. Внесение новых данных и редактирование, т.е. оформление заказа. Создание отчетной информации о проделанной работе сотрудников.

Итак, сначала создадим 2 таблицы: «Клиенты», «Заказы». Каждая из которых будет содержать соответствующую информацию. [Приложение 5]

Таблица «Клиенты» имеет поля:

· «ID» - индетификационный номер для каждого клиента (Целое) Ключевое поле

· «Название организации» - клиента, зарегистрированное название (Текст)

· «Вид организации» - клиента, в каком виде представлена управленческая деятельность - магазин, издательство и т.д. (Текст)

· «Тип организации» - клиента, построение управление организации, напр., ИП, ООО, ОАО, физическое лицо и т.д. (Текст)

· «Сфера деятельности» - организации (Текст)

· «Размер бизнеса» - Крупный, Средний, Малый (Текст)

· «Руководитель» - ФИО (Текст)

· «Область» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Город» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Улица» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Дом» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Квартира \ офис» - зарегистрированный адрес организации (Число)

· «E-mail» - организации или контактного лица (Текст)

· «Телефон» - организации или контактного лица (Число)

Таблица «Заказы» содержит поля:

· «№ заказа» - номер заказа в целом для всего предприятия (Целое)

· «ID» - индетификационный номер для каждого клиента (Целое)

· «Название организации» - клиента, зарегистрированное название (Текст)

· «Вид услуги» - вид предоставляемой услуги клиенту (Текст)

· «Дата обращения» - заключения договора клиента и организации (Дата)

· «Выполнено» - отмечается выполнен ли заказ (Логическое)

· «Менеджер» - фамилия менеджера который заключил договор (Текст)

После того как, создали в конструкторе 2 вышеперечисленные таблицы, нужно установить между ними связь. Объединяющим полем для данных таблиц будет - «ID». Схема данных представлена на рис. [Приложение 6]

Для удобной работы менеджера с клиентами, создадим формы для данных таблиц с соответствующими названиями [Приложение 7]

Учитывая рост объема данных хранимых в данной базе данных нужно обеспечить соответствующий поиск по клиентам, заказам. Для этого мы создадим запросы. Так же с помощью запросов мы выделим информации для оценки работы эффективности работы, выполненных заказов.

Итак, в данной базе данных 6 запросов: [Приложение 8]

1. Поиск Клиента по коду (запрос с параметром)

2. Поиск Заказа по ID (запрос с параметром)

3. Поиск по названию (запрос с параметром)

4. Последняя дата обращения клиентов (запрос на выборку)

5. Выполненные заказы (запрос на выборку)

6. Невыполненные заказы (запрос на выборку)

На основании некоторых запросов создаем отчеты, для удобной формы предоставления информации. А именно в базе данных 2 отчета: «Выполненные заказы», «Невыполненные заказы» рис [Приложение 9]

БД имеет следующие возможности:

1. Возможность табличного сохранения данных

2. Группировка таблиц

3. Есть возможность использовать индексы для быстрого поиска

4. Есть возможность установить связи между таблицами

5. БД поддерживает возможность выполнения каких либо действий при изменении, удаления, добавления данных.

Посторенние в программной среде OpenOffice завершено, в данной ИС автоматизированы такие процессы компании, как: учет клиентов, оформление заказов и отчетная деятельность. Существует возможность сделать систему более широко охватываемой процессы организации, например, вести бухгалтерскую деятельность по заказам, увеличить клиентскую базу, не только имеющиеся клиенты компании, но и возможные.

2.8 Организация работы ИС

Описание организации работы процесса управления заказами начинается с обращения клиента в организацию.

До введения ИС в организацию, три менеджера по рекламе работали с клиентами, нарабатывали клиентскую базу и обрабатывали заказы, заключая договор. Непосредственно общаясь с клиентами лично, либо по телефону или с помощью электронной почты (Рис. 4).

Рис. 4 «Взаимодействие клиента с менеджером»

Данный договор подписывался исполнительным директором, от которого шел приказ, на исполнение главному редактору в творческом отделе. Затем договор учитывается бухгалтером для осуществления его деятельности, учета. Деятельность менеджеров контролируется начальником отдела продаж, также сопоставляя количество заключенных договоров и данные бухгалтера, производя анализ продаж организации.

Клиентская база менеджеров формируется лишь по отдельным записям каждого менеджера. Учет заказов производится только по бумажной документации (договор), и по расчетной деятельности бухгалтера ведущий расчеты в электронных таблицах.

После введения ИС менеджеры так же общаются с клиентами по телефону, факсимильной связью, лично и по электронной почте. Но теперь сменится программа контроля и работы с электронной почтой - Mozilla Thunderbird. Главная причина это переход на частичное бесплатное программное обеспечение, а также программа обладает удобным и легким интерфейсом что не усложнит работу менеджера.

После менеджер фиксирует заказ помимо договора, с помощью программы WinService Pro. С помощью этой программы оформляется электронная квитанция (возможна распечатка) с указанием наименования услуги, стоимости, срока договора. Так же возможно данную квитанцию отправить на другие компьютеры организации (а именно компьютер главного редактора и бухгалтера) посредством организованной локальной сети с типологией «звезда». После чего заказ переходит в стадию исполнения под руководством главного редактора.

Затем менеджер заносит данные о клиенте, договоре, заказе в базу данных. С помощью базы данных менеджер ведет учет клиентов, заказов, составляет отчеты о невыполненных заказах. К этим ресурсам имеют доступ и другие сотрудники. Например, отчет о невыполненных заказах необходим для главного редактора для организации своей деятельности и творческого отдела, а отчет о выполненных заказах может бухгалтеру в его деятельности. Также доступ к базе данных необходим для начальника отдела продаж для контроля за деятельность менеджеров(рис. 5).



Рис. 5 «Процесс распространения информации о заказе»

Для самих же менеджеров работа с данными о клиенте: последнее обращение, размер заказа, количество заказов - для выделения более прибыльных клиентов и отслеживания их активности. Что позволит менеджеру выделить различные группы клиентов для его рациональной работы.

2.9 Расчет экономической эффективности

Для расчёта экономической эффективности ИС необходимо рассчитать стоимость разработки ИС, за тем сравнить затраты данного предприятия до внедрения автоматизированной информационной системы и после ее внедрения.

В себестоимость разработки ИС включаются следующие виды затрат:

1. Затраты на рекомендуемое техническое обеспечение.

2. Затраты на приобретение соответствующего программного обеспечения.

Затраты на электроэнергию за 1 год:

Рабочий день = 8 ч/6 дней в неделю

Стоимость 1квт = 2.64 руб.

ЭВМ = 0.3квт/час = 0.3 кВт*8 ч*2.64 руб. = 6.34 руб./сутки

Затрата на электроэнергию в год = 6,34 руб.*280 дней = 1774 руб.

Основная заработная плата работников:

Месячная з/п работника составляет = 12000 руб/мес.

Общая выплата з/п трем работникам: 12000*3= 36000 руб/мес.

Годовая выплата з/п трем работникам: 36000*12=432000 руб/мес.

Затраты на рекомендуемое техническое обеспечение:

1. Установка локальной сети в организации топологии «звезда»:

· Увеличение оперативной памяти центрального компьютера в сети - DDR3 4096MBx2 PC12800 1600MHz Kingston HyperX. (1590руб.)

· Коммутатор D-Link DGS-1016D (Цена 3 557 руб.)

· кабель для соединения рабочих станций сети, понадобится около 40 метров. 1 метр = 15 руб. итого: 40*15= 600 руб.

Итого затраты на техническое обеспечение: 1590+3557+600=5747 руб.

Затраты на программное обеспечение:

Windows 2008 Standard Edition Svr Std 2008 R2 w/SP1 x64 Russian 1pk DSP OEI DVD 1-4CPU 5 Clt P73-05121

Microsoft Windows Server 2008 -- это операционная система Windows Server нового поколения, которая помогает ИТ-специалистам полностью контролировать инфраструктуру, обеспечивая беспрецедентную доступность и управляемость, что позволяет достичь более высокого, чем когда-либо, уровня безопасности, надежности и устойчивости серверной среды. Цена - 24 378 руб.

WinService Pro 2.7 - стоимость данного продукта составит 1500 руб.

Итого затраты на программное обеспечение составит: 24 378 +1500= 25 878 руб.

Общая стоимость разработки и работы в течение года: затраты на электроэнергию в год + затраты на техническое обеспечение +затраты на программное обеспечение = 32 899 руб.

Оптимизация работы:

Время, затраченное на выполнение задачи без использования ИС:

Среднестатистический показатель времени оформления заказа вручную тремя диспетчерами, рассчитанный за один месяц работы, равен 30 минутам (t1).

Время, затраченное на выполнение задачи после внедрения ИС в тестовом режиме: Второй показатель времени составил 15 минут (t2), среднестатистическое время выполнения заказа, рассчитанное при оформлении одних и тех же заявок, в течение одного месяца.

Расчёт оптимизации затрат времени на выполнение поставленной задачи равен:

t1 - t2 = 30 - 15 = 15 мин. экономии.

Исходя из вышеперечисленных расчётов ИС «управление заказами» оптимизировала работу менеджеров на 50%, следовательно, с работой справится и два менеджера.

Расчёт срока окупаемости программы:

Так как заработная плата двух работников с использованием информационной системы составит 26000 рублей в месяц, вместо работы трех работников с общей заработной платой 36000 рублей в месяц, то окупаемость АИС, стоимостью 32 899 руб. составит около 3-4 месяцев.

Заключение

Эффективная работа предприятия во многом зависит от уровня ее технического оснащения и автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации.

По ходу написания курсовой работы мы решили следующие задачи:

1. Ознакомление и анализ деятельности компании ООО «Сервис-ТВ».

2. Изучили бизнес процессы всего предприятия, представив их в модели данных и детально рассмотрели, процессы организации по работе с клиентами.

3. Оценили существующие процессы обработки информации и уровень автоматизации предприятия, и предложили эффективную информационную систему, удовлетворяющую информационным потребностям организации по работе с клиентами, в результате выявления необходимости внедрения системы в компанию.

4. Создали эффективную структуру, автоматизирующую такие бизнес - процессы компании, как; учет клиентов компании, заказов и отчетная деятельность.

5. Рассчитали экономический эффект от внедрения системы.

Список используемых источников

1. Гайдамакин Н.А. «Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных» Гелиос APB, 2002 г.

2. Саак А.Э., Пахомов Е.В. «Информационные технологии управления» Питер- 2008 г.

3. М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина «Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник» - М.:Финансы и статистика, 2000.

4. В.Б. Либермана, А. И. Никифорова. М «Автоматизированные информационные технологии» М., 2006.

5. Г.А. Титоренко «Автоматизированные информационные технологии в экономике» - М.: ЮНИТИ, 2005.

6. Вендров А.М. «Один из подходов к выбору средств проектирования баз данных и приложений. "СУБД"». 1995

7. Пьяных Е.Г. Проектирование баз данных в среде OpenOffice.org: Учебное пособие. -- Москва: 2008

8. http://www.iteam.ru/publications/it/section_53/article_1232

9. http://www.interface.ru/home.asp?artId=3006

10. http://www.hardline.ru/2/22/936/)

11. http://www.consultant.ru/popular/tkrf/

12. http://www.mylect.ru/bgd/bgd/148-2011-06-05-01-21-12.html?start=4

Приложение №1

Приложение №2

Приложение №3

Приложение № 4

Приложение № 5

Приложение № 6

Приложение № 7

Открытая форма «Оформление заказов»

Приложение № 8

Запрос с параметром «Поиск заказа по коду»

Приложение № 9

Размещено на Allbest.ru